rv wv wr ewV areal nN GESTION Y CALIDAD AMBIENTAL PARTE II rayon 44 oe AUDITORIA AMBIENTAL CONTENIDO: Capitulo 1. Introduccién Capitulo 2. Que es una Auditoria Ambiental? Capitulo 3. Preparacién y Organizacién de una Auditorla Capitulo 4. Auditoria Técnica, Realizacién Practica Capitulo 5. El Informe Final Bibliogratia BIBLIOGRAFIA = Conesa Fdez. Vilara 1995. Auditorias Medio Ambientalos Gula Melodoligi Edicién Mundi-Prensa 520 pp. Domingo Gomez Orea 1994. Auditoria Ambiental un instrumonto do gostion en la empresa. Editorial Agricola Espajiola - Madrid 250 pp. Joseph Fiksel 1996. Ingenieria de Disefio Medio Amblental DFE. McGraw-Hill 514 pp. PNUMA - ONUDI “Manual de Auditoria y Reduccién de Emisiones y Residuos. Industriales" Informe Técnico N° 7. Naciones Unidas. NewYork 1994 M. Salietti Joan. Auditoria Medio Ambiental. Ediciones Espafia. Coneza Fernandez - Vitora Instrumentos de la Gestién Ambiental en la Empresa. Mundi Prensa Aranguena Pernas Auditoria Ambiental en fa Empresa. Centro de Estudios Ramon Areceres. ee eee Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pagina 33 de 8) INTRODUCCION \diaromos la auditoria medioambiental. Veremos cual aa at igi dele misma y porque son tiles las auditorias. Se describira paso a paso cémo se han de planificar y realizar en funcion de su objeto, y cémo preparar el informe final. Es una actividad profesional de investigacién y evaluacién centrada en el impacto medio ambiental de todo proceso generalmente empresarial y de acuerdo a que existen distintas tradiciones. Al ser desarrolladas en general para la actividad industrial, estudiaremos esencialmente las auditorias de tradicién norteamericana, con mas de un toque de la naciente tradicién europea que se ha creado desde la aparicion del reglamento EC/1836/93 del Consejo, de 29-6-93. La realizacién de una auditoria es bastante compleja y en ella se integran, o se deberian integrar, todos los conocimientos actuales sobre el medio ambiente. La auditoria medioambiental es primordialmente, aunque no exclusivamente, una herramienta de gestién de caracter correctivo. No hay que olvidar que lo que la empresa produce es lo que el piblico le demanda. Es el funcionamiento basico del mercado. Por ello, debemos considerar al consumidor como corresponsable del proceso de destruccion o alteracion de nuestro medio ambiente. La consecuencia es que la industria y el consumidor deben cooperar, de forma que las exigencias de estos tltimos se vean plasmadas en el comportamiento de las primeras, por medio de inversiones en nuevas tecnologias que permitan procesos productivos més limpios, uso racional de los recursos y otras medidas. En resumen, la mejora de los problemas ambientales que nos afectan pasa por un cambio de actitudes tanto en los habitos de consumo como en los de produccién. La proteccién del medio ambiente, ha dejado pues, de ser un asunto entre la Administracion y el mundo empresarial para pasar a ser una cuestion de todos los Ciudadanos, ‘representados 0 abanderados en parte por organizaciones no gubernamentales ecologistas, asociaciones del medio ambiente, asociaciones de consumidores, movimientos sociales, etc Se puede afirmar que la conciencia social lograda en base a la temas medioambientales y el interés por los controles dé medioambiental ha aumentado en los ultimos afios debido, en gran 2 numero de Incidentes medioambientales y al gran despliegue informative que los mismos han hecho los medios de comunicacion tanto hablados como eseritos. La presion social ha forzado a la Administracién a promulgar normas cada vez mas estrictas y exigentes, conducentes a un mejor y mas efectivo control de la proteccién medio ambiental Carrera de Ingenieria Mecinica y Electromectnica UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA Escaneado con CamScanner _ eeGESTION Y CALIDAD AMBIENT AL CAPITULO 1 .QUE ES UNA AUDITORIA MEDIOAMBIENTAL? En oste primer capitulo voromos qué es una auditoria medioambiental, para qué puede servir y qué consecuencias tiene. El objeto final de una auditotla es de importancia capital para su realizacion practica. No existe ninguna auditoria completa ni perfecta, aunque se trate de una actividad pequena y sencilla, A cada paso so hun do tomar decisiones sobre qué omitiremos, donde pondremos el acento, quo simplificaremos, etc Si esto le parece extraio al alumno, encontraré la prueba al realizar el trabajo practico de auditoria del proyecto final de la materia, donde comprobara las complicaciones insospechadas y quizas sorprendentes que le saldran al paso, y que debera resolver de la mejor forma posible. 14 Definicién La definicion comunmente aceptada de auditoria ambiental, tal como aparece en ‘el reglamento EC/1836/93 del Consejo 29-6-93 y en muchos otras literaturas con alguna posible variacion, es la siguiente: Es un instrumento de gestién que comprende una evaluacién sistematica, documentada, periédica y objetiva de la eficacia de la organizacién, el sistema de gestion y procedimientos destinados a la proteccién del medio ambiente y que tiene por objeto: * Facilitar el control de las practicas ambientales por parte de la direccién. * €valuar su adecuacidn a las politicas medioambientales de la empresa. * Cumplimiento de las disposiciones reglamentarias Varios de los términos de la definicion fueron definidos por la Environment Proteccién Agency (EPA), que se definen de la siguiente manera; Sistematica: para realizar una auditoria hay que seguir un buen método o sistema, y esto por distintas razones: para evitar pérdidas de tiempo, para no hacer tareas inbliles, para evitar dejamos en el tintero temas importantes, etc. Documentada: la auditoria tiene que basarse en hechos y datos reales, y todo el proceso tiene que estar documentado, para demostrar que fa auditoria ha sido bien realizada, Objetiva: la auditoria no puede ser el reflojo de la opinion de tos auditores, sino que ha de manifestar la realidad objetiva de la empresa. No obstante, generaimente es inevitable que en la audiloria exista una cierta fraccién de subjetivismno. Carera de Ingenieria Mecinsea y Flectuinecanea UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON FACTETAD DL CIENCIAS IL YEOGIA Escaneado con CamScannerGESTION ¥ CALIDAD AMBIENTAL \ Pagans $9 det periédica: una auditoria aislada puede tener cierlamente su utlidad puntual 0 eo smentanea. Sin embargo, como herramienta de gestién, especialmente para un Sistema de gestion medioambiental (que abreviaremos SGMA en adelante), es imprescindible que periédicamente se hagan auditorias para comprobar el estado medioambiental, ver si ha habido 0 no mejoras en la empresa auditada, verificar st las deficiencias halladas anteriormente se han subsanado, etc. ‘Ademas, afiadiremos que una auditoria es voluntaria: Las auditorias son voluntarias; si se imponen de forma obligada no son auditorias, sino inspeccione: De acuerdo a la Norma Internacional |SO 14000 esta al menos es la explicacion oficial que se ha ido repitiendo durante afios. No obstante, existen diversos tipos de presién sobre las empresas, que en la practica se ha traducido en grados muy variables de "voluntariedad". No es de descartar que en el futuro se implante la obligatoriedad de efectuar auditorias ambientales, al menos para determinadas actividades. En la normativa Boliviana a la fecha no existe el contenido de la misma, privandole de fuerza para realizar esta tarea. 