CONTROL DE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS | (e) yra ores ICCC mA un CML CTS REGO nace ER UR elec) eM Oe Rese) " Eine es ar ae ia se PE as SR » ay, 4 ieee = >~SERIE TRILLAS TURISMO El avance del turismo en el mundo, pero es- ppecialmente en los paises industrializados del rea occidental, ha propiciado ef surgimiento de estudios descriptivas y analiticas que pre- tenden explicar las caracteristicas esenciales de dicho fendmeno. Este no es solo de indole social y econémica, sino también de carécter cultural, ya que por medio de él, y de una forma agradable, es posible adquirir nuevos conacimientos y obtener experiencia inolvi- ables. La exgencia de analizar,sistematizar y planificar lo referente a la prestacién y el con- sumo de servicios responde a los requeri- mientos de crecimiento de este sector. Editorial Trllas, consciente de la trascenden- cia econémica que reviste para nuestro pais ~y para el resto de América Latina el desarro- lio de la industria turstica, ofrecea sus lectores tna serie de obras orientadas a impulsar esta actividad. Los autores, un destacado equipo de profe- sionales con gran experiencia en el campo, se proponen cubrir las necesidades de los estu- diantes y profesionales de las carreras de turis- ‘mo en sus niveles técnico y superior, asf como satisfacer la demanda bibliogrfica generada por el érea de capacitacién. Para lograrl, di- sefaron una serie de obras que cubren las ‘reas principales de a actividad turstica,CONTROL DE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS |CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS | Alfredo Youshimatz Nava TRILLAS @Catalogacién en ta fuente Yushmate Nave, Alredo Control de costos de almentos y bebidas |. ~ 2a ed. ~ Maco : Tas, 2006 (reimp. 2010) 166 pi; 24cm, incuye incices (SBN 978.-968-24.7275.6 1. Alimentos - Industria y comerco. 2. Bebidas. 5 Contra de costes. If D- Gal 0681Y392c {C-HFS6B6-FOI6VE2 4277 ‘CONTROL BF COSTOS OF ‘AUMENTOS ¥ BEBIDAS 1 ‘son propiedad elector Finguna parte de ‘tz obra puede ser reproducida 0 vasmtida, medante ningun stema o método,electrénico 0 mecénico (nckuyendh e! fotocopiado, la grabacién (© cualquier sistema de secuperaoin y ‘imacenamento de ivorrmacssn, ‘sn consentimiento por escrio del editor Derechos resensados © 2006, faitonalTtas, 5A. de CV Divisién Acminetratve ‘Au. Rio Churubusco 385, Col Gal Pecro Mara Anaya, CP.03540, Ménco, D. F Tei 56884255, FAX 56041 364 Destin Comercial Calzada ce a Vga 1132 €P.09459, Meco, 0. F Tel, 56350995, FAX 56350870 Tienda e On etrillas.com. mx ‘Miembro de ta Cémara Nacional de 1a Industra Catv) ‘Reg. nim, 158 Primera edieiin HM (SEN 968-15-1575-8) eo) Segunda ecioén 5 San 978.968.26-72756 (Prevera pubcada por EdtotelTilas, 5.8. de C. V) +n) Reimpresién, 2010° Irmpreso en Ménco Printed in Hence_ Tengo la satisfaccién de prologar esta edicién de la obra Covzor ‘cosTos DE ArMeNTos y BeatDAS I, la cual ha sido reformada, de esta area, muy necesario para la “industria de la hospitalidad’. Es oportuno puntualizar que este nuevo trabajo va encaminado s Ia ensefianza-aprendizaje, tanto de profesores y alumnos de dife- niveles de educacién, como de personal que labora en hoteles taurantes; no obstante, puede ser de gran utilidad para quienes deseen conocer més Ia especialidad, toda vez que esta escrito de una manera clara y sencilla cone finde facili Ia nternalizacin de los Ta sedge del turismo se est apuntalando como un pilar de Por ello, este libro es imprescindible para el buen desempeno en area y, por ende, para la también llamada “industria sin chime- , no hay que soslayar que los ingresos generados en Ambito del sector, representan de 50 a 70% del total percibido or los hoteles, los cuales son la columna vertebral de la actividad En 6pocas de austeridad es menester que se optimicen los recur- os de las diversas dreas de una empresa, de tal suerte que la mis- na sea menos vulnerable a los avatares del mundo globalizado. La esente obra ofrece al elemento humano que maneja o manejard 5Jos destinos de esta divisién, los conocimientos fundamentales que Je permitan contribuir con ese equilibrio. Portanto, espero que este trabajo sea un escalén mAs en el exitoso ascenso que el profesor Youshimatz inicié aftos atrés con la publica~ cidn de obras de indudable interés para el sector turistico. Segura- mente, CONTROL DE cosTos DE ALIMENTOS ¥ BEBIDAS I, lograré rebasar los objetivos de la edicién anterior, pues su contenido se ha nutrido con Ja basta experiencia de su autor, a quien envio mis sinceras felicita clones a nombre del gremio hotelero por seguir incrementando los conocimientos que impulsan el dinamismo y profesionalizacién de nuestra querida actividad: el turismo, la industria de la esperanza. Cordialmente Lic, Mrovet, Torruco Marques 6 rectocoSO DE ESTE LIBRO Esta nueva edicién de Conrrot pe costos DE ALIMENTOS ¥ BEBIDAS I, -concibié como un recurso facil de usar para el profesor, as{ como ara él estudiante o lector, pues facilita la planeacién y seguimiento Fe cases y rec tices mesconarion para on clon ie Gate ce efianza-aprendizaje. La presente obra es una creacién del profesor Alfredo Youshi- stz Nava, autor de varios libros para la especializacién de la hote- asf como manuals para diferentes insttucioneseducaivas Cada tema se respalda en el programa de estudios, en el cual se izan los detalles, seguimiento, explicacién, ejemplos y précti- para la materia, lo que hace mds facil cada sesién; ademés, los s podran prepararse anticipadamente y al profesor le facili- Smpatir su e&tedre, ya que ambos conoeerdn y hablardn lsRESPALDOS, Este est disefiado incluso con dibujos, formatos, diagramas, or- ganigramas, etc., con el fin de facilitar el proceso enseflanza-apren- dizaje. Se recomienda que, para ampliar sus contenidos, el profesor efecttie acetatos, diapositivas, videos, cintas, hojas de rotafolio, pre- sentaci6n por computadora, proyector de cuerpos opacos, bibliogra- fia especializada, etoétera. ACTIVIDADES EN CLASE, 1. Las actividades serdn determinadas por el profesor y respaldadas utilizando este libro, lo cual acrecentara la participacin del estu- diante, ademas de proporcionarle informacién, variedad y activida- des, ya sea en forma individual o en grupos, para casos de estudio y prictica, lo que redundaré en beneficios para el estudiante. En cuanto al profesor, le daré pautas para evaluar sus participaciones en clase. 2. Alempezar cada sesién no olvidar la presentacién del objetivo de la misma, para que al terminar se verifique si éste se alcanz6. 3. Enterar a los alumnos acerca de la importancia de preparar la cla- se, para lo cual deberan repasar en sus casas la tiltima cétedra que se les imparti6. 4. Al principio de la sesién, se levard a cabo un repaso répido de lo visto en la tiltima clase, para reafirmar Io aprendido, verificar dudas, apuntes y participacién por parte del alumno. Se sugiere utilizar el sistema “lluvia de ideas” por ser el més gil PARTICIPACION DE LOS ALUMNOS EN CLASE Se debe animar a los alumnos para que participen activamente encada sesion, teniendo cuidado de ir directamente al tema, minimi- zando las discusiones que no se relacionen con la materia o con la clase. El profesor podra tomar en cuenta esta participacién para efecto de sus calificaciones, considerandola para sus alumnos como una motivacién cuantitativa. Asi, los alumnos podrén participar en la preparacién de la clase, segtin lo sefialado en los respaldos de este libro con los trabajos que el profesor sefiale, ya sea individualmente o en equipos. 8 neomconUSIONES Elfin que se busca con lo anteriormente expuesto es lograr : mayor identificacién del profesor con los alumnos y viceversa, debido aprovechamiento del sistema dle ensefianza-aprendi- En el caso de los lectores particulares que no sean estudian- tomardn en cuenta los conceptos anteriores, pues sirven de ss, tanto para los profesores como para los alumnos.Uso de este libro, 7. Componentes, 7. Respaldos, 8. Actividades en clase, 8. Participacién de los alumnos en clase, 8. Conclu- siones, 9. 1, Introducci6n al estudio del control de costos y su importancia en hoteles y restaurantes ‘Tema 1. Areas de venta de alimentos y bebidas en los hoteles, 19. Tema 2. La importancia del Departamento de alimentos y bebidas como fuente de ingresos en comparacién con el De- partamento de habitaciones, 20. Tema 3. Gréfica para mostrar Jos ingresos o ventas de un hotel y las divisiones que las gene- ran, 21, Tema 4. Consecuencias que se originan en alimentos yy bebidas como principal generador de ingresos en el hotel, en comparacisn con el area de habitaciones, 22, Tema 5. Resu- miendo todo lo visto anteriormente, se podran determinar las conclusiones, 23, Tema 6. Evaluaciones del profesor, 24. Unidad 2. Ubicacién del puesto de contraloria de costos de alimentos y bebidas dentro del organigrama de un hotel ‘Tema 1. Presentacion del organigrama de un hotel tipo para ubicar al Contralor general y al Contralor de alimentos y be- Didas, 27. Unidad 3. El uso del sistema administrativo Hamado ciclo de control ‘Tema 1. F1 ciclo de control, 35. Tema 2. Aplicacién del ciclo de control, 36. Tema 3. Diagrama de flujo del ciclo de control, 37. 