Republika ng Pilipinas KAGAWARAN NG INTERIOR AT PAMAHALAANG LOKAL, IKALAWANG REHIYON Sentro ng Pamahalaang Panrehiyon, Carig Sur, Lungsod ng Tuguegarao, Cagayan Me jlg.gov.ph PANREHIYONG SIRKULAR Bilang_ 2D PAKSA : PATNUBAY SA PAGSUSULAT NG MGA OPISYAL NA KOMUNIKASYON AT PAGSISIWALAT NG MGA PATAKARAN PETSA 25 Agosto 2021 Alinsunod sa Pandepartamentong Sirkular Big. 2021-016 mula sa tanggapan ng Kalihim at upang masiguro ang pagkakapareho ng mga liham, istilo ng pagsusulat ng mga dokumento at iba pang mga komunikasyon, ang mga sumusunod na patakaran ay susundin |. PANGKALAHATANG PATNUBAY A. Opisyal na Letterhead Lahat ng opisyal na dokumento ay gagamitin ang naaprubahang letterhead sa unang pahina ng dokument. B. Logo at Header ‘Ang opisyal na letterhead ng Kagawaran ay gagamitin sa lahat ng uri ng komunikasyon na matatagpuan sa tuktok ng papel at nakapaloob dito ang logo, pangalan, kinatatahanan at impormasyon sa pakikipag-ugnay, ayon sa mga sumusunod Logo - 1" x 1" 0 2.54cm x 2.54cm, naka-sentro at buo ang kulay; Republika ng Pilipinas — Arial, Sukat 10, Sentence Case; Kagawaran — Arial, sukat 11, lahat malalaking titik, Bold, Address — Arial, sukat 10, Sentence Case; at Website - Arial, sukat 10, may hyperiink; aPona Ang mga Rehiyong may sariling /ogo ay maaring gamitin ito, at kasama ang pangalan ng Panrehiyong Tanggapan na maaring ilagay sa pagitan ng pangalan ng Kagawaran at Address. “Matino, Mahusay at Maaasahan” Tel. (076) 377-9618Pigura 1: Opisyal na Letterhead ng DILG Rehiyon - I! | | Republika ng Pilipinas KAGAWARAN NG INTERIOR AT PAMAHALAANG LOKAL IKALAWANG REHIYON Sentro ng Pamahalaang Panrehiyon. Carig Sur, Lungsod ng Tuguegaraa. Cagayan http://region2 dilg gov ph C. Opisyal na Footer at Pahina ng mga Dokumento Lahat ng mga dokumento ay gagamitin ang opisyal na footer sa unang pahina. Nakasaad dito ang Brand Personality ng Kagawaran taglay ang mga katagang “Matino, Mahusay at Maaasahan” at mga detalye sa pakikipag-ugnay sa tanggapan na pinagmulan ng dokumento. Sa mga dokumentong nagtataglay ng higit pa sa isang pahina, susundin ang istilong: “Page 2 of 3”, sa pagpapahina at ito ay magsisimula lamang sa ikalawang pahina. Huwag magiagay ng numero ng pahina sa mga dokumentong nagtataglay ng iisang pahina o sa unang pahina ng mga dokumentong may dalawa o higit pang pahina. Pigura 2: Opisyal na Footer ‘DILG Brand Personality Font Anal ‘Size: @ Calor Black ‘Typetace: Sentence Case, Bold Alignment: Center “Mating, Mahusay at Maaasahan” Tel. (078) 377-3618 : Wastong Pagnunumero ng mga Pahina | Page 2 of 3 PoD. Pagkakakilantan ng Pinagmulan ng Dokumento Lahat ng mga naaksyonan o naihandang dokumentong ay magtataglay ng Office Code na magsisilbing gabay upang matukoy ang pinagmulan at ang may akda ng dokumento. Pigura 3: Halimbawa ng Office Code ‘The PhilSys Policy and Coordinating Council (PSPC), in which the Department is a ‘member, is in charge of the formulation of policies and guidelines to ensure the effective coordination and implementation of the Philippine Identification System (PhilSys) pursuant to Section 16 of Republic Act No. 11055 or the Philippine Identification System Act Relative thereto, the Undersecretary for Plans, Public Afairs and Communications is hereby designated as the Department's principal representative and the Assistant Secretary for