1.2 Origen Las auditorias medioambientales en el mundo se realizan desde hace muchos afios, aunque la forma de llevarlas a cabo y de presentarlas haya evolucionado con el tiempo y que tengan alguna caracteristica particular segiin la normativa de los paises. Examinando la primera serie de regulaciones, su aparicién indudablemente tuvo lugar en Estados Unidos, y hay un acuerdo unanime en que la auditoria moderna nacié en 1977 cuando Arthur D. Little audité la empresa Allied Chemical Co., actualmente AlliedSignal. La metodologia usada entonces ha variado poco con el tiempo, y sdlo se han perfeccionado algunos métodos de trabajo y de presentacién de los resultados. La necesidad de las auditorias medioambientales se hizo mas acuciante por los movimientos de proteccién al medio ambiente, que se han ido desarrollando practicamente en todo el mundo. Tanto los paises comunistas como capitalistas experimentaron el creciente pode politico de las personas interesadas en el medio ambiente. EI simple hecho de elaborar una lista de todas las regulaciones sobre medio ambiente que estan actualmente en vigor en Estados Unidos, servira para hacer un libro bastante extenso. De hecho existen tantas regulaciones que un acompafia solo puede afrontarlas mediante una aproximacién sistematica de las mismas Por el contrario, en los paises Europeos los estados han realizado un control mas estricto y directo a las companias sobre la forma en qué desarrollan su actividad, PACT LEAD DE CIENCIAS ¥ LE) SOLUGHA Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL, Pagina 36 de 81 y ademas han efectuado muchas inspecci ick pecciones oficiales, tanto regulares como esporddicas. Como resultado de ello, las administraciones piblicas Europeas ienen un buen conocimiento de sus empresas desde hace largos afios. & Como se genera la necesidad de los auditores? En Estados Unidos la principal indicacién del efecto internacional del movimiento de proteccién al medio ambiente hacen que se incrementen en numero y alcance de las Leyes. Es evidente que no todas las empresas han actuado siempre fesponsablemente ni en el campo medioambiental ni en el socioeconémico, y con el paso del tiempo han aparecido conflictos mas 0 menos graves. Esto ha llevado @ multiples procesos por dafios medioambientales o a la salud publica, juicios con la poblacién, grandes sanciones, etc., y muchas empresas han tenido que rendir cuentas de su gestién y de su estado medioambiental. Es l6gico que en una situacién de conflicto la empresa acusada de dafios tenga una credibilidad muy limitada, por no decir nula, y por tanto ha sido necesario recurrir a inspectores oficiales o a terceras partes para obtener una informacion veraz y fiable sobre la misma. Aqui es donde hacen su aparicion los auditores medioambientales. Estos investigan la empresa en cuestién, con metodologia diversa segin sus tradiciones y/o las necesidades de la investigacién, y dan fe de los resultados hallados. Naturalmente que la fiabilidad de los resultados reposa principalmente en dos factores: Credibilidad: La entidad auditora y los propios auditores ponen en juego su prestigio adquirido y reconocido, y son creidos en funcién del mismo. Esta credibilidad generalmente no se adquiere en un momento, y suele basarse en una experiencia y rectitud demostradas a lo largo de los afios. Pero si cuesta tiempo ganarla, se puede perder muy rapidamente por negligencia, descuido, corrupcién, etc. Buen método: La forma de hacer una auditoria esta en funcién de lo que se quiere saber al final de la misma. Las afirmaciones del informe final se han de sustentar en buenos materiales recogidos, en pruebas claras y suficientes, etc., y esto no siempre se hace asi EI buen método sera uno de los pilares de la asignatura, como iremos viendo en !o sucesivo, Aqui avanzaremos una idea que se ha de convertir casi en una obsesion para los auditores: a de poder verificar itori uditable, es decir que se he Toda auditoria ha de ser a 4 Hes ]ocderd oe facilmente si el informe es veraz, de donde salen los datos, etc. rade ngenieia Metncay Electromestica en cara ae SIAVOR DE SAN SISON- FACULTAD DE CIENCIAS ¥ TECOLOGI Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pagina 37 de 81 1.3 Objeto y utilidad i i ipos de auditorias que se podrian Atendiendo al objeto serian innumerables los tipos i definir. Las posi para realizarlas son de lo més variado, y también son diversas fas ulilidades que se pueden sacar de su informe final. No obstante, hemos de fener en cuenta que el pilar central de una auditoria es la credibilidad, y por tanto esta es casi siempre la razon de ser de las auditorias. Vamos a ver seguidamente los ejemplos mas comunes de por qué se realizan las auditorias. * Detectar los puntos fuertes de la politica ambiental que pueden ser resaltados ; * Mejorar el conocimiento de los procesos (entradas de materias primas, salidas de productos y subproductos, y costos de gestion). © Mejorar la calidad de los productos elaborados * La direccién de la empresa quiere conocer exactamente su situacién ambiental. + La empresa necesita saber como se encuentra respecto de la competencia, posiblemente en algtin aspecto ambiental completo. Por lo general en todos los casos, el destino de la auditoria es externo a la empresa, y cémo ya se ha mencionado al principio del capitulo, la auditoria es como un documento notarial. E] auditor da fe del estado ambiental de la empresa para conocimiento de las partes interesadas. La auditoria también se puede emplear como instrumento aislado en situaciones puntuales: tramitacién de subvenciones, obtencién de contratos ptblicos y privados, busqueda de solucién a situaciones ilegales etc. La auditoria es, por lo tanto, una herramienta flexible que se puede adaptar a las necesidades de la organizacion en cada momento y situaci6n. 4.4 Tipos de auditorias Las auditorias pueden dividirse o clasificarse en funcién de muchas de sus caracteristicas. Pudiendo ser en funcién del objeto o sus objetivos Entendiéndose por Auditoria la revision y verificacién de diversos aspectos de una empresa, seguin el tema empresarial revisado distinguimos: * Auditorias contables * Auditorias funcionales * Auditorias especiales Siendo la auditoria medioambiental una auditoria especial, se puede decir que esta categoria es indeterminada por la cantidad de auditorias; de energia, de Carrera de Ingenieria Mecdnica y Electromecinica UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pagina 38 de 81 seguridad e higiene, auditorla sanitaria, auditoria social, etc. A continuacion se exponen una clasificacién de distintos tipos que normalmente vienen realizandose en el mundo empresarial. Por la procedencia del equipo auditor 1.41 Internas y externas Las auditorias las pueden efectuar tanto las personas de la organizacién auditada cuando el equipo auditor forma parte del personal fijo de la empresa y como de una organizacién independiente y exterior, cuando el equipo es independiente de la empresa. En el primer caso se habla de auditorias internas, y en el segundo de auditorias extemas. El hecho de que una auditoria sea interna no deberia restarle credibilidad si se ha hecho adecuadamente, pero en la practica intervienen muchas circunstancias que pueden limitar el uso de los auditores internos. Por su alcance 1.4.2 Sectoriales o Parcial En funcién del ambito abarcado, se hacen auditorias por sectores 0 subsectores industriales 0 de las diversas actividades econémicas de una region o de una zona econémica. Por ejemplo, se pueden hacer auditorias de las industrias metal mecanicas de una ciudad, del uso de agua de las curtiembres, de la infraestructura de transportes, etc. Estas auditorias suelen efectuarse para tener un conocimiento global del estado medioambiental, casi siempre para planificar y tomar decisiones a nivel general por parte de los gobiernos o autoridades publicas. En tal caso las auditorias sectoriales no suelen entrar en mucho detalle de cada industria auditada, y se admite generalmente un grado de imprecision bastante importante. Lo mas importante es cubrir bien todo el sector estudiado. Una de las utilidades mas importantes de las auditorias sectoriales es conocer los factores de emisién. Esto son factores que ligan algiin efecto ambiental con la produccién. Ejemplos de factores de emisidn son: - Litros de agua consumida por Tn. de producto elaborado. de Combustible consumido - Cantidad de NOx emitido a la atmésfera por Tn. carrera de Ingenierfa Mecanica y Electromecéinica : . CRIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA Escaneado con CamScannerGESTION ¥ CALIDAD AMBIENTAL oo Los factores de emisién son muy utiles para un benchmarking de la empresa auditada, es decir, para comparar su estado ambiental con el promedio de las empresas de su mismo tipo. 1.4.3 Regionales Las auditorias regionales se hacen sobre la totalidad de actividades de una zona o region. Esta zona puede ser un poligono industrial, un municipio o una regién mas extensa. La finalidad de este tipo de auditorias es conocer el estado de la zona estudiada, generalmente a fin de planificar las acciones oficiales para su mejora ambiental. En los ultimos afios se hacen con frecuencia auditorias de municipios con el objeto de conocer exactamente el estado ambiental de los mismos, y a fin de identificar los puntos de contaminacién mas importantes. Sin embargo, debemos mencionar que a menudo las auditorias regionales tienen finalidades politicas, que pueden desvirtuar y distorsionar los objetivos puramente ambientales. Por su objeto 1.4.4 Completas Las auditorias completas son, naturalmente, las que se efectiian en la totalidad