Cursusadministratie Software

Huur of Koop
Whitepaper

Januari 2011
Inhoudsopgave

Inhoudsopgave ................................................................................. 2

Inleiding: Koop versus huur ............................................................... 3

Hoofdstuk 1 ..................................................................................... 4
1.1 Belangrijke trends bij SaaS-applicaties ..................................................... 4
1.2 Belangrijke trends bij Koop-applicaties ...................................................... 4

Hoofdstuk 2 ..................................................................................... 5
2.1 Wat is het grootste verschil tussen SaaS en ‘gekochte’ software? ................. 5
2.2 Wat zijn de voordelen van online software (SaaS)? .................................... 5
2.3 Wat zijn de nadelen van online software (Saas)? ....................................... 6
2.4 Wat zijn de voordelen van een koopoplossing? ........................................... 6
2.5 Wat zijn de nadelen van een koopoplossing? ............................................. 6

Hoofdstuk 3 ..................................................................................... 8
3.1 Besparingen en kosten ............................................................................ 8

Hoofdstuk 4 ..................................................................................... 9
4.1 Checklist keuze SaaS dan wel Koop .......................................................... 9

Conclusie ......................................................................................... 9

Over Coachview.net ........................................................................ 10

Inleiding: Koop versus huur

Stel je eens voor: Je bent werkzaam bij een opleiding- en trainingsbedrijf, of je werkt als
HR-medewerker. Bij beide functies heb je te maken met een grote hoeveelheid cursussen
of trainingen en jij bent verantwoordelijk voor de hele organisatie daarvan. Je zoekt een
compleet programma, waarin je een goed overzicht hebt. Je begint je zoektocht bij
Google en wordt overladen met sites over cursusadministratie programma’s. Daarnaast is
er nog een enorme keus uit hard- en software. Maar wat is nu eigenlijk de beste keus?

Software as a Service, ofwel SaaS is steeds meer een bekend begrip in de ICT-wereld.
Uit een recent mediaonderzoek blijkt dat bij het aanschaffen van nieuwe software steeds
vaker gekozen wordt voor een SAAS-mogelijkheid. De voornaamste reden blijkt niet
alleen de ‘transparantie’ in kosten maar met name de flexibiliteit van de applicatie. Maar
is het werkelijk interessant om voor SaaS te kiezen?
Met deze whitepaper willen we antwoord geven op een actuele vraag van personen die
alles te maken hebben met het organiseren van opleidingen en cursussen.

De vraag luidt :

“ Wat zijn de voor- en nadelen van het huren van software ten opzichte van
het kopen van software? (koop versus huur)”.

In de volgende vier hoofdstukken geven we antwoord op deze vraag en geven we daar-

naast een duidelijk overzicht van de voor- en nadelen van beide mogelijkheden:

Hoofdstuk 1: De verschillende trends rondom SaaS- en Koop-applicaties

Hoofdstuk 2: De voor- en nadelen van SaaS- resp. Koop-applicaties
Hoofdstuk 3: Besparing en kosten - ‘Total Cost of Ownership’
Hoofdstuk 4: Checklist keuze SaaS dan wel Koop
Hoofdstuk 1

1.1 Belangrijke trends bij SaaS-applicaties

Momenteel is er een sterke maatschappelijke trend rondom het ‘nieuwe werken’ en de

wens van mensen om hun werkzaamheden onafhankelijk van tijd, plaats en technologie
te kunnen uitvoeren. Dit staaft de verwachting dat online software een verdere vlucht zal
gaan nemen. Hierbij zullen vooral bedrijven uit het MKB in steeds grotere mate over-
stappen naar online software.

Naast mobiliteit zijn het ook de kosten die het voor een bedrijf qua hardware-investering
en onderhoud (installatie, systeembeheer, beveiliging) aantrekkelijk maken.
Aan de aanbodzijde is de verwachting dat steeds meer software aanbieders hierop in
zullen spelen en ook een online versie zullen ontwerpen. Het feit dat Nederland inter-
nationaal gezien een erg hoge breedbanddekking heeft, geeft aan dat we qua infra-
structuur klaar zijn voor deze verdere groei.

