APUNTES SOBRE NOTARIADOi CAPITULO PRIMERO. q CAPITULO PRIMERO } De Ta Escritura Poblica Pag. 1 CAPITULO SEGUNDO Dal Reconocimiento Voluntario de Firmas y Documentos Pag. 2 | CAPITULO TERCERO. | De Ta Autentieacion de Firmas y | Copias Pig. 2 CAPITULO CUARTO. i De Ta Fé de Vida fig 2 CAPITULO QUINTO I De Tas Coptas Auténticas Pag. 3 | CAPITULO SEXTO i De Tos Testimonios Eseritos con a Fines Juridicoprobatorios Pag. 3 i CAPITULO SEPTIMO | e Tos Testamentos Pag. 4 Hi ii CAPITULO OCTAVO i Del Registro del Estado de las i Personas Pag. 4 a il ' Organizacién de! Notariado Pag. 7 ' Notarios Pég.'8 | Regla General Pag. 9 i Principios Generales sobre la Functén H Notarial Pag. 10 i |CAPITULO PRIMERO De la Bscritura Pablica (Resumen) Pag. 16 A) Proceso de Perfeccionamiento de la | Bseritura Pag. 17 8} Concelaciones Pag. 33, Le Hipoteca se extingue junto con la obligacién principal Pag. 35 C) Protocolizaciones Pag. 37 D) Correccién de errores Reconstruc cién de Escritu ras Pag. 39 Reconstrueciones Pag. 42 £) Escrituras nulas 0 né validas . Pag. 42 CAPITULO SEGUNDO Del reconocimiento Voluntario de Firmas y Documentos (Resumen) Pag. 46 k CAPITULO TERCERO | De Ta outenticactén de Firmas Regis tradas o de Firmos Puestas en pre ~ sericia del Notario z Pag. 49 j CAPITULO CUARTO | De Ta Fo do Vida )Rosumen) Pég. 51 t sop I CAPITULO QUINTO : I De Ta Expedicin de Copias Auténticas Pag. 52 ae CAPITULO SEXTOrimonio escrito con tunciones jv ridicoprobatorios de heches perci - bidos por el Notario, en ejercicio de sus funciones y de que no quede dato enel archivo Pag. 56 CAPITULO SEPTIMO I P De Tes Tastamentos Pag. 57 : Testamento Abierto Pog. 58 i Testamento Cerrado Pag. 58 CAPITULO OCTAVO. ET Registro del Btado Civil de las Personas Pag. 62 A) Hechos y actos sujetos al Registro Civil Pag. 64 B) Archivo del Registro Ci Pag. 65 C) Modelo de hacer el Registro’ Pig. 67 D) Registro de nacimientos Pag. 70 £) Registro de Matrimonios Pag. 80 F) Registro de Defunciones Pag. 82 G) Correccién de Erores Pag. 85 H) Expe de Copias y Cer tificados Pag. 90 I 1) Functonarios encargados de Ile var el registro Pag. 94A) 8) CAPITULO PRIMERO DE LA'ESCRITURA PUBLICA SS SRRITURA PUBLICA, Proceso de su erfeccionamiento Comporecencia GecePcton de los declaractones y su extenstén Otorgamiento y asentimiento Autorizactén Cancelaciones - Extincién de los Obligaciones Privada Judicial De Ia hipoteca Certificados y notes de referencia Protoc. faciones' Voluntarias Obligatorias Correccién de errores - Reconstr ccién de es~ Grifuras Antes de firmarse Después de firmarse (escritura otorgada por am bas partes ee Error puramente aritmético” Error de la némenclatura * ‘rroren la cita de titulos anteriores Error en la cita de datos del registro Reconstriccién de eserituras (originales) Excrituras formalmente nu} las Causales Nulidad formalCAPITULO SEGUNDO. DEL RECONOCIMIENTO VOLUNTARIO DE FIRMAS Y DOCUMENTOS oe Soon Diferencias entre reconocimiento y cutenticacién de fir= mos Reconocimiento obligado (judicial) Recanocimiento voluntario {judicial o notarial) Contenido de la diligencia 0 acta Cosos especiales : : Reconocimiento del que no sabe firmar Reconocimiento del ciego Reconocimiento del socdo CAPITULO TERCERO . ETTULO TERCERO DE LA AUTENTICACION DE FIRMAS Y COPIAS a EEIMACION DE FIRMAS Y COPIAS. a) De firmes Registradas en la Notarta Puestes en presencia de! Notarlo Sus caracteres juridicos Documentos en que no es procedente fa outenticacién. b) De fotocopies © de copias Modo de hacerse . | Valor probatorio c) De fotografias CAPITULO CUARTO DELAFEDEVIDA Cases y FinesArchive del Notario - Formado por : El Protocolo El Libro de Relacién El Libro Indice Anual El Libro de tas: Actas y folios del Registro Civil Documentos bésicos del registro civil Copias totales o parciales Transcripeién literal Reproduceién meganica Regla general : Toda persona puede pedirlas Excepciones : . : ~ Copias registro Civil de nacimiento Copias con mérito ejecutive Condiciones que deben tener escritura piblica. Por orden judicial, segiin tramite especial Cesién’del erédito hipotecario. Certificados especiales, CAPITULO SEXTO. DE LOS TESTIMONIOS ESCRITOS CON FINES JURIDI COPROBATORIOSA que s2 refieren ~ Acta el Notario como testigo Fide~ digno. CAPITULO SEPTIMO. DE LOS TESTAMENTOS Defin iciones Coracteres Clases Abierto : Expresiones necesarias - Solemnidades Cerrado : Expresiones necesarios ~ Solemnidades CAPITULO OCTAVO DEL REGISTRO DEL ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS EE ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS, El Estado civil ; Cémo se configra ~~" Caracteres : Indivisible indisponible imprescrip tible A- Hechos y actos sujetos al registro B~ Archivo del registro C= Modo de hacer el registro: Elementos necesarios Elementos cccesorios Recepcién ~ extension Otorgomiento ~ autorizccién D - Registro de nacimientos : 1) Registro en tiempo ~ Medios de pruebs 2) Registro extempordneo = Medios de prueba 3) Nacimiento en el exterior - Medios de prueba3 : : i F = Registro de defunctones : 4) Conentuo Get regisIro : Parte genérica Porte espeéifica Hvellas Apellidos 5) Registro del hijo natural : No reconocido por el presunto padre ni declarada judiciolmente la paternidad Reconocido o delcorada judiciamente ~ la paternidad Reconocimiento de la misma acta ; la - firma como : Denunciante Testigo 6) Registro de sito. de padres desconocidos 0 expd 7) Nimero de identificacién + Parte basica Parte complementa ria E~ Registro de Matrimonio ; Me dios de prueba Matrimonio religioso Matrimonio Civil Contenido del registro Me dios de prueba Cosos especiales ; 1) Nacidé muerto 2) Muerte violenta 3) Desoparicién del cadaver 4) Muerte por desaparecimiento; i i ' ' : Contenido del registro G - Correccién de errores 1) Antes de firmarse el acta 0 folio. 