Aslentos de Clerre Una ver terminada la Hoja de Trabajo, el siguiente paso del ciclo contable consiste en cerrar las cuentas nominales, es decir, las cuentas de ingresos y egresos. El proceso de eierre de cuentas significa que todas las cuentas transitorias quedaran con saldo en cero, puesto que ¢l resultado econémico obtenido es transferido al renglén de Capital. La razén por Ia cual es necesario cerrar las cuentas de ingresos ¥ egresos radica en que éstas s6lo representan el valor del resultado econémico en un periodo fiscal; por lo tanto, en cada periodo contable, ellas deben empezar con un saldo en cero para garantizar que sus saldos, al final del periodo, reflejen exclusivamente resultados validos para ese periodo. Los Asientos de Cierre permi- ten que tales cuentas de ingresos y egresos empiecen el nuevo periodo con saldo en cero. Los Asientos de Cierre también son importantes porque con ellos se resumen los ingresos y egresos de un periodo y porque permiten transferir la diferencia, sea de utilidad o de pérdida, al renglén de Capital. A través del periodo contable, tal transferencia no ocurre; sélo se sabe, en jeorfa, que los ingresos aumentan el capital y los gastos lo disminuyen. Pero con los Asientos de Cierre se logra registrar, en los libros, el resultado econémico obtenido y su correspondiente transferencia al Capital. Procedimientos para los Asientos de Cierre . en ei Libro Diario Para preparar los Asientos de Cierre, la Hoja de Trabajo es una buena fuente de informacion, porguie en ella estén reflejadas todas las cuentas que se manejaron en el proceso contable, y porque ena discrimina a cabalidad las cuentas reales y las nominales, permitiendo distinguir facilmente tanto las de ingresos como las de egresos. ‘A fin de ilustrar el procedimiento para registrar los Asientos de Cierre, tomemos como fuente de datos la Hoja de Trabajo de Comercial Almarza claborada en el capitulo anterior, pagina 37. Observe en la Hoja de Trabajo que los saldos de las cuentas nominales estan resefiados en la seccion de los Costos de venta y en la de Ganancias y Pérdidas. Se recomienda iniciar el proceso Ge cierre con la informacién contenida en la seccién de Costo de venta, tomando en primer lugar Jas cuentas con saldo deudor. Para que estas cuentas queden cerradas, el asiento que corresponde te hacer un cargo a la cuenta transitoria Costo de venta, con la cantidad que suma le columna del Débito, contra créditos (abonos) a cada una de las cuentas alli reflejadas. Este primer asiento de cierre, que se registra en el Libro Diario, quedaré como se ilustra a continuacion: Dic. 31 | Gosto de venta 279.260 | Inventario de mercancias 140.000 | Compras [138.000 Gastos en compras 1.250 in at 5 aaa = ‘Asiento para cerrar el inventario inicial de mereancias, las compras y gastos en compras. | Cuando se hagan los respectivos traslados de este asiento al Libro Mayor, se abriré una cuenta provisional para Costo de venta que mostrara un saldo deudor de Bs 279.250. Por otra parte, se podré observar que las cuentas Inventario de mercancias, Compras y Gastos en com- pras quedaron con saldo en cero, como se observa en las ilustraciones siguientes:Costo de venta FECHA CONCEPTO DEBE Dic. 31 | Segin asiento de cierre 279.250 279.280 Inventario de mercancias Folio; FECHA CONCEPTO DEBE HABER SBALDO Inventario inicial 140.000 140.000 Dic. 31 | Asiento de cierre 140.000 | — 0 — Compras Folio: __ FECHA CONCEPTO DEBE HABER SALDO Segin Diario 138.000 188.000 Dic. 31 | Asientos de cierre 138.000 | — 0 — Gastos en compras Folio: FECHA ‘CONCEPTO DEBE | HABER | SALDO Segin Diario 1.250 1.250 Die. 31 Asientos de cierre 1.250 te ilsee = El segundo Asiento de Cierre se hace con un cargo a cada una de las cuentas reflejadas en la columna de Créditos de la seccién de Costo de venta, contra un abono a la cuenta transitoria Costo de venta, como se ilustra en el ejemplo siguiente: Dic. 31 Devolucién en compras 1.460 Inventario de mereancias 189.000 Costo de venta 190.460 Asiento para cerrar la devolucién en compras y registrar el inventario final de mercancias Luego trasladamos al Mayor y estas cuentas mostrarén los saldos siguientes: Devolucién en compras Folio: FECHA | CONGEPTO DEBE | HABER | SALDO Segin Diario 1.460 1.460 Dic. 31 Asientos de cierre 1.460 emtInventario de mercancias Foo: [aces CONCEPTO ‘| _ DEBE HABER _ SALDO Inventario inicial 140.000 |_140.000 Dic. 31 Asiento de cierre 140.000 -O- Dic. 1 | Asiento de cierre 189,000 { 189.000 Costo de venta Folik FECHA CONCEPTO DEBE | HABER { SALDO Dic. $1 | Segin asiento de cierre 279.280 279.260 ‘Dic. 51 | Seguin asiento de cierre L f 190.460 | 88.790 [Al efectuar los correspondientes traslados al Libro Mayor, se observa que Devolucién en compras quedé con saldo en cero; por otra parte, la cuenta Inventario de mereancias muestra un selde de Bs 189.000, que es el valor del inventario final al concluir el ciclo econémice y ave ser, a a ven, el valor del inventario inicial para el préximo ciclo contable, asi como el Costo de venta tiene se vedldo de Bs 88.790, que es el monto obtenido en la Hoja de Trabajo, quedando de esta manera fielmente registrado en los Hibros. El proximo paso consiste en cerrar las cuentas cuyos saldos estén reflejados en la seccién de Ganancias y Pérdidas. Se recomienda proseguir cerrando las cuentas de ingreses; pare ello se procede a cargar cada una de las cuentas de ingresos contenidas en la columna Créditos y se abona eeutra la cuenta provisional Gananeias y Pérdidas con el monto total de ingresos, como se ijustra en el siguiente ejemplo: Dio. 31 | Ventas 185.400 BT Gananocias y Pérdidas | 188.400 | Asiento para cerrar los ingresos | Luego de los respectivos pases al Mayor General, la cuenta Ventas quedaré con saldo en cero y