199X ves 2ce jullo d VISTO ¥ Cc SIDERANDO EI Decreto Supremo N*030-98-PCM con el que se aprueba el Reglamento para el otorgamiento de la compensacién econémica por informacién sobre la posegion legal de armas dé guerra y en aplicacin de los Articulos sexto,, noveno y décima quinto del citado decreto es necesario designara los representantes del Ministerio Publico que integrarén la ComisiGn Recep tora. el Grupo Especial y la Comision Evaluadora y estando al Acuerdo N° 3421 adoptado por unanimidad por la Comision Ejecutiva del Ministerio Public en sesién de fecha 1 de julio de 1988 con dispensa de 1a lectura del acta, dejandose constancia que el doctor Pedro Pablo Gutiérrez Ferreyra, Fiscal Supremo de la Primera Fiscalia Suprema en lo Penal, no se encuen tra presente por motivo de salud: en uso de las atribu Glones conferidas por las Leyes N's. 26623, 26605 y SE RESUELVE: Articulo Primero. Designar al doctor Mario Ar mando Cavero Velacchaga, Fiscal Superior Titular de la Quinta Fiscalia Superior en lo Penal de Lima, con reten cidn de su cargo, como representante del Ministerio Publi- co de la Comisién Receptora, quien la presidira, conforme al Articulo, seato del acotado Decreto Suoren Articulo Segundo. Designar al doctor Pedro Gor. zalo Chavarry Vallejo. Fiscal Superior Titular de la Novena Fiscalia Superior en lo Penal de Lima. con retencion de su cargo. como representante de! Minis terio Publico de la Comision Evaluadora, quien la pre- sidira, conforme al Articulo decimo quinto del acotado Decreto Supremo. Articulo Tercero.- Designar al doctor Miguel Héctor Narvo Salazar, Fiscal Provincial Titular de la Vigésimo Cuarta Fiscalia Provincial en lo Penal de Lima, con tetencidn de su cargo, como integrante del Grupo Espe- glal conforme a] Artieulo noveno cel acotado Decreto "Articulo Cuarte.- Hacer de conocimiento la presente resolucion a los sefiores Ministro de Justicia, Ministro del Interior. Ministro de Defensa y al Fiscal Superior encar eel. gestion de, gobierno delegada por la Comistn Jecutiva del Ministerio Publico en €] Distrito Judicial de Cima pare los fines pertinentes. Registrese, comuniquese _y_publiquese BLANCA NELIDA COLAN MAGUINO, Fiscal Suptema y Presidenta de la Comision Ejccutiva del Ministerio Publica ANGEL RAFAEL FERNANDEZ HERNANI BECERRA Fiscal Supremo (P) Miembro de la Comision Efecutiva del Ministerio Pablico MARIO DAVID ZEGARRA MARINAS Secretario Ejecutivo - Miembro de la Comisién Ejecutiva del Ministerio Pablico Tet CONTRALORIA GENERAL Aprueban normas técnicas de control ° interno para el Sector Piblico RESOLUCION DE CONTRALORIA N° 072-98-CG Lima, 26 de junio de 1998 Vistos:, el Memorandum N° O01-98-CG de 10.PEB.98 de_la Comision de Apoyo al Comité Tecnico del Proyecta, USAID N” 527-0356. en la formulacion de la propuesta de Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Publica: COTTE El Peruano Pag. 161603 Que, conforme al Decreto Ley N” 26162, es atribu cién de la Contraloria General de la Repiblica, como ente rector del Sistema Nacional de Control, formul procedimientos y operaciones a ser empleados por las entidades.piblicas en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administratives de gestién y de control Que, dentro de ta politica de Modernizacion de Estado, correspondeestablecerpautas basicas homoxe As que orienten el accionar de las entidades del Sector Publico, hacia la busqueda de la efectividad ficiencla y economia en sus operaciones, en el marco de una adecuada estructura del Control interno y probi dad_administrativa Que, las funciones inherentes 2 los sistemas adminis trativos de personal, racionalizacion y abastecimicnto cargo del INAP, fueron trastadadas cada entidad del Sector Publica, ctorgindose en tales aspectos. mayor flexibilidad al manejo gerencial Jue, en tal sentido, en el marco de flexibilidad sefala dio, resulta necesario proporcionar a las Entidades Pabli a una adecuada orientacién y unificacién de sus controles internos, favoreciendo un fiincianamiento orgénico forme de la gestiin publica y de utllizackin de los recursos blicos, en un ambiente satisfactorio de control interno Que, wnforme al documento de vistos, la Comision de Apoyo al Comité Técnico del Proyecto USAID N° 527. 0356, ha otorgado opinion favorable a la propuesta de Normas ‘Técnicas de Control Interno para el Seetor Publ q 26162, Ley del § SE RESUELVE: Articule Primere.