BSBSSSSSSSSOHSHSVHSHSANNSHSSSSSSSSSHOHORBSSCA BCE Especificidades de pais Visao geral do capitulo Este capitulo s6 esté incluido no curso standard em determinados paises (América). Objetivos do capitulo No final deste capitulo, voeé dever’ estar apto a: + Explicar os documentos envolvidos no processamento de cheques + Criar um cheque manualmente + Exibir informagdes de cheques + Invalidar cheques + Utilizar motives da invalidade do cheque + Expliearo oxo de dados no processo lockbox. (uimuds mea 0A) + Explicar os componentes do processo + Verificar a configuragao do programa lockbox Conteudo do capitulo Ligdo: Administragéo de cheques cocerteceee 6.248, Exercicio 16: Administracao de cheques veces 255 Lig&o: Lockbox oeeeeeeeeee eeceeeee 269 Exercicio 17: Lockbox ......... . 279 pone Liver chaning alt poste ca Boucy p/ pomness j , omnes xe pgp Barnes (03-02-2008 (© 2009 SAP AG. Todos os direitos reservados. 247Capitulo 6: Especificidades de p: TFINSO_2 Ligao: Administragao de cheques 340 geral da ligao Esta ligdo s6 esta inclufda no curso standard em determinados paises (EUA) Objetivos da ligao No final desta liga, voeé deverd estar apto a: + Explicar os documentos envolvidos no processamento de cheques + Criar um cheque manualmente + Exibir informagdes de cheques + Invalidar cheques + Utilizar motivos da invalidade do cheque Cenario de negocios Solicitagdes dos auditores intemos + Deve ser indicado um motivo para cada cheque invalidado + Eles também solicitaram que todos os cheques fossem listados. Os contadores gostariam de poder exibir as informagdes de cheques para determinar quando os cheques foram descontados. Administragio de cheques + Processar cheques + Invalidar cheque Ey 248 © 2009 SAP AG. Todos os direitos reservados, 03-02-2008BSHSHSSHOKRHOHHHSHHHSHOSHSSHHSHTOHOHHSOCAGOCE ‘TFINEO_2 :_Administragio de cheques Existem 3 documentos envolvidos no processo de pagamento ... 5 © Faturas de fornecedor ‘= entradas diretamente em Contas a pagar ou geradas por meio do ciclo PO. ‘© Documentos de pagamento = registram o pagamento da fatura e compensam a fatura pendente © Cheques = Cheques pri-impressos ‘= Namero de cheques gerado pelo sistema da SAP Figura 96: Administragao de cheques Vocé s6 pode imprimir cheques no sistema da SAP se o sistema contiver uma obrigagao, como uma fatura. 0 processo de pagamento cria um documento de pagamento que registra 0 pagamento da obrigacdo e compensa a fatura pendente. 0 cheque ¢ o documento de pagamento sao criados em duas etapas separadas. Quando 0 cheque ¢ criado, o mimero de cheque, os dados bancérios ¢ 0 recebedor do cheque so impressos no documento de pagamento e na fatura pendente, Se existirem erros, 0s usuérios deverdio decidir se reimprimem ou invalidam 0 cheque, ou se invalidam e estomam 0 cheque ¢ o documento de pagamento. 03-02-2008 (© 2009 SAP AG. Todos 08 direitos reservados. 249 EXlo 6: Especificidades de pais ‘TFINSO_2 Ha varios métodos para criagao de documentos de pagamento @ informagées de cheque... © Documentos de pagamento @ Informagées de cheques = entrado manualmente = entrado manualmente = programa de pagamento ‘= criadas manualmente em ‘autornatico cconjunto com o documento de pagamento = programa de pagamento automatco; programa de impresséo de cheques Figura 97: Documentos de pagamento e cheques Existem trés formas de pagar uma fatura no sistema da SAP: + Com o programa de pagamento automatico: Este programa cria automaticamente varios documentos de pagamento e cheques. Este programa € utilizado para pagar varios fomecedores de uma s6 vez. + Com Langamento e impressio de formulirios: Esta funcao cria documentos de pagamento individuais e cheques. O usuario seleciona ‘manualmente as faturas a setem pagas. Utilize esta fungao para pagar um fomecedor