15 7 BETUnidad 4, Objetivos del Contralor de alimentos y bebidas y sus funciones diarias, semanales y mensuales 39 ‘Tema 1. Introduccidn a las funciones, 41. Tema 2. Funciones generales del Contralor de alimentos y bebidas, 42. Tema 3. Funciones diarias del Contralor de alimentos y bebidas, 44. ‘Tema 4. Funciones semanales del Contralor de alimentos y be- bidas, 47. Tema 5. Funciones mensuales del Contralor de ali- mentos y bebidas, 48. Unidad 5. Requisicién de mercancias en el almacén 31 ‘Tema 1. Presentacién de un diagrama para mostrar cémo fun- ciona un almacén de hotel para requerir y despachar mercan- cias, 53. Tema 2. Divisin de los alimentos y bebidas, $4."Tema 3. Requisicién de los productos perecederos, 55. Tema 4, Re- quisicién de los productos no perecederos, 59. Tema 5. Requi- siciones para restaurantes, 63. Unidad 6. Compras 65 ‘Tema 1. Importancia del Departamento de compras en un hotel orestaurante, 68. Tema 2, Organigramas para ubicar el Departa- mento de compras en un hotel o comprador en un restaurante, 68. Tema 3. Caracteristicas del Gerente 0 Jefe de compras, 70. ‘Tema 4. Funciones del comprador, 71. Tema 5. Centralizacién de las compras, 72, Tema 6. Politicas de compras, 73, Tema 7. Especificaciones estindar de compras, 75. Tema 8. Ordenes de compra, 79. Tema 9. Diagrama de flujo que sigue un requeri- miento de alimentos y bebidas, 82. Unidad 7. Recepeién de mereancias 8s ‘Tema 1. Recibo de mercancias, 87. Tema 2. Modificaciones en las facturas o remisiones, 91. Tema 3. Reportes diarios de mer- cancfas recibidas, 93. Unidad 8. Almacenaje de mercancias 99 ‘Tema 1. La importancia de los almacenes como factor deter- minante en el control de costos en los alimentos y bebidas, 101. ‘Tema 2. Normas por seguir para el comprador para efecto del almacenamiento de los insumos, 103, Tema 3. Temperaturas de las mercancfas, 103. Tema 4. Indicaciones para el almace- naje de productos perecederos, 104. Tema 5. Control de tem- peraturas en cémaras y aparato de refrigeraci6n y congelacién, para almacenamiento de alimentos, 106. Tema 6. Congelado y descongelado de las carnes, 107. Tema 7. Sistema de control de canes y otros, por medio de etiquetas, 109. Tema 8. Sistemas para el almacenaje de los productos no perecederos, 115. Tema ‘9, Determinacién de claves para las mercanctas, 118. Tema 10, 12 neoxeooowrmace‘Sistemas para el almacenaje de bebidas, 120. Tema 11. Obser- _yaciones sanitarias en el almacén, 121. Tema 12. Procedimien- “tos para los controles del almacén, 122. Tema 13. Registros de ‘los movimientos de mercancfas, 123. 9, Salidas de almacén “Tema 1. La importancia de las salidas del almacén para cono- el costo bruto, 131. Tema 2, Horarios de entrega, 132. Tema Recibo de solicitudes por anticipado, 132. Tema 4. Firmas autorizadas, 133. Tema 5. Formato para el despacho de mer- ‘eancfas, 133. Tema 6. Control numérico del formato, 136. Tema 7. Costeo del formato, 137. Tema 8. Afectacién del kardex 0 ‘sistema y tarjetas de almacén, 137. Tema 9. Libros de costos -auxiliares para concentrar las salidas de almacén, 138, Tema 10. Control de las mercancias de uso inmediato, 140. Tema 11. Prictica, 140. 10. Controles para la produccién de alimentos “Tema 1. Control de produccién diaria en las eocinas, 143. Tema 2. Controles en carnicerfa, 144, Tema 3. Mermas y desperdi- ‘cios, 144, Tema 4, Manejo. adecuado de los sobrantes de pro- duccién, 145, Tema 5, Consumos de alimentos sin control por cel personal de las cocinas, 145. Terna 6, El almacenaje de las " mercancias en la cémara de conservacién o refrigeradores de las cocinas, 146. 11, Reportes diarios de costos de alimentos ‘Tema 1. Importancia de los reportes de costos, 149, Tema 2. Los diferentes reportes de costos diarios, 150, analitico Inovce De conrmeDo 129 141 147 155 187 13Al tratar el tema de alimentos y bebidas, se presenta un conjunto actividades que deberan ser desarrolladas por personas altamen- calificadas en cada una de las divisiones con las que cuenta esta ea, dado que en muchos hoteles es la principal fuente de ingresos upera la que corresponde a otro tipo de ventas, tales como habi- aciones, etc. De ahf la importancia de su manejo en forma eficiente profesional, ya que en caso contrario se mermaran, de manera erable, las utilidades del hotel o empresa, El Departamento de control de costos de alimentos y bebidas es parte vital de la organizaci6n, pues a través de un analisis de costos, 9$ altos ejecutivos podrén tomar decisiones para alcanzar el objeti- go deseado. Para llevar a efecto lo anterior, es necesario contar con an experto en la materia: el Contralor de costos de alimentos y bebi- das (CAB), quien llevaré a cabo, en forma de supervision y control, | desarrollo de la operacién de alimentos y bebidas. Con esto se iferentes compafifashoteleras, companias cue mentacién para industrias y hospitales, elaboraci6n de programas cdtedras en universidades, escuelas superiores y especializadas, ;puntes, libros y manuales de hoteles, analiz6 y escogié los temas, 15formatos y sistemas que determinan la metodologia del aprendiza- je, asf como lograr una mejor comprensién de este tema. Por tanto, no se pretende que este libro sea suficiente para implan- tar sistemas de control de costos de alimentos y bebidas en un hotel o empresa sino que, con base en é1, se generalice el sistema y sirva como obra de consulta en cuanto a sus formatos, temarios y reco- ‘mendaciones, asi como de base al estructurar o definir un sistema de control de costos de alimentos y bebidas, haciendo notar que es titil consultar el libro Cowrrot ne cosros DE ALIMENTOS ¥ BEBIDAS II, para asi tener un mejor respaldo, ya que éste contiene temas complementa- rios muy interesantes que seran de gran ayuda para los lectores. 16 emoovocssSduccién al estudio del control de costos y su importancia en hoteles y restaurantes Lanecesidad del CAB, dentro dela industria hotelera, sera de acuer- 3con la magnitud del hotel, en cuanto a los servicios con los que éste enta para satisfacer las necesidades y gustos de los huéspedes en el fea de alimentos y bebidas. Enalgunos hoteles, esta actividad a desarrolla el Gerentede alimen- y ae ie Jo cual debera tener los conocimientos necesarios, “Otros hoteles cuentan con una gran variedad de centros de consu- ‘de alimentos y bebidas como son: restaurantes, cafeterias, eventos, bares, centros nocturnos, discotecas, eteétera. __En los casos mencionados la presencia del CAB es indispensable, e 50 necesitara ayudantes para poder llevar a cabo un control efi- profesional de los movimientos para la operacién de alimentos~ CONOCIMIENTOS PREVIOS ‘* Conocer los diferentes departamentos que tiene un hotel chico, ~ mediano y grande, principalmente: alimentos y bebidas. I Areas de venta de alimentos y bebidas en los hoteles. Hoteles chicos Hoteles medianos Hoteles grandes Alimentos Cafeteria o mini Cafeteria Dos CafeteriasHoteles chicos | Hoteles medianos | Hoteles grandes | Alimentos i Restaurante | Ties restaurantes con diferentes especialidades Eventos especiales | Eventos especiales | Room service Room service (24 horas) Bebidas Posible bar (en algunos | Lobby bar casos se concesiona) | Bar ‘Tres bares | Discoteca Dos discotecas Centre nocturno | Dos centros nocturnos Sugerencias 1, Analizar'y concretizar por promedios, las capacidades de habita- ciones de cada una de las tres divisiones anteriores, con investi- gaciones en: SECTUR y la Asociacién Mexicana de Hoteles y Mo- teles, asi como las areas de venta con las que cuentan. 2. Hacer notar que mientras més grandes sean los hoteles, las areas de venta de alimentos y bebidas se incrementan para poder satis facer las necesidades de los huéspedes. 3. Insistir al alumno respecto de la importancia de la afluencia a las dreas de venta de clientes que no son huéspedes, es decir, de fuera, lo cual incrementaré en gran forma los ingresos del De- partamento de alimentos y bebidas. Tema 2 Lo importancia del Departamento de alimentos y bebidas como fuente de ingresos en comparacién con el Departamento de habitaciones. En un hotel de 500 habitaciones, sélo podran ingresar las rentas de estas habitaciones, no mais; por tanto, el ingreso esté limitado al niimero de las habitaciones con las que cuenta. 