2) Después de ovtorizada la inscripeién 2) Mediante decisién judicial b) Por disposicién de los interesados ¢) Por decisién de la Oficina Central 3) Si la correccién implica cambio en el estado - civil o en alguno de sus elementos esenciales , | se hard Gnicamente por decisién judicial . H ~ Expedicién de copias y certificados Derecho a la intimided ~ Sy tutela Regla general Normas esenciales Contenido de unos y otras. Funcionorios encargados del registro civil ‘ Enel interior En ol Exterior a:KIAUO URGANIZALIUN LEL NU V Pora la prestacién del servicio notarial, el pais se 3 halla dividido en efreulo notarices. Cada efreulo notarial esté integrado por uno o mas municipios pertenecientes a un mismo Departamento ; cvando el circulo esté integrado por dos 0 mas muni= cipios, uno de ellos serd la cabecera del circulo y sera el que le da el nombre ol respectivo circulo. En cada cfrculo Notorial puede haber més de un No tario, en cuyo caso, los varios quve existan se distingui rn por orden numérico. } ; cy al, es pues la fraccién de territo ~ 7 rio necional en que el respective Notatio fiene facul- ; tod legal para ejercersu cargo y prestar sus servicios. a4 Esto es tan riguroso, que una do las causales de nulided if de los actos notariales consiste en que el Notario lo haya realizado en territorio fuera del de su jurisdiccian. Para Ia creacién de un nuevo Circulo Notorial, se re quiere que concurran los siguientes requisitos: 2) Que el Municipio o los Municipios que han de for - marlo tengan en conjunto no menos de 30.000 habi~ antes. Se consideraré que este ndmero de habitantes iustifica la existencia de una Notaria como minimoy que, al controrio, un némero menor de hobitantes ro ~ b) Que el Circulo o Circulos del cual o de los cuales - se segrega el territorio del nuevo Grevlo, queden conriicnincnsieniusiniacussuasinuiil ne igual justificacién. ¢) Que las necesidades del servicio, las facilidades de comunicaciones y ofras circunstancias andlogas ha - gor econsejable 1a creacién, con lo cual se quiere a Iojar toda cause politica o de caracter personal como justificacién para crear un Cireulo Notarial..§ La creacién de Circulos Notoriales , corresponde a la Ley. v y NOTARIOS .- Notario es la persona que, reuniendo - las condiciones personales sefaladas en la Ley, es designada pora el cargo 0 confirmada en 81, mediante dcto administrative y quién, por delega - cidn que en él hace el Estodo.es depositario de la Fé po~ blica y por ello da fé de la autenticided de los declaro= ciones emitidas ante él o de los hechos percibidos por - * len ejercicio de sus funciones y de ceverdo con la Ley.» EI Notoriado es, por consiguiente, una funcién pibli~ aa través de la cual se presta un servicio piblico con = forme a las normas legales e stablecidas en cada pats. EI Notario no'es uti empleado péblico en el sentido co min de 1a expresién aunque sf ejerce una funcién poblica una vez que quede investide legitimamente de olla. En cada Circulo Notarial debe haber al menos un No= tario que ejerce su funcién dentro de los Imites territo = riales de este circulo. Pero también puede haber varios ~ Notarios en el mistio circulo, siendo’entondes todo: mente’ competentes y ‘distinguiéndose entre sf por el orden numérico,‘=. tegori = El némero de Notorios es susceptible de ser ounentado dentro del respectivo Cireulo o de ser disminuido, para Io cual el Gobierno tiene facultad legal sufictente dada por el Decreto Ley Némero 960 de 1970, facultad que - debe ser ejercida dentro de las siguientes reglas, que se explican porque la idea que orienta toda la reglamenta~ cién del notcriado es 1a de.prestor el mejor y mas eficaz servicio. Tales reglas son { REGLA GENERAL : El promedio anual de escrituras 0 torgadasen los Gtimos cinco amos en cada Cireulo de Notarla, determinaré el némero de notorios que deben prestar sus servictos en él durante el perfodo quinquenal siguiente. v De manera que tanto para la creacién de nuevas pla~ zas de Notarios en un Cireulo como para su supresion , ha de acudirse o Io estadistico, al nimero de escrituras otorgadas en cada perfodo quinquenal, que es el perfo~ do para el cual se eligen los Notarios, : sla, Regle especial : Creacién .- Cuando el prome- fio de escrifuras otorgades en el plazo menciona do sea superior a 3,000 por cada Notario, podré erearse uno mas por cada 3.000 sscrituras 0 Frac cién de exceso, si el Circulo es de Ta. categoria y de 2,000 0 fraceién si fuere'de 2a. 0 deo. ca 2a; Regla especial : Supresién .~ Cuando el prome = Gio de escrituras otorgadas en el plazo menciona __ do fuere inferior a 3.000 en los Circulos de Ta. categoria 0 a 2.000, en los 2a. y 3c. categorias, podrén suprimirse Ids oficinas sobrantes segin elorden numérico . i | | ; | Hey que anotar dos cosas : que las cifras sefiala dos lo han sido teniendo en cuenta la practica que funda menta el,pensamiento de que esas cantidades permiten , de un lado, prestar un mejor servicio y, de otro, dar una remuneracién decorosa al Notario; y luego, que en nin ~ gin cdso el Gobierno esta obligado a crear o a suprimi plazas de Notarios cuando las cifras indicadas se realicen, pues debe tomar en cuenta otras consideraciones relacio ~ nades con el mejor servicio ; las normas openas dan au zacién pero no imponen obligacién. Se acaban de mencionar las tres categorfas en que se ~ dividen los Circulos Notariales en el pats y es pertinente hacer alguna anotatiéa al respecto : =~ La diferencia de categorfa no implica diferencia en las funciones notericles, pues para este efecto el Notério, eualquiere que sea la categoria del Cifeulo para que fue nombrade y en el cual aetia, tiene los mismas atribucio ~ nes y facultades. La cotegoria tiene importancia, especial mente, en relacién con las condiciones que se exigen para ser confirmado en el cargo y por tanto, para efectos de la carrera notarial (ver art. 16 Ley 2 de 1974), PRINCIVIOS GEN ERALES SOBRE LA FUNCION NOTARIAL La funcién del Notario se presenta en la practica bajo- diversos aspectos a través de las normas legales que con segran: sus atribuciones y cada una de éstos tiene una re= gulacién especial’, como se veré en su lugar. Sin embargo, hay un cierto némero de prineipios que regulan dicha fun= cién en forma general ¥ Tales principtos son :' } i I Vo. 2a. 30. 