Een nadeel van is SaaS dat je gedeeltelijk afhankelijk bent van de beveiligingsinspannin-
gen van de leverancier van de applicatie. Kanttekening hierbij is dat onderzoek wel heeft
aangetoond dat de professionele aanbieders een meer adequate beveiliging hebben dan
een gemiddeld bedrijfsnetwerk. De reden is dat dit aspect een cruciale rol speelt in hun
businessmodel.

Qua privacy dient de klant rekening te houden met de beperkingen die de Wet Bescher-
ming Persoonsgegevens met zich meebrengt. Belangrijkste aandachtspunt is dat je enkel
de gegevens in de applicatie vastlegt die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de
werkzaamheden. Overigens geldt deze eis ook voor intern geïnstalleerde applicaties.

1.2 Belangrijke trends bij Koop-applicaties

Zoals boven gesteld zullen steeds meer koop-applicaties online modules krijgen dan wel
omgezet worden naar online-applicaties.

Een andere trend is dat koop-software op een steeds eenvoudigere wijze updates aan-
biedt. Vaak zelfs compleet geautomatiseerd, waarbij periodiek online gecheckt wordt of
er een nieuwe versie beschikbaar is. De vereiste inspanning voor de systeembeheerder
voor installaties etc. wordt hiermee verminderd. Hier staat wel tegenover dat de ICT-
afdeling deze automatische updates veelal uitzetten, omdat ze zelf grip willen houden op
hetgeen er op de computers wordt geïnstalleerd.

Ten slotte is de veiligheid intern ook een belangrijke factor. Neem als voorbeeld de
sociale netwerken die een steeds grotere rol spelen in zowel het werk als privé-leven van
werknemers. Deze groei zorgt voor een groter risico voor bedrijven. Uit onderzoek van
Cisco Connected World Report is gebleken dat 40% van de werknemers aangeeft het IT-
beleid te negeren wanneer zij effectiever kunnen werken.
Hoofdstuk 2

2.1 Wat is het grootste verschil tussen SaaS en „gekochte‟ software?

SaaS, wat staat voor Software as a Service, is via internet beschikbare software. Dit
betekent dat de benodigde ICT-middelen (zoals dataopslag, back-upfaciliteiten, reken-
capaciteit, etc.) online beschikbaar zijn en zich niet op de pc van de gebruiker bevinden.
Hierdoor zijn er weinig tot geen kosten voor implementatie en onderhoud. Als gebruiker
ben je namelijk niet verantwoordelijk voor de service en onderhoud, maar betaal je
alleen het gebruik van de software. Bijkomend voordeel is dat deze vervolgens eenvoudig
en flexibel te schalen is.

Het investeren in traditionele software, dus het kopen van een applicatie, is het tegen-
overgestelde van SaaS. Het grootste verschil is dat bij een ‘koopoplossing’ de applicaties
op je eigen pc en servers worden geïnstalleerd. Hierdoor heb je alles in eigen beheer.
Deze software schaf je eenmalig aan, waardoor de prijs hoger ligt dan wanneer je
software huurt.

2.2 Wat zijn de voordelen van online software (SaaS)?

Het grootste voordeel is dat SaaS schaalbaar is. Dat wil zeggen dat je eenvoudig kunt
variëren in aantallen gebruikers en/of modules. Enerzijds omdat je de software niet hoeft
te installeren op de computer van de gebruiker en anderzijds omdat deze nieuwe vorm
van software hier vaak vergaand op ingesteld is. Wanneer het aantal gebruikers
toeneemt hoef je dus geen extra kosten te maken voor hardware, software en de
installatie.

Ook betaal je in geval van SaaS vaak all-in tarieven per gebruiker (per module) per
maand. Dit zorgt ervoor dat je te allen tijde grip hebt op de kosten.

