CONTROL DE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS | (e) yra ores ICCC mA un CML CTS REGO nace ER UR elec) eM Oe Rese) " Eine es ar ae ia se PE as SR » ay, 4 ieee = >~SERIE TRILLAS TURISMO El avance del turismo en el mundo, pero es- ppecialmente en los paises industrializados del rea occidental, ha propiciado ef surgimiento de estudios descriptivas y analiticas que pre- tenden explicar las caracteristicas esenciales de dicho fendmeno. Este no es solo de indole social y econémica, sino también de carécter cultural, ya que por medio de él, y de una forma agradable, es posible adquirir nuevos conacimientos y obtener experiencia inolvi- ables. La exgencia de analizar,sistematizar y planificar lo referente a la prestacién y el con- sumo de servicios responde a los requeri- mientos de crecimiento de este sector. Editorial Trllas, consciente de la trascenden- cia econémica que reviste para nuestro pais ~y para el resto de América Latina el desarro- lio de la industria turstica, ofrecea sus lectores tna serie de obras orientadas a impulsar esta actividad. Los autores, un destacado equipo de profe- sionales con gran experiencia en el campo, se proponen cubrir las necesidades de los estu- diantes y profesionales de las carreras de turis- ‘mo en sus niveles técnico y superior, asf como satisfacer la demanda bibliogrfica generada por el érea de capacitacién. Para lograrl, di- sefaron una serie de obras que cubren las ‘reas principales de a actividad turstica,CONTROL DE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS |CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS | Alfredo Youshimatz Nava TRILLAS @Catalogacién en ta fuente Yushmate Nave, Alredo Control de costos de almentos y bebidas |. ~ 2a ed. ~ Maco : Tas, 2006 (reimp. 2010) 166 pi; 24cm, incuye incices (SBN 978.-968-24.7275.6 1. Alimentos - Industria y comerco. 2. Bebidas. 5 Contra de costes. If D- Gal 0681Y392c {C-HFS6B6-FOI6VE2 4277 ‘CONTROL BF COSTOS OF ‘AUMENTOS ¥ BEBIDAS 1 ‘son propiedad elector Finguna parte de ‘tz obra puede ser reproducida 0 vasmtida, medante ningun stema o método,electrénico 0 mecénico (nckuyendh e! fotocopiado, la grabacién (© cualquier sistema de secuperaoin y ‘imacenamento de ivorrmacssn, ‘sn consentimiento por escrio del editor Derechos resensados © 2006, faitonalTtas, 5A. de CV Divisién Acminetratve ‘Au. Rio Churubusco 385, Col Gal Pecro Mara Anaya, CP.03540, Ménco, D. F Tei 56884255, FAX 56041 364 Destin Comercial Calzada ce a Vga 1132 €P.09459, Meco, 0. F Tel, 56350995, FAX 56350870 Tienda e On etrillas.com. mx ‘Miembro de ta Cémara Nacional de 1a Industra Catv) ‘Reg. nim, 158 Primera edieiin HM (SEN 968-15-1575-8) eo) Segunda ecioén 5 San 978.968.26-72756 (Prevera pubcada por EdtotelTilas, 5.8. de C. V) +n) Reimpresién, 2010° Irmpreso en Ménco Printed in Hence_ Tengo la satisfaccién de prologar esta edicién de la obra Covzor ‘cosTos DE ArMeNTos y BeatDAS I, la cual ha sido reformada, de esta area, muy necesario para la “industria de la hospitalidad’. Es oportuno puntualizar que este nuevo trabajo va encaminado s Ia ensefianza-aprendizaje, tanto de profesores y alumnos de dife- niveles de educacién, como de personal que labora en hoteles taurantes; no obstante, puede ser de gran utilidad para quienes deseen conocer més Ia especialidad, toda vez que esta escrito de una manera clara y sencilla cone finde facili Ia nternalizacin de los Ta sedge del turismo se est apuntalando como un pilar de Por ello, este libro es imprescindible para el buen desempeno en area y, por ende, para la también llamada “industria sin chime- , no hay que soslayar que los ingresos generados en Ambito del sector, representan de 50 a 70% del total percibido or los hoteles, los cuales son la columna vertebral de la actividad En 6pocas de austeridad es menester que se optimicen los recur- os de las diversas dreas de una empresa, de tal suerte que la mis- na sea menos vulnerable a los avatares del mundo globalizado. La esente obra ofrece al elemento humano que maneja o manejard 5Jos destinos de esta divisién, los conocimientos fundamentales que Je permitan contribuir con ese equilibrio. Portanto, espero que este trabajo sea un escalén mAs en el exitoso ascenso que el profesor Youshimatz inicié aftos atrés con la publica~ cidn de obras de indudable interés para el sector turistico. Segura- mente, CONTROL DE cosTos DE ALIMENTOS ¥ BEBIDAS I, lograré rebasar los objetivos de la edicién anterior, pues su contenido se ha nutrido con Ja basta experiencia de su autor, a quien envio mis sinceras felicita clones a nombre del gremio hotelero por seguir incrementando los conocimientos que impulsan