especifico ou uma fatura especifica. Exemplo: Um fomecedor ira Ihe pedir um cheque. + Langamento: Cria documentos de pagamento individuais depois do usuério ter selecionado manualmente as faturas a serem pagas. Tal como no exemplo anterior, vocé pode utilizar esta fungao para pagar um fornecedor ou uma fatura especifica utilizando cheques-modelo preenchidos manualmente ou com uma maquina de escrever. Exemplo: A impressora de cheques nao funciona e 0 seu superior necessita de um cheque. Neste caso, vocé pode preencher o cheque na maquina de escrever. Posteriormente, volte ao sistema da SAP para criar o documento de pagamento e atribuir um nimero de cheque ao mesmo, uma vez que 0 cheque nao foi criado no sistema da SAP. EX” 250 {© 2009 SAP AG, Todos os direitos reservados. (03-02-2008 RARABAAARANAARRAEA NERA AD ARAARAAKARAARAALEAALSLSSSSSSOSEHSSOSHSSSSHOMNSSOHSHOSSOOSOHSSHSOCE ‘TFINSO_2 Ligéo:_Administragio de cheques © © Dados bancarios © Informagées de cheques = banco da empresa e chave = ndimero do cheque do banco = data de pagamento WDe numero de conta = moeda e montante pago = nome e cidade do banco a montante do desconto © Recebedor do cheque . data de resgate do cheque = local pais regio Figura 98: Informagées de cheques Estas informagdes so entradas no documento de pagamento e na fatura quando tum cheque ¢ eriado. Motivo Cenario empresarial ‘Apenas cheques! lnvalidar um cheque emitido Pagamento a vista efetuado Invalidar um cheque néo-usado Roubati, acidentalmente danificado Invalidar e reimprimir cheque Cheque danificade durante a impressio Invalidar informac&o de cheque pare Estoque de cheques eegotado | ‘execudo de pagamento Renumerar cheques. Impresso incorretamente no estoque de cheques Cheques ¢ documentos de pagamentos! Invalidar cheque & cancelar Fatura ou fornecedores pagos Pagamento incorretamente Figura 99: Invalidar cheques e estorno de pagamentos 03-02-2009 ‘© 2009 SAP AG, Todos 08 direitos reservados 251Capitulo 6: Especificidades de pais TEINSO_2 Os cheques podem ser invalidados antes da execugao de impressio se forem: + Danificados acidentalmente + Roubados + Destruidos (Os cheques podem ser invalidados apés a execugdo de impressio se forem: + Desnecessarios devido a um pagamento a vista + Rasgados durante a impressao + Utilizados para uma impressao de teste Em cada um dos casos, vocé deve decidir se o documento de pagamento necessita ser estomnado, O sistema permite a voc + Estornar 0 cheque + Estomar o cheque e, em seguida, estornar separadamente 0 documento de pagamento + Estornar simultaneamente 0 cheque eo documento de pagamento (P iotves pare wallace de cheques cchave —_Descrigte Tipe 01 Iempramostin—umpramostia | | | or Destruido ‘© Um motive da diferenga pode ser definido para cada tipo de invalidagao © Os cédigos gerados pelo sistema sao utilizados pelo programa de impresso Figura 100: Motivos para invalidagao de cheques Quando vocé invalidar um cheque, deverd especificar um motivo. O sistema da SAP fornece motivos standard. Porém, vocé também pode definir os seus proprios motivos. Para isso, vocé deve especificar se os motivos da invalidade sao utilizados pelo programa de impressao, Quando vocé invalida um cheque, o documento de pagamento, a fatura original © 0 registro de cheques sao atualizados. Quando vocé estomna um documento, € criado um novo documento de estorno. EY” 252 ‘© 2009 SAP AG, Todos os direitos reservados. (03-02-2009SSSSSSSSCOCHSSHSPONONSSSSHOOSSESOCEHOASOE TFINSO_2 Ligéo:_Administragao de cheques © Oprograma de registro de cheques pode gerar os seguintes relatorios Todos os cheques Cheques pendentes. ‘Cheques compensades ‘Cheques invalidados Figura 101: Registro de cheques © programa de registro de cheques RFCHKNO0 é um programa ABAP fonecido pelo sistema como padrio. Este programa é um relat6rio dinimico que fomece as seguintes informagdes: + Todos os cheques + Cheques pendentes + Cheques pagos + Cheques invalidados Vocé pode executar o relatério por: + Ciclo de pagamento + Data de emissio/eriagao/pagamento 03-02-2009 (© 2009 SAP AG. Todos os direitos reservados. 