DẠY CÁC HÀM D_FUNCTIONS

TRONG EXCEL
Tác giả: Nguyễn Văn Hợi
Bộ môn Tin học Cơ sở
Khoa Công Nghệ Thông Tin
Trường Đại học Hà Nội
Đặt vấn đề:

Khi làm việc với dữ liệu, việc thống kê là rất cần thiết và luôn là công việc khó khăn nhất. Excel cung
cấp rất nhiều công cụ và hàm giúp người sử dụng giải quyết nhanh và hiệu quả việc thống kê. Để thống kê dữ
liệu với những điều kiện phức tạp chúng ta cần các hàm liên quan đến cơ sở dữ liệu (sau đây chúng tôi gọi là các
hàm D-functions). Muốn hiểu kỹ về các hàm D-functions người sử dụng phải có kiến thức cơ bản về cơ sở dữ
liệu. Trong bài viết này chúng tôi đưa ra giải pháp để người sử dụng không cần có kiến thức về cơ sở dữ liệu,
đặc biệt hướng tới việc dạy hàm D-functions cho sinh viên các khoa tiếng nước ngoài của Trường Đại học Hà
Nội. Bài viết bao gồm các phần sau:

o Giới thiệu các hàm D-functions

o Sử dụng các hàm D-functions

o Các bước dạy hàm D-functions

o Kết hợp hàm D-functions với công cụ Data Table

A. Giới thiệu các hàm D-functions

Excel cung cấp cho người sử dụng các hàm sau: DMAX, DMIN, DAVERAGE, DSUM, DCOUNT,
DCOUNTA. Đó là các hàm cơ sở dữ liệu (D-functions), xuất phát từ các hàm thống kê thông thường, thêm chữ
D (Database) ở đầu.

o Để hiểu và sử dụng được các hàm D-functions, chúng ta phải hiểu được các hàm thống kê thông
thường (MAX, MIN, AVERAGE, SUM, COUNT, COUNTA).

o Các hàm D-functions có sử dụng miền điều kiện nên phải tạo thêm các ô mới. Đối với bảng thống
kê có điều kiện phức tạp thì sẽ rất khó khăn với người mới sử dụng Excel. Tuy nhiên các hàm D-
functions có ưu việt rất lớn, nhất là các điều kiện phải sử dụng đến công thức.

B. Sử dụng các hàm D-functions

Cú pháp chung của hàm D-functions là:

D-functions( miền dữ liệu, cột thống kê, miền điều kiện)

 Khi sử dụng hàm D-functions, việc khó nhất là xây dựng miền điều kiện. Chúng tôi lấy ví dụ: chúng ta
phải thống kê từ bảng dữ liệu dưới đây số liệu sinh viên:

o Có điểm trung bình từ 8 trở lên

o Có điểm trung bình dưới 5.5

o Có điểm trung bình từ 5.5 đến dưới 8

o Có điểm trung bình dưới 5.5 và từ 8 trở lên

o Họ Phạm

o Sinh năm 1981

Miền điều kiện được xây dựng nằm trong phần được đánh dấu bằng hình elíp. Các miền điều kiện
tương ứng với mỗi yêu cầu được tô mầu để dễ phân biệt.

Ví dụ: để tính số sinh viên có điểm trung bình từ 8 trở lên ta có thể sử dụng công thức sau:
=DCOUNTA(B4:H14,2,D18:D19)

C. Các bước dạy hàm D-functions

Để dạy hàm D-functions cho sinh viên Trường Đại học Hà Nội, chúng tôi đưa ra các bước sau:

o Giới thiệu hàm D-functions

 o Giới thiệu cú pháp của hàm D-functions: D-functions( miền dữ liệu, cột thống kê, miền điều
kiện)

o Các bước xây dựng một hàm D-functions

o Mở rộng: kết hợp với các chức năng khác của Excel như Data Table

Sau đây chúng tôi sẽ bàn về các bước xây dựng 1 hàm D-functions.

Bước 1: Xây dựng miền điều kiện.

Cần phân tích cho sinh viên số dòng trong miền điều kiện. Hướng dẫn sinh viên cách viết các dòng điều
kiện (Các ô D19:I19,F22:F23). Phân biệt các loại điều kiện (không có công thức và có công thức). Giải thích
cho sinh viên các ô điều kiện nằm trên 1 dòng, khác dòng.

