MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE COTABAMBAS - TAMBOBAMBAMANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES - MOF DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE COTABAMBAS L PRESENTACION eects {a Municipalidad Provincial de Cotabambas es una instituci6n piblica que de acuerdo a ley representa ala Poblacién de la Provincia de Cotabambas y es responsable de la provisién de service Piblicos, jadministrar el territorio y, sobre todo, promover el desarrollo humano sostenible en las dimensiones “S282 yecon6mica, social, cultura ambiental, territorial e institucional en su 4mbito de influencia, we, contribuyan a mejorar el desempeiolaboral de los funcionarlos,directivos y servidores en funcion de os objetivos de desarrollo y otros que manda la ley. Ei Manual de Organizaciones y Funciones es un documento de gestién administrativa institucional en la ue se determina y se precisa la funclén espectica,responsabilidades, autoridad de mando Y requisitos rminlmos de los cargos dentro de la estructura orginice de la Municipalidad Provincial de Cotabambas, Eonsttuyéndose en una fuente de informacién para los funclonarlos, directivos y servidores sobre see funciones y ubicactones de la estructura de la entidad, Se formula el presente documento con el fin de contibulr a una adecuada gestin institucional en funcién a1 cumplimiento de los fines, objetivos y funciones que le corresponde desarvollar la Municipatidad SHS. Provincial de Cotabambas. Este documento esta coneordado ane el reglamento de Organizacién y ‘2 unciones (ROF)y el Cuadro para Aslgnacdn de Personal Provisional (CAP-P) | OBJETIVO DEL MANUAL El Manual de Organizacion y Funciones tiene por objetivos: 9) escribir la organizacién interna, las funciones principales y espectficas de cada 6rgano que conforma la Municipalidad Provincial de Cotabambas,limitindoio la naturaleza y el ‘campo de accién dela misma, J ®) _Peterminarlos cargos de la estructura orginicay de las funclones que competen. ©) Precisar las Interrelaciones jerarquicas y funciones internas. ©) Describir los procedimientos adminstrativos relacionados de manera que el Personal conozca con Gletidad los deberes y responsabilidades del eargo que se le ha asignado para desarrollar sus funciones, EI dmbito de la aplicacién de las normas previstas en el manual tiene alcance a todas las unidades orgaincas que integran la Municipalidad Provincial de Cotabambas,MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE COTABAMBAS, MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES - MOF IML, BASE LEGAL. Su base legal es la siguiente: a) Ley N¢ 27972, Organica de Municipales b) Ley N° 27444, de Procedimiento Administrativo General c)_Directiva Ne 004-2017-SERVIR/GDSRH “MeN S IV, DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE COTABAMBAS La Municipalidad Provincial de Cotabambas, es un érgano de Gobierno Local que emana de la voluntad -opular, es persona juridica de derecho piblico con autonomia politica, econémica y administrativa en los Jasuntos de su competencia que le conflere a la Ley orgénica de Municipalidades N° 27972 y la Constitucién Politica del Pert. SEL La Municipalidad Provincial de Cotabambas es un érgano de Gobierno Local que tiene las competencias siguientes: 4) Acordar el régimen de organizacién interna. ») Votar y elecutarsu presupuesto. 6) Administrar sus bienesy rentas. 4) Normar sobre los usos del tervitorio de acuerdo con la planificacién territorial 6) Crear, modificar, suprimir o exonerar contribuciones, arbitrios y derechos, conforme a Ley. 1) Regular el transporte, a circulacién yeltrénsito. a) Organizar, reglamentar y administrar los servicios publicos locales 1h) Organizar y conducir los procesos de planificacién concertada del desarrollo, la formulacién de Presupuesto Paricipativo y el dsefio y elecucién de los sistemas de vgilancia cludadana, anificary supervisar el desarrollo de sus distrtos. 5 ! Normar en materias de su competencia en el ambito Provincial y en concordancia con la legistacién PP Ae) igen. sey Exigir ol cumplimiento de sus propias normas, sea por sus propios medios o con el auxillo de las fuerzas del orden. 