TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

TT SAU ĐẠI HỌC

BÁO CÁO BTTL THUỘC HỌC PHẦN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý sinh viên trường CĐKT CN Hòa Bình

Học viên: Nguyễn Thị Giang

Lớp: Cao học – HTTT K10
Chuyên ngành: Hệ thống thông tin
Giảng viên hướng dẫn: TS.Nguyễn Hoàng Tú

Hà nội, tháng 05 năm 2021

 MỤC LỤC
Chương I: Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý văn phòng ................... 2
1. Tổng quan về hệ thống thông tin ................................................................ 2
1.1. Khái niệm và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin................... 2
1.2. Phân loại hệ thống thông tin ................................................................. 4
1.3. Các cách tiếp cận để phát triển hệ thống thông tin ............................ 8
2. Ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý văn phòng ......................... 11
2.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý ............................................... 11
2.2. Các chức năng cơ bản của hệ thống thông tin quản lý .................... 12
2.3. Xu hướng của hệ thống thông tin quản lý ......................................... 13
2.4. Ứng dụng của hệ thống thông tin quản lý văn phòng ...................... 14
CHƯƠNG 2: PHÁT BIỂU BÀI TOÁN........................................................... 16
1. Lý do chọn bài toán. ................................................................................... 16
2. Cơ sở pháp lý chung................................................................................... 16
CHƯƠNG 3: CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG.............................................. 18
1. Khảo sát hệ thống. ...................................................................................... 18
1.1. Đối tượng và các mối quan hệ được quản lý. .................................... 18
1.2. Thuộc tính của các đối tượng.............................................................. 18
1.3. Quan hệ của các đối tượng .................................................................. 19
1.4. Yêu cầu chức năng của hệ thống ........................................................ 20
2. Mô hình hóa hệ thống ................................................................................ 21
2.3. Mô hình dữ liệu quan hệ ..................................................................... 22
3. THIẾT KẾ GIAO DIỆN ........................................................................... 26

1
 Chương I: Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý văn phòng
1. Tổng quan về hệ thống thông tin
1.1. Khái niệm và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (Information System) là một hệ thống bao gồm các
yếu tố có quan hệ với nhau, cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân
phối dữ liệu, thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục
tiệu định trước.

Hình 1.1: các yếu tố cấu thành một hệ thống thông tin

Đầu vào: trong hệ thống thông tin, đầu vào (input) thực hiện thu thập và nhập
dữ liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống. Ví dụ, trước khi tính và in phiếu trả lương
cho nhân viên người ta phải thu thập và nhập vào hệ thống số giờ công lao động
của mỗi nhân viên trong một trường đại học, các giảng viên phải trả điểm thì mới
có cơ sở để tính điểm tổng kết và gửi điểm thi cho các sinh viên. Đầu vào có thể
tồn tại ở nhiều dạng khác nhau nhưng trong bất cứ hệ thống nào, dạng của dữ liệu
đầu vào đề phụ thuộc vào kết quả đầu ra mong muốn. Trong khi ở hệ thống tính
lương, đầu vào là thẻ thời gian của nhân viên thì ở hệ thống điện thoại khẩn cấp,
một cú điện thoại gọi đến được coi là đầu vào. Cũng như vậy, đầu vào của một
HTTT Marketing có thể là các kết quả điều tra thị trường hoặc phỏng vấn khách
hàng.

Việc nhập dữ liệu đầu vào có thể thực hiện thủ công, bán tự động hoặc tự động
hoàn toàn. Việc nhập các chứng từ vào máy tính bằng bàn phím là hình thức nhập
liệu thủ công, nhưng việc quét mã số vạch của hàng hóa trong một siêu thị lại là

2
hình thức nhập liệu bán tự động nhờ hệ thống POS. Việc chuyển dữ liệu vào hệ
thống qua mạng được coi là hình thức nhập liệu tự động. Không phụ thuộc vào
cách nhập liệu, tính chính xác của dữ liệu là yếu tố quan trọng nhất, có đảm bảo
được thông tin đầu ra mong muốn.

