Como Gerir Melhor o Tempo e Alcançar Resultados Extraordinários

GESTÃO DE NOSSAS ATIVIDADES DENTRO DO TEMPO

Em um cenário cada vez mais competitivo, diante de gigantescas demandas do dia a dia que não
conseguimos cumpri-las, o sentimento de frustação nos assola. Você já sentiu que está perdendo o
controle de seu tempo em reuniões que se revelam cada vez mais improdutivas, desnecessárias e longas
demais? Ou não conseguem atender a todos os telefonemas e e-mails que começam a empilhar no
momento que vira as costas? Ou todo o dia olha para a pilha de revistas, boletins, jornais ou relatórios
que precisa ler, porem não tem tempo?
Se estiver nessa situação, você e sua empresa estão pagando caro. Afinal, o estresse gerado em
virtude dessa falta de controle do tempo, pode acarretar várias doenças que te tornará mais ansioso e
improdutivo.
Se formos calcular quanto que uma empresa gasta em uma reunião improdutiva, nos
surpreenderemos com os resultados. Basta você somar a hora de trabalho de cada integrante na reunião
e ver quanto tempo a mesma durou. Calculando 2 horas por dia, em uma média salarial de R$ 7000,00
reais, onde temos 4 pessoas reunidas, podemos chegar ao assustador valor anual de R$ 91.000,00 reais
que a empresa perdeu ao longo do ano.
Ao invés desses desperdícios, você poderá focar seu tempo em atividades realmente importantes
e lucrativas para a sua empresa, como por exemplo acompanhar sua equipe nos desafios do dia a dia,
tomar decisões inteligentes e agir de forma estratégica.
Lembre-se que a sobrecarga de informações prejudica a capacidade do cérebro para realizar
tarefas como a análise e a tomada de decisões.

OS PRIMEIROS PASSOS PARA RECUPERAR O CONTROLE DO SEU TEMPO E COLHER OS

BENEFICIOS PARA VOCÊ E A SUA EMPRESA.
Um bom começo é implementar as estratégias fundamentais de gestão do tempo, como subdividir as
suas responsabilidades profissionais em categorias diferenciadas (expansão e aprimoramento,
gerenciamento de pessoas, responsabilidades diárias e administração) e em seguida, decidir qual é a
parcela de seu tempo que você deve dedicar a cada categoria. As estratégias adicionais incluem a criação
formal de missão e a comparação semanal entre essas e as suas atividades.
O tempo que você irá destinar a cada categoria pode ser modificada trimestralmente, mensalmente ou
mesmo semanalmente, pois depende do contexto e do cenário presente que é altamente mutável e
dinâmico. Por isso, é necessário realizar auditoria seminal à sua agenda.
“A maioria das pessoas administra suas vidas por meio de crises”, afirma Stephen Covey em Liderança
baseada em princípios. “O único momento em que elas estabelecem prioridades ocorre entre um
problema e aquele seguinte”. Mas os gerentes eficazes se concentram nas oportunidades, acrescenta
ele, e estruturam, correspondentemente, suas programações. “A menos que apareça alguma coisa mais
importante e não apenas mais urgente, temos que nos disciplinar a respeitar o que foi planejado”.

ESTRATÉGIAS PARA ALAVANCAR O LUCRO COM POUCO PESSOAL

Um bom início e fazer a boa autogestão através do equilíbrio, concentração, comunicação eficaz
e dinamismo. De fato, não dá para abraçarmos o mundo e querer fazer tudo que nos pede pela confiança
formada, afinal quando mais tentamos fazer tudo, mais as pessoas esperam quem façamos tudo e dessa
forma entramos em um círculo vicioso que só tende a aumentar. Uma boa forma de escolher as
prioridades e responder ao seguinte questionário, diante das atividades que surgem a nós diariamente:
 Qual é o impacto econômico? Como esse objetivo afetará economicamente a empresa e a fará
avançar?
 Este objetivo está alinhado com a estratégica da empresa? Numa época de estratégias
empresariais rapidamente mutáveis é fundamental avaliar constantemente os objetivos
individuais e em equipe, a fim de garantir que todos eles se enquadrem nos objetivos da
empresa.

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 Como isso atenderá aos stakeholders? Qual é a importância disso para o seu chefe, a sua equipe
e os demais interessados?
 Qual é o nível da minha paixão, do meu talento e da minha energia, em relação a isso? Se você
não conseguir reunir esses três fatores, não conseguirá retorno adequado que corresponda a seu
esforço.
 Dispomos de todos os recursos? Existe tempo, dinheiro e outros recursos necessários,
suficientes para a consecução do objetivo?