1) Proponer y organizar conforme a Ley, la participacién de los eiudadanos en la planificacién y gestién Ea del desarrollo de forma concertada, bajo los principlos e inclusién y equidad. CaP owes que seal atey Municipalidad Provincial de Cotabambas como érgano de Gobierno Local tiene las relaciones siguientes: a) Dedependencia de Gobierno Central y Regional. b) De coordinacién con todos los organismos piiblicos descentralizados, desconcentrados y auténomos cen las funciones que realiza. 1.) De concertacién con los actores y agentes sociales existentes en la provinciaV. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA MUNICIPALIDAD La estructura organica de la Municipalidad Provincial de Cotabambas define en su organigrama una serie de érganos para su eficiente funcionamiento. La estructura orgénica es la siguiente: 7 ORGANO DE GOBIERNO 11 Abadia 2 ORGANO DE DEFENSA 7:1, ProsuradriaPUblica Murcipal ‘3. ORGANO DE CONTROL 23: Organo de Gonto Inttudonal ‘4 ORGANO DEALTA DIREGOION | 4.1. Gerencia Municipal 54, Secearia General ‘52, Oficina de Relacores Piticas ‘53. Oficina de Gostn de Riess de Dasastes 5, Unidad do Logistic ‘BAD Unidad de Contabitdad 54, Goren de Adinisatiny ‘5, ORGANS DE APOYO Finanzas. oat Ueied de nies Pano 545, Unidad de Patimonio 55. Gorendia de ‘55:1 Unided de Regist, Recaudacion y Control ‘Administracén Trbutaria 552. Unided de Fisoalzacion 5 Unidad de EeaitoiaCoadlva '57. Osa de Supenvcny Ludadones 6:1. Ona de Asesoia Juridica 6. ORGANOS DE {62 Ofna de Programacion Manual de lnversones |ASESORAMIENTO (63, Unidad Fornuladora (UF) 164. Garencia de Presuueso,Planiiactn y Raconaleacion 7.4.2 Divison de Obras 74, Gerenciade nracstucuray _[7-1.3, Dvalon de Esudie y Proyecion Desarrollo Urbano y Rural 7.1.3. Dvn de Catastoy Acondionarienio Tenoral 7.44 Division de Equipo Mectnico 72.4, Division de Programas Socal, SISFOHy Prtispacion Cludadana 72. Gorencia de Desarllo Socal | 722. Distn de Educadn, Salud, Cultura y Deportes -y Sericio Publcos 7-23, Divison de DEMUNA, OMAPED y CiAM 7.24. Dist de Comercalzacion, Mercados y Caml 7:25, Dvisin de Seguridad Cudadana 7. ORGANOS DE LINEA 726, Oficina de Rogisto Gi 773.4. Dwisin de Compelivded y Fomerio Produalvo 7.3, Gerencia de Desaroo aay 7.3.2 DWslin de Turismo y Arosania 733, Deion de Estudos y Cooperacininiemaconal 74.1. Dvn de Gasion Amblonlaly Recursos Naturales i 74, Garenca de Gestion Ambiaaa | 742. Dison Téonloa Municipal de Seneamiento Basco yy Saneaminton 743, Divsn de Ficalizacin y Carifeacin Ambiental 74 Dvisn de Manejo inlogral de Resituos Soidos 75:1 Division de Rogulaciin y Autorzalones de Transio 75. Gerenca de Transportes y 7352, Dvn de Fisoalzacin de Transports y Seguridad Ceulacion Vil S 8. ORGANOS 7. nstiuto Viel Provincial WP | DESCONCENTRADOS 82. Unidad de Gestion Munipaldel Aguay SaneamientoMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE COTABAMBAS MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES - MOF ORGANIGRAMA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE COTABAMBAS cance f Conséio Be CoOROINACON LOCAL (Eman "own CONSEJO DE DESARROLLO DISTRITAL ‘OFA BE TRAWITE DOCUMENTARIOY Acre vo “OFIGINADE LORIENTACION AL [GERENCIA MUNICIPAL) f COMUNALES. oud. COMITEDE GESTION AMBIENTAL ‘OFICINADE OFICINADE GESTION SSeS RELACIONES™ DE RIESGOS DE ae i _] COMITE PROVINCIAL DE SEGURIDAD ‘CONSEJO DE GERENCIA eee Sar Sz |S == |) UMDAD DE REcoRSOS| L I I 1 ee i a | _URBANOY RURAL SERVICIOS PUBLICOS ECONOMICO LOCAL YSANEAMIENTO CIRCULACION VIAL T ig T =] {_ SmsIONDE BRAS ‘DIVISION DE PROGRAMAS eS H PM eciaes,sisrony |] BMSIONDEESTUDIOSY "PARTICIPACION ©) [PROVECTOS =" SSS Hf omnsion oe eoucrcon, DIVISION CATASTROY "SALUD, CULTURAY ™\ [ACONDIGONAMIENTO. FO TeRRTORAL. DIVISIONDE DENUNA, . (OMAPED YAM (oyisonopeauro — ) YSN! [DIVISION DE COMERCIALI- ZACION, MERCADOS cxf DDVISIONDE SEGURIDAD ICUDADANA ‘OFGINADE REGISTRO CML compertivionoy 19} DDNISIONDETURISMO, ARTESANIAY MYPES: ‘DIVISION DE ESTUDIOS y isTTUTOV! UNIDAD DE GESTION PROVINciaL (Ve) _) |_MUNICIPAL DEL AGUAY Ss} e- DERSviNES ZI. DVsION DE GESTION [AMBIENTALY RR.NN ‘iMSION DE DIVISION TECNICA HUIMCRHDE cas DIVISION DE FISCALIZACION "COOPERACION 1 *YCERTIICACION DIVISION DE MANEIO Bo ‘DIVISION DE REGULACIONY VISION DE FISCALIZACION ‘SEGURIDAD VAL. INTEGRAL DE RESIDUOS s}-T'0 51. ORGANOS DE GOBIERNO El 6rgano de gobierno municipal que representa al Concejo Municipal es la Alcaldia, que es el de mayor nivel, tanto jerarquico, politica y administrativamente donde tienen funciones especificas, responsabilidad y autoridad definida por la ley. =O El concejo