TODOS POR UN =_ NUEVO PAIS ‘Ceelge THONGS (" peosteno De TRCOLOGA BELA BFORACIOS YLASCOMOICACOSES Frei 97013 Woman Fouos. tt | RroisTRoN0- 808081 Bogota D.C. Marzo 17 de 2015 = rramnea: over orseaenone stsisa SOL RIN CALLEAS Doctor DIEGO ERNESTO MOLANO VEGA MINISTRO- Ministerio de TIC Ciudad Asunto: Informe Evaluacién Anual del Sistema de Control interno Contable de! Ministerio y Fondo de TIC Respetado Seftor Ministro, De acuerdo con la Ley 87 de 1993, “Por la cual se establecen normas para el @jercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones, Decreto 1826 de 1994 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, Decreto 2145 de 1999 por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional ‘de Control interno de las Entidades y Organismos de la Administracion Publica del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones, Decreto 1537 de 2001, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado, remito para su conocimiento el informe de evaluacién realizado por esta Oficina al Sistema de Evaluacién de Control interno Contable adoptado en el Ministerio y Fondo de TIC Lo anterior de conformidad con la Resolucién 357 de 2008, por la cual se adopta e! procedimiento de control interno contable y de reporte de informe anual de evaluacion a la Contaduria General de la Nacién: “Anticulo 3°. Para efectos administrativos, los jofes de control interno, auditores o quienes hhagan sus veces, de contormidad con 10 establecido en la Ley 87 de 1993, tendran Ja responsabilidad de evaluar la implementacién y efectvidad del control interno contable nnecesario para generar informacién financiera, econdmica, social y ambiental de la entidad ontable pibica, com las caracteristicas de conliablided, relevancia y comprensibiiiod, 3 que se refere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pobica, na vive digital ese eeeeasTODOS PORUN _ ©wintic NUEVO PAIS “Aricuto La fecha tte pare raparar of Contre General dol Nocion hfe ual do evaluoion dl onl mene Conable, de ave vat lo Poscucon 2a do 007 Tas posterores que la moctiquen o sustluyan, es la establecida por el Gobierno Nacional pars suranctt ol Depatananto Adminsatve dee Furcon Pasco atone decane smote contr etre Articulo 5°. De conformidad con ef inciso 2* del articulo 3 de la Resolucién 248 de 2007, 0 Jas posteriores que la modifiquen 0 sustituyan, son responsables del informe anual do ‘evaluacién del control interno contable el representante legal y el jefe de la oficina de control Intermo 0 quien haga sus veces.” De igual forma con el Instructivo 003 de Diciembre de 2014 de la Contaduria General de la Nacién, por el cual se dan las instrucciones relacionadas con el cambio de Periodo contable 2014 ~ 2015, el reporte de informacion a la CGN y otros aspectos del proceso contable. Asi las cosas, aplicando la metodotogia de la Contaduria General de la Nacién ef Sistema de Control interno Contable se ejecuta de manera ADECUADA, presentando oportunidades de mejora que se recomiendan ser revisadas y ‘adoptadas para fortalecer el sistema contable. Cordial saludo, Fi saine BL. 3, ELI BLANDON BERMUDEZ Jefe Oficina de Control interno (E) Proyecto: Monica Mejia Gémez Profesional Especiaizeda (XY ‘novos 11 fos ‘©.C, Subdireccin Financiera SSoesteneen eect vive digital@ mintic INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE = VIGENCIA 2014 FONDO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS ‘COMUNICACIONES INTRODUCCION Para la elaboracién del presente informe de Evaluacién del Sistema de Control Intemo Contable implementado en el Fondo, se tome como base fundamental la Resolucion 357 del 23 de Julio de 2008, y el Instructivo No. 003 del 14 de Diciembre de 2014, emanados por la Contaduria General de la Nacién y los resultados de las auditorias realizadas, con el fin de evaluar los controles efectuados en cada una de las etapas y actividades (Reconocimiento, Revelacién y otros Elementos de Control), asi como las acciones que se hayan implementado en cada una de las dependencias del Fondo de TIC, para el mejoramiento continuo del proceso contable. EI presente informe corresponde al periodo contable comprendido desde el primero (01) de enero al treinta y uno (31) de diciembre del ario 2014, donde se analiza el Control Intemo Contable del Fondo de Tecnologias de la informacion y las Comunicaciones. La Evaluacién del Control intemo Contable, comprende la revisién integral a la gestion del proceso contable que involucra todos los procesos que intervienen en el, con el fin de promover la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificacién en todas la Areas