CONCEPTOS GENERALES DE CONTABILIDAD En la unidad anterior se le proporcioné a usted una vision de la Contabilidad a través del tiempo, asimismo las relaciones de esta disciplina con otras afines en atencién al objeto de estudio de cada una de ellas. Ahora bien, esta unidad lo introduciré al conocimiento de los términos y conceptos claves de la disciplina, ya que no es posible estudiar una asignatura sin comprender sus objetivos y fines y sin enumerar las razones que justifican este estudio. Esperamos que usted al final de esta unidad, sea capaz de identificar el medio contable en que se lleva a cabo cualquiera transaccién, que sefale las razones que justifican la necesidad de un sistema y que reconozca los principios contables que sirven para uniformar criterios en materia de registro de las operaciones producto de cualquier transaccién comercial. A fin de que usted leve a cabo lo anteriormente sefialado, incluimos los siguientes temas: El Medio Contable Las caracteristicas y la necesidad de un sistema contable La Contabilidad como base para la toma de decisiones; y Los principios contables. A continuacién de cada tema hemos introducido una actividad para que usted pueda ejercitarse y sea una verdadera ayuda en su estudio. También incor- poramos al final de la unidad una serie de preguntas, ejercicios y problemas que le permitiran a usted el logro del objetivo central. 27INDICE 1, DEFINICION DELA CONTABILIDAD . 1.2. Importancia de la Contabilidad 1.8. Objeto y campo de aplicacion ....... 1.4, Funciones bésicas de la Contabilidad . . 2, ELMEDIOCONTABLE .. 33 2.1. Nacional ... 33 2,2. Internacional .. . 34 2.3. La Contabilidad de una entidad 35 3, SISTEMA CONTABLE 37 3.1, Informes Financieros .. 38 3.2. Acumulacién de Informacién Financiera . 39 8.3. Caracteristicas de los Sistemas Contables . al 3.4, La Contabilidad como base para la toma de decisiones 46 4, PRINCIPIOS CONTABLES 50 4.1. Hipotesis del Negocio en Marcha . 51 4.2. Hipétesis de la Estabilidad Monetaria . 51 4,3, Hipétesis de la Unidad Operativa . 52 4.4, Principios de Objetividad . . . 52 4.5. Principio de Conservatismo . 53 4.6. Principio de la Consistencia . .. . 53 4.7. Principio de la Aplicacion en el Tiempo . 54 AUTOEVALUACION, ¢: 2.0. f0100ecesecen ence uuees ewes feoeuerce 56 281. DEFINICION DE LA CONTABILIDAD Puede definirse la Contabilidad, en un sentido amplio, como una forma siste- mética de anotar la historia econémica de una empresa. La definicién de Contabilidad que ha tenido mayor aceptaci6n es aquella for- mulada por el Comité sobre Terminologia del Instituto Americano de Contadores Pablicos que la describe como: “el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y actos que tengan aunque sea parcialmente, caracteristi- cas financieras, asi como de interpretar sus resultados”. De acuerdo a esta Ultima definicién la Contabilidad significa, en esencia, cémputo o célculo, a la vez que redaccién, descripcién o concepto. Una contabili- dad que careciera de concepto serfa tan inexpresiva o incompleta como aquella en la que se omitiese el importe de la operacion. Aqui se recalcan los procedimientos usados en la contabilidad de los organismos: registros, clasificacion, resumen e in- terpretacién; el tema de que trata, o sea las transacciones ejecutadas, y la forma de transmitir la informacion financiera expresada en dinero. Este enfoque de la contabilidad se aplica a toda clase de organizacién, inclu- sive las gubernamentales, docentes, etc. La contabilidad es el lenguaje para comunicar las operaciones financieras de la empresa, las cuales al ser analizadas les permite controlarlas y tomar decisiones a fin de hacer planes para el futuro. El éxito de la contabilidad puede medirse por el grado en que se puede iden- tificar y comunicar la informacién ajustada a los requisitos importantes de quienes lautilicen, 1.2. Importaneia de la Contabilidad La Contabilidad cumple variados cometidos de gran importancia para los di- versos objetivos de las entidades. Algunos de dichos cometidos son los siguientes: a) Elemento de prueba de las operaciones b) Prestar ayuda a los directivos ¢) Servicio de informacién al piblico interesado d) Auxiliar de la administracién e) Dar a conocer los resultados a las entidades del gobierno f) Material de trabajo del auditor La legislacion impositiva ha sido causa de que los comerciantes sientan la ne- cesidad y comprendan la importancia del uso de esta disciplina. Un sistema de contabilidad debe ofrecer a los directivos, la informaci6n rele- vante y oportuna que servird de base para planear y controlar el rumbo de la enti- dad. La informacién histérica (contable) y las estimaciones (presupuestos) son las bases pata evaluar las consecuencias futuras de las decisiones tomadas en el presente, 294Cémo podria un modemo banquero iniciar las operaciones del dia sin cono- cer exactamente cuéles son sus disponibilidades de efectivo, sus préstamos, sus vencimientos, ete.? Cémo podrfa un modemo industrial aceptar nuevas Stdenes sin conocer sus existencias de materias primas, sus costos de produccién, sus posibilidades eco- némicas de abastecimiento? La contabilidad es cada dfa mas necesaria como elemento de direccién en los negocios y la expresion “manejo por medio de las cuentas” se ha convertido en un axioma para los dirigentes de las grandes empresas. 