sera necesario abrir una cuenta provisional, denominada Ganancias ¥ Pérdidas, que tendré un galdo acreedor de Bs 185.400, como se observa en estas ilustraciones: Ventas Folio: ___ FECHA CONCEPTO DEBE | HABER | SALDO Segtin Diario 185.400 | 185.400 Dic. 31 | Asientos de clerre 185.400 | jae Ganancias y Pérdidas Folio: FECHA CONCEPTO | Debs | HABER | SALDO Dic. 31 | Segin asiento de clerre | 188.400 | 186.400 HeEl cuarto asiento es para cerrar las cuentas de egresos. El hecho consiste en cargar a la cuenta provisional Ganancias y Pérdidas el monto de la columna Débitos y abonar a cada una de las cuentas reflejadas en la columna Créditos, tal como lo muestra el asiento siguiente: Dice. 31 —- Ganancias y Pérdidas 124.320 Sueldos y salarios 15.420 Gastos de alquiler 11.000 Devolucién en ventas 1.240 Gasto comisiones de venta 2.130 Gastos varios de venta 1.210 | Gastos articulos de escritorio 350 L Gastos no causados en ctas. de cobro dudoso 860 Depreciacién mobiliario 1.250 Depreciacién equipo de oficina 2.370 Costo de venta 88.790 Asiento para cerrar los egresos Al efectuar los correspondientes traslados al Libro Mayor, estas cuentas mostraran la si- guiente situacién: ~ Ganancias y Pérdidas Folio: FECHA CONCEPTO DEBE HABER | SALDO Dic. 31 Sgn asiento de cierre 185.400 | 185.400 Dic. 31 —_-Segim asiento de cierre 124.320 61.080 Sueldos y salarios Folio: FECHA CONCEPTO DEBE HABER | SALDO Segin Libro Diario 18.420 18.420 Dic. 51‘ Segtin asientos de cierre 18.420 | -0- Gastos de alquiler Folio: FECHA CONCEPTO DEBE | HABER | SALDO Seguin Libro Diario 11.000 11.000 Dio. 31‘ Segtin asientos de cierre 11.000 | - 0 -Devolucién en ventas Folio: __ FECHA CONCEPTO DEBE | HABER | SALDO Segin Libro Diario 1,240 1.240 Dic. 31 | Segiin asientos de cierre 1240 | -0- Gastos comisiones de venta Folio: _ FECHA CONCEPTO DEBE | HABER | SALDO Seguin Libro Diario 2.130 2.130 Dic. 81 _| Segin asientos de cierre - 2.180 | -o- Gastos varios de venta Folio: FECHA CONCEPTO DEBE | HABER | SALDO Segin Libro Diario 1.210 1.210 Dic. 81 | Segin asientos de cierre iE 1210 | -o- [ Gastos articulos de escritorio Folio: _ FECHA CONCEPTO : DEBE HABER SALDO Segin Libro Diario 350 350 Dic. 81 | Segin asientos de cierre 350 | - 0 - Gastos no causados en cuentas de cobro dudoso Folio: ___ FECHA CONCEPTO DEBE | HABER | SALDO Segin Libro Diario 560 560 Dic. 81 | Segin asientos de cierre a -0- Depreciacién mobiliario Folio: FECHA CONCEPTO DEBE J HABER | SALDO Segin Libro Diario 1.280 1,250 Dic. 81 _| Segin asientos de cierre 1.280 : -o- Depreciacién equipo de oficina Folloy=eees FECHA CONCEPTO DEBE | HABER | SALDO Segin Libro Diario 2.370 2.370 Dic. 81 | Segin asientos de cierre 2.570 | -o0-Costo de venta Folio: FECHA CONCEPTO DEBE HABER SALDO Dic. 31__| Asiento de cierre 279.250 279.280 B1__| Asiento de cierre 190.460 88.790 31_| Asiento de cierre t 88.790 -0- Terminados los respectivos traslados al Mayor General, se observa que todas las cuentas nominales (ingresos y egresos) quedaron con saldo en cero por haber transferido sus montos a la cuenta-resumen de Ganancias y Pérdidas, que muestra un saldo de Bs 61.080. Este saldo repre- senta el beneficio obtenido durante el ejercicio econémico; de haber sido un saldo deudor, ese monto representaria las pérdidas habidas. El saldo de la cuenta-resumen Ganancias y Pérdidas, en un proceso posterior, sera transferido a utilidades del ejercicio econémico, o al superdvit, 0 parcialmente a las cuentas destinadas a dividendos por pagar, o a las cuentas personales de los socios, etc. Para culminar este proceso de registros finales, se debe hacer un quinto asiento para cerrar la cuenta-resumen de Ganancias y Pérdidas, como se indica en la siguiente ilustracién: Dic. 31__| Ganancias y pérdidas 61.080 Utilidades en el ejercicio 61.080 Asiento para registrar la utilidad obtenida en el @jercicio econdmico. Al terminar los correspondientes pases al Libro Mayor, Ganancias y Pérdidas quedard con saldo en cero. Observe la siguiente ilustracion: Ganancias y Pérdidas Folio: FECHA CONCEPTO DEBE HABER SALDO Dic. 31 | Asiento de cierre 185.400 | 185.400 31 Asiento de cierre 124.320 61.080 31 Asiento de cierre 61.080 sae De esta manera, todas las cuentas de ingresos y egresos quedan cerradas, y el resultado econémico obtenido durante el periodo fiscal, registrado en libros. Terminado este proceso, se verifica la exactitud del trabajo mediante la elaboracién de un nuevo Balance de Comprobacién. Silos asientos de Diario y sus respectivos traslados al Libro Mayor se han hecho en forma correc- ta, el Balance de Comprobacién posterior al cierre debe cuadrar y sdlo apareceran relacionados los saldos de las cuentas patrimoniales, es decir, las cuentas de activo, pasivo y capital. Las demas cuentas no apareceran por no tener saldo registrado en los libros: estén cerradas. El Balance de Comprobacién posterior al cierre, ademas de verificar la exactitud del proceso de cierre, es importante por cuanto la informacién en él contenida sirve de base para realizar el asiento de apertura del proximo ciclo econémico.] Los Estados Financieros Los medios que emplea la contabilidad para suministrar la informacién de los resultados del proce- so econémico son los Estados Financieros, que presentan de manera razonable la situacién finan- ciera y los resultados econémicos de la empresa en la fecha y el periodo a que se refieren. Los datos suministrados en estos informes, Estado de Ganancias y Pérdidas y Balance General, son de particular interés para usuarios internos y externos, porque ayudan a la Gerencia en la planifica- cién y el control de las actividades comerciales y administrativas de la empresa y muestran a los. agentes externos su solvencia econémica. Entre los usuarios internos estan los miembros