municipal se rige por la legislacién vigeate y reglamenta su funcionamiento a través S203) de su Reglamento interno de Concejo, La Alcaldia es el 6rgano de gobierno al que le compete ejercer las funciones ejecutivas del gobierno municipal sefialadas en la Constitucién politica del Estado, la Ley N° 27972, Ley Orgénica de Municipalidades, y demas disposiciones legales vigentes. Organigrama Estructural ‘CONCEIO MUNICIPAL ‘ALCALDIA ‘Cuadro Organico de Person: Alea 101P505 Fe 2 _ | Secretariat ro1ar30s | sP-aP 3 _ | chorerit ro1ar26o | sP-aP JOMENCLATURA/ NIVEL: TITULAR DEL PLIEGO Ze Joovico: 101FP50s v7 CARGO ESTRUCTURAL: ALCALDE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Convocar y presidir las Sesiones del Concejo Muricipal Ejercer la representacién legal de la Municipalidad Promulgar ordenanzas, acuerdos, hacer cumplir ejecutandolas imponiendo autoridad.MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE COTABAMBAS MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES - MOF Bjecutar los Acuerdos y Ordenanzas emanadas por el Concejo. Fjecutar los planes de desarrollo concertados. Ejecutar los presupuestos participativos Orientar, coordinar y supervisar la ejecucién de programas y proyectos. Elevar propuestas de operaciones de crédito externo e interno, con sujecién a la legislacién vigente. Resolver en primera instancia administrativa, los recursos Interpuestos contra decisiones de los érganos Dependientes, salvo aquellos por disposicién expresa, le corresponda resolver a otra instancia sobre la materia. Proponer y promover los mecanismos de participacién y la concertacién ciudadana como medios para mejorar la Gobernabilidad local. |. Designar y/o ratificar los cargos de confianza . Aprobar con Resolucién Municipal los documentos internos de gestién institucional Suscribir en representacién de la Municipalidad contratos, convenios, acuerdos relacionados con la ejecucién de Obras y prestacién de servicios de interés local. 14, Controlar los actos administrativos de sus érganos dependientes. 15. Delegar mediante Resolucién funciones y atribuciones a niveles inferiores 16, Proponer la creacién, modificacién, supervision y/o exoneracién de contribuciones y derechos. 17. Otros que la ley le sefiale. LINEA DE AUTORIDAD Depende del Concejo Municipal LINEA DE MANDO Tiene mando directo sobre: Secretaria II Chofer II jerencia Municipal, Gerencias y Jefaturas de los érganos de apoyo, asesoramiento, linea y érganos Gozar de derechos de sufragio. Ser vecino de la respectiva circunscripcién municipal, con no menos de 02 alios de residencia contintia de la eleccién. Hallarse inscrito en el registro electoral. Ser electo en comicios municipales de acuerdo a ley. ‘Sip, N@ CAP 02: SECRETARIA III /SP-AP “cODIGO: 101AP305 = CARGO ESTRUCTURAL: SECRETARIA HIEFUNCIONES ESPECIFICAS 1, Prestar asistencia al Alcalde en los asuntos concernientes a los asuntos de su despacho 2, Llevar la agenda del alcalde FEED 3. Elaborar documentos del despacho de alcaldia: cartas, oficios, informes, memorandos, etc g )\- Revisary orientar la documentacin ingresadaal despacho de alcaldia Z): Realizar el seguimiento de la documentaci6n recibida y emitida por el despacho. J. Revisar y organizar el despacho diario para la revisién, visacién y/o firma del alcalde 7. Derivar la documentacién correspondiente a las diversas unidades organicas con la visacién del alcalde. Analizar, emitir informes y dar cuenta al alcalde sobre asuntos que se tramitan en el despacho. Proponer acciones para mejorar la gestién del despacho de alcaldia Prestar apoyo con documentacién, informacién, datos y asuntos de necesidad para el alcalde en reuniones, conferencias, exposiciones, sesiones, etc. 11. Otras funciones afines inherentes a la competencia del cargo que le asigne el Alcalde. LINEA DE AUTORIDAD. Depende del Alcalde LINEA DE MANDO No tiene REQUISITOS MINIMOS © Con estudios secretariado ejecutivo © Con experiencia en administracién publica * Con experiencia en labores de asistencia gerencial o de alta direccién en entidades puiblicas 0 privadas Manejo intensivo de paquetes informéticos de oficina Personalidad proactiva, Capacidad de interrelacionarse con las personas N® CAP 03: CHOFER II / SP-AP CODIGO: 1014P260 CARGO ESTRUCTURAL: CHOFER Il J FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Conducir vehiculos motorizados livianos y/o pesados de transporte de cierta complejidad asignados al despacho de alcal Realizar el mantenimiento y reparaciones mecénicas de los vehiculos a su cargo 0 coordinar con el personal competente, Levar un sistema de control del recorrido del vehiculo a su cargo, y del consumo de combustible, actualizando los datos permanentenente. 10MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE COTABAMBAS, MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES - MOF 4, Puede corresponderle preparar informes sencillos y documentaci rsa; as{ como evar el control de la aplicacién de algunos normas establecidas. Realizar instalaciones sencillas de circuitos eléctricos, Efectuar labores de mantenimiento de equipos eléctricos. Informar sobre las necesidades de materiales para la ejecucién de los trabajos. Cambiar accesorios y piezas de cierta complejidad. Limpiar, lavar y lubricar piezas y accesorios, 10. Otras funciones afines inherentes a la competencia del cargo que le asigne el Alcalde pen an LINEA DE AUTORIDAD “i if Depende del Alcalde LINEA DE MANDO No Tiene REQUISITOS MINIMOS * Estudios Secundarios completo * Licencia de Conducir A It © Tres afios de experiencia en manejo,2. ORGANO DE DEFENSA MUNICIPAL Es el drgano de apoyo, encargado de los asuntos judiciales de la Municipalidad, representa y \lefiende ante los érganos jurisdiccionales, los derechos e intereses de la Municipalidad, de nformidad con las normas del Sistema de Defensa Judicial. Esta a cargo de la Procuraduria 2.1, PROCURADURIA PUBLICA MUNICIPAL La Procuradurfa Pablica Municipal es el érgano encargado de los asuntos judiciales de la Municipalidad Provincial de Cotabambas, representa y deflende ante los érganos weahs [By Jurisdiccionales, los derechos e intereses de la Municipalidad, de conformidad con las normas Ne caP 08: SECRETARIA II / SP-AP a7, CODIGO: 301AP205 © \CARGO ESTRUCTURAL: SECRETARIA IlFUNCIONES ESPECIFICAS Recepcionar, orientar, informar y atender a las Comisiones, autoridades, personas internas y externas que concurran a la OCI a indagar scbre la situacién de sus expedientes; Coordinar, controlar y organizar la Agenda diaria del Jefe del OCI, de acuerdo a disposiciones generales, programando y/o concertando la realizacién de la misma. Atender y efectuar llamadas telefonicas y registrarlas de ser el caso, consecuentemente concertar reuniones de trabajo autorizados pcr el Jefe del OCI Recibir, revisar, clasificar, numerar, fechar, foliar los expedientes y firmar los cargos de recepcién, as{ como hacer firmar los cargos de entrega de los mismos; Registrar la documentacién y/o expedientes recibidos y/o entregados Organizar y hacer el despacho, colocar sellos, tramitar y distribuir, la documentacién 0 expedientes que llegan o se genera en la Jefatura del OCI, asf como realizar el control y seguimiento elaborando los informes respectivos 0 archivar en forma diaria cuando corresponda; 7, Redactar documentos de acuerdo a indicaciones generales del Jefe del OCI; 8, Administrar, organizar y mantener actualizado el archivo correlativo y clasificado de Aisposiciones legales, Ordenanzas, Decretos, Reglamentos, Directivas y otras normas de competencia del OCI, as{ como de los expedientes rutinarios y demas documentos; 9. Solicitar, administrar los pedidos de iitiles, elaborar y gestionar el Cuadro de Necesidades, asi como distribuir, custodiar y/o controlar el material logistico y titiles para uso de la Jefatura del Organo de Control Institucional y las propias de su cargo; Las demas que le asigne el Jefe del Organo de Control Institucional y que sean de su competencia INEA DE AUTORIDAD Depende del Jefe del Organo de Control Institucional 2 SsLINEA DE MANDO “No tiene “6 Con studios de Secretariado Ejecutivo o afines * Experiencia en labores de secretaria o asistente administrativa en el sector pitblico 0 privado -\* Conocimientos de computaci6n y manejo de paquetes Office en entorno de Windows; 18MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE COTABAMBAS. MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES - MOF 04. GRGANOS DE ALTA DIRECCION Los érganos de Alta direccién de la Municipalidad Provincial de Cotabambas son la Gerencia 1 GERENCIA MUNICIPAL La Gerencia Municipal es el organo de mas alto nivel técnico administrativo, responsable de integrar, supervisar y coordinar la ejecucién de las actividades de todos los érganos )\, administrativos de la municipalidad, asi como de ejecutar las decisiones de los érganos de saeco > gobierno, cumplir las funciones, y encargos que le delegue la Alcaldfa y el Concejo Municipal. Qoee/” Organigrama Estructural: ALCALDIA GERENCIA MUNICIPAL Cuadro Organico de Personal: 9 | Gerente Municipal 4018¢205 EC 10 | Secretaria iit 401AP305 ‘SP-AP J pn especificas a nivel de cargos: ‘sf x ne cap 09: GERENCIA MUNICIPAL / EC CODIGO: 401EC205 CARGO ESTRUCTURAL: GERENTE MUNICIPAL INCIONES ESPECIFICAS Elaborar el Plan Anual de Control, consistente en auditorias, inspecciones y examenes especiales de conformidad con las directivas que se dictan sobre el particular Practicar auditorias, examenes especiales e investigaciones en los campos financieros informéticos, administrativos, de impacto ambiental y de gestion de la municipalidad, elaborando Informes de acuerdo a las disposiciones y metodologias sefialadas por la Contralorfa General de la Repiiblica, debiendo presentarlas a la Alealdia ¢ instituciones competentes.3. Dar seguimiento a las medidas correctivas que se hayan dispuesto, debiendo efectuar los reportes, grado de avance y solucién de las observaciones. Controlar y verificar la ejecucién de las politicas y objetivos institucionales, asi como el cumplimiento de las metas programadas. Realizar periédicamente el control de existencias de los diversos activos y valores de la municipalidad, Asesorar y brindar apoyo técnico a la alta direccién en asuntos vinculados con el Sistema Nacional de Control. Efectuar las coordinaciones pertinentes con las érganos que conforman el sistema Nacional de Control, a todo nivel. Asesorar y brindar apoyo técnico a las municipalidades distritales del distrito en asuntos vinculados con el Sistema Nacional de Control. 9%. Aprobar y elaborar a la Alcaldfa los informes y otros documentos técnicos del sistema de las acciones de control ejecutado. 10. Proponer la apertura de procesos Administrativos y de las responsabilidades detectadas en las acciones de Control, mediante Resoluciones. 11, Presidir los comités especiales de inspeccién, 12, Asistir y sustentar opinién técnica en las sesiones de concejo cuando sean requeridos. 13. Formar parte de los equipos internos de trabajo cuando les sea requerido por la alta direccién y/o la alcaldia 14. Otras funciones inherentes a la competencia de su cargo que le asigne la ley y el Alcalde, LINEA DE AUTORIDAD Depende de Alcalde, LINEA DE MANDO Tienen mando sobre los érganos siguientes: © Organos de Apoyo. Organos de Asesoramiento. J5$ Organos de Linea REQUISITOS MINIMOS * Titulo Profesional Universitario, Colegiado y habilitado Experiencia de mas de tres (3) afios en gestién piiblica Experiencia en puestos similares, conduccién de programas y proyectos en el sector piblico 0 privado. Capacitacién acreditada en temas de gestién publica Personalidad proactiva en gestion 20MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE COTABAMBAS MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES - MOF icy SRUNCIONES ESPECIFICAS $Y) Asistiral Gerente Municipal en labores de despacho y atencién de trémites. Coordinar, controlar y organizar la agenda diaria de la Gerencia Municipal Organizar y coordinar las audiencias, reuniones y atenciones. Realizar el seguimiento de toda la documentacién recibida y emitida por la Gerencia Municipal Revisar el despacho diario para la revision, visacién y/o firma del Gerente Municipal Proyectar informes, provefdos, resoluciones. Realizar labores de coordinacién con otras unidades orgénicas a solicitud del gerente. Atender asuntos resueltos por el Gerente Municipal e informar sobre el mismo a los usuarios 9. Proponer acciones para la mejora de la eficiencia de la Gerencia Municipal. 