5o. 60. La funcién notarial se ejerce siempre a pelicién ~ del interesado y n offcio. Histéricamente y dade cién del No tario en la so. ciedad, esto se explica porque siempre el nota = io ha sido persona de confianza de quien solici ta sus servicios para lo cual debe haber plena li= bertad de escogencia de parte del interesado. Existe la obligacién de parte del Notorio de pres te ve se le pida no py regar~ s@ a ello sino en los casos expresamente previstos gala be El Notario es auténomo en su funcién notarial, pe ro responsable conforme a 1a Ley, tanto penal co= mo civilmente. La functén notarial sélo puede ser ejercida dentro de los limites territoriales de su jurisdicetén, so = pena de nulidad del acto y lo consiguiente respon sabilidad del Notario. Los servicios notariales son retribuibles en dinero por los interesados, de acuerdo con las tarifas se — iialadas legalmente y de las cuales no puede sepa arse el Notario para aumentarlas ni para dism nvitlas. Con el monto de esa remuneracién, el No tario esté obligado a costear totalmente el fencio- namiento de la Oficina. La'funcién notarial esté al servicio del derecho y no de alguna de las partes; por tonto, la labor de asesorfa o de consejo que en algén momento pueda desarroller el Notario debe encaminarse @ aleanzar la conciliacién entre puntos de visté dispares, guar dando la mayor imporcialidad.Jo. El Notario responde de Ia regularidad Formal del 9. acto en que interviene en ejercicio de su funcin pero no de la veracidad de las declaraciones de- las partes, ya que él apenas da fe de que tales declaraciones o estipulaciones han sido hechas = por los interesados. “Por cuanto su funcién esté al servicio del derecho y de la legalidad, el lamente debe abs tenerse de prestar sus se jando llega a la jecién fundada de que el acto de que se tro- ta es absolutamente nulo, ya que seria contradic torio con lo eiéncial de su funcién autorizar actos juridicos que por contrarios a la ley, en alguna forma, son nulos de nulidad absoluta. En los de~ “més casos, debe velar por li legalidad da’ los de claraciones y'estipulaciones, advertir o los inte resados las irregularidades én que estén ficurrien do, pero sin negar su autorizacién en el caso de que, previamente advertidcs insistan en realizar lo. La funcién notarial es incompatible con el ejer cicio de cargos que tengan autoridad, jurisdic cién 9 mando ; con todo cargo poblico; con Id gestién particulary oficial de negcoios ajenos; con el ejercicio de la profesién a8 abogado, con ,!@ eondicién de ministro de cualquier culto, con el de auxiliar de la justicia, con la direccién = 0 fiscalizacién de sociedades y con la interven= cién en politica fuera de su voto. “Estos incompatibilidades tiene por objeto hacer resaltar la independencia del Notario'y la tran ‘quilidad de énimo éon que debe ejercer su fun= cién. pails| i i i i STE peesarenenmeemn oa 100. En principio, corresponde al Notario redacter las declaraciones que los interesados emitan ante él para formar el respectivo instrumento; pero ello ~ no obste para que esos interesados le presenten redactadas por ellos © por sus atesores esas decla raciones, en cuyo case el Notorio se ajustoré a ellos, salvo lo dicho en el numeral Bo. anterior. y ATRIBUCIONES DEL NOTARIO. Como.se dijo, lo que constituye la esencia de la fun cién notarial es la facultad de dar fe de avtenticidad™ de los actos juridicos que pasan ante el Notorio en ejer cicio de sus funciones. Pero esta facultad se desarrolla a través de las normas legales que regulan ta actividad notarial, las cuales vienen a ser voriables en los diver 308 paises, en el sentido de que en algunos se dan una otribuciones mas que en otros, aunque girando siempre clrededor de aquel principio fundamental. En otras pa labras : en algunas legislaciones tos poderes notariales son més amplios que en otras, Hegando hasta sustituir @ los jueces, especialmente en el campo de la lama da jurisdiceién voluntaria. La legislacién colombiand apenas est en proceso de desarrollo en esta maeria, debiendo citarse como punto de partida de tal proceso el Decreto Ley Nome ro 960'de 1970, en el cual, por ejemplo, se dié al Notario focultad para abrir y publicar el testamen= to cerrado, lo que enteriormente debja hacerse ante el Juez. \iConforme « 1a actual legislacién colombiana las atribuciones concretas del Notario son los siguien— tes:orizar el otorgamiento de escrituras pébl “primera : Aut fi formar con elles el protocolo, custodiar- cas, Io y mentenerlo. Segunda : Autorizar el reconocimiento voluntario de fir ‘mas y documentos a que ellas se refieren. ‘Autenticor los firmas de los personas que !as ~ hubieren registrado previamente, o de los fir ~ mos que hubieren sido puestas en el documento en su presencia, Tetcera: Cuarta ; Dar fe de que una 0 varias copios, mecénicas o literales, corresponden al original del cual han sido tomadas, expresando que éste se ha tenido a la vista. Quinta : Dar fe de vida 0 sea acreditar Ia actual exis~ tencta de personas naturales que se presenten ante él para ese fin,- expidiendo el correspon diente certificado. Sexta :, Expedir copias auténticas y en papel compe.~ “Tente de lot documentos que reposon en el ot chivo de la notarfa 0 expedir certificades'refe rentes a’ellos. Séptima : Dar testimonio escrito, con fines juridicopro- botorios de hechos percibidos por él,, en ejer ci cio de sus funciones, y de que no heya queda~ do dato formal en el archivo. Octave : Intervenir en el otorgamiento de testomentos y guardar, .abrir y publicar los cérrados. > "*sas acinus Llevar el registro det esiauy ervey we vee r= sones. Novena : Las anteriores son las atribuciones mas tipicamente ~ noteriales sofialadas aclualmente por {a Ley; pero fue ve de éstas, hay obviamente otras esenciales estableci dios ya en leyes 0 que pueden llegar a esteblecerse. Tol es el caso del articulo 1.421'del C, de Comerdo. En los apartes que siguen se anclizeran y comentarén las reglos conforme a las cuales el Notario Colembiano debe ejercer sus diversas atribuciones.CAPITULO PRIMERO DE LA ESCRITURA PUBLICA Es sabido que uno de los medios de prueba de 7 gaciones es el instrumento péblico 0 auténtico q documento esérito autorizado con las formalida les por el competente funcionario. Dentro de es copto genérico se encuentra la escritura piblica el instrumento piblico que se otorga ante el"No que éste custodia en el respectivo protocolo, 0 otras palabros : Lo escritura piblica es el documento poblico | por la persona o personas que lo oforgan; autori el Notario @ incorporads af protocclo, del Notario. eee ¥ El protocole, que es la bose y fundamento del notarial, tiene vigencia.del 10. de Enero al 31 bre de caderafio; Ids escrituras se colocan en él, continu numérico, con numeracién sucesiva de de, las escrituras y de los documentos anexos a el ‘se cosen y empastan eni tomo para dar mayores gc de seguridad y de conservacién. Con estd misma final de cada tomo empastado, el Notarto ha de nota de clausura con su firma y fecha, indicande ro de las escrituras contenidas en él y ef némero hojas de que est compuesto. y7 A) PROCESO DE PERFECCIONAMIENIO DE LA ES~ CRITURA = Paeeeeeee are aeeceee a El proceso de perfecctonamiento de la escritura ~ piblica se inspira en los siguientes actividades que conforman esta actividad delNotario : recibir las declaraciones o estipulaciones