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    IBLIOTEGA DI a ADMINISTRAGION ORGANIZACION Disefio de estructuras organizacionales de alto rendimiento Lourdes Minch Javier Osorio Sonia Vital Z {atalogacién en fa fuente Minch Gains tarde 2190.8 21 em Biniegara:p. 219 Iretye ces sao rnaimento ‘5H 978-607-17-0964.9 Tio eters: Oxgancacsn Disa de eganzeciones de | ricco ge xtc ogiricorats ce ato) senderianta.~ 20006. Mica ites, 2058 1 Raminstracin, 2 Organlactn, 3, Haid elecutha, I (2 ssaaoeneeee ic rose 208.6 a} a presertacitn y dteposiein en contro ORaneACGH Diets ce estrus ‘igenzacensis do ato renders on propiedad del dor Tinguna parte de esta cra pe ser reprmaucida 0 asm, mediante argon ‘Stero 0 método, eeciineo a racanics (incyere el osocosedo, grbacon (caiquar stars do recipe ‘airaceramento de intrmackin, ‘sh consonant or eset de ear Derechos resensadas ©5A, 2011, tori Tas, 5A. de GV. Dustin Aenatratia, A Rio Cuntusseo 383, ot ral Peck Mara Aa, ‘GP 05540, Mosca, BF Je) 56884255, FAX 36081 306 Dustin Comerca, (Cass des Ugo 1152, C P.09439, Mineo, DF 5, 36350995, PA 36850070 ieee More de 6 Cine Hecke ce 1 indtinEatoia Pag rir. 128 Primera eesin 3a (Bo 96824. 7566.7 (Gil anteter” Orterzacn, Osea ‘ce crganuaciones Ue ato rehatsioto) Sogunda edcién, mayo 2012 Iset'a78-607-17°0860-9 Igreso en Mico Pinted Peo Introduccién La intensidad del cambio, producto de la sociedad glo- hal, de los avanees tecnolégicos y de la feroz competencia en las empresas, origina la necesidad de crear estructuras flexibles, efectivas y de alto desempeti. El reto no es facil, no existen recetas y cada cultura or- ganizacional presenta caracteristicas y condiciones espectfi- cas. Las organizationes tradicionales, obesas y burocraticas teuderdn a desaparecer ya que el secteto de la competiti- vidad es precisamente la facilidad de adaptarse al cambio mediante el redisefio organizacional. En este texto se presentan los conocimientos fundamen- tales para disefiar organizaciones de alto rendimiento. A partir de los prineipios basicos de organizacién se estudian las eta- pas de este proceso y sus téonicas, asi como las principales formas y metodologias para efectuar el cambio en las estructu- ras, utilizando la reingenierfa y el desarrollo organizacional. En e1CD interactivo se incluyen casos, ejercicios y evaluaciones de tal forma que al finalizar el proceso de aprendizaje el lector sea capaz de aplicar las técnicas y procesos de organizacién ensu Ambito de trabajo. De esta manera, desarrolla habilida- des para disefiar estructuras, procesos y sistemas que le per- miten lograr Ta permanencia y el éxito en el mercado. Objetivo general E1 lector aplicara los principios de la organizacién a su area de trabajo, Ohjetivos especificos Al finalizar el texto, el lector ser capaz de: + Delinir el concepto organizacion, ‘+ Argumentar cuatro causas que fandamenten la importancia de la conganizacién + Explicar y aplicar tos nueve principios de la onganizacién. * Definir el concepto de oxganizaciones de alto rendimiento, 1 Organizacién 1.1. CONCEPTO La palabra organizacién tiene tres acepciones: una eti- moldgica que proviene del griego organén, que significa ins- trumento; otra que se refiere a la organizacion como una entidad 0 grupo social; y otra mas que se refiere a ésta como etapa del proceso administrativo. “La organizacion consiste en el disefio y determinacién de las _Sstructuras, procesos, funciones'y responsabilidades; el esta- blecimiento de mstodos y aplicacion de técnicas tendientes a sla siniplficacién del trabajo, que permitan una éptima coordi- * nacion de los recursos y las actividades. Por medio de la organizacién se determina la forma de evar a cabo los chjetivos, mediante la coordinacién de los recursos y la siruplificaciGn del trabajo. " 12 Cop.1.0rgant Un error muy comin en Ja fase de organizacién consiste en la rigidez y falta de visién que derivan de considerar a los pro- cedimientos y las reglas como leyes inmmntables a las que debe surbordinarse la empresa sin tomar en cuenta a los clientes. En aras de una “eficaz organizaci6n” se cometen aberraciones como la burocratizacién, la falta de atencién a los clientes, 1a parélisis de funciones y la lentitud en la toma de decisiones. El propésito de la organizacién es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar fumciones y recursos; en otras pala- bras: lograr que todas las actividades y recursos se coordinen Y utilicen de tal forma que resulte facil su manejo para quie- nes trabajan en la empresa asf como para la atencién y satis- facci6n de los clientes. La simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad; el diseto de procesos adecuados fomenta la eficiencia ¢ iniciativa del personal y la rapidez en la conse- cucién de los objetivos plasmados en la fase de planeacisn. 