MICROSOFT ACCESS Microsoft Access es un sistema ce manejo grafico de bases de datos relacionales que corre en sistema operative Windows y que fue desarrollado por Microsoft Corporation en los Estados Unidos. Este sistema puede ser usado como una base de datos simple en uno computadora 0 también funciona como una base de datos multiusuario en una red local. También permite convertir los objetos en formatos HTML para que puedan ser utilizados en Internet por una gran cantidad de usuarios, yo seq para consulta 0 bien, para captura de informacion, El software es muy flexible para su uso en muy diferentes campos y ‘oplicaciones, ost como tombién es muy facil de manejar y clseffar, adn por ‘personas no familiorizadas con las bases de datos. Este sistema funciona muy diferente a Ia hola de cfleulo Microsoft Excel. La primera gran diferencia radica en que en Excel se puede clmacenar cualquier tipo de valor en una celda y en Access se debe definir primero la estructura de a tabla y el tipo de datos a almacenar en cada columna. La segunda gran diferencia entre estos dos software, es que en Excel la informacién esté presentada como en un péster, es decir, en una gran tabla plane, en cambio en Access Io informaclén esté distribuida como en un rompecabezos, en diferentes tablas relacionadas entre sf, Existen todavia més diferencias, pero estas son las més importantes. ‘Access maneja un solo tipo de archivo, el cual es llamado base de datos con lo extension (ACCDB). Esta base de datos contiste en 7 tipos de objetos (Tabla, Consulta, Formularlo, Informe, Pagina, Macro y Médulo). ‘Access combina sus objetos para desarrollar una aplicacién (o base de datos), 1. TABLA. Es un objeto para almacenar informacién en filas. Esta es la base de las aplicaciones de Access. Aqui se debe definir la estructura de la informa 2. CONSULTA. Es un objeto para procesar datos y visualizar los procesos en lenguaje SQL (Structure Query Language). cncasaevonancs Ml3. FORMULARIO. Se trata de un objeto disefiodo para capturar y confirmar informacién en une pantalla ‘amigable con el usuario. 4, INFORME, Una monera de extraer lo informacién de la base de datos de forma ejecutiva y en un formato de impresion. 5. PAGINA. Un objeto recientemente afiadido. Con este objeto es posible utilizar una base de datos a través de la web. 6. MACRO. Es un objeto para automatizar algunas acciones que tv necesitas hacer mediante la ayuda de un asistente en un ambiente amigable. 7. MODULO. Es un objeto pare automatizer acciones que necesitas pero directamente en lenguaje Visual Basic. Para usuarios avanzades. BASE DE DATOS Es una coleccién de TABLAS INTERRELACIONADAS, son creadas con un DBMS. El contenido de una base de datos engloba a Ia informacién referente de uno organizacién, de tal manera que los datos estén disponibles para todos los usuarios, una finalidad de la base de datos es eliminar la redundancia 0 ol menos minimizarla. CARACTERISTICS DE UNA BASE DE DATOS: © Contiene informacién relevante para una empresa, © Se puede almacener grandes canticades .de informacién, ‘© Flabllidad de la informactén almacenada, ‘© Disminucién de la redundancia de la informacion. © Es compartide de forma concurrente por varios usuarios, SISTEMA MANEJADOR DE BASE DE DATOS (DBMS; Un DBMS es una coleccién de numerosas rutinas de software interrelacionadas, cada una de los cuales es responsable de una tarea especfice. Hl objetivo primordial de un sistema manejador de bose de datos es proporcionar un entomo que sea a lo vez conveniente y eficiente para ser utlizado al EXTRAER, ALMACENAR Y MANIPULAR informacién de la base de datos. Las funciones principales de un DBMS son: 4 Crear y organizor lo Base de dates. Establecer y mantener las trayectorias de acceso a la base de datos de fal forma que los datos puedan ser accesados répidamerte. Manejar los datos