involucradas. La responsabilidad del Sistema de Control Interno Contable es de la Alta Direccion y por delegacién, de todas las areas, procesos y funcionarios que intervienen en su desarrollo, apropiacién, evaluacién y mejora. Si ‘vive digital ‘clembia eentooigorse Soe veagialoor ce aanceMon. v2Ge marae OBJETIVO GENERAL Valorar ta gestién contable del Fondo de Tecnologias de la Informacion y las Comunicaciones con el fin de determinar su nivel de confianza y calidad, OBJETIVOS ESPECIFICOS Evaluar el Modelo Estindar de Contral interno Contable implementado, sus resultados y efectividad, Para la elaboracién del Informe de Control Intemo Contable, se conté con la colaboracién de la Contadora del Fondo de TIC, el Grupo de Contabilidad, y la Subdireccién Administrativa, se evalu las acciones implementadas en plan de mejoramiento para la Evaluacién de Control Intemo Contable 2014, cuyos resultados fueron los siguientes: 4, ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1.4. ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.4.1, IDENTIFICACION Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la estructura financiera, econémica 0 social, y por lo tanto debe ser ‘objeto de contabilizacién. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos sean de conocimiento del area contable para su clasificacién y registro oportuno. 4.4.1.4, Fortalezas * El Fondo de TIC, aplicé el Regimen de Contabilidad Publica y las politicas y planes en materia presupuestal, contable y financiera que dicta el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico y la Contaduria General de ta Nacién. Las personas responsables del proceso contable conocen y estan al tanto del régimen de contabilidad pUblica aplicable a la entidad, igualmente las inquietudes surgidas son formuladas oportunamente a la Contaduria General de la Nacion. * Se cred el Manual de Politicas Contables V1. dando cumplimiento al plan de mejoramiento de la Subdireccién Financiera para la Evaluacion vive digital ns manne rato. v2@xaintic de Control interno Contable de la Vigencia 2013. 1.1.1.2, Oportunidad de mejora * En la auditoria de Estados Financiers, se evidencid que dos pagos no contaban con la debida resolucién que soportara el monto y la fecha del desembolso a realizar, ya que la costumbre era anexar la resolucién en el ultimo pago. Esta situacién fue subsanada de inmediato. 1.1.2. CLASIFICACION Actividad en la que de acuerdo con las caracteristicas de la operacién, se determina la ubicacién en el Catélogo General de Cuentas, de acuerdo a su naturaleza. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, econdmico o social a registrar cumpla con todos fos elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica, 4.4.2.4. Fortalezas ‘* Se manejan las versiones mas actualizadas del Catalogo General de Cuentas utilizado para la clasificacién de hechos financieros, econémicos, sociales y ambientales, publicadas en la pagina web de la Contaduria General de la Nacién. * Se clasifica adecuadamente los hechos financiers, econémicos, sociales y ambientales, de acuerdo al Plan General de Contabilidad Publica. Las inquietudes se plantean oportunamente a la Contaduria General de la Nacién. 1.1.2.2. Oportunidad de mejora * Aunque los hechos financieros, econémicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable, falta compromiso por parte de los supervisores de convenios y/o contratos para mejorar los tiempos de tegalizacion. Scone" vive digitalTODOSPORUN NUEVO PAIS + Ena auditoria de Estados Financieros se evidencié que no se realizaba antes del cierre contable la conciliacién de bienes ¢ inventarios. 1.1.3. REGISTRO Y AJUSTES Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efecttian los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificacién de la informacién producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para verificar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelacion en los estados contables, para determinar asi las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Publica. 1.4.3.4. Fortalezas Se aplican las normas relativas a los libros de contabitidad establecidas por la Contaduria General de la Nacién. La plataforma SIIF Nacién esta configurada para realizar los comprobantes de contabilidad y es facil acceder a ellos para cualquier tipo de consulta 0 requerimiento. Sucede lo mismo con el tema de listados de consecutivos, esta parametrizado de forma automatica, asi que el control lo maneja directamente El Ministerio de Hacienda y Crédito Publico; la informacion es de su propiedad y no se puede manipular. + Los registros contables que se realizan cuentan con los respectivos documentos soportes idéneos. + Los libros de contabilidad son manejados de manera digital y se pueden consultar a través del SIIF. 1.1.3.2. Oportunidad de Mejora En la auditoria de Estados Financieros se evidencié que no se realizaba antes del cierre contable la conciliacion de bienes e inventarios. 