8 :KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

Kewangan Pusat Sumber Sekolah perlu diurus secara kemaskini dan sistematik
untuk memastikan urusan pentadbiran dan pengurusan PSS berjalan dengan
sempurna dan segala rancangan serta aktiviti dapat dilaksanakan sebaik mungkin.
Penyelaras PSS perlu mengetahui sumber serta kedudukan kewangan PSS dan
memahami prosedur penggunaan kewangan PSS.

8.1 :PUNCA KEWANGAN

Setiap PSs mempunyai sumber kewangan daripada pelbagai punca yang boleh
digunakan untuk menjalankan rancangan dan aktiviti tahunan. Antara sumber
kewangan PSS ialah :

8.1.1 Peruntukan daripada Kementerian Pendidikan.

Mengikut surat Pekeliling Kewangan Bilangan 2 Tahun 1998 bertarikh 14

Disember 1998 ( KP 1573 / 17 / Jld 11 ), jenis Bantuan Per Kapita dan Maksud
Perbelanjaan adalah seperti berikut:

~ Bantuan Perpustakaan
Kumpulan sasar bagi bantuan Perpustakaan ialah sekolah dan pelajar-
pelajar. Bantuan tersebut boleh digunakan bagi tujuan :

a. Untuk membeli buku, edisi Kementerian Pendidikan, buletin

pendidikan, akhbar, majalah, bahan-bahan rujukan, kad katalog,
poket buku, slip tarikh serta alat membaikpulih dan jilid buku.
b. Untuk membeli peralatan dan bahan untuk ditempatkan di dalam
perpustakaan tersebut.

~ Bantuan Pusat Sumber Pendidikan

Kumpulan sasar bagi Bantuan Pusat Sumber Pendidikan ialah Pusat
Sumber Sekolah dan pelajar-pelajar. Bantuan ini boleh digunakan untuk
tujuan menyenggara dan membeli alat pandang dengar serta alat-alat lain
yang dapat membantu dalam proses pengajaran dan pembelajaran.

8.1.2 Wang Suwa

~ Yuran Murid
Yuran pelajar bagi tujuan ini ditentukan tidak melebihi daripada yang
telah ditetapkan oleh Jabatan Pendidikan Negeri ( RM 3.00 setahun bagi
seorang pelajar ).
 ~ Derma atau sumbangan daripada orang perseorangan atau kumpulan
( PIBG, Yayasan, Institusi dan sebagainya).

Wang suwa boleh digunakan untuk keperluan pelajar-pelajar bagi tujuan

membeli bahan-bahan bacaan, bahan rujuakn, bahan bantu pembelajaran,
perabot, peralatan untuk pengajaran dan pembelajaran serta tujuan acara-
acara berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran.

8.1.3 Sumber-sumber Tambahan

Pihak sekolah dan Pusat Sumber Sekolah boleh mengusahakan punca kewangan
tambahan bagi meningkatkan sumber kewangan PSS. Sumber kewangan
tambahan yang diusahakan melalui aktivti-aktiviti ini boleh digunakan bagi
tujuan-tujuan khusus taupun projek-projek khas seperti membuat pengubahsuaian
PSS, projek naik taraf bilik-bilik, mewujudkan unit-unit tambahan dan
menjalankan aktiviti-aktiviti tambahan. Cadangan bagi mendapatkan punca
kewangan tambahan, antaranya ialah:

~ Mengadakan Hari Kantin, Hari Usahawan atau Hari Berniaga.

~ Aktiviti berterusan, contohnya jualan majalah, surat khabar atau buku-

buku.

~ Mengadakan jogathon dan aktiviti seumpamanya.

~ Aktiviti bermusim, seperti jualan kad ucapan sempena hari-hari perayaan,

seperti hari guru, Hari Raya dan lain-lain.

~ Aktiviti bekerja dan mendapat upah.

~ Aktiviti daripada siaran Radio sekolah.

~ Aktiviti menyewakan bahan atau peralatan.

8.2 ANGGARAN PERBELANJAAN

Adalah penting bagi guru Pusat Sumber menyediakan Anggaran Tahunan Pusat
Sumber. Anggaran ini boleh dirancang bersama-sama Ahli Jawatan-
Kuasa Pusat Sumber Sekolah dan disahkan oleh Guru Besar.