de la Junta Directiva de la empresa, los propietarios y trabajadores de la misma, etc. Entre los agentes externos, como usuarios més importantes, estén el Estado, las instituciones bancarias y de crédito, los inversionistas de la Bolsa de Valores, los proveedores, los clientes de la empresa, etc. Conforme lo expresa el Insrrruro Americano DE Contaporns Ptniicos, “los estados financieros se preparan con el fin de presentar una revisi6n periédica o informe acerca del progreso de la administra- cién y de tratar sobre la situacién de las inversiones en el negocio y los resultados obtenidos durante el pertodo que se estudia”. Estos Estados Financieros son el Estado de Ganancias y Pérdidas y el Balance General. Este estado financiero, también llamado Estado de ingresos y egresos o Estado de resultados, es un documento financiero que muestra, de manera detallada y'razonablemente ordenada, el resulta- do de las operaciones del ciclo contable a que se refiere. Al Estado de Ganancias y Pérdidas se le considera el mas importante porque muestra, en resumen, el monto de Ia fuente de ingresos, la exposicién de los costos y los gastos incurridos; es una relacién aritmética que demuestra el total de la utilidad obtenida o de la pérdida incurrida. Para la elaboraci6n del Estado de Ganancias y Pérdidas se consideran dos partes fundamen- tales: el encabezamiento y el contenido financiero. El encabezamiento comprende informacién general para su identificacién, tal como el nombre de la empresa, el nombre del estado financiero y el periodo especifico. El tiempo a que se refiere este estado financiero es de gran importancia, porque las partidas que muestra sélo tienen importancia cuando se interpretan en relacién con un determinado periodo. El contenido financiero comprende sobre todo cuatro secciones: fuente de ingresos, exposi- cin de los costos, resumen de los gastos de operacién, y otros ingresos y egresos. Para elaborar el Estado de Ganancias y Pérdidas se desarrolla la formula que permite conocer el resultado econé- mico: RESULTADO = INGRESOS - EGRESOS El Ingreso esta determinado por la relacién de entrada de nuevos activos, que originan un aumento del patrimonio neto por efectos de la contraprestacién de bienes y servicios ofrecidos. El Instrruto Americano pe Contapores Posticos define el Ingreso como “el resultado de la venta de mer- cancias y servicios prestados, y es medido por el cargo hecho a los clientes o tenedores de las mercan- clas, usuarios de los servicios que se les han suministrado”. También incluye las ganancias de la venta o el intercambio de activos (excepto de las acciones en el mercado), los intereses y dividen- dos ganados por las inversiones y otros aumentos en el capital, excepto aquellos que provienen de contribuciones de capital y ajustes de capital.june C 7 | | PERDIDA GANANCIA — _ Ingresos > Costo de ventas. > Ventas netas o ingresos ordinarios. > Gastos de venta o comercializacion. > Ingresos financieros. > Gastos de administra > Ingresos excepcionales 0 extraordinarios. > Gastos financieros. > Gastos excepcionales o extraordinarios a (no operativos). : La diferencia entre las ganancias y las pérdidas da como resultado: UTILIDAD cuando la GANANCIA > PERDIDA PERDIDA cuando la GANANCIA < PERDIDA Fuente de ingre La primera seccién del contenido financiero sélo se refiere a las fuentes regulares de ingresos principales, tales como ventas de mercancias o productos, honorarios profesionales, ingresos por servicios, etc. Los ingresos obtenidos por ganancias sobre ventas de activos fijos son considera- dos como ingresos eventuales y se muestran, en la cuarta seccién del contenido financiero, como Otros ingresos. Para una empresa comercial, la fuente principal de ingresos la constituyen las ventas. Estas representan el valor total de las mercancias vendidas durante un ejercicio econémico. La primera seccién del Estado de Ganancias y Pérdidas tiene como propésito determinar el-ingreso principal neto, a partir de las ventas totales 0 brutas con sus respectivos descuentos, devoluciones y rebajas. en ventas, mediante la siguiente formula: Vn = Vb - (DEV + Dv.V + Rb.V) ‘Vn: Venta neta. Vb: Venta bruta. Dt.V: Descuentos en ventas. Dv.V: Devoluciones en ventas. Rb.V: Rebajas en ventas.A continuacién se muestra un buen ejemplo de la aplicacién de la formula en la primera seccién: VENTAS BRUTAS Bs 1.530.000 Menos: Descuento en ventas Bs 200.000 Devolucién en ventas 120.000 Rebajas en ventas 50.000 370.000 Ventas netas 1.160.000 Exposicién de ios costos Una vez determinados los ingresos principales netos, se procede a calcular los egresos, dividiéndo- Jos en dos secciones: Costo de la mercancia vendida y Gastos de operacién. El Costo de la mercancia vendida es el valor del costo de la mercancia adquirida y luego vendida durante un periodo econémico. Para determinar el costo de la mercancia vendida se aplica Ja siguiente formula: CMV = li + Cn-If CMV: Costo de la mercancia vendida. Ii: Inventario inicial de mercancias. Cn: Compra neta. If: Inventario final de mercancias. La existencia de mercancias que tiene la empresa al inicio de un periodo econémico se denomi- na Inventario inicial, y la existencia de mercancias al final de ese periodo se denomina Inventa- rio final. Como los periodos econémicos son consecutivos, el Inventario final de un periodo se convierte en Inventario inicial del siguiente. La seccién Dos del Estado de Ganancias y Pérdidas quedaré presentada de la siguiente manera: Inventario inicial de mercancias Bs 1.000.000 M&s: Compras netas 400.000 Total mercancia disponible 1.400.000 Menos: Inventario final de mercancias 900.000 Costo de la mercancia vendida 500.000 Las compras netas no estén expresamente sefialadas en los libros de contabilidad. Ellas