PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

PANDUAN AGENDA DAN PELAKSANAAN MESYUARAT JPMS SEKOLAH

(Data Berakhir Februari, Mei, Ogos Dan November)

Peringatan: JANGAN diada-adakan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan

Maklumat Sekolah (JPMS) jika mesyuarat tidak dilaksanakan untuk elak Tindakan
Tatatertib diambil kerana memalsukan maklumat. Mesyuarat hendaklah dilaksanakan 4
kali setahun (sebelum 10 haribulan di atas).

1. Mesyuarat JPMS melibatkan perbincangan berkenaan dengan data sekolah yang

dimasukkan dalam Sistem Pengurusan Sekolah (SPS). Data SPS terbahagi kepada
tiga komponen utama :
1. Modul Pengurusan Sekolah –

a. Maklumat berkaitan sekolah

i. Profil am
ii. Pengurusan sekolah
iii. Kedudukan sekolah
iv. Kawasan
v. Bangunan
vi. Bilik
vii. Kuarters guru
viii. Peralatan
ix. Kemudahan sukan
x. Tandas
xi. Kenderaan
xii. Tempat letak kenderaan

b. Maklumat Asrama (Sekolah Mempunyai Asrama)

i. Bangunan asrama
ii. Bilik-bilik asrama
iii. Peralatan

1
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

2. Modul Pengurusan Guru – Maklumat berkaitan guru dan bukan guru

Dalam Sistem e-Operasi

a. Peribadi
b. Perkhidmatan
c. Kelulusan akademik
d. Kelulusan ikhtisas
e. Latihan
f. Elaun
g. Mata pelajaran ajar
h. Sejarah perkhidmatan
i. Kokurikulum
j. Tugas khas

ii. Bukan Guru ( Staf )

1. Peribadi
2. Perkhidmatan
3. Kelulusan
4. Latihan
5. Elaun
6. Sejarah perkhidmatan

c. Maklumat guru dan staf (pengesahan dan verifikasi

data individu dibuat sebelum mesyuarat dengan semua
guru dan staf)


Cadangan pengesahan dan verifikasi data
Melalui edaran maklumat diri yang telah di cetak dari EMIS
Online kepada semua guru/staf dan dipungut semula untuk proses
semakan, pengemaskinian dan penyelarasan data EMIS. Guru Data
sebagai S/U melaporkan jika guru/staf masih gagal hantar
cetakan semakan dalam mesyuarat dan diminitkan senarai nama
mereka untuk diberi surat tujuk sebab oleh pihak pentadbir.
3. Modul Pengurusan Murid – Maklumat berkaitan murid dalam Sistem
APDM

i. Enrolmen & kelas

ii. Murid yatim
iii. Murid pemulihan
iv. Murid asrama
v. Murid inklusif
vi. Murid kelas elektif
vii. Murid POL
viii. Murid ke tingkatan peralihan
ix. Murid ke thn 1 dari / tanpa prasekolah
x. Murid beragama Islam
xi. Murid mengulang
xii. Pemegang biasiswa
xiii. Penghuni asrama
xiv. Murid mendaftar tahun 1
xv. Murid cicir (berhenti sekolah)
xvi. Murid cicir (masuk sistem lain)
xvii. Murid bukan warganegara Malaysia
xviii. Kelas cantum
2
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH
 
Pengesahan dan verifikasi data Enrolmen

GK/PK HEM membentang dan mengesahkan makumat enrolmen seperti di atas

semasa mesyuarat. Satu salinan hendaklah diserahkan kepada S/U untuk dikemaskini
dalam SPS jika berlaku perbezaan data. Hanya data yang dikeluarkan oleh Jawatan
Kuasa HEM diistilahkan sebagai “data rasmi enrolmen sekolah”.

2. Pengesahan data sekolah dalam mesyuarat JPMS adalah merupakan DATA RASMI
SEKOLAH dan hendaklah diguna dalam proses kemaskini data SPS.

3. Elakkan dari Guru Data MENCARI data bersendirian di sekolah. Semua AJK
mesti membekal data masing-masing sebelum mesyuarat dan mengesahkan
data semasa mesyuarat. GK/PK Kokurikulum boleh membantu mengesahkan
maklumat penglibatan guru sebagai Guru Penasihat berdasarkan
Kelab/Persatuan, Sukan/Permainan dan Unit Beruniform.

Perlaksanaan JPMS dan Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) Di Peringkat Sekolah

1. Setiap AJK JPMS memainkan peranan dalam mengesahkan dan membekalkan data yang
terlibat secara langsung dengan bidang tugas masing-masing di peringkat sekolah. Guru
data boleh memaparkan SPS kepada AJK untuk pengesahan. Contohnya J/Kuasa HEM
membekalkan data enrolmen pelajar terkini kepada guru data untuk dikemaskini dalam
SPS sebelum mesyuarat.