Após esse processo de identificação do que de fato importa, é importante compartilhar com o chefe
e todos os envolvidos no processo para ter a certeza que interpretou da melhor forma.
O próximo passo é comunicar de forma clara com a equipe sobre os objetivos e da empresa e o
alinhamento à sua missão, de modo que se sintam participantes de todo o processo e juntos possam
comemorar com cada conquista, ainda que pequena. Essa comunicação pode ocorrer de muitas formas,
mas a mais rica é pessoalmente, seja através de reuniões regulares com toda a equipe ou através do
contato individual com cada integrante.
Outro fator que impede de focarmos nas principais prioridades, são nossos superiores que pela
confiança acabam nos sobrecarregando e consequentemente sobrecarregando à equipe. Nesse caso, um
bom remédio é ter uma resposta franca com o chefe, dizendo por exemplo: “Estou entusiasmado com
as oportunidades a meu dispor. Mas tenho dez grandes oportunidades e uma equipe que só pode
atender a quarto. O que o senhor faria, se estivesse em meu lugar?”

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

PODE
NÃO VAI
(Querer)

Ajudar a Priorizar:
Aumentar o Tempo
- Tarefas
Temos 24 horas/dia
- Objetivos

Diminuir a Quantidade Aumentar a

de Trabalho produtividade

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INSIGHTS ATEMPORAIS QUE DÃO RESULTADO NA GESTÃO DE SUAS ATIVIDADES DENTRO DO

TEMPO.
Muitos pensam que com uma excelente agenda ou ferramentas tecnológicas já são o suficiente
para ser mais produtivo e alavancar os resultados pessoais e profissionais, mas o que os grandes
especialistas da área afirmam é que independentemente da ferramenta utilizada, estabelecer
prioridades é o grande segredo para resultados mais eficazes e duradouros.
Segundo Stephen Covey afirma no Best Seller: Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes:
Primeiro o mais importante. Resumindo a filosofia de Covey, que recapitula parte da sabedoria clássica
sobre a questão, “O que importa é que o principal continue sendo o principal”. Pode-se até notar o eco
daquilo que Peter Drucker escreveu há 30 anos em The Effective Executive: “Fazer o que é certo é mais
importante do que fazer as coisas de maneira certa”.
“O objetivo da gestão de tempo bem fundamentada é permitir que você dedique a maior parte
de seu tempo àquilo que é realmente importante, embora não seja relativamente urgente”.
Segundo especialistas, “vicio” de viver assoberbado decorre em parte da baixa autoestima. “SE
estou tão assoberbado de trabalho, isso é sinal que sou importante”.
Grandes autores são unanimes em afirmar que apenas metade do tempo deve ser programada.
A outra metade deve permanecer aberta às necessidades do dia e permitir a interrupção do tempo
programado, para atender a essas necessidades.
Outras dicas importantes para aumentar sua produtividade são:
1. Evite interromper o trabalho, principalmente aqueles que precisam de concentração;
2. Se um documento exigir algum tipo de ação, aja de uma vez – Não lide mais de uma vez com o
mesmo documento;
3. Faça uma triagem dos e-mails e recados;
4. Sincronize os retornos com o tempo de quem telefonou;
5. Ao encerrar a semana, dê uma avaliada em tudo que fez e Dê uma limpeza nos e-mails e
papeladas;
6. Evite reuniões com mais de 12 participantes. Elas não resultam em nada de concreto.

E tenha diariamente em mente outra pergunta: “O que posso fazer hoje, que tornará melhor o meu
amanhã?

DICAS IMPOTANTES PARA ORGANIZAÇÃO

Tem pessoas que se recusam a reconhecer que ser organizado exige tempo e trabalho, porém
ser desorganizado exige mais tempo e trabalho ainda. Na verdade, a desorganização consome tempo e
produtividade. Segundo estudo encomendado pela Accountemps, a empresa de mão de obra
temporária, os executivos perdem cinco semanas a cada ano procurando coisas que perderam.
Ser organizado é em grande parte questão de administrar tempo, papel e espaço. A melhor maneira de
gerenciar a desorganização é eliminar o que você não precisa manter, afinal quanto menos tiver, menos
terá que vasculhar.
Podemos comparar a auto organização como uma espécie de higiene do escritório, algo que você
precisa fazer tão regularmente quanto escovar os dentes. Felicia Rand, gerente sênior do sistema de
informações de uma ONG de saúde internacional, afirma que: “Organização é uma coisa que você tem
que fazer todo dia”.
Muita gente acha que as pilhas alertam quanto ao que precisa ser feito, mas elas não alertam.
Muito pelo contrário, elas simplesmente distraem você daquilo que precisa ser feito.

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EQUILIBRIO: SUCESSO X FELICIDADE

SUCESSO FELICIDADE

Objetivos Objetivos

Objetivos dos Outros Seus Objetivos

Percepção do Outro Auto Percepção
Valor $$$ Valores Pessoais
“Uma Vida Invejável” Satisfação Pessoal
Racionalização Intuição

- +

Qualidade de Vida (Stress)

Sintomas Administração do Tempo (80/20)
Planejamento Financeiro Pessoal (80/20)
Competências Comportamentais (Talento)

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PROBABILIDADE DE ATINGIR OBJETIVOS

Passos Probabilidade de
realização
Ouvir uma ideia 10%

Decidir adotar uma ideia 25%

Decidir quando realizar 40%

Planejar como realizar 50%

Comprometer-se com os outros 65%

Estabelecer um compromisso de relatar 95%

os resultados para os outros
Fonte: NPNL da Yale University (USA)

LIDERANÇA

Equipes desmotivadas são, provavelmente, fruto de um estilo de liderança que não está gerando
desafios adequados nem desenvolvimento para que as pessoas atinjam este senso de maestria.