el dinamismo y profesionalizacién de nuestra querida actividad: el turismo, la industria de la esperanza. Cordialmente Lic, Mrovet, Torruco Marques 6 rectocoSO DE ESTE LIBRO Esta nueva edicién de Conrrot pe costos DE ALIMENTOS ¥ BEBIDAS I, -concibié como un recurso facil de usar para el profesor, as{ como ara él estudiante o lector, pues facilita la planeacién y seguimiento Fe cases y rec tices mesconarion para on clon ie Gate ce efianza-aprendizaje. La presente obra es una creacién del profesor Alfredo Youshi- stz Nava, autor de varios libros para la especializacién de la hote- asf como manuals para diferentes insttucioneseducaivas Cada tema se respalda en el programa de estudios, en el cual se izan los detalles, seguimiento, explicacién, ejemplos y précti- para la materia, lo que hace mds facil cada sesién; ademés, los s podran prepararse anticipadamente y al profesor le facili- Smpatir su e&tedre, ya que ambos conoeerdn y hablardn lsRESPALDOS, Este est disefiado incluso con dibujos, formatos, diagramas, or- ganigramas, etc., con el fin de facilitar el proceso enseflanza-apren- dizaje. Se recomienda que, para ampliar sus contenidos, el profesor efecttie acetatos, diapositivas, videos, cintas, hojas de rotafolio, pre- sentaci6n por computadora, proyector de cuerpos opacos, bibliogra- fia especializada, etoétera. ACTIVIDADES EN CLASE, 1. Las actividades serdn determinadas por el profesor y respaldadas utilizando este libro, lo cual acrecentara la participacin del estu- diante, ademas de proporcionarle informacién, variedad y activida- des, ya sea en forma individual o en grupos, para casos de estudio y prictica, lo que redundaré en beneficios para el estudiante. En cuanto al profesor, le daré pautas para evaluar sus participaciones en clase. 2. Alempezar cada sesién no olvidar la presentacién del objetivo de la misma, para que al terminar se verifique si éste se alcanz6. 3. Enterar a los alumnos acerca de la importancia de preparar la cla- se, para lo cual deberan repasar en sus casas la tiltima cétedra que se les imparti6. 4. Al principio de la sesién, se levard a cabo un repaso répido de lo visto en la tiltima clase, para reafirmar Io aprendido, verificar dudas, apuntes y participacién por parte del alumno. Se sugiere utilizar el sistema “lluvia de ideas” por ser el més gil PARTICIPACION DE LOS ALUMNOS EN CLASE Se debe animar a los alumnos para que participen activamente encada sesion, teniendo cuidado de ir directamente al tema, minimi- zando las discusiones que no se relacionen con la materia o con la clase. El profesor podra tomar en cuenta esta participacién para efecto de sus calificaciones, considerandola para sus alumnos como una motivacién cuantitativa. Asi, los alumnos podrén participar en la preparacién de la clase, segtin lo sefialado en los respaldos de este libro con los trabajos que el profesor sefiale, ya sea individualmente o en equipos. 8 neomconUSIONES Elfin que se busca con lo anteriormente expuesto es lograr : mayor identificacién del profesor con los alumnos y viceversa, debido aprovechamiento del sistema dle ensefianza-aprendi- En el caso de los lectores particulares que no sean estudian- tomardn en cuenta los conceptos anteriores, pues sirven de ss, tanto para los profesores como para los alumnos.Uso de este libro, 7. Componentes, 7. Respaldos, 8. Actividades en clase, 8. Participacién de los alumnos en clase, 8. Conclu- siones, 9. 1, Introducci6n al estudio del control de costos y su importancia en hoteles y restaurantes ‘Tema 1. Areas de venta de alimentos y bebidas en los hoteles, 19. Tema 2. La importancia del Departamento de alimentos y bebidas como fuente de ingresos en comparacién con el De- partamento de habitaciones, 20. Tema 3. Gréfica para mostrar Jos ingresos o ventas de un hotel y las divisiones que las gene- ran, 21, Tema 4. Consecuencias que se originan en alimentos yy bebidas como principal generador de ingresos en el hotel, en comparacisn con el area de habitaciones, 22, Tema 5. Resu- miendo todo lo visto anteriormente, se podran determinar las conclusiones, 23, Tema 6. Evaluaciones del profesor, 24. Unidad 2. Ubicacién del puesto de contraloria de costos de alimentos y bebidas dentro del organigrama de un hotel ‘Tema 1. Presentacion del organigrama de un hotel tipo para ubicar al Contralor general y al Contralor de alimentos y be- Didas, 27. Unidad 3. El uso del sistema administrativo Hamado ciclo de control ‘Tema 1. F1 ciclo de control, 35. Tema 2. Aplicacién del ciclo de control, 36. Tema 3. Diagrama de flujo del ciclo de control, 37. 