de una industria o de un centro de actividad determinado. Es el tipo de auditoria mas frecuente en la practica, aunque su grado de profundidad y detalle varia grandemente en funcién del objetivo perseguido. Este tipo de auditoria también puede ser; Auditoria de Gestion ambiental, Auditoria de Gestion Generalizada, Revision Ambiental, Auditoria de conformidad, Auditoria de Riesgos, etc. Por su periodicidad 1.4.1 Permanente Se dice que permanente cuando la gestidn y procesos de la actividad estan siendo evaluados de una manera continua en el tiempo. Forma parte del sistema de gestion de la empresa, puede ser una Auditoria interna de la empresa que puede ser apoyada por una auditoria externa ciclica 1.5 Quién encarga las auditorias Se ha indicado que las auditorias son voluntarias. Por tanto, la decision de realizar las nacen en algun momento por decisién de alta direccién. Aunque la mayoria de Carrera de Ingenieria Mecinica y Electromecinica UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIED IAS Y TECNOLOGIA Escaneado con CamScanner ggGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pagina 41 de 81 .sa corrija defectos ambientales importantes it able debe asegurarse de que tes de proceder a la auditoria, y el auditor respons: lramprecalcanel bien este concepto. Estas auditorias a veces son costeadas por la empresa compradora, pero lo mas frecuente es que la pague la empresa auditada. ‘A menudo sera necesario que la empre 1.5.3 Bancos Los bancos intervienen continuamente en la vida de las empresas, casi siempre mediante créditos, que son vitales para la actividad empresarial. A veces una empresa puede necesitar un gran crédito para emprender inversiones de gran envergadura, y en tal caso el banco siempre necesita garantias adecuadas, por lo que no es raro que se pida una auditoria ambiental para conocer los riesgos en este campo. Aqui pueden aplicarse las mismas consideraciones generales del apartado anterior. Estas auditorias casi siempre las pagan las empresas auditadas. 1.5.4. Entidades aseguradoras El seguro ambiental es cada vez mas frecuente, y es incluso obligatorio en muchos paises, por lo menos para las actividades de riesgo mas alto. Como es de suponer, en la actualidad es imposible calcular estadisticamente y con precisién el valor de una péliza de seguro ambiental, y esta se ha de modular en funcién del tipo de actividad, de su tamafio, del estado tecnolégico, etc., por lo cual es indispensable realizar una auditoria ambiental para saber el estado global de la empresa. EI auditor de este tipo de auditoria tiene las mismas responsabilidades generales de los dos casos anteriores. Estas auditorias las suele encargar y pagar la empresa auditada, aunque su necesidad responda a la demanda de una entidad externa. 1.5.5 Administracién publica La administracion publica también pide a veces que se realicen auditorias ambientales en las empresas. Generalmente esto se produce en caso de algun contencioso entre las dos partes, y la auditoria sirve como una salida amistosa a un punto muerto o una situacién dificil. En estas auditorias es esencial mostrar completamente el estado de la empresa Tespecto al cumplimiento de la legislacién, y sus impactos ambientales concretos. Suele ser menos importante mostrar los riesgos potenciales y el estado de la gestion ambiental Estas audilorias suelen ser costeadas integramente por las empresas. Carrera de Ingenieria Mecinica y Electromecinica UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON - FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA. Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pagina 42 de 81 4.6 Confidencialidad de los resultados como se ha dicho y es bien sabido, suelen tener especialmente si se trata del s reunidos La mayorla de las empresas, pocos deseos de mostrar sus trapos sucios, muy medio ambiente, y a nadie le gusta divulgar sin mas los hechos y dato en una auditoria ambiental. En principio las auditorias son totalmente confidenciales, es decir, solo puede disponer de ellas el propietario intelectual de las mismas, que suele ser el mismo que las ha pagado. A continuacién veremos hasta qué punto el resultado de una auditorfa es o puede ser confidencial en algunos casos concretos. 1.6.1 EMAS: declaracién ambiental Las auditorlas que se realizan bajo el régimen del reglamento EC/1836/93 tienen la obligacion de ser validadas, y el resultado de esta validacién se publica en forma de declaracién medioambiental Esta declaracién ha de ser clara, completa y explicita, dando datos y cifras sobre el estado de la empresa, y mostrando si ha habido o no una mejora respecto de la auditoria precedente. Esta declaracién ambiental, pues, resulta casi como si se publicara el informe final de la auditoria, y el grado de confidencialidad resultante es muy bajo. 41.6.2 Auditorias para la administracion publica Las auditorias que se realizan para la administracion publica no se divulgan, No obstante, dado que en Europa existe una total libertad de acceso a la informacion en materia de medio ambiente, cualquier ciudadano puede tener acceso a estas auditorias, y pedir incluso fotocopias de las mismas le al menos en Bolivia no se usa este Sin embargo, es curioso constatar derecho, y ni tan sdlo las organizaciones ambientales han solicitado la consulta de ninguna auditoria en poder de la administracion. 1.6.3 Auditorias de comunicacion ‘A veces se realizan auditorias pensando en la comunicacién con el exterior o la opinién piiblica. Por ejemplo, es frecuente que el informe ambiental anual o bienal de una empresa se apoye en una auditoria ad-hoc. En tal caso, naturalmente, la auditoria esta a disposicién de cualquier persona interesada que quiera consultar los datos sobre los que se basa el informe publico. Tales auditorias, sin embargo, generalmente no son completas, sino que suelen Jimitarse a comprobar o verificar los datos concretos que se publican en el informe correspondiente. CIAS ¥ TECNOLOGIA Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pagina 43 de 81 En este apartado de la comunicacién también pueden incluirse las acta gue justici jt en una cal or deli se presentan en un tribunal de justicia, por ejemplo a d eooldgico Aunque la situacién sea radicalmente distinta, el objeto de la auditoria eo también mostrar piblicamente el estado de la empresa, y aqui de forma generalmente mas completa que en el caso de un informe ambiental periédico. ‘Aunque una causa judicial se instruya bajo secreto sumarial, una vez se abre la vista oral los documentos probatorios son publicos. 1.6.3 Auditorias internas Las auditorias internas son la forma més confidencial que éstas pueden adoptar. La utilizacién de las mismas esta completamente controlada por la direccién, que las emplea como y cuando le interesa. Si la auditoria se realiza para una certificacién ISO 14001, el informe se entrega a los auditores para la certificacion, y éstos guardan bien la confidencialidad. 1.6.4 Auditorias externas Las auditorias externas estan sujetas al régimen de confidencialidad marcado por su destino final. Las que se realicen para las finalidades descritas en los parrafos anteriores tendran la confidencialidad correspondiente a las mismas. Las auditorias destinadas a bancos, entidades aseguradoras u otras empresas suelen ser seguras y raramente sufren filtraciones a la prensa o la opinion publica Algunos auditores norteamericanos tienen incluso la costumbre de entregar a la empresa auditada sdlo un informe resumido con un extracto de los datos y cifras finales. Este informe puede tener bastantes paginas, pero es sdlo un resumen. El informe completo, con el detalle de balances de los procesos, impactos ambientales, documentos consultados, resultados analiticos, etc., lo guardara el auditor, y sélo lo mostrara en un tribunal o en una situacion excepcional. 17 Quién puede hacer auditorias Se realizan muchas auditorias ambientales y existen muchas personas que hacen auditorias. gQuién esta capacitado para realizarlas? Veremos la situaci6n actual al respecto, y las tendencias que se apuntan de cara al futuro. 1.7.1 El auditor segun ISO 19011 La norma ISO 19011 muestra los requerimientos de un auditor medioambiental. Este auditor, sin embargo, es sdlo el responsable de auditar un SGMA dentro del marco de la norma ISO 14001 No se intenta definir las capacidades auditoras para todo tipo de auditorias, y por tanto dicha norma esta lejos de tener un alcance universal, especialmente en Carrera de Ingenieria Mecinica y Electromecinica UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA Escaneado con CamScanner eeGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pagina 44 de 81 cuanto a las auditorias técnicas, es decir, de las actividades 0 procesos de una empresa. 