4.2. ETAPA DE REVELACION 4.2.1. ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES, Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, oe ol vive digitalTODOS PORUN 2_ NUEVO PAIS expresado en el disefio y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminacién basica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacién cuantitativa de los hechos, transacciones y operaciones, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluacién de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable publica 4.244. Fortalezas + El Fondo de TIC present6 la informacién contable, financiera y de gestién a los organismos de control y vigilancia y a la Alta Direccién, dentro de los plazos establecidos + Los archivos contables del Fondo de TIC con sus respectivos soportes ‘son conservados adecuadamente y han tenido un manejo responsable. + Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el régimen de contabilidad publica. 1.24.2. Oportunidad de mejora ‘+ En a auditoria de estados financieros se evidencié que habia diferencia en los saldos de la subcuenta 167001 - Equipo de Comunicacién. Se recomienda realizar la conciliacion antes del cierre contable y mantener depuradas las bases de datos de los bienes. La situacién fue subsanada, al ciere de la vigencia 2014 se evidenciaron las conciliaciones respectivas. 4123 ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACION DE LA INFORMACION Corresponde a la lectura que se hace de los estados contables y demas informes complementarios, con el propésito de concluir sobre la situacion, resultado y tendencia de la entidad, desde las perspectivas financiera, econdmica y social, de tal manera que su comunicacién sea suficientemente Util para soportar las decisiones relativas a la administracion de los recursos publicos.TODOSPORUN NUEVO PAIS 1.2.24, Fortalezas El Fondo de TIC presenta los estados, informes y reportes contables, en las fechas establecidas por los érganos de control y vigilancia, * La informacion contable de la entidad es acompafiada de sus respectivas notas contables. © Los Estados Financieros trimestrales se encuentran publicados en la pagina web. 4.3.OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 1.3.1. ACCIONES IMPLEMENTADAS 48. Fortal © Se identificaron los niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecucién de las diferentes actividades del proceso contable. 1.3.1.2, Oportunidad de Mejora + Aunque existe el procedimiento de Gestion Contable, este se debe ajustar con las reas fuente de informacion, para que sea claro la manera como circula la informacién 2. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS. ‘© Durante el 2014 se avanzé en la construccién del Manual de Politicas Contables Fondo V1, por parte de la Subdireccién Financiera. * En el Modelo Integrado de Gestién, dentro del proceso de Gestion Financiera se identifico un riesgo de corrupcién, se cred el instructivo de “Recepcién de la Informacién Contable’, se actualizaron varios procedimientos: Manejo de cheque devueltos V3,. Programacion y elaboracion del presupuesto Ministerio y Fondo V3, Elaboracién de PAC Ministerio V3, Modificacién de presupuesto Fondo y Ministerio V3, Constitucién de reservas presupuestales y cuentas por pagar V3, oe ll vive digital reno gence ie vieaata gone aannecruo%e. veTODOS PORUN @mintic 7 NUEVO PAIS Vigencias futuras Ministerio y Fondo V3, Liquidacién anual por actos administratives vigentes V3, Liquidacién anual por nuevos actos administrativos V4, Reliquidacion de derechos V4, Revision de autoliquidacién por uso del espectro V5, Apertura de cuentas bancarias, V4, Gierre de cuentas bancarias V4, Compra de inversiones V4, Valoracién del portafolio de inversiones V4, Registro de ingresos fondo V4, Registro de egresos fondo V4, Expedicion de estados de cuenta V4, Cobro persuasive de obligaciones V4, Remision de documentos financieros para inicio de cobro coactivo V4, facilidades de pago V4, ‘Seguimiento a la facilidad de pago V4, Registro de cuentas por pagar y obligacién presupuestal V2, Elaboracién de PAC fondo V3. ‘+ Se realizo una buena labor en cuanto a la conciliacion de operaciones reciprocas y la legalizacion de anticipos 3. GALIFIGAGION DEL ESTADO GENERAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Luego de realizar la encuesta de control interno contable para la vigencia 2014, se obtuvieron los siguientes resultados: CONCEPTO CALIFICACION DETALLE EvALUAGION oeLconraot | an poco InTERWO CoNTAGLE [ETAPA DE RECONOCIENTO a | -ADECUADO es | aw soccunoo cstcason [ae ADECUADO eos yes a noecunoo ETAPADE REVELAGION ass soccuso | Eben de Ean Cotes y 42 AADECUADO | an ty Conneacn a0 AADECUADO Ll vive digital Tevieaiiagovce maromon. 