15 7 BETUnidad 4, Objetivos del Contralor de alimentos y bebidas y sus funciones diarias, semanales y mensuales 39 ‘Tema 1. Introduccidn a las funciones, 41. Tema 2. Funciones generales del Contralor de alimentos y bebidas, 42. Tema 3. Funciones diarias del Contralor de alimentos y bebidas, 44. ‘Tema 4. Funciones semanales del Contralor de alimentos y be- bidas, 47. Tema 5. Funciones mensuales del Contralor de ali- mentos y bebidas, 48. Unidad 5. Requisicién de mercancias en el almacén 31 ‘Tema 1. Presentacién de un diagrama para mostrar cémo fun- ciona un almacén de hotel para requerir y despachar mercan- cias, 53. Tema 2. Divisin de los alimentos y bebidas, $4."Tema 3. Requisicién de los productos perecederos, 55. Tema 4, Re- quisicién de los productos no perecederos, 59. Tema 5. Requi- siciones para restaurantes, 63. Unidad 6. Compras 65 ‘Tema 1. Importancia del Departamento de compras en un hotel orestaurante, 68. Tema 2, Organigramas para ubicar el Departa- mento de compras en un hotel o comprador en un restaurante, 68. Tema 3. Caracteristicas del Gerente 0 Jefe de compras, 70. ‘Tema 4. Funciones del comprador, 71. Tema 5. Centralizacién de las compras, 72, Tema 6. Politicas de compras, 73, Tema 7. Especificaciones estindar de compras, 75. Tema 8. Ordenes de compra, 79. Tema 9. Diagrama de flujo que sigue un requeri- miento de alimentos y bebidas, 82. Unidad 7. Recepeién de mereancias 8s ‘Tema 1. Recibo de mercancias, 87. Tema 2. Modificaciones en las facturas o remisiones, 91. Tema 3. Reportes diarios de mer- cancfas recibidas, 93. Unidad 8. Almacenaje de mercancias 99 ‘Tema 1. La importancia de los almacenes como factor deter- minante en el control de costos en los alimentos y bebidas, 101. ‘Tema 2. Normas por seguir para el comprador para efecto del almacenamiento de los insumos, 103, Tema 3. Temperaturas de las mercancfas, 103. Tema 4. Indicaciones para el almace- naje de productos perecederos, 104. Tema 5. Control de tem- peraturas en cémaras y aparato de refrigeraci6n y congelacién, para almacenamiento de alimentos, 106. Tema 6. Congelado y descongelado de las carnes, 107. Tema 7. Sistema de control de canes y otros, por medio de etiquetas, 109. Tema 8. Sistemas para el almacenaje de los productos no perecederos, 115. Tema ‘9, Determinacién de claves para las mercanctas, 118. Tema 10, 12 neoxeooowrmace‘Sistemas para el almacenaje de bebidas, 120. Tema 11. Obser- _yaciones sanitarias en el almacén, 121. Tema 12. Procedimien- “tos para los controles del almacén, 122. Tema 13. Registros de ‘los movimientos de mercancfas, 123. 9, Salidas de almacén “Tema 1. La importancia de las salidas del almacén para cono- el costo bruto, 131. Tema 2, Horarios de entrega, 132. Tema Recibo de solicitudes por anticipado, 132. Tema 4. Firmas autorizadas, 133. Tema 5. Formato para el despacho de mer- ‘eancfas, 133. Tema 6. Control numérico del formato, 136. Tema 7. Costeo del formato, 137. Tema 8. Afectacién del kardex 0 ‘sistema y tarjetas de almacén, 137. Tema 9. Libros de costos -auxiliares para concentrar las salidas de almacén, 138, Tema 10. Control de las mercancias de uso inmediato, 140. Tema 11. Prictica, 140. 10. Controles para la produccién de alimentos “Tema 1. Control de produccién diaria en las eocinas, 143. Tema 2. Controles en carnicerfa, 144, Tema 3. Mermas y desperdi- ‘cios, 144, Tema 4, Manejo. adecuado de los sobrantes de pro- duccién, 145, Tema 5, Consumos de alimentos sin control por cel personal de las cocinas, 145. Terna 6, El almacenaje de las " mercancias en la cémara de conservacién o refrigeradores de las cocinas, 146. 11, Reportes diarios de costos de alimentos ‘Tema 1. Importancia de los reportes de costos, 149, Tema 2. Los diferentes reportes de costos diarios, 150, analitico Inovce De conrmeDo 129 141 147 155 187 13Al tratar el tema de alimentos y bebidas, se presenta un conjunto actividades que deberan ser desarrolladas por personas altamen- calificadas en cada una de las divisiones con las que cuenta esta ea, dado que en muchos hoteles es la principal fuente de ingresos upera la que corresponde a otro tipo de ventas, tales como habi- aciones, etc. De ahf la importancia de su manejo en forma eficiente profesional, ya que en caso contrario se mermaran, de manera erable, las utilidades del hotel o empresa, El Departamento de control de costos de alimentos y bebidas es parte vital de la organizaci6n, pues a través de un analisis de costos, 9$ altos ejecutivos podrén tomar decisiones para alcanzar el objeti- go deseado. Para llevar a efecto lo anterior, es necesario contar con an experto en la materia: el Contralor de costos de alimentos y bebi- das (CAB), quien llevaré a cabo, en forma de supervision y