20 unanaos. srmcoucaen at esrunso Dn. cONTRDL DE COSTESélimismo hotel las areas de venta de alimentos podrta decir \\ @) ;no estén tan limitadas como en habitaciones, pues se puede r gente a los bares en caso de que los restaurantes estén llenos, yodrén agregar mesas y sillas; en caso necesario, cabe la posi- de implementar otras areas de venta como son los jardines, yssalones de banquetes pequetios, ademas de aumentar los de operaciones de las Areas, etcétera. Gréfica para mostrar los ingresos © ventas de un hotel y las divi- ‘que las generan, ures 7% Habitaciones 40% 41.1. Representacibn del total de ventas, es decir, 100%. El concepto otros incluye: * Cambio de moneda, * Tintorerfa y lavanderia. '* Otros ingresos, etcétera, Lo anterior nos muestra la posici6n del departamento de Alimen- os y bebidas en cuanto a generador de ingresos, y esto aumenta en oteles mas grandes, ya que contaran con mas areas de venta, es de- alimentos y bebidas. Teas ncaesosoverasoeunora — 21@ Consecuencias que se originan en alimentos y bebidas como prin- cipal generador de ingresos en el hotel, en comparacién con el érea de habitaciones, Personal que se emplea como ama de Ilaves, para tener lista la habitacin desocupada para su venta inmediata, I, Camarista, cpor qué? Los alumnos podran aclarar IL. Mantenimiento, gpor qué? _el porqué, de acuerdo con IIL. Supervisora de piso, ¢por qué? sus funciones en cada IV. Roperfa, epor qué? puesto. En cambio, para preparar un platillo fuerte para su venta en un Grea de venta (véase fig. 1.2). ¢Cudnto personal se necesitars? ‘Area reparation Area desersiis Hf ‘Are odminseativa { 3.Cajero. : i chef jecutio. f Lcomprador, 2 Chet deren P Palmacenista 4 Gocinere de mess ra. 5 4. Gocinero de mesa caliente, 5 Cocinero de parla. 6 Cocinero de salsas. 7. Gamnicero. 4 Fanadero, Figura 1.2. Personal que interviene en la preparacién de un platilloruerte. Sugerencias 1. Determinar las funciones generales de cada uno de los puestos anteriores con la participacién de los alurnnos y la coordinaci6n del profesor, tanto de ama de laves como de alimentos. 2. Concientizar al alumno en cuanto a la separaciGn del personal 22 unuoao 1 nermoouocion aL ESTUDIO Del CONTROL DE CosTOS‘4reas dentro de alimentos para, posteriormente, hacer el or- de un restaurante. profesor preguntaré qué pasarfa si esa habitacién que se arre- giG, no se vendiera. Los alumnos contestaran sus puntos de vista, jero pensando que tinicamente no le pasaria nada, pues est her éticamente cerrada, ademas de no percibirel ingreso correspon- te. profesor preguntar4 en comparacién, qué pasarfa si el plati- ‘mencionado no se vendiera, Los alumnos intervendran expo- 44) El personal responsable tendr que conservar los materiales que se utilicen en ese platillo para evitar su descomposicién, +) Se podrin reutilizar, ya sea en su estado original o en otra pre- paraci6n: por ejempio, si el platillo contiene papas al homo o papas al vapor, éstas ya no se podrén usar en esa forma para el dia siguiente; el chef en estos casos las convertiré, como suge- rencia, en una crema parmentié, sopa de papa y poro, etcétera. ¢) El profesor enfatizara que los productos no se deberdn tirar, ya que tienen un valor econémico; por tanto, deshacerse de ellos serfa tirar dinero y en control de costos esto no se permi- te, Cabe mencionar que si en un momento, algdn ingrediente muestra que no esta en buena condicién, se tendré que dese- char para evitar algdn problema con los clientes. 4) Eluso, cuidado y buen manejo de dichos productos requiere que el personal responsable sepa cémo darles un buen uso y manejo para evitar tener que desecharlos. Resumiendo todo lo visto anteriormente, se podrén determinar las jones siguientes: a) Controlar, vigilar y supervisar a todo el personal que esta in- volucrado en el manejo de las mercancfas para evitar malos uusos, sustracciones y desperdicios que se originan al desechar alguno de ellos. b) Determinar sistemas, procedimientos y controles para evi- tarlos. ) Lograr que la operacién de alimentos esté dentro de los pre- ‘supuestos. ras concumonss 23Hasta el momento, solamente nos hemos referido a los alimen- tos, pero falta lo correspondiente a bebidas, lo que aumenta la com- plejidad y problemstica de supervisar a la gran cantidad de personal involucrado en el manejo, uso y venta de estos dos rubros. Debido a dicha problematica, la hoteleria determina crear el pues to 0 area de Control de castos de alimentos y bebidas para llevar a cabo los objetivos de lograr una operacion sana y redituable del De- partamento de alimentos y bebidas, generador de los mayores ingre- sos del hotel. Cabe aclarar que en términos casi generales, hasta el momento lo escrito se dirige a hoteles, pero se recordar que estos cuentan con. reas de venta de diferentes tipos y especialidades, de las cuales se podran escoger los que se requiera para el estudio de la industria res- taurantera. Ademis, es mejor exponer en términos macro y asi cada lector o estudiante retomard lo que le interese para su especialidad en forma micro. Tema 6 Evaluaciones del profesor. Es importante recordar la participacién del alumno durante la sesi6n, para verificar el grado de retencién y entendimiento del tema, con el fin de que el profesor se evahie a sf mismo y, en un momento dado, modifique su exposicién y la respalde més ampliamente, ‘La motivacién del alumno es importante para su participacién en clase. Una motivaci6n es que el profesor mencione un puntaje que se daré a cada alumno el cual ayudar en sus calificaciones. En el caso de alumnos no muy dados a participar, se debe alen- tarlos y motivarlos, haciéndoles preguntas directas y simples para facilitar su participacin. 24 eyean merncovocen at estunto om, CONTROL DE COsTOS:Ubicacién del puest# de contraloria de costos de alimentos y bebidas dentro el organigrama de un hotel‘+ Manejo de organigramas de diferentes hoteles. * Importancia de un organigrama en una empresa. * Partes que lo componen. ‘* Definir el sistema staff * Leer este libro. DESARROLLO DE LA UNIDAD Presentacién del organigrama de un hotel tipo para ubicar al Con- or general y al Contralor de alimentos y bebidas. 271, Para situar al Contralor general, al Contralor de alimentos y bebidas yal Jefe de compras y almacén de un hotel tipo (véase fig. 2.1). 2. Determinar en forma somera las funciones del Gerente ge- neral y del Subgerente, junto con los alumnos para que sirva, como recordatorio. 3. Analizar el puesto de Contralor general y su importancia den- tro de otro tipo de empresas y dentro de los hoteles, acentuan- dosuespecialidad yresponsabilidaden:administraci6n,conta- \( bilidad, economia y finanzas. Cabe sefialar que en la mayoria de las empresas este puesto lo ocupa un, ico 0 rs anu eda ser ce a eG opcién. Dentro de sus funciones, ademas de las antes sefiala- | Rea § = Figura 2.1. Organigrama para ubicar al Contralor general, al Contralor de alimentos \ybebidas y al Jefe de compas y almacén, 28das, esté elaborar los presupuestos de operacién de la empre- sa con la autorizaci6n del Gerente general; posteriormente, vigilar que nadie se salga de dichos presupuestos en todos los departamentos del hotel, asi como la responsabilidad de sal- vaguardar los activos de la empresa en términos generales. }. Crear el puesto de Contraloria de costos de alimentos y be- bidas. Debido a la necesidad y a la especializacién que se re- quiere, el Contralor general delega esta responsabilidad a un especialista: el Contralor de alimentos y bebidas. En las figu- ras 2.1 y 2.2 se presentan organigramas de ubicacién dentro dela empresa. Figura 2.2. Detale del Departamento de alimentos y bebidas del organigramea general 2910. . Analizar las funciones del Contralor de alimentos y bebidas (CAB), haciendo referencia de sus responsabilidades de salva- guardar los activos de la empresa respecto de los alimentos y bebidas Gnicamente. Hard un reporte a su jefe inmediato ‘superior, al Contralor general y a la vez informaré de sus mo- vimientos y controles al Gerente de alimentos y bebidas para tomar decisiones. . Hacer mencién de su posicién de staff ante el Gerente de alimentos y bebidas y las éreas de venta del departamenio, lo que significa ser un especialista que asesora, pero no tie- ne mando directo. Ejemplo: Al revisar las porciones de file- te de res en la carnicerfa de un drea de venta, se da cuenta de un error de mas y lo que hace el CAB es reportar a su jefe inmediato superior e informar al Gerente de alimentos y bebidas, para que éste tome decisiones y acciones con el fin de evitar el error en futuras ocasiones. . En el caso de los gerentes departamentales, con excepcién del Gerente de alimentos y bebidas, no hay necesidad de ve- rificar sus funciones ya que, en primer lugar, no correspon- deré a la materia y, en segundo lugar, el alumno los deberé conocer. . Verificar el puesto de Asistente del gerente de alimentos y bebidas. ). Analizar las funciones del Chef ejecutivo y del Jefe de bares, haciendo mencién que estén a cargo del area de elaboracién de alimentos y bebidas, respectivamente, pero aclarando que existe en cada érea de venta un gerente responsable (fig, 2.3). El organigrama de un restaurante corresponde a uno que est dentro del hotel. En el caso de uno que sea indepen- diente, es decis, fuera del hotel, los cambios se harn en el rea administrativa (véanse figs. 2.4 y 2.5). 