3.

Quy trình
3.1 Nguyên tắc:
Yêu cầu soạn thảo:
- Nên viết dưới dạng hướng dẫn từng bước một cách rõ ràng, ngắn gọn và xúc tích để
người thực hiện có thể nắm bắt một cách dễ dàng.
- Tránh nêu quá nhiều phần lý thuyết, tuy nhiên cần nêu các nguyên tắc cơ bản khi cần
thiết.
Hình thức trình bày
Trình bày tổng quát In trên giấy trắng khổ A4
Kiểu chữ : Times New Roman
Bảng mã : Unicode Cỡ chữ : 13
Lề trái : 2,5 cm Lề phải: 2 cm
Lề trên: 1,5 cm Lề dưới : 1,5 cm
-Trang đầu tiên (trang bìa- trình bày theo mẫu đính kèm). Cụ thể như sau:
+ Tên Cơ quan; Cỡ chữ 15, in hoa, đậm, viết ở giữa trang.
+ Quy trình chuẩn: cỡ chữ 35 viết thường, trình bày ở giữa trang.
+ Tên của SOP: cỡ chữ 25-35 in hoa, đậm tùy theo tên dài hay ngắn mà điều chỉnh cỡ
chữ sao cho cân đối.
+ Người biên soạn, người kiểm tra và người phê duyệt: cỡ chữ 13 viết thường, đậm.
+ Phải ghi rõ và đầy đủ họ và tên 3 người này. Khi ký phải ký trực tiếp (ký tươi) bằng bút
mực hoặc bút bi màu xanh.
+ Dòng chữ in nghiêng “Tài liệu nội bộ” cỡ chữ 10.
Từ trang 2 trở đi trình bày như sau:
+ Phần Header: Tên Cơ quan viết thường, đậm. Tên Khoa/Phòng , tên SOP và số SOP
viết nghiêng (trình bày theo mẫu).
+ Phần Footer: ghi trang/tổng số trang, trình bày ở giữa.
+ Cách đánh số đầu mục:
Các mục lớn như mục đích, phạm vi áp dụng ... đánh số thứ tự theo chữ số bình thường
(không dùng số La mã); các chữ dùng chữ in hoa, đậm.
Ví dụ: MỤC ĐÍCH
+ Các mục nhỏ dùng chữ in thường đậm. Ví dụ: 3.1 Vật liệu
+ Các mục nhỏ hơn sẽ là chữ in thường, tối đa chỉ dùng 3 chữ số. Ví dụ: 3.1.1 Chuẩn bị.
Các mục nhỏ hơn nữa đánh mã a,b,c...
+ Đánh số trang: ở footer, giữa mỗi trang theo cách số trang/tổng số trang. Ví dụ: 1/7.
3.2 Các giai đoạn trong vòng đời SOP
- Xác định mục tiêu của bạn để tạo SOP

- Xác định các bên liên quan và người sáng tạo

- Xác định người dùng cuối
- Xác định phạm vi và định dạng của SOP
- Những gì nên bao gồm trong SOP của bạn
- Xem lại tài liệu đã viết
- Đào tạo người dùng cuối của bạn
- Kiểm tra và tinh chỉnh SOP trong thực tế
- Triển khai SOP — và Kiểm tra lại Thường xuyên
3.3 Trách nhiệm thực hiện:
- Đối với cấp nhân viên: Là người trực tiếp thực hiện các công đoạn trong qui trình SOP
vì vậy mỗi nhân viên phải có trách nhiệm thực hiện đúng và đủ yêu cầu của qui trình. 
Không yêu cầu nhân viên "sáng tạo" trong việc xây dựng nên SOP mới. Tuy nhiên, trong
quá trình vận hành và thực hiện nhân viên có trách nhiệm phản hồi các ý kiến, bất cập
trong qui trình và đưa ra những ý kiến cho cấp quản lí để có thể cải thiện SOP tốt hơn.
- Đối với cấp quản lí: Trước tiên, cấp quản lí cần am hiểu được bản chất công việc tại
các vị trí và cần phải nắm rõ được qui trình.
Bên cạnh đó, cấp quản lí phải luôn luôn lắng nghe ý kiến phản hồi từ cấp dưới, thường
xuyên rà soát và đưa ra những điều chỉnh phù hợp để mang lại hiệu quả công việc tốt
nhất cho công ty.