de amerdo a los pet 4 + nes de los usuarios & Respaldo y recuperacién. Corsiste en contar con mecarismos implontades que permitan la recuperacién + + fécilmente de los datos en caso de ocurrir fallas en el sistema de base de datos. Control de concurrencia. Consiste en controlar la interaccién entre los usuarios concurrentes para no fectar Io inconsistencia de los datos. Seguridad e integridad. Consiste en contar con mecanismos que permitan el control de la consistencia de los datos evitando que estos se vean perludicados por cambios ne autorizades © previsto. cxcnsnevonance KEEJERCICIO PASO A PASO: CREACION DE UNA BASE DE DATOS DESDE CERO Iniciamos Access y crearemos nuestra primed base de datos siguiendo estos pasos: Ingresamos el Nombre de la BASE DE DATOS: E] Nombre de archive colocar su base de datos or (DBAGENDAMOIS acca Busca una ubeadion par Una vez seca a Ubi pre dre tro trees Cen i oe Ahora nos mostrara la siguiente vertana principal de MICROSOFT ACCESS en la cual diseficremos nuestra primera tblo Bild 9 © peercnonans Ac. accion - re aa Inicio Datos externos Herramientas depase de datos | Campos | Taba | 2 @ 5 ¥ z wo 12 Bs ice er | aaa a vatidaén & aie B % oo “8 28 | de compo ~ vistas Agregary cumin oeal Todos los objetos de Acc... «| euscar. 2 oe Tablas a Nuevo) @ roa Bioqnum |(ES| ie Vista Hoja de datos 4) 1) BARRA DE TITULO 2) PESTARIAS D TRABATO AREA DE CONTENIDO 5) PANEL DENAVEGACION 3) CINTA DE PROPTEDADES 6) BARRA DE CONTROL DE RESISTOS cncasawonees MlCREACION DE UNA TABLA Una tabla de dates es un objeto que se define y utiliza para almacenar los dotes. Una tabla contiene Informaicién sobre un tema 0 asunto particular, como pueden ser dientes 0 pedidos. Las tablos contienen compos que almacenan los diferentes datos como el cédige del cliente, nombre del cliente, direccién, etc, Y al conjunto de. compos para un mismo objete de la tabla se le denomina registro o fila, asf todos los campos de un forman un registro, todos los dates de otro dliente forman otro registro. La estructura de una tabla se define en la vista de disefio de las tablas. Esta vista nos solcita informacién sobre! 4 NOMBRE DEL CAMPO. Define el nombre de los colurmas. 4 TIPO DE DATOS. Detine un tipo de dato apropiado para los valores a almacenar en el campo. 4 DESCRIPCION. £: a descripcién del contenido del campo. Esta descripcién puede ser utilizacla como un mensaje, ya que aparece en la barra de estado. Tipo de datos ‘Autonumeracion Propiesaces del cam General [edsaueds| Tamafio del campo [Entero largo Formato reece Inderade Si(Sin dupieados) ‘Un nombre de campo puede tener hasta 64 caraceres de longitu, neuyende espacio. Preslone F pare abtenet ays acerca de 0} ‘nombres de campo. Efiqueta inteligentes ‘Alneacén delteto_|Genesal REGLAS PARA DAR NOMBRE A LOS CAMPOS En Microsoft Acces, los nombres de los campos: Pueden tener hasta 64 caracteres. Puede inclir cualquier combinactén de letras, nimeros, espacios y coracteres especiales, excepto el punto (J, el signo de exclamacién (), el acento grave () y corchetes (C1) No pueden comenzar por un espacio en blanco. No pueden incuir comilae dobles (") en los nombres de tablas, vistas 0 procedimientor almacenador en un proyecto de Microsoft Access. QJO: ‘Access por defecto nor genera una TABLA de nombre TABLA la cual nosotror debemos de cambiar el nombre segin necesitemos, para poder hacer bastara con hacer un Clic bre el siguiente ICONO: do |e akeNDI AB ed BE) 2@s [Tver] Teto Nimero Moneés , Propledades +e +H ase de dats (Access 007) - Micros. cncasnwonace MlANIADIR CAMPOS A LA TABLA: Una vez creada la BASE DE DATOS Y LA TABLA procederemos o afiadir los compos necesarios para nuestro trabaio tal como se muestra en la siguiente imagen: Nombre del campo Tipo de datos ‘Autonumeracién Codigo de Identificacion del Contacto Texto ‘Nombres del Contacto Texto ‘Apellido paterno y materno Texto Cargo actual Texto Entidad o Empresa a la que representa Numero Telefono celular de contacto Texto Correo Electronico Fecha/Hora Fecha de Nacimiento Datos adjuntos Foto Actual del Contacto Una vez ingresado los campos, el tipo de dato y la descripcién procederemos a ingresar los registros correspondientes haciendo un doble clic en el siguiente icono: Nos mostrara una ventana indicando que primero debemos de guardar la tabla a lo cual haremos clic en Sy pasaremos a ingresar los sigulentes registros: 2 Gregorio. Zarate Rios Asist. Administrative Inport- Ferratol 3 Simeon Ramos Quispe Contador Gena Peru 4 Berta ‘Apaza Gutierrez Secretaria Comercial Alibaba 5 Aracely Mamani Cordova Gerente de Ventas MAH EAL. 6 Domingo Pizarro Condori Gerente de produccion Caja Municipal 7 Osber Flores Alanoca Logistica Sunat @ Elizabeth Guan Montero Soporte Tecnico Municpolided Pocollay 9 Lourdes Cardenas Valeriano Asist, Administrative Coor. Oronge 10 Ruben Coceres Gorcia Logistica Comerical J&L Zaret 11 willy dria Timenez Asist, Administrative Flores Hermanos 12 Neleo Soavedra Gaora Logistica Hugos Autos 13 Edwin Tglesias Escalonte Contador Comerical Ronald 14 Virginio Leyme Romero Contador Caja Arequipa 15 Dora Ventura Rios Soporte Tecnico INET. (Nuevo) cncasnnonence ME‘Afiadir los siguientes registros: 952874595 Zorateg@gnail.com 953654789 Simeonl4@yahoo.es 25/10/1987 962125445 ApazoGutierre@hotmll.com 14/04/1986, 952698745 myh@gnail.com ionz/i991 952001245 pizarro@cajamunicipalicom 14/07/1990 951226564 flores_sunat@gnail.com o2/0s/1987 951245545 qumnonsoporte®@gmal.com 25/01/1983 953654565 candenasvo@hotmail.com 121974 951214578 ruben-caceres@hotmai.com 05/01/1980 954123054 willy@lores.com 23/11/1980 995455212 saoneleo@hotmail.com 14/07/1986, 956445244 edwir@comercialronald.com 0112/1987 952365456 layme@cajoarequipa.com 17/98/1980 951236545 dorarias®inei.org.pe 17/09/1996) Si deseamos corregir 0 editar la tabla de datos que hemos creado bastara con hacer un cle derecho sobre el nombre de la tabla y seleccionar la opcién de VISTA DISENO Gd Guardar SS Cerrar fai cerrartodo Vista Tabla dinamica sists critica dinmico Datos adjntos (haga dobe ch para abe) en agregar y seleccionamar la imagen y ACEPTAMOS esto dard como resultado que se genere un numero 1 en el registro. cncasnwonencs MlOS DE DATOS EN ACCESS Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignade a cada campo, que Iré en relacién o Io Informacién almacenada en él y al uso que se va a hacer de la misma posteriormente. Los campos de una tabla, von @ acoger, © albergar los datos, pues blen, dependiendo de la naturaleza de los datos a clmacenar en los campos, éstos, los datos, pueden ser de varios tipos. & TEXTO: se utiliza para introducir datos que incluyan texto, valores numéricos que ro requieran céelos metemstcos & combinadén de texto y nimeros. [uonaneste {acepta hasta 255 caracteres) mame! mero } MEMO: e! tipo memo acepta hasta 63.999, ideal para descripciones muy | Fecha/Hora completos con més de 255 caracteres, oneda Ln 4 NUMERO: Datos muméreos que vayan a ser ulzados para reattzar eblaules SINS. ove mmatemétcr. Fan sto adjuntos 4 -FECHA/HORA: Es importante utilizar este tipo para introducir datos de fecha _|Caleulado {del ao 100 al ao 9999} Asistente para bisau 4 MONEDA: Idea! para datos numéricos que representen valores en moneda, que vayan a utiizarse para céleulos mateméticos y que necesitemos que lo preceda el signo de moneda. Acepta hasta 15 digitos para la parte entera del nimero y hasta 4 di ‘en donde se requieran hasta 4 digites decimales. jos en su parte decimal, se recomienda utilizar en datos & AUTONUMERICO: £1 valor que contenga este campo se va a ir incrementando cada vez que se cagregue un registro @ Ia tabla que lo contenga. , luego este tipo de datos es utiizado para llevar