2. Cadangan menyemak maklumat guru dan staf :

a. Data maklumat guru dan staf boleh dicetak dan diedarkan untuk disahkan oleh
guru dan staf berkenaan serta dipungut kembali dengan TANDATANGAN
GURU/STAF bagi tujuan pengemaskinian sekiranya terdapat sebarang
perubahan maklumat. Sebarang perubahan maklumat yang hendak dilakukan
mestilah dirujuk kesahihannya dengan pihak pentadbiran sekolah (melalui
rujukan fail dan kerani sekolah ) .
b. Semakan maklumat guru/staf dengan merujuk fail peribadi guru atau
BRP di pejabat dengan mendapat kebenaran dari pihak pengurusan
sekolah.

3. Segala komponen maklumat data SPS hendaklah dikemaskini mengikut data semasa
sebelum tarikh akhir kutipan data SPS (Modul Pengurusan Sekolah) atau APABILA
BERLAKU PERUBAHAN.

4. Utiliti Semakan Ralat Data SPS (Modul Pengurusan Sekolah) boleh dibentangkan dan
ralat-ralat sepatutnya telah dibersihkan oleh guru data. (Penerangan ralat yang disemak
hendaklah dijelaskan
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

dengan sebaik-baiknya oleh guru data kepada AJK JPMS).

5. Lampiran cetakan pengesahan sekolah (Modul Pengurusan Sekolah) dipaparkan kepada

AJK untuk semakan bersama.

6. Headcount/Bilangan guru dan staf mengikut gred dan perjawatan hendaklah disemak
dan diselaraskan antara data SPS dan Headcount semasa. PK Pentadbiran hendaklah
membentangkan headcount semasa termasuklah melaporkan senarai guru/staf baru
berkhidmat berkhidmat dengan kerajaan dan senarai guru/staf lama berpindah (masuk
atau keluar sekolah). Juga disahkan Jawatan yang masih belum diisi berdasarkan
kelulusan Penyata Perjawatan Sekolah (Boleh rujuk cetakan e-Operasi).

7. Dokumen yang perlu dihantar ke PPD selepas setiap berakhirnya kutipan data SPS (Modul
Pengurusan Sekolah) ialah :
a. Lampiran pengesahan data SPS (Modul Pengurusan Sekolah) .
b. Minit mesyuarat JPMS (Minggu kedua Bulan Februari, Mei, Ogos dan November)
c. Cetakan Laporan Ralat Data SPS (Modul Pengurusan Sekolah).

8. Tarikh akhir dokumen cetakan perlu dihantar ke PPD adalah 5 hari setelah berakhirnya
tarikh akhir Kutipan Perdana Data EMIS. Bermaksud sekolah perlu hantar semua
dokumen pada 15 Februari, 15 Mei, 15 Ogos dan 15 November setiap tahun ke PPD.

9. Segala dokumen berkaitan dengan semakan data SPS (Modul Pengurusan Sekolah) yang
dilaksanakan setiap kali kutipan hendaklah difailkan di peringkat sekolah untuk
memudahkan semakan semula semasa pemantauan JPMS dan pengauditan data SPS
(Modul Pengurusan Sekolah). Pastikan satu salinan perkara 7 di atas disimpan dalam
fail SPS (Modul Pengurusan Sekolah).

10. Oleh itu, adalah amat penting untuk sekolah-sekolah sentiasa mengemaskini data SPS
(Modul Pengurusan Sekolah) pada setiap masa bagi memastikan data SPS (Modul
Pengurusan Sekolah) daerah dan negeri adalah yang data yang terkini dan sahih agar
dapat memenuhi permintaan data sekolah sama ada di peringkat KPM/JPN/PPD.

11. Semua AJK yang terlibat hendaklah membantu dalam membekal /

memperbetulkan data di bawah kawalan masing-masing. Sebagai contoh:

4
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

12.1 Guru Perabot

Mengesahkan semua maklumat berkaitan peralatan sekolah (seperti bilangan

kerusi, meja dan sebagainya) adalah betul dan terkini. Guru Data selaku
Setiausaha bolehlah memancarkan Menu Peralatan semasa mesyuarat
sebagai panduan pengesahan data semasa mesyuarat.

12.2 Guru Penyelaras ICT

Mengesahkan bilangan perlatan ICT dibawah kawalan beliau. Antaranya ialah

peralatan seperti bilangan komputer dan pencetak (termasuk di makmal,
pejabat, asrama dan peralatan PPSMI). Pengesahan kemudahan internet di
sekolah berfungsi atau tidak.

