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Sumário
1. Introdução
2. Sistemas de Informação
3. Cuidados com o Registro Contábil
4. A Conciliação e a Análise de Contas e os Elementos do Lançamento Contábil
5. Correção de Registros
5.1. Correções em meio eletrônico antes da impressão do livro Diário
6. Características e Origem dos Controles e Documentos
7. Balancete e Razão
8. Relatório, Resumo ou Posição de Conta
8.1. Demonstração de pendências
8.2. Solução de Pendências
1. INTRODUÇÃO
Em contabilidade, conciliação corresponde à correlação dos saldos das contas patrimoniais
com os saldos verificados em controles extra-contábeis produzidos internamente ou em
documentos externos, oficiais ou não oficiais.
A conciliação se distingue da análise de contas, na qual um analista confere a consistência
dos lançamentos registrados, decompondo-os e identificando suas naturezas.
Para efetuar uma conciliação ou uma análise de contas, a base de dados contábeis será o
balancete de verificação juntamente com a ficha de razão ou extrato da conta que se pretende
conferir. Em muitos casos, torna-se necessário levantar o documento suporte do registro para
certificar-se da exatidão dos valores e da própria natureza do fato registrado.
Em muitas empresas, com a descentralização dos registros e dos controles dos gastos e dos
itens patrimoniais, as conciliações têm deixado de ser uma tarefa exclusiva da contabilidade e
praticamente toda a empresa se envolve no processo de conferência das contas. Todavia, a
responsabilidade sobre a escrituração recai sobre o contador.
O controle de gastos por sistemas orçamentários e distribuídos por centros de custos
implicam em cada setor ou departamento controlar seus próprios recursos, assim como a
integração de sistemas de informações, que antes necessitavam dupla alimentação, elimina
possíveis divergências e racionalizam as tarefas de conferência e de análise.
O sistema de pagamentos brasileiro vigente racionalizou a utilização de cheques, que deram
lugar às Transferências Eletrônicas de Disponibilidades (TED), e reduziu sensivelmente as
pendências dos cheques emitidos e não descontados. A emissão de borderôs de pagamentos
em meio eletrônico foram facilitadas com a utilização dos códigos de barras e dos boletos
bancários.
Ou seja, o processamento eletrônico de dados racionalizou e deu agilidade ao trabalho, mas
devemos ter cuidado com a consistência dos sistemas. Em muitos casos a inexistência de
sistemas paralelos que possibilitariam a confrontação de dados deixa os controles internos
vulneráveis.
O contador, e o setor de contabilidade como um todo, tem papel fundamental para que todos
os demais setores e departamentos da empresa estejam comprometidos com a solução de
pendências. Muitas questões são mais administrativas do que especificamente contábeis,
mas com o processamento contábil feito fora da contabilidade, é preciso treinar o pessoal
envolvido na alimentação do sistema e na conciliação e, principalmente, possibilitar que todo
o ciclo de operações seja visualizado por quem tem a responsabilidade de buscar as
informações para solucionar as pendências, pois, sem essa visão, a solução fica mais
dificultosa por não se compreender o caminho da informação dentro de um sistema de gestão.
2. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Normalmente, um sistema de informação orienta o fluxo das atividades necessárias ao
desempenho das operações nos ciclos de produção, comerciais e financeiros tais como:
demanda, grade de produção, produção, nível de estocagem; vendas, contas a receber,
recebimentos; compras, contas a pagar, pagamentos etc.
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É muito comum a criação de controles e de procedimentos descentralizados e aleatórios, de
acordo com a necessidade de cada gerente ou diretor, sem que haja uma integração efetiva
entre os departamentos. Muitas vezes, tarefas desenvolvidas e mesmo informações e
controles produzidos acarretam retrabalhos e não surtem o efeito desejado.
A seguir, observamos como poderia ser desenhado um sistema natural de informações:
Na figura não é possível identificar a seqüência das operações e das atividades desenvolvidas
em cada setor, sequer o início e o final do sistema. Há linhas cruzadas em diversos setores.