1.7.2 El verificador medioambiental acreditado Las auditorias EMAS han de ser validadas o auditadas por un verificador medioambiental acreditado, segun exige el reglamento EC/1836/93. El verificador es homologado por la entidad acreditadora correspondiente de algun pais miembro, y puede ejercer en cualquier pais de la comunidad. El procedimiento de acreditacién varia seguin los paises, pero se basa siempre en dos principios: * Demostrar que el candidato tiene los conocimientos técnicos, industriales, ambientales, de legislacién, etc. que son necesarios para su trabajo. + Demostrar que el candidato tiene la experiencia necesaria en los métodos de auditaje, y que ha realizado o participado en un nimero minimo de auditorias en el campo correspondiente a su acreditacion. A veces se exige una fianza pecuniaria o una péliza de responsabilidad civil para cubrir posibles dafios por error o negligencia en la verificacion. El verificador acreditado puede ser una persona fisica o juridica, y en todos los paises existen verificadores de ambos tipos, excepto en Bolivia 1.7.3. Entidades auditoras En todos los paises del mundo hay muchas entidades que realizan auditorias ambientales: empresas de asesoramiento y consultoria general que también se han introducido en el campo ambiental, gabinetes especializados de creacién reciente, universidades o centros de ensefianza técnica, empresas de ingenieria o consultoria técnica, etc. Casi siempre se admite una auditoria realizada por cualquier entidad de reconocido prestigio que conozca razonablemente la actividad auditada. La clave esta en este prestigio adquirido con el tiempo, y que suele haberse demostrado anteriormente emitiendo dictamenes técnicos, peritajes judiciales, etc. , y que de forma general se hayan admitido como veraces y fidedignos. Todavia no existe una titulacién universal de auditor ambiental, aunque en algunos paises existan colegios profesionales de auditores ambientales. La pertenencia a estos colegios no es en ningun pais condicién indispensable para poder efectuar auditorias. No obstante, es probable que en el futuro sea obligatoria la inscripcién en algtin Tegistro 0 colegio profesional para poder ejercer de auditor. 1.7.4 Auditores internos 0 externos Carrera de Ingenieria Mecanica y Electromeciinica | UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pagina 45 de 81 1 de una i @ hagan una auditoria del SGMA ISO 14001 de | Coe te rs pr con ia norma ISO 19011 si quieren tener la seguridad de que su informe sera admitido por la entidad certificadora. Dado que actualmente estamos apenas al principio de la norma ISO 14001, no se suele ser muy exigente en este punto. En un futuro proximo estas exigencias van a aumentar fuertemente. Para las auditorias internas de otros tipos, suele ser la direccion quién decide los auditores de la empresa. Para las auditorias externas, las empresas raramente se interesan por la cualificacion del personal auditor, y suele darse por supuesto que si la entidad auditora tiene el prestigio requerido, ella misma habra elegido adecuadamente a los auditores. Las empresas deberian interesarse siempre por el historial de auditorias del personal auditor. El hecho de que el auditor forme parte de la propia empresa o sea exterior a ella influye considerablemente en el proceso de la auditoria. Veamos las principales ventajas e inconvenientes de ambos tipos: [Auditor interno Auditor externo ventajas: familiaridad con la empresa, sus actividades, disposicin de las secciones, etc. |conocimiento de datos o hechos poco evidentes inconvenientes: posible visi6n rutinaria posibles intereses personales o prejuicios no familiarizado con otras empresas similares: falta de benchmarking lventajas: Independencia de intereses 0 prejuicios vision fresca y nueva lconocimiento de procedimientos de otras empresas practicas de auditoria actualizadas buen conocimiento de la legislacion, de la Administracion, etc. iconvenientes: no familiarizado con la empresa: puede pasar por alto detalles poco jevidentes 1.7.4 Validaci6n de la auditoria Carrera de Ingenieria Mecénica y Electromecinica 1/NIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOI OGiA Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL. Pagina 46 de 81 Ya hemos dicho que las auditorias de un EMAS han de ser validadas 0 verificadas por un verificador acreditado. Esto corresponde sencillamente a auditar la auditoria. | Esta validacién, a su vez, ha de ser naturalmente auditable, y por lo tanto su nivel de exigencia y calidad ha de ser muy elevado. Sin llegar a este extremo, sin embargo, cualquier auditoria deberia ser validada, al menos intemamente. Es decir, la auditoria efectuada por un equipo designado por una entidad auditora cualquiera deberia pasar una revision o filtro de la misma entidad. CAPITULO 2. PREPARACION Y ORGANIZACION DE LA AUDITORIA En este capitulo explicaremos cémo debemos preparar y organizar una auditoria para que el resultado obtenido sea satisfactorio, aprovechando adecuadamente el tiempo y los recursos disponibles, y de manera que la empresa auditada quede satisfecha del proceso realizado, Las etapas previas a la auditoria, de las que el cliente no tiene que ser necesariamente consciente, son de la maxima importancia para conseguir el fin buscado. Pensemos que cualquier auditoria medioambiental, por sencilla que sea © parezca, es un proceso bastante complejo que puede complicarse todavia mas sino se organiza adecuadamente. Veamos pues como la vamos a preparar, sobre todo desde la perspectiva de la empresa que vamos a auditar. Seguin M. Salietti, Joan. 2.1 Condiciones previas de la empresa auditada Veamos a continuacién las condiciones necesarias, por parte de la empresa, para poder realizar adecuadamente una auditoria medioambiental. Es muy probable que la empresa que nos solicita este proceso no sepa muy bien de qué se trata, y el auditor tendré la responsabilidad de explicarlo claramente a fin de que la empresa cliente esté preparada por la parte que le corresponde. 2.1.1 Aceptacién por parte de la direccion A menudo Ia primera iniciativa para realizar una auditoria viene de la parte técnica de una empresa: el director técnico, o de fabricacién, o el responsable de la calidad, etc. Muy probablemente Ia alta direccién (gerente, director general 0 consejo de administracion) ha dado su conformidad en el momento de los primeros contacts, de la empresa con el auditor, pero es muy frecuente que ésta no sepa muy bien lo qué es una auditoria. Carrera de Ingenieria Mecénica y Electromecinica UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA Escaneado con CamScannerGESTION ¥ CALIDAD AMBIENTAL ponent una entrevista con la alta direccién, en la que | proceso, de una forma breve pero completa y clara. Es particularmente importante hacer ver que pare efectuar la auditoria es Recesario expresar no sélo la verdadera situacién, sino hacerlo también de manera completa, sin dejarnos cosas en el tintero lebera captar también el talante de la alta direccién, al cual sera de importancia determinante durante la realizacién practica. Casi siempre, en el fondo de la voluntad de efectuar una auditoria hay motivaciones Gomplejas 0 que no nos han expresado adecuadamente, y el auditor lo percibira en esta entrevista con la alta direccién si no lo ha hecho antes ya EI auditor tendra que conseguir deberé explicar en qué consiste el En esta entrevista el auditor d lor se encuentre alguna vez con motivaciones demasiado confusas, 0 quizas incluso bastardas, que pueden ser el origen de grandes complicaciones y de conflictos éticos. Si el alumno se encontrara alguna vez en esta situacién, recomendamos que se excuse adecuadamente y que se retire del foro con toda elegancia, quizas alegando impedimentos técnicos, falta de los conocimientos adecuados o por motivos personales. Es posible, incluso, que el audit 2.1.2 Voluntad de transparencia Es vital que la empresa auditada esté dispuesta a contar la verdad sobre su situacion medioambiental. Esto supone dar y publicar una gran cantidad de datos, no solo medioambientales, sino también técnicos, de organizacién, quizas financieros, etc. Esto puede resultar un escollo importante en la auditoria. Lo mas frecuente es que la empresa tenga un capital de conocimientos o de tecnologia (know-how) que necesita preservar. Esto es muy legitimo, pero puede que se oponga a la transparencia necesaria en una auditoria En tal caso, el auditor ha de mostrar claramente esta necesidad de transparencia, y negociar cémo se habra de redactar el informe final. Aqui tiene gran importancia fa experiencia del auditor y sus dotes de comunicacién y persuasién. Veamos algunos ejemplos concretos de dificultades reales que suelen darse: Ia empresa utiliza algunas posiblemente el auditor pueda hablar materias primas de grupos de materias (metales confidenciales, pero que son _|pesados, compuestos muy toxicas o de fuerte Organo halogenados, esteres, etc.) en impacto ambiental vez de mencionar substancias iconcretas Canera de Ingenieria Mecanica y Electromecdnica {ni\ LRSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA Escaneado con CamScannerGESTI ION Y CALIDAD AMBIENTAL Pégina 48 de 81 ‘3e puede describir de formal lla empresa utiliza _alguinjel proceso |, sin dar detalles (de tiempos, proceso de fabricacién proplo,|muy general a fet que. no, desea que seltemperaturas, etc.), pero indicando todavia] divulgue ningun detalle de forma clara sus aspectos| medioambientales mas importantes} (emisiones, vertidos 0 residuos) la administracién publica admite que la residuo de la empresa puede|composicion de los residuos sea dar informacion importante a la|confidencial, y el auditor puede limitarse a lcompetencia de la misma mencionar el caracter del residuo (especial, téxico, etc.) y la referencia oficial de su} permiso o ficha de aceptacion la composicion de algun 2.1.3 Conocimiento de las consecuencias La mayor parle de auditorias se difunden al exterior de la empresa por una razon U otra. incluso cuando sélo se entregan a la administracion o a una autoridad publica, es posible que lleguen a algiin destinatario no previsto. Si el informe se ha redactado de forma adecuada, esto generalmente no suele ser una gran dificultad Sin embargo, puede que haya detalles demasiado delicados (gestion gravemente defectuosa de residuos, contaminacién importante de los suelos, presencia de materiales muy peligrosos o prohibidos, etc) para que lleguen a aparecer en el informe. En tales casos, el auditor debe explicar la situacion a la alta direccion, y quizas aconsej2ré que la empresa proceda a solucionar alguna deficiencia particularmente grave antes de empezar a realizar la auditoria. En algunos paises las auditorias que se presentan a la administracién publica son accesibles al publico por principio, o bien se han de comunicar al ministerio fiscal de medio ambiente, etc., y esto a menudo no es bien conocido de las empresas, o bien éstas slo conocen rumores del uso legal de las auditorias. El auditor ha de conocer adecuadamente la legislacién de su pais y darla a conocer a la empresa para que ésta esté plenamente informada. En este sentido hemos de recordar que en la Union Europea existe una plena libertad de acceso a la informacion medioambiental en poder de la administracion. En principio, esto se refiere a la informacion generada por el proceso ordinario medioambiental de la administracién: inspecciones ordinarias, declaraciones anuales obligatorias, informes solicitados por la misma administracidn, etc , pero la situacién real se puede complicar por la interacci6n con la legislacién interna de cada pais. Evidentemente, si se diera un conflicto importante pueden presentarse los recursos contenciosos-administrativos correspondientes, pero en el mejor de los Carrera de Ingenieria Mecinica y Electromecénica UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA. Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pagina 49 de 81 ‘ be evitarse, en icacién y algo que de na grave complicacion Yo eda llegar a hacerse jempre ul i casos esto es siompre whe Grave eel inform nuestro caso previendo si piblico. 5 de como redactar un buen informe final. Mas adelante ya hablaremo: 2.2. Cémo organizar la auditoria + facilmente varios meses. Esto es un 'e un coste elevado. Es vital, por tanto, r este intervalo de tiempo y los Una auditoria medioambiental puede dural intervalo importante de tiempo y que Supon organizar adecuadamente las tareas para minimizat recursos necesarios. Esto es muy importante, no sélo para el trabajo en si, sino también en cuanto a la imagen que el auditor presenta a la empresa. No hay nada peor que dar una imagen de desorden y desconcierto en las tareas, y esto perjudica mucho el prestigio del auditor, aparte de representar una gran pérdida de tiempo y esfuerzos Veamos pues, como preparar y organizar los primeros pasos, especialmente de cara a la empresa auditada. 2.2.1 Obtencién de datos En una auditoria siempre hacen falta muchos datos. El auditor ha de prever los que necesitaré para su caso, y organizar la obtencién de los mismos. Segtin el tipo de auditoria que necesitemos realizar, y segtin las caracteristicas de la empresa auditada, estos datos pueden variar en gran medida. El auditor ha de prever, antes de empezar, qué datos necesitara de la empresa, y comunicarselo desde buen principio. Recomendamos que esto se haga en un solo bloque, y expresando claramente qué tipos de datos necesitamos y por qué, a fin de que la empresa comprenda claramente que no preguntamos sdlo por simple curiosidad, sino porqué el proceso lo exige. Es particularmente importante indicar que necesitamos informacién cualitativa y cuantitativa detallada de los impactos ambientales: emisiones atmosféricas, vertidos, residuos, contaminacién de suelos, etc., y que sin estos datos no puede haber auditoria. Por tanto, a veces se debera esperar a que se hagan una serie de andlisis o mediciones antes de proceder a empezar la auditoria. Es muy frecuente que, a pesar de las previsiones iniciales, durante el transcurso de la auditoria se vea que hay huecos de informacién que se han de llenar. Por ejemplo, es posible que se descubran focos emisores desconocidos previamente, y que se deban analizar las emisiones. El auditor debera explicar esto a la empresa, y dejar claro que posiblemente se deban efectuar analisis no previstos, y organizar quien deberia realizar estos analisis, los posibles costes adicionales, etc. Carrera de Ingenieria Mecinica y Electromeciinica UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pégina 50 de 81 2.2.2 Las entrevistas Una vez empezada la auditoria deberemos visitar la empresa, hacer preguntas sobre detalles técnicos o de organizacién, estudiar documentacién interna o confidencial, etc. Necesitamos saber exactamente quien sera el contacto habitual de la empresa, y es preciso que sea una sola persona, no varias. Para cualquier consulta entre la empresa y el equipo auditor, la comunicacién ha de pasar siempre entre el contacto de la empresa y el auditor jefe, los cuales son los responsables de la coordinacién de sus equipos respectivos. Deberd preverse qué cargos se deberan o podran entrevistar, por ejemplo tesponsables de proceso, jefe de personal, responsable de Ia calidad, operarios, etc., y preparar en lo posibie un calendario de entrevistas. A veces, especialmente si la empresa tiene una gran extension, sera util prever uno 0 dos dias fijos a la semana para las entrevistas, a fin de que todo el mundo sepa, por ejemplo, que los martes y jueves "toca" auditoria, y los cargos de la empresa puedan organizarse en consecuencia. Recordemos una vez mas que el tiempo es oro, especialmente para la empresa, y mas en la actualidad, ya que la sobrecarga de trabajo es norma general. Por tanto, una previsién adecuada facilita la recogida de informacién y acelera todo el proceso de auditoria. 2.2.3 Formularios Todo el mundo sabe que para hacer auditorias suelen emplearse formularios para simplificar y organizar la recogida de informacion. Incluso hay gente que aparentemente piensa que, con los formularios en la mano, cualquier puede hacer una auditoria. El alumno ya ird viendo que esto no es cierto en absoluto, especialmente cuando tenga que realizar el proyecto final del Curso... Sin embargo, los formularios, check-list esquemas son muy utiles en la practica, pero su utilidad, como iremos viendo, no es universal. Sirven especialmente para no olvidar datos necesarios, y para tener bien ordenada la informacion recogida. Los formularios tienen que adaptarse a cada empresa auditada, porque dificilmente hallaremos en la practica dos empresas iguales. Entonces deberemos preparar formularios nuevos para cada caso, o bien adaptar formularios que ya tengamos. En la preparacion y las primeras etapas de la auditoria, es recomendable enviar a la empresa algun formulario para que lo rellene y nos pase asi la informacion inicial sobre sus actividades, consumo de materias primas, produccién, etc. En este caso los formularios han de ser claros, facilmente comprensibles, y deben incluir una explicacion sobre qué se pide y como se han de cumplimentar. 