se obtienen considerando el saldo de la cuenta Compras, que acumula el monto de las mercancias adquiridas para su reventa y otros elementos que intervienen, como fletes 0 gastos de transporte, derechos de importacién, seguros sobre compras, impuestos de aduana, devoluciones, rebajas y descuentos aplicados a las compras. Con una operacion aritmética se logra obtener el monto de la compra neta con sélo aplicar la siguiente fomlula: Cn = Cb + Ge - (Dt.C + Rb.C + Dv.C) Cn: Compra neta. Cb: Compra bruta. Ge: Gasto en compras (Fletes en compras, Seguros en compras, Impuestos...). Dt.C: Descuentos en compras. Rb.C: Rebajas en compras. Dv.C: Devoluciones en comprasLa presentacin de estos componentes dentro de la seccién del Costo de la mercancia vendi- da sera de la siguiente manera: Compras 460.000 Mas: — Fletes en compras 15.000 Impuestos de aduana 115.000 Subtotal 590.000 Devoluciones en compras 30.000 Rebajas en compras 20.000 Descuento en compras 140.000 190.000 Compras netas 400.000 La seccién Dos, Costo de la mercancia vendida, quedara como se muestra a continuaci COSTO DE VENTA Inventario inicial de mercancias 1.000.000 Compras 460.000 Mas: — Fletes en compras 15.000 Impuestos de aduana 115.000 Subtotal 590.000 Menos: Devoluciones en compras 30.000 . Rebajas en compras 20.000 Descuento en compras 140.000 190.000 Compras netas 400.000 ‘Total mercancia disponible 1.400.000 Menos: Inventarié final de mercancia 900.000 Costo de la mercancia vendida 500.000 Resumen de gastos de operacién Los gastos se describen como activos sacrificados con el propésito de producir 0 generar ingresos. Todas las transacciones que tienen la intencién de ingreso son patrocinadas por ciertos gastos, cuya denominacién o nombre especifico, que identifica la cualidad del egreso, se asigna segtin las caracte~ risticas de las transacciones que los originan. En el Estado de Ganancias y Pérdidas, los gastos de operacién se muestran en dos subdivisiones: Gastos de venta y Gastos de administracién. Se consideran como Gastos de venta aquellos gastos que estan relacionados de manera direc- ta con el proceso de venta y que son imprescindibles para llevar a cabo el acto de venta y entrega de las mercancias. Son ejemplos de esta categoria los gastos de publicidad, los sueldos de vendedores, Jos vidticos a vendedores, las comisiones de venta, los gastos de embalaje, los fletes de ventas, los gastos de depreciacién del equipo de reparto, los gastos varios de venta y cualquier otra cualidad relacionada estrechamente con las ventas o con el departamento encargado de ese proceso. El proceso administrativo de la empresa implica otros gastos que, si bien no estan directamen- te relacionados con las ventas, son necesarios para cumplir las funciones de supervision y adminis- tracién en general, los registros y el control contable, los gastos de oficina y cobranza, etc. Estos gastos se agrupan en una categoria bajo la denominacién de Gastos de administracién. Son ejemplos de este tipo de gastos los sueldos del personal administrativo, los gastos de articulos de escritorio, ladepreciacién del equipo de oficina, la depreciacién del mobiliario, los gastos por servicios publicos (agua, energia eléctrica, teléfono, conexiones a Internet, gas, aseo urbano), los gastos de alquiler, Jos gastos juridicos, los gastos varios de administracién, etc. Esta lista de cuentas abarca los ejem- plos de gastos de administracién mas comunes; su nombre y la cantidad de las cuentas dependen de la naturaleza de la empresa y del sistema contable implantado. Los gastos de operaci6n en el Estado de Ganancias y Pérdidas se representan de la siguiente manera: GASTOS DE OPERACION Gastos de venta Publicidad 25.000 Sueldo de vendedores 40.000 Comisiones de venta 5.000 Total gastos de venta 70.000 Gastos de administracién Sueldo personal de administracién 60.000 Gastos articulos de escritorio 4.000 Gastos de alquiler 70.000 Gastos varios de administracién 30.000 Total gastos de administracion 164.000 ‘Total gastos de operacién “" 234,000 Otros ingresos y egresos De ordinario, en la empresa comercial se originan hechos eventuales y diferentes a las operaciones propias de la empresa, que dan lugar a la obtencién de cualquier otro ingreso o a la cobertura de un egreso adicional. Son ejemplos de tales ingresos la utilidad en venta de un activo fijo, los ingresos. Por intereses, los ingresos por alquileres, los dividendos de inversiones, etc. Como ejemplos de los egresos eventuales estén los intereses financieros, las donaciones especiales, la pérdida en cambio de activos fijos, etc. Los principios de contabilidad generalmente aceptados recomiendan mostrar estas partidas en una seccién aparte, como Otros ingresos y egresos. El resultado de la seccién se sumao resta ~segtin sea el caso~ a la utilidad neta del ejercicio. Una manera de presentar esta seccién es como se indica a continuacién. OTROS INGRESOS Y EGRESOS Otros ingresos Alquileres cobrados 36.000 Intereses beneficios 4.000 40.000 Otros egresos Gastos por intereses 3.000 Pérdida en venta de activo fijo 10.000 13.000 27.000 Cada una de estas cuatro secciones estudiadas, que conforman el Estado de Ganancias y Pérdidas, se presenta de manera integrada en un solo informe financiero, como lo ilustra el si- guiente modelo:ALMACEN EL TORO Estado de Ganancias y Pérdidas del 01-01-2009 al 31-12-2009 VENTAS BRUTAS Menos: Descuento en ventas Devolucién en ventas Rebajas en ventas Ventas netas COSTO DE VENTA Inventario inicial de mercancias Compras M4s: — Fletes en compras Impuestos de aduana Subtotal Menos: Devoluciones en compras 30.000 Rebajas en compras 20.000 Descuento en compras 140,000 Compras netas Total mercancia disponible Menos: Inventarié final de mercancia Costo de la mercancia