Vejamos agora o desenho de um sistema de informação planejado:
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No sistema planejado o fluxo das operações, das tarefas e das atividades realizadas estão
definidos de forma mais clara e são visualizadas mais facilmente por todos os setores. A
ilustração utilizada é bastante simples, mas nela podemos identificar que:
a) vendas ou telemarketing emitem o pedido, que é submetido ao cadastro;
b) o setor de cadastro confirma com o de crédito e cobrança a situação do cliente; na hipótese
de não ser bom pagador, o setor de crédito e cobrança comunica o fato ao cadastro que, por
sua vez, comunica vendas e telemarketing, para cancelar ou suspender o pedido; no caso de
aprovação, o pedido segue para o setor de controle do estoque para reserva dos itens;
c) na seqüência, o controle de estoques comunica o faturamento para emissão da nota fiscal
e a contabilidade para registrar a baixa dos itens vendidos;
d) o faturamento envia a nota fiscal ao setor de expedição, para que a mercadoria seja
despachada para o cliente, e comunica à contabilidade e ao setor fiscal sobre a emissão da
nota fiscal, para que sejam registrados a venda e os impostos e contribuições incidentes
sobre o faturamento;
e) a contabilidade e o setor financeiro alimentam a emissão da duplicata e a baixa pelo
pagamento;
f) o setor financeiro mantém atualizados o fluxo de caixa e o cadastro do cliente.
Conhecendo o fluxo das tarefas de cada setor e as informações geradas, o conciliador terá
maior facilidade para solucionar as pendências, pois saberá aonde ir e a quem recorrer.
3. CUIDADOS COM O REGISTRO CONTÁBIL
Um bom sistema de registros contábeis minimiza o trabalho da conciliação. Normalmente, a
descentralização dos registros está conjugada à pré-classificação e à integração de boa parte
dos movimentos. Muitos problemas de conciliação são resolvidos com a melhor preparação
do pessoal responsável pela alimentação dos sistemas.
Uma boa orientação sobre a utilização do plano de contas, aliada à centralização e à rigidez
para a abertura de novas contas, que deve ser monitorada pela contabilidade, minimizam a
necessidade de correções e a ocorrência de pendências.
Para que um registro contábil seja feito de maneira adequada, qualquer que seja o sistema de
informações, é necessário que alguns requisitos básicos sejam cumpridos, tais como:
a) identificação da entidade a que se refere o registro - é muito comum em grupos de
empresas haver confusão e troca de documentos, inclusive fornecedores utilizarem CNPJ
de uma empresa do grupo em suas notas fiscais, quando o item faturado se destina à
outra;
b) conhecimento do fato a ser registrado - o classificador deve dominar as operações
da empresa e conhecer o fato que está sendo registrado;
c) identificação e interpretação da natureza do fato - o domínio técnico contábil para a
interpretação do fato é fundamental. É preciso saber o reflexo do fato passível de registro
nas contas patrimoniais e de resultado, inclusive dominar o conteúdo que deve ser
informado nos campos das telas de classificação e de alimentação dos sistemas;
d) dominar o plano de contas da empresa - independentemente de haver ou não a pré-
classificação, quando os documentos específicos sob a responsabilidade de cada setor já
têm identificação definida, é importante conhecer bem os códigos e nomes de contas a
serem utilizados para que o lançamento não seja feito em conta indevida;
e) documento suporte - tem aumentado a utilização de informação eletrônica, todavia,
mesmo diante de certificações digitais, o documento suporte não foi abolido e deve dar
respaldo ao lançamento, com a identificação de itens tais como: valor, data, contas a
serem debitadas e creditadas e outras informações básicas para a redação do histórico da
operação.
Sem dúvida, a boa classificação e o registro correto dos fatos contábeis, efetuado com
base em documentos adequados e idôneos, irão garantir melhor qualidade e segurança
no processamento das informações e, conseqüentemente, menor volume de correções e
de pendências nas conciliações.
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4. A CONCILIAÇÃO E A ANÁLISE DE CONTAS E OS ELEMENTOS DO LANÇAMENTO
CONTÁBIL
No processo de análise, iremos verificar se conta apresenta saldo e movimento compatíveis
com sua natureza devedora ou credora; se registros lançados estão em conformidade com o
elemento do patrimônio ou do resultado que a conta representa; se os montantes lançados a
débito e a crédito correspondem aos valores efetivos etc. Ou seja, iremos observar a
consistência dos saldos e das movimentações das contas.
Entre as funções da conciliação e da análise de contas, destacamos a de identificar a
consistência dos elementos do próprio lançamento, e possibilitar a correção dos registros
incorretos.
Um lançamento contábil se resume, basicamente, nos seguintes itens que devem ser
checados no processo de análise:
a) a data e a seqüência numérica do registro;
b) a conta ou as contas debitadas;
c) a conta ou as contas creditadas;
d) o valor debitado, ou os valores debitados;
e) o valor creditado, ou os valores creditados;
f) o histórico.
Diante da identificação de qualquer não conformidade em um desses itens, o analista deve
providenciar a regularização em prazo oportuno.