control, | desarrollo de la operacién de alimentos y bebidas. Con esto se iferentes compafifashoteleras, companias cue mentacién para industrias y hospitales, elaboraci6n de programas cdtedras en universidades, escuelas superiores y especializadas, ;puntes, libros y manuales de hoteles, analiz6 y escogié los temas, 15formatos y sistemas que determinan la metodologia del aprendiza- je, asf como lograr una mejor comprensién de este tema. Por tanto, no se pretende que este libro sea suficiente para implan- tar sistemas de control de costos de alimentos y bebidas en un hotel o empresa sino que, con base en é1, se generalice el sistema y sirva como obra de consulta en cuanto a sus formatos, temarios y reco- ‘mendaciones, asi como de base al estructurar o definir un sistema de control de costos de alimentos y bebidas, haciendo notar que es titil consultar el libro Cowrrot ne cosros DE ALIMENTOS ¥ BEBIDAS II, para asi tener un mejor respaldo, ya que éste contiene temas complementa- rios muy interesantes que seran de gran ayuda para los lectores. 16 emoovocssSduccién al estudio del control de costos y su importancia en hoteles y restaurantes Lanecesidad del CAB, dentro dela industria hotelera, sera de acuer- 3con la magnitud del hotel, en cuanto a los servicios con los que éste enta para satisfacer las necesidades y gustos de los huéspedes en el fea de alimentos y bebidas. Enalgunos hoteles, esta actividad a desarrolla el Gerentede alimen- y ae ie Jo cual debera tener los conocimientos necesarios, “Otros hoteles cuentan con una gran variedad de centros de consu- ‘de alimentos y bebidas como son: restaurantes, cafeterias, eventos, bares, centros nocturnos, discotecas, eteétera. __En los casos mencionados la presencia del CAB es indispensable, e 50 necesitara ayudantes para poder llevar a cabo un control efi- profesional de los movimientos para la operacién de alimentos~ CONOCIMIENTOS PREVIOS ‘* Conocer los diferentes departamentos que tiene un hotel chico, ~ mediano y grande, principalmente: alimentos y bebidas. I Areas de venta de alimentos y bebidas en los hoteles. Hoteles chicos Hoteles medianos Hoteles grandes Alimentos Cafeteria o mini Cafeteria Dos CafeteriasHoteles chicos | Hoteles medianos | Hoteles grandes | Alimentos i Restaurante | Ties restaurantes con diferentes especialidades Eventos especiales | Eventos especiales | Room service Room service (24 horas) Bebidas Posible bar (en algunos | Lobby bar casos se concesiona) | Bar ‘Tres bares | Discoteca Dos discotecas Centre nocturno | Dos centros nocturnos Sugerencias 1, Analizar'y concretizar por promedios, las capacidades de habita- ciones de cada una de las tres divisiones anteriores, con investi- gaciones en: SECTUR y la Asociacién Mexicana de Hoteles y Mo- teles, asi como las areas de venta con las que cuentan. 2. Hacer notar que mientras més grandes sean los hoteles, las areas de venta de alimentos y bebidas se incrementan para poder satis facer las necesidades de los huéspedes. 3. Insistir al alumno respecto de la importancia de la afluencia a las dreas de venta de clientes que no son huéspedes, es decir, de fuera, lo cual incrementaré en gran forma los ingresos del De- partamento de alimentos y bebidas. Tema 2 Lo importancia del Departamento de alimentos y bebidas como fuente de ingresos en comparacién con el Departamento de habitaciones. En un hotel de 500 habitaciones, sélo podran ingresar las rentas de estas habitaciones, no mais; por tanto, el ingreso esté limitado al niimero de las habitaciones con las que cuenta. 20 unanaos. srmcoucaen at esrunso Dn. cONTRDL DE COSTESélimismo hotel las areas de venta de alimentos podrta decir \\ @) ;no estén tan limitadas como en habitaciones, pues se puede r gente a los bares en caso de que los restaurantes estén llenos, yodrén agregar mesas y sillas; en caso necesario, cabe la posi- de implementar otras areas de venta como son los jardines, yssalones de banquetes pequetios, ademas de aumentar los de operaciones de las Areas, etcétera. Gréfica para mostrar los ingresos © ventas de un hotel y las divi- ‘que las generan, ures 7% Habitaciones 40% 41.1. Representacibn del total de ventas, es decir, 100%. El concepto otros incluye: * Cambio de moneda, * Tintorerfa y lavanderia. '* Otros ingresos, etcétera, Lo anterior nos muestra la posici6n del departamento de Alimen- os y bebidas en cuanto a generador de ingresos, y esto aumenta en oteles mas grandes, ya que contaran con mas areas de venta, es de- alimentos y bebidas. Teas ncaesosoverasoeunora — 21@ Consecuencias que se originan en alimentos y bebidas como prin- cipal generador de ingresos en el hotel, en comparacién con el érea de habitaciones, Personal que se emplea como ama de Ilaves, para tener lista la habitacin desocupada para su venta inmediata, I, Camarista, cpor qué? Los alumnos podran aclarar IL. Mantenimiento, gpor qué? _el porqué, de acuerdo con IIL. Supervisora de piso, ¢por qué? sus funciones en cada IV. Roperfa, epor qué? puesto. En cambio, para preparar un platillo fuerte para su venta en un Grea de venta (véase fig. 1.2). ¢Cudnto personal se necesitars? ‘Area reparation Area desersiis Hf ‘Are odminseativa { 3.Cajero. : i chef jecutio. f Lcomprador, 2 Chet deren P Palmacenista 4 Gocinere de mess ra. 5 4. Gocinero de mesa caliente, 5 Cocinero de parla. 