12.3 Guru Jadual Waktu

Mengesahkan Jadual Waktu Peribadi TERKINI semua guru telah diberi satu
salinan kepada Guru Data sebelum mesyuarat JPMS untuk dikemaskini. (Jika
berlaku sebarang perubahan jadual – Guru Jadual hanya perlu memaklum dan
berfokus kepada perubahan itu sahaja).

PERINGATAN : Guru Jadual Waktu hendaklah mengesahkan dalam

mesyuarat “TIADA JADUAL HANTU” wujud di sekolah. Untuk makluman,
Guru Jadual Waktu boleh dikenakan Tindakan Tatatertib jika bersubahat
dan memalsukan maklumat Jadual Waktu. JPN MENASIHATKAN semua
pihak akur akan perkara ini untuk menjaga imej pendidikan.

12.4 Setiausaha Peperiksaan (UPSR/PMR/SPM)

Mengesahkan SEMUA GURU telah “key-in” markah peperiksaan dan penilaian

mengikut subjek dan kelas diajar dalam Sistem SAPS mengikut tempoh
ditetapkan. Untuk mengelak masalah “Jadual Hantu”, semua SU Peperiksaan
boleh membantu dengan MEMBENTANGKAN Senarai Guru Yang TIDAK
“key-in” apa-apa markah dalam SAPS. Juga menjelaskan sebab tiada subjek,
tiada kelas ajar, tiada markah serta diminitkan dalam mesyuarat. ( Rujuk
Senarai Pengguna SAPS seperti contoh di bawah).

5
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

Gambarajah 1 : Senarai Pengguna SAPS Sekolah

Dalam data SPS (Modul Pengurusan Guru) guru nombor 19 di atas,

beliau mengakui mengajar 14 waktu seminggu (subjek perdana/PPSMI
dan kelas diajar) dan terima Elaun BISP setiap bulan.

Rujukan SAPS seperti gambarajah atas jelas menunjukkan guru nombor

19 ini sendiri melaporkan kepada NKRA, KPM beliau TIDAK
MENGAJAR sebarang subjek perdana/PPSMI dalam mana-mana kelas
serta TIDAK “key-in” sebarang markah peperiksaan/penilaian.

Tindakan:

Guru Jadual Waktu hendaklah merujuk jadual induk dan jadual individu
guru yang diragui seperti ini. Semak subjek dan kelas berkenaan siapa
sebenarnya mengajar. Bandingkan antara JADUAL PERIBADI dengan SPS
(Modul Pengurusan Guru) dan SAPS. Jika terdapat keraguan atau
salahlaku J/K JPMS boleh usulkan siasatan susulan jika benar berlaku.

13. Data SPS (Modul Pengurusan Sekolah) hendaklah dimuat turun pada setiap hujung
bulan untuk simpanan pihak sekolah bagi rujukan data SPS(Modul Pengurusan Sekolah)
mengikut bulan. Data yang dimuat turun adalah dalam bentuk zip file (Lihat contoh cara
simpanan fail di bawah) dan disimpan dalam fail SPS (Modul Pengurusan Sekolah).
Untuk memudahkan penyimpanan, data SPS (Modul Pengurusan Sekolah) boleh diburn
dalam CD atau dalam apa jua bentuk storan data yang lain mengikut pihak pengurusan
sekolah.
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

Cara menyimpan fail emis5.zip (Arkib)

1. 28 Februari 2015 – Muat turun emis5.zip.

(Rename sebagai emis5_280215.zip)

2. 31 Mei 2015 – Muat turun emis5.zip

(Rename sebagai emis5_310515.zip)

3. 31 Ogos 2015– Muat turun emis5.zip

(Rename sebagai emis5_310815.zip)

4. 30 November 2015– Muat turun emis5.zip

(Rename sebagai emis5_301115.zip)

Ikut langkah di atas untuk simpan fail emis5.zip seterusnya jika dirasakan perlu
untuk bulan-bulan yang lain. Ini bermaksud sekolah mempunyai simpanan data
(Arkib) sekurang-kurangnya 1 fail sebulan. Namun sila muat turun setiap kali ada
melakukan kemaskini data dan laksanakan semak ralat tanpa perlu tunggu arahan
surat rasmi JPN/PPD.

Pemberitahuan :

1. Ini hanyalah suatu garis panduan dan boleh diubah suai oleh pihak
pengurusan sekolah mengikut kesesuaian sekolah.
2. Guru Data hendaklah mengedarkan Garis Panduan kepada semua Ahli
Jawatankuasa JPMS.

3. Garis panduan ini juga bertujuan membantu pihak pengurusan sekolah

mengesan kepincangan data di peringkat awal, sebelum data diterima
pakai oleh PPD/JPN/KPM, kerajaan negeri dan agensi lain.

Unit Teknologi Dan Maklumat,

Pejabat Pendidikan Daerah Sepang
7