de quienes ya por= mandato legal o por simple voluntad de ellos, quie ran revestirlas de esa solemnidod; extenderlas por escrito en el papel competente y Finalmente, cute rizarbs . Guardando légica relacién con estas ae~ Tividades, el proceso de perfeceionamiento de’ la escritura Hene las siguientes etopas : 1) La comparecencia de los otorgantes 2) La recepcién y la extensidn de sus declaracto | i 3 4 a q ¢ 4 3 2 : nes - : 3) EH otorgamiento o asentamiento dado a tales ~ ’ declaractones i 4) Le outorizactén que. todo ‘lo anterior da el } Notario Y_ Analicemos cada una de estas etapas + 1) La Comparecencia Esta es lo primera parte de la escritura y esté ante cedida pord encobezomiento en el cual deben in dicarse (en letras y ndmeros)_el ndmero de Io escri tura, el Municipio, el Deportamento, mencién de “la Repiblica de Colombia, fecha (die, mesy-aiio) nombre y'épellido de! Notario y Circulo de Nota tia a que pertenece. : nvirtud del. cual una La comparecenciauna persona se presenta ante el Notario para expre ad de perfeccionar un acto jurfé tad d cl lo cual aque! da Fe y toma nota por a La comperecencia puede ser personal o por represen tonte . B personal lo comparecencia, cuando el respective Storgante se presenta ante el Notario y previa su 1 dentificacién hace las correspondientes decloracton nes; en cambio, la comparecencia ser por represen fante evando la persona que tiene esta calidad ex la que se presenta ante el Notario, y previa identi ficacién de ef misma, hace las declaraciones quo ~ sean del caso en nombre de su poderdante. El representante de una persone puede ser logal’ o epnvencional. & legal cuando su titulo emana de. 'a Ley, en forma directa, en cuanto el legisledor ha provefdo de tal representante una persona quo Bor razones de edad o de cualquier. anomalfa se con diera incopaz de actuar por sf mismo 0 cuando sin existir ninguna de esas causes, por tratarse de una Persona juridica tiene que expresarse necesariamen te Por intermedio de una persona natural que erton ces seré su representante legal: Y es ‘convencional {a representacién cuando el ferémeno sa produce mediante el contrato de mandato, tonformé‘al sval.une pérsona confia sb representacién « otra , S29 pire un negocio particular, para varios ® pas ra todos los que Ileguen ¢ presentarse; en los ‘dos Priméros cosos, el poder seré especial y en el fore cero general. Sea el poder especial o general, el opoderado fepresentante debe conprobar con los correspon ~ dientes documents legales segin sea la naturaloza’nib i i “I. de su representacién, que ésta existe; esos documen tos deben ser protocolizados con la correspondiente escritura, so pena de nulidad de la misma, Lo razén explicative, de esta exigencia de Ia ley se encuentra en el deseo de que, hasta donde es posible, 1a representacién que alguien alegue pare actuar ante el No taro sea real y verdadera y asf se eviten abusos. El compareciente, ya lo haga en su propio nombre 0 en nombre y representacién de otro, debe ante todo, iden fificarse ante el Notario, 1o cual ha de hacer mediante el documento que corresponda de acuerdo con la Ley asi: 9) Sies colombiano, mayor de edad, con la cédula de cludadnia laminada (ort, lo. Ley 39 de 1961) b) Si es colombiane menor de edad, con la tarjeta de identidad. ; ¢) Si es extranjero residente en el pots, con la cé~ dula de. extranjeria. 4) Si es extranjero, transeénte, con el pasaporte. Coso Especial’: En caso de urgencia, el Notario puede ~ ‘Gceptar Ta identificacién da Ta persona con’ stros documen fos auténticos, stempre que cof ellos no quede duda sobre la identidad de la persona, o mediante la declaracién que haga ef Notaria de manera expresa, de que él conoce por sonalmente a esa persona y per eso puede dar fe de su iden tidgd. Vv, V La'comparecencia de los otorgantes forma parte de lo que podria Harnarse ENCABEZAMIENTO DE LA ESCRITU- -RA que corsta, ademas, de los siguientes puntos :Toda escritura se distin = ‘Sue por Un nimero; ese es el que le corresponda en riguroso orden ; elnémero debe colocarse en primer lugor, en cifras y letras, B) La fecha de Io esctitura. Tod injsmo, una Fecha que, 30s distintivos; {a escritura tiene, asf- ‘7 junto con el némeco, son - la fecha de Ia escritura ‘corresponde * a equella én’que queda legalmente autorizade,, por hallarse completa y haberla firmado el Notario. C) El nombre del Municipio, en el cual esté actuando ST Notori, con el del Depertomento y el oe te ee cin. Este requisito es importante pues con él se bus £9; fijor la competencia territorial del Notario, ye que él no puede-actuar fuera de s $0 pena de riulidad de lo actuade, 5) El nombre y apellido del Notorio, con indicacién &I Circulo Notarial en que eferee sus funciones Esta exigencia tiene por finalidad tombién preci.- sar el campo de juristiegiéndel Notario y, ade = mas, identificarlo penamente, - u jurisdiccién , §). Cumplido lo anterior, cada compareciente debe i= dentificarse en la forma onotada ¥; antes de’ proce der a hacer sus declaraciones quo habran de eone- » Situir la parte sustancial de la escritura, debe de- clarar eval es su situacién respecto de las diverses Posiciones constitutivas del estado cit 1, 0 sea, de SU posicién enka sociedad y ante la Ley. Ast habrd die expresar si es mayor de edad; donde Siena ° su x domfcilio, si es casado o solters, y demés ealide- W's: des Que puedan tener trascendencia en los resulta, os juridicos del acto de que do cuenta la eserite~21- ra. Dentro de este orden de ideas, no sélo es conveniente sino que es absolutamente necesario, por mandato legal, cuande ot compareciente va a enajenar 0 @ gravor ~ un inmueble expresar en el caso de que -. | sea cosodo 0 haya sido easado, si la socie i ded conyugal no ha sido disvelta o si ha =_ bighdotosiderye fue Tiquidada, pues sea 2 ie ‘Une Wore te htpéresis, ta Capac idad del i compareciente seré distin Oe 5 oportune recordar que la disolucién de le soct edad conyugal se producie no sélo por = a muerte de uno'de les cosyuges, hecho que produce la disolucién del matrimonio, sina ode mas por. : lo. La presuncién de raerte to, de uno de ‘ellos, por desaparecimien 20, Lasertenda de divorcic perpetuo do. La sentencia de separacién de bienes 4o. La declaractén de nulidad de! matrimonio Cuando quiera que se produce la'disolucién de lo sotiedad conyugal, hay que proceder a su liquide cién y en este acto es donde radica el trtulo del sonyuge Que pretends disnoner del inmueble "9 Yavarlo. Es obvio, que si no se ha producido las. causales de disolucién de.la'sociedad . >« conyugal,-,esté en plena vigencia la capacidad = de cada cényuge isponer [i 2 "| Slenes, tal como fo tiene establecidolaley 28 - pi BTR ySe deduce de lo anteriormente expueste que el an cabszamiento de la escritura poblica, euyo nacimiento ho sido provocado por la compareciente de alguien on demanda del servicio notarial, es como una presenta n de las personas que en ella van @ actuar, con in~ dicocién del tiempo y lugar en que van a hacerlo. v 2,“ Recepeién y extensién de las declaractones .