2fens ‘SATISFACTORIO Accoones implementaaas [SATISFACTORIO TODOSPORUN NUEVO PAIS cy ater ee Aen pain ap natn en Cr Carn abs El Sistema de Control Interno Contable tiene una calificacion de 4,31 sobre 5, lo que arroja como resultado que el Sistema de Control Interno Contable del Fondo de Tecnologias de la Informacién y las Comunicaciones se encuentra en un nivel ADECUADO. 4. FORTALEZAS EI Fondo de TIC, aplicé el Régimen de Contabilidad Publica y las politicas y planes en materia presupuestal, contable y financiera que dicta el Ministerio de Hacienda y Crédito Publice y la Contaduria General de la Nacion, Las personas responsables de! proceso contable conocen y estén al tanto del régimen de contabilidad publica aplicable a la entidad, igualmente las inquietudes surgidas son formuladas oportunamente a la Contaduria General de la Nacién. Se creé el Manual de Politicas Contables V1, dando cumplimiento al plan de mejoramiento de la Subdireccién Financiera para la Evaluacién de Control interno Contable de la Vigencia 2013. Se clasifica adecuadamente los hechos financieros, econémicos, sociales y ambientales, de acuerdo al Plan General de Contabilidad Poblica. Las inquietudes se plantean oportunamente a la Contaduria General de la Nacion, Se aplican las normas relativas a los libros de contabilidad establecidas por la Contaduria General de la Nacién. Los registros contables que se realizan cuentan con los respectivos documentos soportes idoneos. El Fondo de TIC presenté la informacién contable, financiera y de gestién a los organismos de control y vigilancia y a la Alta Direccién, dentro de los plazos establecidos. Los archivos contables del Fondo de TIC con sus respectivos soportes son conservados adecuadamente y han tenido un manejo responsable. faa vive digital emvieagtapence sane rucre. v2TODOS PORUN @aintic NUEVO PAIS par aguons couencon + Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el régimen de contabilidad publica, ‘+ El Fondo de TIC presenta los estados, informes y reportes contables, en las fechas establecidas por los érganos de control y wigilancia. + La informacion contable de la entidad es acompafada de sus respectivas notas contables. + Los Estados Financieros trimestrales se encuentran publicados en la pagina web. * Se identificaron los niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecucion de las diferentes actividades del proceso contable. 5. RECOMENDACIONES + Continuar fortaleciendo el Modelo de Control Interno Contable MCICO 2007:1, dando cumplimiento a las normas y resoluciones expedidas por la Contaduria General de la Nacién y el Manual de Politicas Contables. * Seguir haciendo seguimiento permanente al Plan de mejoramiento institucional en los temas que correspondan al Sistema de Control Interna Contable, para garantizar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas hacia el futuro. + Se recomienda que el manual de politicas contables sea debidamente socializado a los nuevos funcionarios, garantizando la compresin y debida utilizacién de las politicas contables alli consignadas. + El Area competente debe continuar con la toma fisica periédica de inventarios, cumpliendo con los procedimientos y normas técnicas emitidais por la Contaduria General de la Nacién. * Se recomienda formular y documentar puntos de control preventivos y corectivos para mitigar los riesgos que se detecten. Sumado a lo anterior, se recomienda socializar y revisar periddicamente los_ mapas de riesgo y los puntos de control del proceso financiero con el fin de mantenerlos actualizados, de manera que permitan prevenir posibles fiesgos que afecten al Ministerio de TIC. oe" vive digital conve gov marc eusro. v2TODOSPORUN MINTIC ® NUEVO PAIS * Evidenciar por medio de un flujograma la forma como circula la informacion a través del Ministerio y su respectivo efecto en el proceso contable. * Se recomienda que las consultas realizadas a la Contaduria General de la Nacién, que generen conceptos, sean vinculadas al Manual de Politicas Contables con el fin de promover al mejoramiento continuo del proceso contable del Ministerio de TIC. + Se recomienda continuar con la promocién de la importancia del autocontrol para el