Dalam merancang pembelian bahan-bahan Pusat Sumber, pertimbangan mestilah

diberikan tentang bahan-bahan yang telah ada di PSS. Dengan itu dapatlah
diketahui bahan-bahan yang perlu atau patut ditambah jumlahnya.

Anggaran tahunan bagi Pusat Sumber Sekolah adalah seperti berikut :

1. Anggaran untuk buku-buku:

~ Buku Fiksyen 20%
~ Buku Bukan Fiksyen 20%
~ Buku Rujukan 10% - 50%

2. Anggaran bahan bukan buku:

~ Akhbar 20%
~ Majalah 10% - 30%

3. Tranparensi , kaset, filem slaid,

video serta lain-lain bahan yang
berfaedah kepada guru dan murid. - 10%

4. Anggaran bahan Pusat Sumber - 10%

~ Kad Pinjaman
~ Kad Buku dan Poket
~ Slip Pulangan
~ Pita baik pulih buku
~ Pen Transparensi
~ Sticker untuk label
~ Gam dan lain-lain bahan yang diperlukan
~ Buku Laporan Aktiviti
~ Buku Laporan Pinjaman
~ Buku Laporan Penyelaras

Anggaran ini boleh diubah mengikut keperluan murid-murid dan guru-guru

dan juga keperluan Pusat Sumber.
8.2.1 PROSES PEMBELIAN

Pembelian barangan yang menggunakan sumber yuran dan wang kerajaan

hendaklah direkodkan. Pusat Sumber Sekolah hendaklah mengenal pasti
pembelian bagi satu-satu item yang hendak dibeli sama ada perlu dirujuk kepada
PTJ atau tidak, dan mesti mengikut peraturan kewangan. Barangan yang hendak
dibeli perlu direkod ke dalam daftar stok. Bil atau invois hendaklah direkod dalam
daftar bil.

Langkah 1
Mesyuarat AJK Induk / AJK Kewangan Sekolah.

Langkah 2
Penyelaras Pusat Sumber memastikan peruntukan kewangan dalam buku
tunai mencukupi. Penyelaras pusat Sumber juga Perlu mengetahui sumber
kewangan yang akan digunakan.

Langkah 3
Kelulusan PTJ diperlukan jika pembelian melebihi RM 2 000.00 bagi
sekolah menengah dan melebihi RM 1 000.00 bagi sekolah rendah.

Langkah 4
Senaraikan jenis pembelian dalam borang pesanan sementara, dan
dapatkan kelulusan pentadbir.

Langkah 5
Borang pesanan disediakan dalam 3 salinan dan disahkan oleh pentadbir.
Hantar 2 salinan kepada pembekal.

Langkah 6
Pastikan barangan / bahan yang diterima sama dengan pesanan, semak
borang pesanan.

Langkah 7
Cop tarikh terima pada bil / invois.

Langkah 8
Rekodkan dalam daftar stok / rekod perolehan bahan ( buku / bukan
buku ) serta penuhi perakuan penerimaan dalam borang pesanan.

Langkah 9
Rekodkan dalam daftar bil. Pastikan daftar bil lengkap dengan nombor
invois.
 8.2.1.1 CARTA ALIRAN PEMBELIAN

MULA

MESYUARAT AJK KEWANGAN

SEKOLAH

PASTIKAN BAKI PERUNTUKAN

MENCUKUPI DALAM BUKU TUNAI

SM > 2 000
SR > 1 000 PASTIKAN JENIS / KAEDAH / NILAI
PTJ PEMBELIAN
TIDAK
YA
SENARAI PEMBELIAN MELALUI
BORANG PESANAN SEMENTARA

SEDIAKAN BORANG PESANAN

TEMPATAN

TERIMAAN / SEMAKAN BORANG

REKOD DAFTAR STOK DAN COP

TERIMA BIL / INVOIS

MEREKOD DALAM DAFTAR BIL

8.2.2 PROSES PEMBAYARAN
TAMAT

Pembayaran hendaklah dibuat mengikut peraturan yang betul, supaya tidak

menimbulkan masalah dalam urusan pengauditan kewangan sekolah. Pembayaran
sebaik-baiknya dibuat dalam tempoh 30 hari dari tarikh penerimaan. Baucer
hendaklah dibuat dalam 2 salinan. Penanda tangan cek terdiri daripada pegawai
yang diluluskan oleh Jabatan Akauntan Negara.

