UNIDAD 3 EL CONTADOR Y LA TRANSACCION COMERCIAL La Unidad II le ha proporcionado a usted una vision de la Contabilidad como disciplina y como profesién introduciéndolo en el conocimiento de los términos y conceptos claves a través de una descripcién bésica de la Contabilidad. ‘Teniendo una idea de lo que es la Contabilidad, usted puede comenzar a en- tender lo que hace un contador, cuél es su campo de accién, qué son las transac- ciones comerciales y Ia documentacién utilizada en las transacciones comerciales. A tal efecto, esta unidad ha sido dividida en dos partes: reconoceré en sus detalles al estudiar las paginas comespondientes. Estas dreas son: La Contabilidad Privada La Contabilidad Publica La Contabilidad Gubernamental La Docencia En la segunda parte trataremos lo referente a las transacciones comerciales y describiremos la documentacién utilizada en cualquier transaccién. Por lo tanto, usted como estudiante debe, al finalizar la Unidad, estar en capacidad de recono- cer las 4reas en que se desempefia el contador y las transacciones comerciales que le hemos presentado como asimismo la documentacién mercantil en casos extrafdos de una realidad financiera. En la dltima parte aparecen los ejercicios pertinentes al tema que le permitiran a usted darse cuenta cabal de que ha sido posible cumplir con la tarea ya descrita. Antes de iniciar la lectura le reecomendamos que vea el audiovisual: La Im- portancia de la Contabilidad. A través de este audiovisual lograré una vision global de lo que significa el rol del contador en esta sociedad; luego podra usted completar los detalles con el estudio del material impreso. 61INDICE Pag. Primera Parte 1. AREAS DE INCUMBENCIA DEL CONTADOR 63 1.1. Contabilidad Privada 63 1.2. Contaduria Pablica . 64 2. CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL ........00eeeeeeeeeeeeee 66 3, DOCENCIA . 66 Segunda Parte 1. DEFINICION DE TRANSACCION COMERCIAL 1.1. Transaccion Comercial que genera ingtesos.. . 68 1.2. Transacciones que generan gastos 68 1.3. Variaciones del Capital Contable . 69 2, DOCUMENTACION MERCANTIL......... 1 2.1, Necesidad de la Documentacién Mercantil al 2.2. Importancia de la Documentacién Mercantil 2 2.3. Clasificacién de Documentos 73 AUTOEVALUACION 2.0... cece cece ete eee n ne ene ce nett eeneeees 96 62PRIMERA PARTE 1. Areas de incumbencia del contador Carecerfan de valor los acuerdos sobre los principios contables, si no existiese una forma de cerciorarse de la aplicacién de ellos en la elaboracién de los Estados Financieros. Los términos contador y contador piiblico forman parte del vocabulario de la mayoria de las personas, pero existe un error generalizado sobre la naturaleza de su trabajo en cada uno. El contador requiere poseer amplios y sélidos conoci- mientos acerca de cultura general, estadistica, economfa, administracién de nego- cios y ademés conocimientos especializados de contabilidad, aunados a una amplia experiencia en el campo de la contabilidad. El término contador generalmente es utilizado para designar a las personas que tienen responsabilidades ejecutivas en alguna forma y conocimientos comple- tos de la teoria y la prictica de la contabilidad. El trabajo profesional en la contabilidad abarca amplios sectores: — La Contabilidad Privada — La Contabilidad Pablica — La Contabilidad Gubernamental — La Docencia 1.1. Contabilidad Privada El contador privado 0 interno es un empleado de una empresa, de una enti- dad no luerativa, Asociacién o Fundacién en la que trabaja. En general, el trabajo del contador privado abarca responsabilidades que van desde la instalacion de un sistema de contabilidad, teneduria de libros, prepara- cién de informes financieros hasta contralor. El contralor es el funcionario ejecu- tivo principal, es el responsable del suministro a la gerencia de los datos para controlar las operaciones del negocio y 1a de interpretar los resultados de dichas operaciones. Normalmente, el contralor tiene contadores como subalternos, quienes son responsables de que los datos contables se acumulen de acuerdo con el disefio