Chương III

GIẢNG VIÊN: TRẦN THỊ KIM CHI

1
1 Các khái niệm liên quan Kế toán

2 Quy trình kế toán

3 Các bước công việc trong quy trình kế toán

4 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình

5 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa

6 Câu hỏi – Bài tập

2
 KHÁI NIỆM KẾ TOÁN
• Kế toán là việc ghi chép, phân loại và tổng hợp các sự kiện hay
nghiệp vụ của một đơn vị phục vụ cho việc ra quyết định kinh tế.

3
 KHÁI NIỆM KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
• Kế toán doanh nghiệp chính là việc thu thập, xử lý, phân tích, kiểm
tra và cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị,
hiện vật và cả thời gian lao động tại doanh nghiệp. Kế toán doanh
nghiệp được chia ra làm 2 mảng bộ phận chính đó là kế toán thuế và
kế toán nội bộ.
• Kế toán nội bộ là bộ phận kế toán thực hiện công việc chủ yếu là thu
thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu
cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính nội bộ đơn vị kế toán.
• Kế toán thuế có nhiệm vụ thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung
cấp các thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối
tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của chính đơn vị kế toán. Đồng
nghĩa là cơ quan thuế chủ quản của doanh nghiệp hay ngân hàng
chính là 2 đối tượng quan trọng nhất mà một kế toán thuế cần để tâm
đến.
4
 VAI TRÒ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
• Giúp doanh nghiệp có thể đo lường, phân tích dữ liệu tài
chính của công ty và đưa ra được những định hướng phát
triển, gia tăng lợi nhuận trong lĩnh vực mà công ty đang
hoạt động.
• Kế toán doanh nghiệp thể hiện được rõ tình hình tài chính
hiện tại mà công ty đang có dựa trên mối tương quan giữa
doanh thu và khoản chi phí →giúp cho chủ doanh nghiệp có
được cái nhìn trực quan và cụ thể hơn về những gì mà
doanh nghiệp của mình cần phải làm trong tương lai.
• Giúp cho việc duy trì mối quan hệ bền vững với các khách
hàng và xây dựng được thương hiệu một cách hiệu quả hơn.

5
 CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH CỦA KẾ
TOÁN DOANH NGHIỆP
Kế toán doanh nghiệp được tiến hành tương ứng với Luật
pháp Việt Nam theo tất cả các thành phần kế toán:
• Giao dịch tiền gửi và tiền mặt, tài sản cố định hữu hình
và vô hình.
• Kế toán nguyên vật liệu, hạch tóan sản phẩm.
• Kế toán chi phí, hạch toán giá thành.
• Giao dịch ngoại tệ, hạch toán với đối tác.
• Hạch toán với người nhận tạm ứng.
• Hạch toán tiền lương với người lao động.
• Hạch toán với ngân sách.
6
YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
• Thông tin, số liệu kế toán phải được cập nhật và phản ánh
liên tục từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc hoạt động kinh
tế, tài chính, từ khi thành lập cho đến khi chấm dứt hoạt
động của đơn vị kế toán.
• Phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
vào chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và các báo cáo tài
chính.
• Phản ánh kịp thời và đúng thời hạn quy định thông tin, các
số liệu kế toán.

7
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
• Chứng từ kế toán (accounting documents) – vật mang tin
phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn
thành, làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán.
• Ví dụ: quy trình mua hàng…

Hóa đơn GTGT,

liên gửi cho KH

8
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
• Phiếu thu tiền mặt

9
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
• Giấy báo nợ

10
 PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ
Phân loại chứng từ theo bảng dưới đây (góc nhìn của Cty)

Ủy nhiệm chi

Hóa đơn giá trị gia tăng

(giấy, hóa đơn điện tử)

Phiếu thu tiền của nhân viên

Giấy báo có của ngân hàng

(Nợ 112, có 131)

Phiếu tính lương

(phần mềm: phiếu lương)

11
 PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ
Phân loại chứng từ theo bảng dưới đây (góc nhìn của Cty)

Phiếu nhập kho

(Nợ 156, 152. Có 331)

Phiếu nhập kho

(Nợ 152, có 621)

Chứng từ bán hàng

(Nợ 131. Có 511)