Een ander groot voordeel is dat de software altijd, overal en direct beschikbaar is. Je
beslist dus zelf waar je werkt, wat thuiswerken direct tot een reële optie maakt. Het
enige dat nodig is, is een internetverbinding. (In geval van software die gekocht en
geïnstalleerd dient te worden, is dit vaak vele malen lastiger en daarmee kostbaarder,
omdat men dan de technische infrastructuur hiervoor moet gaan faciliteren.)

Een prettige bijkomstigheid van SaaS is dat de systeembeheerrompslomp geheel bij de

aanbieder ligt. Inclusief het installeren van updates en het verzorgen van de back-ups.

Ten slotte minimaliseren de professionele datacenters de omgevingsrisico’s, zoals brand-

of waterschade, virussen en hacking cq inbraak.

Voor de duidelijkheid alles op een rij:

Voordelen
Voordelen
1.1.SaaS
SaaSisis schaalbaar: eenvoudig te variëren in aantallen gebruikers/modules
2. Je bepaalt zelf wat je betaalt: veelal betaal je per gebruiker/module
3. Overal beschikbaar (mits je een internetverbinding hebt)
4. Geen zorgen over back-ups, updates, etc.
5. Geen zorgen over beveiliging (virussen, inbraak, brand-/ waterschade, etc.)
 2.3 Wat zijn de nadelen van online software (Saas)?

Allereerst is er de afhankelijkheid van een internetverbinding. Een storing kan er voor

zorgen dat je niet kunt inloggen. Bij kritische software is het dan vaak ook verstandig om
een tweede, goedkope internetverbinding af te sluiten bij een andere aanbieder. Bij een
langdurige storing kun je dan immers doorwerken. Zo’n goedkopere verbinding is al
beschikbaar vanaf circa € 10,- per maand.

Verder ben je gedeeltelijk afhankelijk van de software aanbieder, omdat je niet alle
gegevens in eigen beheer hebt. Het is van belang hier goede afspraken over te maken en
dan met name over het verkrijgen van de eigen data bij het beëindigen van de samen-
werking.

Een laatste mogelijke beperking is het gegeven dat SaaS-toepassingen vaak minder
mogelijkheden tot maatwerk-aanpassingen bieden. De nieuwere SaaS-applicaties spelen
hierop in door de standaard software zelf vergaand configureerbaar te maken. Wat overi-
gens uiteindelijk kostentechnisch ook weer een groot voordeel kan zijn.

Voor de duidelijkheid alles op een rij:

Nadelen
1. Je bent afhankelijk van een internetverbinding.
2. Je bent (gedeeltelijk) afhankelijk van de software aanbieder.
3. Je hebt de kans dat er minder mogelijkheden tot maatwerk-aanpassingen zijn.

2.4 Wat zijn de voordelen van een koopoplossing?

Een voordeel van software die is gekocht, is dat je alles in eigen beheer hebt. Je kunt
direct bij je gegevens en bent daardoor niet afhankelijk van andere partijen. Een ander
voordeel is dat je niet afhankelijk bent van een internetverbinding, met de opmerking dat
je natuurlijk weer wel afhankelijk bent van de computer waar de software op geïnstal-
leerd is en het eventuele netwerk waarop je werkt.

Voor de duidelijkheid alles op een rij:

Voordelen:
1. Je hebt alle gegevens in eigen beheer
2. Je bent niet afhankelijk van andere partijen
3. Je bent niet afhankelijk van een internetverbinding