5. CORREÇÃO DE REGISTROS
A NBC T 2.4, aprovada pela Resolução CFC nº 596/85 prevê as técnicas de correções de
lançamentos relacionadas a seguir:
a) o estorno, que anula total ou parcialmente o lançamento errado:
a.1) no estorno total, invertemos o lançamento (a conta que foi debitada indevidamente será
creditada e a conta que foi creditada indevidamente será debitadas) e utilizamos o mesmo
valor do registro original.
Por exemplo, vejamos o estorno total de um pagamento de duplicata feito em duplicidade:
- lançamento original incorreto:
1011 21.05.20X1
D Fornecedores Nacionais (Passivo Circulante)
- Fornecedor “Z” 5.000,00
C Bancos Conta Movimento (Ativo Circulante)
- Banco “X” 5.000,00
Pelo pagamento da Duplicata nº 1234 do fornecedor
“Z”
- estorno total:
1150 30.05.20X1
D Bancos Conta Movimento (Ativo Circulante)
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Por exemplo, vejamos o estorno parcial de um pagamento de duplicata cujo valor correto seja
de R$ 35.000,00, lançado por R$ 53.000,00:
- lançamento original incorreto:
Nº Data D/C Contas / Histórico Débito Crédito
1055 21.05.20X1
D Fornecedores Nacionais (Passivo Circulante)
- Fornecedor “Z” 53.000,00
C Bancos Conta Movimento (Ativo Circulante)
- Banco “X” 53.000,00
Pelo pagamento da Duplicata nº 567 do fornecedor
“Z”
1345 30.05.20X1
D Bancos Conta Movimento (Ativo Circulante)
- Banco “X” 18.000,00
C Fornecedores Nacionais (Passivo Circulante)
- Fornecedor “Z” 18.000,00
Pelo estorno parcial do lançamento nº 1055 de
21.05.20X1, para ajusta-lo ao valor correto de R$
35.000,00.
1120 21.05.20X1
D Fornecedores Nacionais (Passivo Circulante)
- Fornecedor “Z” 20.000,00
C Bancos Conta Movimento (Ativo Circulante)
- Banco “X” 20.000,00
Pelo pagamento da Duplicata nº 698 do fornecedor
“Z”
- transferência:
Nº Data D/C Contas / Histórico Débito Crédito
1575 30.05.20X1
D Bancos Conta Movimento (Ativo Circulante)
- Banco “X” 20.000,00
C Bancos Conta Movimento (Ativo Circulante)
- Banco “A” 20.000,00
Pela transferência do lançamento nº 1120 de
21.05.20X1, para apropria-lo na conta correta.
c) a complementação, que altera o valor do lançamento e pode ser vista como o procedimento
inverso ao do estorno parcial. No complemento, utilizamos a mesmas contas a débito e a
crédito do lançamento original. O valor corresponderá à diferença verificada entre o registro
original feito a menor e o valor correto do documento.
Por exemplo, vejamos a complementação de um pagamento de duplicata no valor de R$
53.000,00, que foi lançado por R$ 35.000,00:
- lançamento original incorreto:
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Nº Data D/C Contas / Histórico Débito Crédito
1055 21.05.20X1
D Fornecedores Nacionais (Passivo Circulante)
- Fornecedor “Z” 35.000,00
C Bancos Conta Movimento (Ativo Circulante)
- Banco “X” 35.000,00
Pelo pagamento da Duplicata nº 567 do fornecedor
“Z”
1345 30.05.20X1
D Fornecedores Nacionais (Passivo Circulante)
- Fornecedor “Z” 18.000,00
C Bancos Conta Movimento (Ativo Circulante)
- Banco “X” 18.000,00
Pelo complemento do lançamento nº 1055 de
21.05.20X1, para ajusta-lo ao valor correto de R$
53.000,00.