1.2. PRINCIPIOS Existen nueve principios que son directrices indispen- sables para establecer una organizacion de alto desempetio; éstos se encuentran intimamente relacionados y son: 1. Unidad organizacional. 'Ibdas y cada una de las ac- tividades establecidas en la organizacién deben relacionarse con los objetivos, Ia misién y la vision de la empresa. Es decir; la existencia de una estructura, funci6n, proceso, procedimiento o puesto s6lo es justificable para aleanzar la mision de la organizacién. Este principio a primera vista parece obvio, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean estructuras, sistemas y fanciones con la con- secuente implicacién de costos y esfuerzos, que en nada contribuyen a lograr los objetivos y ocasionan gastos innece- sarios. No hay que confundir a los sistemas organizacionales con sistemas burocrticos 0 de papeleo excesivo; al organi- zar es necesario tener presente que la finalidad primordial 12Princpies 13 de la organizacién es simplificar el trabajo y logear la mision organizacional. iN =, : (rec 2. Especializactén. Este principio postula que el trabajo de una persona o un rea debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecucisnde una sola actividad. El trabajo se realizaré més facilmente si se subdivide en actividades cla- ramente definidas y delimitadas. Mientras mas especifico y menor sea el campo de accisn de un individuo o rea, mayor sera la eficiencia y destreza, 14 cap. 1.Oganizacon 3. Jerarqnia, Es necesario establecer centros de autori- dad de los que emane la comunicacion necesaria para lograr Jos fines de la empresa, La autoridad y la responsabilidad deben flutir en una linea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organizacién es una jerarquia y que es indispensable Gelimitar y definir claramente los distintos niveles de auto- tidad y respetarios. 12Pincipies 15: 4. Paridad deautoridad y responsabilidad. A cada gra- do de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por deter- minado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. De la misma manera que resulta abstirdo conceder autoridad para realizar una fanci6n, sino se finean Tesponsabilidades por los resultados. REGPONGABILIDAD 5. Unidad de mando. Este principio establece que al determinar centros de autoridad y decisiGn, para cada fun- cién debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deben reportarse amas de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba érdenes de dos 0 mas jefes slo ocasio- naré fugas de responsabilidad. La duplicidad de mando es similar a reportarse a un monstruo de dos cabezas, ya que el mando de varios jefes origina confusién. 16 Cap. Organizacisn 6. Difusi6n. Todas las estructuras, procesos, sistemas y técnicas implantadas en la empresa deben darse a conocer @ todas las Areas involucradas, con la finalidad de que éstos se leven a cabo, y de mantener debidamente informado y capacitado al personal. De nada sirven excelentes disefios organizacionales si nadie los conoce. RG hue 12.Principios 17 7. Amplitud 0 tramo de control. Este principio postula que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis areas o subordinados (para asegurar la eficiencia ena delegacién y supervisién asf como en la atencién de las funciones estratégicas). Existe un limite en cuanto al nime- Po de subordinades que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que las funciones puedan realizarse y controlarse eficientemente. 18 Cap.1.Organizacion 8. Coordinacién. Las unidades o dreas de la empresa siempre deberdn mantener, armonfa y buena comunicaci6n. Por ejemplo, de nada serviré contar con departamentos de mercadoteenia y finanzas muy eficientes, sila wansportacién es tan mala que la organizaci6n diffcilmente desplaza las mercanc{asy no las hace llegar al puntode venta y alcliente. En otras palabras, el administrador debe buscar el equilibrio en todas las funciones de Ia empresa, ya que todas las dreas estan interrelacionadas y la falta de coordinacién puede oca- sionar cuellos de botella y serios problémas. La empresa es un sistema que necesita que todas sus partes funcionen correcta y debidamente sineronizadas y en armonta. 9. Mejora continua. Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, ésta requiere mantenerse, mejo~ rarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente, a su tamaiio y @ sus recursos. La organizacién que es apropia- da para la empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente; por lo mismo, es indispensable ajustar la 13.lmporenca 19 estructura organizacional a los cambios que requiere el en- tomo interno y externo, ademés de efectuar los ajustes y las modificaciones necesarias, 1.3. IMPORTANCIA El proceso de organizacién es de suma importancia de- bido a que: * Es de cardcter continuo, jamas se puede decir que ha terminado, dado que Ta empresa esta sujeta a cambios constantes tales como expansién, contraccién, fusién, eteétera. * Suministra los métodos para que se puedan desempe- Rar las actividades eficientemente, con un minimo de esfuerzos, 20 Cap.1.Organizaci6n * Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando Ia producti- vidad. * Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos. 1.4, ORGANIZACIONES DE ALTO RENDIMIENTO EL propésito del proceso de organizacion es disefar estructuras, procesos y sistemas que originen elevados rendimientos a la organizacién y propicien un desempeito eficiente. No existen recetas, cada empresa de acuerdo a sus ca- racteristicas, tamafto, gito y recursos deberd crear la arqui- tectura organizacional que garantice el logro de la vision y mision corporativa. Existen dos factores que es necesario considerar en el proceso de construir organizaciones de alto desemperio: ‘+ Externos, Las tecnologias, los mercados, la compe tencia, los clientes, los proveedores, asi como el entor- no econémico, financiero y fiscal. * Internos. Los recursos tanto financieros como tec- nol6gicos, materiales y humanos, la cultura organi- 14.Organizaciones delta rendimiento 21 zacional que est integrada por sistemas formales ¢ informales, el producto y la estrategia de la em- presa. La organizacién proporciona la infraestructura para He- var a cabo los planes, su importancia es tal que ésta puede evar al éxito 0 al fracaso a la empresa. ‘Un claro ejemplo de la trascendencia de dicho procesa son las franquicias, ya que lo que venden estas empresas es el know-how, que incluye precisamente el disefio organiza- cional que propicia su éxito, Las caracteristicas de las organizaciones de alto rendi- miento son * Estén orientadas al cliente, de tal manera que res- poncen a sus expectativas mediante la capacidad de respuesta, la calidad y la confiabilidad. Propician la consecacién de la misién y de la visién. Simplifican los procesos y el trabajo. Reducen costos y optimizan recursos y tiempo. Generan valor agregado y excelentes dividendos a los accionistas, * Promueven un clima organizacional con elevados nive- les de satisfaccién, * Generan altos indices de productividad y calidad. * Impulsan la competitividad y la estabilidad en el mercado. ‘+ Favorecen Ia innovacién. Peter F. Drucker considera que con la globalizacién y los avances del siglo xxi existirén cambios en las or- ganizaciones, entre los que destaca la aparicién de orga- nizaciones inteligentes, ya que el conocimiento juega un Papel trascendental. En los siguientes capitulos se presen- tan las téenicas, el proceso y el redisefio de organizacio- nes que permitinén al lector crear organizaciones de alto desemperio, 22 Cap 1.Owganizacion La organizaci6n del siglo x00 Canabios Situacién actual Radencia Delasociedadde | La mayoria de mpleados temporales de Jos empleados a | tos empleados en | un contratista, expertos lia sociedad de | pafses desarrollades | que proveen un serviclo redes. trabajan en una cespesializado, organizaclén, De ta propiedad | Basedelaoreanizacién | Alianzas, joint ventures, individual a las es la propiedad. participaciones relaciones, ‘Tener el mando y | minortarias, control. asociaciones. La empresa Las subsidiarias se | Administrackinpropiadela tmultinacional, | actministraban como | compatiia “transnacional” ‘al menos separadas. | a tecnologia y finanzas, productos y mereados, informacién y personal, empresas autonomes | Estrategia global en cuanto [cone de | Bt pop de ln ergmizcions co oan onpmzacion. | resin, La angus a | irene Su objetivo debe ser volver eficientes las aptitudes elas persons ‘Tbie slaborsda tomando como fuente a eter F. Druck GUIA DE ACCION PARA EL DESARROLLO DE COMPETENCIAS 1. Anote una F si la respuesta es falsa y una V si es verdadera, | +. Unetor muy comnun en la fase de organizacién consiste fen considerara jos procedimlentos y ls reglas como leyes Incnuta eee a Guia de acciém para el desarrolo de competencas 23 2. Elpropésito dea oxganizacién es simplificarel aba, i ceordinary optimiza funcionssy recursos, J 3 Gisten ez prnpiosquesondtecrcesincoensates de | | aplcar para establecer una o-goniaacién de alto rendimiento 4, El principio de a continua establece que ls unidsdes 0 | eas de a empresa siempre deberdn mantener equlibro, oO

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