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Você também é do tipo de pessoa que pensa em milhões de coisas ao mesmo tempo
e quando dá uma paradinha para ver o relógio já está no final do dia e você não
conseguiu realizar nem a metade das coisas que passou pela sua cabeça? Talvez nós
temos algo em comum e este post irá te ajudar.
Ser produtivo não significa fazer mais, mas sim aproveitar melhor o seu tempo, se
engajando no que está fazendo. Tem a ver com mente plena, estar presente, e sem
preocupações. Hoje em dia, a maioria das pessoas não sofre com o excesso e volume
de coisas a se fazer, mas sim com o processo com que abrigam tais demandas em
suas vidas. Isso faz com que elas esqueçam de realizar tarefas, a cabeça fica cheia e,
por mais que consigam obter certo controle, não vêem perspectiva em suas ações.
Se você se encontra nessa situação, talvez o método GTD seja uma solução. Para
quem não conhece, o GTD (Getting Things Done) é uma metodologia de produtividade
criada por David Allen, um simpático senhor norte-americano que começou a trabalhar
com produtividade há mais de 30 anos. Com o tempo, reunindo diversos aprendizados
e técnicas de produtividade ao longo da vida, ele publicou um livro que deu base à
metodologia: “Getting Things Done” ou “A arte de fazer acontecer”, em português.
O GTD se pauta bastante em um conceito chamado mind like water – mente como
água, em português. Trata-se de uma analogia tirada das artes marciais (busque pelo
termo no Google e encontrará dezenas de imagens do Bruce Lee) que faz jus à
tranquilidade de ter tudo sob controle. Mas atenção: ter tudo sob controle não significa
que sua vida é chata e previsível, mas que você sabe se organizar e se recompor
novamente, caso tudo saia dos trilhos com situações imprevisíveis (que, sabemos,
acontecem o tempo todo). Não existe um dia igual ao outro.
Não existe melhor fonte para aprender o GTD que o livro do David Allen, “A arte de
fazer acontecer”. Porém, o que acontece é que o livro tem muita informação e pode ser
demais para quem estiver começando. O próprio David Allen disse que, quando
escreveu o livro, quis colocar tudo sobre o GTD nele, o que pode ter causado esse
excesso. Portanto, vale ler e reler mas, acima de tudo, começar aos poucos, pois há
bastante coisa a ser implementada.
Eu costumo dizer que o GTD tem o nível de complexidade que você quiser – desde
organizar o seu dia a dia, suas tarefas, seus e-mails e seus compromissos, até seus
objetivos e valores. Mas, para isso, tem que começar aos poucos. Eu mesma, que já li
e reli o livro umas 200 vezes, sempre me pego lendo algo novo que não havia reparado
antes. Isso depois de quase nove (!) anos. Trata-se de uma fonte riquíssima de
informações.
Para aprender a usar o GTD tem que testar, praticar e se habituar. O GTD é uma
habilidade como tocar violino – precisa ter disciplina e dedicação no começo até que
vira algo que simplesmente flui e faz da sua vida uma linda melodia.
Por exemplo: se eu tiver 15 minutos antes de entrar em uma reunião, vou analisar em
que contexto estou (ex: ao computador), o tempo disponível (15 minutos) e meu nível
de energia (fraco, pois estou ansiosa para a reunião). Isso direciona a minha execução.
Eu não vou tentar executar ações que demorem mais de 15 minutos, porque senão vou
ter que parar na metade para ir para a reunião. Também não vou tentar trabalhar em
algo que demande foco se eu estou me sentindo péssima emocionalmente.
Como você vai distribuir essas atividades ao longo do seu dia de trabalho é muito
pessoal e varia de cargo, função e mesmo personalidade. Um gerente, por exemplo,
passará mais tempo definindo o seu trabalho que um analista júnior, que atende mais
demandas do dia. São particularidades que devem ser observadas para entender até
mesmo como pode ser o aproveitamento de tempo do dia de cada um.
Uma ferramenta como o Trello pode te ajudar a manter todas essas atividades
centradas em um só lugar e acessível esteja onde for. O quadro abaixo mostra os
princípios do GTD aplicado no Trello.
A pior prática possível com relação à nossa produtividade é se organizar e ter a
sensação de que “espero que esteja tudo ok!”. Isso dá muita insegurança! Como
podemos nos concentrar e trabalhar em ideias se nossa cabeça está cheia de
preocupações? Não é possível.
Portanto, o estado de mente como água que estou buscando é justamente aquele por
saber que meu inventário de ações está completo e atualizado, e todos os meus
horizontes de foco estão integrados. Posso trabalhar nas minhas melhores ideias,
prestar atenção à minha intuição e tomar decisões com a mente relaxada. Quem não
quer isso? Isso é o GTD.