Breakthrough

A palavra breakthrough significa um grande avanço ou um salto quântico à frente, uma grande
inovação. Este é o sonho do líder, de ter equipes que consigam ter uma evolução espantosa sob a sua
gestão. Mas o super avanço é apenas o resultado final da fórmula, composta de outros dois fatores:
Performance e Desenvolvimento.

Super avanço = Performance + Desenvolvimento

Não se pode esperar ou exigir que a sua equipe bata recordes de excelência se ela não tem as
competências desenvolvidas para tal. Quanto maior for a performance exigida da equipe, maior deve
ser o foco no desenvolvimento da mesma. É o conceito de treinar mais para melhor competir.

Para influenciar sua equipe você precisa ter esta reserva interna de competências.

Vamos construir nossa visão orientada para resultados.

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Título
Construindo a visão.
Propósito
 Conhecer as saúdes.
 Fazer um programa de ação.
 Estabelecer o objetivo principal bem definido

Leis do Êxito
 Concentração e foco
 Pensa com segurança
 Hábito de fazer mais que o combinado
 Lei da imaginação

Filosofia do Sucesso
Se você pensa que é um derrotado você será derrotado.
Se não pensar: quero com toda a força,
Não conseguirá nada.
Mesmo que você queira vencer, mas pensa que
Não vão conseguir,
A vitória não sorrirá para você.

Se você fizer coisas pela metade,

Você será um fracassado.
Nós descobrimos neste mundo
Que o sucesso começa pela intenção da gente
E tudo se determina pelo nosso espírito.

Se você pensa que é mal sucedido,

Você se torna como tal.
Se você almeja atingir uma posição mais elevada,
Deve, antes de obter a vitória,
Dotar-se da convicção de que conseguirá
Infalivelmente.

A luta pela vida nem sempre é vantajosa

Aos fortes, nem aos espertos.
Mais cedo ou mais tarde,
Quem cativa a vitória é aquele que crê
Plenamente:
Eu conseguirei.

Fonte: “A Lei do Triunfo” – Napoleon Hill

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Esta é a Lei do Triunfo:

Objetivo principal bem definido

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A DECISÃO É SUA

“A história da civilização é fruto do conjunto das escolhas feitas. Se prolongarmos a linha do tempo pela
repetição das mesmas ações, chegaremos a um futuro provável e monótono, cujos sinais já podem ser
observados hoje. Precisamos contar uma nova história, construída paulatinamente com escolhas
conscientes e senso crítico. Cabe a nós desenhar o futuro que queremos. O ponto de partida é o
autoconhecimento, pelo qual se adquire consciência dos modelos mentais estabelecidos e das
limitantes que seduzem as pessoas a deixarem tudo como está. O presente é a oportunidade para
executarmos projetos que criem uma nova realidade”.

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QUALIDADE DE VIDA

Um projeto de vida precisa contemplar áreas chaves de resultados para que possa ter equilíbrio. A
Organização Mundial da Saúde (O.M.S.) diz que o ser humano tem mais que uma saúde além da física.

Saúdes segundo a O.M.S.

Física

Espiritual

Intelectual

Familiar

Social

Econômica / Financeira

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METAS

Recentemente, Harvard Business School, uma renomada Faculdade dos EUA, realizou uma pesquisa.

Foram feitas duas perguntas a algumas centenas de pessoas, sendo que a primeira foi: “Você tem
um objetivo na vida?” Conforma se esperava, a maior parte dos entrevistados respondeu que “SIM”.
Entretanto, quando lhes foi solicitado que explicassem essa meta, as respostas obtidas foram todas
vagas e generalizadas, tais como: “Eu quero vencer na vida”, “Quero ser feliz”, “Quero ganhar muito
dinheiro” etc.

Não creio que essas repostas valham como objetivos de vida. Em verdade, essas pessoas estão
confundindo a aspiração indefinida com objetivos.

A segunda pergunta foi feita àqueles que já possuíam um pensamento definido acerca do que
almejavam realizar. A pergunta foi: “Você tem um plano escrito sobre a forma de concretizar o seu
objetivo?”

Dos entrevistados, apenas 3% tinham dispensado tempo e trabalho para escrever esses objetivos e o
plano para conseguir concretizá-los.

Contudo, 90% da renda geral de todos os entrevistados referiam-se à renda obtida por esses 3%
dos entrevistados. Isso, porém, não deve ser motivo de surpresa. A história revela que os maiores sábios
e os que venceram na vida pregaram a necessidade do estabelecimento de metas.

Aristóteles, por exemplo, disse o seguinte: “Toda e qualquer pessoa visa a uma meta: o sucesso
ou a felicidade. O único caminho para se obter o verdadeiro sucesso consiste na perfeita auto
manifestação através do servir à sociedade.