30 reap 2 umcacion ne ruesto ne coxTHALORIA,‘TEMA 1 mresmiTAciON De oncAMCAAMA DE UNHOTE, — 31 gura 2.3. Organigrama de un restaurante del Departamento de alimentos y e ‘i bidas de un note1 Pastolere) <2 Parrllers « Sracteenend! Snactienand Figura 2.4, Organigrama tipo de un restaurante independiente, Figura 2.5. Organigrama del Departamento de contraloria de costos de alimentos y bebidas 32uss del sistema administrativo llamado ciclo de control(CONOCIMIENTOS. PREVIOS * Saber los puntos basicos del proceso administrativo, * Conocer el significado de la planeacion y sus diferentes tipos. * Saber acerca de la operacién de alimentos y bebidas. a) ‘CAB para realizar sus controles. b) Las divisiones del ciclo de control son las siguientes: 35* Planear. Es decir, determinar los sistemas, procedimientos y tiempos por utilizar, para lograr el objetivo del control de costos. * Comparar. Durante un tiempo determinado se comparan los resultados reales con los planeados. *+ Corregir. Con base en lo anterior, se modificara o enrique- ceré lo planeado; y comenzar asf otra ver el ciclo. c) El profesor ampliard los pasos anteriores con ejemplos, pre- guntas y conchusiones (fig. 3.1) Figura 3.1. Cicio de control Tema 2D Aplicacién det ciclo de control. Para el Contralor de alimentos y bebidas, el ciclo de control seré de gran ayuda para el logro de los objetivos al llevar a cabo la super- vision de: Requisiciones, Recibo de mereancias, Almacenaje. Salidas de almacén Elaboracion de alimentos y bebidas. Ventas. Reportes de costos. SNORE 36 eran uso pet sve aounnsTRaTTVODiagrama de flujo de! ciclo de control, del diagrama. Su creacién es determinante para que el ‘tenga las bases en cuanto al conocimiento de los pasos por ‘para llevar a cabo la contralorfa de costos, indicandole dénde y dénde termina, lo cual evita confusiones y logra unificar diarias, semanales o mensuales. programa de estudios de esta asignatura se basar precisa- se en este diagrama, por lo que el profesor dar4 énfasis en su en- haciendo participar a los alumnos para lograr su aprendi- Figura 3.2. Diagrama de ftjo para el controt de costos. 37Objetivos del Séntralor de alimentos y bebidas y sus funciones diarias, semanales y mensualesSaber acerca del ciclo de control. * Dominar el diagrama de flujo del ciclo de control. Leer y estudiar la bibliografia especifica. I. introducci6n a as funciones, 1. Objetivos del Contralor de costos de alimentos y aa) 4) Llevara efecto el control de costos del Departamento de alimen- tos y bebidas, por medio de técnicas y procedimientos planea- dos para estar dentro de los presupuestos de la empresa. 418 b) Por medio de sistemas y procedimientos determinados en las reas de alimentos y bebidas, el Contralor de costos supervi- sard y reportard todos los movimientos de las mercancias den- tro de la empresa, con el fin de que estén dentro del presu- puesto. 2. Funciones del Contralor de costos de alimentos y bebidas. ‘Cabe aclarar que las funciones que se verén a continuacién son generales y basicas en hoteles, las cuales se podran adaptar para restaurantes o cualquier otro tipo de empresa dedicada a la opera- cién de alimentos o bebidas. Ademas, se podran aumentar o dismi- nuir de acuerdo con las necesidades particulares de cada negocio. Se sefialardn los enunciados tinicamente con el fin de que el profesor los analice de acuerdo con la bibliografia especializada. Las funciones se determinarén por dreas de control, es decir, sepa- rando las de alimentos y las de bebidas. Tema 2 Funciones generales de! Contralor de alimentos y bebidas. Respecto de las funciones basicas para la operacién del Depar- tamento de alimentos y bebidas, la responsabilidad del Contralor es supervisar y controlar cada una de ellas, para un mejor rendi- miento, menor gasto y mayor beneficio econémico. A continuacién se hace un andlisis de los pasos que debe seguir el CAB en sus funciones generales, tomando como base el diagra- ma del ciclo de control (véase fig. 3.1, pag. 36). 1. Requisiciones del almacén. a) Supervisa las necesidades de los almacenes de alimentos y bebidas, de acuerdo con los minimos, maximos y existencias establecidas. 5) Verifica que los formatos de requisicién estén autorizados con las mercancias debidamente determinadas con base en las especificaciones esténdar. 2. Compras. @) Ser responsable de que se leven a efecto las politicas refe- rentes a esta Area, as{ como su objetivo. 42 memos omemosnn comatonInterviene en la realizacién de los estandares de compras. Revisa que las érdenes llenen todos los requisitos y estén de- bidamente autorizadas para su entrega a los proveedores. Recepcién de las mercancfas. Revisa que las basculas funcionen con exactitud. ) Verifica que las mercancias recibidas estén pesadas, conta- das y revisadas adecuadamente. ») Verifica que la mercanefa recibida esté de acuerdo con las 6r- denes de compra en cuanto a cantidad, calidad y precio, as- pectos que deberin coincidir con las facturas o remisiones del proveedor. Revisa que las facturas o remisiones estén firmadas y sella- das por el recepcionista al término de su revisién y acepta- cién. ¢) Conbase en las facturas revisaré que los informes de mercan- cfas recibidas contengan los precios unitarios debidamente calculados, asf como el detalle de cada factura o remision y ‘su totalizacion. 4. Almacenamiento de las mercancfas. 4) Supervisa la adecuada distribucién de los alimentos y bebi- das en sus respectivos lugares de almacenamiento. ) Para evitar pérdidas por descomposici6n de mercancias, ve- rifica que estén en las temperaturas adecuadas y que se usen Jas técnicas de conservacién y manejo de las mismas. ) Verifica las técnicas para el congelamiento de las carnes. 4) Revisa que se leven a efecto los controles de las carnes por medio de sus etiquetas de inventarios perpetuos. 5. Despacho de mercancfas. 4) Verifica que los productos del almacén salgan Gnicamente por medio de documentos debidamente autorizados y esta- blecidos, ) Revisa que los despachos de mereancias se hagan dentro de los horarios prefijados. c) Efectia revisiones para que la rotacién de mercancias sea ade- cuada y se eviten pérdidas. vows rucomscmemusoe common 436. Produccién y elaboracién de alimentos y bebidas. a) Supervisa las porciones, guarniciones y presentacién de los platillos, con base en recetas esténdar. b) Revisa las cmaras de conservacién para verificar silos ali- mentos se manejan adecuadamente. ¢) Supervisa la elaboracién de platillos con base en los forma- tos de 6rdenes de produccién. d) Revisa que el carnicero prepare los cortes y porciones previa- mente determinados. ) Supervisa que los alimentos de los empleados se elaboren segtin lo establecido. f) Verifica en los bares el manejo de las porciones, presenta- cién y elaboracién de las bebidas con base en las recetas estandar. ) Efecttia pruebas de calidad en las botellas de costo alto. 7. Ventas de alimentos y bebidas. 4) Se cerciora de que toda salida de alimentos o bebidas esté am- parada por comandas o cheques-comandas debidamente regis- trados. b) Efecttia 0 supervisa la rotacién de platillos de la carta o mend. ¢) Verifica que las cortesias, consumos de ejecutivos, intercam- bios y descuentos estén dentro de las normas establecidas. Tema 3 Funciones diarias de! Controlor de alimentos y bebidas. Control de alimentos 1. Coteja facturas de alimentos. Verifica las facturas contra las, 6rdenes de compra, para que ambas coincidan en productos, cantidades y precios unitarios, asf como los totales, 2. Compara los alimentos recibidos con el reporte de mer- cancias recibidas. La mercancia recibida deberd estar debi- damente anotada en el informe con las facturas correspon- dientes anexadas a él. 3. Revisa los costos unitarios de las facturas. Se supervisan los costos totales de cada producto més impuestos, fletes, ete., ysse dividen entre el niimero de unidades de cada producto. 44 cua ommnvos pet conmmation|. Totaliza los alimentos recibidos, cuadrando el formato. ‘Los costos unitarios se multiplican por el ntmero de unida- des, obteniéndose el costo total por producto, éstos se su- man para totalizar todos los alimentos recibidos, los cuales debersin coincidir con el total de las facturas o remisiones. 5. Afecta en el kardex o al sistema los alimentos recibidos. De acuerdo con lo recibido, afectaré las tarjetas de kardex, haciéndolo tanto en unidades como en valores y verifican- do el precio unitario. 