del sistema, de ayudar a preparar los informes contables, de dar asesoria tributaria (aunque ésta se hace, casi siempre, con asesoria legal), de preparar presupuesto y de analizar e interpretar informes internos y externos con el fin de ayudar a la gerencia en la toma de decisiones. La importancia del contralor se puede apreciar mejor examinando la rela- cién de la funcién contable y la de otras dentro de la empresa. El grfico 1.3.1. demuestra esta relacion, Para que los administradores de las otras éreas puedan tomar decisiones acertadas, deben poser informacién contable. El grafico muestra a la contabilidad como el centro del cual la informaci6n financiera fluye a las otras reas funciona- les. No deje que esto lo Ileve a creer que la contabilidad es la funcion mas impor- tante de la organizacién. Todas las funciones son necesarias a la supervivencia de la empresa. Existen otras relaciones funcionales ademas de las que se muestran en el grifico. 63GRAFICO 1.3.1. RELACION DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS FUNCIONES DE LA EMPRESA CONTABILIDAD PRODUCCION Por ejemplo, ventas y produccién deben estar estrechamente relacionadas. La idea es de que la gerencia debe tener informacién relevante y oportuna para to- mar decisiones. La responsabilidad del contralor es proporcionar dicha informacién. 1.2. Contaduria Pablica El trabajo profesional como contador pitblico es quizis uno de los mas cono- cidos, consiste en el ejercicio de la contabilidad por contadores que ofrecen sus servicios al piblico a cambio de honorarios. Los usuarios externos necesitan contar con un representante independiente que devengue ingresos de multiples fuentes y que no se sienta comprometido con nadie a fin de que pueda certificar que: a) Las cifras que representan la posicién econémica de la empresa y su renta- bilidad son reales y se han evaluado basindose en los principios aceptados de evaluacién. b) Que la empresa ha tomado medidas adecuadas de prevencién contra los. desfalcos o fraudes. La importancia de la actividad de contador pitblico, aumenta con el hecho de que practicamente todos los estatutos de las compafifas anénimas, exigen audi- torfas periddicas de las cuentas de la empresa, las cuales deben ser efectuadas por contadores piiblicos independientes. 1.2.1, Auditorfa Tradicionalmente gran parte del trabajo del contador piblico ha consistido en la realizacion de auditorias. Se ha definido la Auditorfa como “la revision exploratoria hecha por un contador piiblico de los fundamentos de control inter- no y de los registros contables de una empresa de negocios o de otra unidad econémica, que antecede a la declaracion de su opinién relativa ala exactitud de sus Estados Financieros”. 64El contador pitblico en el desempefio de esta labor adquiere una obligacién respecto del ptiblico y de su cliente. Como resultado de la revisién que ha hecho, expresa una opinién acerca de los Estados Financieros, asi como de los resultados de las operaciones de su cliente. Pero no certifica una exactitud del 100 por ciento de los registros y estados, ya que el auditor rara vez revisa todas las operaciones 0 verifica todos los activos; en lugar de esto, hace muestreos y mientras mayor con- fianza le merece el sistema de control interno, menor es el muestreo que considera conveniente. Las grandes empresas también tienen auditores intenos, quienes dependen directamente de la Gerencia (y no del contralor) y se aseguran de que los obje- tivos de la administracién, financieros y de otra naturaleza, sean levados a cabo. Por ejemplo, un auditor interno examina el trabajo realizado por los contadores subalternos del contralor, para ver si el trabajo esta bien hecho y de acuerdo a los procedimientos establecidos por la Gerencia. Ademés, tiene la responsabilidad de sugerir como mejorar la eficiencia de las operaciones. 