- Sta porte de a eseritura contiene los declaracio = nes de voluntad que el otorgante, si se trata de un acto iurfdico unilateral, 0 los ctofgantes, si de contrato 0 negocio [uridico bilateral se trata, hacen ante el Nota rio afin de que él, en ejercicio de la funcién notarial, de f8 de su cutenticidad. El Notario rectbe esus declora ciones que le hacen los comparecientes y las extiende = por escrito en el papel competente. v El oforgamiento de la esctitura pibkica puede ser necesorio, por mandato legal, como requisito exigido ~ por Ia ley bien para la existencia misma del acto jurTdi co de que trata o para ser ese el medio de prueba adecua do. Pero también puede otorgarse escritura pablica por famera voluntad del interesado 0 de los interesados, sin aue el acto de que se trata exija de esa solemnidad para su yalidez’o pera su prueba, Ejemplo del primero es la - comprayenta de inmuebles y ejemplo del segundo es cl contrato de mutuo sin hipoteca, ‘En esta parte de la escritura compea Ia libertad con fractval,,'ya que es en ella donde se expresan las clave” los y-estipulaciones de los contrates, dande se configuren 05, contratos o negocios iurfdicos; con sus partes esencia les; naturales y accidentales.V Esta es la razén por la“wal la Intervencién del Notario en esta parte de la cscritura es limitada a lo siguiente +Recibir conla mayor precisién y exactitud = fo expresado por los comparecientes, de ma= era que se produzcan los efectos juridicos queridos por ellos, conforme a la naturaleza y esencia del acto, contrato 0 negocio juridi co de que se trate. 20.- Velar porque, dentro del respeto debido a la voluntad de los’ comparecientes, se contengan los elementos esenciales y naturales del acto, J contrato © negocio juridico,’ conforme a las normas legales. ' 3o.- Sugerir las adecuades correcciones'a lo ex- presado por los comparecientes, “cuando el Notario considere que ello es necesario 0 conveniente para los fines:antertores, de modo'que con la ayuda de su técnica y de su experiencia, los comparectentes realizar el acto jurfdico perfecto. Anotar las irregularidades 0 informalidades que advierta, Ilamando la atencién a’ los comparecientes acerca de ellés; pero si. = ellos insisten, debe autorizar el instrumen to pablico dejando testimonio'de la adver fencia hecha. - Cuando el acto, contrats 0 negocio jurtat ¢o contenga elementos tan claramente ile gales que lo vicien de nulidad cbsoluta, = abstenerse de autorizor el instrument; ya que el Notario esta al servicio de Ia ley y del derecho y serfa contradictorio con su - labor, autorizar tales instrumentos ¢onten- tivoé de actos cloramente ilegales,Pura ei efecto que equi se busca, ‘bastard menctonar cuales son las cousales de nulidad absoluta eétablecides porel Cédigo Civil ; El artfculo 1, 74) Vestablece que “es nulidad cbsoluta la producida por : @) El objeto 0 cause ilicita de la obligacién o contrat b) La omisién de requisito 0 formalidad preserito por la Ley para el valor del acto en consideracién a su na= turaleza y no a la calidad de la persona que lo reali za. ) 'a incapacidad absoluta de'l.@ persona que, segiin el articulo 1. 509:del.C.C., se presenta en los impibe~ res y en los sordomudos que no pueden darse a-enten der por escrito. Cuando quiera, pues, que'el Notario observe que en el instrumento piblico se pretende la realizacién de un acto juridico ofectado claramente por una eausal de nu~ lidad absoluta, debe obstenerse de aut. nal “persona ha hecho determinadas'declaraci ones; pero no da fede la verdad de.ellas, es decir, de que ellas corresponden exactamen te ata verdad. De chi que el Notario responda Gnica ~ mente de lo parte formel de la escritura, por lo cual ho bra de poner especial atencién-an’el cumplimiento~ de~ létfas normas que regulan.la parte formal de la escrity ~ ‘av.Jales normes son : ylas refecencias numéricas deben es en letras y en nimeros .:.. Se justifica esta exigenci al estar escritas en némeros y le posibilidad de error, si se tigne en-cuenta que ras, se aleja un poco la ya que si es facil cambiar un ndmefey ne lo 3 camblar toda varias palabredy Ademés ¥ Pot estamistia razéo es mas dificil alterar lo que = yo ha Sido escrito, Eq cato de diserepancia enire sl escrito en letras y en nimeros, prevalee lo primero, porque es ‘© suponer que si hubo error, éste de — bi6 producirse en los ndmeros y-no en las palabros, 2. Laescritura debe escribir 2-en el papel compe~ tente, es decir, en popel sellado y al fin ella debe expresarse el némero de hojas emplea » dasy el némero distin tivo de cade Esta exigencia cumple principalmente dos obje fivos : uno de caracter fiscal y otro de interés pi blico y privedo.. El primero cuando sieve para recov dar el impuesto Ilamado de popel sellado. En cuanto al segundo objetivo es evidente que el papel sellado da un,mayor margen de segurided contra J9 adulteracién o cambio de lo escrito que $i s0.usaro popel:comin.z seguridad que-es mayor ~ con la exigencia de indicat cuantas hojas se vsei- ron y cual es el némero con que se distingue ca da una; asi se hace casi imposible el cambio de hojas 0 el autiento o reduceién del nimero de los usedas, para interpolar cosas nuevos o suprimir i las ya escritas,.:.: : 3. Si en lo escriturd se dispone de un inmueble 0.38 impone gravamen sobre él, debe indicar si es 0 fue casado. Cual es situacién juridica respecto del yee! La razén de ser de esta exigencia ya fue ex.