Langkah 1
Pastikan invois / bil dan salinan asal L.O diterima balik dan jumlahnya
betul.

Langkah 2
Penjelasan bil-bil handaklah dipastikan dalam tempoh 30 hari.

Langkah 3
Baucer pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan.

Langkah 4
Dapatkan kelulusan pihak pentadbir sekolah.

Langkah 5
Bayaran dibuat dengan cek berpalang dan cop sudah dibayar pada baucer
dan semua dokumen, serta dapatkan tandatangan pegawai yang dilantik
oleh JPN.

Langkah 6
Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal.

Langkah 7
Rekodkan pembayaran dalam daftar bil.

Langkah 8
Simpan salinan baucer di dalam fail.
8.2.2.1 CARTA ALIRAN PEMBAYARAN

MULA

PASTIKAN INVOIS SALINAN ASAL BORANG

PESANAN DITERIMA BALIK

PASTIKAN BIL-BIL DIJELASKAN DALAM

TEMPOH 30 HARI

SEDIAKAN BAUCER PEMBAYARAN 2 SALINAN

DAPATKAN KELULUSAN GURU BESAR

TULIS CEK DAN COP SUDAH BAYAR PADA BIL /

INVOIS DAN DAPATKAN TANDATANGAN
PENANDA TANGAN YANG DILULUSKAN.

REKODKAN PEMBAYARAN DALAM BUKU

TUNAI

HANTAR CEK DAN SALINAN BAUCER KEPADA

PEMBEKAL

REKOD PEMBAYARAN DALAM DAFTAR BIL

FAILKAN BAUCER
 TAMA
T
8.3 :LAPORAN KEWANGAN

8.3.1 Anggaran Pendapatan Pusat Sumber Sekolah

BIL PERKARA JUMLAH

1 Bantuan Perpustakaan + baki tahun ………….

2 Bantuan Pusat Sumber Pendidikan + baki tahun ……..

3 Wang Suwa (daripada yuran pelajar )

4 Sumber lain:

4.1 Jualan Kad Keahlian

4.2 Jualan Buku Nilam

4.3 Jualan Akhbar

4.4 Denda
a. buku lewat pulang
b. buku hilang

4.5 Derma atau sumbangan

4.6 Aktiviti kewangan Pusat Sumber

* Ikut kutipan semasa

* Berdasarkan akaun bertarikh …………………………

Disediakan oleh; Disemak oleh;

………………………………. ………………………………..
( ) ( )
Penyelaras PSS Pengerusi PSS / GPK 1

Disahkan oleh;

……………………………….
( )
Penasihat PSS / Guru Besar
Tarikh : ……………………..
8.3.2 Anggaran Perbelanjaan

ANGGARAN PERBELANJAAN PUSAT SUMBER

SEKOLAH KEBANGSAAN SELAYANG UTAMA
TAHUN ………………

BIL BUTIRAN HURAIAN JUMLAH

1 Buku Nisbah bil pelajar dengan buku
Contoh : 1 orang pelajar = 3 judul buku
Pertambahan buku tahun ……………
1.3 = RM ………..
Pembahagian buku :
a. Fiksyen = 30% RM
b. Bukan Fiksyen = 70% RM
JUMLAH
2 Majalah Langganan selama setahun
a. Dewan Masyarakat 12 x RM 4.50
b. Dewan Pelajar 12 x RM 3.50

JUMLAH
3 Akhbar Langganan selama 10 bulan ( Jan – Oktober )
a. Berita Harian 5 x 4 x 10 x RM 1.20
b. New Straits Times 5 x 4 x 10 x RM 1.00

JUMLAH
4 Bahan-bahan a. Poket Buku 30 paket x RM 3.50
Proses Teknik b. Slip Tarikh Pulang 20 paket x RM 3.50
c. Kad buku 30 paket x RM 3.50
d. Label buku 40 paket x RM 3.50
e. Loytape 2 kotak x RM 24.00
f. Stamp Pad Ink 2 kotak x RM 7.80
g. Refill Stamp Pad Ink 2 kotak x RM 5.00
h. Gam 5 botol x RM 7.50
i. Plastok Pembalut Buku 4 gul x RM 90.00
j. Kertas warna 20 pek x RM 2.00