Deve-se, em primeiro lugar, ter um pensamento definido e concreto, estabelecer a meta e ter
objetivo fixo. Em segundo lugar, devem-se buscar os meios, a sabedoria, o dinheiro, o material e os
métodos para se concretizar o objetivo. Em terceiro lugar, deve-se adequar todos os métodos a esse
objetivo.

Dizem que o homem é capaz de concretizar em cinco anos o seu objetivo, mediante planejamento
prévio, mas levaria certamente a vida toda para concretizá-lo, se não o planejasse previamente.

Por que, então, um maior número de pessoas não estabelece metas definidas?

As razões são várias, mas nenhuma delas pode ser considerada junta.

A razão pela qual a maioria das pessoas não estabelece meta deve-se ao fato de elas carecerem
da resoluta força de vontade para dispensar tempo na elaboração de planos para a sua própria vida.
Tais pessoas julgam muito trabalhosas elaborar essas metas e colocam-nas nos “arquivos dos assuntos
que um dia pretendem executar” e jamais tentam elaborá-las.

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Tais pessoas julgam que não dispõem de tempo para isso. Mas o curioso é que elas desperdiçam
horas, semanas e até meses planejando, nos mínimos detalhes, as férias do próximo ano.

Essas pessoas podem ser comparadas a um navio sem leme que navega à deriva, levado pelo
vento e pela correnteza.

Elas esperam chegar, um dia, ao porto denominado sucesso.

Todos sabem, entretanto, que para adentrar um porto, existem milhas e mais milhas de rochedos e
recifes nas costas marítima e que a chance de atracar no estreito porto é de menos de 1 em 1.000.

É fundamental que tais pessoas tenham força de vontade para elaborar a meta de vida.

A força de vontade que uma pessoa tem condição de exteriorizar é diretamente proporcional à
intensidade da força de vontade que essa pessoa julga necessária.

Não é correto afirmar que determinada pessoa carece de força de vontade necessária para executar
algo.

Na realidade, essa pessoa é desprovida do sentimento que impulsiona a força de vontade ou

simplesmente não existe a real necessidade de exteriorizá-la.

Por exemplo, a pessoa que fuma não sente a necessidade de empenhar força de vontade para parar de
fumar, enquanto sua saúde está normal sem ter sido afetada pelo cigarro.

Contudo, no momento em que ela se encontrar numa situação em que seu coração esteja prejudicado
pelo fumo e morrerá caso não mude de hábito, ela compreenderá como é fácil empenhar força de
vontade necessária para parar de fumar. Para curar alguém que não esteja empenhando força de
vontade necessária para planejar o seu futuro, basta mostrar-lhe s situação das inúmeras pessoas que
se aposentarem sem terem traçados planos de vida.

Certamente ele mudará sua atitude mental e sentirá a necessidade de começar imediatamente a
planejar a sua vida. Sem dúvida, é muito importante também tomar como exemplo as pessoas que
tenham atingido suas metas, mediante planos preestabelecidos, pois isso servirá para fortalecer ainda
mais a necessidade de se estabelecer metas.

Outro motivo comum pelo qual as pessoas deixam de planejar seus objetivos consiste na falta de
autoconfiança. Elas julgam que é perda de tempo planejar, uma vez que pensam que não conseguirão
realizá-los.

Deixar um problema sem solução implicará ir criando justificativas, uma após outra, para o fato de não
conseguir solucioná-lo. As pessoas que assim agem, consideram a autoconfiança como uma mercadoria
que é vendida nas lojas.

Autoconfiança é algo que se constrói dentro de si.

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Visão
Se a minha mente consegue imaginar, então eu consigo realizar!
(Napoleon Hill)
Crie a vida que você quer para você! Hoje____/____/____.
Lazer e felicidade autêntica________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
Profissional ____________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
Financeiro _____________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
Família________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
Networking ____________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
Relacionamento pessoal _________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
Intelectual e criatividade__________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
Espiritualidade__________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
Contribuição social / Propósito _____________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
Saúde e boa forma ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________

Essa é a minha visão!

___________________________

Assinatura

Escreve a tua visão em letras garrafais para que possa ler mesmo
quando passares correndo. Porque visão tem um tempo determinado.
Habacuque 2:2-3
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A PIRÂMIDE DA PRODUTIVIDADE

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VALORES
- Dentre a lista abaixo, escolha
Como Gerir 03 ovalores
Melhor Tempo que melhor
e Alcançar representam
Resultados seu estilo de vida.
Extraordinários