2.2.4 Idea clara del objetivo perseguido Carrera de Ingenieria Mecénica y Electromecanica | UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS ¥ TECNOLOGIA Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL, Pagina 51 de 81 uti i i de todo este capitulo, debemos Por ultimo, pero quizés esto es lo mas importante ere consegulry flar na definicion clara del objetivo que perseguimos en la auditoria. Como ya vimos en el capitulo anterior, este objetivo puede ser, por ejemplo: = preparacién para la certificacion segin ISO 14001 | Inostrar el estado general de la empresa para la opinién publica 0 para un informe medioambiental ~ conocer el estado medioambiental de la empresa exclusivamente para uso de la direccién o de la casa matriz ; = auditoria completa de una parte de la fabrica, o de los usos del agua o de la energia, etc a = auditoria del grado de cumplimiento de la legislacion ; = auditoria de seguimiento para comprobar si ha habido cambios desde la auditoria anterior Recomendamos fuertemente que este objetivo no sélo sea expresado de forma explicita en las entrevistas con el cargo que acttia como contacto de la empresa, sino que quede fijado por escrito y con todo detalle. En el objetivo deberd indicarse especialmente el Ambito temporal y/o fisico en el que se desarrollara la auditoria, y los limites fisicos o de actuacién de la misma. Por ejemplo, después de una o varias conversaciones iniciales podemos escribir al contacto de la empresa explicando el objetivo de la auditoria, la organizacién de las visitas, la documentacién previa que necesitaremos, etc., y le solicitaremos que dé la conformidad por escrito, haciendo las modificaciones oportunas sf lo estima conveniente. Asi fijaremos clara y detalladamente el objetivo de la auditoria, que debera ser recordado durante toda la realizacién de la misma. De no hacerlo asi, es muy probable que nos metamos en vericuetos complejos e innecesarios, o que nos descuidemos aspectos y detalles importantes, que deberdn ser completados mas tarde. Esto ultimo provoca siempre importantes pérdidas de tiempo (jrecordemos que el tiempo es oro!) y suele causar una impresién bastante pobre en la empresa A medida que la auditoria progrese deberemos recordar su objetivo, y no perderemos el tiempo en detalles, datos o hechos innecesarios para nuestro objetivo. Pensemos, por ultimo, que esta definicién del objetivo y limites de la auditoria habra de ser el primer parrafo del informe final que presentaremos al final del proceso. Carrera de Ingenieria Mecinica y Electromecinica UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pégina 52 de 81 CAPITULO 3. REALIZACION PRACTICA En este capitulo vamos a ver cémo se lleva a cabo una auditoria ambiental técnica, es decir de los procesos o actividades, y de sus impactos ambientales. Estudiaremos el proceso paso a paso y desde un punto de vista eminentemente practico, dando indicaciones sobre la forma de realizar cada etapa, aunque sea de forma muy sucinta El camino propuesto responde al maximo nivel de calidad de las buenas practicas de auditoria, y se aplica a una auditoria completa de los procesos o actividades de una empresa. En general, daremos por supuesto que estamos estudiando una industria quimica, que es el maximo nivel de complicacion que suele darse en la practica, y donde generalmente son mayores los impactos y riesgos ambientales. No obstante, con jas simplificaciones oportunas y evidentes en cada caso, podemos aplicar el método a una empresa de servicios, un municipio, poligono industrial, auditoria sectorial, etc. Segiin M. Slietti Joan s6lo debemos hacer las simplificaciones o adaptaciones pertinentes a las actividades auditadas, ya que generalmente usaremos un subconjunto de los conceptos que se describen a continuacién. 3.1. Definicién de los objetivos y limites Ya hemos dicho anteriormente la importancia de definir el objetivo de la auditoria. Vamos a ver con detalle qué supone esto en la practica 3.1.1. Finalidad principal de la auditoria La auditoria se realiza con una finalidad concreta. Esta debe ser definida Glaramente y por escrito, y esta misma forma escrita aparecera al principio del informe final que redactaremos. El texto ha de ser conciso y facilmente comprensible por cualquier persona que lo lea, sin términos excesivamente técnicos ni complicados. 3.1.2. Destino del informe final Se ha de definir claramente quién recibira el informe final, cuantos originales necesitara, etc, Esto deberia especificarse en la oferta que se pasa a la empresa antes de realizar las actividades auditoras. 3.1.3 Secciones o departamentos a auditar Debe especificarse qué parte de la empresa se va a auditar. En caso de que sea la totalidad de la misma, el auditor ha de definir claramente y conjuntamente con la Carrera de Ingenieria Mecimica y Electromeciinica UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL. Pagina 53 de 81 quditaran las oficinas, la recepcién, servicios médicos, empresa que también se / tina, et dispone de estas secciones. cantina, etc., sila empresa s, y si la auditorla es completa tienen que tividades y partes de la empresa. Esta ha de tomar las medidas previas que estime Generalmente no se piensa en ella’ tomarse en consideraci6n todas las act ser advertida con anticipacion para convenientes. 3.1.4. Limites temporales o materiales Conviene definir un limite temporal para realizar una auditoria, especialmente si la empresa es de grandes dimensiones. Deberemos decidir aproximadamente el tiempo maximo destinado a realizar la auditoria, especialmente en el caso de que surjan complicaciones que la retarden. Hemos de definir igualmente qué periodo auditaremos. Generalmente suele tomarse un aio natural, pero también pueden tomarse periodos mas cortos o mas largos. También han de definirse los limites de recursos humanos y materiales por parte de la empresa y del auditor. Debe decidirse de antemano qué debera hacerse si se demuestra la necesidad de efectuar andlisis de emisiones, vertidos etc. Es particularmente importante decidir previamente qué se hara respecto a la contaminacién de los suelos, ya que este tipo de andlisis es particularmente caro 3.2 Formacidén del equipo auditor Raramente la auditoria la hace un auditor aislado. Generalmente la realiza un equipo, quiz4s de sdlo dos 0 tres personas si la empresa es pequefia, el cual ha de estar bien coordinado para obtener un buen rendimiento y nivel de calidad en el tiempo mas breve posible. Por tanto, a continuacién veremos como se organiza este punto. 3.2.1 Composicién del equipo El equipo ha de ser apropiado para el trabajo a realizar, tanto en numero como en competencia profesional de sus miembros, generalmente hay diversos auditores bajo la coordinacién de un auditor jefe, que toma las decisiones ejecutivas del trabajo. El equipo auditor ha de tener como finalidad principal realizar un buen trabajo en el minimo tiempo posible, y esto supone naturalmente que el equipo ha de ser competente en la tarea encomendada. A veces, sin embargo, hay que auditar actividades muy poco frecuentes para las cuales cuesta encontrar personal auditor competente. En estos casos, es recomendable entrar en contacto con un profesional independiente (profesor de universidad, consultor privado, director de una empresa similar retirado, etc.) para que asesore, ensefie y/o acompaie al equipo auditor. Carrera de Ingenieria Mecanica y Electromecin UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON. CULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGiA Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL, NY Pagina 54 de 81 oral de las tareas Todo esto dependera, como es evidente, de la organizacion temps is importante, los y del presupuesto disponible. Por tltimo, y esto es quizas lo ma I tniembros del equipo han de tener facilidad para las relaciones humanas y facilitar fos intercambios. Han de saber conducir las entrevistas con seriedad y distension al mismo tiempo, y habran de ser capaces de llevar siempre la batuta de las actuaciones, sin dejarse desviar innecesariamente del objeto del trabajo. 