253 EyTFINSO_2 ‘© Programa de pagamento: ‘= conta de fornecedor Dr | ‘= conta de compensagdo de cheques Cr [Config pregrama pate] © Quando o cheque ¢ descontado: ‘= conta de compensaco de cheques Dr ‘# fundos iquidos Cr [Config banco da empress] | © O cheque & marcado como descontado no registro de cheques. © Um documento de compensagao ¢ criado © O documento de pagamento e a fatura original sdo atualizados com a data de ‘resgate" © Os dados do cheque compensado podem ser manualmente inseridos, ou automaticamente carregados por meio do programa RFEBCKOO Figura 102: Cheques descontados online programa de cheques descontados ¢ utilizado para registrar manualmente os cheques descontados pelo banco. Este processo pode ser executado automaticamente utilizando 0 programa RFEBCK00 com dados fornecidos pelo banco do usuario. Apés a recepgio da notificagao do desconto do cheque, o programa RFEBCK00 transfere o montante do cheque da conta de compensagao de cheques para a conta financeira Simultaneamente, a data de pagamento (data em que 0 cheque foi descontado) & entrada no documento de pagamento, na fatura original e no registro de cheques. A conta de compensagao de cheques ¢ configurada no programa de pagamento ¢ a conta financeira é configurada no banco da empresa. A conta de compensacao de cheques deve utilizar a administracdo de partidas em aberto. EY 254 (© 2009 SAP AG. Todos os direitos reservados, 03-02-2008 SB2LAOOAAANHRDHRAARAAQDRNADAAADAAAGAGAAALKRAAACASSPBROSSHSSSHCSSOSHSHHOHOSSCCHOCHOCEOSEHSGSSELECE ‘TFINSO_2 igo: Administragdo de cheques Exercicio 16: Administragao de cheques Objetivo dos exercicios No final deste exercicio, deverd estar apto a: + Criar um cheque manualmente + Verificar informagdes de cheques online com o registro de cheques + Invalidar cheques Cenario de negécios Os auditores internos estipularam que deve ser especificado um motivo da invalidade para todos os cheques. Os contadores gostariam de poder exibir as informagdes de cheques para determinar quando os cheques foram descontados. Tarefa 1: De tempos em tempos, os fomecedores passam pelo escritério ¢ gostam de recolher seus cheques. Lance uma fatura na sua conta de fornecedor, para que vocé possa pagi-la imediatamente por cheque. 1. Lance uma fatura na sua conta de fornecedor usando a conta de despesas para material de escritério, 476000, como langamento em contrapartida, 2. Crie um cheque manual para entregar ao seu fornecedor. Tarefa 2: Verifique 0 registro de cheques. L._Analise o registro de cheques para revisar todas as suas transagdes de cheques. Tarefa 3: (O cheque que vocé acabou de imprimir ficou preso na impressora e rasgou-se enquanto se tentava solté-lo. 1. Invalide o cheque original (ndo estorne o documento de pagamento) Tente novamente: Crie um novo cheque com um novo nimero do cheque. Verifique 0 registro de cheques para ver essas novas transagdes. Verifique as partidas individuais de fornecedor para exibir as informagdes do cheque online. Continua na préxima pagina (03-02-2008 ‘© 2009 SAP AG. Todos os direitos reservados, 255 irlo 6: Especificidades de pais ‘TINSO_2 Tarefa 4: ‘Um empregado, que esta na empresa ha muito tempo e cujo passatempo predileto a falsificagdo, ndo conseguiu ser promovido. Para se vingar, 0 empregado roubou todos os cheques do programa de cheques e tirou férias prolongadas. Invalide os cheques do ciclo de pagamento automatico. 1. Verifique o registro de cheques e anote o(s) nimero(s) de cheque do ciclo de pagamento. 