una secvencia de los registros ingresados a une tabla. (No permite modifcaciones) SI/NO: Ideal para seleccionar registros de acuerdo o este criter 4 OBJETO OLE: Este tipo de datos es usado pora enlozer o adjuntar archivos creados en otros programas, como pueden ser archivos word, excel, etc (el archivo ecupa espacio en la base de dates 4 HIPERVINCULO: & usado para campos que contienen enlaces a paginas web, direcciones de correo, 0 ‘archiver que abren con un navegador web, DATOS ADJUNTOS: « ciferencia del tipo objeto OLE, cade documento, grafico, hoja de cdleulo, ete que se adjunte « un campo de este tipo se ejeaitard en el programa que fué creado, sin requerir més espacio adicional en la base datos del que necesita el solo enlace. 4 CALCULADO: Este tipo de datos es nuevo con Microsoft Access 2010, el cual usa datos en la misma tabla para hacer cdleulos. 4 ASISTENTE PARA BUSQUEDAS: Te permite buscar dotos en otra tabla © en una lista de valores predeterrinada para el campo. cocmsrnevonnancs MlPROPIEDADES DE LOS DATOS GENERAL Las propiedades que se establecen para los campos varian en funcién del tipo de dato que se va a intraducir en los mismos, es decir, son unas u otras dependiendo del tipo de campo. Cada propiedad define atin més un campo, y condiiciona cémo se utiliza en la base de datos. Las propiedades disponibles cambian segtn el tipo de datos elegido en un campo. Las distintas propiedades que se pueden presentor se localizan en dos pestafias, la pestafia General y la pestafia Biisqueda. En las Imdgenes que mostramos @ continuacién podemos encontrar diferentes tipos de propiedades, dependiendo de los dos tipos de campos en los que nos encontramos: Enel caso de Ia imagen primera, vemos propiedades del campo texto: GN ee ncn caener ewmmieren Date oo he a int Arie oiaseas san nonatmnns a ij Todos ls bos de Access Tae Deserpeén tear r ce scio oo iomre cet socio a Apelidos 5 [Apes el S000 ws Oiecion e Orecion ge so00 Cudad Locaidad det so00 Covet aioe tomate at cope Fee bene ut cca es ‘con aupeason La propiedad Tamafio del campo, esté disponible para los tipos de datos Texto y Nimero. Esta propiedad establece el niimero méximo de caracteres que podréi contener un campo si es de tipo texto. Para cada cardcter que se vaya a inireducir como valor en el campo, habré que reservar un espacio para él, es decir un byte, Inictalmente se fija por Access 2010 en 255, pudiéndose modificar en cualquier instante por otro valor. Si el campo en cvestién evyas propiedades se estén defiriendo es de tipo Nimero al situar el cursor sobre esta opcién aparecerd, a la derecha de la | [Tamafo del campo __ 255] mismo, un cvadro con una flecha negra. Si se hace |tadzcaa de aaa clic sobre dicha flecha se despliegan una serie de ‘opdones: cncasnwonece MlEORMATO La propiedad Formato, ofecta a cémo se muestran los datos, no a cimo se olmacenan, y se utliza para ‘establecer cémo se muestran e imprimen los nimeros, las fechas, las horas y el texto. Podemos usar uno de los formatos predetinidos 0 crear un formato personal con simbolos de formato. Access 2010 dispone de formatos predefiridos para lot tipos de dotor Fecha /Hora, Némero y Moneda, Texto y Memo, y Si/No. Al acceder ol cvadro de texto Formate, apareceré a la derecha del mismo el triangulito negro que indica lista desplegable. Al hacer dic sobre el mismo se muestran los distintos opciones de formato, en funcién del tipo de dato contenido en el campo, del que se dispone. [ Genera! [Sisauedal Tae acme — [ec goed ToT ROTTS Tilo Fecna ign (mare, 19 ce ono de 207 Valor predeterminado | Fecha mediana 19-Jun-07 reece’ —[recacona,” 190672007 Texto de validacién ee Lie om fequenee fra cota, MASCARA DE ENTRADA Esta propiedad se utiliza para limitar los tipos de datos que se pueden introducir en un campo y para establecer cémo se introducen. En las méscaras