6 Cocinero de salsas. 7. Gamnicero. 4 Fanadero, Figura 1.2. Personal que interviene en la preparacién de un platilloruerte. Sugerencias 1. Determinar las funciones generales de cada uno de los puestos anteriores con la participacién de los alurnnos y la coordinaci6n del profesor, tanto de ama de laves como de alimentos. 2. Concientizar al alumno en cuanto a la separaciGn del personal 22 unuoao 1 nermoouocion aL ESTUDIO Del CONTROL DE CosTOS‘4reas dentro de alimentos para, posteriormente, hacer el or- de un restaurante. profesor preguntaré qué pasarfa si esa habitacién que se arre- giG, no se vendiera. Los alumnos contestaran sus puntos de vista, jero pensando que tinicamente no le pasaria nada, pues est her éticamente cerrada, ademas de no percibirel ingreso correspon- te. profesor preguntar4 en comparacién, qué pasarfa si el plati- ‘mencionado no se vendiera, Los alumnos intervendran expo- 44) El personal responsable tendr que conservar los materiales que se utilicen en ese platillo para evitar su descomposicién, +) Se podrin reutilizar, ya sea en su estado original o en otra pre- paraci6n: por ejempio, si el platillo contiene papas al homo o papas al vapor, éstas ya no se podrén usar en esa forma para el dia siguiente; el chef en estos casos las convertiré, como suge- rencia, en una crema parmentié, sopa de papa y poro, etcétera. ¢) El profesor enfatizara que los productos no se deberdn tirar, ya que tienen un valor econémico; por tanto, deshacerse de ellos serfa tirar dinero y en control de costos esto no se permi- te, Cabe mencionar que si en un momento, algdn ingrediente muestra que no esta en buena condicién, se tendré que dese- char para evitar algdn problema con los clientes. 4) Eluso, cuidado y buen manejo de dichos productos requiere que el personal responsable sepa cémo darles un buen uso y manejo para evitar tener que desecharlos. Resumiendo todo lo visto anteriormente, se podrén determinar las jones siguientes: a) Controlar, vigilar y supervisar a todo el personal que esta in- volucrado en el manejo de las mercancfas para evitar malos uusos, sustracciones y desperdicios que se originan al desechar alguno de ellos. b) Determinar sistemas, procedimientos y controles para evi- tarlos. ) Lograr que la operacién de alimentos esté dentro de los pre- ‘supuestos. ras concumonss 23Hasta el momento, solamente nos hemos referido a los alimen- tos, pero falta lo correspondiente a bebidas, lo que aumenta la com- plejidad y problemstica de supervisar a la gran cantidad de personal involucrado en el manejo, uso y venta de estos dos rubros. Debido a dicha problematica, la hoteleria determina crear el pues to 0 area de Control de castos de alimentos y bebidas para llevar a cabo los objetivos de lograr una operacion sana y redituable del De- partamento de alimentos y bebidas, generador de los mayores ingre- sos del hotel. Cabe aclarar que en términos casi generales, hasta el momento lo escrito se dirige a hoteles, pero se recordar que estos cuentan con. reas de venta de diferentes tipos y especialidades, de las cuales se podran escoger los que se requiera para el estudio de la industria res- taurantera. Ademis, es mejor exponer en términos macro y asi cada lector o estudiante retomard lo que le interese para su especialidad en forma micro. Tema 6 Evaluaciones del profesor. Es importante recordar la participacién del alumno durante la sesi6n, para verificar el grado de retencién y entendimiento del tema, con el fin de que el profesor se evahie a sf mismo y, en un momento dado, modifique su exposicién y la respalde més ampliamente, ‘La motivacién del alumno es importante para su participacién en clase. Una motivaci6n es que el profesor mencione un puntaje que se daré a cada alumno el cual ayudar en sus calificaciones. En el caso de alumnos no muy dados a participar, se debe alen- tarlos y motivarlos, haciéndoles preguntas directas y simples para facilitar su participacin. 