2.5 Wat zijn de nadelen van een koopoplossing?

Wanneer je kiest voor een koopoplossing, vraagt dit meestal een grote investering, die in
één keer betaald moet worden. En dan komt de vraag of de software wel aan je
verwachtingen zal voldoen? Vervolgens wordt vaak nog 20-25% van de initiële investe-
ring jaarlijks in rekening gebracht voor service en upgrades.
Ook ben je zelf verantwoordelijk voor het installeren van deze updates en upgrades. Je
hebt dus enige systeembeheerkennis (in huis) nodig.
Een volgend belangrijk nadeel is de compatibiliteit van de software met de andere
software op je computer. Een applicatie kan bijvoorbeeld prima werken met Windows XP,
maar zodra je Windows 8 hebt geïnstalleerd, allerlei fouten gaan geven.
Ook is het een nadeel dat de applicatie op je eigen pc/netwerk staat, wat bepaalde
risico’s met zich mee brengt. Denk bijvoorbeeld aan crashes, virussen, inbraakpogingen,
etc. Een goed systeembeheer, back-upregeling, virussoftware, etc. is dus noodzakelijk.
Een laatste nadeel van een applicatie kopen en deze wordt vaak onderschat, is de
serviceverlening. Omdat SaaS-contracten vaak op ieder moment beëindigend kunnen
worden (bijvoorbeeld bij niet presteren), is het algemene beeld dat de serviceverlening
van dergelijke organisaties op een hoger niveau ligt. Bij koop zit het belangrijkste
financiële gewin voor de leverancier namelijk in de initiële investering.

Voor de duidelijkheid alles op een rij:

Nadelen:
1. Grote eenmalige investering en per upgrade.
2. Je bent zelf verantwoordelijk voor de installatie van updates en upgrades.
3. De applicatie draait op je eigen netwerk, wat bepaalde risico’s met zich mee brengt.
4. Minder prikkels tot goede serviceverlening door de aanbieder.
Hoofdstuk 3

3.1 Besparingen en kosten

Een belangrijke afweging voor het aanschaffen van software zijn natuurlijk de kosten.
Hieronder volgt een vergelijking van de kosten of besparingen van beide mogelijkheden.

SaaS kan op verschillende manieren bijdragen aan een besparing op IT gebied, zoals:

1. Licentiekosten: Deze kosten zijn bij SaaS aanzienlijk lager dan bij een applicatie
die gekocht moet worden. Er zijn zelfs SaaS applicaties die gratis worden aange-
boden.

2. IT kosten: Denk hierbij aan de kosten voor implementatie, beheer, beveiliging,

opslag en servers.

3. Kostenbesparing op mobiliteit: Wanneer een medewerker te allen tijde toegang

heeft tot de applicatie heeft hij of zij de mogelijkheid om vanuit huis te werken.
Dit kan kostenbesparing op het gebied van personeel of het ondersteunen van
thuiswerkplekken opleveren.

Tip: Bereken altijd de TCO (Total Cost of Ownership) over bijvoorbeeld 3 jaar, om een
goed vergelijk te kunnen maken tussen de kosten en besparing van het koop– en het
SaaS-alternatief.

Het is dus belangrijk om een complete afweging te maken van welke investeringen er
gemaakt moeten worden, voor zowel de koop als de Saas- variant(en). Onderstaande
opsomming kan hier een eerste handvat voor zijn:

Kostensoort Koop SaaS

Implementatiekosten:
1. Investeringen/afschrijvingen in (extra) hardware en software Ja Nee
2. De eigen uren voor het installeren van het systeem Ja Nee
3. De eigen uren voor het (technisch) inrichten van het systeem Ja Nee
4. De eigen uren voor het invoeren van de gegevens Ja Ja
5. De kosten voor het over laten zetten van gegevens (conversie) Ja Ja
6. De eigen uren van het inrichten van rapportages en documenten Ja Ja
7. De kosten voor training Ja Ja

Gebruikskosten:
8. De eenmalige kosten voor de licenties Ja Nee
9. De periodieke kosten voor de licenties Ja Ja
10. De periodieke kosten service en updates Ja Nee
11. De eigen uren voor het installeren van de updates Ja Nee
12. De kosten voor het technisch en functioneel beheer van de applicatie Ja Nee
13. Beheerkosten hard- en software Ja Nee
14. Eventuele extra kosten voor bijvoorbeeld data-opslag Soms Soms
Hoofdstuk 4

4.1 Checklist keuze SaaS dan wel Koop

Het is uiteraard belangrijk dat je goed overweegt wat voor je specifieke organisatie de
beste oplossing is. Hieronder vind je een aantal stellingen met daaraan een letter
gekoppeld. Lees de stellingen door en tel vervolgens hoe vaak je het met stellingen van
het type (A) en van het type (B) eens bent. Onderaan wordt een toelichting gegeven. De
uitslag geeft weer wat voor soort software het beste bij je past: een SaaS- of een koop-
oplossing.

