CAPITULO 4 PROGRAMACION DE LAS INTERVENCIONES 11311414, PROGRAMACION La programacién es el proceso mediante el cuel se organiza la ejecucién de un conjunto de actividades fen un periodo preestablecido, balanceando la carga de trabajo con los recursos disponibles. Los objetivos a lograr son: — Garantizar que las intervenciones sean distribuidas de manera objetiva para su realizacién, con un empleo eficaz y eficiente de los recursos. — Nivelar la carga de trabajo con los recursos disponibles. Con el cumplimiento de estos objetivos se espera: — Carga de trabejo pendiente controlada en los niveles requeridos — Maximo aprovechamiento de los recursos — Priorizacién de trabajos conocida y acordada con los usuarios. — Especialidades de ejecucién coordinadas y centradas en el negocio. En la siguiente imagen se muestra el ciclo de la programacién; como se puede observar, las érdenes de {trabajo tienen diferentes fuentes y con todas debe elaborarse el programa de trabajo, debe verficarse la isponibllidad y conseguirse todos los recursos que fueron asociados en la planeacion.. 115‘RUASYOTS DELPLAN Figura 1. Cio dela programacon 14.1 Acciones para la parametrizacién de la programacién Las acciones de parametrizacién que garantizan un adecuado proceso de programacién son: — Definir y documentar un método para programar las intervenciones de mantenimiento — Definir el peril del programador — Asegurar que se cuente con los recursos humanos para la programacién — Capacitar en programacin a los responsables de programar las intervenciones. — Capacitar en programacin a los responsables de programar las intervenciones — Capacitar a los responsables en hacer la programacién en el sistema de informacién para mantenimiento. — Establever y realizar reuniones peri6dicas con los usuarios 142 Acciones para la ejecucién de la programacién. Posterior a la definicién de las acctones de parametrizacién, se procede con la ejecucion: — Conocer el programa de produccién y operacién en tiempo real (equipos y actives disponibles) 16—S ©. Verificar las restricciones para la ejecucién de los trabajos. — Recopilar a informacién de todos los trabajos pendientes: conocer de manera centralizada y en tiempo real las necesidades de la intervencion: © Solcitudes pendientes © Trabajos planeados © Trabajos programados ‘© Actividades del plan de mantenimiento ©. Fallas reportadas. — Analizar los datos de los equipos y sus eventos: variables de control y de desgaste — Generar! primer programa tentativo © Clasificar las érdenes de trabajo por diferentes oriterios © Priorizar las érdenes de trabajo © Seleccionar las érdenes de trabajo a ejecutar — Definirlos recursos disponibles y cruzar con los requerimientos: ‘© Mano de obra disponible vs el requerimiento de las érdenes de trabajo seleccionadas: balance de cargas © Repuestos © Herramientas mayores © Contratistas — Confirmar las érdenes @ ejecutar en el periodo definido: generar segundo programa. — Asegurar los recursos para la ejecucién de las érdenes de trabajo, © Realizar los pedidos de materiales y repuestos adicionales, y hacer seguimiento. © Reservar y retirar los repuestos del almacén ©. Ubicar los repuestos en los sitios de las intervenciones y preparar los materiales y equipos — Coordinar y asistir a la reunién periédica de programacién y lograr consenso sobre los trabajos arealizar © Coordinar los trabajos con operacién/produccién © Elaborar el programa de trabajo definitivo — Conseguir los permisos de seguridad y de liberacién de equipos. — Entregar el programa de trabajo con las instrucciones claras y precises, con fechas y responsables — Asistira los cambios de tumos Las actividades relacionadas con la ejecucién del proceso de programacién pueden resumirse y agruparse como se muestra en la siguiente tabla: 117Recopilar la informacion de los trabajos pendlentes = is econ Clasificr, prorizary seleccionar las érdenes de trabajo Definir primer programa tentativo Definir la mano de obra disponible y cruzar con requerimientos Definir los repuestos disponibles y cruzar con requerimientos Definir las herramientas mayores