JUMLAH
5 Peralatan Pejabat a. Marker pen 2 kotak x RM 8.00
dan alat tulis b. Masking tape ( 1 ½ in ) 6 gul x RM 6.50
c. Binding tape ( 1 in ) 6 gul x RM 7.50
d. Dawai kokot
No 3 ( besar ) 10 kotak x RM 2.00
No 40 (kecil) 20 kotak x RM 0.60

JUMLAH
6 Peralatan a. Kertas cetak A4 3 rim x RM 9.00
Automasi b. Disket 2 kotak x RM 18.00
c. Catridge Printer Warna 1 unit x RM 90.00
d. Catridge Printer Hitam 1 unit x RM 70.00

JUMLAH
7 Unit APD / a. Pen Transparansi A4
BBM b. Video Tape
c. Pita Kaset

JUMLAH
8 Aktiviti PSS a. Mingguan Pusat Sumber
(pameran,hadiah,penghasilan bahan)
b. Perkembangan staf
c. Lawatan Sambil Belajar
d. Penghasilan Bahan:
Transperansi
Buku Skrap
Majalah Berjilid
Ndeks Keratan Akhbar
e. Sambutan Hari Guru
f. Jamuan Tahunan
g. Sijil dan cenderamata Pembantu PSS

JUMLAH
9 Projek Khas a. Keceriaan
b. Laluan Ilmu
c. Pameran Puppet

JUMLAH
10 Penyelenggaraan a. Komputer
Alatan / Servis b. Televisyen
c. Perakam Video

JUMLAH

Disediakan oleh :
………………………………
( )
Bendahari PSS

Disemak oleh:

………………………………. ……………………………….
( ) ( )
Penyelaras PSS Pengerusi PSS / GPK 1

Disahkan oleh:

……………………………….
( )
Penasihat PSS / Guru Besar
ANGGARAN PERBELANJAAN PSS TAHUN …………………
SEKOLAH KEBANGSAAN SELAYANG UTAMA

PENDAPATAN PERBELANJAAN

PERKARA JUMLAH PERKARA JUMLAH

1. Bantuan Perpustakaan
* 100 pertama
* 320 x RM 2.00
* Baki tahun ……..

2. Bantuan PSP
* 100 pertama
* 320 x RM 2.00
* Baki tahun ……..

3. Wang Suwa
* 420 x RM 1.20
* Baki tahun ……..

4. Jualan Kad Keahlian

5. Kutipan denda lewat

6. Sumbangan atau
derma

7. Kutipan Aktiviti
Semasa

Tarikh akaun :

……………………….

JUMLAH JUMLAH
8.4 PROSEDUR KEWANGAN

BORANG PESANAN PEJABAT

SEKOLAH KEBANGSAAN SELAYANG UTAMA

Guru Besar

………………………………….. Tarikh : ……………….

…………………………………..

( Peruntukan ……………………)

BIL NAMA BAHAN/ HARGA UNIT HARGA

BARANGAN SEUNIT (RM) ( RM )

Nama guru yang memesan Tandatangan

_______________________ ___________________

Permohonan di atas diluluskan / tidak diluluskan daripada peruntuksn ___________.

___________________________
 ( GURU BESAR )

Borang Pesanan ASAL

Kpd:
…………………………………… Pesanan No. E 15300
…………………………………… Tarikh : ………………
……………………………………
Sila bekalkan barang / laksanakan kerja yang tersebut dibawah ini selewatnya pada ……………
dan panjangkan bil kepada saya.
No. Perihal Banyaknya Harga Satu Jumlah
RM sen RM sen
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Jumlah : Ringgit ………………………………….. Jumlah RM
dan sen …………………………………
INGATAN : Pembayaran tidak akan dibuat jika Borang Pesanan Asal tidak dikembalikan.

Tarikh :…………………… Tandatangan Guru Besar: ………………………..

( Cop Rasmi Sekolah)
PERAKUAN MENGENAI MUTU
( Hendaklah dipenuhkan oleh pembekal )
Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang* / telah melaksanakan kerja* yang
tersebut di atad mengikut surat saya* / tuan* ……………………………………………………………
bertarikh ……………………………

Tarikh : …………………… Tandatangan …………………………………….