- Aprobar las “Normas ‘Técnicas de Control Interno para el Sector Publico”, que forman parte integrante de la presente resolucién. y consta de tina Introduceién, Marco General de la Estructura de Control Interno, Glosario de Términos y Normas Técri- cas codlficadas en’ las Areas siguientes: 100 Normas Generales de Control [nterno. 100-01 al 100-12). Normas Técnicas de Control Interno para la Administracion Financiera Gubernamental.. (Nor mas 210-01 al 210-04: 230-01 al 230-13; 250-01 al 25003: 280-01 al 280-07). Normas Técnicas de Control Interno para el Area de Abastecimiento y Actives Fijos. (Normas 300- 01 al 300-08}, Normas Técnicas de Control Interno para el Area de Administraciénde Personal. (Norma400-O1 al 400-11), Normas ‘Técnicas de Control Intern para Siste- mas Computarizados. (Norma 500-01 al 500-08) Normas Técnicas de Control Interno para el Area de Obras Piiblicas. (Normas 600-01 al 600-17). (Normas 200 300 400 500 600 Articulo Segundo.- Las Normas Técnicas de Control Interno son de aplicacion en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, conforme al Art. 3" del Decreto Ley N° 26162. bajo la supervisin de los titulares, de las entidades y de los jefes de la admintstracién guber- namental o de los funcionarios que hagan sus. veces Articulo Tercere.- Encérguese a la Escuela Nacional de Control la difusién de las presentes Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Publico, entre las autoridades, funcionarios y servidores de las entidades comprendidas en su alcance. Registrese y comuniquese, VICTOR ENRIQUE CASO LAY Contralor General de la RepiiblicaPag. 161604 €f Peruano EMI 250 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTO! R PUBLICO INDICE INTRODUCCION Definicion. Objecivos, Ambito de_aplicacién Emisién y_actualizacién Estructura. Caracteristicas Areas de las Normas de Control Interno. Implementacién de las Normas de Control Interno, MARCO GENERAL DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO Definicion de control. interno. Estructura del control interno, Responsabilidad de la direecién en el control interno Limitaciones de la efectividad del contral interno. 100 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO 100-01 Objetivos del control interno. 100-02 Integridad y valores éticos. 100-03 Estructura organica. 100.04 Asignacién de"autoridad y responsabilidad. 100-05 Segregacién de funciones. 100-06 Monitareo de controles intemnos. 100-07 Sistema de autorizacion y ejecucién de ‘operaciones. 100-08 Integracidn de las operaciones de adminis- tracién financiera gubernamental, 100-09 Auditorfa anual en las entidades puiblicas. 100-10 Respondabilidad (Accountability). W011 Control de calidad sobre los servicios brin- 100-12 uncon de Auditoria Interna en las entida es 200 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA _ADMINISTRACION FINANCIERA GUBERNAMENTAL 210 NormasdeControl interno paraclArea, de Presupuesto. 210-01 Control del marco presupuestario de cada entidad. 210-02 Controlés para la programacién de la ejecu: ¢in presupuestaria. 210-03 Control previo de los commpromisos presu- uestales, 210.04 Control de la evaluacién del presupuesto, 230 Normas de Control Interno para el Area de Tesoreria. 230-01 Unidad de caja en la Tesoreria 730.02 Uuligacion del ujo de caja en La programa: 230-03 Conciliaciones bancarias. 230-04 Garantia para responsables del manejo 0 eustodia dé fondos 0 valores. 200-05 Medides de seguridad para cheques, fotos lores. 230-06 Control y custodia de cartas-flanza. 230-07 Uso de formularios pre-numerados y mem- bbretados para el movimiento de fondos 230.08 Uso de sello restrictive para los documentos pags por la Tesoreria 230-09 Transferencia de fondos por medias elects nicos. 280-10 Uso del fondo para pagos en efectivo yo fondo. fi. 230-11 Depusitas oportuno en cuentas bancarias. 230-12 Arqueos de fondos y valores. 230-13 Requerimiento de comprobantes de pago, Lima, jueves 2 de julio de 1998 Wormas de Control Interno para el Area de Endeudamiento Pablico 250-01 Organizacién de la informacién sobre en- detidamienta y procedimientos de control de_sus_ operaciones, 250-02 Contabilidad de la deuda publica. 260-03 Conciliacion de desembolsas de prést de operaciones por servicio de la deu mos y 280 Normas de Control Interno para el Area de Contabilidad Publica. 