Plans and Programs as the alternate representative to the PSPCC. Please be guided accordingly. UNDERSECRETARY BERNARDO C. FLORECE, JR. Officer-In-Charge E. Paggamit ng mga Abbreviations at Acronyms ‘Ang mga Acronyms ay babaybayin at nakapaloob sa panaklong sa unang pagkakagamit. Gumamit lamang ng mga abbreviations kung ang tatanggap ng komunikasyon ay pamilyar sa kanilang kahulugan F. Agwat ng mga Talata at Linya ‘Ang mga linya sa talata ay paghihiwalayin ng single space at double space naman sa pagitan ng mga talata. Gumamit ng full block format. at gamitin lamang ang indentation para sa mga listahan ng numero at bullets Pigura 4: Halimbawa ng Block Format at Indentation ng Listahan ng Numero [Tis partarns fo the request or dala forthe Trancal management assessment DIG ‘inline with the ongoing study on the Tranesetion Technical Assistance (TRTAY) for the Integrated Flood Risk Management Sector Project (IFRMSP) under the Asian Development Bank's (ADB) Technical Assistance Special Fund (TASF). In this regard, we are providing you the following necessary documents/information for your reference: 1. DILG's Organization Chart and number of employees as of 2020 (regular, JOs) 2. Finance Organization Chat including the corresponding sections (Accounting and Budget) 2. No. of employees as of 2020 (regular, job order) . Functional chart of Accounting and Budget Division 3. Organizational and functional chart of OPDS and no. of employees 44. Accomplished ADB Financial Management Assessment QuestionnairesG. Linya ng Paksa Ang linya ng paksa ay maikli at tiyak sa layunin ng dokumento. H. Lagda / Signature Block ‘Ang Signature Block ay dapat mayroong dalawang puwang bago ang lagda. Ang talata sa ilalim ng pahina ay dapat may sapat na puwang para sa dalawang linya ng sulat at dalawang linya ng sulat sa susunod na pahina. Subalit, kung ang huling talata ay mayroong isang linya, maaari itong ilagay sa susunod na pahina kasama ng signature block. itim 0 asul na tinta lamang ang gagamitin sa paglagda ng mga dokumento |. Linya ng Petsa Ang petsa ay susundin ang pormang buwan/araw/taon. J. Istilo ng Font, Sukat at Kulay) Gagamitin ang Arial Font, sukat 12 sa buong dokumento, bukod sa mga komunikasyong nakadirekta sa Tanggapan ng Pangulo, kung saan ang gagamiting sukat ay 14. Gumamit ng itim na font bukod sa mga hyperlinks at email addresses. K. Page Layout (Sukat ng Papel at Margin) ‘Ang gagamiting papel ay may sukat na 8.27 x 11.16 pulgada or Ad bukod sa mga kontrata, at mga legal na dokumento kahalintulad ng mga pleadings, decisions, resolutions atbp. kung saan ang gagamiting papel ay may sukat na 8.5 x 14 pulgada o legal-sized na papel. ‘Ang Margin ay dapat isang pulgada sukat mula sa tuktok, ilalim, kaliwa at kanan ng dokumento. Habang kalahating pulgada para sa header ng unang pahina at sa mga footer. Pigura 5: Sukat ng Margin sa Header at Footer analPigura 5.1: Margin sa tuktok, kaliwa at kanan ng mga susunod na Pahina For man Pape Document, reece eens re —- Pes ion neh content ad page manera . Health protocols (ie., quarantine venue whether tenon facity-based or home-based, numberof quarantine days, testing requtements, discharge and release protocols) c. Other details applicable fees, name of LGU «——_—» focal person, contact details) Margo. — 3.1.1.2 Legal Basis (tite and date