 Ik vind het belangrijk dat ik altijd en overal direct kan inloggen (A)
 Ik vind het belangrijk dat ik direct in de database met de gegevens kan (B)
 Ik wil geen investeringen doen in extra hardware (A)
 Ik heb de beschikking over een up-to-date netwerk en voldoende systeembeheer-
kennis- en capaciteit (B)
 Ik ben bereid een grote investering te doen in software-licenties (B)
 Het aantal medewerkers dat de software gebruikt wisselt vrijwel niet (B)
 Ik vind het belangrijk dat de applicatie flexibel is in te richten (A)
 Ik wil gebruik kunnen maken van een helpdesk (A)
 Ik wil de applicatie kunnen koppelen aan andere software (A)
 Ik wil niet afhankelijk zijn van internet (B)
 Ik wil de eigenaar van de licentie zijn (B)
 Ik wil kosteloos kunnen wisselen van modules (A)
 Ik wil niet belast worden met installaties, onderhoud en systeembeheer (A)

Vaker A dan B?
Dan past een SaaS applicatie het beste bij je onderneming. Uit bovenstaande vragenlijst
blijkt dat je het gemak rondom de inzet van de software belangrijk vindt: geen techni-
sche rompslomp. Ook vindt je het prettig dat je geen eenmalige hoge investering hebt en
dat het systeem zich dus eerst maar eens moet bewijzen.
Een SaaS applicatie vraagt weinig middelen wat zorgt voor veel flexibiliteit in je
organisatie. Nu bekend is dat een SaaS applicatie de oplossing voor je onderneming is,
moet je echter nog wel een keuze maken voor welke applicatie je kiest. Let bij deze
keuze op het soort contract (o.a. flexibiliteit in opzeggen), de kosten over de langere
termijn (bijvoorbeeld 3 jaar) en de flexibiliteit in meer/minder gebruikers en modules.

Vaker B dan A?
Kies dan voor een koopapplicatie. Een koopapplicatie biedt zekerheid wat betreft kosten
en mogelijkheden. Je hebt minder behoefte aan flexibiliteit in gebruikers en modules en
beschikt over voldoende financiële middelen voor de wat grotere investering.
Waarschijnlijk heb je de beschikking over voldoende systeembeheerkennis en de juiste
technische infrastructuur.
Let bij de keuze van het pakket vooral op de periodieke kosten voor onderhoud, helpdesk
en updates. Ook de frequentie van updates is een aandachtspunt. Let ten slotte op de
eisen die gesteld worden aan je eigen PC en/of netwerk.

Conclusie

Koop versus huur. In bovenstaande hoofdstukken wordt een duidelijk verschil gemaakt
tussen beide mogelijkheden. De afweging heeft te maken met een aantal factoren. Het is
belangrijk om een duidelijke keuze te maken tussen en prioriteiten te stellen in de hoofd-
factoren. Gaat u dus voor de flexibiliteit en kostenvoordelen van een SaaS-applicatie of
het eigen bezit van een koop-applicatie?
 Dé nieuwe manier van samenwerken

Over Coachview.net
Coachview.net is online software voor cursusadministraties. Het ondersteunt het complete proces
rondom de administratie van cursussen, opleidingen, trainingen en seminars en biedt daarnaast
veel stuurinformatie. De software is speciaal ontwikkeld voor enerzijds cursus-/trainingsbureaus en
anderzijds bedrijfsacademies cq. HR-/opleidingsafdelingen.

Contactgegevens:

Coachview.net
Postbus 135, 5460 AC Veghel
Bastion 1-5, 5491 AN Sint-Oedenrode

Tel. 0413-483088
Fax 0413-483086
Info@Coachview.net
www.Coachview.net

Coachview.net, dé online software voor uw cursusadministratie!