6. Coteja los precios de la carne recibida con las etiquetas de carne. Las cares tienen un documento adicional que es la etiqueta de carnes. En ésta se verificara el precio unitario del tipo de carne a la que pertenece con la factura o remi- sin correspondiente que estaré anexada al informe de mer- cancfa recibida y a su factura. 7. Valora las salidas de almacén. Esto se hace deacuerdo con el precio unitario que existe en las tarjetas de kardex con el sistema, 8. Costea las transferencias entre cocinas. Si por determi- nada raz6n y en forma eventual, alguna cocina necesita al- ‘iin producio para la elaboracion y el almacén se encontra- ra cerrado por estar fuera de horario, se debera expedir un formato llamado Transferencias entre cocinas previamente autorizado por el Chef ejecutivo. Este formato lo recibir el CAB para costearlo con base en los precios unitarios del kardex, 9, Determina el costo de los alimentos enviados a cocinas. De acuerdo con los productos utilizados en la cocina para la elaboracién de la comida de los empleados, el chef rinde un informe el cual lo manda al CAB, quién costearé o valo- rard con base en los precios unitarios que se encuentren en. el kardex. 10, Control de las etiquetas de carnes. Si sereciben carnes, ve- rifica que las etiquetas tengan los datos correctos de acuer- do con las facturas al informe diario de mercancfas recibi das, y en caso de salidas de carnes, efecttia el movimiento en las etiquetas, ya sea total o parcialmente. 11, Elaboracién de reporte diario de los costos de alimen- - — >) tos. Efecttia la concentracién de todos los movimientos dela Cy operaciénde alimentos enn reporte para definirelcostoneto delovendido, para compararlo con lo planeado y determinar si se logré el objetivo y, en caso contrario, tomar decisiones. ‘wa 3 Funcones pamiasomcommmaicn 45,Control de bebidas iS Coteja facturasrecibidas. Verifica que las facturas oremisio- nes recibidas coincidan con las érdenes de compra, en cuan- to a productos, cantidades, calidades, precios, impuestos € importes totales. Calcula precios unitarios. Con los precios de caja se deter mina el precio por botella, al cual se le agregar lo correspon- diente a impuestos, fletes, etcétera. . Totaliza los informes de mercancias recibidas. En el infor- me de mercanefas recibidas, verifica los totales que deberén. coincidir con la suma de las facturas o remisiones recibidas del dia. . Valora las salidas de almacén de bebidas. Con base en los precios unitarios de las tarjetas del kardex, o del sistema valora los productos enviados a los bares para conocer el costo bruto.. . Determina el costo de las transferencias entre bares. Como el caso de alimentos, es necesario efectuar la valoracién de los traspasos en bares y se costean con base en el kardex o en el sistema. . Costea los alimentos enviados a los bares. En caso de bo- tanas que requieran elaboracién, el CAB valora estos pro- ductos con base en la receta esténdar de dichos bocadillos y, cuando no sean claborados, se basaré en las tarjetas del Kardex o en el sistema; para este movimiento utilizar el for- mato de Transferencias. . Determina el costo de las bebidas enviadas a las cocinas. Cuando alguno de los bares envie determinadas porciones de bebidas o botellas abiertas, el CAB costearé dichos envios de acuerdo con su kardex o sistema, segin el formato de Transferencias. |. Prepara el reporte diario de costos de bebidas. Concen- tra el movimiento de operacién de bebidas en un reporte y asi determina el costo neto de lo vendido, tomando en cuen- ta la formula siguiente: Costo bruto (CB) menos: Créditos (C) e igual a: Costo neto (CI y con base en las ventas, determina los porcentajes.Determina el comparativo del valor potencial de ventas de bebidas con la venta real. Con base en los consumos y ren- dimientos de las bebidas y en los precios de venta, determina Jas ventas potenciales y las compara con las ventas reales y asi define las posibles diferencias. Funciones: mnb.. de alimentos y bebidas. trol de alimentos ( 4 . Efectia pruebas de porciones de Verifica que Jas porciones y cortes de carnes, aves, pescados y mariscos, sean las especificadas en las recetas estandar, asf como los rendimientos de los mismos. Verifica la rotacién de los abarrotes en los almacenes. Fi- sicamente revisard que la rotacién de los alimentos sea lle- vada a efecto tomando en cuenta el sistema PEPS (primeras entradas, primeras salidas) Control de bebidas ( D 1. Llevard a efecto pruebas de calidad en las botellas. Ya sea en forma personal o con el respaldo del Jefe de Bares, Maitre Ahétel (jefe de comedor), se efecttian pruebas Fsicas de sa- bor y calidad, en las botellas empezadas de alto costo que se encuentren dentro de los bares. 2, Revisa en los almacenes los marbetes de las botellas,Fisi- camente verifica que los marbetes estén bien colocados y en buen estado, ya que desde el punto de vista fiscal es bastante importante, pues puede ocasionar graves problemas al hotel. 3. Efectia revisiones en cuanto a la colocacién de las bote- Ilas. Verifica, en los almacenes, que la colocacién de las botellas de vino estén en forma horizontal y a temperaturas adecua- das, sobre todo en los casos de productos de alto consumo. ‘reuas runerowessrmanatsspatcontmaton 47 Sif48 5 Funciones mensuales del Contralor de alimentos y bebidas. Control de alimentos © 1. Toma de inventarios fisicos en almacenes. El CAB super- visa la toma de inventarios fisicos en los almacenes, tenien- do cuidado de incluir todos los productos que se tengan en existencia, valordndolos con base en los precios unitarios de Jas tarjetas del kardex o del sistema. 2. Determina las diferencias entre el inventario fisico y el in- ventario de libros. Tomando los saldos de las tarjetas del kar- dex o del sistema como base, los compara con las existencias fisicas y si no coinciden, debe investigar el motivo con el fin de que cuadren. 3. Toma de inventarios fisicos en areas de elaboracién y otras. ‘Supervisa que se levanten los inventarios fisicos de las existen- cias de mercancfa, tanto en las cocinas como en los comedores yen cualquier otra érea en donde haya alimentos, valorando- los con base en el kardex, en el sistema o en recetas estandar, cuando ya estén procesados los alimentos. 4, Determina el reporte mensual de costos. Este reporte es la conclusi6n de las operaciones durante el mes; por tanto, sus resultados se basaran en determinar los costos con base en el sistema de diferencias de inventarios que es el mejor y mis exacto, para lo cual el CAB utilizaré la formula siguiente: El: inventario inicial de todas las areas (almacén, éreas de elaboracién y otros). compras del mes igual a: total de existencias. menos: inventario final de todas las areas. es ek: costo bruto. menos: créditos. resulta: costo neto de lo vendido, mas: 5. Conciliacién de los reportes diarios y mensuales. Para los efectos de una comparacién de resultados entre el reporte mensual y los movimientos acumulados de los reportes dia- rios, determina las diferencias, y aumentando o disminuyen- do en uno y otro, con el fin de que coincidan, nanan 4 omens nex comreaLonde bebidas ‘Toma de inventarios fisicos en el almacén. Como en el caso de alimentos, el Contralor de alimentos y bebidas supervisa y —— ame, | = Areas de vende alimentos, Areas de venta de bebidas, pap | > deri Paya |= | + [23 net cement Figura 5.1. Secciones que componen un almacéin de hotel alas dreas de venta Tema 2 bivisién de los alimentos y bebidas. wy Para requerir las mercancias en el almacén, primero se tiene que separar los alimentos perecederos y los no perecederos, pues cada uno de ellos tiene sistemas diferentes para requerirlos. Sus definiciones son las siguientes: < ° Productos perecederos. SOirtercancias que tienen una menor duracién de vida y requieren de mayores cuidados para su conser- vacion. Productos no perecederos. Son mercancias que tienen una ayor duracién; por tanto, no requieren de tantos cuidados para conservacién, ‘Sugerencias para rotar los alimentos dentro del almacén: ci Perecederos. 72 horas o mas, tomando en cuenta la lejanta de los centros de abasto, transportacién, tardanza del proveedor, etcétera. S54 onaoap s eaqnscacnene sancancas sh ataperecederos. Durante 15 dias © menos, recordando que mien- tiempo se tengan almacenados los productos, los resul- s seran mas benéficos. elcuadro 5.1 se muestran las divisiones y los tipos de alimen- (principalmente los abarrotes), tal como estan colocados estantes del almacén, Alimentos no perecederos 1, Frutas en almibar 2. Mermeladas 3. Galletas, pastas y duloes 4. Sopas, purés, carnes en lata 5. 