280-01 Aplicacién de los principios y normas de contabilidad gubernamental 280-02 Organizacion ‘del sistema contable. 280-03 Coneiliacién de saldos. 280-04 Control de saldos pendientes de rendicién yf 0 devolucién, , 280-05 Integraeién contable de las operaciones fi- nancieras. 280-06 Documentacién sustentatoria. 280-07 Oportunidad en el registro y presentacién de informacién. financiera NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS 300-01 Criterio de economfa en la compra de bienes y, contrataciin de_ servicios. 300-02 Unidad de almacén 300-03 Toma de inventario fisico. BOO-04 Baja de, bienes de activo fi. 300-05 Mantenimiento de bienes de activo fio. 300-06 Acceso, uso y custodia de bienes, 300-07 Control sobfevehiculos oficiales del Estado. 300-08 Proteccion de bienes de activo fijo. | 400 NORMAS DE CONTROL INTERNO i i | PARA EL AREA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL 400-01 Descripcion y andlisis de cargos. 400.02 Incorporacién de personal. 400.03 Control y evaluacién del rendimiento del personal. 400-04 Capacitacion y entrenamiento permanente. 400-05 Desplazamiento de servidores. 400-06 Mantenimiento del orden, moral y diseipli 400-07 Informacion actualizada del personal. 400-08 Aplicacion de la Tereerizacién en las entida- es. 400.09 Asistencia y permanencia del personal, 400-10 Compensacién por becas de estudios otorga- das a] person 400-11 Prohibicion de recibir regalos u otros bene- ficios distintos 2 la remunerecién. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA SISTEMAS COMPUTARIZADOS 500-01 Organizacién del Area de Informatica. 500-02 Plan de sistemas de informacién. 500-03 Controle de cats fuente, de operacion y de salida, 500-04 Mantenimiento de equipos de computacicn. 500-05 Seguridad de programas de sae y eguipos ‘cémmputo. 00.06 Plan de contingencias. 800-07 Aplicacién de tecnicas de INTRANET. 300-08 Gestion éptima de software adquirido a ‘medida por entidades.puiblicas. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE OBRAS PUBLICAS 600-01 Del Expediente Técnico. 600-02 Contenido de las Especificaciones Técnicas. 600-03 Sustentaciin de los metracos. 600-04 Absolucién de consultas u observaciones sobre documentos que conforman el Expe- diente ‘Técnico de la LicitaciénLima, jueves 2 de julio de 1998 00-05 Detalle de los anexos del contrato 800-06 Modificacones y subsanacién de errores a comisiones en ef expediente técnico 600-07 Aplicacién de controles de calidad en obras ¥y reportes, 600.08 Oportunidad en el procesamiento de presu- uestos adicionales 000-09 Bustentacion de presupuestos adicionzles, en contratas precios unitarios 600-10 Sustentacion de prestipuestos adicionales, en contratos a suma elzada 600-11 Las resoluciones aprobetorias de presupues- 0s adicionales deben precisar la. causal. 800-12 Aprobacion de reducciones de obra 600-13 Cumplimiento del plazo contractual. 800-14 Elaboreen ce mettades de post ~ construc ion 600-15 Participacién de los miembros designados pera la recepcién de obra 600-18 Registro de garantias en la etapa de opera- cin y_manienimiento 600-17 Manténimiento de las obras. GLOSARIO NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO INTRODUCCION |. Bn esta seccién se descrihen las aspectos generales de las normas de control interno para el Sector Publics emitidas por la Contralorta General de la Republira, Se define los conceptos mas imporcantes, objezivas, émbito Ge aplicacién, caracteristicas y en general aquellos crite- rios que seran necesarios utilizar para Su emision mplantaciin a cargo de las entidades publicas sujetes al Sistema Nacional de ‘Control Definicién 2, Las Normas de Control Interno para el Sector Public son gulas generales dictadas por'la Contralorla General de fa Reptblica, con el objeto de promover une sana adiinistracion de los recursos publions en las ent dades en el marco de una adecuada estructura Gel control interno, Estas normas establecen las pautas basicas ian el acclonar de las entidades del sector publico hacia a busqueda de la efectividad. efciencia y economia en las operaciones 53: Las titulares de cada entidad son responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar fa estructura de control interno. cue debe esiar en funcén 9 la natura feza Ue sus actividades y volumen, de operaciones. consh derando en todo momento el custo-benefcio de ls’ contro ies procedimientas