10. Analizar expedientes y preparar informes 11. Otras funciones afines inherentes a la competencia del cargo que le asigne el Gerente Municipal, ;QuIsITOs MINIMOS Con estudios de secretariado ejecutivo 0 afines Tres afios de experiencia en labores de asistencia gerencial ‘Manejo intensivo de paquetes informaticos de oficina Dominio de inglés basico Personalidad proactiva. Capacidad de interrelacionarse con las personas5. ORGANOS DE APOYO Los érganos de Apoyo son aquellos que prestan servicios internos de caracter complementario y Iministrativo, a todos los Srganos de la muntcipalidad, siendo responsables del manejo de ‘cursos, captacién, asignacién y racionalizackin de los mismos, en el marco de los rocedimientos de los sistemas administrativos del estado y de las normas internas complementadas. Los érganos de Apoyo son: De Alcaldia: - Secretaria General ~ Oficina de Relaciones Pablicas - Oficina de Gestién de Riesgos de Desastres De Gerencia Municipal ~ Gerencia de Administracién y Finanzas ~ Gerencia de Administracién Tributaria - Unidad de Ejecucién Coactiva ~ Oficina de Supervision y Liquidaciones Organigrama Estructural: ALCALDIA OFICINADE OFICINADE (OFICINADE GESTION SECRETARIA RELACIONES DE RESGOS DE. GERENCIA ‘GERENCIADE ‘GERENCIA DE ADMINISTRACION |] ADMINISTRACION ‘YFINANZAS ‘TRIBUTARIA ‘UMoADDE )(— OFKINADE. evecuciOn || supervision coactiva_) | tauioactones 1, SECRETARIA GENERAL La Oficina de Secretaria General es un Srgano de apoyo, encargado de prestar apoyo administrativo, al Concejo, a las Comisiones de Regidores y al Alcalde en asuntos relacionados a las decisiones que emanen de los niveles de gobierno, Asimismo tiene a cargo el acervo documentado de la institucién, 22MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE COTABAMBAS MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES - MOF 11 _ | Secretaria General 5015]405 12 [AntlarAdminaeavon soiarzos | sear_| Descripcién de funciones especificas a rel de cargos: | -Nocap 11; SECRETARIA GENERAL / SP-E] B fice 501EJ405 CARGO ESTRUCTURAL: SECRETARIA GENERAL FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Citar por encargo de la Alcaldia o de quién haga sus veces, a los regidores y/o funcionarios a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Concejo, asi como a todas las sesiones que las, autoridades estimen pertinentes. 2. Citar por encargo de la Alcaldia o de quién haga sus veces, a los miembros del Consejo de Coordinacién Local Distrital. Coordinar y preparar la agenda y la documentacién necesaria para las sesiones del Concejo. 4, Lievar el libro de actas de las sesiones del Concejo certificandolos y suscribiéndolas conjuntamente con la Alcaldia. 5. Efectuar la redaccién y/o grabacién, revisin y reproduccién del desarrollo de las Sesiones del Concejo, asi como la tramitacién de los acuerdos producidos. 6. Formular y/o transcribir las ordenanzas, acuerdos y resoluciones del Concejo, asi como los decretos y resoluciones de Alcaldia, en estricta sujecién a las decisiones adoptadas, debiendo suscribirlas conjuntamente con la Alcaldia, Organizar los archivos y seguridad de los documentos producidos por el Concejo y la Alcaldia, utilizando medios fisicos, electrénicos disponibles. Atender las solicitudes de informacién de los regidores haciendo traslado de éstas a las oficinas o direcciones correspondientes. Organizar, programar y ejecutar acciones vinculadas al trémite documentario de la municipalidad, mesa de partes y el archivo general. Recepcionar los documentos que ingresen, despachar los que salen, organizar y llevar el archivo central de toda la documentacién de la Municipalidad, asi como estar al tanto de los tramites internos de los expedientes. ). Transcribir, remitir y difundir los acuerdos, decretos, resoluciones, proveidos y otros documentos emitidos por el Concejo y la Alcaldia para su aplicacién segtin sea el caso. . Disponer la publicacién en el diario oficial o el de circulacién en el distrito las ordenanzas, los decretos municipales y otras disposiciones oficiales, que sean necesarias. Dar fe de las actas del Concejo, de los decretos y resoluciones del Alcalde y llevar los correspondientes libros de registros. . Llevar la correspondencia del Concejo Municipal y de la Alcaldia, |. Coordinar las audiencias de la alcaldia en coordinacién con el despacho del alcalde Expedir y transcribir los certificados y constancias concedidas por el Alcalde. Pa16, Organizar y atender las sesiones solemnes tel Concejo Distrital las ceremonias y actos oficiales que se realicen en la municipalidad. 