Phiếu xuất kho

(Nợ 157. Có 156)

12
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Nhật ký:
• Căn cứ trên chứng từ kế toán, việc ghi nhận các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh được trình bày theo thứ tự thời gian, gọi là
nhật ký kế toán (accounting journal).
• Ví dụ minh họa về mẫu sổ Nhật ký chung

13
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Nhật ký:
• Một trong các hình thức kế toán được ứng dụng phổ biến
trong môi trường kế toán máy là hình thức Nhật Ký chung
đã chia nhật ký kế toán làm hai (02) nhóm:
• Nhóm nhật ký đặc biệt – mục đích sử dụng? ví dụ?
• Nhật ký chung – mục đích sử dụng? ví dụ?

14
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Ví dụ Nhật ký:
• Tại công ty Anh Hoa trong tháng 7/20x4, có các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt như sau:
• Phiếu thu số 60 ngày 1/7: Thu nợ công ty H bằng tiền mặt:
15.000.000đ
• Phiếu chi số 86 ngày 4/7: Trả nợ công ty K bằng tiền mặt:
8.000.000đ
• Phiếu thu số 61 ngày 5/7: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt:
24.000.000đ
• Phiếu chi số 87 ngày 10/7: Chi tiền mặt tạm ứng cho ông X đi
công tác: 3.000.000đ
• Hãy ghi các nghiệp vụ trên vào Nhật ký thu tiền và Nhật ký
chi tiền của công ty tháng 7/20x4.
15
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Ví dụ Nhật ký:

16
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Sổ cái kế toán (accounting ledger) - quyển sổ bao gồm nhiều
trang sổ tài khoản phản ảnh những tác động tài chính của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận vào nhật ký kế
toán.
• Trong khi nhật ký kế toán ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo trình tự thời gian, sổ cái kế toán ghi nhận nghiệp
vụ kế toán theo góc nhìn của tài khoản kế toán.
• Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nguyên tắc ghi sổ kép
tác động đến cách thức ghi chép với ít nhất hai trang sổ tài
khoản (nguyên tắc ghi sổ kế toán kép của Pacioli).

17
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Ví dụ minh họa Sổ cái kế toán (accounting ledger)

18
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
• Số liệu trên mỗi trang sổ kế toán, được sử dụng để tổng hợp
nên báo cáo tài chính cho bên ngoài tổ chức và kết xuất các
thông tin quản trị theo yêu cầu của các đối tượng quản lý
bên trong.
• Có hai (02) sổ cái kế toán : Sổ cái tổng hợp và Sổ cái chi
tiết
• Sổ cái tổng hợp (General ledger) – công dụng? ví dụ?
• Sổ cái chi tiết (Subsidiary ledger) – công dụng? ví dụ?

19
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
• Sổ cái tổng hợp (chung)- General ledger: bao gồm những
tài khoản do khách hàng của ngân hàng sở hữu, được lưu
giữ riêng biệt trong bộ phận kế toán của ngân hàng trong tài
khoản phụ hay tài khoản kiểm soát có thể liệt kê các tài
khoản khách hàng theo loại, theo kỳ hạn, thế chấp…
• Sổ cái chung cũng là căn cứ để doanh nghiệp công khai tài
chính cho cổ đông, cơ quan nhà nước và những tổ chức bên
ngoài khác.

20
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
• Cấu trúc chung của sổ cái tổng hợp (chung)- General ledger

21
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Cấu trúc chung của sổ cái tổng hợp (chung)- General ledger
1. Nội dung giá trị cho doanh nghiệp (ví dụ: tiền mặt, thiết bị)
2. Nợ phải trả – Các khoản nợ phải trả từ tín dụng
3. Vốn chủ sở hữu – Giá trị tài sản trừ đi giá trị nợ phải trả.
4. Doanh thu – Số tiền doanh nghiệp kiếm được
5. Chi phí – Số tiền dùng để vận hành một doanh nghiệp
6. Các tài khoản phụ
• Ví dụ, số nợ mà doanh nghiệp phải trả (tài khoản phải trả) được tính
là một tài khoản phụ. Tài khoản phải trả bao gồm nhà cung cấp, hóa
đơn đến hạn, lịch sử mua bán. Khi ghi chép phải sổ cái chung, nhân
viên kế toán không ghi tất cả những thứ này, chỉ cần ghi tổng dư nợ
phải trả là được.