Xử lý: Trong một HTTT, xử lý (processing) là quá trình chuyển đổi dữ liệu đầu
vào thành các thông tin đầu ra hữu ích. Quá trình này có thể bao gồm các thao tác
tính toán, so sánh và lưu trữ dữ liệu cho mục đích sử dụng sau này. Quá trình xử
lý có thể được thực hiện thủ công hay với sự trợ giúp của các máy tính.

Đầu ra: Trong một HTTT, đầu ra (output) thực hiện việc tạo ra thông tin hữu
ích thông thường ở dạng các tài liệu và báo cáo. Đầu ra của hệ thống có thể là các
phiếu trả lương cho nhân viên, các báo cáo cho các nhà quản lý hay thông tin cung
cấp cho các cổ đông, ngân hàng và các cơ quan nhà nước. Trong một số trường
hợp, đầu ra của hệ thống này lại là đầu vào của hệ thống khác. Ví dụ, đầu ra của
hệ thống xử lý đơn hàng có thể là đầu vào của hệ thống thanh toán với khách
hàng; đầu ra của hệ thống xuất hàng của bộ phận này có thể là đầu vào của hệ
thống nhập hàng của bộ phận khác. Kết quả đầu ra có thể tồn tại ở nhiều dạng
khác nhau, ví dụ trong hệ thống máy tính thì máy in và màn hình thường là những
thiết bị ra chuẩn; việc đưa kết quả ra cũng có thể được thực hiện thủ công bằng
tay (ví dụ các báo cáo và tài liệu viết bằng tay).

Thông tin phản hồi: Trong một HTTT, thông tin phản hồi (feedback) là kết quả
đầu ra được sử dụng để thực hiện những thay đổi đối với các hoạt động nhập liệu
và hoạt động xử lý của hệ thống. Nếu có lỗi hay có vấn đề đối với đầu ra thì cần
thực hiện việc hiệu chỉnh dữ liệu đầu vào hoặc thay đổi một tiến trình công việc.
Ví dụ, khi nhập số giờ công lao động trong tuần của một nhân viên nhầm 40 thành
400 thì hệ thống tính lương sẽ xác định được giá trị này nằm ngoài khoảng giá trị
cho phép (chỉ được phép từ 0 đến 100), và đưa ra một thông báo lỗi như một thông
tin phản hồi và thông tin này sẽ được sử dụng để kiểm tra lại, và hiệu chỉnh số
liệu đầu vào về giờ công lao động cho đúng là 40.

3
1.2. Phân loại hệ thống thông tin
a. Phân loại HTTT theo phạm vi hoạt động

Theo cách phân loại này, người ta chia HTTT thành hai nhóm (hình 1.2)

+ Nhóm các HTTT hỗ trợ hoạt động nội bộ tổ chức (Intraorganizational System)

Đây là các HTTT hỗ trợ thu thập và xử lý thông tin phục vụ quản trị nội bộ tổ
chức doanh nghiệp. Có hai loại hình HTTT hỗ trợ nội bộ:

+ Hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động tác nghiệp

HT xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing Systems)

HT quản trị thích hợp doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resources Planning
Systems)

HT kho dữ liệu (DW – Data Warehouses)

HT tự động hóa văn phòng (OAS – Office Automation Systems)

+ Hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý

HT trợ giúp ra quyết định (DSS – Decision Support Systems)

HT khai phá dữ liệu (DM – Data Mining)

HT hỗ trợ nhóm làm việc (GSS – Group Support Systems)

HTTT địa lý (GIS – Geographic Information Systems)

HTTT phục vụ lãnh đạo (ESS – Executive Support Systems)

HT tri thức kinh doanh (BIS – Business Intelligence Systems)

HTTT quản lý tri thức (KMS – Knowledge Management Systems)

Hệ chuyên gia (ES – Expert Systems)

+ Nhóm các HTTT phối hợp hoạt động giữa các tổ chức
(Interorganizational Systems).

4
Đây là các HTTT liên kết tổ chức với các tổ chức khác, ví dụ HTTT liên kết doanh
nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp.

HT trao đổi dữ liệu điện tử (EDI – Electronic Data Interchange)

HT thương mại điện tử (EC – E-Commerce)

HT JIT (Just-In-Time Systems).