= plicada atrés y se refiere al hecho de que la situalo disuelta la soctedad conye lo liquidada o st nes distinta si no ha ‘j habiendo sido disvelta no ha sid ib gal yo fue liquidada. Jjenes 0 derechos, objeto de Gualgier operacién jurfdica hecha mediante escrt ‘iblica, debe expresarse en moneda legal co lombiano; si las portes quisieran expresarlo en mo eutranjera pueden hacerlo, pero de todos = equivalencia en moneda 14, El precio 0 valor de tora pi redo modos deben indicar su nectonal, segin las normas legales vigentes. | libertad de estipulactén, est ue 1a moneda nacional es 1a de los derechos e impuestos nveniente que esa base que~ distintas de los otorgantes. Sin perjuicto de la bien esta exigencia pord! bose para Ia liquidacién que se causen, y no e$ CO de al arbitrio de personas jnmyebles y, | métri CO 5. . Cuando la eseriture verse sobre i medidas debe usorse el siste imal. jente que ha Es desde todo punto de vista conveni Be yo.uniforimidad en el régimen de pesos y medidas. ahi que £2 justifique esta exigen | eval versa la operacién de 6. ELinmyeble sobr al inte identific be ser completame El inmueble, como objeto de' la operacién just ddiante escritura poblica, de~ forma tal que né se confunda remota y que, llegado el caso, resulte facil sy Io calizacién material con vista en la respectiva oscrt fare. Los datos de identificacién *son los siguientes: dica que se réaliza mes be ser identificado enal dentro de le aal se ha~ 4) Lo nomenclature municipal, si es urbano | 2) El paroje o localidad 0 verede st es rural | = d) El nombre que se le did, si es rural e) Los linderos, que son las I’neas limttrofes con los ~ inmubbles vecinos, sefialando los colindantes 1) Las medidas y la cobida, ajustadas al sistema métri co decimal, y cuclesquiera otras especificaciones~ que conduzcan a individualizar el inmueble g) !0 cédula catostral. 4 Cuando por e! transcurso del tiempo, alguno o algu- EE noe de Fos colindantes hon cambiodo, variéndose asi los linderos que aporecen en el titulo anterior, es convenien te ponerlos al dio, expresando primero el lindero anterior y en seguida el actual, aclarando al inismo tiempo que ~ ‘quel era el antiguo y éste es el nuevo. 17. Hoy que indicar el ttulo de adguisicién de quien ~ dispone del inmyeble y seftalar los datos del Fegis ~ tro. En caso de Ca#actel de titulo debe expresar de donde lé’proviene su derecho! La justificacién de esta exigencia se encuentra en que nadie puede trorsmitir ui dorecho mayor del que ~ realmente posee, desde el punto de vista préctico, en que la escritura no pudrd registrarse pues si faltan esos datas no habré registro anterior que cancelar pora ser reemplazado por el nuevo. Aprimera vista. es ‘to parece’ contradecir el principio de derecho vil colombianc “de que ‘la’ venta de cosa ~cjene vale. Sin embargo, analizeda la evestién se ve que no hoy contradiccién. En efecto : Si se aplica al contrato de compraventa de inmue - bles la teor’a del titulo y del modo, se enicuentra uno con que el titulo és el acuerdo de voluntades, entre vendedor y comprador, acerca del precio y de la cosa, como cosas dsenciales del mismo, y que el modo es Ia tradicién que ~ tratandose de inmvebles consiste en el registro del titulo; a exigencta de que se trata tiene que ver con la tradicin y nocon el titulo. Por consiguiente, quien vende un inmue ble ajeno contrae ciertas obligaciones en virtud del tity ~ “lo, pero no podré cumplir totalmente el contrato de com praventa porque no podra hacer Ia tradicién. Con la exi= gencia que se comenta, fo que la ley quiere es que oquel contrato sea pérfecto, pero sin violar el principio de la - venta de cosa ojena, pues si se esta en esa hipotesis el presunto vendedor. debe osf expresarlo. 18, Debe expresarse, cuando de un acto de enajena ~ cién de inmveble 0 de gravamen del mismo se tra te, cual es la situacién furtdica del respactivo de recho de dominio. ! oa ‘ Esto significa que el otorgante debe manifestor si ‘existen 0 nd gravamenes reales o condiciones, si tiene ‘mitaciones 0 si ha sido desmenbrado'o no la tiene nt ~ “To ha sido. {Los gravémenes principales son : la hipoteca, el a i e5 $0 I" ‘én resolutoria tdcita ~ wvee, el arrendamiento censo, fa anticresis, 1a cond cexprosc, las servidumbres past por eseritura poblica, el patriménio. +‘ Las limitactones son la propiedad fiduciaria, fa propiedad separada u horizontal y Ta desmenBractén es - el usufructo, el uso, la habitacién.| -Por via de informacién, ya que su uso ha sidoine xistente hasta chora, vale lo pena mencionar algo que semenciona = - en las escrituras pa ra manifestar que el inmueble no esté sujeto o ella. Me refiero a la MOBILIZACION, creada per la Ley 50 de 1905 y reglamentada por los Decretos 2.059 y 111 de - 1937 y que consiste mueble o fines i. valor MUEBLE (de ahf el nombre) representan ; pofecoriai, emitidas y nego- normas legales citadas. >” v3. El otorgamiento o asenti Terminada la parte correspondiente a las estipulo ciones © declaraciones, para el acto del otorgamiento = A] y Firma de los escrituras, los interesados deben presenter ca Tes comprobantes fiscales que se exijan , dé acuerdo con i la ley y con la naturaleza del acto. “& en esto parte de la escritura donde se anotaran las especificaciones de to~ dos los comprobantes allegados por su numeracién, lugor fecha y oficina de expedicién, personas o cuyo fovor se ha.emitido, con su identificacién, cuantfa si fa tuvieren y fecha limite de su vigencia. Vv No ostante lo anterior, fos comprobantes fissales se agregaran originales a la respectiva escritura o en fo focopia autenticada por un Notario, ‘siempre que ef orf ginal de donde provenga ia fotocopia esté protocolizado y.se indique exactamenté lo éseritura con la cual lo es te Pard que una persona tenga derecho a solfcitar y obtener el servicio’ notarial consisiente en'gue e! Noterio de fe del otorgamiento de tina escritura’y en qué la a rice; debe presenitar y entregar los comprobantes legalese230 con los cuales demestre que se halla a paz y salve con el Estado por concepto de determinades impuestos ; es0s comprobantes se Ilaman comprobantes fiscales Se exige que la persona que va a hacer uso del servicio notarial mediante el otorgamiento de una escritura se halle a = paz y salvo con el Estado por impuestos, porque se pre suine que toda operacién escriturada tiene un valor eco némico, produce consecuencias econémicas en el pati monig origina movimiento de riqueza enalgin sentido fenémenos todos que requieren la garantia y proteccion del Estado, por Io cual es aquitative que aquella perso na hoye previamente cumplide con sus deberes pecunia ros para con ese mismo Estado. \ Los comprobantes fiscales son los siguientes : 1. El certificado de paz y salvo por concepto de im= puesto sobre la renta y complementarios de cada uno de los otorgantes 0 comparecientess En caso de que el compareciente actie en representacién de otro, el cerfificado debe ser referente al representado y no al representante. 