Cédigo: AG-P-05401 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE RIESGOS Vergion: Of Wet Dan ei cinsyEsia Fecha: 18/03/2013 1. OBJETIVO Dar a conocer la manera como debe diligenciarse el formato de Riesgos del Ministerio de Minas y Energia 2. ALCANCE Aplica unicamente para el formato de Riesgos que se encuentra en Excel y que esta basado en la Gula del DAFP del afio 2011 3. DEFINICIONES Ver Procedimiento Administracién del Riesgos AG-P-05 4, DESARROLLO Para diligenciar el formato de Riesgos, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: IDENTIFICACION DEL RIESGO Para identificar adecuadamente el riesgo, es necesario responder las siguientes preguntas: qué, como y porqué se pueden originar hechos que incluyen en la obtencién de resultados. © Riesg Escriba que puede ocurrir o entorpecer el desarrollo de las funciones del proceso y le impiden el logro de su objetivo, * Descripcion del Riesgo: Se refiere a las caracteristicas generales 0 las formas en que se observa 0 manifiesta el riesgo identificado. + Tipo de Riesgo: Esoriba el tipo de riesgo al que correspond + Descripcién del Agente Generador del Riesgo: Escriba el Agente que genera el riesgo puede ser humano, tecnol6gico, fisico, etc. © Causas Esoriba las causas que generan el Riesgo. © Efecto - Consecuencias: Corresponde a los posibles efectos ocasionados por el riesgo, los cuales se pueden traducic en datos de tipo economico, social, administrativo, entre otros. ANALISIS, El objetivo del andlisis es el de establecer una valoracién y priorizacién de los riesgos con base en la informacién ofrecida por los mapas elaborados en la etapa de identiicacién, con el fin de clasificer los riesgos y proveer informacion para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. Pagina 1 de7Usa Ob INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL Cédigo: AG-P-05-1-01 FORMATO DE RIESGOS Yering Fecha: 18/03/2013 El andlisis del riesgo dependeré de la informacién sobre el mismo, de su origen y la disponibilidad de los datos. + Probabilidad. La posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia 0 teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se haya presentado nunca. Nivel | Descriptor _ Descripcién Frecuencia 1 Raro El evento puede ocurrir solo en| No se ha presentado en los circunstancias excepcion: ltimos 5 afios El evento puede ocurrir en aigin 2 Improbable momento El evento podria ocurrir en algun 3 Posible momento 4 Probable El evento probablemente ocurriria] Al menos de 1 vez en el en la mayoria de las circunstancias _| ultimo afio 5 | Casi Seguro Se espera que el evento ocurra en _ 7 la mayoria de las circunstancias Mas decdvexaLatio, © Impacto. Consecuencias que puede ocasionar a la organizacién la materializacion del riesgo, 2 | Menor [Nivel | Descriptor Descripcion Si el hecho llegara a presentarse, tendria consecuencias 0 efectos 1__[Insigniicante | rvinimos sobre ia entidad Si el hecho llegara a presentarse, tendria bajo impacto o efectos sobre la entidad. 3 | Moderado ‘Si el hecho liegara a presentarse, tendria medianas consecuencias O efectos sobre la entidad 4 | Mayor ‘Si el hecho llegara a presentarse, tendria altas consecuencias o efectos sobre la entidad 5 | Catastréfico Si el hecho llegara a presentarse, tendria desastrosas consecuencias o efectos sobre la entidad. Para determinar el impacto se pueden utizar las siguientes tablas que representan los temas en que suelen impactar la ocurrencia de los riesgos y se asocian con la clasificacion del riesgo previamente realizada, y se relaciona con las consecuencias potenciales del riesgo identiticado. Impacto de Confidencialidad de la Informacion Descriptor Personal Grupo de Trabajo Pagina 2 de 7Codigo: AG-P-05-1-01 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL. | FORMATO DE RIESGOS baal veo Ministero de Minas y Energia | Fecha: 18/03/2013 3__| Relativas al Proceso 4 | institucional 5 __| Estratégica Impacto de Credibilidad o Imagen Nivel Descriptor Grupo de Funcionarios Todos los Funcionarios_| Usuarios Ciudad Usuarios Regién Usuarios Pe lan} a foo|n|- Impacto Legal ivel Descriptor 4 Multas: 2 | Demandas 3__[Investigacién Disciplinaria 4 | Investigacién Fiscal 5 _| Intervencién - Sancion Impacto Operative Nivel ‘Descriptor , [Alustes a una actividad | Conereta Cambios en Procedimientos Cambios en Ia interaccién de los 3 | procesos | ‘4 | Intermitencia en el Servicio 5 _| Paro total del proceso Ahora bien, considerando que para un proceso es posible analizar mas de un impacto, se pueden ir agrupando en el siguiente cuadro, donde se van estableciendo mas concretamente cada impacto: Tipode | Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrafico Impacto (a) @) @) @) (6) Imagen ‘Se _afecid al | Se afect6 a todos | Se afecto a los |Se afecto a los | Se afecto a los | grupo de | Jos _funcionarios | usuarios locales | usuarios locales y | usuarios en el Orden Pagina 3 de 7ett Se INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE RIESGOS | Codigo: AG-P-05-1-01 Versién: 01 Fecha: 18/03/2013, Tunclonatios del | de a entidad Tegionales Nacional proceso © Evaluacién antes de Controles. Corresponde al cruce del impacto por la probabilidad impacto PROBABILIDAD INSIGNIFICANTE (3) | MENOR(2) MODERADO (3) Mayor(4) | caTAsTROFICO(S) RARO (1) M a a impRosaste (2) M AD Postate (3) ™ A PROBABLE (4) M a a [cast secuRO (5) a a [Asumnir el iesgo IM:ZONA DE RIESGO MODERADO: —_[Asumirel Rissgo, Reducirel Rlesgo "A: ZONA DE RIESGO ALTA: [Reducir el riesgo, Fvitar, Compartir Transfert + Controles Existentes Escriba todos ios controles que actualmente se estén manejando o se tienen que permiten que el riesgo no se materialice. © Tipo de Control ansferir Determine si el control existente es Preventivo en cuyo caso modifica la probabilidad 0 Correctivo en cuyo caso mosifica el Impacto, VALORACION DE CONTROLES Es el producto de confrontar los resultados de la evaluacién del riesgo con los controles identifcados, esto se hace con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la fiacion de pollticas. Para adelantar esta etapa se hace necesaro tener claridad sobre los puntos de control existentes en los diferentes, permiten obtener informacion para efectos de tomar decisiones. procesos, los cuales ‘A continuacién se muestran dos cuadros orientadores para ponderar de manera objetiva Ics controles y poder determinar el desplazamiento dentro de la Matriz de Calficacién, Evaluacion y Respuesta a los Riesgos. Parametros Criterios Tipo de Control Probabilidad Tinpacto™| Punta: Herramientas para Poses una herramienta para ejercer el Pagina 4 de 7Cédigo: AG-P-05-1-01 | INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL |i. oy | FORMATO DE RIESGOS ety st dete nea Fecha: 18/03/2013 ejercer el control [control Existen_manuales, _instructvos 0 procedimientos para el manejo de la herramienta _ En el tiempo que leva Ta herramienta ha demostrado ser efectiva Estan definidos los responsables de la {ejecucion del control y del seguimiento Seguimiento al [La frecuencia de ejecucion del control y Control seguimiento es adecuada 3 | TOTAL +100 Dependiendo si el control afecta la probabilidad o impacto Rangos de Califieaciin de desplaza en la matriz de calificacién, evaluacién y oe canon respuesta a los riesgos . Cuadrantes a disminuiren | Cuadrantes a disminuir en la probabilidad_ ___elimpacto Entre 0-60 oO 0 Entre 51-75 —41 1 Entre 76-100 2 2 El resultado obtenido a través de la valoracién del riesgo, es denominado también tratamiento del riesgo, ya que se “Involucra la seleccion de una 0 mas opciones para modifcar ios riesgos y la implementacién de tales acciones” asi el desplazamiento dentro de la Matriz de Evaluacion