implantades 4. fas normas de control interno se fundamentan en prinipan y"pracins de aceptacon general, at coma en Bquelos eters y fundamentos que’ con mayor amplitud Se deseriben en €] marco general de la estructura de control inteme para el seexat publico que forma parto de este “documenta Obdjetivos 5. Las Normas de Control interno para el Sector Piiblico tienen los objetivos. siguientes: servir de mara de referencia en materia, de control interno para las prdcticas y procedimicntos. administrat ‘vos y financieras; orientar la formulacién de normas especificas para el funcionamiento de los procesos de gestidn « informacién gerencial en las entidades puiblicas. + proteger y conservar los recursos de la entidad asegurando quie las operaciones se efectsien apropiada- ‘mente: controlar la efectividad y eficiencia de las operacio nes realizadas y que estas se encuentren dentro de los programas y presupuestos autorizados; = permitir fa evaluacion posterior de la efectividad, eficiencia y economia de las operaciones, a traves de la auditoria interna o externa, reforzando el proceso de respondabilidad institucional. y, COTTE El Peruany Pag.161605 ],_-onentar y Unificer ta aplicacion del control interno en. las entidades. publicas Ambito de aplicacion 6. Las Normas de Control Interno para el Sector Publico se aplican en todas las entidades comprendidas, dentro del dmbito de competencia del Sistema Nacional de Control, balo la supervision de jos titulares de las entidades y'de los jefes responsables de la administracién gubernamental o de los furcionarios que hagan sus veces 7. En caso que estas normas no sean aplicables en determinadas situaciones. sera mencionado especifica mente en el rubro limitaciones al aleance de cada norma, La Contraloria General de la Republica establecera los Pracecimlentos pare determinar las excepciones a que wubiere lugar 8 Las Normas de Control Interno para el Sector Piiblico “no interfieren con. las. disposiciones establecidas por la legislacién, ni limitan las normas dictedas por los Sistemas administrativos, asi como otras normas que se eneuentren vigentes, La aplicacion de estas normas con tribuye al fortalecimiento de la estructura de control interno establecida en as entidades. 9. Emision y actualizacién es competencia de la Contraloria General de la Republica, en su calidad de organismo rector del Sisterna Nacional de Control la emision ylo madificacién de las normas de control interno aplicables a las entidades del sector publica sujets a wu ambito 10. Estructura - as Normas de Control interno para fl Sector Piiblico tienen Ia siguiente. estructura - Codigo: contiene cinco digites: los tres. primeros indican el area/subdreas y, los dos tltimes, la numeracién correlativa Titulo: es la denominacién breve de la norma. -Sumilla: Es la parte dispositiva de la norma o el enunciada que debe implementarse en cada entidad. = Comentarios: Es la explicacién sintetizada de la norma que describe aquellos criterios que faciliten su implantacion en las. entidades.publicas ~ Limitaciones al alcance: Precisa en los casos que sean aplicables a aquellas entidades eximidas de su cumpli miento, por factores especificos 11. Caracteristicas - las normas de control interno para el Sector Pulblico tienen las caracteristicas siguien tes, Concordantes con el marco legal vigente. directivas y formas emitidas por los sistemas de presupuesto, teso To, endeudamiente publico y contabilidad gubernamen. tai, asi como con otras disposiciones relacionadas con el control interno. = Compatibles con los principios del control interno, principios de administracién y las normas de auditoria subernamental emitidas por la Contraloria General de ta Republica ‘Sencillas y claras en su presentacién y referidas a un asunto especific. Flexibles. permiten su adaptacién y actualizacton periddica de acuerdo con las citcunstancias, segin los vances en Ta moderizacén’ de la acministracin guber namenta! Areas de las Normas de Control Interno. Las normas de control interno para el Sector Publico se encuentran agrupadas por areas y subareas. Las reas de trabajo constituyen zonas donde se agrupan un conjun to de normas relacionadas con criterios afines. Las éreas previstas son las. siguientes: Normas generales de control interno | __ = Normas de control interno para la administracién | financiera