1,2.2, Asesoria Gerencial La mayoria de los contadores pablicos proporcionan servicio de asesoria, Debido a la experiencia que obtiene en el trabajo de auditoria de empresas en di- versos campos, el contador ptiblico puede dar a sus clientes valiosos consejos sobre los diversos aspectos de sus negocios. La naturaleza de la asesoria varia segiin la experiencia de la compafifa auditora y las necesidades de su cliente. Ejemplos de estos servicios son: el disefio e instalacion de sistemas contables, la formulacién de presupuestos, la evaluacién financiera de empresas para su fusion o para la compra de las mismas, el disefio de una fabrica, el control de los inventarios y el asesoramiento para la contratacién de personal. Como se puede ver, muchos de estos servicios no estan ni siquiera indirecta- mente relacionados con la contabilidad y es por lo que muchas firmas de auditorfa emplean especialistas en otros campos, tales como ingenieros industriales, estadis- ticos, psicdlogos y especialistas en computacion, para ayudarles a dar algunos de estos servicios de asesoria. 1.2.3, Impuestos Muchas veces se pregunta si esta area es de la competencia del abogado o del contador; obviamente, todos los impuestos son producto de la ley, Sin embargo, para calcularlo es necesario usar la contabilidad. Es por esto por lo que el conta- dor frecuentemente sirve como consejero de impuestos. Esta asesorfa fiscal puede comprender la determinacién del importe del impuesto sobre la renta que debe pagar el cliente como resultado de sus operacio- nes basadas o bien puede ser la planeacién de los impuestos; o sea el arreglo de los asuntos de la empresa en forma tal, que apegindose a la Ley, reduzca al mini- mo el monto de los impuestos sobre la renta. 1.2.4, Servicios Contables Generales Aunque todas las compafifas necesitan informacién financiera para poder tomar decisiones, algunas son demasiado pequefias para tener un contador a tiempo completo. Estaciones de servicio de gasolina y otros comercios pequefios acuden a un contador a tiempo convencional, para que les‘ayude a llevar su’ con- tabilidad. Algunas oficinas de contabilidad tienen divisiones para servir a los clientes pequefios, En estos casos un miembro de la compafifa auditora realiza muchas de las funciones que corresponden al contador del cliente. Al trabajar con muchas 65compajifas pequefias el contador puede proporcionatles servicios y asesoria que no hubieren podido lograr de otra manera. Otro campo en el que los contadores proporcionan servicios directos a sus clientes es en el area de las computadoras. Teniendo un sistema de computacion centralizado, el contador permite a sus clientes servirse del procesamiento de da- tos y de una sofisticada tecnologia de sistemas que de otra forma no podria justificarse econdmicamente. Ultimamente ha habido un incremento rapido tanto en la cantidad como en Ja variedad de los servicios de asesoria que ofrecen los Contadores Pablicos dentro de diversos aspectos. 2. Contabilidad Gubernamental Los gobiernos y sus dependencias, al igual que los negocios, necesitan cons- tantemente de buenos contadores para desarrollar y operar sus sistemas contables. Las responsabilidades de los contadores que aqui prestan sus servicios como ejecutivos contablesinternos 0 como auditores se asemejan a las de los contadores piblicos o privados. Cuando los propietarios del patrimonio son la Nacién, los Estados o los Municipios, la Contabilidad difiere sensiblemente de la Contabilidad en las empre- sas privadas. La Contabilidad Gubernamental no pretende registrar las transacciones efec- tuadas para mostrar el resultado de las operaciones y su influencia en el Patrimo- nio, sino que muestra la ejecucin de un presupuesto asignado a cada Unidad Gu- bernamental. Toda transaccién debe mostrar la utilizacién de los recursos de acuerdo a la asignacién presupuestaria contemplada en la Ley de Presupuesto co- rrespondiente. La Contabilidad Gubernamental tiene la obligacién de ceiiirse exclusivamente a los instrumentos legales como son los presupuestos de ingresos y gastos, Leyes Orginicas de Hacienda y de la Contraloria General de la Reptblica. EI contador que ejerza, sea piblico, privado o del gobierno, debe conservar una actitud imparcial y tener un criterio s6lido para decidir y justipreciar todo lo que debe raflejarse en los Estados Contables. 