vendida Utilidad bruta en ventas GASTOS DE OPERACION Gastos de venta Publicidad Sueldo de vendedores Comisiones de venta Total gastos de venta Gastos de administracién Sueldo personal de administracion Gastos articulos de escritorio Gastos de alquiler Gastos varios de administracién Total gastos de administracion Total gastos de operacién Utilidad en operaciones OTROS INGRESOS Y EGRESOS Otros ingresos Alquileres cobrados Intereses de beneficios Otros egresos Gastos por intereses Pérdida en venta de activo fijo Utilidad neta del ejercicio antes del Impuesto sobre la Renta 460.000 15.000 115.000 590.000 190.000 25.000 40.000 5.000 60.000 4,000 70.000 30.000 36.000 4.000 3.000 10.000 200.000 120.000 50.000 1.000.000 400.000 1.400.000 900.000 70.000 40.000 13.000 1.530.000 370.000 1.160.000 500.000 660.000 234.000 426.000 27.000 453.000El Balance General E] Balance General, también llamado Estado de Situacién, es otro importante estado financiero y tiene por finalidad rendir un informe de la situacién patrimonial de la empresa para una fecha determinada; es decir, muestra una relacin resumida y clasificada del patrimonio activo, el patri- monio pasivo y el capital neto de la empresa para el momento a que hace referencia. Para su presentacion, el Balance General se divide fundamentalmente en dos partes: el Encabezamiento y el Contenido financiero. E] Encabezamiento es la seccién que contiene la informacion general de dicho estado en cuanto a nombre de la empresa, denominacién del estado financiero (Balance General, Estado de Situacién, etc.) y fecha a la cual corresponde la relacion contable que muestra. El Contenido financiero consta de tres subdivisiones: los Activos, los Pasivos y cl Capital. El Contenido financiero es la seccién que. ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO muestra una relacién clasificada del patrimo- nio de la empresa. Por lo tanto, pasemos a es- tudiar ahora una clasificacién mas amplia de las cuentas patrimoniales. Ya se dijo en objetivos anteriores que el patrimonio de la empresa lo integran los valo- res del activo, del pasivo y del capital. Estos grandes renglones patrimoniales pueden ser clasificados en subgrupos homogéneos, segiin ptincipios y criterios contables generalmente aceptados. Los Activos En cuanto a la clasificacién de los Actives, habitualmente se utilizan dos criterios: disponibilidad 0 liquidez del activo e importancia del activo para la empresa. Se entiende por liquidez el orden de convertibilidad de los bienes en efectivo; por su parte, el dinero representa el bien econémico més liquido que existe, por cuanto es la unidad de medida que sirve para valorar y adquirir los demés. A la cuenta de efectivo le siguen aquellas otras que representan bienes y derechos, de acuerdo con la posibilidad que tengan éstos de ir convirtiéndose en dinero o en servicios con menor o mayor facilidad y prontitud. El criterio de liquidez sirve de soporte para agrupar las cuen- tas del activo en seis secciones: a) Activo circulante o corriente. b) Inversiones. ¢) Activo fijo o permanente. 4) Intangible. e) Cargos diferidos, d) Otros activos. La seccién de activo circulante agrupa las cuentas de efectivo y todas aquellas susceptibles de convertirse en dinero o en servicios, 0 que se consumiran en un plazo corto, normalmente un afio. El Instrrvro Americano pz Conrapores Pésuicos define los activos circulantes como “efectivo y otros activos o recursos comtinmente identificados, como aquellos que razonablemente se espera realizar 0 convertir en efectivo, vender o consumir durante el ciclo de operacién normal del negocio”. Son ejem- plos de activos circulantes: caja, Banco, cuentas por cobrar, efectos por cobrar, mercancias, arti- culos de escritorio, servicios pagados por adelantado, valores negociables, etc.La siguiente ilustracién muestra una manera de presentar las cuentas del Activo circulante en el Balance General. Las cifras utilizadas en este ejercicio son valores arbitrarios con el tinico propésito de explicar la elaboracién del Balance. ALMACEN EL TORO Balance General al 31 de diciembre de 20XX ACTIVOS Activo circulante Caja Banco Cuentas por cobrar 320.000 Menos: Provisin ctas. incobrables 20.000 Efectos por cobrar Inventario de mercancias Articulos de escritorio ‘Total Activo circulante 10.000 120.000 300.000 415.000 900.000 25.000 1.770.000 Si al cierre del ejercicio econémico se realizé un ajuste de provision para cuentas incobra- bles, esta cuenta de evaluacion de activos deber4 presentarse en el Balance General, restando ala cuenta Cuentas por cobrar segiin se muestra en la ilustracién. La seccién Inversiones muestra las cuentas que se refieren a las colocaciones de dinero a largo plazo en el sistema financiero con el propésito de ganar ‘intereses, 0 dividendos si la inver- sion es en acciones de otras empresas. Son ejemplos de esta clase de activos la Inversién en acciones, la Inversién en bonos a largo plazo, etc. Esta segunda seccién se expone en el Balance General como lo muestra la siguiente ilustracion: ALMACEN EL TORO Balance General al 31 de diciembre de 20XX ACTIVOS Activo circulante Caja Banco Cuentas por cobrar 320.000 Menos: Provisién ctas. incobrables 20.000 Efectos por cobrar Inventario de mercancias Articulos de escritorio. Total Activo circulante Inversiones Inversién en acciones Inversi6n en bonos largo plazo ‘Total inversiones 10.000 120.000 300.000 415.000 900.000 25.000 1.770.000 320.000 —40.000 360.000 La seccién del Active fijo agrupa las cuentas que representan, en la empresa, bienes con caracter mas o menos permanente y que fueron adquiridos como recursos o instrumentos necesa- rios para efectuar las tareas tipicas de la empresa en su quehacer industrial, comercial o adminis- trativo. Este tipo