of ordinance or executive 1" — ‘order containing said protocol/s) ‘823.12 An online monitoring form is availabe through the following link: hip (oil GoMPMROE. Kindly fil out the forms not later than February 19, 2021. Itis understood that no further documents or requisites are required by the LGU if no information is inputted in the monitoring form beyond the set deadline, except those required by the national government. L. Istilo ng mga Dokumento Upang makamit ang mas propesyonal at organisadong dokumento na kaaya-aya sa mambabasa, pilin ang ikalawang istilo mula sa mga pagpipilian sa Styles Group ng Microsoft Word na “No Spacing”. Pigura 6: No Spacing Option ll MGA TIYAK NA PATNUBAY ‘A. Paghahanda ng Memorandum ‘Ang Memorandum ay ang opisyal na pamamamaraan ng pakikipag- ugnayan sa pagitan ng mga kawani ng isang Tanggapan. Ito ay maaring magtaglay ng direktiba, abiso 0 dagdag kaalaman para sa mga kinauukulan.‘Ang Memorandum ay binibuo ng mga sumusunod: 1. Heading — magsisimula dalawang puwang pagkatapos ng letterhead at nilalaman nito ang sumusunod a. Memorandum Line - ang katagang “MEMORANDUM” ay naka bold at lahat ay nakasulat sa malalaking titik; b. Addresee — ang Addresee line ay naka bold at lahat ay nakasulat sa malalaking titik. Ito ay may iba't-ibang pag- uuri Katulad ng: i, TO — ginagamit tuwing ang memorandum ay para sa opisyal 0 kawani ng tanggapan na may mas mababang katungkulan; ii. FOR —ginagamit tuwing ang memorandum ay para sa opisyal 0 kawani ng tanggapan na may kapantay o mas mataas na katungkulan; iii, FOR / TO — ginagamit tuwing ang memorandum ay para sa mga pinagsamang opisyal at kawani ng tanggapan na may mas mataas, pantay at mas mababang katungkulan; iv. THRU — ginagamit sa memorandum upang ipagbigay alam sa mga kinauukulan para makapagbigay sila ng kanilang komento o rekomendasyon, partikular kung ang kanilang mga tagubilin ay makakaapekto sa mga iminungkahing aksyon; v. ATTENTION - ginagamit sa memorandum upang i- direkta ang komunikasyon sa partikular na indibidwal o organisasyon. c. Pangalan ng Addresee ~ ang pangalan ng Addresee ay naka bold at lahat ay nakasulat sa malalaking titik. llalagay ang katungkulan o posisyon ng addressee ayon sa mga sumusunod na panuntunan: i. Ang katungkulan/posisyon ay babaybayin ng buo Ngunit ang mga unang titik lamang ang nakasaad sa malaking titik; ii. Kung lisa lamang ang addressee, isusulat ng buo ang kanyang tanggapan sa ilalim ng kanyang pangalan, ngunit hindi ito naka-bold.ili, Kung may higit pa sa isang addressee, sapat na ilagay ang pinaikling (abbreviated) pangalan ng kanilang tanggapan pagkatapos ng kanilang mga pangalan. Subject Line — ang katagang “SUBJECT” ay naka bold at nakasulat sa malalaking titik. Ito ay matatagpuan isang puwang sa ibaba ng addressee line at isang puwang sa itaas ng date line. Date Line - ang petsa ay susundin ang pormang buwan/arawitaon. Hindi ito naka-bold. Katawan — taglay nito ang nilalaman ng komunikasyon. Dapat ito ay malinaw, maikli at nakatuon sa punto at diwa ng mensahe na madaling maiintindihan ng mambabasa. Pangwakas — ang mga elemento ng pangwakas ay ang mga sumusunod: a. Signature Block — ito ay binubuo ng pangalan ng indibidwal na may awtoridad na lumagda, kanyang katungkulan at tanggapan ng pinanggalingan ng documento, i. Ito may magsisimula tatlong