24 eyean merncovocen at estunto om, CONTROL DE COsTOS:Ubicacién del puest# de contraloria de costos de alimentos y bebidas dentro el organigrama de un hotel‘+ Manejo de organigramas de diferentes hoteles. * Importancia de un organigrama en una empresa. * Partes que lo componen. ‘* Definir el sistema staff * Leer este libro. DESARROLLO DE LA UNIDAD Presentacién del organigrama de un hotel tipo para ubicar al Con- or general y al Contralor de alimentos y bebidas. 271, Para situar al Contralor general, al Contralor de alimentos y bebidas yal Jefe de compras y almacén de un hotel tipo (véase fig. 2.1). 2. Determinar en forma somera las funciones del Gerente ge- neral y del Subgerente, junto con los alumnos para que sirva, como recordatorio. 3. Analizar el puesto de Contralor general y su importancia den- tro de otro tipo de empresas y dentro de los hoteles, acentuan- dosuespecialidad yresponsabilidaden:administraci6n,conta- \( bilidad, economia y finanzas. Cabe sefialar que en la mayoria de las empresas este puesto lo ocupa un, ico 0 rs anu eda ser ce a eG opcién. Dentro de sus funciones, ademas de las antes sefiala- | Rea § = Figura 2.1. Organigrama para ubicar al Contralor general, al Contralor de alimentos \ybebidas y al Jefe de compas y almacén, 28das, esté elaborar los presupuestos de operacién de la empre- sa con la autorizaci6n del Gerente general; posteriormente, vigilar que nadie se salga de dichos presupuestos en todos los departamentos del hotel, asi como la responsabilidad de sal- vaguardar los activos de la empresa en términos generales. }. Crear el puesto de Contraloria de costos de alimentos y be- bidas. Debido a la necesidad y a la especializacién que se re- quiere, el Contralor general delega esta responsabilidad a un especialista: el Contralor de alimentos y bebidas. En las figu- ras 2.1 y 2.2 se presentan organigramas de ubicacién dentro dela empresa. Figura 2.2. Detale del Departamento de alimentos y bebidas del organigramea general 2910. . Analizar las funciones del Contralor de alimentos y bebidas (CAB), haciendo referencia de sus responsabilidades de salva- guardar los activos de la empresa respecto de los alimentos y bebidas Gnicamente. Hard un reporte a su jefe inmediato ‘superior, al Contralor general y a la vez informaré de sus mo- vimientos y controles al Gerente de alimentos y bebidas para tomar decisiones. . Hacer mencién de su posicién de staff ante el Gerente de alimentos y bebidas y las éreas de venta del departamenio, lo que significa ser un especialista que asesora, pero no tie- ne mando directo. Ejemplo: Al revisar las porciones de file- te de res en la carnicerfa de un drea de venta, se da cuenta de un error de mas y lo que hace el CAB es reportar a su jefe inmediato superior e informar al Gerente de alimentos y bebidas, para que éste tome decisiones y acciones con el fin de evitar el error en futuras ocasiones. . En el caso de los gerentes departamentales, con excepcién del Gerente de alimentos y bebidas, no hay necesidad de ve- rificar sus funciones ya que, en primer lugar, no correspon- deré a la materia y, en segundo lugar, el alumno los deberé conocer. . Verificar el puesto de Asistente del gerente de alimentos y bebidas. ). Analizar las funciones del Chef ejecutivo y del Jefe de bares, haciendo mencién que estén a cargo del area de elaboracién de alimentos y bebidas, respectivamente, pero aclarando que existe en cada érea de venta un gerente responsable (fig, 2.3). El organigrama de un restaurante corresponde a uno que est dentro del hotel. En el caso de uno que sea indepen- diente, es decis, fuera del hotel, los cambios se harn en el rea administrativa (véanse figs. 2.4 y 2.5). 30 reap 2 umcacion ne ruesto ne coxTHALORIA,‘TEMA 1 mresmiTAciON De oncAMCAAMA DE UNHOTE, — 31 gura 2.3. Organigrama de un restaurante del Departamento de alimentos y e ‘i bidas de un note1 Pastolere) <2 Parrllers « Sracteenend! Snactienand Figura 2.4, Organigrama tipo de un restaurante independiente, Figura 2.5. Organigrama del Departamento de contraloria de costos de alimentos y bebidas 32uss del sistema administrativo llamado ciclo de control(CONOCIMIENTOS. PREVIOS * Saber los puntos basicos del proceso administrativo, * Conocer el significado de la planeacion y sus diferentes tipos. * Saber acerca de la operacién de alimentos y bebidas. a) ‘CAB para realizar sus controles. b) Las divisiones del ciclo de control son las siguientes: 35* Planear. Es decir, determinar los sistemas, procedimientos y tiempos por utilizar, para lograr el objetivo del control de costos. * Comparar. Durante un tiempo determinado se comparan los resultados reales con los planeados. *+ Corregir. Con base