1.3. Objeto y campo de aplicacion Para dirigir una empresa es imprescindible tener en cuenta los objetivos siguientes: 1. Procurar la integridad del capital invertido 2, Hacer producir a dicho capital un rendimiento adecuado en el que se aprovechen al maximo los elementos y recursos que integran dicho capital © patrimonio, de acuerdo a los objetivos de la empresa. El objeto de la Contabilidad es el estudio del patrimonio tanto en su aspecto estdtico como dindmico, con el fin de lograr la mayor productividad de éste. Las entidades sin fines de lucro, tales como las dependencias del gobierno reciben generalmente una cantidad fija de dinero durante un periodo determina- do. Sus directivos deben rendir al maximo los servicios que permiten los fondos disponibles. En estas circunstancias, la tarea primordial de la Contabilidad es in- formar acerca de la entrada del dinero y el uso que se le ha dado durante el perfodo en cuestion, asf como de informar acerca de los recursos disponibles para usos futuros. En las organizaciones lucrativas, la contabilidad se ocupa de medir las utilida- des originadas por el trabajo en el negocio durante un periodo determinado. Para los propietarios, las-utilidades significa la manera de aquilatar su remuneracion con respecto a su inversion; los gerentes consideran las utilidades como indicado- res de la calidad de su rendimiento; el gobierno usa las utilidades para medir sus impuestos, los empleados para negociar aumentos de salarios, etc. El continuo aumento de las actividades en el mundo de los negocios se mani- fiesta en la variedad de éstas, a que se dedican personas que se han preparado en el campo de la contabiliad, entre otras se encuentran las siguientes: 1, Instalacién de sistemas de contabilidad 2. Registro contable de las operaciones 8; Preparacion de estados financieros 4, Auditoria 5. Contraloria 6, Contabilidad fiscal 7, Presupuestos 8. Contabilidad de Costos, etc. , Investigaciones especialesGeneralmente el primer proceso contable que se efectiia en cualquier empre- sa es la implantacién del sistema de contabilidad. El contador estudia la organiza- cién, la naturaleza, objetivos, tipos de operaciones probables a efectuarse en el negocio. Cuando ha sido implantado el sistema contable, las operaciones de la empresa se registran en las formas y libros establecidos en el sistema. Utilizando los datos acumulados en los registros de contabilidad, el contador prepara los estados financieros, los cuales muestran importantes informaciones a los usuarios de los mismos. Con respecto al contador piiblico, veremos con mas detalle su especialidad en Ja Unidad III de este mismo médulo. 1.4. Funciones basicas de la contabilidad Es funcién de la contabilidad, captar, registrar, comparar, modificar, comu- nicar e interpretar los datos financieros y econémices originados por las operacio- nes de la entidad. El proceso de recoleccién y tabulacién consiste en obtener, verificar, regis- trar y hasta cierto punto, clasificar la informacion contable. 7 Recolectar: significa simplemente extraer los datos iniciales de las diversas fuentes de origen, las cuales son extensas y variadas; pueden cubrir todos los me- dios desde talonarios de venta, hasta promesas comerciales, orales o escritas. Verificar: es determinar que los datos se originaron en una fuente fidedigna; es decir que son veridicos. Desde el punto de vista contable, registrar y clasificar consiste en transcri- bir datos originales, agrupando los similares. Un registro y clasificacién adecuada hacen més féciles la confrontacion, modificacién, informe e interpretaciones subsiguientes. Este proceso aqui comentado corresponde a las actividades enmarcadas dentro de la Teneduria de Libros, las cuales son llevadas a cabo por el tenedor de libros o auxiliar de contabilidad. Comparar: datos contables es clasificarlos en algiin orden secuencial pre- determinado y combinar los datos similares de tal forma que puedan