Humor Completa auto-expressão Causar Discernir

Liderança Ser parte da comunidade Reinar Emocionar-se
Ser ativo Ter impacto Modelar O desconhecido
Sucesso Dar poder aos outros Dominar sua área Guiar
Aventura Iniciar Ser o maior Persuadir
Apreciação Estimular Dar prazer Ser o primeiro
Ser direto Aumentar Experimentar alegria Entusiasmo
Ser Conhecido Facilitar Ter poder Nutrir
Estética Criar Apreciar esportes Sensibilidade
Associar-se Sintetizar Ser parte da família Pressão
Produtividade Conceber Ligar-se a Religioso
Servir Aperfeiçoar Viver o presente Sensualidade
Contribuição Integridade Compaixão Aceitação
Excelência Criatividade Ter consciência Devotar-se
Espírito Livre Independência Ser sagrado Ser apaixonado
Saúde Dar apoio Prevalecer Educar
Foco Carinho Marcar Preparar
Romance Alegria Predominar Vencer
Reconhecimento Beleza Descobrir Conquistar
Harmonia Autenticidade Perceber Triunfar
Experimentar Riscos Realizar Sem pressão
Ser catalisador Paz Sentir Tradição
Motivar Elegância Sentir-se bem Ser autoritário
Ensinar Vitalidade Liderar Instruir
Influenciar Perigo Excitar Encorajar
Melhorar Emoções Fortes Governar Ser o melhor
Reforçar Especulações Ser um mestre Paixão
Ajudar Ousadia Ser superior Desafios
Inventar Busca Ultrapassar Superar-se
Ser original Ter gosto refinado Divertir-se Controlador
Construir Trocar Entreter-se Sentir-se energético
Realização Treinar Relacionar-se Ser um expert
Ordem Encorajar Unir Ser genuíno
Honestidade Alterar Integrar-se Confiança
Estar Certo Dotar Empatia Brincar
Crescimento Prover Visão Outros (citar)
Participação Desenhar Iluminar
Performance Ser imaginativo Honrar
Colaboração Planejar Ensinar
Comunidade Montar Informar
Poder pessoal Inspirar Explicar
Liberdade de escolha Detectar Conseguir
Sentir-se conectado Compreender Derrotar
Camaradagem Observar Atrair
Leveza Brilhar Aprender
Espiritualidade Intuir Localizar

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Qual dessas necessidades pessoais faz mais sentido para mim?

1 – Ser aceito: Ter aprovação, aceitação, ser incluído, respeitado, valorizado, popular, ser salvo,
tolerado.

2 – Ser validado: Ter charme; ser reconhecido, elogiado, honrado, premiado, apreciado, receber
gratidão.

3 – Estar certo: Estar correto, não errar, ser honesto, ter moralidade, manter a situação, ser
encorajado, ser entendido.

4 – Conquistar: Realizar, alcançar, lucrar, ganhar.

5 – Ser amado: Adorado, idolatrado, receber carinho, ser desejado, ser preferido, receber toque, ter
aprovação, aceitação.

6 – Receber cuidado: Receber atenção, ser ajudado, ser salvo, receber confirmação, ser cuidado por
outro, ser atendido, ser presenteado, ser abraçado.

7 – Ter certeza: Ter clareza, exatidão, assegurar-se, ter garantias, ter promessas, ter compromisso, ter
precisão.

8 – Controlar: Dominar, comandar, administrar, corrigir, ser obedecido, não ser ignorado, limitar.

9 – Ser livre: Sem restrições; privilegiado, imune, independente, autônomo, soberano, desobrigado,
liberado.

10 – Estar Confortável: Luxo, opulência, excesso, prosperidade, satisfazer vontades, abundância, não
trabalhar, ser servido.

11 – Ser necessário: Melhorar os outros; ser útil, ser desejado, agradar outros, afetar outros, dar, ser
importante, ser o ponto vital.

12 – Honestidade: Verdade, sinceridade, lealdade, ser franco, direto, não manipular.

13 – Comunicar: Ser ouvido, contar histórias, dar sua opinião, compartilhar, falar, comentar, ser
informado, aconselhar.

14 – Dever: ser obrigado, fazer a coisa certa, seguir, obedecer, dar tarefas, satisfazer os outros, provar
a mim mesmo, ser dedicado, ter uma causa.

15 – Ordem: Perfeição, Equilíbrio, consistência, listas do que fazer, não variar, certeza, ser literal,
regulado.

16 – Paz: Quietude, calma, unidade, reconciliação, acordo, descanso, constante.

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17 – Reconhecimento: Ser notado, ser lembrado, ser conhecido, ser aclamado, ser famoso, ter
credibilidade, ser visto, ser celebridade.

18 – Trabalho: Carreira, performance, vocação, determinação, iniciativa, responsabilidade, motivação,

obter, estar ocupado.

19 – Poder: Autoridade, capacidade, resultados, força, influência, direitos, resistência.

20 – Segurança: Proteção, ser estável, vigilante, cuidadoso, alerta, guardar-se.