6 7, Especias y condimentos 9, Mayonesas y mostazas 10, Chiles enlatados 11. Aceites y grasas | 12. Pescados y mariscos en lata | 13. Vegetales en lata 14, Jugos en lata 0 en frascos | 15, Azticar, sal y harinas 16. Arroz, frijol, eteétera 17. Vinos, licores, cervezas y refrescos Le FD agitalién de lx prociictas paracederon?— @ ‘Todos los dias, tan pronto como se abre el almacén, el Chef eje~ y el Almacenista, verifican las existencias en: almacén, c4- Tuas equiscion petosmocucrosrawcecs 55,maras de conservacién y congelaci6n; esto se hace con base en el formato de Requisicién de frescos, ylo Lista de productos perecede- ros, 0 en el caso de restaurantes, la Hoja diaria de compras. El uso de cualquiera de los tres formatos anteriores es porque ya vienen impresos todos los productos que se utilizan en el hotel 0 restaurante, ademas de que evitan olvidar algun producto. Sistema para requerir los insumos: 4) El Chef ejecutivo conoce perfectamente lo que se va a produ- cir diariamente en las cocinas del hotel, como son ventas nor males del dia, shows con alimentos, eventos, etoétera. 5) El Almacenista tomard las existencias que hay en el formato correspondiente y el Chef ejecutivo le dictaré al almacenista que anote lo requerido, tomando en cuenta las mercancfas sin rotacién, sobrantes, y de acuerdo con las necesidades de produccién. c) Tan pronto se lena el formato de requisicién de frescos, lo firma el Almacenista y el Chef ejecutivo para que se envfe al Gerente de alimentos y bebidas o al Gerente del restaurante para su revision y autorizacién. d) Inmediatamente después de autorizado, se entrega al depar- tamento de compras o comprador. En la figura 5.2 se muestra lo antes expuesto. Figura 5.2. Sistema para requerir los alimentos perecederos. En la figura 5.3 se presenta el formato de Requisicién de fres- cos, su descripeién y su distribucién. 56 penny snquascion pe msncaNctAS en nL ALMACEE5.3. Formato de Tequisicin de frescos.Detalles del formato por columnas: 1, Serd la clave de cada producto, segiin el sistema determi- nado previamente, que puede ser numérico, por letras 0 la combinacién de ambos. 2. Se anotard la base de control, conteo y uso dentro de los al- macenes y éreas de produccién. Ejemplo: kilogramo, litro, pieza, manojo, paquete, etcétera. 3. Elnombre del producto, siguiendo el orden de c6mo esté co- locado fisicamente en el almacén, tarjetas de kardex y listas de inventarios. 4, Serd el numero de unidades contadas segin la verificacién fisica. 5. El chef anotaré la cantidad de mercaneias segtin la columna 4.y las necesidades de produccién. 6. Ei comprador anotara el precio de adquisicién que se tenga, segin la dltima compra. 7. Seanotarén las cotizaciones de varios proveedores para com- pararlas con el de la columna 6. 8. Se anotard el numero de clave o nombre del proveedor que dé el mejor precio, calidad y servicio de acuerdo con las co- lumnas 6 y 7. ¥ 9. Firmas: LX ‘ Almacenista: elabora el formato. | “ Chef: da el visto bueno, Gerente de alimentos y bebidas: autoriza To solicitado. * Jefe de compras: lleva a efecto el proceso de compra. El formato consta de original y dos copias (fig. 5.4). Figura 5.4. Distrivucién del formato, 58Requisicién de los productos no perecederos, Para el requerimiento de abarrotes y bebidas, no es necesario le- inventarios diarios ni que participe el Chef, ya que estos pro- etos se pueden almacenar en mayores cantidades y, para efectos requisicién, se tomard como base el sistema de existencia anente. E! Almacenista efectuar4 inyentarios fisicos cada bY I citermiinar sus necesCdades Bastudoas pera olaen Ga os mdximos que deberdn regir para cada uno de los productos) . eee mayor facilidad, se integra un tercer concepto que se a ‘importante recordar que el inventario de alimentos se debe- tener al nivel més bajo posible, principalmente en lugares ‘donde sea facil su entrega por parte de los proveedores. Para mostrar lo anteriormente dicho, a continuacién se presen- as definiciones de y los ejemplos con cantidades. 1. Minimo. Existencia de mercancias que se tendrén en el alma- ccén para hacer frente a las ventas en un periodo determinado. 2. Stock. Existencia ideal que debers tener el almacén. 3. Méximo. Existencia de mercancfas que tendréel almacén, para hhacer frente a una sobre venta en un periodo determinado. La determinacién de los términos anteriores es la siguiente: Minimo. Con base en las recetas estndar, se verifican los ingre- ntes de cada platillo de cada carta o menti y de acuerdo con a la laridad de éstos se determina un promedio de consumo por 15 Jos cuales se multiplican por cada ingrediente. Posteriormen- ‘hace lo mismo con cada rea de venta se suman todos los con- mos de ese ingrediente, y dara el mtnimo de existencia. Esto se ar con todos los componentes. ‘Como se observard, la determinacién del mfnimo es sumamen- slaborioso, es por eso que la mayorfa de las empresas lo estable- ‘con base en experiencias de consumo en forma genérica, lo que a en modificaciones constantes y permanentes. .. En las cartas 0 ments, se toman en cuenta todas las areas de venta; mis, los altibajos de venta de platillos que puedan presentarse durante etiodo de 15 dias que se va a analizar, pensando que se puede ampliar ste, para un mejor resultado. ‘Tawas nequsicon pe Los mopucresNomauceneos SQ e>Méximo. Con base en el minimo, se saca 50% y se le agrega a a cantidad del minimo, dando ast el maximo. Stock. Es la media del minimo y maximo, es decir, se suman Jas. dos cantidades y se dividen entre 2, Ejemplo con cantidades. Siguiendo las definiciones anteriores. ‘+ Material: chicharos en lata de 375 g marca Herdez. * Minimo: 60. * Stock: 75, © Maximo: 90. Nora: Con este ejemplo se explica que el Almacenista, cuando note que tiene una existencia de 74, es el momento de requerir y se podr acerear al mfnimo, siempre y cuando tenga la certeza de que el proveedor surte de inmediato y no rebasar al minimo. El sistema para requerir los productos no perecederos es el si- guiente: / Ab 1. Todos los dias, el almacenista verificard sus existencias, lo cual podré hacer fisicamente segtin sus tarjetas de almacén, kar- dex o bien solicitarlo a su computadora personal, y de acuer- do con los tres conceptos anteriores es como requiere cada uno de los productos, 2. Siguiendo el ejemplo anterior, si tiene en existencia 74 unida- des, debera requerir 16, y si el proveedor entrega de un dia para otro, entonces tal vez esperard a tener en existencia 63 y pedir 27 unidades, que es hasta el maximo, De esta mane- ra esté tomando en cuenta dos conceptos muy importantes que son: a) Tener los inventarios lo més bajo posible. ) Al pedir mas unidades junto con otras, el comprador po- dré adquirir mayor volumen con la consiguiente posibili- dad de pedir al proveedor mejores condiciones y precios de compra. Enla figura 5.5 puede verse la manera de requerir los productos, y en la 5.6 se presenta un ejemplo del formato para la requisicion de estas mercancias. 60 ununnn 5 naqunsicion be sancanctas EL ALMACENSura 5.6, Formato de requisiion de abarrotes y bebidas, Detalle del formato por columnas: 1, Enla columna | se anotaré la clave de cada producto, segtin el sistema implementado, ya sea por letras, numérico o com- binado. 2. Enlacolumna seanotaré el nombre del articulo, teniendo cui- dado de que el orden que se siga de los productos sea igual az “TMA 4 REQUESIGION DE Los PRODUCTOS NO RIanceneRs = GL* Localizacién fisica de la mercancia en los estantes del almacén. * Tarjetas de kardex. * Listas de inventarios. * Alsistema. 3. Indica la base de control, conteo o manejo del articulo den- tro de los almacenes y areas de produccién (litro, lata, pa- quete, botella, kilogramo, bolsa, etc.) En el caso de las co- lumunas 1, 2 y 3, éstas deberan estar impresas, con el fin de evitar pérdida de tiempo u olvidar algin articulo. 4, Se anota la cantidad de mercancfas necesarias para hacer frente a una determinada venta dentro de un periodo. 5. Es la cantidad de productos necesarios que se deberd tener para hacer frente a una mayor venta dentro de un periodo. 6. Stock es la cantidad ideal de mercancias en existencia en elalmacén, es decir, la cantidad media entre la minima y la maxima. 7. En esta columna se anota la determinacién con base en la cantidad que resulte de restar de la maxima el inventario, teniendo presente que la existencia es el limite inferior. _ 8. Cantidad de unidades que se tenga en el almacén, segan el recuento fisico. 9, Se anota el ultimo precio de adquisicién del producto. 10. En esta columna se anota el proveedor seleccionado para ha- cer la compra, después de haber comparado las cotizacio- nes de dos o tres proveedores. 11, Respecto de las firmas, seré como sigue: * Almacenista: elabora el formato. * Gerente de alimentos y bebidas: autoriza lo requerido por elalmacenista. * Jefe de compras: lleva a efecto el proceso de compra. El formato consta de un original y una copia (fig. 5.7). ns aaa } [en | ee tea | ‘ae | Sc cn aos | Figura 5.7. Distrivuciin del formato. 