de activos se subclasifica en no depreciables, depreciables y agotables. Esactivo fijo no depreciable cl terreno, por ser una propiedad que no tiene disminucién de valor en el mercado inmobiliario. Son actives fijos depreciables aquellos bienes que pierden valor por efecto del desgaste a consecuencia de su uso, como edificio, maquinaria, herramientas, vehiculos, equipo de reparto, mobiliario, equipo de oficina, etc. Son activos fijos agotables aquellos bienes que se van extinguiendo por razén de su explota- cién. Ejemplos: las minas, los pozos petroleros, los bosques, etc. Se recomienda iniciar esta tercera seccién con los actives no depreciables y culminarla con los actives agotables, si los hubiere. La siguiente ilustracién es un ejemplo de cémo hacerlo. En esta tercera seccién, también se debe tener en cuenta que, si se efectuaron Asientos de Ajuste para registrar la depreciacién de activos fijos, las cuentas de depreciacién acumulada deben aparecer en el Balance General restando a la correspondiente cuenta de Aetivo, tal como se muestra en la ilustracién: ALMACEN EL TORO Balance General al 31 de diciembre de 20XX ACTIVOS Activo circulante Caja 10.000 Banco 120.000 Cuentas por cobrar 320.000 Menos: Provisién ctas. incobrables 20.000 300.000 Efectos por cobrar 415,000 an Inventario de mercancias 900.000 : Articulos de escritorio 25.000 Total Activo circulante 1.770.000 Inversiones Inversion en acciones 320.000 Inversién en bonos largo plazo 40.000 ‘Total inversiones 360.000 Active fijo Local comercial 2.850.000 Vehiculo 650.000 Mobiliario 460.000 ‘Menos: Deprec. acum. mobiliario 46.000 414.000 Equipo de oficina 320.000 Menos: Deprec acum. equipo ofic. 38.000 282.000 ‘Total Active fijo 4.196.000 La cuarta seccién corresponde a los activos intangibles, es decir, a aquellos derechos que no tienen caracteristica corpérea pero son adquiridos conforme a la normativa legal; son ejemplos de ellos las marcas de fabrica, las patentes de invencién, la plusvalia o fondo de comercio... Su ubica- cion en el Balance General quedara como se muestra en la ilustraci6n de la pagina siguiente. La quinta seccién corresponde a los cargos diferidos y agrupa los gastos anticipados a largo plazo, es decir, aquellos que abarcan varios periodos contables y tienen, dentro del Aetivo, el carac- ter amortizable. Son ejemplos de este grupo los gastos de organizacién, los gastos de instalacién, las. mejoras en inmuebles arrendados, los gastos de investigacion y desarrollo, los gastos de mercado- tecnia, etc. La presentacién de esta seccién en el Balance General se muestra en la ilustracién de la pagina siguiente.Segiin las necesidades de la empresa y la naturaleza de las cuentas, en el Balance General se puede incluir un sexto grupo de activos: la seccién de Otros actives. Esta seccion agrupa un conjunto de cuentas de activo con caracteristicas especiales y que, por definicion, no se pueden ubicar en ninguna de las cinco secciones anteriores; tales son los casos, por ejemplo, de los depési- tos dados en garantia, los fondos especiales, los terrenos y edificios no utilizados, ete. La manera de presentar esta sexta seccién de los Actives en el Balance General se muestra a continuacién: ALMACEN EL TORO Balance General al 31 de diciembre de 20XX. ACTIVOS Activo circulante Caja 10.000 Banco 120.000 Cuentas por cobrar 320.000 Menos: Provisién ctas. incobrables 20.000 300.000 Efectos por cobrar 415.000 Inventario de mercancias 900.000 Articulos de escritorio 25.000 ‘Total Activo circulante 1.770.000 Inversiones Inversién en acciones Inversién en bonos largo plazo Total inversiones Activo fijo Local comercial 2.850.000 Vehiculo 650.000 Mobiliario 460.000 Menos: Deprec. acum. mobiliario 46.000 414.000 Equipo de oficina 320.000 Menos: Deprec acum. equipo ofic. 38.000 282.000 Total Activo fijo 4.196.000 Intangibles Marca de fabrica 12.000 Patente de invencién 38.000 ‘Total intangibles 50.000 Cargos diferidos Gastos de organizacién 110.000 Gastos de mercadotecnia 120.000 Total Cargos diferidos 230.000 Otros Activos Depésito dado en garantia 39.000 ‘Total Otros Activos 39.000 ‘Total Activos 6.645.000 360.000 Concluida la ubicacién de todas las cuentas de activo, se suman los totales parciales corres- pondientes a cada seccién para obtener el total de los Activos.Los Pasivos Otro renglén importante del Balance General es el Pasivo, donde se muestran todas aquellas cuentas que representan las obligaciones que tiene la empresa con terceras personas, tanto aque- lias que se pagaran con dinero como los servicios o prestaciones que debe realizar la misma por haberlos cobrado por adelantado. Existe fundamentalmente un solo criterio para la clasificacién del Pasivo: en razén de su “exigibilidad o vencimiento”, es decir, sobre la base de su vencimiento 0 liquidacién. Este criterio coloca en primer lugar las obligaciones ya vencidas, seguidas por las que tienen un vencimiento mas corto, hasta completar las obligaciones a mas largo plazo. En este sentido, el Pasivo se clasifica en: a) Pasivo circulante o corriente. b) Pasivo a largo plazo. ) Apartados. d) Créditos diferidos. e) Otros pasivos. La secci6n del Pasivo circulante o corriente agrupa aquellas cuentas que representan obliga- ciones que la empresa debera cumplir a corto plazo, es decir, en un lapso igual 0 menor a un afio. Estas obligaciones se refieren a las deudas que debe pagar en efectivo, tanto como a los servicios que debera satisfacer por haberlos cobrado por adelantado. Estas cuentas tienen como caracteris- tica principal estar en permanente movimiento o rotacin. Como ejemplo de tales obligaciones estan las cuentas por pagar, los efectos por pagar, los gastos acumulados por pagar, los intereses por pagar, los ingresos cobra- dos por anticipado, los