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CONTRUTOR DE MCI
Uma meta bem elaborada deve satisfazer os seguintes critérios:

ISTO SIM ISTO NÃO

ESPECÍFICA E CLARA ABRANGENTE, VAGA
Quitar 50% da Dívida corporativa neste ano Alcançar as metas.
fiscal. (Empresa de treinamento e
consultoria)
CLARAMENTE RELACIONADA AO VAGAMENTE RELACIONADA AO
PROPÓSITO PROPÓSITO
Aumentar, até junho, o giro anual do estoque Girar o estoque mais rapidamente
de 5 para 7 a fim de elevar os lucros da
empresa em 16%. (Grande rede varejista).
LINGUAGEM SIMPLES LINGUAGEM EMPOLADA
Nosso website deve responder por 25% de Viabilizar a articulação da estratégia para o
nossa receita até o fim do trimestre (Rede de canal de comercio eletrônico, aumentando sua
Livrarias). relevância para o fluxo de entrada de
recursos.
QUEBRAR A META EM PARTES FACTÍVEIS TRABALHAR COM METAS GRANDES
DEMAIS
Traduzir o novo software para o espanhol até Traduzir o novo software para todos os
30 dias após o seu lançamento. (Equipe de principais idiomas nos próximos 2 anos.
desenvolvimento de produto).
MENSURÁVEL NÃO MENSURÁVEL
Aumentar a receita com produtos de cuidado Aumentar a receita com produtos de cuidado
pessoal em 10%, neste ano fiscal. (Empresa pessoal.
farmacêutica de produtos de consumo).
COM PRAZO DEFINIDO SEM PRAZO DEFINIDO
Aumentar em 10% a receita com produtos de Aumentar em 10% a receita com produtos de
cuidado pessoal, neste ano fiscal. (Empresa cuidado pessoal.
farmacêutica de produtos de consumo).

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Utilize o espaço abaixo para definir suas MCIs.

1. ____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

2. ____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

3. ____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

(Verbo) (medida) de (X) para (Y) até (Quando)

Aumentar Vendas
____________ ____________ de
(Verbo) (medida)

R$ 200 milhões R$250 milhões 31 de dezembro

_______________ para ______________ até _______________
(X) (Y) (quando)

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Plano de Ação para MCI

Escolha uma MCI e escreva-a aqui:

___________________________________________________________________________
Com base nessa MCI, que possíveis atividades 80/20 você poderia adotar a fim de
viabilizar a realização dessa meta?
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________
Fontes para atividades 80/20

Benchmark. Quem atinge essa meta com excelência e o que essas pessoas fazem,
consistentemente, para conseguir esse resultado?

Padrões de excelência. Que coisas você sabe que deveria fazer, mas não faz?

Imaginação. Imagine um mundo ideal, sem barreiras. Que uma ou dias coisas você
colocaria em prática e fariam toda a diferença?

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Semana

METAS CRUCIALMENTE IMPORTANTES

MCI 1
MCI 2
MCI 3

Quais são os principais objetivos que preciso atingir nesta semana (poucos) para
avançar em relação às minhas MCIs?

MCI 1
Tarefa ☐
Tarefa ☐
Tarefa ☐
MCI 2
Tarefa ☐
Tarefa ☐
Tarefa ☐
MCI 3
Tarefa ☐
Tarefa ☐
Tarefa ☐
Notas

Bússola de Trabalho – Instruções

1º Passo: Escreva suas metas crucialmente importantes (MCIs). Sempre que possivel descreva
as “metas crucialmente importantes” utilizando medidas como: “o que”; “o que e até quando?”
etc.
2º Passo: Abaixo de “foco da Semana”, escreva que (poucos) objetivos essenciais você precisa
atingir nesta semana para chegar mais perto da realização das MCIs.
3º Passo: Liste as (poucas) tarefas essenciais relacionadas a cada objetivo.
4º Passo: Ao Final da semana, avalie seu desempenho.

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Reunião de MCI – Instruções

1. Selecione o líder do grupo;

2. Escolha uma empresa e dentro do Objetivo da empresa, cada pessoa terá suas metas particulares

que ele mesmo estabelecerá, de modo a criar mais comprometimento e engajamento na realização

da mesma;

3. Cada integrante da equipe ficará responsável por compartilhar com o grupo 3 metas cruciais da

semana passada e dizer se foi realizada ou não e 3 metas cruciais da semana seguinte;

4. O Plano de ação (tarefas) não deve ser compartilhada nessa reunião, uma vez que ele é importante

apenas para quem for executar. Portanto, compartilhem com a equipe apenas as metas de forma

bem direta e resumida;

5. As metas devem seguir a todos os padrões vistos antes (SMART - Meta esperta – Específica,

Mensurável, Atingível, Realista, Tempo);

6. O líder ajudará e orientará cada um na construção de sua meta, bem como fará a abertura da reunião

com uma fala;

7. Quando 1 da equipe compartilhar suas metas da semana anterior e tiver cumprido todas elas, o

grupo inteiro fará uma homenagem à pessoa (Como no vídeo – Ex.: Não somos dignos!)

8. Quando 1 da equipe não tiver conseguido realizar todas as metas crucialmente importantes, o líder

pergunta para a equipe quem pode liberar caminho e já acerta tudo na reunião;

9. Após toda equipe apresentar, finaliza a reunião com o grito de guerra;

10. O líder encerra a reunião agradecendo a todos pelo tempo dedicado.

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MATRIZ DO TEMPO

Esta ferramenta foi projetada para dar a você uma rápida estimativa da quantidade relativa de tempo
e energia que você gasta em cada quadrante da Matriz do Tempo.