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Balancete do período de 01/01/X1 a 31/12/X1
Saldo em Saldo em
Contas Débitos Créditos
1º.01.20X1 31.12.X1
Financiamentos
Juros a Apropriar
Financiamentos
Juros a Apropriar
Para efetuarmos a conciliação, vamos confrontar o resumo emitido pela instituição financeira
com o somatório das contas de curto e de longo prazo:
A conciliação evidenciou a coincidência dos saldos, por sua vez, a análise das contas da
contabilidade nos permite verificar a consistência e a natureza dos lançamentos. Para isso,
necessitamos das fichas de razão das contas de financiamento e de juros a apropriar:
31.12.X0 789.685,08 C
Saldo anterior
8
28.02.X1 248 Pagamento da parcela nº 6 65.807,09 723.877,99 C
Transferência do longo para o
325 curto prazo 65.807,09 789.685,08 C
9
Apropriação dos juros
30.06.X1 753 incorridos no mês 25.153,76 (250.409,09) D
31.12.X0 2.895.511,96 C
Saldo anterior
Transferência do longo para o
31.01.X1 195 curto prazo 65.807,09 2.829.704,87 C
Transferência do longo para o
28.02.X1 325 curto prazo 65.807,09 2.763.897,78 C
Transferência do longo para o
31.03.X1 422 curto prazo 65.807,09 2.698.090,69 C
Transferência do longo para o
30.04.X1 525 curto prazo 65.807,09 2.632.283,60 C
Transferência do longo para o
31.05.X1 689 curto prazo 65.807,09 2.566.476,51 C
Transferência do longo para o
30.06.X1 775 curto prazo 65.807,09 2.500.669,42 C
Transferência do longo para o
31.07.X1 1101 curto prazo 65.807,09 2.434.862,33 C
Transferência do longo para o
31.08.X1 1285 curto prazo 65.807,09 2.369.055,24 C
Transferência do longo para o
30.09.X1 1397 curto prazo 65.807,09 2.303.248,15 C
Transferência do longo para o
31.10.X1 1465 curto prazo 65.807,09 2.237.441,06 C
Transferência do longo para o
30.05.X1 1590 curto prazo 65.807,09 2.171.633,97 C
Transferência do longo para o
31.12.X1 1680 curto prazo 65.807,09 2.105.826,88 C
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Conta 2.2.10.20.01 - Juros a Apropriar - Banco "X"
A leitura das fichas de razões das contas de financiamento e de juros apropriar no curto e no
longo prazo nos permite constatar a consistência dos lançamentos, e possibilita emitir o
seguinte resumo da análise das contas:
Saldo em
31.12.X0 789.685,08 2.895.511,96 3.685.197,04 (299.275,59) (537.423,68) (836.699,27) 2.848.497,77
Liquidações
no Período (789.685,08) (789.685,08) - (789.685,08)
Juros
Incorridos e
Apropriados
no Período - 299.275,59 299.275,59 299.275,59
Transferência
s do Longo
para o Curto
Prazo 789.685,08 (789.685,08) - (240.426,45) 240.426,45 - -
Saldo em
31.12.X1 789.685,08 2.105.826,88 2.895.511,96 (240.426,45) (296.997,23) (537.423,68) 2.358.088,28
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Para exemplificarmos a demonstração de pendências, vamos admitir que, em 30.05.20X1,
saldo da conta corrente bancárias nº 10.250-4, mantida na agência 235 do Banco “A” tenha o
saldo final de R$ 15.425,00 e a contabilidade, após efetuados os ajustes possíveis
identificados na conciliação na conta “1.1.2.10.10.05 – Banco ‘A’”, apresentou o saldo de R$
12.525,75, cujas divergências foram assim demonstradas:
16.350,75
tarifa não
15.05.X1 autorizada (220,00)
depósito não
30.05.X1 identificado 2.145,75 1.925,75
16.350,75
Os cheques emitidos serão baixados da posição de contas quando forem descontados pelos
favorecidos; a tarifa não autorizada deve ser acompanhada pela tesouraria até o reembolso
pelo banco, quando também será eliminada da posição; o depósito não identificado deve ter
sua origem investigada, normalmente pelo setor de cobrança ou pela própria tesouraria, para
que possa ser devidamente registrado.
8.2. Solução de pendências
Lembramos que fazer a conciliação ou a análise de uma conta não se resume às anotações
de pendências. Essas devem ser regularizadas em curto espaço de tempo, de modo que de
um mês para outro não sobrem pendências antigas. Quanto maior for a idade de uma
pendência, menor será a possibilidade de regulariza-la de forma adequada.
O acúmulo de pendências não deve fazer parte da rotina da contabilidade. As pendências
devem ser solucionadas e não relacionadas, pois não teremos atingido o objetivo da
conciliação e da própria contabilidade se as pendências não forem solucionadas. Os níveis de
pendências toleráveis devem se pautar pelo não comprometimento da qualidade das
demonstrações contábeis, assim como pela manutenção do nível de segurança dos controles
internos.
É preciso que os meios de controle internos da empresa possibilitem que as pendências de
conciliação sejam rapidamente solucionadas. O setor que fez a conciliação e apurou a
pendência, normalmente a contabilidade, deve comunicar formalmente ao setor responsável
pela informação que necessita regularização e estabelecer prazos para a solução.
______________________________Fim de Matéria_________________________________
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