Trong khi nhóm các HTTT hỗ trợ hoạt động nội bộ cho phép tổ chức thực
hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình hiệu quả hơn, thì nhóm các
HTTT hỗ trợ phối hợp hoạt động liên tổ chức lại giúp các tổ chức tiếp cận và trao
đổi giao dịch được với khách hàng, nhà cung cấp, các bạn hàng khác và các đối
thủ thông qua một hoặc nhiều hệ thống mạng máy tính và truyền thông.

Hình 1.2: phân loại HTTT theo phạm vi hoạt động

b. Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực hoạt động

5
Theo lĩnh vực hoạt động, các HTTT được phân thành hai nhóm chính (hình 1.3):

+ Nhóm các HTTT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp (Operations Support Systems)

Các HTTT loại này tập trung vào việc xử lý các dữ liệu phát sinh trong hoạt
động nghiệp vụ, cung cấp nhiều sản phẩm thông tin khác nhau tuy nhiên chưa
phải là những thông tin chuyên biệt, sử dụng được ngay cho các nhà quản lý.

HT xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing Systems): Xử lý các giao

dịch nghiệp vụ.

HT kiểm soát các tiến trình (PCS – Process Control Systems): Kiếm soát các
tiến trình nghiệp vụ.

HT hỗ trợ cộng tác trong tổ chức (ECS – Enterprise Collaboration Systems):

Hỗ trợ cộng tác làm việc theo nhóm.

Nhóm các HTTT hỗ trợ quản lý (MSS – Management Support Systems)

Đây là các HTTT có khả năng cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý.

HTTT quản lý (MIS – Management Information Systems): cung cấp các báo
cáo chuẩn mực, định kỳ cho các nhà quản lý.

HT trợ giúp ra quyết định (DSS – Decision Support Systems): Hỗ trợ quá trình
ra quyết định thông qua giao diện đối thoại.

HT trợ giúp lãnh đạo (ESS – Executive Support Systems): Cung cấp những
thông tin đúng dạng cho cán bộ lãnh đạo.

6
 Hình 1.3: Phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động

c. Phân loại hệ thống thông tin theo mục đích và đối tượng phục vụ

Dựa theo mục đích và đối tượng phục vụ, người ta phân HTTT thành 5 loại
(hình 1.4). Sau đây là mô tả ngắn gọn về từng loại.

HT chuyên gia (ES – Expert Systems): Là một HTTT dựa trên máy tính có
sử dụng tri thức liên quan đến một lĩnh vực ứng dụng phức tạp, mang tính chuyên
biệt để tương tác trong vai trò chuyên gia tư vấn với người sử dụng. Hệ chuyên
gia bao gồm một cơ sở tri thức và các mô đun phần mềm có khả năng suy luận tri
thức, tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi của người sử dụng. Các hệ chuyên gia
hiện nay chỉ có thể ứng dụng cho các vấn đề trong lĩnh vực hẹp. Các vấn đề liên
quan đến chuẩn đoán là những ứng dụng phổ biến của hệ chuyên gia.

HT quản trị tri thức (Knowledge Management Systems): Hỗ trợ quá trình
tạo mới, tổ chức và phân phối tri thức nghiệp vụ tới các thành viên và bộ phận
trong tổ chức.

7
 HTTT chiến lược (SIS – Strategic Information Systems): Cung cấp cho tổ
chức các sản phẩm và dịch vụ chiến lược, giúp tổ chức đạt được các lợi thế cạnh
tranh.

HTTT nghiệp vụ (BIS – Business Information Systems): Hỗ trợ các hoạt

động tác nghiệp và quản lý trong các lĩnh vực chức năng điển hình của tổ chức.

HTTT tích hợp (IIS – Integrated Information Systems): Tích hợp nhiều vai
trò khác nhau trong một hệ thống và có khả năng cung cấp thông tin, hỗ trợ quá
trình ra quyết định ở nhiều mức quản lý khác nhau trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Hình 1.4: Phân loại HTTT theo mục đích và đối tượng phục vụ

1.3. Các cách tiếp cận để phát triển hệ thống thông tin
a. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin

Phương pháp sử dụng phần mềm đóng gói: Phát triển HTTT bằng cách sử
dụng các gói phần mềm đóng gói là hình thức mà doanh nghiệp mua phần mềm
ứng dụng bên ngoài đã được xây dựng sẵn. Sau khi phân tích và thiết kế, doanh
nhiệp tiến hành chọn các gói phần mềm thích hợp, họ không cần viết chương trình
mà chỉ cần cài đặt nó để sử dụng. Có hai hình thức:

- Mua phần mềm tùy biến: phần mềm cho phép sửa đổi mã nguồn ở một số
phần hay cho phép tinh chỉnh các thông số để phù hợp hơn với hoạt động của
doanh nghiệp.
- Mua phần mềm theo tiêu chuẩn: phần mềm không cho phép sửa đổi mã
nguồn mà chỉ có thể thay đổi một số thông số cấu hình.
8
 Ưu điểm: chi phí mua phần mềm thấp, hạn chế lỗi so với phần mềm do
người sử dụng xây dựng mới hay thuê ngoài phát triển.

Nhược điểm: gói phần mềm ứng dụng chỉ đáp ứng được những nhu cầu
chung nhất của các tổ chức mà không đáp ứng được những nhu cầu đặc thù và
riêng biệt trong một tổ chức cụ thể.

Phát triền hệ thống do người sử dụng thực hiện: Một HTTT được phát triển
bởi người dùng cuối cùng với sự giúp đỡ chút ít hoặc không chính thức của chuyên
gia tin học. Tuy còn nhiều hạn chế nhưng việc phát triển hệ thống do người sử
dụng thực hiện thường mang lại hiệu quả rất nhiều cho tổ chức. Đặc điểm của
những phần mềm này là phạm vi nhỏ, cấu trúc đơn giản, phát triển độc lập, phục
vụ nhu cầu cá nhân là chính.

Ưu điểm: được sử dụng bởi chính người phát triển, thỏa mãn được nhu
cầu của người dùng.

Nhược điểm: hệ thống được phát triển nhanh thường thiếu công nghệ tiên tiến, tài
liệu không được xây dựng thích hợp và kịp thời, gặp nhiều lỗi nếu quy trình
phát triển không chuyên nghiệp.

Phương pháp thuê bao: Đây là phương pháp xây dựng và vận hành một hệ thống
nhằm thỏa mãn nhu cầu của tổ chức bởi sự giúp đỡ của các chuyên gia HTTT hay
CNTT. Hình thức này thích hợp và phổ biến với nhiều tổ chức có những đặc thù
riêng. Phương pháp này có hai hình thức:

- Xây dựng nội bộ: Hệ thống được phát triển bởi các chuyên gia hệ thống
thông tin, công nghệ thông tin trong nội bộ doanh nghiệp.
- Gia công bên ngoài: Là hình thức thuê một doanh nghiệp khác để phát triển
hệ thống.

b. Cách tiếp cận chính để phát triển HTTT

9
Có hai cách tiếp cận cơ bản để phát triển HTTT: cách tiếp hướng chức năng
(Functional-Oriented) và cách tiếp cận hướng đối tượng (Object- Oriented
Approach).

Cách tiếp cận hướng chức năng:

- Là cách tiếp cận dựa vào chức năng nhiệm vụ là chính. Khi phát triển một
HTTT, công việc chủ yếu trước hết tập trung nghiên cứu tìm ra các chức năng mà
hệ thống mong muốn.
- Phân rã chức năng và làm mịn dần theo cách từ trên xuống (Top/Down):
Hệ thống sẽ được phân tích dựa trên các chức năng hoặc quá trình và được chia
thành các hệ thống con, tạo ra cấu trúc phân cấp các chức năng.
- Các đơn thể chức năng trao đổi với nhau bằng cách truyền tham số hay sử
dụng dữ liệu chung: Một hệ thống bao giờ cũng được xem như là một thể thống
nhất, các chức năng không thể riêng lẻ mà luôn có sự trao đổi dữ liệu với nhau.
Để thực hiện trao đổi với nhau chúng sử dụng dữ liệu chung hay truyền tham số.
- Tính mở và tính thích nghi của hệ thống này là thấp vì hệ thống chủ yếu
xây dựng dựa vào chức năng nhiệm vụ là chính mà trong thực tế các chức năng,
nhiệm vụ lại hay thay đổi.
- Khả năng tái sử dụng bị hạn chế và không hỗ trợ cơ chế kế thừa: Cách tiếp
cận theo hướng chức năng không hỗ trợ cơ chế kế thừa.