disponibles y cruzar con requerimientos Definir los servicios contratados disponibles y cruzar con requerimientos Confirmar las érdenes de trabajo: generar segundo programa tentativo Elaborar y hacer seguimiento a pedidos Realizar reunion de programacion: generar programa definitivo Conseguir los permisos de seguridad Conseguir las autorizaciones de liberacion de equipos Refirr los repuestos en coordinacion con ejecucion Entregar las ord Asisir al cambio de tuo 143 Conceptos de programacién ‘Algunos conceptos y ctiterios importantes para el proceso de programacién, se _mencionan a continuacién: — Programar es un medio, no un fin — Todo programa tarde que temprano se afecta y el trabajo adicional debe ser identificado, — Se debe dirgir a lo més probable, no a lo que se quiere (nunca se podrn programa todas las. rdenes de trabajo pendientes) — Un programa de trabajo le permite al supervisor enfocarse en la semana actual sin preocuparse de los trabajos pendientes. — El programa semanal impulsa la productvidad mediante el establecimiento de metas. — El periodo de una semana es sufcientemente largo para agrupar suficiente trabajo y suavizar las estimaciones de los trabajos individuales. — El programa diario puede ser desarroliado por los supervisores usando como guia el progreso actual de los trabajos, el programa semanal y nuevos trabajos de alta priridad — El éxito de la programacién es la medida de la adherencia al programa semanal y su efectividad. 11814.3.1 Pasos para definir un programa de trabajo Existen varias fuentes para la generacién de érdenes de trabajo que debe tener en cuenta el programador para elaborar el programa de trabgjo, inicialmente se realiza una primera versién que debe validarse con los recursos disponibles y con produccién, para asi obtener un programa defintivo, que luego pasard a ser ejecutado, este proceso se ilustra en la siguiente figura: algal ales (sasccen PROGRAMA TENTATIVOT ‘VERIFICACION DE RECURSOS =a Figura 2. Componentes de un programa Los requerimientos de trabajos pueden proceder de diferentes areas, de mantenimiento, ingenieria, produccién y seguridad. Este programa debe acordarse teniendo en cuenta las prioridades de cada una de las éreas mencionadas. Con un programa ya acordado puede entonces definrse el programa diario de trabajo que también debe estar en conjunto con produccién y mantenimiento, 119TRABAOSPANEADOS "raaasos REGUERDOS POR INGDRERA YPROYECTOS TRABAIOS REDUERIDOS POR PRODICORN, THASRIOSREGLERDOS FOR Figura 3. Programa de trabajo Teniendo en cuenta esto, un programa de trabajo diario o semanal est compuesto por trabajos con diferentes origenes, los cuales se muestran a continuacion: Trabajos a progranar Origen A Originadas en las intervenciones del preventivo y Sienee!comectives propranaces tareas basadas en condicion Intervenciones atrasadas del plan de mantenimiento Plan de mantenimiento Tntervenciones del plan de mentenimiento Plan de mantenimiento Trabajos atrasados Programas anteriores Trabajos definidos en la reunion de planeacion y a : : Consenso en reunin | programacién con produccién “Trabajos menores Clientes y reportes | Trabajos provisionales Decisiones de mantenimiento Emergencias Giientes y reportes Cuando se tiene un paquete de drdenes de trabajo programado, debe contener: — Ordenes de trabajo con tareas — Los procedimientos — Lalista de veriicacién preparatorias — Laslistas de partes y de materiales, 120— Dibujos, esquemas y fotografias — Las listas de veriicacién de puesta en marcha — Los permisos de trabajo En la siguiente imagen, se muestra un ejemplo de un formato de programa de trabajo semaneal SE Ts ee 192 ‘HORAS PROGRAMADAS 5% ‘Semana X Cédigo [Deseripcion]Nmero]Descripcn|e aga] _ HHL leactivol del activo | OT | dela oT |*"P*#°| estmadas| Lunes [Mares] Mircoles | Jueves | Vers Babade|bomingo| Inerptr de] Prsbas al [dan raorn |emee | sos | f im |e . Banda Canbi-de | Reber a 3080 lranspotadoe|_"" lrodamentos | Gimez | _* ®. Trapectn Bonba de lero * a zo | goreraly 5 ae ea, |_ liver Figura 4, Programa semanal EMPRESA ACME DOR TOOTS a {HORAS PROGRANADAS im a 5 “> pecrgct| war] omen | empndn | OO] I] OT HH EY OTH] OW [OTT] | OT oie [an | ee | | onl om om | | om mee. | cote | aan [Comee| tos fedanoncey| oes ein| | o | | o olele | oe t Tt Te ia ea tm | stamens eles se sent | TT iasear-| | Unt |i ed ede os ae Figura 6. Programa diario ‘Aunque se debe entregar un programa basado en la priorizacién de las actividades y en coordinacion con las areas de produccion, estos programas estén sujetos a cambios por diversas situaciones que pueden presentarse tales como emergencias y ademas porque no se cumple con el tiempo que se tathabia estimado para la ejecucién ya sea inferior o superior. A continuacién se muestran 3 figuras, la primera es el programa inicial, las dos siguientes el programa afectado por diversas situaciones. Figura 6. Programa nical esperado para el lunes, con ls duracions y seouencias| Figura 7, Programa con cabos durante ei, algunos trminan antes y vos tadan ms 12Figura 8, Programa con cambios dabido al mantenmietoreacivo 14.1 Principios y lineamientos de programacion ‘Algunos principios que quian la efecucién del proceso de programacién son — Para una programacién adecuada se requieren Ordenes de trabajo planeadas que proporcionen: nimero de personas requeridas, nivel de habilidades de los téonioos, horas por especialidad y duracién del trabajo. — Cada técnico de mantenimiento disponible debe ser programado para un dia completo de ‘trabajo productivo cada dia y todos los dias. — 1X% de las horas hombre disponibles deben estar programadas — Debe entregarse un programa de trabajo quincenal o semanal y un programa diario de trabajo — Los programas diarios y semanales 0 quincenales deben estar validados por operacién. — El programa diario de trabajo debe quedar elaborado, validado y acompatiado de las érdenes impresas y los repuestos, X dias antes de su ejecucién. — Elprograma de trabajo quincenal o semanal debe queder elaborado, validado y entregado a los involucrados e! dia X — Se debe contar con un area de resguardo para los repuestos y materiales de los trabajos programados. 123— Una reunién semanal entre operacién, mantenimiento y los involucrados se debe realizar de manera sistematica. — Deben existir X semanas en horas hombre de backlog. — Las fechas reprogramadas de! plan de mantenimiento admiten una variacion maxima de X dias, Gel X% de la frecuencia, Los trabajos no podrén ser programados hasta que todos los recursos estén disponibles en cantidad y tiempo necesario, ‘Agenda del programador Conociendo las actividades a continuacién se muestra un ejemplo de la agenda de un dia tipico de un programador, organizando en el dia las funciones. a reunién diaria de inicio de tumo. 30 [Asistencia a reunién diariade programacion 100 [Revision de érdenes de trabajo pendientes de programar, estado de ejecucién de las érdenes,| 30 ly seguimiento a pedidos 10 alzacion de pedidos adicionales, reserva de equipos y materiales " >rogramacién de las érdenes de trabajo: | Priorizar y asignar las rdenes | Definirlos recursos disponibles | Conseguir permisos y autorizaciones 00 0 00 30 (12-1) 00 |Programacion de las ordenes de trabajo: 30 | Priorizar y asignar las Ordenes 00 } Definir ios recursos disponibles 30 f Conseguir permisos y autorizaciones Impresin de érdenes de trabajo y entrega a supervisores 00 Retiro de repuestos del almacén y ubicacion en los sitios de las intervenciones programadas 30_para el dia. 00 [Actualizaci6n del sistema de informacion con las ordenes 30 [Asistencia al cambio de tumo 12414.1.1 Determinacién de prioridades La prioridad de las ordenes de trabajo determinan cuando debe ser planeado, programado y ejecutado el trabajo. Los objetivos de esta priorizacién son: — Separar los trabejos por categorias — Feziitar la planeacién, programacién y ejecucién de las OT's. ‘Algunas consideraciones que deben tenerse en cuenta cuando se asignan las prioridades a los trabajos {que se van a programar son: — Los trabajos con mas alta prioridad son los primeros en ser planeados, programados y ejecutados. — La prioridad es asignada inicialmente por el solicitante y esta basada en su concepto