2, El certificedo de paz y salvo por concepto del im puesto sucesoral 0 recibo en que conste que se ha hecho el respectiv’> pago, cuando la operacién se re Fiera a derechos hereditarios 0 sea alguno de los actos que; de acuerdo con la Ley, se presumen donaciones 9 cuando realmente sean donaciones. 3. El certificado de paz y salvo con el Tesoro Mu ni. cipal correspondiente a la tbicacién del inmueble, del contrato es la enajenacién de bien raiz o su grava= men , por concepto del impuesto predial, companenta~ do con el certificado Catastral que indicora el némero in1 némero bajo el cual el inmueble se halla inscrito enel respective catastro. El certificado de paz y salvo "VALIDO PARA PRO TOCOLIZACION", cuando se trate de la protoco. lizacién de un proceso sucesoral. 5. El certificado de paz y salvo "VALIDO PARA LI-S QUIDACION" cuando se trate de escritura en | cual se legaliza la liquidacién de una sociedad. tad de Derecho. UNAULA, Los comprobantes fiscales deben presentorse orig 8 nales por los interesados; en el texto de Ia escritura~, gE ’ ge toma nota de sus especificaciones por su numeraci@v lugor, fecha, y oficina de expedician persona a cuyo nombre s¢ expidid con el documento de identificacién cuantva si la toviere, y fecha limite de su vigencia. - i También puede presentarse en fotocopia debidamente cutenticada por un Notario, pero siempre que en ta di i ligencia de autenticacién se exprese que el original » } del cual se tomé la fotocopta, estd protocolizado con : uno eseritura, cuyo nimero y fecha deben también im FE dicorse. : +f Una vez allegados a la escritura los comprobantes, ba sta quoda lista para’ que el Notario la lea'a los otor gantes o éstos mismos la lean © para que sea lefda por fa persona designada por ellos, y para que el Notario haga a los ctorgantes las advertencias del ca so, segin el acto o contrato, principalmente la relacio nada con la necesidad de sv inscripcién en el registro = do Instrumentos Pablicos 0 en el Mercantil, opsracién que se hard sobre la copia auténtica que de ta escritura expide el Notario. \ct establezea sv concordanci Ter sierito, de todo'lo eval el Notario dejara testimon con niow + e) Si el-compareciente fuere Jnicomente pore! Notatio. ciego, la lectura se hard - tos de ser firmads,, podran ieerse todas las aclaraciones; correeciones ¥ ac clone quo 12 quiera y of estar conformes con lo escrito le darén ere el eval eobije, desde lvegs,, taribién los Ts estritura termina pues, con fo. firma cute del Notario. Terminada la Jectura y on! | | advertencias. grafa de los otorgentes ¥ Vi Firmaa ego. Si alguno de Jos otorgantes no supiere ‘ono padiers firmer, lo herd por €) untestign rogado, quien Go:puss de identificarse y expresor cial es su domicilio feooars. El etergante, por 3 parte, mprimird su huella dac | «Modo le cual se dejara testimonio eserito con indica yal fue ta huella impresa. filor, cién deo 14. La avtorizacion Enel momento en que el Notario Firma 1a escrituror gata odquiere su categoria de fal y queda legalmente auio rizada. ¥ >=33- .B) CANCELACIONES ‘ Antes de tratar coneretamente de la cancelacién de las escrituras pablicas, hoy que hacer algunas bre ves observaciones acerca de dos fenémenos que deben distinguirse ya que es frecuente que se confundan ; es cierto que en fa préctica muchas veces aparece con = fundides; pere tecricamente son distintos ; como va a verse . Toles Fenémenos son : ta extinctén de la obligactén y ia cancelacién de la escritura en que ella consta. Es evidente y no puede someterse a duda, que to da obligacién civil hue haya nacido a la vista jurtdi ca mediante escrit ra poblica se extinguira por algu no de los medios establecidos en el articulo 1.625 ~ del Codigo Civil. O en otras palcbras : puede suceder que, por haberse producido aigunode los hechos pre~ vistos en la norma legal citada, 1a obligactén juridi camente se haya extinguido no obstonte que la escri tura, como tal, oparozca materialmente igual . De lo ontertor sé concluye que un fenémeno es ‘el de la extinction de la cbligacién y otra es el de la cancelacion de Ta correspondiente escritura. EI punto de partida, on lo referente al segundo fenémeno que es el que oqut interess, puede expre~ sorse: ast : «Le concelacién de una escritura puede hacerse por: a)” Deeleracién de fos interesados, 0 “p) “-Decistén judicial en les casos de Ley=34- Cancelactén privada 0 declaractén de los interesados Quien 0 quienes han otorgado una escritura pibli ca puede declararla sin valor, expresando en otra esert tura piblica , que aquel instrumento ha cesado en sus efect3s, en todo oen parte, en esta dltima hipstesis - indi cando cuales partes dejaron de regir. Esta forma de concelacién tiene plena eficacia juridica, siempre que la retractacién o revocacién no esté legalmente prohibi do. Cancelacién I. Sobra anotar que esta for= ma de cancelacién se produce cuando, mediante un pro ceso judicial, of Juez la decreta.Entonces el juez de - be comunicarla al Notario que conserva en sv protoco- fo el original de la escritura cancelada, mediante exhor tq el contenido del exhorto es el siguiente : La transcripeion textual del encabezamiento, fecha y parte resolutiva pertinente de Ja providencia. Este exhorto, debe ser protocolizade en la Notarfa donde esté el original, directamente por el interesado, es decir, por el mime doudor 0 persona a quien fovores ca la cancelacién. Caso especial; Comentario especial merece la cancelacion de Ta hipoteca, pues con ocosién de este gravamen pueden presentarse varias situaciones que os preciso distinguir claramente. ¥ V La hipoteca es un derecho real accesorio. El corres pondiente derecho principal es el personal de crédito.’ = Como todo derecho accesorio, el de hipoteca corre la suerte del principal. De ahi que en el articulo 2.457 ~-35- = gel C.C. se establezea un primer principio muy impor fante, a saber : LA HIPOTECA SE EXTINGUE JUNTO CON LA OaLI GACION PRINCIPAL. De manera que, en el terreno de la pura teorfo, ~ al producirse cualquiera de los fenémenos en virtud do Tor cuales la obligacifn se extingue, la hipoteca también se extinguird. Sin embargo, puede suceder que aunque furtdice ~ mente Ic hipoteca ya no exista, su inseripcién todavia es 18 vigente en la correspondiente oficina de registro. ‘Hoy algunas otras causas de extincian de lo hipote ca enumerades en’el articulo citado y que son: dvesho a) La resolucién del decreto del hipotecante, En es ta hipstesis, la obligacian wubsistira no obstonte que el derecho de quien {a garantizé con hipoteco quedé resvelto. b) Por el evento de la condicién resolutorio c) Por Ia !legada del dic hasta el cual fue constituida +) "Por la cancelacién que el acreeder acordare en e#~ criture poblica. 