2. Abra uma nova janela para invalidar os cheques e imprimir cheques novos para os seus fornecedores. 3. Volte ao registro de cheques para verificar a nova transagao de cheque. Tarefa 5: 1, Nomeie os trés documentos utili ados no processo de pagamento: Tarefa Que métodos vocé pode utilizar para criar cheques? 1. Nomeie duas formas de criar um cheque. Vocé pode nomear o programa de impressiio de cheques? Tarefa 7: Verdadeiro ou falso? 1. Vocé pode invalidar um cheque sem ter de estomar 0 documento de pagamento. Indique se esta afirmacdo ¢ veradeira ou falsa bp Verdadeiro DB Falso ‘Vocé pode invalidar um cheque e estomar o documento de pagamento simultaneamente. Indique se esta afirmagéo 6 veradeira ou falsa. 2 Verdadeiro a Falso 3. Voeé pode invalidar um cheque, estomar 0 documento de pagamento e a fatura de fornecedor simultaneamente. Indique se esta afirmagéo é veradeira ou falsa a Verdadeiro a Falso (© 2009 SAP AG. Todos os direitos reservados. 03-02-2009 BHREAARDRBARAADAKARAANANBABRAREAAAADANAAALAHAAAA9689006392098 00008989008600308980800908 ‘TEINSO_2 Solugao 16: Administragao de cheques Tarefa De tempos em tempos, os fornecedores passam pelo escritério e gostam de Ligdo: Administrago de cheques recolher seus cheques. Lance uma fatura na sua conta de fornecedor, para que vocé possa pagé-la imediatamente por cheque. 1. Lance uma fatura na sua conta de fornecedor usando a conta de despesas para material de escritério, 476000, como langamento em contrapartida a) Pague a um fornecedor com um cheque manual. Faca o langamento de uma fatura de fornecedor. Menu SAP Easy Access: Contabilidade — Contabilidade financeira + Fornecedores — Langamento — Fatura Quando solicitado, entre sua empresa AC## e selecione “Enter” ©" entrada de documento preencha toda a tela. Dica: Marque 0 botdo Desativar arvore para que a janela de ‘Nome do campo ou categoria de dados Valores Dados bisicos Fornecedor Fornecedori## Data da fatura Data do langamento Montante 5.000 Moeda EUR Caleular imposto v Cédigo de imposto on Itens' Conta do Razao 476000 DIC Débito Montante em moeda do documento 5.000 Continua na préxima pagina 03-02-2008 (© 2008 SAP AG. Todos os direitos reservados. 257Capitulo 6: Especificidades de pais TFINSO_2 Nome do campo ou categoria | Valores de dados Cédigo de imposto or Texto Equipamento de churrasco Centro de custo T-A20A## Selecione Documento > Simular Verifique 0 documento, Clique duas vezes em uma partida individual para visualizar ou modificar detalhes da partida individual. Selecione “Langar” para gravar 0 documento. N° do documento: Crie um cheque manual para entregar ao seu fornet a) Faga o Jangamento de um pagamento manual. Menu SAP Easy Access: Contabilidade — Contabilidade Financeira = Fornecedores — Langamento + Saida de pagamento — Langamento + impressdo de formulérios Entre 0s seguintes dados: Nome do campo ou categoria | Valores de dados Empres ACHE Forma de pagamento C ou S. conforme adequado Banco da empresa =1000> EY 258 Numero do lote de cheques Impressora de formularios LPO1 Selecione “Entrar pagamentos”. ‘Nome do campo ou categoria | Valores de dados Data doc. =Data de hoje Data do langamento Registro de cheques Entre os seguintes dados: ‘Nome do campo ou categoria | Valores de dados Empresa pagadora ACHE Banco da empresa 1000 Anote o ntimero do cheque: Continua na préxima pagina EX” 260 © 2009 SAP AG. Todos 0s direitos reservados. 