ser con- frontados de acuerdo con criterios de semejanza o disparidad. Modificar: los datos contables es ajustarlos cuando sea necesario con el Propésito de reflejar los cambios en el estado financiero de una organizacion, Comunicar e interpretar: la informacién es la distribucién de los datos ela- borados para quienes lo necesiten. En el proceso informativo esta implicita la idea de que los datos deben ser apropiados, concisos, claros, confiables y oportunos. La interpretacion: etapa final del proceso contable, consiste en descubrir el significado de los datos informados. Una interpretacién sana de la informacion contable es el resultado de un juicio légico basado en anélisis, integracién y deduccién. En toda empresa, y sobre todo en las grandes organizaciones, el departa- mento de contabilidad tiene a su cargo tres funciones principales: 1, Llevar los registros contables 2, Formular los informes de contabilidad 3. Interpretar los datos contenidos en registros e informes La elaboracion del registro de las operaciones se ha considerado siempre como la funcién de la contabilidad. 31EJERCICIO 1. La elaboracién del registro de las operaciones se ha considerado como la funcién basica de la contabilidad. Las proposiciones que agui se muestran estén enmarcadas dentro de las actividades de la Tenedurfade Libros. Marque con una sefial las actividades de acuerdo a las proposiciones a que corresponden. Recolectar | Verificar| Registrar | Clasificar Elaboracién de facturas de a.| ventas, recibos de ingresos, ete. Anotar en el libro de conta- bilidad las operaciones del mes. Determinar el monto de c.| energia eléctrica consumi da segiin las facturas reci- bidas. Transcribir todas las com- a.| pras a crédito en el regis- tro respectivo. 2, LaContabilidad es el lenguaje para comunicar las operaciones finan- cieras de la empresa, las cuales al ser analizadas, permiten contro- larlas y tomar decisiones. Marque a qué etapa de las funciones de la contabilidad corresponden las proposiciones que a continuacién se muestran. Comparar |Modificar|Comunicar| Interpretar Distribuci6n de los resultados financieros a los accionistas. El monto de las ventas del se- b,| gundo trimestze, son inferiores alas del trimestres anterior. El importe de la némina debe sufrir un incremento de Bs. 60.000,00 por haber sido omi- tida dicha cantidad. La rentabilidad de la inversion g,| & del 30 por ciento anual. 32RESPUESTA 14. Recolectar a. Comunicar b, Registrar b. Comparar c. Verificar c, Modificar d. Clasificar d. Interpretar 2, EL MEDIO CONTABLE El medio contable se puede definir como las condiciones socioculturales y economicas que influyen en un individuo o en una comunidad. Estas condicio- nes estén fuera del control directo de cualquier individuo. Por esta razén las con- diciones del medio, tales como conciencia social y afan de consumo, son la causa y efecto dela Contabilidad, como una disciplina que reacciona o cambia de acuer- do con la época. Por ejemplo, no es lo mismo la contabilidad usada en una comu- nidad indigena donde el trueque es el sistema econémico utilizado que la contabi- Jidad en una metrépoli donde las transacciones se hacen en base a un sistema mo- netario determinado. De inmediato describiremos, desde el punto de vista nacional e internacional, el efecto que tiene la contabilidad en la sociedad de hoy. 2.1, Nacional: La Contabilidad afecta a toda la sociedad de una Nacion. La necesidad de informacion financiera la encontramos tanto en la venta de limonada como en la compafifa mas grande, en la oficina més pequefia, como en las del gobierno nacio- nal y, tanto en el individuo més pobre como en el multimillonario. Ain aquellas personas que no tienen necesidad aparente de informacién financiera, son afecta- das por la contabilidad. El impuesto que un individuo paga se basa en la informa: cién que proporciona al gobierno; y los impuestos que un gobierno recolecta, se basan en una inmensa cantidad de informaciones, la cual se usa para determinar Jas necesidades de gastos del gobierno. Como ningin individuo u organizacién tiene recursos ilimitados, se debe tra- tar de usarlos de la manera més eficiente, Para algunos, se trata sdlo de gastar dine- ro tal como ellos acostumbran; para otros, es la eleccion entre satisfacer una ne- cesidad relativa de vestir modestamente y ahorrar o vestir lujosamente sin ahorro. En organizaciones de negocio se trata de utilizar los recursos en las formas mas productivas para los duefios del negocio. El medio contable, desde el punto de vista de nuestra sociedad, puede ser expresado brevemente de la siguiente manera: La informacién que proporciona la contabilidad es esencial para: 1. La planificaci6n efectiva, el control y la toma de decisiones administrativas. 