puwang mula sa huling pangungusap ng katawan ng dokumento. ii, Ang pangalan at mga titulo ng tagalagda ay naka- bold at nakasulat sa malalaking titik. Ang titulo, kung meron man, ay isusulat pagkatapos ng pangalan. il, Ang katungkulan ay ilalagay sa ilalim ng pangalan ng tagalagda at ang unang titik lamang nito ang malaki. b. End Notations — ito ay kasunod ng signature block, matatagpuan ito dalawang puwang sa ilalim at may istilong Arial, sukat 8, kasama at nakaayos tulad ng mga sumusunod: i. Encl: (Enclosure) — ito ang kalakip na dokumento ng komunikasyon at taglay nito ang pangalan o paglalarawan sa nakalakip at petsa ng nasabing dokumento. ii, DMS Reference Numberil Ce: (Cross Copy/Copy Furnish) — Nilalagay dito ang pangalan at katungkulan ng mga indibidwal na nais bigyan ng kopya ng komunikasyon. Ang pangalan ng tatanggap ay nakasulat lahat sa malalaking titk at hindi naka-bold. Kung ang tatanggap ay sa labas ng Kagawaran, isama ang address. Pigura 7: Halimbawa ng mga End Notations Enc: Minutes ofthe QMS Management Review dated October 30, 2020 OASFCIEAAMDITop | l 0 VDENSING i, Cuaty Management Represenistve ——a1 “ec” meaning cross copy B. Paghahanda ng Liham Gamitin ang opisyal na liham tuwing makikipag-ugnayan sa mga ahensya, organisasyon o mga indibidwal sa labas ng Kagawaran. ito ay binubuo ng mga sumusunod A. Date Line/Date Stamp — ang petsa ay susundin ang pormang buwan/arawitaon. Hindi ito naka-bold at ilalagay dalawang ang pagitan mula letterhead, B. Inside Address - ito ay ilalagay isang puwang pagkatapos ng date line. Ang unang linya sa address line ay nakasulat lahat sa malalaking titik at naka bold maliban sa courtesy title 1. Kung ang linam ay para sa indibidwal, isama ang mga sumusunod iv. v. Courtesy title at buong pangalan Katungkulan Organisasyon o Pangalan ng Negosyo Buong address at Zip Code Munisipalidad/Lungsod, Probinsya at Bansa 2. Kung ang liham ay para sa pribadong organisasyon, isama ang mga sumusunod: ii Pangalan ng Organisasyon Buong address at Zip Code Munisipalidad/Lungsod, Probinsya at BansaC. Salutation Line — ito ay ilalagay isang puwang pagkatapos ng inside address. Isulat ang katagang ‘Dear’ sa normal na text at sinusundan ng naka-bold na courtesy title, apelyido at colon. D. Katawan — Ito ay naglalaman ng mensahe ng liham. —, Pangwakas - gamitin ang mga katagang “Very truly yours” o “Lubos na sumasainyo” para sa mga regular na komunikasyon Gamitin naman ang mga katagang “Respectfully yours’ sa mga dokumentong para sa Tanggapan ng Presidente o mga miyembro ng Senado at Kongreso. ‘Ang Panrehiyong Sirkular na ito ay agarang magkakabisa pagka-apruba at lahat ng mga nakaraang sirkular at patnubay na hindi ayon o tugma sa mga probisyon ng sirkular na ito ay maituturing na napawalang-saysay. Kahalintulad, ang sirkular na ito ay mananatiling may bisa maliban na lamang kung ito ay mapapalitan ng panibago at mas naaangkop na sirkular. Inyong matutunghayan ang templates ng mga komunikasyon sa pamamagitan ng bit /y/bim-femplates ‘Ang Seksyon ng mga Talaan at Dibisyon ng Pananalapi at Pang-administratibo, ay inaatasan para sa malawakang pagpapalaganap ng sirkular na ito para sa kaalaman at patnubay ng lahat kawani at empleyado ng DILG Rehiyor-Il Para sa lubos na pagtalima JONATHAN . LEUSEN, JR., CESO Il Direktor iyonal conomss \ EADSLSilome