03-02-2008 BARAABAaAAARAARARDRARAEANRONBAAEAAEALARAAAARADARAAASPSOSSHOSOSHOSSPSGOOSSCSOSSHOHHOSHSCOHOSSOCES TEINSO_2 Ligdo: Administragio de cheques Tarefa 3: © cheque que vocé acabou de imprimir ficou preso na impressora e rasgou-se enquanto se tentava solté-lo 1. Invalide o cheque original (no estorne o documento de pagamento). a) Invalide o cheque ¢ emita um novo. FCHs Invalide o cheque. Menu SAP Easy Access: Contabilidade —+ Contabilidade financeira Fornecedores —» Ambiente — Informagao do cheque — invalidar Cheques emitidos Entre os seguintes dados: Nome do campo ou categoria | Valores de dados Empresa pagadora ACHE Banco da empresa 1000 1D da conta 1000) Numero do cheque Motivo da invalidade (04 — Rasurado durante a impressio Selecione “Invalidar”, Continua na préxima pagina (03-02-2008 ‘© 2008 SAP AG. Todos os dretes reservados. 261 EYCapitulo 6: Especificidades de ‘TEINSO_2 2. Tente novamente: Crie um novo cheque com um novo niimero do cheque. a) Emita um novo cheque. Menu SAP Easy Access: Contabilidade — Contabilidade financeira Cheques manuais FERS Entre os seguintes dados: = Fornecedores + Ambiente — Informagéo do cheque —» Criar Nome do campo ou categoria de dados Valores ‘Numero do documento de ‘O numero do exercicio anterior pagamento aparece como padrao Empresa pagadora ACH Exercicio ~Ano atual> Banco da empresa =1000> ID da conta 1000 Niimero do cheque Adicione I ao ntimero do cheque entrado para o cheque que vocé acabou de invalidar. Selecione Gravar. 3. Verifique o registro de cheques para ver essas novas transagies. 4) Verifique 0 seu registro de cheques para ver a transagio de cheque Menu SAP Easy Access: Contabilidade — Contabilidade financeira = Fornecedores — Ambiente — Informagio do cheque —> Exibir + Registro de cheques Entre os seguintes dados: Nome do campo ou categoria Valores de dados Empresa pagadora ACHE Banco da empresa 1000 Continua na proxima pagina EW 262 (© 2009 SAP AG. Todos os direitos reserva dos. (03-02-2009SHSSSSHSSOSOSSHSHOHSNOOSSEERPOOHOHESHOHSEE8OCEG ‘TEINSO_2 4. FBLLN Ligdo: Administragio de cheques Verifique as partidas individuais de fornecedor para exibir as informagies do cheque online. a) Verifique as partidas individuais de fornecedor para exibir as, informagoes do cheque online. Exiba partidas individuais de fornecedor: Menu SAP Easy Access: Contabilidade —+ Contabilidade financeira Fornecedores — Conta —+ Exibir/modifiear partidas Nome do campo ou categoria | Valores de dados Conta de fomecedor Fornecedor## Empre ACHE 0 de partida individual _[ Selecione “Todos os iten Selecione “Executar”. Coloque 0 cursor no documento de pagamento (partida individual com 0 tipo de documento KZ). Selecione Ambiente —+ Informagdo do cheque para verificar a informagao do cheque, ou seja, 0 niimero de cheque, 0 banco emissor, ete. Deets Tape ke =x Doce ck Pagornante- Continua na préxima pégina 03-02-2008 (© 2009 SAP AG. Todos os direitos reservados. 263 EaCapitulo 6: Especificidades de pais ‘TFINSO_2 Tarefa 4: ‘Um empregado, que est na empresa ha muito tempo e cujo passatempo predileto 6 a falsificagdo, nao conseguiu ser promovido. Para se vingar, 0 empregado roubou todos os cheques do programa de cheques e tirou férias prolongadas. Invalide os cheques do ciclo de pagamento automatico.. 1. Verifique o registro de cheques e anote o(s) ntimero(s) de cheque do ciclo de pagamento. a) Invalide e reimprima os seus cheques do ciclo de pagamento automatico. Verifique o registro de cheques ¢ anote o(s) nimero(s) de cheque do ciclo de pagamento, Menu SAP Easy Access: Contabilidade — Contabilidade financeira = Fornecedores — Ambiente — Informagéo do cheque — Exibir Registro de cheques Entre 0s seguintes dados: ‘Nome do campo ou categoria | Valores de dados Empresa pagadora ACHE Banco da empresa 1000 1D da conta 1000 Selecione a ficha de registro “Outras SI@bes", DSoawlansn Nome do campo ou categoria _| Valores de dados Cheques do ciclo de pagamento_[ Abrir janela Menu principal SAP: Sistema —» Servicos —+ Reporting Nome do campo ou categoria | Valores de dados L Programa RFFOUS_C Selecione “Com variante”. ‘Nome do campo ou categoria | Valores