proceso contable. * Se recomienda formular un Plan de Mejoramiento con base en las recomendaciones formuladas en este informe. * Finalmente, como recomendaciones generales se menciona que el Ministerio de TIC, continée como hasta ahora, cumpliendo la normatividad en materia contable, financiera, presupuestal y tributaria, articulados con los procedimientos establecidos en el MIG. 6. CIERRE Y SOCIALIZACION El dia 06 de Marzo de 2015, en horas de la mafiana, se realiz6 reunién de cierre de la auditoria, en la sala de juntas de la Oficina de Control interno. En el desarrollo de la misma se presentaron las situaciones evidenciadas y se procedié a la consolidacién del informe definitivo EI presente informe fue socializado mediante correo electronico, a la ‘Subdireccion Financier, el 10 de Marzo de 2015 y las observaciones fueron recibidas el 17 de Marzo de 2015, de igual forma. nels Ble. 3 ETH BLANDON BERMUDEZ Jefe de la Oficina de Control interno ( ) cri el Realzt: Monica Mele Gomez ~ Contador Pibica WH Proton espttlcaga Oca Gon tern Wesshin secaao rae 57) 368 28 rte gore memtiveigat gen co manarceuarn v2 ese open vive digitalTODOS PORUN @nwnc NUEVO Pais INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE — VIGENCIA 2014 MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS. COMUNICACIONES INTRODUCCION Para la elaboracién del presente informe de Evaluacién del Sistema de Control interno Contable implementado en el Ministerio, se tomo como base fundamental la Resolucion 357 del 23 de Julio de 2008, y el Instructivo No. 003 del 14 de Diciembre de 2014, emanados por la Contaduria General de la Nacién y los resultados de las auditorias realizadas, con el fin de evaluar los controles efectuados en cada una de las etapas y actividades (Reconocimiento, Revelacién y otros Elementos de Control), asi como las acciones que se hayan implementado en cada una de las dependencias del Ministerio de TIC, para el mejoramiento continuo del proceso contable. El presente informe corresponde al periodo contable comprendido desde el primero (01) de enero al treinta y uno (31) de diciembre del arto 2014, donde se analiza el Control interno Contable del Ministerio de Tecnologias de la informacién y las Comunicaciones. La Evaluacién del Control interno Contable, comprende Ia revisién integral a la gestion del proceso contable que involucra todos los procesos que intervienen en el, con el fin de promover la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificacién en todas la areas involucradas. La responsabilidad del Sistema de Control Interno Contable es de la Alta Direccién y por delegacién, de todas las areas, procesos y funcionarios que intervienen en su desarrollo, apropiacién, evaluacién y mejora a vive digital a an maacreceuata. v2@mintic NUEVO PAIS OBJETIVO GENERAL Valorar la gestién contable del Ministerio de Tecnologias de la Informacién y las Comunicaciones con el fin de determinar su nivel de confianza y calidad. OBJETIVOS ESPECIFICOS Evaluar el Modelo Esténdar de Control Interno Contable implementado, sus resultados y efectividad. Para la elaboracién del Informe de Control Interno Contable, se conté con la colaboracién de! Contador del Ministerio, el Grupo de Contabilidad, y la Subdireccién Administrativa, se evalu6 las acciones implementadas en plan de mejoramiento para la Evaluacién de Control interno Contable 2014, ‘cuyos resultados fueron los siguientes: 1. ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 4.1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO. 4.4.4, IDENTIFICACION Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la estructura financiera, econdmica 0 social, y por lo tanto debe ser objeto de contabilizacién. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos sean de conocimiento del area contable para su clasificacién y registro oportuno. 1.4.1.1, Fortalezas + El Ministerio de TIC, aplic6 e! Regimen de Contabilidad Publica y las, politcas y planes en materia presupuestal, contable y financiera que dicta el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico y la Contaduria General de la Nacién. + Las personas responsables del proceso contable conocen y estan al tanto del régimen de contabilidad publica aplicable a la entidad, igualmente las inquietudes surgidas son formuladas oportunamente a la Contaduria General de la Nacién. Sane vive digital Sweet gov.ce asancructa v2TODOS PORUN @mintic NUEVO PAIS * Se creé el Manual de Politicas Contables V1, dando cumplimiento al plan de mejoramiento de la Subdireccién Financiera para la Evaluacién de Control Interno Contable de la Vigencia 2013. 