( Cop Rasmi Pembekal )
PERAKUAN PENERIMA
Saya memperakui bahawa :
1. Barang yang dipesan di atas telah diterima untuk terus digunakan * / disimpan dan dimasuk stok, muka
buku * / nombor kad …………………………………..
2. Barang / kerja yang butirkan di atas telah dibekalkan / dilaksanakan dengan memuaskan.
Tarikh :……………….. Tandatangan : …………………………
Nama : ………………………………..
Jawatan : ………………………………
Nota :
(a) * Potong mana tidak sesuai.
(b) Borang disediakan dalam 3 salinan – asal dan pendua kepada pembekal (asal disematkan
kepada bil ) peniaga simpan disekolah.
 (c) Gunakan kertas lain warna bagi tiap-tiap salinan.

NAMA SEKOLAH ………………………………………..

ALAMAT : ………………………………………………... TEL: …………………..

JABATAN PENDIDIKAN,
NEGERI SELANGOR DARUL EHSAN,
JALAN JAMBU BOL 4 / 3E,
40604 SHAH ALAM

Ruj. Tuan :
Ruj. Kami :
Tarikh :

PERBELANJAAN LEBIH DARIPADA RM 2 000.00 / RM 1 000.00

Saya ingin memohon kelulusan untuk perbelanjaan khas lebih daripada RM 2 000.00 /
RM 1 000.00 seperti di bawah :-

(a) Perkakas yang hendak dibeli ………………………………………….

(b) Harga yang dianggarkan ………………………………………………

(c) Perbelanjaan ini akan dibayar dari aktiviti ……………………………

dan baki yang belum dipertanggungjawab itu ialah RM ……………..

(d) Sebab-sebab perkara itu mustahak ……………………………………

…………………………………………………………………………

(e) Disahkan barang / perkakas tersebut tidak terdapat dalam mana-mana

kontrak kerajaan( sama ada Kontrak Perbendaharaan / Kontrak
Kementerian Pendidikan atau Kontrak Jabatan Pendidikan Negeri
Selangor ) dan sebut harga yang dipanggil dari syarikat-syarikat berikut
( tidak kurang daripada 5 syarikat ):-

i). ………………………………………………………………….

ii). ………………………………………………………………….

iii). ………………………………………………………………….

iv). ………………………………………………………………….

v). ………………………………………………………………….
f). Firma-firma tersebut telah memberikan harga-harga seperti berikut:-

i). ……………………………………………………………..

ii). ……………………………………………………………..

iii). ……………………………………………………………..

iv). ……………………………………………………………..

v). ……………………………………………………………..

g). Jawatankuasa sebut harga sekolah telah menerima tawaran berikut dengan
sebab :-

i). Syarikat ……………………….. RM ……………………

ii). Sebab-sebab mengapa menerima tawaran di atas :-

…………………………………………………………….

…………………………………………………………….

Tarikh : …………………. ………………………………

Guru Besar

Guru Besar

…………………………….

…………………………….

Perbelanjaan di atas diluluskan / tidak diluluskan.

Tarikh : ……………….. …………………………………

b.p. Pengarah Pendidikan
N. Selangor Darul Ehsan
 BORANG BAUCER BAYARAN

BAHAGIAN A

KEPADA : NO. BAUCER :

PERUNTUKAN :

TARIKH BEKALAN BUTIR-BUTIR KHIDMAT / JUMLAH

BEKALAN

NO. INVOIS

Saya sahkan bahawa khidmat / bekalan di atas telah dilaksanakan / diterima dengan betul
dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit : ( RM )

BUTIR-BUTIR BAYARAN
NO CEK :
TARIKH :
TARIKH :
…………………………….
GURU BESAR
Nota:

d) Sediakan baucer dalam 2 salinan. Asal simpanan sekolah, pendua salinan

penerima ( dilekatkan pada cek ).
e) Gunakan kertas lain warna bagi tiap-tiap salinan.
f) * Potong mana yang tidak sesuai.

BAHAGIAN B

Diterima dari Guru Besar ………………. Cek bernombor………………. wang tunai

Bernilai (RM ) melalui baucer nombor …………… bertarikh ………………
Kerana khidmat / bekalan di atas yang saya bekalkan.
Tarikh : ………………… Tandatangan : ………………………….
No.Kad Pengenalan: …………………...