3. Docencia Por alguna raz6n, casi toda discusién sobre la funcién del contador excluye la docente; no obstante, si no tuviéramos profesores de contabilidad nunca habria suficientes contadores que proporcionaran la informacién financiera que la sociedad necesita, La ensefianza da la oportunidad de formar profesionales de una carrera de halagadoras perspectivas. Ademés de las recompensas socioecond- micas que de ella se derivan, la ensefianza proporciona al profesor la oportunidad de hacer una importante contribucién al mundo en que vivimos. CONCLUSION La primera parte de esta unidad lo introdujo en el mundo de la contabilidad. Es de esperar que usted haya podido apreciar la necesidad que tiene la sociedad de disponer de la informacién financiera adecuada y que haya adquirido conciencia de la importancia del contador para satisfacer esta necesidad. Los siguientes capftulos dan informacién detallada sobre los conceptos, principios, procedimien- tos y los usos de la contabilidad. En este primer texto, si se sigue la secuencia ce las unidades, se estudia la informacion financiera externa y luego la interna. 66Finalmente, el texto concluye con una introduccién a los procedimientos usados para acumular la informacién requerida para la preparacion de los diferen- tes informes contables. EJERCICIO Ahora que ya usted se ha familiarizado con la informacion contenida en la primera parte de esta Unidad, conteste las siguientes preguntas que consti- tuyen un ejercicio para que usted afine sus conocimientos. En el supuesto caso que tenga dificultades, después de consultar la res- puesta, vuelva a leer las paginas anteriores. 1. El contador privado trabaja con el sistema contable de una entidad es- pecifica (de ordinario, una firma comercial) y se responsabiliza de la en- ‘trega, en su momento oportuno, de aquella informacion contable que le sea requerida para la toma de decisiones. Después de estudiar las paginas de este texto, complete las frases y describa correctamente las funciones de la contabilidad privada. De ordinario, quien se encarga de la funcién contable de una firma es Dentro de una empresa, la persona que se responsabiliza del logro de los. objetivos de la gerencia, financieros 0 de otro tipo, suele ser... 2, El contador obtiene su certificado profesional en instituciones oficiales © privadas. El contador ptiblico ofrece una diversidad de servicios con- tables: en funciones de auditor externo da fe piiblica de la razonabili- dad de los estados financieros externos de un cliente, asi como también de que éstos han sido preparados y presentados de acuerdo a los prin- cipios de contabilidad generalmente aceptados. Las formas en que un contador piblico puede servir a sus clientes se examinan en las paginas de este texto. Exponga tres de dichas formas: 67RESPUESTA 1, Contador Contralor 2. a, Auditoria b. Servicios Contables Generales c. Asesoria en Impuestos SEGUNDA PARTE 1. Definicién de Transaccién Comercial Las empresas de negocios son de muchas clases y abarcan gran variedad de transacciones. Algunas son comerciales dedicadas a comprar y vender mereancias. in ellas se incluyen los mayoristas, detallistas, proveedores, industriales. Otras existen para proporcionar servicios por ejemplo, las peluquerias, bancos, tintore- fas, oficinas de contadores piblicos, abogados, médicos, ete. Hay empresas manu- factureras que compran materiales y los modifican de alguna manera, antes de ofrecerlos a la venta, por ejemplo, carpinterias, fabricas de calzado, ete. El intercambio de bienes y servicios con valor econémico en las actividades comerciales recibe el nombre de transaccién comercial. Las transacciones comerciales son de dos tipos, a) las que generan ingresos yb) las que generan egresos. 