Các tiếp cận hướng đối tượng:

- Theo cách tiếp cận này, phân tích hệ thống không tập trung vào nhiệm vụ
mà tập trung nghiên cứu tìm hiểu các đối tượng trong hệ thống (là những thực thể
như người, sự vật, sự kiện…)
- Xem hệ thống như là một tập các thực thể, các đối tượng. Đây là quá trình
phân tách hệ thống thành các đơn thể đơn giản được lặp đi lặp lại nhiều lần cho
đến khi được những thực thể tương đối đơn giản, dễ hiểu và cài đặt chúng, không
tăng độ phức tạp khi liên kết chúng lại với nhau trong hệ thống.

10
 - Các lớp đối tượng trao đổi với nhau bằng các thông điệp: khi có yêu cầu dữ
liệu nào đó, một đối tượng sẽ gửi một thông điệp (gọi một phương thức) cho đối
tượng khác. Đối tượng nhận được thông điệp yêu cầu sẽ phải thực hiện một số
công việc trên dữ liệu mà nó sẵn có hoặc tiếp tục yêu cầu những đối tượng hỗ trợ
khác để trả lời cho đối tượng đã yêu cầu.
- Tính mở và tính thích nghi của hệ thống cao vì khi có yêu cầu thay đổi, chỉ
thay đổi những lớp đối tượng có liên quan hoặc bổ sung thêm lớp đối tượng mới
để thực hiện nhiệm vụ mà hệ thống cần.
- Hỗ trợ sử dụng lại và cơ chế kế thừa: các lớp đối tượng được tổ chức theo
nguyên lý bao gói và che giấu thông tin tăng hiệu quả kế thừa và độ tin cậy của
hệ thống.

c. Đánh giá khả thi phát triển một HTTT

- Khả thi kỹ thuật: xem xét về các khả năng kỹ thuật hiện có như về thiết bị,
về công nghệ và khả năng làm chủ công nghệ đủ đảm bảo thực hiện các giải pháp
công nghệ thông tin được áp dụng để phát triển hệ thống.
- Khả thi kinh tế: Khả năng tài chính như nguồn vốn và số vốn có thể huy
động trong thời hạn có cho phép thực hiện dự án. Lợi ích mà hệ thống được xây
dựng có thể mang lại bao nhiêu, ít nhất là đủ bù đắp chi phí bỏ ra để xây dựng nó.
Những chi phí thường xuyên cho hệ thống hoạt động (chi phí vận hành) có thể
chấp nhận được đối với tổ chức.
- Khả thi về thời gian: dự án được phát triển trong thời gian cho phép, tiến
trình thực hiện dự án phải trong giới hạn đã cho.
- Khả thi pháp lý và hoạt động: hệ thống có thể vận hành trôi chảy trong
khuôn khổ của tổ chức, điều kiện quản lý mà tổ chức có và trong khuôn khổ của
pháp lý hiện hành.

2. Ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý văn phòng

2.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Information System) là
hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và các thiết bị
11
được sử dụng để cung cấp những thông tin có ích cho các nhà quản lý và ra
quyết định.

Các hệ thống thông tin quản lý được phát triển bắt đầu từ thập niên 60
nhằm cung cấp các báo cáo quản lý. Hệ thống thông tin quản lý là những hệ
thống trợ giúp các hoạt động quản lý ở các cấp độ của tổ chức. Chúng dựa chủ
yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các
nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức.

2.2. Các chức năng cơ bản của hệ thống thông tin quản lý
Các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và báo cáo
siêu liên kết đều có tác dụng trợ giúp các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo thực thi
tốt hơn và kịp thời hơn quá trình ra quyết định.

Nói chung, các HTTT quản lý đều thực hiện các chức năng cơ bản sau
đây:

- Cung cấp các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và báo
cáo siêu liên kết.

- Cung cấp các báo cáo có khuôn mẫu cố định và thống nhất để các nhà quản lý
khác nhau có thể sử dụng cùng một báo cáo cho nhiều mục đích khác nhau.