de dados Variante Grupo ## Selecione “Entrar”. Nome do campo ou categoria _| Valores de dados Data de execugio do programa | Data de execugio de programa de pagamento Caracteristica de identificagao Ht Role até a extremidade inferior da pagina. ‘Nome do campo ou categoria] Valores de dados Invalide os cheques impressos no | Marque esta opgao ciclo de pagamento e reimprima os mesmos Niimero de cheque de/até Entre o lote de cheques. Motivo da invalidade 07 - Roubado Selecione “Executar™. Continua na préxima pagina 03-02-2000 © 2009 SAP AG. Todos os direltos reservados. 265Capitulo 6: Especificidades de pais ‘TEINSO_2 3. Volte ao registro de cheques para verificar a nova transagio de cheque. a) Volte ao registro de cheques para verificar a transagio de cheque. Utilize a combinagao de teclas ALT + TAB para ir para a sesso de tro de cheques ou siga 0 caminho de menu em 1-4-1 e os critérios de selegio. Selecione “Executar” para exibir 0 registro de cheques. Observe os motivos da invalidade e os novos nimeros de cheques. Tarefa 5: 1. Nomeie os trés documentos utilizados no proceso de pazamento: a) Fatura de fornecedor b) Documento de pagamento ©) Cheques Tarefa 6: Que métodos vocé pode utilizar para criar cheques’ 1. Nomeie duas formas de criar um cheque. Vocé pode nomear o programa de impressio de cheques? a) Cheque manual b) Programa de pagamento automatico: RFFOUS_C ou RFFOD__S Tarefa Verdadeiro ou falso? 1. Voeé pode invalidar um cheque sem ter de estomar 0 documento de pagamento. Resposta: Verdadeiro 2. Vocé pode invalidar um cheque e estomar o documento de pagamento simultaneamente. Resposta: Verdadeiro Continua na préxima pagina Ey 266 {© 2009 SAP AG. Todos os direitos reservados. 03-02-2008TFINSO_2 Ligio:_Administragao de cheques 3. Voeé pode invalidar um cheque, estornar o documento de pagamento e a fatura de fornecedor simultaneamente. Resposta: Falso O estomo da fatura de fornecedor ¢ uma operagao separada da invalidagao do cheque e do estomo do documento de pagamento. Resultado Voce acaba de... + analisar o registro de cheques + criar um cheque manualmente + invalidar e reimprimir cheques criados manualmente ¢ cheques criados no cielo de pagamento . exibir as informagSes de cheques para as partidas individuais do seu formecedor 03-02-2008 © 2009 SAP AG. Todos os direitos reservados. 267 EYCapitulo 6: Especit ‘TFINSO_2 Resumo da ligao Vocé agora deve estar apto a: Explicar os documentos envolvidos no processamento de cheques + Criar um cheque manualmente + Exibir informagdes de cheques + Invalidar cheques + Utilizar motivos da invalidade do cheque © 2008 SAP AG. Todos os direitos reservados. 03-02-2008 Ey 268SHCHHSSHHSSHSSHSSHHOSCHOOCOKSSSOHSHOSHSSHHSCHOOSEHE TFINSO_2 Ligao: @ Ligéo: Lockbox Lockbox Visao geral da ligao Esta ligdo s6 esté incluida no curso standard em determinados paises (América). Objetivos da ligao No final desta ligdo, vocé deverd estar apto a: + Explicar o fluxo de dados no processo lockbox + Explicar os componentes do processo + Verificar a configuragaio do programa lockbox Cenario de negécios A administragdo prevé a duplicagio do faturamento nos dois anos seguintes 20 langamento de um novo produto. Antecipando maiores entradas em caixa, vocé gostaria de passar do processamento manual de entradas em caixa para uma solugdo automitica. === Lockbox I Figura 103: Visao geral 03-02-2009 ‘© 2009 SAP AG. Todos 08 direitos reservados. 