ser- : vicios cobrados por ade- PASIVOS lantado, etc. Pasivo circulante Lapresentaciéndeesta Cuentas por pagar 281.000 seccién en el renglén de los Efectos por pagar 379.000 Pasivos se puede hacer de Comisiones por pagar 104.000 Ja manera siguiente: Servicios por pagar 14.000 La seccién de Pasivo a largo plazo agrupa aquellas cuentas que representan obligaciones que debera cancelar la empresa en un plazo superior a un afio, contando a partir de la fecha del Balance. Habitualmente, estas obligaciones se contraen a adquirir a crédito activos fijos, con pagos sucesi- vos que se deberan cance- lar durante varios periodos econémicos. Son ejemplos de estas obligaciones las Intereses por pagar 8.000 ‘Total Pasivo circulante 786.000 PASIVOS Pasivo circulante hipotecas por pagar, los Cuentas por pagar 281.000 documentos por pagar a Efectos por pagar 379.000 largo plazo, los eréditos _ Comisiones por pagar 104.000 bancarios a largo plazo, _ Servicios por pagar 14.000 los emitidos bonos por —_Intereses por pagar Son Pagar, etc. Total Pasivo circulante Eee TBS OO! ups once pe Pre- _Pasivo a largo plazo sentar esta segunda sec- 7 cién del Pasivo, en el Ba- neces neers aa enO) lance General, es como se Préstamo bancario por pagar 900.000 muestra en la ilustracién: Total Pasivo a largo plazo 3.049.000Siguen en orden de presentacién, en el Balance General, las cuentas que conforman el grupo de Apartados, constituido por cuentas que representen montos estimados de gastos cargados a las operaciones de uno o mas ejercicios precedentes y destinados a reflejar las obligaciones de caracter eventual 0 contingente que mantiene la empresa, tales como las Prestaciones sociales, las Ga- rantias otorgadas a terceros, los Litigios pendientes, etc. En el Balance quedaran reflejadas asi: PASIVOS Pasivo circulante Cuentas por pagar Efectos por pagar Comisiones por pagar Servicios por pagar Intereses por pagar ‘Total Pasivo circulante Pasivo a largo plazo Hipoteca por pagar Préstamo bancario por pagar Total Pasivo a largo plazo Apartados Apartado para prestaciones sociales Total Apartados 281.000 379.000 104,000 14.000 8.000 2.149.000 900.000 235.000 786.000 3.049.000 235.000 Otra seccién de Pasivo es la de Créditos diferidos, que representan obligaciones de la empre- sa con terceros, originadas por cobros realizados anticipadamente. Todas las cuentas que represen- tan los créditos diferidos, como lo son los Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por anticipade y otros servicios, representa ingresos recibidos por la empresa y cuyos efectos son atribuidos a futuros ejercicios. En el Balance General, estas cuentas quedaran refleja- das como lo indica la siguiente ilustracién: PASIVOS Pasivo circulante Cuentas por pagar Efectos por pagar Comisiones por pagar Servicios por pagar Intereses por pagar ‘Total Pasivo circulante Pasivo a largo plazo Hipoteca por pagar Préstamo bancario por pagar ‘Total Pasivo a largo plazo Apartados Apartado para prestaciones sociales Total Apartados Créditos diferidos Intereses cobrados por adelantado Alquileres cobrados por adelantado Total Cargos diferidos 281.000 379.000 104,000 14.000 8,000 2.149.000 900.000 235.000 10.000 80.000 786.000 3.049.000 235.000 90.000La sect nn de Otros pasivos retine todas aquellas obligaciones que por su naturaleza no enca- jan en las cuatro secciones anteriores. Como ejemplos de estas cuentas se pueden citar los depés tos en efectivo recibido de clientes, las obligaciones con sus sucursales, etc. ‘Su presentacin en el Balance General se ilustra a continuacién: PASIVOS Pasivo circulante Cuentas por pagar Efectos por pagar Comisiones por pagar Servicios por pagar Intereses por pagar Total Pasivo circulante Pasivo a largo plazo Hipoteca por pagar Préstamo bancario por pagar Total Pasivo a largo plazo Apartados Apartado para prestaciones sociales ‘Total Apartados Créditos diferidos Intereses cobrados por adelantado Alquileres cobrados por adelantado Total Cargos diferidos Otros pasivos Depésitos recibos en garantia ‘Total Otros pasivos ‘Total Pasivos 281.000 379.000 104.000 14.000 8.000 2.149.000 900.000 235.000 10.000 80.000 32.000 786.000 3.049.000 235.000 90.000 32.000 4.192.000 Concluida la ubicacién de todas las cuentas de pasivo, se suman los totales parciales corres- pondientes a cada seccién para obtener el total de los Pasivos. El Capital Un tercer renglén del Balance General es el Capital, que esté compuesto por el conjunto de cuen- tas que representan el interés financiero que el propietario tiene en su negocio. Aqui se muestra la inversion original de los socios o propietarios de la empresa, mas las utilidades retenidas 0 menos las pérdidas acumuladas, mas otro tipo de superdvit alcanzado.La presentacién de este renglén en el Balance General va a continuacién del rengién de los Pasivos, como se ilustra a continuacién: PAsIvos Pasivo circulante Cuentas por pagar 281.000 Efectos por pagar 379.000 Comisiones por pagar 104.000 Servicios por pagar 14.000 Intereses por pagar 8.000 Total Pasivo circulante 786.000 Pasivo a largo plazo Hipoteca por pagar 2.149.000 Préstamo bancario por pagar 900.000 Total Pasivo a largo plazo 3.049.000 Apartados Apartado para prestaciones sociales ‘Total Apartados 235.000 Créditos diferidos Intereses cobrados por adelantado 10.000 Alquileres cobrados por adelantado 80.000 ‘Total Cargos diferidos 90.000 Otros pasivos Depésitos recibos en garantia 32.000 Total Otros pasivos 32.000 Total Pasivos 4.192.000 CAPITAL Capital al 01-01-2009 2.00.000 Utilidad en el ejercicio 453.000 Capital al 31-12- 2009 2.453.000 ‘Total Pasivo mas Capital 6.645.000 Estos tres grandes renglones (Active, Pasivo y Capital), que conforman el Balance General, se presentan de manera integrada en un solo