Cách thiết lập dòng đầu tiên (các ô D18:I18,F21). Khi nào các ô này phải giống các ô trong hàng đầu
của miền dữ liệu, khi nào phải khác. Cách tối ưu để tạo ra các ô này. Phân tích cho người học sự khác nhau của
các cách tạo ra chúng (viết vào, sao chép, dùng công thức,...). Nếu đữ liệu các ô giông nhau, chúng tôi khuyên
nên dùng công thức. Ví dụ ô D18 nên viết: =G3 hoặc =$G$3. Cách này vừa làm cho 2 ô giống nhau vừa giải
quyết được vấn đề khi chúng ta sửa lại dữ liệu ô G3 (Khi sao chép thông thường hoặc gõ trực chữ ĐTB vào ô
D18, sau khi sửa dữ liệu ở ô G3 thì ô G3 sẽ không giống ô D18 nữa, dẫn đến công thức không cho kết quả
đúng).

Bước 2: Viết công thức.

Cách viết miền dữ liệu. Kiểm tra miền dữ liệu có chuẩn không? Lưu ý sinh viên dòng tiêu đề, cách
kiểm tra miền dữ liệu. Khi nào dùng địa chỉ tương đối, khi nào dùng địa chỉ tuyệt đối. Hướng dẫn sinh viên
cách đặt tên và ích lợi của việc đặt tên cho miền dữ liệu và cách sử dụng chúng. Minh họa dùng địa chỉ tuyệt
đối để có thể sao chép mà không mất công viết nhiều công thức.

Cách viết cột thống kê. Hướng dẫn sinh viên các cách viết cột thống kê. Cách chọn cột dùng để thống
kê. Chúng tôi khuyên nên dùng số thứ tự của cột trong miền dữ liệu: vừa dễ hiểu, vừa chính xác. Trong ví dụ
trên, chúng ta có thể chọn cột bất kỳ từ 1 đến 7. Chúng tôi chọn cột thống kê là 2, đây là cột có đầy đủ dữ liệu
nhất ( cột họ tên sinh viên).

Cách viết miền điều kiện. Khi nào dùng địa chỉ tương đối, khi nào dùng địa chỉ tuyệt đối, khi nào nên
đặt tên.

Ví dụ: để tính số sinh viên có điểm trung bình từ 8 trở lên ta có thể sử dụng công thức sau:
=DCOUNTA($B$4:$H$14,2,D18:D19), hoặc đặt tên cho miền B4:H14 là BangDiem rồi viết công thức
=DCOUNTA(BangDiem,2,D18:D19) sau đó sao chép và chỉ cần sửa miền điều kiện.

D. Kết hợp hàm D-functions với công cụ Data Table

Nếu chỉ sử dụng các hàm cơ sở dữ liệu thôi thì chúng ta phải tạo ra rất nhiều miền điều kiện; việc này
vừa mất thời gian lại vừa làm cho bảng tính của chúng ta cồng kềnh hơn. Nếu kết hợp với chức năng Data
Table của Excel thì việc thống kê trở nên vô cùng đơn giản. Chúng tôi không đi sâu về lý thuyết mà chỉ giới
thiệu phương pháp này.
Ví dụ: Giả sử chúng ta phải làm bảng thống kê tổng thành tiền như hình Bảng tính minh họa ở dưới. Chúng
ta viết công thức sau vào ô B21: =DSUM(B4:F17,5,H4:I5). Sau khi hoàn tất công việc, chúng ta có thể ẩn dữ
liệu của ô này đi.

Chọn miền B21:G26 (bảng phải thống kê), chọn chức năng Data Table của Excel, xuất hiện bảng Data
Table và khai báo vào ô Row input cell là $H$5, ô Column input cell là $I$5 (như hình Data Table 2 biến),
click nút OK , chúng ta có ngay Bảng thống kê tổng thành tiền.

Data Table 2 biến

Trên đây là ví dụ cách kết hợp D-functions với Data Table 2 biến. Vấn đề kết hợp D-functions với
Data Table chúng tôi đã có dịp đề cập cụ thể trong bài viết được đăng trong Kỷ yếu khoa học của Khoa Công
nghệ Thông tin Trường Đại học Hà Nội tháng 11 năm 2015.

Việc sử dụng Data Table giúp chúng ta không phải viết nhiều công thức, không phải xây dựng nhiều
miền điều kiện và cho phép chúng ta áp dụng tối đa kỹ thuật ghép các miền điều kiện. Ngoài việc kết hợp với các
hàm D-functions, Data Table cũng có thể kết hợp với tất cả các hàm thống kê có “biến” khác như COUNTIF,
SUMIF,... Chúng tôi sẽ đề cập đến vấn đề này trong một dịp khác.

Bảng tính minh họa