en lo anterior, se modificara o enrique- ceré lo planeado; y comenzar asf otra ver el ciclo. c) El profesor ampliard los pasos anteriores con ejemplos, pre- guntas y conchusiones (fig. 3.1) Figura 3.1. Cicio de control Tema 2D Aplicacién det ciclo de control. Para el Contralor de alimentos y bebidas, el ciclo de control seré de gran ayuda para el logro de los objetivos al llevar a cabo la super- vision de: Requisiciones, Recibo de mereancias, Almacenaje. Salidas de almacén Elaboracion de alimentos y bebidas. Ventas. Reportes de costos. SNORE 36 eran uso pet sve aounnsTRaTTVODiagrama de flujo de! ciclo de control, del diagrama. Su creacién es determinante para que el ‘tenga las bases en cuanto al conocimiento de los pasos por ‘para llevar a cabo la contralorfa de costos, indicandole dénde y dénde termina, lo cual evita confusiones y logra unificar diarias, semanales o mensuales. programa de estudios de esta asignatura se basar precisa- se en este diagrama, por lo que el profesor dar4 énfasis en su en- haciendo participar a los alumnos para lograr su aprendi- Figura 3.2. Diagrama de ftjo para el controt de costos. 37Objetivos del Séntralor de alimentos y bebidas y sus funciones diarias, semanales y mensualesSaber acerca del ciclo de control. * Dominar el diagrama de flujo del ciclo de control. Leer y estudiar la bibliografia especifica. I. introducci6n a as funciones, 1. Objetivos del Contralor de costos de alimentos y aa) 4) Llevara efecto el control de costos del Departamento de alimen- tos y bebidas, por medio de técnicas y procedimientos planea- dos para estar dentro de los presupuestos de la empresa. 418 b) Por medio de sistemas y procedimientos determinados en las reas de alimentos y bebidas, el Contralor de costos supervi- sard y reportard todos los movimientos de las mercancias den- tro de la empresa, con el fin de que estén dentro del presu- puesto. 2. Funciones del Contralor de costos de alimentos y bebidas. ‘Cabe aclarar que las funciones que se verén a continuacién son generales y basicas en hoteles, las cuales se podran adaptar para restaurantes o cualquier otro tipo de empresa dedicada a la opera- cién de alimentos o bebidas. Ademas, se podran aumentar o dismi- nuir de acuerdo con las necesidades particulares de cada negocio. Se sefialardn los enunciados tinicamente con el fin de que el profesor los analice de acuerdo con la bibliografia especializada. Las funciones se determinarén por dreas de control, es decir, sepa- rando las de alimentos y las de bebidas. Tema 2 Funciones generales de! Contralor de alimentos y bebidas. Respecto de las funciones basicas para la operacién del Depar- tamento de alimentos y bebidas, la responsabilidad del Contralor es supervisar y controlar cada una de ellas, para un mejor rendi- miento, menor gasto y mayor beneficio econémico. A continuacién se hace un andlisis de los pasos que debe seguir el CAB en sus funciones generales, tomando como base el diagra- ma del ciclo de control (véase fig. 3.1, pag. 36). 1. Requisiciones del almacén. a) Supervisa las necesidades de los almacenes de alimentos y bebidas, de acuerdo con los minimos, maximos y existencias establecidas. 5) Verifica que los formatos de requisicién estén autorizados con las mercancias debidamente determinadas con base en las especificaciones esténdar. 2. Compras. @) Ser responsable de que se leven a efecto las politicas refe- rentes a esta Area, as{ como su objetivo. 42 memos omemosnn comatonInterviene en la realizacién de los estandares de compras. Revisa que las érdenes llenen todos los requisitos y estén de- bidamente autorizadas para su entrega a los proveedores. Recepcién de las mercancfas. Revisa que las basculas funcionen con exactitud. ) Verifica que las mercancias recibidas estén pesadas, conta- das y revisadas adecuadamente. ») Verifica que la mercanefa recibida esté de acuerdo con las 6r- denes de compra en cuanto a cantidad, calidad y precio, as- pectos que deberin coincidir con las facturas o remisiones del proveedor. Revisa que las facturas o remisiones estén firmadas y sella- das por el recepcionista al término de su revisién y acepta- cién. ¢) Conbase en las facturas revisaré que los informes de mercan- cfas recibidas contengan los precios unitarios debidamente calculados, asf como el detalle de cada factura o remision y ‘su totalizacion. 4. Almacenamiento de las mercancfas. 4) Supervisa la adecuada distribucién de los alimentos y bebi- das en sus respectivos lugares de almacenamiento. ) Para evitar pérdidas por descomposici6n de mercancias, ve- rifica que estén en las temperaturas adecuadas y que se usen Jas técnicas de conservacién y manejo de las mismas. ) Verifica las técnicas para el congelamiento de las carnes. 