STT

Bước 1

Bước 2

Bước 3
 Nội dung
Nhận thông tin từ bộ phận BD (KH mới)
- Sau khi BD chốt hợp đồng và thời gian hàng vào kho của khách, sẽ chuyển thông tin cho bộ phận
KAM/CS

Liên hệ với khách hàng (KH mới)

Sau khi đã có thông tin, KAM/CS tiến hành liên hệ với khách hàng
- Lấy các thông tin để cung cấp cho IT tạo tài khoản cho khách hàng trên phần mềm WMS:
+ Tên công ty
+ Mã số thuế
+ Người đại diện
+ Số điện thoại, địa chỉ,…
- Sau khi IT tạo xong, KAM/CS hướng dẫn khách hàng sử dụng tài khoản trên phần mềm WMS:
+ Nếu KH sử dụng: KAM/CS sẽ hướng dẫn khách hàng thao tác: tạo thông tin sản phẩm, nhập/ xuất
đơn hàng trên hệ thống, đồng thời hướng dẫn khách hàng xem báo cáo tồn kho theo ngày, tháng,
năm,...
+ Nếu KH không sử dụng: tài khoản của khách hàng sẽ được bàn giao cho bộ phận Data. Khi khách
hàng có yêu cầu nhập/xuất hàng, sẽ gửi mail hoặc gửi tin nhắn cho Data tạo lệnh

Hỗ trợ và xử lý các vấn đề phát sinh (KH cũ + mới)

Khách hàng:
- Tiếp nhận các thông tin, yêu cầu của khách hàng trong quá trình nhập/ xuất hàng để báo cho Ops,
phối hợp xử lý để các đơn hàng nhập/xuất đúng thời gian.
+ Cung cấp kịp thời các thông tin, dữ liệu cần thiết cho khách hàng
+ Chủ động thông báo về tình trạng hàng hóa nhập/xuất cho khách hàng khi có phát sinh
+ Theo dõi các đơn hàng lớn, giải đáp các thắc mắc của khách hàng
+ Lưu giữ thông tin để thiết lập và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
+ Chủ động tư vấn, chăm sóc và tiếp cận kế hoạch nhập/xuất hàng trong tuần/ tháng tiếp theo để chủ
động sắp xếp, thông báo cho Ops để cải thiện thời gian nhập/xuất hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ
- Hỗ trợ giải đáp cho khách hàng về các loại phí phát sinh (nếu có) trong quá trình nhập/xuất hàng hóa.
- Hướng dẫn khách hàng, Gửi báo cáo tồn kho cho khách khi có yêu cầu.
- Ops: Trong quá trình vận hành phát sinh các vấn đề liên quan đến hàng hóa: sản phẩm bị hư hại như
rách bao, móp thùng,... Ops sẽ thông báo cho KAM/CS và KAM/CS có trách nhiệm thông báo, làm
việc với khách hàng để chốt phương án xử lý. Đồng thời giải quyết phí phát sinh trong quá trình nhập/
xuất hàng (nếu có).
- Kế toán: Tổng hợp các phí phát sinh ngoài hệ thống trong tháng (nếu có) của các khách hàng gửi
cho bộ phận kế toán để tính phí.
 Bộ phận tương tác Ghi chú

BD

Khách hàng

Khách hàng / Ops / Kế toán