Parcialmen

Parcialmen
Plenament

Plenament
Concordo

Concordo
Concordo
Discordo

Discordo
Discordo
PERGUNTAS

te

te
e

e
1. Eu gasto muito do meu tempo em atividades
importantes que requerem atenção
imediata, tais como crises, problemas 1 2 3 4 5 6
urgentes e projetos guiados pelo prazo.

2. Eu me sinto constantemente “apagando

incêndios” e trabalhando no modo de crise. 1 2 3 4 5 6

3. Eu sinto que desperdiço muito tempo.

1 2 3 4 5 6
4. Eu gasto muito do meu tempo em atividades
de pouca relevância para as minhas
prioridades, mas que requerem a minha
atenção imediata (por exemplo: 1 2 3 4 5 6
interrupções inúteis, reuniões sem
importância, telefonemas e e-mails
dispensáveis).
5. Eu gasto muito do meu tempo em atividades
que são importantes, mas não urgentes, tais
como planejamento, preparação, prevenção, 1 2 3 4 5 6
cultivo de relacionamento e auto renovação.

6. Eu gasto muito do meu tempo em trabalho

supérfluo, hábitos compulsivos,
correspondência inútil, TV excessiva,
1 2 3 4 5 6
navegação sem importância na internet,
jogos, etc.

7. Eu me sinto no domínio das coisas em

função de preparação, planejamento e 1 2 3 4 5 6
prevenção cuidadosos.
8. Eu sinto que, constantemente, cuido de
assuntos que são importantes para os 1 2 3 4 5 6
outros, mas não para mim.

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 Como Gerir Melhor o Tempo e Alcançar Resultados Extraordinários

INSTRUÇÕES

1. Escolha e marque a sua resposta (de 1 a 6) para cada uma das oito questões da página anterior.
2. Escreva as suas respostas nos locais indicados ao lado de cada quadrante.
3. Pinte a área interna de cada quadrante, correspondente ao total de pontos do quadrante.

Exemplo:
Pergunta 1 = 2
Pergunta 2 = 4
Total =6

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 Como Gerir Melhor o Tempo e Alcançar Resultados Extraordinários

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO E AUMENTO DA PRODUTIVIDADE

Outro foco imprescindível ao se falar de liderança é a produtividade. Organizações estão em busca de

líderes eficazes e para alcançar esse alto nível de exigências e pressões dos dias atuais é fundamental
caminhar pelas técnicas de uma boa gestão do tempo.

Uma verdade incontestável nos dias atuais é de que tempo é um recurso escasso. A maioria das pessoas
vivem uma correria frenética, na tentativa de conciliar vida pessoal, profissional e ainda ter um tempo
para elas mesmas. Muitas vezes, esse equilíbrio parece algo inatingível na vida das pessoas.

O paradoxo que existe sobre gestão do tempo gera reflexões, afinal, a tecnologia veio para somar,
entretanto, ela tem tornado o tempo cada vez menor, afinal, o acesso a ilimitado às informações tem
ocasionado o que muitos especialistas chamam de “ataque o cérebro”. Em poucos segundos, uma pessoa
já fica sabendo questões que estão acontecendo no mundo inteiro por meio de diferentes canais de
comunicação e de diferentes formas de ver um mesmo assunto.

A única questão, é que as pessoas sabem de muita coisa, mas com pouca profundidade. Toda essa
sobrecarga de trabalho, somado ao “ataque ao cérebro” de informações e cobranças dos líderes aos seus
subordinados por resultados cada vez maiores, tem levado os indivíduos a trabalhos árduos e intensos,
gerando ao final, uma frustação por não conseguir entregar tudo com tanta qualidade e maestria.

Nunca se ouviu tanto falar sobre depressão, síndrome do pânico, estresse, ansiedade, transtorno
bipolar, dentre outras enfermidades que tem assolado a sociedade nos dias atuais. Essa cobrança
desfreada com o acúmulo de inúmeras tarefas, ocasionam dores no corpo, culminando em doenças mais
sérias em virtude de falta de planejamento e escolhas seguras sobre o futuro almejado.

A contribuição de uma boa gestão do tempo para a produtividade e resultados para um líder é notória.
É questionável a possibilidade de buscar esse equilíbrio vida pessoal e profissional e ainda conseguir
entregar um trabalho de excelência ao final. Mas é possível, porém não é fácil.

A grande questão aqui é ter disciplina. Disciplina para se criar hábitos saudáveis, para fazer escolhas,
para planejar sua vida e para executar o planejado. Sem disciplinas não há consistências nos projetos e
não se chega ao final do que foi iniciado.

Nesse processo de organizar melhor as atividades e tarefas para alcançar um objetivo final, atrelado ao
seu propósito maior, o Coaching tem um papel fundamental.

Não existe uma fórmula mágica para um líder ser mais produtivo, mas existem métodos que precisam
ser testados para cada indivíduo e adaptados para a sua realidade, de modo que a conquista seja real.