y Calificacién determinara finalmente la seleccion de la ‘opciones de tratamiento del riesgo. RIESGOS RESIDUAL. Corresponde al valor que queda después de realizar valoracién de los controles y volver a confrontar ia probabilidad con el impacto. * Valoracién de Probabilidad o Impacto segin ponderacién de controles. De acuerdo al tipo de control que se tenga, (Preventive 0 Correctivo), modifique o mantenga el valor de la probabilidad 0 del impacto segin sea establecido en la casilla deninada: Ponderacién del Controles, la casilla ue no se modifica debe permanecer igual que la valoracion inicial, © Valoracién después de controles. Indica el nuevo resultado de la calificacién del riesgo, teniendo en cuenta el probabilidad y el impacto después de aplicados los controles * Opciones de Manejo. Para el manejo del riesgo se pueden tener en cuenta algunas de las siguientes opciones, las cuales pueden considerarse cada una de ellas independientemente, interrelacionadas o en conjunto. Pagina 5 de 7INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE RIESGOS Version: 01 Ura oe rao Mase yng Fecha: 18/03/2013 Evitar el riesgo: Es siempre la primera altemativa a considerar. Se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales por mejoramiento, redisefto 0 eliminacién, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas, Reducir el riesgo: Si el riesgo no puede ser evitado porque crea grandes dificuitades operacionales, el siguiente paso es reducirlo al mas bajo nivel posible. La reduccién del riesgo es probablemente el método mas sencillo y econémico para superar las debilidades antes de aplicar medidas mas costosas y dificiles. Se consigue mediante la optimizacién de los procedimientos y la implementacien de controles. ‘Compartir: Se logra mediante la cistribucién o localizacion del riesgo en diversos lugares. ‘Transferir el riesgo: Hace referencia a buscar respaldo y compartir con otro parte del riesgo como por ejemplo tomar polizas de seguros; se trasiada el riesgo a otra parte o fisicamente se traslada a otro lugar. Esta técnica es usada para eliminar el riesgo de un lugar y pasarlo a otro o de un grupo a otro. Asi mismo, el riesgo puede ser minimizado compartiéndolo con otro grupo o dependencia, ‘Asumir el riesgo: Luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede queder un riesgo residual que se mantiene, en este caso el gerente del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo, * Acciones Establezca las actividades que se van a realizar acorde a la opcién de manejo de riesgo seleccionada, se deben tener claramente establecidos los recursos que se requieren para realizar estas acciones, * Responsable Para cada una de las actividades, por favor establezca la persona encargada de realizar la actividad del Plan de Accién. * Indicador ‘Se consignan los indicadores disefiados para evaluar el desarrollo de las acciones implementadas. AUTOEVALUACION DEL CONTROL. * Fecha Seguimiento Determine la fecha en la cual se va a hacer seguimiento y revisién del riesgo y de las acciones tomadas para el control del riesgos. '* Resultado Seguimiento Escriba el estado que en el que se encuentra el riesgo a la fecha; en este momento se ouede establecer la necesidad de volver a hacer valoracién del riesgo, de acuerdo a los aspectos que se encuentran, Pagina 6 de 7Uy Oe inte dey Ene INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE RIESGOS Codigo: AG-P-05-1-01 Versién: 01 Fecha: 18/03/2013 5. CONTROL DE CAMBIOS FECHA ‘CAMBIO 18/03/2013 Creacién del documento Elaboré Gestid Oficina fe Planeacion y Internacional Gesti6n Internacional Pagina 7 de 7- a = a | eens ] ] }—_—_+—- 3 | | ae 130 OTMEIMAL 43 ARAS OVITOURT2MI eS }——__; —___4). @002831A 30 OTAMROA he | SPORNCOWDE sartoet | ohiectne t J —__) ! 201KMAD IO JORTHOD = aS es Oinemusot lab nocamerD | —-EraS\EOT Vob T eniget