gubernamental. | ™"Normas de control interno para el area de abastect- | miento y actives fijos. | Notmas de control interno para el érea de adminis. | tracin de personal agaNermes de control interno pora sistemas computa Normas de control interno para el area de obras ica.Pag. 161606 €f Peruano CIID 12, Normas Generales de Control Interno. Com prenden las normas que promueven la existencia de un control interno sélido y efectivo en las entkdades publicas. cuya implementacién constituye responsabilidad de los niveles de cireccién y gerencia en estas. La. combinaciin de estas normas establecen el contexto requerida para un control interne aproniada en cada entided publica 13, Normas de Control Interno para la Admini tracién Financiera Gubernamental - Normas de control interno para el area de presu- puesto. = Normas de control interno para el érea de tesoreria = Normas de control interno para el rea cle endeuda- miento_ piiblico ding, N*MES de control interno para el érea de conta 14, Normas de Control Interno para el Area de Presupuesto - Regulan los aspectos claves del control iniemo relacionade con el sistema de gestiGn presupues- taria, Consideran como marco cereferencia, lalegislacién gn materia presupuestaria y les cirectivas emtidas po el 6rgano rector del sistema 15. Normas de Control Interno para el Area de ‘Tesoreria - Estén orientadas a identificar Ins eontroles basicos en el proceso ce tesoreria, a fin de que su aplica- ¢ién proporcione a la administracion financiera guberna. mental, seguridad razonable sobre el buen manejo de fondos y valores, asegurando la eficiencia en el logro de ‘objetivos institucionales y minimizendo los riesgos en la estion, 16. Normas de Control Interno para el Area de Endeudamiento Pablico- Se orientan? bésicamente, a cautelar la validez y confiabilidad de la informacion que acministra el endeucamiento piblico, buscando el proce: samiento coordinado ce operaciones 'y acciones adminis- trativas efectuadas en sus. diferentes’ etapas. 17, Normas de Control Interno para el Area de Contabilidad -Estan otfentadas a lograr que la informa- cién financiera sea valida y conflable y elaborada con oportunidad. Tales normes buscan que la contabilidad sea un elemento integrador de las operaciones propias de administracién financiera. producienda reportes y esta- dos financieros apropiados y ‘tiles, tanto para la geren- cia, como para otros usuarios 18. Normas de Control para el Area de Abasteci miento y Activos Fijos - Regular. los aspectos relativos al proceso de abastecimiento, asi como respecto a los ‘mecanismos de protescion y conservacion de activos. fos. 19, Normas de Control para el Area de Adminis. tracién de Personal -Estan referidas @ los mecanisimos que utilizan las entidades gubernamentales para le ad nistracién integral de los recursos humanos. a efecto de lograr eficiencia’ y productividad en el desempefo fiuncio- nial de sus. servidores 20. Normas de Control Interno para sistemas computarizades Se dirigen a promover la eficiencia en Ja organizacion, mantenimiento y seguridad de los siste mas computarizados que procesan fa informacion, que requieren las entidades para ol desarrollo de sus activida- des. 21. Normas de Control Interno para el Area de Obras Publicas - Se refieren a los sspectos relacionados con la ejecucién de obras puiblicas, las mismas que se orientan’ a promover la eficiencia en las actividedes pro- jas del proceso de contratacién. ejecucién, recepcion y iquidacion de obras y control de las obras pot administra: ion directa, Implementacién de las Normas de Control In- terno para el Sector Pablico 22. Corresponde al Sistema Nacional de Control for- ular recomendaciones para mejorar la eficiencia de las entidedes en la toma de decisiones y en el manejo de sus recursos. asi como los procedimientes y operaciones que utilizan en su accionar, can el fin de optimizar sus siste mas, administratives. de gestion y de control, interno. 23. Todas las normas ‘internas y procedimientos adm nistratives que se dicten en el sector publico, deben ser concordantes con las normas de control interno emitidas por la Contralorfa General de la Reptblica, conform alo dispuesto en el Articulo 16’, inciso b} del Decreto Ley N’ 26162, Ley del Sistema Nacional de Control Lima, jueves 2 de julio de 1998 24, EI titular de cada entidad debe adopter las acciones orientadas a la implementacion progresiva de las normas de control interno, mediante lz aprobacién de procedi- mientos y cualquier otro instrumento normativo. 