2. Hacer explicita y comprensible la contaduria a organizaciones de inversic- nistas, acreedores, agencias gubernamentales, miembros asociados, insti- tuciones de bienestar social y otros. 33.2.2 Internacional: Aunque en la seccién anterior se describe el medio contable desde el punto de vista de la sociedad nacional, la contabilidad ejerce una influencia mundial. Lo voluminoso del comercio que se realiza hoy entre todos los paises necesi- ta de un idioma comim para la comunicacién financiera que origina este comercio. Por ejemplo, un fabricante norteamericano vende tractores a un importador vene- zolano, quien luego los vende a los distribuidores y éstos a su vez, los vende al pitblico. Esto puede parecer muy fécil, pero la transaccién envuelve a muchas per- sonas, dos idiomas y dos monedas, el barco que transporta los tractores puede ser de una tercera nacionalidad y se debe pagar el transporte en moneda de ese tercer pais. Los resultados finales deben satisfacer a todos. Si tomamos en cuenta el sinntimero de transacciones que se realizan podemos apreciar el medio internacio- nal en el cual se desenvuelve la contabilidad. EI propésito de este parrafo es el que usted reflexione acerca de los usos especificos de la contabilidad internacional y de sus implicaciones globeles y que al comprobar que el medio contable es mundial, aprecie la contabilidad como la disciplina de la comunicacién. EJERCICIO Después de haber leido lo concerniente al medio contable, usted debe saber que la influencia de la Contabilidad sobre un medio 0 campo global puede considerarse desde el punto de vista mercantil, intemacio- nal, nacional o local. Pero, ga qué medio ambiente se refieren los si- guientes enunciados? 1. El comercio entre paises impone algin género de lenguaje comin que sirve para comunicar la informacién financiera. Segin esto, el aspecto de comunicacién que encierra la contabilidad es universal, por cuan- to permite establecer una base comtin de compronsién. Su texto se refiere a esto como el campo. de la contabilidad. 2, La estructura econémica de nuestro pais depende de que entre los usuarios circule libremente una corriente de informacién financiera que sea significativa. Por consiguiente, habria que regular la comu- nicacion para poder establecer un sistema uniforme. Su texto se refiere a esto como el campo de la contabilidad. 3. La conduccién de cualquier empresa demanda y genera tipos especf- ficos de informacién financiera, la cual tendyé que ser considerada en forma particular, segin los distintos requerimientos de sus usuarios. Su texto se refiere a esto como el campo de la contabilidad.RESPUESTA 1. Internacional 2, Nacional 3. Local 2.3. La contabilidad de una entidad Puesto que la Contabilidad implica la comunicacién de informacion financie- ra a un nivel nacional e internacional, cabe preguntarse ,quién realiza esta comu- nicacion? za quién se le dirige? En los negocios pequefios, donde el propietario y el director estén en fntimo contacto, no se precisan procedimientos especiales para estar al corriente de las operaciones, ni tampoco existe la necesidad de un amplio sistema de contabilidad para conocer en cualquier momento su situacin y desenvolvimiento. Ahora bien, cuando se trata de grandes empresas, donde el volumen y complejidad de opera- ciones dificultan a los directivos intervenir personalmente en todas sus fases, es indispensable valerse de ciertos medios que proporcionan el conocimiento de las informaciones fundamentales. El director de toda empresa necesita primordialmente dos clases de informes: 1. Los que se refieren a su propio negocio en cuanto asu situacién y desen- volvimiento. 2. Los que abarcan las condiciones econémicas del pafs en general, especial- mente en cuanto a su relacién con negocios de su misma indole. A la Contabilidad le incumbe suministrar los datos del primer punto siendo el objeto de la Estadistica dar a conocer los datos que se exponen en el segundo. Es asi como el departamento de contabilidad interviene ampliamente en la orientacién interior de las entidades. La sociedad econémica se ha constituido, en un sinnimero de unidades u or- ganizaciones mercantiles independientes, que representan el medio a través del que actiia, con el propésito de satisfacer las necesidades del hombre. De acuerdo al titular del patrimonio las enipresas pueden ser: Péblicas Individuales: Sindicatos Privadas y Civiles Colectivas { Sociedades Cooperativas, ete. Sociedades Anénimas Mtn Secs ate i Sociedades en Nombre Colectivo Mixtas