Como ingredientes desses métodos, tem o planejamento, a preparação, o treinamento, a renovação,

dentre outros itens de extrema importância contidos no quadrante II da Matriz do tempo, conforme
expressa nessa ilustração abaixo:

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Fonte: FRANKLINCOVEY (2007, p. 8).

Os quadrantes III e IV são os lugares que se concentram os maiores desperdícios do tempo e por isso,
são justamente nesses que é fundamental o exercício do dizer “não”. Afinal, esses quadrantes se referem
às questões que não são importantes e muitas vezes as pessoas ainda se dedicam a ele.
O quadrante I precisa ser gerenciado, pois as atividades que pertentem a esse quadrante são
importantes e realmente precisam ser feitas, porém, se uma pessoa ficar por muito tempo nesse
quadrante, ela não sobreviverá por muito tempo, pois não é sustentável.
Um líder eficaz é aquele que avalia o cenário, estabelece aonde quer chegar e por meio de um
planejamento coerente ele se norteia, com prioridades bem definidas, seus papeis contemplados e uma
cultura de acompanhar e mensurar período a período seus resultados, consegue ao final resultados
efetivos e duradouros.

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Ladrões do Tempo
Fatores impostos externamente
1. Interrupções (telefone);
2. Reuniões;
3. Visitas Sociais;
4. Urgências terceiros;
5. Atrasos inesperados;
6. Erros de pessoas;
7. Papelada e relatórios;
8. Falha de comunicação;
9. Atividades externas;
10. Funcionários problemas;
11. Resolvendo uma crise;
12. Reclamação de clientes;
13. Rotina excessiva de trabalho;
14. Interrupções inesperadas.
Considere quais são seus próprios ladrões de tempo...
Liste, nas categorias abaixo, os fatores que mais roubam o seu tempo.
Fatores impostos externamente
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
Fatores autogerados
1. Desorganização;
2. Procrastinação;
3. Estimativa errada de uso do tempo;
4. Tentar fazer muito;
5. Má delegação;
6. Decisões repentinas que geram incêndios;
7. Falha ao escutar;
8. Falta de motivação;
9. Falta de planejamento;
10. Centralização;
11. Falta de um sistema de controle pessoal;
12. Falta de uma lista diária de prioridades;
13. Responsabilidades confusas;
14. Falta de Criatividade
Fatores autogerados
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
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Ferramentas de Gerenciamentos do Tempo

Registro do tempo:
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_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________

Tempo bloqueado:
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________

Tarefas e afins:
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________

Lista de Prioridades:
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________

Delegação:
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________

“O tempo é o recurso mais escasso para os gestores. Se ele não for gerenciado, nada mais o
será.”
- Peter Drucker

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Registro Diário do Tempo

Dia: _______________________________________________________________

Aplique a cor adequada, que demonstre como está gastando seu tempo.

Quadrante Um Quadrante Dois

Quadrante Três Quadrante Quatro

Tempo/Dia
Antes 07:00
07:00 -07:30
07:30 - 08:00
08:00 - 08:30
08:30 - 09:00
09:00 - 09:30
09:30 - 10:00
10:00 - 10:30
10:30 - 11:00
11:00 - 11:30
11:30 - 12:00
12:00 - 12:30
12:30 - 13:00
13:00 - 13:30
14:00 - 14:30
14:30 - 15:00
15:00 - 15:30
15:30 - 16:00
16:00 - 16:30
16:30 - 17:00
17:00 - 17:30
17:30 - 18:00
18:00 - 18:30
Após 18:30

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Registro Semanal de Tempo

Semana:_____________________________________

Aplique a cor adequada, que demonstre como está gastando seu tempo.
Quadrante Um Quadrante Dois
Quadrante Três Quadrante Quatro

Tempo/Dia Segunda Terça Quarta Quinta Sexta

Antes 07:00
07:00 -07:30
07:30 - 08:00
08:00 - 08:30
08:30 - 09:00
09:00 - 09:30
09:30 - 10:00
10:00 - 10:30
10:30 - 11:00
11:00 - 11:30
11:30 - 12:00
12:00 - 12:30
12:30 - 13:00
13:00 - 13:30
14:00 - 14:30
14:30 - 15:00
15:00 - 15:30
15:30 - 16:00
16:00 - 16:30
16:30 - 17:00
17:00 - 17:30
17:30 - 18:00
18:00 - 18:30
Após 18:30

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Matriz de Registro de Tempo Semanal

Atividades
07:00
07:15
07:30
07:45
08:00
08:15
08:30
08:45
09:00
09:15
09:30
09:45
10:00
10:15
10:30
10:45
11:00
11:15
11:30
11:45
12:00
12:15
12:30
12:45
13:00
13:15
13:30
13:45
14:00
14:15
14:30
14:45
15:00
15:15
15:30
15:45
16:00
16:15
16:30
16:45
17:00
17:15
17:30
17:45
18:00
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Exercício:
Mapeando seus relacionamentos
Desenhe linhas de ligação entre você e as/os demais pessoas/departamentos na organização com os quais
você tem contato direto. Descreva o que é esperado de você em cada interface.

Você

O que você encontrou de mais significativo neste exercício?

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