de la ciitcidad del equipo y el tipo de trabajo a ser realizado. — La prioridad es confirmada o modifcada en la identficacién al aprobar el trabajo. — La prioridad es nuevamente analizada al determinar el programa de trabajo. La empresa puede definir su propia priorizacion con una matriz 0 un método cualitativo, teniendo en cuenta criterios tales como: — Ciiticidad det activo = Importancia del trabajo — Existencia de recursos adecuados — Disponibilidad del activo — Condicién del activo — Esfuerzo del trabajo = Orden pablico — Usuarios afectados Para programar y escoger las érdenes de trabajo, la priorizacién debe considerar los tres aspectos mminimos que se muestran en la siguiente figura: Figura 9. Aspectos para a priorizacion 105142 Ejemplos de matrices de priorizacién A continuacién se mostrarén ejemplos de matrices de priorizacién con diferentes criterios. Lo primero es clasificar cada criterio y luego a través de una matriz cruzartos. 14,24. Criticidad del activo vs. Importancia del trabajo El criterio de prioridad, que es un cfterio de clasificacién para ayudar a los programadores a hacer mas equitativo y légico el trabajo de mantenimiento, combinan en este caso critcidad del active & importancia, y asi se determina cudl trabajo de mantenimiento debe ser programado primero. © Criticidad del activo Clasifica cada equipo en relacién con el impacto en el proceso, bajo diferentes escenarios. Criticidad Descripeion 5 Paro de toda la planta o instalacion 4 Paro de mas de una linea (equipos clave de produccién) 3 Paro de equipos de produccién individuales 2 PParo de equipos de produccién con reserva 1 PParos en equipos de apoyo (Enfriador de agua, cafeteras, proyector, oficinas © Importancia del trabajo: Hace referencia al impacto que causa la ejecucién del trabajo sobre la seguridad y la produccién, y a las consecuencias que pueden presentarse si no se ejecuta el trabajo. Importancia Descripcion 5 PPeligra la vida y la seguridad de las personas 4 IRiesgo de paro total de lineas 0 procesos | 3 lAfectacién a equipos de producci6n 2 linspecciones de rutina 1 [Labores de limpieza o embellecimiento 128Criticidad del activo ec del trabajo eck) trabajo Figura 10, Pririzacin: Crtcidad vs Importancia Gruzando estos dos criterios se obtiene una matriz de la siguiente forma Importancia Crkicidad del active | del trabajo Prioridad Titulo Emergencia Imprevisto ‘Normal Rutina 1422 Condicién del activo vs. Esfuerzo del trabajo © Condicién del active Se refiere a la inmediatez y momento en que se requiere la intervencién debido al estado en el que se encuentra el activo, Condicién’ Descripcion 5 La intervencion tiene que ejecutarse de manera inmediata |Laintervencién puede planearse durante el tumo [La intervencién puede planearse durante el dia [La intervencién puede planearse durante la semana [La intervencién puede planearse durante el mes 17Esfuerzo del trabajo Esté determinado por el tipo de recursos y el tiempo requeridos para ejecutar la intervencién, también si se causa paro del proceso. Descripcion Esfuerzo io hay requerimientos de herramientas mayores y se cuenta con el personal necesario 5 bara la intervencion. El tempo maximo de ejecucién es de hasta 1 hora, no causa aro del proceso INo hay requerimientos de herramientas mayores y se cuenta con el personal 4 hhecesario para la intervencién. El tiempo maximo de ejecucién es de hasta 8 horas, Ino causa paro del proceso. 3 Requerimientos de herramientas mayores y se cuenta con el personal necesario para la intervencién. El tieripo maximo de ejecucion es hasta 48 horas 2 Requerimientos de subcontratacién de personaly utiizacion de herramientas Imayores. El tempo maximo de ejecucion es hasta una semana. IRequerimiento de paro completo de la produccién en una linea, el tiempo maximo de kjecucion es hasta un mes Condicién del Figura 11. Pririzaciin: Condicién vs Esfuerzo Combinando estos dos criterios se determina cual trabajo de mantenimiento debe ser programado primero, gréficamente se representa en la siguiente matrz. Esfuerzo del del activo Tio Mr pad | Pete dis Pore 0 is 128Esta priorizacién