269Capitulo 6: Especi ‘TFINSO_2 Lockbox é um servigo que o banco oferece para facilitar a cobranga eo processamento de entradas de pagamento, de forma ordenada. Em vez de enviar os pagamentos para o seu escritério, os clientes enviam, pelo correio, os pagamentos, € 08 avisos de pagamento diretamente para uma localizagao do banco central, em geral, uma caixa postal. Os bancos recebem os pagamentos e criam um arquivo de dados a partir das informagées do aviso de pagamento ¢ dos montantes do pagamento. Os cheques sio entao creditados na sua conta bancéria, O arquivo € enviado em intervalos regulares para que vocé possa atualizar os seus livros Dependendo dos servigos oferecidos pelo seu banco, 0 arquivo lockbox ira conter as seguintes informagdes: 0 nome do cliente e o nimero do cliente no sistema da SAP, o niimero MICR do cliente (nimero da agéncia bancaria e ntimero da conta), montante do cheque, ntimero da fatura, data de pagamento, montantes/dedugdes do pagamento por fatura e motivos das dedugdes. As vantagens da utilizagao de um lockbox incluem a redugio do tempo de processamento no seu departamento de contabilidade, o aumento do fluxo de caixa © 0 corte de custos de processamento, Usuario SAP \ Programa lockbox 7 Aviso de Arquiv remessa ‘ode Figura 104: Fluxo de capital Os clientes enviam os respectivos cheques € avisos de pagamento para o seu lockbox. banco processa os cheques, credita os montantes na sua conta bancéria e envia a vocé um arquivo detalhado dos dados juntamente com um total diario. EXY 270 (© 2009 SAP AG. Todos os direitos reservados, (03-02-2009 HRABABKRAAEADRARMAABANRDAARAAAAAARABAARAAAAASHCHHSHSHHOHSHSHSHSSHEHSHCOOCSHOHSHSOSHOSHSSHEHOOOEHE ‘TEINSO_2 Os arquivos lockbox sao transmitidos por varios métodos como fitas, disquetes, € discagem direta e download. programa de importagao lockbox faz 0 langamento de uma entrada no Razio para atualizar a situaeao de caixa da empresa, e cria um arquivo de aviso de pagamento a partir da entrada do banco. O aviso de pagamento é comparado ‘com as partidas em aberto do cliente na contabilidade de clientes. As partidas correspondentes so compensadas. Todos os cheques que nao puderam ser totalmente processados pelo processo de importago lockbox sto, entio, processados manualmente na operacao de pés-processamento. ey Usuario ED! SAP Interface = | i Ls ‘extrato coe ‘Avisos de pagamento Mensagem ‘ANS! 823 Bai Programa fockbox ‘Lockbox LiL Figura 108: Fluxo de dados lockbox EDI/ANSI 0s clientes enviam os pagamentos para um lockbox. O banco coleta os dados € envia uma mensagem ANSI $23 para o servidor EDI do usuario da SAP. O servidor converte a mensagem em um [Doc (documento intermedirio) utilizando a interface EDI standard e procede ao seu envio para o servidor SAP. Uma vez recebida a mensagem no servidor SAP, os dados sto arquivados na tabela lockbox FINSTAO! Simultaneamente, é iniciado um programa para executar as seguintes tarefas: + Gravar a informagao do cheque em tabelas de extratos de contas. + Criar avisos de pagamento contendo os detalhes dos cheques. como 0 montante do pagamento, os mimeros das faturas e os niimeros dos clientes. © programa lockbox é executado e os avisos de pagamento so compensados por partidas em aberto do cliente. Todos os cheques que no puderam ser totalmente processados pelo proceso lockbox podem ser processados manualmente e, para isto, usa-se a operagao de pés-processamento. (03-02-2009 ‘© 2009 SAP AG, Todos os direitos reservados. 271 SrCapitulo 6: Especificidades de pais TFINSO_2 (eS) BAI BAI2 ou ANSI ream tmena nimerodocony) — OQ. “Montante do cheque x be ; _ Numeros de fatura pax he Montantes de pagamento por fatura Montantes de deducdo por fatura pee " Motives da diferenga de deduce do cliente [ki Figura 106: Formatos de arquivo lockbox Geralmente, 0 arquivo de dados do banco segue um formato standard do setor baneério: BAI ou BAI2. O formato BAI fornece dados bisicos, como o niimero de cheque, 0 montante do cheque. o niimero da agéncia bancéria e os ntimeros das faturas. Este formato nfo decompée o montante do cheque em montantes individuais por fatura © formato BAI2 fornece