- Cung cấp các báo cáo ở dạng sao cứng hoặc sao mềm: Phần lớn các báo cáo
quản lý được in ra giấy (gọi là báo cáo ở dạng sao cứng), một số được hiển thị ra
màn hình (gọi là báo cáo ở dạng sao mềm), ngoài ra báo cáo có thể được gửi ra
tệp phục vụ nhu cầu xử lý tiếp theo trong các phần mềm khác mà không phải
nhập dữ liệu lại.

- Cung cấp các báo cáo dựa trên dữ liệu nội bộ lưu trữ trong hệ thống máy tính:
Các báo cáo quản lý sử dụng chủ yếu nguồn dữ liệu nội bộ có chứa trong các
CSDL, một số ít hệ thống thông tin quản lý sử dụng nguồn dữ liệu từ bên ngoài
về các đối thủ cạnh tranh, về thị trường và các vấn đề khác.

12
2.3. Xu hướng của hệ thống thông tin quản lý
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, các doanh nghiệp đang có xu hướng đẩy
mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT). Nếu như trước đây các doanh
nghiệp Việt Nam hầu như còn xa lạ với việc ứng dụng hệ thống thông tin phục
vụ cho công tác quản lý. Chỉ có một số ít doanh nghiệp có tính đặc thù và có
tiềm lực tài chính mới áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ vào việc
quản lí của mình. Nhưng giờ đây, đó không còn là điều mới mẻ nữa mà phần
nào đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý ở mọi cơ
quan khác nhau, từ các cơ quan công quyền, khối hành chính sự nghiệp, tới các
cơ quan trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh, tạo ra của cải vật
chất cho toàn xã hội. Các doanh nghiệp đã nhận thấy hiệu quả từ việc sử dụng
CNTT và những lợi ích của việc sử dụng máy tính trong hoạt động sản xuất,
kinh doanh và để lưu trữ, khai thác, xử lý những thông tin sẵn có trong doanh
nghiệp.

Một câu hỏi đặt ra ở đây là bằng cách nào mà mạng Internet có thể giúp các
doanh nghiệp tăng khả năng kinh doanh của nó? Trước hết, đó là do khả năng
trao đổi nhanh chóng thông tin từ nơi này tới nơi khác, giúp cho các doanh
nghiệp, đặc biệt là các công ty đa quốc gia có khả năng thiết lập hệ thống liên
lạc và trao đổi những kế hoạch hành động một cách nhanh chóng và đúng lúc.
Thông tin nhanh và kịp thời bao giờ cũng là yếu tố luôn được lưu ý tới. Các kỹ
thuật truyền thông ra đời từ trước tới nay đều nhằm giúp cho con người có khả
năng trao đổi thông tin nhanh nhất. Sự ra đời của mạng Internet cũng không nằm
ngoài mục đích đó.

Bên cạnh khả năng cung cấp thông tin lớn mạnh và tức thời, Internet còn là một
mạng lưới tiếp thị tốt nhất mà ngày nay các doanh nghiệp có thể sử dụng để tiếp
cận các khách hàng trực tiếp và gián tiếp của mình ở mọi nơi trên thế giới.

Một xu hướng nữa mà ngày nay cũng đang được các doanh nghiệp hết sức
chú ý tới đó là xu hướng tự động hóa các quá trình sản xuất và quản lý trong doanh

13
nghiệp. Sự tiêu chuẩn hóa quá trình quản lý với tiêu chuẩn quốc tế ISO, đã trở
thành một thách thức đối với các doanh nghiệp.

Một xu hướng nữa mà ngày nay cũng đang được các doanh nghiệp hết sức
chú ý tới đó là xu hướng tự động hóa các quá trình sản xuất và quản lý trong doanh
nghiệp. Sự tiêu chuẩn hóa quá trình quản lý với tiêu chuẩn quốc tế ISO, đã trở
thành một thách thức đối với các doanh nghiệp.

Nếu trong những dây chuyền sản xuất như vậy, sự truyền thông tin từ một
bộ phận này qua một bộ phận khác không liên tục và chính xác hay hệ thống thông
tin nội bộ trong các doanh nghiệp đó hoạt động không hiệu quả, thì việc quản lý
quá trình sản xuất sẽ trở nên hết sức khó khăn. Có thể nói sự phát triển và ứng
dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động quản lí kinh
doanh sẽ là xu thế tất yếu của đối với tất cả với doanh nghiệp.