1.1. Transaecion Comercial que genera ingresos Los ingresos son el resultado de las transacciones en las cuales, quien recibe «1 ingreso, vende servicios 0 bienes, en efectivo, promesas de pago, otros bienes © alguna combinacién de 10s mismos, a los compradores o clientes extrafios al negocio. Bjemplo, el médico refleja el volumen de sus transacciones por medio de los honorarios obtenidos. Un hotel pereibe ingresos por el alquiler de sus habitaciones y ademas puede aumentarlos por el servicio de restaurant, venta de regalos, servicios de bar, lavado de ropa, ete. 1.2. Transaeciones que generan gastos Los gastos pueden definirse como una parte del costo que se ha consumido durante el perfodo contable. Son los egresos de activo consumidos en la obtencién Ge los ingresos. Por ejemplo, alquiler del local, luz, sueldos, teléfono, ete. 68El costo es el sacrificio en que se incurre para obtener un beneficio; todos los costos se componen de gastos y activos. Ejemplo, la mercancfa que se adquiere para ser vendida a un precio mayor, lo suficiente para que compensen todos los gastos y se obtenga un margen de beneficio. Un problema contable es medir los gastos y activos que forman el costo. 1.3. Variaciones del Capital Contable Si nuestro objetivo es identificar el capital contable total al final del perfodo, los ingresos y los gastos podrian registrarse directamente en la cuenta capital. También cambia el capital contable como consecuencia de otro tipo de transac- ciones especialmente en la inversion y retiro de fondos por parte del propietario. Ejemplo: CUENTA CAPITAL DEL PROPIETARIO Concepto Ingresos Gastos Saldo Inversi6n inicial 40.000,00 Ingreso por slquiler de habitaciones _10.000,00 '50.000,00 Ingreso por lavado de ropa 4.000,00 54.000,00 Gastos de teléfono 2.000,00 52.000,00 Ingresos por servicio de restaurante 8.000,00 60.000,00 Gastos de electricidad 8.000,00 57.000,00 Gastos de limpieza 1.000,00 56.000,00 Gastos de sueldos de personal 4.000,00 52.000,00 Ingreso por venta de regalos 58,000,00 Retiro de fondos del propietario para gastos personales 8,000,00 55.000,00 En este ejemplo observamos que las transacciones originan un ingreso, causan un aumento bruto en el capital del propietario y de igual forma, las transacciones que originan egresos o gastos, producen una disminucién en el capital. Si los ingresos del negocio son superiores a sus gastos, se obtiene una utilidad y el capital mostraré un aumento. Si, por el contrario, los gastos son mayores a los ingresos estamos en presencia de una pérdida y el capital contable disminuye. Del ejemplo anterior podemos deducir que el saldo final del capital contable muestra un incremento, ya que el saldo inicial muestra Bs. 40.000,00 y el saldo final Bs. 55.000,00 la diferencia entre estas dos cantidades arroja una utilidad en las actividades del negocio de Bs. 15.000,00. Este beneficio representa, por lo tanto, el resultado final de las actividades comerciales durante un periodo de tiempo. Por si solo nada dice al respecto del importe de las transacciones, ni de los elementos del costo de explotacién, acusa simplemente el resultado neto de todo ello. Con este método no se conocerén los ingresos por ventas del mes, ni el total de gastos, ni el importe de cada tipo de gasto, puesto que el andlisis de las opera- ciones arriba descritas, solo muestra la repercusién neta de las operaciones del mes en el capital contable. 69EJERCICIO A fin de poder medir su estado de avance, a continuacién encontrara . dos ejercicios: el primero sefiala una serie de transacciones para que usted identifique por medio de una X dentro de la columna de ingresos 0 gastos si la transaccin genera un ingreso o un gasto; el segundo ejercicio es para que responda la pregunta planteada. EJERCICIO I TRANSACCIONES INGRESOS GASTOS 1 A. Se pagé la compra de sobres y papeleria, B. Se cobré el alquiler de las taciones. sabi- C, Se pagé el alquiler mensual del hotel. D. Se pagé un anuncio en el periédico. . Se pagé el lavado de las cortinas. . Se pagé la factura de l moe os L. Se eobiré venta de regalos. ih Las transacciones de gastos ocasionan una disminucién bruta en la cuenta capital. Cuando los ingresos son mayores que los gastos, aumenta el capital de los propietarios. Cuando los gastos son mayores que los ingre- 808, {qué efecto se produce en el capital? 70