también puede visualizarse de la siguiente forma: oy ery c e ert iy Inperee Figura 12 Ciasifcacion por crterios Esta clasificacion puede agruparse de la siguiente manera: Figura 13. Clasifcacion agrupada por aiterios| 129Todo este proceso de priorizar permite entonces al final seleccionar las ordenes de trabajo a ejecutar. = §_ 143 Backlog ae Entrada Backlog Capacidad / | Il — saita Figura 15. Backiog El backlog 0 carga de trabajo es la cantidad de trabajo de mantenimiento pendiente por realizar. Se mide en namero de horas hombre requeridas para efectuar el trabajo de mantenimiento pendiente con los recursos existentes. Se calcula de la siguiente forma: a 130Horas hombre pendientes por ejecutar Horas hombre disponibles x dia Carga de trabajo = De esta manera lo que se busca es poder identificar la cantidad de personal necesario. El programador debe preparar un informe semanal del estado de backiog, que debe contener como minimo los siguientes conceptos: — Magnitud — Edad — Tendencias Los pendientes pueden clasiicarse en varias categorias y de acuerdo a esta clasificacion y los criteios de priorizacién elaborar el programa de trabajo. Estas categorias pueden ser: — Programar — Ingenieria / diserio — Aprobacién de seguridad — Contratacién / compras — Disponiblidad de equipo — Presupuesto — Reconstrucci6n — No utlizacién del equipo — Aprobacién de administracion — Meno de obra — Herramienta mayor — Repuestos / materiales — Planeacion ‘Ahora la pregunta es éCual es un buen nivel de back log? El backlog debe mantenerse en un rango razonable: — Sies bajo los mantenedores tendran tiempo de ocio, — Sies alto sera imposible atender todas las necesidades 131Demandas especiales 0 complejas no podrén ser programadas si no se suministran los recursos adicionales para ajustar el backiog. Es necesario evaluar si el listado de pendientes de la organizaci6n incluye lo siguiente: — Ordenes terminadas pero nadie se ha molestado en cerrarias — Trabejos repetidos — Trabgjos antiguos — Trabgjos que nadie reconoce — Trabgjos pequerios no registrados — Trabgjos mal descritos — Trabejo con estado no actualizado — Existen trabajos pendientes que no estan en el reporte del backlog A continuacin, un ejemplo de carga de trabajo y priorizacion Empresa ACME — Horas disponibles mecénicos: 196 horas / semana — Horas disponibles electrcistas: 148 horas/ semana — Factor de programacin de la mano de obra: 0,85 Tiempo real a programar de mecénicos: 196 h/s * 0,85= 166,6h Tiempo real disponible de electrcistas: 148 his * 0,85 = 1258 h En la semana del 01/03/2013 al 05/03/2013, la empresa Grupo ACME, recibe tres ordenes de trabajo ‘como es mostrado a continuacion: Fecha Fecha programada | programada | Prioridad Especialidades Repuestos inicio deefinal Mecénico Correa Tipo B - Cant Plan de | Cantidad: 2 - Horas: 70 4UND ovoae01s | 050872015 | manteimiento Electricsta Exstencias en Cantidad: 1 -Horas: 20 | _ Aimacén: 53 UND ‘Sensor de cau = Gant: 1 UND ie Mecénico Existencias en 2: Reparacion | Cantidad: 1-Horas:65 | Almacén: 2UND Grprendeare | 08092015 | 08032015 | Imprevso mee ace Cantidad: 1 - Horas: 35 | neumétcas: 2m Existencias en ‘Amaosn: 2m 132ovosiots | 05032015 | Emergencia Inferuptornvel= Cant ‘41UND Evistencias en ‘Amacén: 0 UND Requisicon: Realzade 0032015 Fecha probable de entrega’ 5103/2015 Pian de Electrcista sanaans ‘onnwaats mantenimiento | Cantidad: 2 - Horas: 25 Frasoos para muestes| de aceite Cant: 10 UND Enistencias en ‘Almacén: 5 UND Requisicion: Reaizada 0210372015 Fecha probable de enirege: 0403/2015 Pande Mecénico ane OaNSaUIE: mantenimiento | Cantidad: 2- Horas: 40 Detergenteremovedor incrustaciin— Cant: 5 kg Evistencias en ‘Amacén: 30 kg Electicista cansizois | osreazots | Emergencia | cansdade 2 Horas: 38 ‘Cable calre “cero Cant 300m Enistencias en ‘Aimaoén: 500m, Con estas ordenes de trabajo, se tiene entonces que: La carga de trabajo por semana para mecanicos es de: 360/ 166,6= 216 % ~ Equivale a un backiog de 2,2 semanas La carga de trabajo por semana para electricista es de: 256 / 125,8 = 203 % - Equivale a un backiog de 2 semanas Para