62 5 requisi La hoja diari ntes) es la siguLa hoja diaria de compras para frutas y verduras (para restau- s) es la siguiente: ‘del restaurante 0 razén social ‘Autorizada por: Unidad | Cantidad ‘Artio | Unidad | Cantidad Chile serrano [kg Chile poblano | kg mangjo a golden. re aaa ‘chino ‘valencia ja valencia, jaroja ana macho ano tabasco ia nia ‘lane ‘Verduras yitomate guaje Lechuga orejona Lechogs romana Limeén agrio Nabo | ‘Papa blanca, Persil chino cee, Poro Rabanitoe “Tornate verde Ta ras se or cate Hass mache 'Betabel [arécaliLa hoja diaria de compras para carnes, aves, pescados y maris- cos (para restaurantes) es la que se muestra a continuacién: oe Proveedoreleido ‘Artilo | Unidad Nombre 0 razén social de la empresa ae | Fete de res (ceri | impio) Falda de res Hluesos de res Fete decordero_| Piema de cordero Gabo de cerdo Cabeza de pescado Bl proceso de ca [lets de ternera echo de ternera ‘Chuleta ahumada Jamén rebanado ‘Tocino rebanado Selchicha céetel Salchicha de eerdo Pollo wrosticero Pechugas de polle Pave Pato §) ele ale| aleelea ria) lela la) fal fale alae zPeweiore ey eye ey eer ae C&npras El proceso de cece vital para la economia de los hoteles y Departamento de alimentos y bebidas, ya que adquisiciones equivocadas afectan los costos y por ende las utili- ides de la empresa. Es de gran importancia contar con un departamento de Compras iamente preparado, es decir, que el personal conozca las técnicas meétodos modemos de compra y se haga responsable de ver que los luctos de dicho departamento sean utilizados, asf como retroali- ntados constantemente, ya que la eficacia de su funcién es deter- ante en las utilidades de las empresas, Es obligacién del comprador reducir el costo de las adquisiciones, ara lo cual deberé estar al dia en el conocimiento de los nuevos pro- ictos, mejores proveedores, y demas funciones relacionadas. Esto re- \tendra el prestigio de la empresa debido a la confianza por parte ‘os clientes y huéspedes en sus productos de calidad. Cuando el Ejecutivo de compras logra reducir $1.00 en el costo de al- ‘gin producto, produce una utilidad directa de $1.00; en cambio, es nece- Serio aumentar las ventas a $14.00 para lograr la misma utilidad, lo cual demuestra la importancia que se le debe reconocer al departamento de ‘Compras dentro de la organizacién de hoteles o restaurantes.~_ Al terminar esta unidad, el estudiante habrd ~oprendido a: ) Surtir oportunamente los almacenes de alimentos y bebidas. ) Comprar a los precios més bajos sin menoscabo de su calidad, los. mejores productos del mercado. | Mantener los inventarios al nivel més bajo posible, sin obstruir las __necesidades de produccién, Localizar y optar por proveedores que suministren satisfactoria- _ mente las mercancias y mantener buenas relaciones con ellos. Crear e introducir mejores sistemas y procedimientos aunados a __controles adecuados de compras. +) Mantener una inme jorable comunicacién con el Departamento de Control de costos de cimentos y bebidas para estar a tanto de los resultados diarios de los reportes de costos, )Disponer de personal copacitadoy especializado, ademés de crear "sistemas de capacitacin para ellos mismos. CONOCIMIENTOS PREVIOS et ») S * Conocer los requerimientos del almacén. * Realizar visitas a hoteles y restaurantes para verificar el depar. tamento de Compras. Verificar las listas de proveedores. ealizar visitas a proveedores para comparar calidades y precios, © Leer bibliografia referente al tema.Tema J. Amportancia del Departamento de compras en un hotel o restaurante, a) Las compras bien realizadas benefician al costo, esto signifi- ca comprar al mejor proveedor que nos brinde la mejor cali- dad y menor precio posible en el momento oportuno. _—.b) Las compras son parte vital para la economfa de los hoteles yrrestaurantes, ya que adquisiciones mal realizadas afectan FOX) eet iment lon clasts pore coarigg ties too eal de la empresa. En la figura 6.1 se muestra cémo afecta la compra al costo ya Ja utilidad. Figura 6.1, Las ventas 0 ingresos es igual a 100%, Nora: Cuando el comprador logra ahorrar o bajar el precio de adquisicion. en un punto porcentual, el costo baja a 31% y Ia utilidad se incrementa 229% o viceversa, esto ocurre cuando los insumes aumentan su precio en. etmercado, Tema A 2. ongonigramas para ubica él Departamento de compres en un hotel 0 comprador en un restaurante se exponen en las figuras 6.2, 6.3 y 6.4. 68 ume camsChotery Asistente / Figura 6.4, Organigrama de compras de un restaurante. Nor: Los organigramas pueden aumentar o disminuirlos puestos, de acuer- do con las necesidades y los voltimenes de compras. Tema 3. caracteristicas del Gerente o Jefe de compras. Respecto.a ste tema, cada empresa puede definir lo que le parez- cade acuerdo con sus necesidades en cuanto al perfil de este puesto. Acontinuaci6n se da un ejemplo de estas caracteristicas. a) Tener experiencia y capacidad de compras. b) Ser honesto y confiable. (*) c) Poscer inteligencia y buen juici 4) Dominar el arte de la comunicacién y la diplomacia. e) Tener conocimientos profundos de alimentos y bebidas. f) Ser firme en su criterio, pero abierto a los cambios, 8) Poseer conocimnientos de contraloria de costos, administracién y manejo de personal. Nonx: Tanto el profesor como ef alumno, analizarén cada wna de las carac~ teristicas anteriores, ya que es un puesto que se presta a posibles convenios o arreglos particulares entre el comprador y proveedor, ademas de que no cualquier persona puede realizar el proceso de la compra, pues ocasionaria graves problemas para el costo y la utilidad de la empresa. 70 wreoans.courmas@ Funciones del comprador. Se podran determinar de acuerdo al hotel o restaurante, ya que te una gran diversidad de funciones que en un momento dado len desarrollar los encargados de compras. A continuacién se enta una relacién de posibles funciones por desarrollar. A. Funciones 4 1, Reporta al Contralar e informa al Gerente de alimen- bel ‘ontralor de costos y al Chef ejecutivo. 2, Informa a los anteriores de las altas o bajas de proveedores, cambios de precios y condiciones. 3. Dispone de un directorio con los datos, productos, precios, condiciones de pago y de entrega de por lo menos tres pro- veedores por producto. 4, Visitaré centros de abasto, fabricas, empacadoras, efc., para conocer y estar al tanto de calidades, ofertas, nuevos produe- tos o presentaciones, lo cual coadyuva a las buenas relacio- nes comerciales. 5. Observa las pollticas dictadas para su Departamento y sugie- re ideas para otras. 6. Es responsable de las buenas relaciones interdepartamenta- les dentro de la empresa. B. Funciones especificas: 1. Es responsable de las adquisiciones de alimentos y bebidas. 2. Mantiene los almacenes surtidos y con inventarios justos; sea, a su nivel mas bajo de inversién, ya que el exceso de mercancias almacenadas significa dinero inactivo, que no produce. 3. Programa compras por voltimenes, es decir, por mayoreo, pero sin salirse de los maximos, Dicho de otro modo, adquic- re mas surtido a un sélo proveedor con el fin de conseguir descuentos, mejores precios 0 condiciones con el proveedor: 4. Evita compras momentaneas o de panico, por olvidos. 5. Avisa a las personas correspondientes de cualquier cambio en los precios de los productos o restricciones de los mismos. 6. Es responsable de la seleccién de proveedores y mantiene all dia su directorio. remas runciones pe conprapon = 71.7. Debe observar que las compras se apeguen a las especifica- ciones esténdar. 8. Selecciona al personal que estar4 a su cargo; asi como de ensefarles los sistemas y politicas de la empresa. 9. Crea programas para el desarrollo de nuevas técnicas 0 sis- temas para mejorar las compras. 10, Elabora o supervisa las érdenes de compra en cuanto a es- pecificaciones, cantidades, precios, condiciones de pago y de entrega, asf como las autorizaciones de las personas in- dicadas, con el fin de evitar confusiones 0 errores con los proveedores, Tema v) BS centreartactn ce ton compres: 17! La centralizaci6n aplicada a las compras dentro de los hoteles y restaurantes es importante para una unidad de trabajo coherente, es decir, se concentrara la autoridad en una persona 0 Departamen- to para que sea responsable del proceso de comprar los alimentos © bebidas de la empresa. Nota: Se est mencionando que el comprador tinicamente se dedique a ad- quirir alimentos y bebidas, pero obviamente, se puede encargar de otros tipos de materiales y equipos que requiera la empresa. 