de entrada se utillzan caracteres especiales como marcadores de posicién para indicar cémo deben introducirse los datos. Al introducir datos en un campo para el que se ha definido una méscara de entrada, los datos siempre se introducen en el modo Sobreescri Para practicar con la mascara de entrada, vamos a usar el Asistente para méscaras de entrada, sélo se activard con los tipos de datos Texto y Fecha /Hora. Nos colocaremos con el cursor, en la propiedad Mascara de entrada, en la seccién Propiedades del campo. Aparecerd el botén con tres puntos suspersivos, a fa derecha del campo. Haremos clic sobre é! para abrir el osistente. << ek cara de errada esa adecuada para el agpecto que desea dar als toe? ara ver cfr funcons unamsscarasleconads ute cusdo Probe. Pers anbor lets hizarade ends haga icon bot Hed. [Geren saves Micara de entra: ‘epecto de os datos: [smote et amps 5 E [[ssiare seenrase TT] [valor preseterminsdo 737 persona 59756756 58665334 12340129456769 En ocasiones puede oporecer un cuadko de aviso de seguridad de Access 2010, pulscremos e! bo!én Abrir, para poder acceder al asistente cncasawonancs MlREGLA DE VALIDACION Y TEXTO DE VALIDACION La propiedad Regla de validacién especifica una prueba a efectuar sobre los datos introducides en el campo. Si los datos no pasan la prueba, aparece un cuadro de texto con el texto especificado en la propiedad Texto de validacién. Por ejemplo, en el campo Fecha de nacimiento, de la tabla Socios, especificamos en la propiedad Regla de validacién, como "<=#01 /01//1990#", para imponer que las fechas introducidas en este campo sean anteriores o igual al 1 de enero de 1990. No te admiten en el club, menores de era fecha. Deseipain Localidad del socio Felecia denacimiento Fecha-alta Fechafiors Fecha de afta ene cub estado Texto Estado cv del socto Federado Socio federedostono (Formato besa inae secre de entrads ul A CE Tate devaldectn — €Isodo o demstodo Toren Exoresiin que mts los valores que se pueden cf equendo ho “indeado No Mode de oradones IME | Etiquetas integers, ‘aineadn delteto. General | Mostar el elector de fc Par echas Hemos aftadido en el Texto de validacién, "El socio es demasiado joven’, sien la Fecha de nacimiento, aftadimos una fecha anterior a lo especifioada en la Regla de validacién, no va a dejar ejecutar dicho registro y saldré un cundro de didlogo en el que se especifique el texto indicado @ continuact6 Nombre Desctipaién wud Toxo Localidad del socio [Fecha nacmnerto J reenatora__[E]Feena de nacimiento Fecha atta Fecha/Hore Fecha de ata en el lob stad, cvil Texto Estado cil del socio Federado sifwo Socio federat sion ~ Propledases delcanpo ee Maser Sin Controle ms Etiquetas inteigentes Alineacen celtonto General “Mostar el Selector def Par fechas cncasnnonanes MIREQUERIDO Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la introduccién de un dato en el campo. Pudiendo especificar la opcién deseada, Si.o No. Nombre del campo Deseripcion [Texto _[zJnivel de juego uote del socio Histrial del juego acer ebignonin aera de aos en ete auras ineagentes Lo propiedad Permitir longitud cero puede utilizarse para especificar si una cadena de longitud cero ("") es una ‘entrada valida para un campo de una tabla. La propiedad Permitirlongitud cero s6lo se aplica o los campos de tipo Texto, Memo e Hipervinculo y puede tener los vallores Si y No. La propiedad Permitir longttud cero funciona de manera independiente a la propiedad Requerido. Lo propiedad Requerido sélo determina si un valor Nulo es vélido para el campo. $i asignamos Sf a la propiedad, una cadena de longitud cero seré una entrada valida en el campo, independientemente del valor de la propiedad Requerico. Deseripcion Namero ede socio Nombre del socio pelidos del socio Direcaion Direeion del socio huss Localidaedel socio [ama eco "ula utara gete cncasneonanes MEM