1 Puede suceder que el acreedor haya muerto sin ha ~ ber hacho Io eancelacién. Entonces hay-que suponer las dos hipotesis sigulentes + Primera i- La sucesién ya se liquids y el crédito hipote ee tio fue adjudicado. Quien puede y debe con celorlo es el respectivo odjudicetorio, por medio de Ia es scritura poblico. Fi=~ La sucesién no se he liquidade tedevio. Fue den hacer to cancelacién + «¢) Todos fos herederos que hoyan caceptado y el cnyuge sobreviviente« ) El lbacea con tenencia de bienes y el cdnyuge- i En ambos cases, quienes actuen deben demostrar con los documentos legales pertinentes sus respectives calida- des, documentos que deben ser protacolizados con la es ~ citura do eancelacién y ef monto del crédito, #10 fue pagado en vida del acreedor, $6 depositara en el Juzga ~ Mo que conoce del proceso sucesoral, lo cual se comproba oo aye el Natario, porque sin esta comprobocién no po ~ rd expedir el certificado de cancelacion. ¥ ian y paraque ésta produzca \! En todo caso de eancelaci materiales se producen dos ~ gus efect os, pudiera decirse, consecuencias que $00: _ Sea cual fuere la forma y fo cau 1a. Nota de referencia: Bete ie cancelactén, el No tarto poncra en el origi nal de la eseritura cancelada una NOTA , en sentido dia Gonal, en tinta de color diferente al del otiginal do la es arrrora, que exprese el hecho, indicande némero y fecho- sei refaamento que contione Ia cancelacién o del que con tiene la comunicacién de la orden judicial o el certificado rere ie Natario, por haber sido protocolizades,., Una nofa semejante debe ponerse en todas los copias que para ese fin fe entreguen al Notorio. Al expedir fy tures coptas, del ins + erunte coneelado, hebré que destacar la nota de cancela toda persona quede enterado de elo. (ver cién, para qu 1 Cédigo Judicicl). articule 267 del 420. Certificad de concelactén ; Con el fin de que el respective Registrador de Instrumentos Piblicos pro- ceda a cancelar Ia correspondiente inscripeién, y de esa manera, desaporezea juridicamente la hipoteca, el gra- vomen, la obligacién, la condicién, ete. de que se tra te, el Notario ante quien se otorgue la escritura de can celacién debe expedir certificacién con destino al Re ~ gistrador a quien corresponda, determincndo con esa cer tificactén el instrumento que contiene la cancelacién , o el instrumento que contiene la protocolizacién de la~ orden judicial o del certificado de otro Notario, segtin sea el coso, |a autoridad que haya decretado le cancela cian, con cita de la fecha de Ia providencia y del proce so.en que so dicté, ol némero, fecha y.Notaria del ins frumento que se concele, 1a cuantia de los obligaciones y,los datos pertinentes del Registro. ©) PROTOCOLIZACIONES Qué es protocolizar y en qué, consiste la protoco lizacién? o tod ante el Notarlo, para qué de ello quede testi “en escritura piblica, de que uno 9 Varies documentos que. den agregados al profocolo, bajo el ndmero y en el, lugar que les corresponds; 1a PROTOCOLIZACION eonsiste = en entregarle af Notario el documento.o los documentos aque se refiere la voluntad expresada por el interesado~ para que por e! Notario queden incorporados al protoco~ \, PROTOCOLIZAR es declarar el interesado sv volun lo, La protocolizacién puede revestir una de dos formas segin como se realice + : nig10 independiente, cuya Gnica finalidad es e la protocolizacién, como por ejemplo, cuan do se protocoliza_un expediente que contiene un proceso do sucesién, 0 como acto complementario o accesorio de~ otro principal, como es el caso de protocolizar los docu - mentos con los cuales el otorgante comprueba sv calidad de representonte de aquel a nombre del eval obra . 3 EI segundo caso de protocolizaciéntiene por objtto ~ +t complementar el acto principal y, obviamente, siempre f __ deberd hacerse para que el documento o los documentos Fespectives formen un todo con la escritura. El primer caso de protocolizacién puede presentarse bajo uno de dos aspectos : legainesite obligatorio, que | | sel caso en que la ley manda que ef dedumehic 0 el expediente formado por varios documentos, sea protoco lizado ; tal es el caso del proceso sucesoral,' de los do cumentos producidos para la constitucién de un Banco | § _ yotros; simplemente voluntario, que es el caso on ~ que el particular interesado desea que se efectie lo ~ f __protocolizacién, sin que norma alguna legal lo ordene. Pero en ambas hipdtesis los fines de la protocoliza~ cién’“an; esenciolmente, los siguientes : dar seguridad, facilitar la corisulta,’0 sea, publicidad, ofrecer posibi’ lidad de obtener copics auténticas, y tranguilidad: de | f guards y coniervacin. < i J Lo que constituye la esencia de la PROTOCOLIZA CION es la declardcién de voluntad, el. deseo de que un determinado documento sea agregadoal.protocolo ~ deeds que nunea, “por ningbn motive ni para ningin _._ efecto, es licito confundir esa declaractén’con al con | f _ 4enido mismo del documento protocolizado, el cual —~39- permanece exactamente igual a como era antes de ser protocolizado, no adquiere mayor fuerza o firmeza de la que'tenta, sélvo en lo referente a la fecha cierta ~ coponible a terceros, si acaso no la tenia ya, por otras causas. De lo brevemente expuesto se deduce algo que debe tenerse muy en cuenta para evitar errores: hay que dis finguir entre ELEVAR ALGO A ESCRITURA PUBLICA y_ PROTOCOLIZARLO. \Elevar a escritura piblica el contenido de un do ~ cumento significa que el comporeciente debe hacerlo suyo expresando esa contenido ente el Notario como~ expresién de su voluntad, Protocolizar el documento es entregarselo para que lo guarde en el protocolo D) CORRE CCION DE ERRORES - RECONSTRUCCION DEESCRITURAS-.0 Siendo humano que pueda haber errores en las os- crituras péblicas, Ia ley ha establecido anos normas precisos para su corneceién, inspiradas tales normas en la idea de garantizar lo integridad del instrumento y de evitar que a espaliias de los otorgantes puedan ~ hacerse cambios en la eseritura después de que los par tes hayan manifestado sv asenti tario le haya dado su autorizaci YHoy que distingvir el momento en que se advierta la existencia de los.errores, pues el procedimiento ~ para corregirlos es también cistinto.: 1. Si'se advierte su existencia antes de que la es |