2.4. Ứng dụng của hệ thống thông tin quản lý

Chúng ta đang sống trong thời đại tin học nhờ sự phát triển vượt bậc của
công nghệ thông tin. Có thể nói tin học đã và đang đi vào mạnh mẽ, xâm nhập
ngày càng sâu vào đời sống của con người trong mọi lĩnh vực công nghệ, kinh tế,
xã hội, trong các lĩnh vực quản lý nhà nước, quản lý doanh nghiệp, trường học
…với tính năng thân thiện, gần gũi, đáp ứng đúng nhu cầu và mang lại nhiều lợi
ích cho đối tượng sử dụng.

Quản lý văn phòng cũng không nằm ngoài xu hướng đó. Đây là công việc
tương đối phức tạp, cần nhiều thời gian, công sức để quản lý một khối lượng lớn
về thông tin, con người, hơn nữa trong môi trường này, yêu cầu thông tin đòi hỏi
phải chính xác, thống nhất, đáp ứng cho nhiều mục đích khác nhau. Với vấn đề
trên và nhờ thấy được những lợi ích mà tin học hóa mang lại, ứng dụng hệ thống
thông tin trong quản lý văn phòng đã được áp dụng rất nhiều.

Những ứng dụng hệ thống thông tin áp dụng đưa vào văn phong, quản lý
có ở các phân hệ như: quản lý nhật ký công việc, quản lý công văn, hồ sơ công
việc, hồ sơ lưu trữ, tra cứu tìm kiếm công văn, hồ sơ, kết xuất báo cáo, nhắc việc
14
tự động… Các HTTT được dùng trong doanh nghiệp làm các quy trình được tin
học hóa, chặt chẽ, hiệu quả hơn ở những bộ phận áp dụng, doanh nghiệp quản lý
các vần đề được dễ dàng hơn, công việc của nhân viên được trợ giúp tiết kiệm
được thời gian, chi phí, linh động trong công việc.

15
 CHƯƠNG 2: PHÁT BIỂU BÀI TOÁN

1. Lý do chọn bài toán.

Cao Đẳng Kỹ Thuật Công Nghệ Hòa Bình là một trường cao đẳng nghề nghề
nhỏ thuộc Thành phố Hòa Bình được thành lập vào năm 2002. Gồm có 5 khoa
nghề đào tạo chính. Với đặc điểm là trường Cao Đẳng nghề nhỏ miền núi nên hiện
tại trường vẫn chưa có một hệ thống quản lý nào để quản lý học sinh, sinh viên
Hiện nay công tác quản lý học sinh, sinh viên tại trường vẫn còn nhiều bất cập đa
số các công việc liên quan đến học sinh sinh viên và thống kê đều được thực hiện
thủ công hoặc sử dụng các phần mềm Excel đơn giản. Chính vì vậy em đã quyết
định thực bài tiểu luận “Xây dựng hệ thống quản lý sinh viên của trường Cao đẳng
Kỹ thuật Công nghệ Hòa Bình”. Hệ thống sẽ có các tính năng mà người quản lý
quan tâm như cập nhật dữ liệu, thống kê thông tin của học sinh, sinh viên theo
yêu cầu, …
2. Cơ sở pháp lý chung.
Hiện nay tại trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ Hòa Bình với công tác
tuyển sinh đầu vào là xét tuyển gồm có các hệ đào tạo sau:
- Hệ sơ cấp nghề
- Hệ trung cấp nghề
- Hệ cao đẳng nghề
+ Hệ sơ cấp, trung cấp nghề yêu cầu tốt nghiệp THPT, THCS hoặc tương
đương.
+ Hệ Cao Đẳng nghề yêu cầu tốt nghiệp THPT hoặc tương đương.
Với công tác quản lý sinh viên được thực hiện theo quy trình sau:
Thông tin của học sinh, sinh viên: Mã, họ tên, giới tính, ngày sinh, địa chỉ,
tên lớp, niên khóa
Trường quản lý khoa, khoa quản lý lớp.