3.2.2 Planificacién de tareas ‘Antes de empezar a trabajar hay que planificar. Cada hora gastada en la planificacién puede ahorrar muchas en el trabajo de campo o de despacho. Hay que sentarse a pensar en el tipo de tareas a realizar, el orden en que se llevaran a cabo, quién las efectuara, cuanto tiempo se prevé que sea necesario, etc. En esta planificacién saldra a la luz qué tipos de datos y documentos necesitaremos de la empresa. Esto se le tiene que comunicar con antelacién, de manera que al empezar las tareas de auditoria in sifu los auditores tengan ya preparado todo el material posible. Si podemos preparar un calendario detallado de actuaciones en la empresa, tanto mejor, y esto se lo tendremos que comunicar, junto con el detalle de qué personal de la misma necesitaremos para acompajiarnos, responder a preguntas, etc. 3.2.3 Metodologia del equipo El equipo tiene que acordar la forma de su trabajo. Deberd ponerse de acuerdo en las actuaciones que se haran independientemente y las que se hagan conjuntamente con el coordinador, o auditor jefe. Como en todas las empresas hay distintos tipos de tareas a realizar (consulta de documentos, entrevistas al personal, visita a los lugares de trabajo, etc.), el equipo deberé acordar la forma de realizarlas, de manera que no haya grandes diferencias en la manera de actuar de unos y otros. Algunos auditores prefieren realizar un trabajo de campo intenso de una sola vez. Otros, en cambio, prefieren efectuarlo en dos o tres etapas de profundidad y/o extension variable. Cuando Ios distintos auditores preparen documentos individualmente, es muy importante acordar el formato de los mismos (procesador de textos usado, tipo de tablas, figuras, etc.) para evitar problemas en la redaccién definitiva. En fin, la tarea del coordinador del equipo es facilitar la tarea del mismo, evitar dudas y errores, y agilizar todas las actuaciones que se llevardn a cabo. 3.3 Primer contacto con la empresa auditada era de Ingenieria Mecinica y Etectromecanica Car ON = FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA DNIVERSIDAD MAYOR DE Sa’ Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pagina 55 de 81 ido, sin duda, un contacto ftoria la empresa ya ha tenido, 1 Antes de erpora J eta, er momento de empezar os Yaneles Tees ft isi la empresa tien ; cualitativo en la vision que ; y auditor ha Sevenider que este primer contacto facilite todo lo que vendra a Continuacién, y dé una imagen de seriedad y eficacia. Veremos seguidamente como enfocar este aspecto. 3.3.1. Presentacién del equipo auditor El auditor jefe ha de presentar su equipo a la empresa, es decir ala direccién y las personas que estaran relacionadas con la auditoria que empieza. Ha de explicar la Experiencia previa de los miembros de su equipo, su titulacin, su competencia profesional, etc. En suma, ha de convencer a la empresa de que dispone de unos auditores apropiados para el trabajo a realizar, y de que todo iré sobre ruedas. importante que se haga en presencia del maximo Esta presentacién es muy i responsable de la direccién, que se ha de llevar una buena impresién de este primer contacto. Si hemos decidido que los distintos miembros del equipo hardn tareas especializadas, este es el momento de explicarlo, y probablemente cada uno de los auditores conocera la persona o personas de la empresa que seraén su contacto habitual en los dias o semanas siguientes 3.3.2 Planificacién previa La empresa ya ha recibido informacién sobre la planificacién de las tareas de auditoria. Sin embargo, en la presentacion del equipo y primer contacto de trabajo, hay que volver a explicar esta planificacién con detalle. Es muy probable que la empresa tenga preguntas al respecto, o incluso dudas, y el auditor jefe tiene que clarificarlo todo a la perfecci6n. Tiene que explicar qué representa cada tipo de tareas desde el punto de vista de la empresa, de su responsabilidad, etc., para que la direccién se haga una composicion de lugar exacta. Este es el momento adecuado para avanzar a la empresa que se le pediran muchos datos, algunos de ellos confidenciales, durante el transcurso de la auditoria. Esto ya se lo habremos dicho al director, pero ahora es la ocasién de repetirio para él y para el resto de los presentes. Y también deberemos informar claramente a la empresa de que no se vulneraran Sus secretos de fabricacién o industriales. El auditor jefe ha de convencer a la empresa de que un auditor tiene una obligacién de secreto profesional, del mismo. tipo que un abogado 0 un médico, y que para efectuar un trabajo titil ha de tener la absoluta confianza de la empresa auditada Carrera de Ingenieria Mecinica y Electromecinica UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLO Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pagina 56 de 81 En esta explicacién de la planificacién prevista es muy probable que alguno de los presentes haga observaciones sobre la misma. Es frecuente que, por minuciosa Que haya sido la planificacién, tenga que modificarse en el momento de la verdad, @s decir cuando las personas implicadas empiezan a trabajar en el _asunto. Deberemos hacer lo posible, por tanto, para fijar en este momento el conjunto de la planificacién, incorporando todas las variaciones necesarias. 3.3.3. Calendario de la auditoria El calendario de una auditoria es muy importante que sea claro y estable Es casi inevitable que luego surjan imprevistos, pero el auditor jefe ha de hacer todo lo posible para que se cumpla el calendario previsto. Este se tendré que adaptar a la disponibilidad de tiempo del personal de la empresa, que ya tiene sus tareas propias que le ocupan todo su tiempo. Por tanto, los auditores han de hacer todo lo posible para adaptarse a la empresa, y NO obligar a lo contrario, a no ser que haya razones objetivas para ello. un trabajo corto e intenso de campo Por Algunas empresas preferiran hacer fas las horas laborales de los dias o semanas ejemplo, pueden preferir destinar tod que dure la auditoria a acompafiar los auditores. dia, o una mafiana Otras (y esto es quizas lo mas frecuente) preferiran destinar un también se prefiera © una tarde, a cada entrevista En este caso, es probable que determinar uno o mas dias fijos de la semana para las visitas. Sea como fuere, conviene adaptar la disponibilidad y conveniencia de los auditores a la empresa, y no forzar a esta ultima. Esto no es siempre facil, @specialmente si los auditores trabajan lejos de su base de trabajo, y han de peroctar en un hotel durante la auditoria. 3.4 Primera recogida de datos Liegado el momento de la auditoria, empieza la primera recogida de datos. Recomendamos que, siempre que sea posible, el auditor comunique previamente a la empresa, y con el maximo detalle, qué datos necesitara. Como hemos dicho anteriormente, es conveniente que el auditor reciba todos los datos posibles antes de empezar el trabajo de campo, pero en este sentido es importante comprender que para la empresa a veces no resulta agradable enviar por correo 0 fax datos confidenciales 0 delicados. Para todos los datos que comentaremos a continuacién hay que tener en cuenta la politica de la empresa acerca de los documentos 0 fotocopias que entregue. Algunas no tienen inconveniente que todo lo entregado quede mas tarde en poder del auditor, Otras, sin embargo requeriran que se devuelvan todos los documentos Carrera de Ingenieria Mecénica y Electromecanica UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pagina 57 de 81 Usados por el auditor. Este debera respetar escrupulosamente la politica de la empresa al respecto. mos a continuacién los podremos recibir quizas oh ouestra base de trabajo, pero otros tendremos que consultarlos 0 recogerlos in Sits, Sea cual sea el caso, veremos a continuacién el conjunto minimo de datos que necesitamos saber de la empresa desde el primer momento, para conoceria adecuadamente durante la auditoria propiamente dicha. Muchos de los datos que mencionar 3.4.1 Planos generales y de detalle Para que el informe de la auditoria sea claro para todo el que lo lea, son indispensables cierto numero de planos. Como minimo, suelen usarse los siguientes: Plano general que describa la region en que esté situada la empresa. Plano general de la empresa, donde se vea el espacio de cada seccion, proceso o departamento. Plano detallado de cada seccién, proceso o departamento, que describa los aparatos, muebles, dispositivos, etc. reales. - Plano lo més detallado posible de la red de aguas residuales, sanitarias, de lavado, etc., que indique todos los puntos de vertido, y todos los sumideros 0 puntos de recogida de agua, con pocillos, cubetos, etc. - Plano de situaci6n de los focos emisores. 