1.1.2. CLASIFICACION Actividad en la que de acuerdo con las caracteristicas de la operacién, se determina la ubicacién en el Catdlogo General de Cuentas, de acuerdo a su naturaleza. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, econémico o social a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. 14.24, Fortalezas + Se manejan las versiones més actualizadas del Catdlogo General de Cuentas utiizado para ta clasificacion de hechos financieros, econémicos, sociales y ambientales, publicadas en la pagina web de a Contaduria General de la Nacién. * Se clasifica adecuadamente los hechos financieros, econémicos, sociales y ambientales, de acuerdo al Plan General de Contabilidad Publica. Las inquietudes se plantean oportunamente a la Contaduria General de la Nacién. 1.1.2.2. Oportunidad de mejora * La Contraloria General de la Republica y en la auditoria de Estados Financieros se evidencid que los avaliios del Edificio Murillo Toro, no fueron entregados a Contabilidad. La situacion fue subsana de inmediato, Se recomienda tener presente aplicar de manera oportuna el Procedimiento contable que se encuentra en el Manual de Procedimientos del régimen de Contabilidad Publica, capitulo Ill “Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacion de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo" numeral 20 “Frecuencia de las actualizaciones’, 4.1.3. REGISTRO Y AJUSTES ome" vive digital@ninzic TODOS PORUN NUEVO PAIS Actividad en ta que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectian los registros en los libros respectivos. Corresponde tambien a la verificacion de la informacién producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para verificar su consistencia y Confiabilidad, previo a la revelacién en los estados contables, para determinar asi las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pablica. 14.3.4. Fortalezas * Se aplican las normas relativas a los libros’ de contabilidad establecidas por la Contaduria General de la Nacién. La plataforma SIIF Nacién esta configurada para realizar los comprobantes de contabilidad y es facil acceder a ellos para cualquier tipo de consulta © requerimiento. Sucede lo mismo con el tema de listados de consecutivos, esté parametrizado de forma automatica, asi que el control lo maneja directamente El Ministerio de Hacienda y Crédito Pablico; la informacién es de su propiedad y no se puede manipular. + Los registros contables que se realizan cuentan con los respectivos documentos soportes idéneos. ‘+ Los libros de contabilidad son manejados de manera digital y se pueden consultar a través del SII. 14.3.2. Oportunidad de Mejora ‘+ En la auditoria de Estados Financieros se evidencio que el calculo de la variacién patrimonial de TVANDINA, presenté error debido a que se contabilizé dos veces la pérdida para el primer trimestre del afio 2014, Esto generd un aumento en la provision que no obedece a la realidad financiera de la cuenta. La situacién fue subsanada. ‘Se recomienda crear un formato especial, para el cdlculo de la inversion patrimonial, que sea de facil comprension y que permita realizar la trazabilidad de las cuentas contables utilzadas para realizar el ajuste. De esta manera se minimizarian los célculos manuales, al aplicar esta metodologia Sains vive digital entonnegones. See veagiatgorco manure rucio. v2© mintic y NUEVOPAIS 4.2. ETAPA DE REVELACION 1.2.1. ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES ‘Actividad mediante a cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el disefio y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminacion basica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacién cuantitativa de los hechos, transacciones y operaciones, permitiendo a fos usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluacion de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable publica 1.2.4.4, Fortalezas + El Ministerio de TIC presenté la informacién contable, financiera y de gestién a los organismos de control y vigilancia y a la Alta Direccién, dentro de los piazos establecidos. * Los archivos contables de! Ministerio de TIC con sus respectivos soportes son conservados adecuadamente y han tenido un manejo responsable. * Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el régimen de contabilidad publica. 1.2.2. ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACION DE LA INFORMACION Corresponde a la lectura que se hace de los estados contables y demas informes complementarios, con el propésito de concluir sobre la situacion, resultado y tendencia de la entidad, desde las perspectivas financiera, ‘econémica y social, “de tal manera que su comunicacion sea suficientemente tl para soportar las decisiones relativas a la administracion de los recursos piblicos. a” vive digital reagan maroon v2TODOSPORUN NUEVO PAIS 1.2.24, Fortalezas * El Ministerio de TIC presenta los estados, informes y reportes contables, en las fechas establecidas por los érganos de control y vigilancia. ‘+ La informacion contable de la entidad es acompafada de sus respectivas notas contables. + Los Estados Financieros trimestrales se encuentran publicados en la pagina web| 4.3.TROS ELEMENTOS DE CONTROL 1.3.1, ACCIONES IMPLEMENTADAS, 1.3.44. Fortalezas + Se identificaron los niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecucion de las diferentes actividades del proceso contable. 4.3.4.2. Oportui jad de Mejora ‘+ Aunque existe el procedimiento de Gestion Contable, este se debe ajustar con las areas fuente de informacién, para que sea claro la manera como circula la informacién ‘+ Se recomienda incluir en el manual de politicas contables, riesgos de indole contable. 2. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS. * Durante el 2014 se avanzé en la construccién del Manual de Politicas Contables Ministerio V1, por parte de la Subdireccion Ee al vive digital creaBataeaee aencnuon 12a NUEVO PAIS @mintic TODOS PORUN Financiera + En el Modelo Integrado de Gestién, dentro del proceso de Gestion Financiera se identificd un riesgo de corrupcién, se cred el instructivo. de “Recepcién de la Informacién Contable’, se actualizaron varios procedimientos: Manejo de cheque devueltos V3, Programacién y elaboracién del presupuesto Ministerio y Fondo V3, Elaboracién de PAC Ministerio V3, Modificacion de presupuesto Fondo y Ministerio V3, Constitucién de reservas presupuestales y cuentas por pagar V3, Vigencias futuras Ministerio y Fondo V3, Liquidacién anual por actos administrativos vigentes V3, Liquidacién anual por nuevos actos administrativos V4, Reliquidacion de derechos V4, Revision de autoliquidacién por uso del espectro V5, Apertura de cuentas bancarias V4, Cierre de cuentas bancarias V4, Compra de inversiones V4, Valoracién del portafolio de inversiones V4, Registro de ingresos fondo V4, Registro de egresos fondo V4, Expedicion de estados de cuenta V4, Cobro persuasive de obligaciones V4, Remision de documentos financieros para inicio de cobro coactive V4, facilidades de pago V4, Seguimiento a la facilidad de pago V4, Registro de cuentas por pagar y obligacién presupuestal V2, Elaboracién de PAC fondo V3. + Se realizé una buena labor en cuanto a la conciliacién de operaciones reciprocas. CALIFICACION DEL ESTADO GENERAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Luego de realizar la encuesta de control interno contable para la vigencia 2014, se obtuvieron los siguientes resultados: CONCEPTO CALIFICACION DETALLE =| evawacin oe. connor] nar noecuaoo Sten cunt | | STARY MI 446 | ADECUADO | eacacin 10 noEcunoo cmtctn | possi aoe vive digital wanemon. v2TODOS PORUN NUEVO PAIS Regio y Austen an ‘ADECUADO ex a a noecunoo | easoncin oe ences Contin y] 40s soccunoo | ‘emasncenes ‘os, erpetacieny Comeniaon as noeouace | ornos evewenros oe conto, 42 | ‘aDecUADO Acces mpamertass an AoecuAvo EI Sistema de Control Interno Contable tiene una calificacién de 4,47 sobre 5, lo que arroja como resultado que e! Sistema de Control Interno Contable del Ministerio de Tecnologias de la Informacion y las Comunicaciones se encuentra en un nivel ADECUADO. 4. FORTALEZAS ‘+ El Ministerio de TIC, aplicé el Régimen de Contabilidad Publica y las politicas y planes en materia presupuestal, contable y financiera que dicta el Ministerio de Hacienda y Crédito Pablico y la Contaduria General de la Nacién. ‘+ Las personas responsables del proceso contable conocen y estan al tanto det régimen de contabilidad publica aplicable a la entidad, igualmente las inquietudes surgidas son formuladas oportunamente a la Contaduria General de la Nacion. Se creé el Manual de Politicas Contables V1, dando cumplimiento al plan de mejoramiento de ta Subdireccion Financiera para la Evaluacion de Control interno Contable de la Vigencia 2013. ‘+ Se manejan las. versiones mas actualizadas del Catalogo General de Cuentas utlizado para la clasificacién de hechos financieros, econémicos, sociales y ambientales, publicadas en la pagina web de Ja Contaduria General de la Nacion. rentontegorco Mitre sono sane ruo%. v2 Ssogeterae inn cemmremmcn vive digitalTODOS PORUN _ Qminc ; 7_ NUEVO PAIS Se clasifica adecuadamente los hechos financieros, econémicos, sociales y ambientales, de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pablica. Las