4) Revisa que se leven a efecto los controles de las carnes por medio de sus etiquetas de inventarios perpetuos. 5. Despacho de mercancfas. 4) Verifica que los productos del almacén salgan Gnicamente por medio de documentos debidamente autorizados y esta- blecidos, ) Revisa que los despachos de mereancias se hagan dentro de los horarios prefijados. c) Efectia revisiones para que la rotacién de mercancias sea ade- cuada y se eviten pérdidas. vows rucomscmemusoe common 436. Produccién y elaboracién de alimentos y bebidas. a) Supervisa las porciones, guarniciones y presentacién de los platillos, con base en recetas esténdar. b) Revisa las cmaras de conservacién para verificar silos ali- mentos se manejan adecuadamente. ¢) Supervisa la elaboracién de platillos con base en los forma- tos de 6rdenes de produccién. d) Revisa que el carnicero prepare los cortes y porciones previa- mente determinados. ) Supervisa que los alimentos de los empleados se elaboren segtin lo establecido. f) Verifica en los bares el manejo de las porciones, presenta- cién y elaboracién de las bebidas con base en las recetas estandar. ) Efecttia pruebas de calidad en las botellas de costo alto. 7. Ventas de alimentos y bebidas. 4) Se cerciora de que toda salida de alimentos o bebidas esté am- parada por comandas o cheques-comandas debidamente regis- trados. b) Efecttia 0 supervisa la rotacién de platillos de la carta o mend. ¢) Verifica que las cortesias, consumos de ejecutivos, intercam- bios y descuentos estén dentro de las normas establecidas. Tema 3 Funciones diarias de! Controlor de alimentos y bebidas. Control de alimentos 1. Coteja facturas de alimentos. Verifica las facturas contra las, 6rdenes de compra, para que ambas coincidan en productos, cantidades y precios unitarios, asf como los totales, 2. Compara los alimentos recibidos con el reporte de mer- cancias recibidas. La mercancia recibida deberd estar debi- damente anotada en el informe con las facturas correspon- dientes anexadas a él. 3. Revisa los costos unitarios de las facturas. Se supervisan los costos totales de cada producto més impuestos, fletes, ete., ysse dividen entre el niimero de unidades de cada producto. 44 cua ommnvos pet conmmation|. Totaliza los alimentos recibidos, cuadrando el formato. ‘Los costos unitarios se multiplican por el ntmero de unida- des, obteniéndose el costo total por producto, éstos se su- man para totalizar todos los alimentos recibidos, los cuales debersin coincidir con el total de las facturas o remisiones. 5. Afecta en el kardex o al sistema los alimentos recibidos. De acuerdo con lo recibido, afectaré las tarjetas de kardex, haciéndolo tanto en unidades como en valores y verifican- do el precio unitario. 6. Coteja los precios de la carne recibida con las etiquetas de carne. Las cares tienen un documento adicional que es la etiqueta de carnes. En ésta se verificara el precio unitario del tipo de carne a la que pertenece con la factura o remi- sin correspondiente que estaré anexada al informe de mer- cancfa recibida y a su factura. 7. Valora las salidas de almacén. Esto se hace deacuerdo con el precio unitario que existe en las tarjetas de kardex con el sistema, 8. Costea las transferencias entre cocinas. Si por determi- nada raz6n y en forma eventual, alguna cocina necesita al- ‘iin producio para la elaboracion y el almacén se encontra- ra cerrado por estar fuera de horario, se debera expedir un formato llamado Transferencias entre cocinas previamente autorizado por el Chef ejecutivo. Este formato lo recibir el CAB para costearlo con base en los precios unitarios del kardex, 9, Determina el costo de los alimentos enviados a cocinas. De acuerdo con los productos utilizados en la cocina para la elaboracién de la comida de los empleados, el chef rinde un informe el cual lo manda al CAB, quién costearé o valo- rard con base en los precios unitarios que se encuentren en. el kardex. 10, Control de las etiquetas de carnes. Si sereciben carnes, ve- rifica que las etiquetas tengan los datos correctos de acuer- do con las facturas al informe diario de mercancfas recibi das, y en caso de salidas de carnes, efecttia el movimiento en las etiquetas, ya sea total o parcialmente. 11, Elaboracién de reporte diario de los costos de alimen- - — >) tos. Efecttia la concentracién de todos los movimientos dela Cy operaciénde alimentos enn reporte para definirelcostoneto delovendido, para compararlo con lo planeado y determinar si se logré el objetivo y, en caso contrario, tomar decisiones. ‘wa 3 Funcones pamiasomcommmaicn 45,