evaluar entonces el balance de cargas se deben tener en cuenta dos aspectos: Figura 18, Balenco de cargas 13815, REUNIONES Las reuriones son esenciales para validar los programas de mantenimiento y conocer el estado actual de los trabajos, ademés de las nuevas solicitudes. Deben realizarse con dos frecuencias: semanal y daria, 15.1 Reunién semanal Esta reunion sirve para’ — Acordar las prioridades del trabajo de mantenimiento — Equilbrar a programacién de mantenimiento con las obligaciones de la empresa — Identificar y aprovechar las oportunidades para completar los programas de mantenimiento — Identficar y coordinar las actividades de operacién (instalaciones y equipos) y las paradas — Coordinar la preparacién para el mantenimiento (limpiar, enfriar, vaciar y aislar) — Divulgar de manera adecuada los programas de mantenimiento — Ellistado de pendientes — Los reportes técnicos de resultados de inspecciones al equipo — Elinforme del personal disponible — El programa de produccisn y de paros de la semana siguiente — Eliniorme de cumplimiento del programa de la semana en curso — Elprograma de la semana siguiente Los parcipantes posibles para esta reunion son: — Programador de mantenimiento ~ — Planeador de mantenimiento — Ingenieros de mantenimiento — Supervisores de mantenimiento - — Personal de almacenes — Personal de proyectos — Supervisor de produccién — Personal de actividades de apoyo — Personal de medio ambiente y seguridad Teniendo en cuenta los objetivos, elementos y posibles asistentes de la reunién semanal se muestra en ejemplo de agenda de la reunién, la cual es neceseria para controlar el tiempo y que se cumpla a cabalidad con los objetivos. 134fo Smin | Programador jerficacion de lista de documentos: listado de pendientes| Informes de inspeccién de equipos, personal disponible, programa 2 |e operacioniproduccién de la siguiente semana, cunpimiento del 5!" | Programador an _— — : Programador, 3 Revsién dl cumpimiento del programa detrabelo anterior tomin | Preranado ‘Supervisor, Personal 4 /Presentacion de novedades, emergencias 10 min de operaciones, Proyectos, 5 Cn del programa de mantenimiento de la semana 40min Programador Presenfacin del programa de produccion/operacion de la semang| Personal de él 10 min o siguiente operaciones 7 [Slctudesy programarion de trabajos proviaos, teas ‘omn Supeniso, Personal lespeciales (entrenamiento , eveluaciones., investigaciones) de operaciones 152. Reunién diaria Esta reunién sirve para: — Organizar las actividades cotidianas de mantenimiento y apoyo. — Revisar el programa semanal que se utliza como la base de la programacién daria — Realizar ajustes al programa de trabajo diario (agregando y reprogramando trabajos previamente acordados). — Revisar el estado de los mantenimientos terminados y en progreso — Reprogramar actividades segin se requiera — Acordar y coordinar las actividades de mantenimiento y operacin para el dia siguiente — Definir mecanismos para manejar eventos de emergencia (averias), imprevistos y para la inclusin de trabajos ocasionales. — Divulgar al personal de operacién del programa de trabajo diario de mantenimiento 46. INDICADORES DE PROGRAMACION ‘Algunos indicadores para evaluar el proceso de programacién al interior de la organizacién e identiicar oportunidades de mejora son: ‘Némero de OT programadas ‘Numero de OT ejecutadas # de dias de anticipacion que los mantenedores saben que OT van a ejecutar 135> # dias desviados en la fecha requerida, iniciacién o terminacién programada Numero de OT programadas. ‘S.de horas-hombre pendientes por eiecutar de horas-hombre disponibles diarias promedio Costos totales reales de eiecuci6n Costos de los recursos programados (mano de obra, repuestos, herramientas y servicios) Namero de horas hombre proaramadas en el periodo Ndmero de horas hombre disponibles Némero de OT ejecutadas fechas programadas ‘Nimero de OT Programadas ‘Numero de OT en estado pendiente por recursos. ‘Nimero de OT pendientes. En la siguiente imagen se muestra el ciclo completo de una orden de trabajo y se identiican las —~ funciones de cada area 136137