informe financiero. Hay dos formas de presentar el Balance: en forma de cuenta y en forma de reporte. La elaboracién en forma de cuenta es una presentacién horizontal: en el lado izquierdo del informe se muestra el renglon de los Actives y en el lado derecho se muestran el renglén de los Pasivos y el Capital. Los modelos siguientes mues- tran el Balance con estos tipos de presentacién:actives Active clreulante Caja Banco Cuentas por cobrar Menos: Provision ctas. incobrables Erectos por cobrar Inventario de mercancias Articulos de escritorio ‘Total Active circulante Iaversiones Inversion en acciones Inversion en bonos largo plazo ‘Total Inversiones ‘Active fijo Local comercial Vehiculo Mobiliario ‘Menos: Deprec. acum. mobiliario [Equipo de oficina ‘Menos: Deprec acum. equipo ofc. Total Active fjo Intangibes Marca de fabriea Patente de invencin Total Intangible Cargos diferidos Gastos de organizacién Gastos de mercadotecnia ‘Total Cargos diferidos Otros Activos Depésito dado en garantia ‘Total Otros activos ‘Total Activos 10.000 120.000 320.000 20.000 300.000 415,000 900.000 25,000 320.000 40.000 2.850.000 650.000 460.000 46.000 414.000 320.000 38.000 282.000 12,000 110.000 120.000 39.000 1.770.000 360.000 4.196.000 230.000 39.000 ALMACEN EL TORO Balance General al 31 de diciembre de 2009 6.645.000 PASIVOS. Pasivo circulante ‘Cuentas por pagar Efectos por pagar Comisiones por pagar Servicios por pagar Intereses por pagar ‘Total Pasivo elrculante Pasivo a largo plazo Hipoteca por pagar Préstamo bancario por pagar ‘Total Pasivo a largo plazo Apartados Apartado para prestaciones sociales ‘Total Apartados ‘Cargos diferidos Intereses cobrados por adelantado Alquileres cobrados por adelantado ‘Total Cargos diferidos Otro¢ Pasivos Depésitos recibidos en garantia ‘Total Otros Pasivos ‘Total Pasivos caprrat Capital al 01-01-2008 Usd en el ejercicio ‘capital a 31-12- 2009, ‘otal Pasivo més Capital 281.000 379.000 104.000, 14,000 2.000 2.149.000 200.000 235,000 10.000 20.000 32.000 786.000 3.049.000 235.000 32.000 2.00.00, 483.000 4.192.000 2.483.000 rayueno ep euII0 Ud TeOUEDH souRfeg op UOTOUIUESAIgEn forma de reporte es una presentacién vertical: se inicia con el renglén de los Actives y a continuacién figuran el renglén de los Pasivos y el Capital. La siguiente ilustracién es un buen ejemplo de esta forma vertical de presentacién: ALMACEN EL TORO Balance General al 31 de diciembre de 2009 Actives ‘Active circulante Caja 10.000 Banco 120.000 Cuentas por cobrar 320.000 Menos: Provisién ctas. incobrables 20.000 300.000 Efectos por cobrar 415.000 Inventario de mercancias 900.000, Articulos de escritorio 25.000 ‘Total Activo circulante —— 1.770.000 Inversiones Inversién en acciones 320,000 Inversién en bonos largo plazo 40.000 ‘Total Inversiones 360.000 Active fijo Local comercial 2.850.000 Vehiculo 650.000, Mobiliario 460.000 Menos: Deprec. acum. mobiliario 46.000 414.000 Equipo de oficina 320.000 Menos: Deprec acum. equipo ofic. 38.000 282.000 Total Activo fijo 7 ae 4.196.000 Intangibes Marca de fabrica 12.000 Patente de invencion 38.000 « ‘Total intangible TTF a 50.000 Cargos diferidos Gastos de organizacion 110,000 Gastos de mercadotecnia 120,000 Total Cargos diferidos as 230.000 Otros activos Depésito dado en garantia 39.000 Total Otros activos aria) 39.000 Total Activos PASIVOS Pasivo circulante Cuentas por pagar 281.000 Efectos por pagar 379.000 Comisiones por pagar 104.000 Servicios por pagar 14.000 Intereses por pager 8.000 ‘Total Pasivo circulante Pasivo a largo plazo Hipoteca por pagar 2.149.000 Préstamo bancario por pagar 900.000 Total Pasivo a largo plazo Apartados ‘Apartado para prestaciones sociales 235.000 Total Apartados 235.000 Cargos diferidos Intereses cobrados por adelantado 10.000 Alquileres cobrados por adelantado 80.000 Total Cargos diferidos Otros Pasivos Depésitos recibos en garantia 32.000 Total Otros pasivos —_s 32.000 ‘Total Pasivos a «| 419.000 CAPITAL Capital al 01-01-2009 2.00.000 Utilidad en el ejercicio 453.000 Capital al 31-12- 2009 2.453.000 Total Pasivo mas Capital 6.648.000 786.000 3.049.000 90.000 6.645.000Relacién del Estado de Ganancias y Pérdidas y el Balance General Ya se ha dicho, en el desarrollo de este capitulo, que el Estado de Ganancias y Pérdidas es un estado demostrativo de los resultados econémicos alcanzados por la empresa durante un periodo econémico. Ahora bien: ese resultado, bien sea utilidad o pérdida, hace variar el capital de la empresa, aumentandolo o disminuyéndolo segin sea el caso; por lo tanto, el resultado econémico demostrado en el Estado de Ganancias y Pérdidas debe aparecer también en el renglon de Capital del Balance General, manifestando su incidencia. Esta funcién es la que propicia una vinculacién estrecha entre el estado demostrativo de Ganancias y Pérdidas y el Balance General, aunque cada estado financiero muestre informacién distinta. Se sabe que el Estado de Ganancias y Pérdidas demuestra el resultado econémico durante un periodo de gestion, mientras que el Balance General muestra el valor patrimonial de la empresa para una fecha especifica. Las siguientes ilustraciones muestran la relacién entre los estados financieros que en este mismo capitulo hemos estudiado: ALMACEN EL TORO Estado de Ganancias y Pérdidas del 01-01-2 009 al 31-12-2009 Otros egresos Gastos por intereses 3.000 Pérdida en venta de activo fijo 10.000 13.099 27.000 Utilidad neta del ejercicio antes = 5 a SR del Impuesto sobre la Renta 453.000 ALMACEN EL TORO Balance General al 31 de diciembre de 2009 CAPITAL Capital al 01-01-2009 2.00.000 Utilidad en el ejercicio 453.000 Capital al 31-12- 2009 2.453.000 ‘Total Pasivo mas Capital 6.645.000 ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS BALANCE GENERAL Utilidad xx Utilidad xx