22
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
3. Cách tạo Sổ cái tổng hợp (chung)- General ledger:
• Nhân viên kế toán có thể tạo sổ cái chung trên giấy hoặc trên máy
tính (Excel).
• Bạn có thể tạo sổ cái chung trên giấy, bảng tính hoặc chương trình
phần mềm. Kích thước sổ cái chung sẽ phụ thuộc vào quy mô kinh
doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp đó.
• Khi ghi nhận giao dịch trong sổ cái chung, kế toán sẽ thực hiện thuật
toán kép, một mục là tín dụng và mục kia là ghi nợ.
• Ví dụ: Khi doanh nghiệp muốn bán một chiếc ô tô, kế toán sẽ ghi giá
trị của chiếc ô tô ở cột “tài khoản nội dung” và số tiền mà doanh
nghiệp nhận được cho chiếc ô tô ở phía bên kia của tài khoản nội
dung. Tức là mỗi tài khoản sẽ có 2 cột là ghi nợ (bên trái) và tín dụng
(bên phải).

23
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Tài khoản ghi nợ và tín dụng
• Tài khoản ghi nợ cho thấy doanh nghiệp đã mua một món hàng nào
đó (tiền được chi ra). Trái ngược với tài khoản ghi nợ là tín dụng –
cho thấy số tiền được dùng để mua hàng đến từ nguồn nào (tiền thu
vào).
• Điều này có nghĩa là một tài khoản được tăng lên bằng ghi nợ sẽ bị
giảm bởi tín dụng hoặc ngược lại. Tài khoản ghi nợ bao gồm chi phí
và tài sản. Còn tài khoản tín dụng bao gồm nợ phải trả, vốn chủ sở
hữu.
• Ví dụ: Doanh nghiệp muốn mua một chiếc ô tô. Nhân viên kế toán sẽ
đặt giá trị của ô tô ở cột “ghi nợ”. Doanh nghiệp đã dùng một số tiền
(hoặc một tài sản khác) để mua ô tô nên phải ghi số tiền mặt đã giảm
ở cột “tín dụng”.

24
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Tại sao cần có sổ cái chung cho doanh nghiệp
• Sổ cái chung có thể cung cấp cái nhìn tổng quan của một doanh
nghiệp thông qua bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và
báo cáo thu nhập. Đây cũng là tài liệu căn cứ trong trường hợp doanh
nghiệp muốn vay tiền ngân hàng.
• Bên cạnh đó, sổ cái chung ghi lại tổng hợp những giao dịch thu chi,
số dư tài khoản cụ thể, làm căn cứ để đóng thuế cho nhà nước và báo
cáo tài chính cho các tổ chức liên quan. Các nhà đầu tư cũng có thể
nhìn vào đây để đưa ra các quyết định đầu tư đúng đắn, có khả năng
sinh lời.

25
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Sổ cái chi tiết (Subsidiary ledger) – công dụng? ví dụ?
• Sổ cái chi tiết là một tập hợp con chi tiết của các tài khoản có chứa
thông tin giao dịch.
• Đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, nơi thực hiện nhiều giao dịch,
có thể không thuận tiện khi nhập tất cả các giao dịch vào sổ cái do
khối lượng lớn. Trong những trường hợp như vậy, các giao dịch riêng
lẻ được ghi lại trong "sổ cái phụ" và tổng số được chuyển vào một tài
khoản trong sổ cái chung. Tài khoản này được gọi là 'Kiểm soát tài
khoản'Và các loại tài khoản thường có mức hoạt động cao được ghi
lại tại đây.
• Sổ cái phụ có thể bao gồm các khoản mua, phải trả, phải thu, chi phí
sản xuất, bảng lương và bất kỳ loại tài khoản nào khác.

26
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Sổ cái chi tiết (Subsidiary ledger) – công dụng? ví dụ?