1, Ventajas de la centralizacion: ‘+ El comprador adquiere un mayor surtido de productos de un solo proveedor, determinando un mayor volumen de compra, Jo cual redundaré en mejores precios y condiciones més favo- rables para la empresa. + Evita que el proveedor tenga que visitar o tratar a varias per sonas para una posible compra. * Coadyuva a que el comprador se especialice més. + Permite llevar a cabo procedimientos uniformes de compras y tener un mejor control de ellos. + Simplifica los procedimientos y evita el papeleo. + Evita pérdida de tiempo a las personas que, en un momento dado, pudieran intervenir en alguna compra, no siendo su res- ponsabilidad o sin tener los conocimientos para tal funcién. * Los problemas son aclarados en una sola entrevista y por un solo comprador, 72 eomeans commas© Evita la diversidad de opiniones, puntos de vista, criterios y toma de decisiones en la compra de los productos. 2, La descentralizacién de las compras: Esto se refiere a que algunas empresas “repartan” las compras varias personas, las cuales tienen otras responsabilidades o es- ialidades, Ejemplo: a) ElGerente de alimentos y bebidas sera el encargado de com- prar las bebidas. 4) El Chef ejecutivo es el responsable de la adquisicién de los productos perecederos. ¢) ElAlmacenista tendré a su Jos abarrotes.o pro- ductos no perecederos. a ee Este sistema se adopta por motivo diferentes, como pueden ser: tos econdmicos, es decir, ahorrar el sueldo de un comprador. serfa que la empresa cree que esas personas van a efectuarme- compras por ser especialistas en los productos que les corres- i6 adquirir, etcétera, Las desventajas de este procedimiento serian lo contrario de las ven- de la centralizacion. 3. Investigacién del tema: El profesor pedira a los alumnos llevar a cabo una investigacién sistema que se utiliza en hoteles y restaurantes, esto es con el fin concientizar al estudiante de las ventajas y desventajas de los sis- . Se sugiere que cada alumno 0 equipo (segtin la decision del fesor) investiguen un minimo de dos hoteles y dos restaurantes. © Politicas de compras. @) Las politicas que se deben observar en el Departamento de ‘compras son las actitudes que regirdn o directrices por se- -guir para poder lograr el objetivo planeado. b) Toda empresa deberd establecer sus politicas, tanto para ella como para cada uno de sus departamentos, con el fin de que va goutncas pecoumas 7374 constituyan elementos de direcci6n, para los jefes y para los empleados de mayor jerarquia, dando como resuitado flui- dez en sus operaciones. ¢) La determinacién de las politicas se lleva a cabo en los altos niveles de la direccién de cada hotel o restaurante, y serén particulares. En el caso de cadenas, éstas serdn generales para todos los hoteles o restaurantes y serdn establecidas por los altos ejecutivos corporativos. d) Para poder establecer las politicas de compras, se tomaran. en cuenta las sugerencias de los ejecutivos del departamen- to, con el fin de que sean operables, congruentes y especia- lizadas, dando el visto bueno o aprobacién los altos jefes de Ia corporaci6n o del hotel, en su caso. e) Las politicas estarén sujetas a cambios, modificaciones y can- celaciones, pues deberan mantenerse al dia; de otra mane- ra, con el tiempo resultarian obsoletas. f) Para una mayor comprensién de lo anterior, a continuacion se detallan algunos ejemplos generales de politicas, pero por ningén motivo deberan tomarse como definitivas, ya que ‘inicamente las empresas podran definirlas de acuerdo con sus necesidades. Respecto de los proveedores: 1. Visitar periddicamente las fabricas y establecimientos de los proveedores para estar al dia en cuanto a productos nuevos, ofertas y planes de venta especiales, e informar de ello a los, departamentos correspondientes. 2, Efectuar compras solamente a proveedores altamente reco- nocidos por su seriedad y responsabilidad, por la calidad de sus productos y por sus convenios favorables. 3. Las relaciones con sus proveedores serén puramente comer- ciales. 4. No se aceptarén obsequios o regalos, salvo que estén autori- zados por los altos funcionarios de la empresa. 5, Se podran efectuar compras fordneas, siempre y cuando asi convenga por su mejor precio y calidad aun incluyendo fletes y llamadas telefonicas. 6. Sesolicitaré un mfnimo de tres cotizaciones de diferentes pro- veedores, con el fin de colocar un pedido. 7. Para todas las compras de productos perecederos se tendrén que tomar como base las especificaciones estndar de compra.Respecto de los pagos: 1, Toda factura deberd estar sellada y firmada por el Almacenis- ta, quien adjuntaré la orden de compra respectiva. 2, Las facturas se recibirn a revisién para su pago posterior. 3. En caso de facturas de pago inmediato, éstas deberan estar autorizadas por el Gerente de compras. Respecto de los almacenes y otros departamentos: 1, Las requisiciones, con los productos debidamente especifi- cados, deber’n estar autorizadas por el Gerente de alimentos y bebidas. 2. Las 6rdenes para compras de urgencia serdn atendidas, pero sin fomentarlas. 3. El comprador deberé revisar las mercancfas recibidas con el fin de comprobar que estén de acuerdo con Jo que se ordend. 4. En caso de cambios de precios, calidades 0 cancelaciones de productos, se avisar de inmediato a las personas involucra- das en el manejo de las mercancias, asf como a su jefe inme- dato superior. a 2 7 Especificociones esténdar de a ’ mes hendar: decomp 1. Definicién. Son las caracteristicas concisas de compra de los luctos en cuanto a color, calidad, tamafio, peso, porcién, presen- i6n, cantidad, etc., deseados para lograr una uniformidad para la produccién de los alimentos. 2. Cémo se determinan, Los factores que se especifiquen, debe- ‘ran ser descritos con suficiente claridad y detalle, con el fin de guiar “apropiadamente a todas las personas que tengan necesidad de su uso. 3. Personas que deberan conocer las especificaciones estandar: a) El Gerente de compras 0 compradores. Para que al cotizar y ‘comprar tengan bases bien definidas de los productos. b) El Gerente de alimentos y bebidas. Para que cuando efectie supervisiones directas en los almacenes y cocinas, comprue- be si los productos estan conforme a lo que se ordens. c) El Chef ejecutivo. Para que sus preparaciones, elaboraciones y produccién, siempre sean uniformes y consistentes. ‘TEMA? ESPECFICAGIONES ESTANDAR DEcoMPRAS 7S4) El Contralor de alimentos y bebidas. Quien al efectuar las re- visiones fisicas en los almacenes y cocinas, comprobaré que Jas mercanefas tengan la calidad, porcién, cantidad, y presen- tacién determinadas. ©) Elproveedor. Sabré exactamente lo que va a surtir, pues ten- dra las caracteristicas deseadas de las mercancias. 4. Quiénes deberdn tener copia de las especificaciones. Hy El Gerente de alimentos y bebidas, el Chef ejecutivo, el Contra= lor de costos, el Comprador, el Almacenista y, en un momento dado, el proveedor para que determine si puede surtir los productos. 5. Quiénes intervienen en la elaboracién de las especifica- ciones. 2) El Chef ejecutivo. Determinaré sus necesidades especificas de cada uno de los productos que intervienen en la prepara- cién de los platillos, segiin las recetas estandar, b) El Contralor de alimentos y bebidas, Se encarga de costear Jos productos y, con base en tales costos, sugiere aumentos, disminuciones 0 posibles cambios en su especificacién, ¢) El Gerente de compras. Con base en sus conocimientos de las mercancfas, proveedores y centros de abasto, podré su- gerir la aceptacién, rechazo o cambio de los productos, en un momento dado, cuyos precios sean demasiado altos o que sean dificiles de adquirir, d) El Gerente de alimentos y bebidas. Como jefe del area y ex- perto, es quien autoriza o modifica, en su caso, lo sugerido por el Chef, el Contralor de alimentos y bebidas y el Gerente de compras. 6. Modificaciones en las especificaciones de compras es- tandar. Las especificaciones de compras estandar deberdn estar al dia, ¢s decir, actualizadas, pues al momento de algiin cambio en el ment ‘carta, se tendran que determinar las caracteristicas de los nuevos productos, cancelando las obsoletas, lo cual debera ser notificado a las personas indicadas. En el cuadro 6.1 se da el ejemplo de un formato. 76 uwpave comeans @6.1. Algunas especificaciones estndar para productos perecederos. Areiculos Calidad Especificaciones | cantidad de Glete de res | Ganado Hereford | Semilimpia, 20 piezas (segiin sea el caso), envuelta en vita fle, sin exeeso de grasa bone steak Ganado Hereford | Fresco o congelado | 20 piezas (segun sea el caso) en | 026 kg porciones de 400 2 aproximadamente, de 1.5 cm de grueso, Inueso en medio, en forma de T con grasa alrededor y envuelter individualmente en papel vita film Fresco, pieza de 20 piezas 026 kg Maduro para tres. | Caja con dias, de 15 em 25 piezas ‘aproximedamente, sin golpes, superficie sin manchas y firme