16
 Công tác quản lý sinh viên theo một cách riêng lẻ giao cho phòng công tác
HSSV, khoa và các giáo viên chủ nhiệm quản lý gây nên nhiều bất cập và hay
nhầm lẫn thông tin hoặc muốn lấy thông tin của một sinh viên nào đó phòng công
tác HSSV phải nhiều thời gian tìm kiếm.

17
 CHƯƠNG 3: CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG

1. Khảo sát hệ thống.

1.1. Đối tượng và các mối quan hệ được quản lý.

Đối tượng quản lý gồm:

- Sinh viên
- Lớp
- Khoa
Mối quan hệ chính được quản lý đó là sinh viên của các lớp và các khoa.
Dữ liệu được thu thập từ danh sách các sinh viên của các lớp được lập.

1.2. Thuộc tính của các đối tượng

Sinh viên

Mỗi sinh viên có:Mã sinh viên,tên,ngày sinh.

Các sinh viên khác nhau được xác định thông qua mã sinh viên.

SinhVien
MaSV
TenSV
NgaySinh

Lớp

Mỗi lớp có:Mã lớp,tên lớp,giảng viên.

Các lớp khác nhau được xác định thông qua mã lớp.

Lop
MaLop
TenLop

18
Khoa

Mỗi khoa có: Mã Khoa,tên khoa.

Các khoa khác nhau được xác định thông qua mã khoa.

Lop
MaKhoa
TenKhoa

1.3. Quan hệ của các đối tượng

Sinh viên với lớp:

Mỗi lớp có ít nhất 1 sinh viên và có thể có nhiều sinh viên.Một sinh viên
thuộc vào 1 lớp nhất định.

Lớp với khoa:

19
 Mỗi khoa có ít nhất 1 lớp và có thể có nhiều lớp. Một lớp thuộc vào 1
khoa nhất định.

Bảng từ điển dữ liệu:

ST Thuộc tính Diễn giải Thực thể /

T Mối kết hợp
1 MaSV Mã Sinh Viên SinhVien
2 TenSV Tên Sinh Viên SinhVien

1.4. Yêu cầu chức năng của hệ thống

Quản trị

 Xem thông tin một sinh viên.

 Sửa thông tin một sinh viên.

 Xóa thông tin một sinh viên.

 Thêm thông tin một sinh viên.

 Xem thông tin một lớp.

 Sửa thông tin một lớp.

 Xóa thông tin một lớp.

 Thêm thông tin lớp.

 Xem thông tin một khoa.

 Sửa thông tin một khoa.

 Xóa thông tin một khoa.

 Thêm thông tin khoa.

 Thoát chương trình.

Ràng buộc toàn vẹn:

Ràng buộc khóa:
20
 Muốn xóa 1 đối tượng nào thì phải xóa khóa ngoại trong các đối tượng mà

nó tham chiếu đến.

 Xóa một lớp thì phải xóa tất cả sinh viên thuộc lớp đó.
 Xóa một khoa thì phải xóa tất cả các lớp thuộc khoa đó.
2. Mô hình hóa hệ thống
2.1. Mô hình thực thể kết hợp

2.2. Mô hình vật lý

21
2.3. Mô hình dữ liệu quan hệ

Lop(MaLop,TenLop,MaKhoa)
SinhVien(MaSV,TenSV,NgaySinh,GioiTinh,DiaChi,MaLop)
Khoa(MaKhoa,TenKhoa)

Bảng mô tả thiết kế cơ sở dữ liệu

 SinhVien
STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú
1 MaSV String 10 Khóa chính
2 TenSV String 30
3 NgaySinh Datetime Mm/dd/yy
4 GioiTinh String 10
5 DiaChi String 50
6 MaLop String 10 Khóa ngoại

Dữ liệu mẫu:

22
23
 Lop
STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú
1 MaLop String 10 Khóa chính
2 TenLop String 30
3 MaKhoa String 10 Khóa ngoại

Dữ liệu mẫu:

 Khoa

STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

1 MaKhoa String 10 Khóa chính
2 TenKhoa String 30

24
Dữ liệu mẫu:

25
 3. THIẾT KẾ GIAO DIỆN

Tổng quan:

Xem sửa xóa sinh viên

Xem sửa xóa lớp

26
Xem sửa xóa khoa

DL của khoa

DL của lớp

27
DL Sinh viên

28