27
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Mối quan hệ giữa các sổ cái

28
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Mối quan hệ giữa Chứng từ - Nhật ký – Sổ sách kế toán

29
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
• Ví dụ: Chứng từ - Nhật ký – Sổ kế toán

30
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Ví dụ: Bảng cân đối kế toán

31
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Ví dụ: Bảng cân đối kế toán

32
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
Ví dụ: Bảng cân đối kế toán

33
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN
Quy trình kế toán tài chính gồm 4
bước cơ bản:

1. Thu thập chứng

từ (Documenting),
2. Ghi nhận thông tin kế
toán (Recording),
3. Tổng hợp thông
tin (Summarising),
4. Trình bày thông
tin (Presenting).

Với mỗi bước kế toán sử dụng

các loại sổ sách khác nhau để
34
thực hiện quy trình
QUY TRÌNH KẾ TOÁN

35
CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA KẾ TOÁN
DOANH NGHIỆP
1. Ghi sổ kế toán.
2. Bút toán kép.
3. Ghi nợ, ghi có.
4. Các chế độ kế toán.
5. Hệ thống tài khoản kế toán.
6. Hình thức kế toán.
7. Báo cáo tài chính
8. Chuẩn mực kế toán Việt Nam
9. Luật kế toán Việt Nam

36
CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC TRONG
QUY TRÌNH KẾ TOÁN

37
 CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC TRONG
QUY TRÌNH KẾ TOÁN
• Trong điều kiện kế toán thủ công (manual-based system),
bản chất của quy trình kế toán là chuỗi công việc ghi chép
trải qua các bước từ chứng từ ban đầu cho đến khi hoàn
thành sổ sách kế toán, chuẩn bị cho việc lập báo cáo kế
toán.

38
 BÀI TẬP THỰC HÀNH
Câu 1:
• Lập báo cáo cân đối kế toán của cá nhân vào ngày
12/07/2021.
Câu 2: Lập báo cáo kết quả kinh doanh:
1. Ngày 07/04/2021 anh A bán lô đất B trị giá trị 5 tỷ, giảm
ngay cho bên bán 2%. Hoa hồng cho môi giới 5%.
2. 5 tháng trước anh A mua lô đất B giá 4,2 tỷ. Tiền lãi vay
ngân hàng phát sinh 15 triệu đồng.
3. Chi phí phát sinh trong quá trình giao dịch để bán lô đất
là 50 triệu.

39
BÀI TẬP THỰC HÀNH
TÀI SẢN NỢ PHẢI TRẢ NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU

NỢ CÓ NỢ CÓ VỐN CỔ PHẦN LỢI NHUẬN

GIỮ LẠI
XE:25TR 0 75 TR
DTHOAI:20TR
MAY TINH: 15TR
SACH: 15TR

TONG: 75TR

40
 BÀI TẬP THỰC HÀNH
Câu 3: Phân tích báo cáo tài chính của:
1. FPT
2. VINAMILK
3. MASA
• NGHIÊN CỨU CHUẨN MỰC KẾ TOÁN QUỐC TẾ,
VIỆT NAM
• THAM KHẢO 2 TRANG WEB ĐỂ BIẾT THÊM VỀ KẾ
TOÁN:
1. KẾ TOÁN THIÊN ƯNG
2. WEBKETOAN

41
 KẾ TOÁN ERP
KT ERP
Hệ thống tài khoản đa chiều là hệ thống có nhiều yếu tố mang tính chất
phân tích chứ không chỉ hạch toán. Hệ thống khá nhiều tài khoản lên đến
mấy ngàn tài khoản
Hạch toán tự động: con người không can thiệp vào. Nếu có sai là do setup
sai. Không gian lận được. Thường kế toán thuế là không được.
Số liệu ERP theo thời gian thực, có thể kiểm tra vào bất kỳ lúc nào. Tất cả
đều từ hệ thống ra, dùng bất cứ lúc nào. Phương pháp tính giá tức thời
Bút toán trung gian: Sử dụng nhiều tài khoản trung gian.
Sửa, xóa theo qui định, khá khó khăn không giống như phần mềm kế toán
(kế toán truyền thống có thể sửa dễ dàng).
Số liệu tin cậy: độ tin cậy còn tùy theo doanh nghiệp. Do hệ thống là tổng
thể, có liên kết với nhau nên đòi hỏi phải tin cậy vì khi thao tác trên hệ
thống ảnh hưởng qua lại với nhau.
ERP phù hợp với kế toán nội bộ không phù hợp với kế toán thuế
Nhiều thời gian để phân tích dự báo 42
 TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP
ĐẾN QUY TRÌNH
• Việc ghi nhận kế toán trên hệ thống máy tính được bố trí ở
các định dạng tập tin điện tử (electronic files)
• Khác biệt so với kế toán tay, việc ghi nhận diễn ra trên tài
liệu kế toán bằng giấy