mais dados detalhados, como o montante do pagamento € da deduedo por fatura e um motivo da diferenga para a dedugao. Geralmente, isto aumenta a porcentagem de éxito quando as faturas so compensadas automaticamente, Em fungao dos dados adicionais fornecidos, os bancos costumam cobrar taxas mais altas para apresentacao neste formato. Nota: Os dois formatos podem variar ligeiramente entre os bancos. s niimeros MICR so nimeros standard utilizados por bancos. Os ntimeros MICR esto listados na parte inferior do cheque e consistem em duas partes: O niimero da agéncia baneéria (mimero de transito), ou seja, um nimero que identifica univocamente 0 banco e 0 nimero da conta bancéria do cliente. A atualizagdo manual ou automatica das informagdes de MICR permite que a entrada de pagamentos seja atribuida mais facilmente. Estas informagGes sio entradas no registro mestre do cliente, em dados bancérios. s formatos ANSI x.12 silo transferidos do subsistema EDI para a interface IDoc do sistema da SAP. No sistema da SAP, esses formatos sio gravados no ABAP Dictionary como estruturas de tabela. + Formato BAI: FLBO1 - FLB09 + Formato BAI2: FLB24 - FLB26 EX” 272 (© 2009 SAP AG. Todos os direitos reservados. (03-02-2008 BAAARAARARAARADRANMAAARARAAAARAARAAAAAAC@eeeeeen0ce > ee e2eoe ee TFINSO_2 Lig&o: Lockbox Lancamentos bancarios Lancamentos em Contas no Razio a receber Banco Dr 1500 Entr.caixa nfo-aplicada Dr 1500 Entr.caixa nio-aplicada Cr 1600 Cliente cr #1234 1500 Cliente #1234 Compensacio de partidas em aberto 180000001 200 180000002 1300 1500 Figura 107: Entradas de lancamento lockbox Geralmente, o programa de importagao lockbox é configurado para langar uma entrada em caixa em uma conta de entrada de pagamentos ¢ uma conta para entradas em caixa ndo atribuidas. Quando as informagdes do aviso de pagamento sto compensadas com partidas em aberto do cliente, a partida em aberto e 0 Jangamento na conta para entradas em caixa nao atribuidas so compensados. Os cheques no atribuidos permanecem na conta de entradas em caixa no atribuidas e deverdo ser processados manualmente em uma transago de processamento posterior. 03-02-2008 {© 2008 SAP AG. Todos os direitos reservados. 273Capitulo © Procesearente de ‘specificidades de pais TFINSO_2 wor de pagamente Comparacdo de pagamentoe | uu, fatura com informagoes de aviso | paiuectiag Lie Erase Figura 108: Processamento de avisos de pagamento Um aviso de pagamento contém informagoes detalhadas sobre uma entrada de pagamento. O nivel de detalhe de um aviso de pagamento depende das informagdes fornecidas pelo banco. Quanto mais detalhados forem os dados bancérios, maior ser a porcentagem de éxito na execugdo de compensagaio automatica Um aviso de pagamento pode incluir as seguintes informagdes: 0 nimero MICR do cliente (nimero da agéncia bancéria e niimero da conta), montante do cheque, niimero(s) da(s) fatura(s), data de pagamento, montantes/dedugdes do pagamento por fatura € motivos das deduces. © programa de importagdo lockbox utiliza os dados do aviso de pagamento para procurar e compensar automaticamente partidas em aberto do cliente. O mimero do documento do aviso de pagamento é comparado com o ntimero do documento do arquivo de cliente contendo as partidas em aberto. Isto significa que as partidas 6 podem ser compensadas automaticamente se os dados do aviso de pagamento estiverem corretos. Quando o cheque tiver sido atribuido ou parcialmente atribuido, 0 aviso de pagamento sera eliminado do sistema, aps o processamento. Se 0 cheque nao tiver sido processado ou se tiver sido efetuado um pagamento por conta, 0 aviso de pagamento sera mantido para processamento adicional. Ey 274 ‘© 2009 SAP AG. Todos os direitos reservados. (03-02-2009 QOaOaAan aH O@a4AHhe aa nth eneeanaangnaanhe@Gaesaeanaana