17. Otras funciones inherentes a la competencia de su cargo que le asigne el Alcalde. /INEA DE AUTORIDAD jepende del Alcalde LINEA DE MANDO: ‘Tiene mando directo sobre: * Jefe de la Oficina de Trémite Documentario y Archivo. * Jefe de la Oficina de Orientacién al Ciudadano REQUISTTOS MiNIMOS * Titulo Profesional de Abogado, colegiado y habilitado © Experiencia de trabajo en gobiernos locales minimo tres 03 afios + Experiencia en Derecho Administrativo y Sistemas de Registro y Archivo Documentario * Personalidad proactiva * Capacidad de trabajo en equipo N® CAP 12: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Il / SP-AP CODIGO: 501AP205 ‘CARGO ESTRUCTURAL: AUXILIAR ADMINISTRATIVO It FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Coordinar, controlar y organizar la Agenda diaria de la Secretaria General 2, Confeccionar, organizar y actualizar los registros, gulas telefénicas, directorios y documentacién respectiva; Atender y efectuar llamadas telefénicas y registrarlas de ser el caso; consecuentemente concertar reuniones de trabajo autorizadas por el Secretario General, as{ como informar las. ocurrencias que se presenten; 4. Recibir, revisar, clasificar, numerar, fechar, foliar los expedientes y firmar los cargos de recepci6n; asi como hacer firmar los cargos de entrega de los mismos; Organizar y hacer el despacho, colocar sellos, tramitar y distribuir la documentacién 0 expedientes que egan o se genera en Secretaria General; asi como realizar el control y seguimiento de los mismos y archivar en forma diaria cuando corresponda; Administrar, organizar y mantener actualizado el archivo correlative y clasificado de dispositivos legales, Ordenanzas, Decretos, Reglamentos, Directivas y otras normas de competencia de la Secretaria General y de la entidad en general; asi como de los expedientes rutinarios y demas documentos; Solicitar, administrar los pedidos de iitiles, elaborar y gestionar el cuadro de necesidades; asi como distribuir, custodiar y/o controlar el material logistico y titiles para el uso de Secretaria General y las propias del cargo; 24MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE COTABAMBAS MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES - MOF ee (e) & \aZEe/ unea ve avroripap Depende directamente del Secretario General JS. Las demés que le asigne el Secretario General y que sean de su competencia. LINEA DE MANDO: :}e. No tiene: we “"/" REQUISITOS MINIMOS * Técnico de secretariado, contabilidad o afines + Dosaitos de experiencia en trabajos similares © Personalidad proactiva 5.1.1, OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO La Oficina de Trdmite Documentario y Archivo es el 6rgano encargado de administrar el sistema de tramite documentario y de archivo de la Municipalidad Provincial de Cotabambas. ‘Cuadro organico de personal: 13 [Jefe de a Oficina de Tramite Documentarioy Archivo General 5018}105 SPB} 14 _ | Auxiliarde Archivo I SO1AP205 sar | Descripcién de funciones especificas a nivel de cargos: N° CAP 13: JEFE DE OFICINA / SP-E} . 01EJ105, ® \CARGO ESTRUCTURAL: JEFE DELA OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO “PUNCIONES ESPECIFICAS 1. Tener bajo control la recepcién y registro nico de toda Ja documentacion dirigida a la Municipalidad. Ejecutar actividades de registro, clasficacién y distribuei6n de los documentos que ingresan ala Municipalidad Cumplir con las disposiciones y procedimientos vigentes en materia de trémite documentario. Realizar la actualizacién del registro alfabético y numérico de los documentos y expedientes; ast como su correspondiente distribucién a las diferentes Unidades Organicas de la Municipalidad. Brindar informacién al piblico en general, sobre Ia ubicacién de sus documentos y expedientes en las diferentes areas de la Municipaliad. Recepcién de quejas y sugerencias de los vecinos,7. Otras funciones inherentes a la competencia de su cargo que le asigne el Secretario General Sar *eee"Q\ LINEA DE AUTORIDAD 9) Depende de la Secretaria General 7 LINEA DE MANDO; Tiene mando directo sobre: © Auxiliar de Archivo II REQUISITOS MINIMOS ‘© Estudios Superiores en administracién o afines © Experiencia en funciones similares. * Personalidad proactiva © Capacidad de interrelacionarse con el piblico N° CAP: 14: AUXILIAR DE ARCHIVO II / SP-AP CODIGO: 501AP205 CARGO ESTRUCTURAL: AUXILIAR DE ARCHIVO FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Coordinar y ejecutar actividades de archivo, como son la clasificacién, ordenamiento, codificacién, descripcién y conservacién del acero documentario de la Municipalidad 2. Bvaluar y seleccionar documentos para su conservacién y/o eliminacién; asf como ejecutar programas de conservacion y restauracién, Clasificacién legal y rotulacién de fondos documentales. Formular informes estadisticos del registro de investigaciones. Recolectar informacién relacionada con la actividad archivistica Dar informacién relativa al drea de su competencia Apoyar en las labores de recepcién y registro de toda la documentacién ditigida a la Municipalidad Otras funciones inherentes a la competencia de su cargo que le asigne el Jefe de Tramite Documentario y Archivo. No tiene. REQUISITOS MINIMos * Estudios Técnicos concluidos © Experiencia en funciones similares. 26MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE COTABAMBAS MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES - MOF Personalidad proactiva * Capacidad de interrelacionarse con el piblico 5.1.2. OFICINA DE ORIENTACION AL CIUDADANO ~ Ta Oficina de Orientacion al Ciudadano es el organo encargado de proporcionar Informacion y {s25)=) orientar a los usuarios y vecinos sobre los diversos tramites y servicios que brinda la s aoe Municipalidad Provincial de Cotabambas. Cuadro organico de personal: 15 _ | Jefe de Ia Oficina de Orientacién al Ciudadano 502E]205 sp. Descripcién de funciones especificas a nivel de cargos: N° CAP 15: JEFE DE OFICINA / SP-EJ CODIGO: 502E}205 CARGO ESTRUCTURAL: JEFE DE LA OFICINA DE ORIENTACION AL CIUDADANO. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Brindar informaci6n y orientacién al piblico usuarios sobre todos los trémites municipales. 2. Recepcionar los reclamos de los usuarios dar las soluciones posibles. 3. Llevar a su cargo el libro de reclamaciones 4, Brindar informacién de los procedimientos contenidos en el TUPA, explicando los requisitos correspondientes. Proporcionar la orientaci6n para la realizacién de trémites. Revisar los documentos de los solicitantes de trémites, efectuando la verificacién previa y orientaciondolos en caso de faltarle requisitos. Ayudar a los usuarios en el Ilenado de los formatos para diversos tramites Brinda informacién de ta ubicacién de las oficinas 9, Tratar al pitblico con respeto y amabilidad, 10. Otras funciones inherentes a la competencia de su cargo que le asigne el Secretarlo General. LINEA DE AUTORIDAD jepende del Secretario General LINEA DE MANDO: No tiene. REQUISITOS MiNIMOS | «Estudios Técnicos concluidos / © Experiencia en funciones similares, © Personalidad proactiva‘© Capacidad de interrelacionarse con el piblico 5.2. OFICINA DE RELACIONES PUBLICAS \pha Oficina de Relaciones Publicas es el organo de apoyo encargado de proponer, formular y SJzplecutar las acciones comunicacién social que la Municipalidad requiere para brindar informacién oportuna, transparente y veraz a la ciudadania sobre los actos de gobierno, servicios prestados y proyectos; as{ como brindar servicios comunicacionales a la ciudadania Cuadro organico de personal: Jefe dela Oficina de Relaciones Publicas 5028310 17 _ | Relactonista Pablico 1 S02ES210 SP-ES Descripcién de funciones especificas a nivel de cargos: N° CaP: 16: JEFE DE OFICINA / SP-E] CODIGO: 502EJ310 CARGO ESTRUCTURAL: JEFE DE LA OFICINA DE COMUNICACION SOCIAL Y RELACIONES PUBLICAS FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Formular, organizar y ejecutar programas de comunicacién, que difundan los objetivos y la problematica Municipal, as{ como también los servicios y actividades programadas. Programar, ejecutar y supervisar las actividades de relaciones puiblicas y actos protocolares de la Municipalidad hacia la comunidad fomentando las buenas relaciones entre ambos, Coordinar las acciones orientadas a asegurar una buena imagen de la Municipalidad a través de los diversos 6rganos que la conforman. Establecer canales de comunicacién y estrecha coordinacién con las organizaciones de la poblacién, Formular y desarrollar programas de capacitacién en comunicacién social dirigidos a las organizaciones sociales de base. Programar, dirigir y ejecutar las actividades de Prensa, impresiones que se desarrollan en la Munieipalidad, Formular, programar y dirigir las campafias de sensibilizacién y convocatoria a los procesos de planificacién concertada y presupuesto participative, asi como dar apoyo comunicacional a estos procesos, Elaborar comunicados, notas de prensa y avisos sobre las actividades de la Municipalidad. Organizar y atender las sesiones solemnes del Concejo, las ceremonias y actos oficiales que se realicen en la Municipalidad. Coordinar las acciones de informacion de los diferentes érganos de la Municipalidad.