43
 TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP
ĐẾN QUY TRÌNH
• Tập tin điện tử (electronic files)
1. Tập tin số liệu của tài khoản (master file)
2. Tập tin dữ liệu nghiệp vụ (transaction file)
3. Tập tin tham chiếu (reference file)
4. Tập tin lưu trữ (archive file)

44
 TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP
ĐẾN QUY TRÌNH
• Vị trí của quy trình kế toán so với các quy trình khác trên
hệ thống ERP Ảnh hưởng cơ bản của hệ thống ERP đến kế
toán chính là việc xử lý theo hướng quy trình trên hệ thống
tích hợp này.

45
 TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP
ĐẾN QUY TRÌNH
• Theo hướng quy trình tích hợp, các tài liệu chứng từ trên hệ
thống ERP thuộc các quy trình kinh doanh sẽ ở định dạng
điện tử và phát sinh từ việc ghi nhận của các phòng ban
khác.
• Ví dụ? sự kiện bán hàng bắt đầu với [a…] của khách hàng
được ghi nhận ở bộ phận [b…], sau đó trải qua các bộ phận
như bộ phận kho, phát sinh chứng từ [c…] rồi đến bộ phận
[d…] phát hành hóa đơn bán hàng trên hệ thống để gửi cho
[e…]…

46
 TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP
ĐẾN QUY TRÌNH
• Thảo luận việc ghi nhận kế toán hướng quy trình

47
 TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP
ĐẾN QUY TRÌNH
• Thảo luận việc ghi nhận kế toán hướng quy trình
• Yêu cầu: Chú ý những dấu (*) trên sơ đồ, ghi định khoản kế
toán được sinh ra?

48
 TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP
ĐẾN QUY TRÌNH
Việc ghi nhận kế toán trên môi trường máy tính
Các hoạt động trong quy trình kế toán trên hệ thống ERP
• Kiểm tra sự kiện cập nhật từ các quy trình kinh doanh
(validate business event updates)
• Cập nhật dữ liệu vào tập tin sổ cái (post event data)
• Ghi nhận các bút toán điều chỉnh (record adjustment)
• Chuẩn bị các báo cáo kinh doanh (prepare business reports)
• Ghi nhận ngân sách (record budget)
• Khóa sổ các tài khoản kế toán (close accounts)

49
 ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP THAO
TÁC KẾ TOÁN
Nhận hóa đơn mua hàng từ NCC (Purchase Invoice – PI) Sau
khi hàng hóa, NVL được tiếp nhận. Nhà cung cấp sẽ gửi hóa
đơn đến DN (phòng kế toán), làm cơ sở cho việc thanh toán
sau này. … Quy trình mua hàng
Thanh toán công nợ cho NCC
Kế toán mua hàng tiến hành theo dõi công nợ nhà cung cấp,
căn cứ vào đơn mua hàng (PO), phiếu nhận hàng (IR) và hóa
đơn từ nhà cung cấp (PI) để tiến hành thực hiện thanh toán.

50
 ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP THAO
TÁC KẾ TOÁN
Qui trình mua hàng có các giai đoạn nào cần hạch toán
nào?
1) Nhâp kho sau đó mới trả hàng thì mới có hạch toán
2) Hóa đơn: hạch toán
3) Thanh toán công nợ: hạch toán
4) Cấn trừ nợ
5) Nhập thành phẩm
6) Nhập phế phẩm
7) Cấp phát

51
 ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP THAO
TÁC KẾ TOÁN
Qui trình bán hàng thu tiền có các giai đoạn nào cần hạch
toán nào?
1) Xuất kho
2) Hóa đơn phải thu
3) Quản lý công nợ
4) Quy trình thu tiền: thu tiền hóa đơn, thu tiền khác
5) Khuyến mãi
6) Trả hàng

52