inquietudes se plantean oportunamente a la Contaduria General de la Nacién, Se aplican las notmas relativas a los libros de contabilidad establecidas por la Contaduria General de la Nacién. La plataforna SIF Nacién esta configurada para realizar los comprobantes de contabilidad y es facil acceder a ellos para cualquier tipo de consulta © requerimiento, Sucede lo mismo con el tema de listados de consecutivos, esta parametrizado de forma automatica, asi que el control lo maneja directamente El Ministerio de Hacienda y Crédito Publica; la informacion es de su propiedad y no se puede manipula. Los registros contables que se realizan cuentan con los respectivos. documentos soportes idéneos, Los libros de contabilidad son manejados de manera digital y se pueden consultar a través del SIIF. EI Ministerio de TIC presenté la informacion contable, financiera y de gestion a los organismos de control y vigilancia y a la Alta Direccién, dentro de los plazos establecidos. Los archivos contables del Ministerio de TIC con sus respectivos soportes son conservados adecuadamente y han tenido un manejo Fesponsable, Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el régimen de contabilidad publica El Ministerio de TIC presenta los estados, informes y reportes contables, en las fechas establecidas por los drganos de control y La informacion contable de la entidad es acompafiada de sus respectivas notas contables. Los Estados Financieros trimestrales se encuentran publicados en la pagina web. Se identificaron los niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecucién de las diferentes actividades del proceso contable. Sa vive digital verntoniegere0 atombia medias govco sanecruana. v2Sian mares |. RECOMENDACIONES ‘* Continuar fortaleciendo el Modelo de Control interno Contable MCICO 2007:1, dando cumplimiento a las normas y resoluciones ‘expedidas por la Contaduria General de la Nacion y el Manual de Politicas Contables. + Seguir haciendo seguimiento permanente al Pian de mejoramiento institucional en los temas que correspondan al Sistema de Control Interno Contable, para garantizar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas hacia el futuro, * Se recomienda que el manual de politicas contables sea debidamente socializado a las nuevos funcionarios, garantizando la compresién y debida utilizacién de las politicas contables alli consignadas. ‘+ El area competente debe continuar con la toma fisica periddica de inventarios, cumpliendo con los procedimientos y normas técnicas ‘emitidas por la Contaduria General de la Nacion. ‘Se recomienda formular y documentar puntos de control preventivos ¥ correctivos para mitigar los riesgos que se detecten. Sumado a lo anterior, se recomienda socializar y revisar periédicamente los ‘mapas de riesgo y los puntos de control del proceso financiero con €l fin de mantenerios actualizados, de manera que permitan prevenir posibles riesgos que afecten al Ministerio de TIC. ‘+ Evidenciar por medio de un fiujograma la forma como circula la informacion a través del Ministerio y su respectivo efecto en el proceso contable. '* Se recomienda que las consultas realizadas a la Contaduria General de la Nacion, que generen conceptos, sean vinculadas al Manual de Politicas Contables can el fin de promover al mejoramiento continuo del proceso contable del Ministerio de TIC. * Se recomienda continuar con la promocién de la importancia del autocontrol para el proceso contable. a vive digital Tinemeciatgoree sancnc ecto. v2@uinnic y NUEVO PAIS * Se recomienda formular un Plan de Mejoramiento con base en las fecomendaciones formuladas en este informe. * Finalmente, como recomendaciones generales se menciona que el Ministerio de TIC, continue como hasta ahora, cumpliendo la normatividad en materia contable, financiera, ‘presupuestal _y tributaria, articulados con los procedimientos establecidos en el MIG. 6. CIERRE Y SOCIALIZACION El dia 06 de Marzo de 2015, en horas de la mafiana, se realizé reunion de cierre de la auditoria, en la sala de juntas de la Oficina de Control interno. En el desarrollo de la misma se presentaron las situaciones evidenciadas y ‘se procedié a la consolidacion del informe definitivo. EI presente informe fue socializado mediante correo electronic, a la Subdireccion Financiera, el 10 de Marzo de 2015 y las observaciones fueron recibidas el 17 de Marzo de 2015, de igual forma. raatkel BL. “ELIZABETH BLANDON BERMUDEZ Jefe de la Oficina de Control interno ( E) Realiz6: Monica Mejia Gomez - Contadora Publica Profesional especializada Oficina de Contol Intemo seaeinmaes vive digital ee aaasrcsuaw v2