3.4.2 Actividades y procesos Hay que conocer bien las actividades de la empresa para auditarlas correctamente. Por tanto, necesitaremos saber al menos: - Descripcién detallada de las actividades, especialmente reacciones quimicas, en el caso de una industria de este tipo. - Diagrama de bloques y de flujo de los procesos. - Materias primas y auxiliares usadas (TODAS), con detalle de su composicién, impurezas, caracteristicas fisicoquimicas, etc., y a cantidad anual consumida, comprada y/o en almacén. - Consumo anual de agua, electricidad, combustibles diversos, etc. 3.4.3. Productos fabricados La gestion medioambiental supone tener en cuenta los aspectos medioambientales de los productos de la empresa. Esto puede suponer quizas realizar un analisis de ciclo de vida, pero sin llegar a este extremo, hay que conocer al menos: Carrera de Ingenieria Mecinica y Electromeciinica UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA. Escaneado con CamScanner ga mm me eR eHGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pagina $8 de SI ~ Caracteristicas fisicoquimicas de los productos + Cantidad fabricada anualmente. - Composicién, con detalle de las impurezas y materias auxiliares contenidas - Hojas de seguridad de los productos. 3.4.4 Bienes y servicios La mayor parte de las auditorias suelen considerar con poca atencién el impacto medioambiental de los bienes y servicios de las empresas, que pueden comprender cantina o restaurante interno, enfermeria, talleres, parques de bomberos, etc. En todo caso, deberiamos auditar estos servicios con la misma atencién que los Procesos de fabricacion, especialmente en cuanto a los materiales usados Presentes en los servicios, contaminacién de suelos, etc. 3.4.5 Organigrama de la empresa Una descripcién minima de la empresa supone también hablar de su organizaci6n, especialmente respecto a la gestion medioambiental. Para ello resulta muy util un organigrama detallado de los cargos y funciones de la misma, describiendo también las funciones medioambientales 3.4.6 Permisos, autorizaciones y licencias En las auditorias medioambientales es tradicional auditar también la situacién legal basica de la empresa. Por tanto, se necesita como minimo. = Licencias(s) de apertura o actividad - Actas de comprobacién para la licencia de apertura Licencia de actividades clasificadas o de clasificacian de la actividad. Permisos generales 0 especificos necesarios, segun el sector a que pertenezca la empresa. 3.4.7 Sanciones o expedientes sancionadores abiertos El auditor ha de conocer también si la empresa tiene o ha tenido sanciones medioambientales, 0 al menos si tiene abiertos expedientes al respecto. Una descripcién medioambiental de la empresa exige que se especifique claramente esto en la auditoria. 3.4.8 Documentacién de tramites medioambientales El auditor ha de solicitar también toda la documentacién referente a los tramites medioambientales ordinarios. La mayor parte de ella se consultaré propiamente Je logenera S Canciade ENIVER DAD MAYOR DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA Escaneado con CamScannerGESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pagina 59 de 81 durante la auditoria, pero es conveniente disponer de ella lo antes posible. Esta documentacién suele comprender: Permisos y libros de registro de focos emisores. = Andlisis e inspecciones de los focos emisores. = Permisos de vertido. * Analisis e inspecciones de los vertidos. = Declaraciones de vertidos por la empresa (para las tasas 0 canon, etc.) = Comprobantes de pago del canon o tasas de vertido. = Declaracién de residuos. * — Comprobantes del destino final de los residuos (gestores, tratadores, etc.), y del transporte de los mismos (transportistas homologados) 3.4.9 Datos medioambientales globales Conviene solicitar los datos medioambientales globales (conjunto de todas las [emisiones, de los vertidos, de los residuos, etc.) antes empezar la auditoria de detalle. Estos [Beberian conocerse desde el primer momento de la auditoria. Es probable que la empresa no los tenga calculados 0 clasificados, pero es deseable que ésta empiece a gestionar sus datos lo antes posible. 3.4.10 Estudios medioambientales realizados anteriormente Se tiene que solicitar de la empresa el resultado de los estudios medioambientales que se hayan podido realizar: auditorias, estudios de impacto ambiental, etc. En el informe hemos de mencionar el resultado de tales estudios, aunque sea con poco detalle, pero expresando claramente el estado de las conclusiones. 3.4.11 Incidentes medioambientales en la empresa Es probable que la empresa haya tenido algun incidente medioambiental mas o menos serio. Hemos de pedir informacion al respecto, y en el informe final describiremos qué sucedié, la reaccién de la empresa, las medidas preventivas que se adoptaron ulteriormente, etc. 3.4.12 Primera visita a las instalaciones Una vez reunida la documentacién previa que hemos visto, el auditor ya esta preparado para efectuar una primera visita y toma de contacto a las instalaciones. Recomendamos que esta visita se haga una vez consultada la documentacion citada, no antes Conociendo la situacién medioambiental de la empresa (si ha tenido incidentes o sanciones, donde estan los puntos de vertido y los focos, etc.), podremos comprender mejor cada una de las secciones y actividades que se desarrollan en la misma. Esta primera visita se hara con algiin acompafante de la misma empresa, como es logico. Este acompafante habra de ser capaz de responder a preguntas (anvera de Ingenieria Mesanica y Electromecinica [nil 1 gsI1DAD MAYOR DE SAN SIMON ~ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA Escaneado con CamScannera GESTION Y CALIDAD AMBIENTAL Pigina 60 de 81 generales, y por tanto habré de ser un buen conocedor de todo lo que se relaciona con las actividades y procesos. En esta primera visita el auditor ira descubriendo algunos detalles importantes que deberd describir en el informe final. No obstante, recomendamos que el auditor se limite a hacer sdlo preguntas generales durante la primera visita. Los detalles importantes los ira anotando y mas tarde entrara en profundidad en ellos, cuando empiece a auditar cada seccién con toda profundidad. Si se empieza la primera visita con demasiada profundidad, ésta corre el peligro de encallarse y etemnizarse, y el objeto principal de la misma es simplemente una toma de contacto, y la familiarizacién del auditor con una nueva empresa desconocida hasta entonces. El auditor ha de recordar siempre, y manifestario asi también al acompafiante, que el personal de la empresa esta familiarizado desde hace afios con una organizacién muy compleja, que el auditor tiene que comprender a fondo para poder juzgarla adecuadamente. 3.5 Bibliografia sobre los procesos Los auditores deben comprobar los impactos medicambientales de las actividades y procesos de la empresa y de los aspectos asociados con ellos. Por tanto, habran de estudiar dichas actividades y/o procesos, cosa que supone un conocimiento de los mismos. En un caso ideal, los auditores se supone que son expertos en las actividades y procesos de las empresas, pero en el mundo real esto se cumple pocas veces. Por tanto, los auditores, que no son grandes expertos en las actividades de la empresa auditada, deberdn estudiarias antes de empezar la auditoria propiamente dicha. Esto suele ser facil si se busca y localiza informacion bibliografica adecuada, que generalmente suele ser muy abundante, y no excesivamente dificil de encontrar. Veamos, por tanto, que nos interesa conocer en tanto que auditores. 3.5.1 Conocimiento del proceso Ante todo, los auditores han de comprender qué sucede en la empresa. Han de entender detalladamente las actividades y/o procesos, y al fin determinar los impactos medioambientales asociados. Por lo tanto, han de buscar informacién adecuada al nivel de formacién propio de cada auditor. En una primera fase, es recomendable buscar informacién general en obras de divulgacién, compendios, etc., como por ejemplo una enciclopedia tematica 0 técnica. En la misma se encontrara generalmente informacién comprensible para cualquiera, pero quizés demasiado superficial, o incluso puede que sea mas o menos obsoleta (busquese la fecha de edicion de la obra). Canera de Ingemeria Meciciza y Electremecin | | NIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON - FACULTAD DE CIENCIAS ¥ TECNOLOGIA Escaneado con CamScanner