25, La Contraloria General de la Repiiblica. fos Or ros de Ausditoria Interna de las entidades putblieas y Tos auditores externos, deben evaluar el eumplimiento ce los normas de control interno para el sector publico come parte de su examen, independientemente, de Ia auto- ‘evaluacién que cada entidad debe practicar con determi nada pertodicidad para identificar aquellas Areas suscep- tibies de ser mejoradas Glosarle 26. Al final de este documento se incluye un glosario con ios térmings utilizados en el desarrollo de les Normas de Control Interno para el sector piiblico. MARCO GENERAL DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO PAR4 EL SECTOR PUBLICO OL. EI Marco general de la estr de control interno define los conceptas basicrs. tanto de la estructu ra de control interno, como de sus componentes que se encuentran integrados en el proceso administrativo en Jas entidades pusticas. También determina la responsebi lcad fe fos nies de direcion y gecenci, ncluyenco Te actitud de la alta direccion, pata el establecimiento. ma ienimiento y evaluacton continua del control interne institucional” Le combinacién de estos, conceptos determi- han e] ambito necesario para un efectivo sistema de control interno en cada entided que incrementara su electividad y eficiencia. EL marco general de la estructura de control “interno comprende- = Definicion de control interno. Estructura del control interno, - Responsabilidad de la direccién en Ja implementa- ceidn del control interno. + Limitaciones de ta efectividad del control interno. DEFIMCION DE CONTROL INTERNO 02. Con la finalidad de asegurar una adecuada com: prension de la naturaleza y_alcance del Control Interno, fen el sector publica se establece su definicién: DEFINICION DE CONTROL INTERNO Es un proceso continuo realizado por la direccién gerencia y, el personal de la entidad; para proporcionar Seguriciad razonable, respecto a si estan lograndose los objetivas. siguientes: promover Ia efectividad, eficiencia y economfa en las operaciones, y, fa calidad en Ios servicios que debe brindar cada entidad publica: proteger + conservar los recursos publicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregular dad 0 actd flegal; ~ cumplir Tas leyes, reglamentos y otras normas guber- namentates; 9, + elaborarInformacién financiera valida y conflable, presentada con oportunidad. 03, Promover Ia efectividad, eficiencia y eco- nomia en las operaciones y ia calidad en los servicios que debe brindar cada entidad publi- a. Este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la administracion para asegurar que se ejecu- ten las operaciones. de acuerdo a criterins de efecti dad, eficiencia y economia. Tales controles compren- den los proceso de planeamiento, organtzacién, direc ion y control de las operaciones en los programas, asi come Ios sistemas de medicidn de rendimiento y moni- tore de las actividades ejecutadas. 04, La efectividad tiene relacidn directa con el lagro de los objetivos y metas programadas: la eficiencia se relieve a la relacion existente entre los bienes o servicios produ- fos y los recursos utilizades para procucirlas: en. tanto la economia, se refiere a los términos y condiciones ou Bajo les cuales se adquicren recursos fisicos, financiercs.y huimanos, en cantidad y calldad apropiada y al menor casio. posibleLima, jueves 2 de julio de 1998 05 Hollen lay entidades y proporclanar mayor satisfacrion ervel puiblico, menos defectos y desperdicies, mayor pro 06. Proteger y conservar los recursos publicos contra cualguie? perdida, desplitarro, uso indeb dor irrogulanidad’o acto egal, Este objetivo esta felaconade con las medidas adopladas’ por la administra- on para provenir 6 detect oferecones, no. autrlzaas, Sooo no auterizado a Tecursis 0, abroplaciones indel das que potrian resultar en pordidas signicativas para la Gari iichvenso tae ssate taikssp llacee see anach dad 0 uso ilegal de recursos. disefndoa para coutear los perdides derivades de ectas de ineidertia gerenciel comb por empl. edgar equ 8. Cumplimiento de leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales> Este objedvo se refere a que los admimistradores gubernamentales, mediante el Aictado de potiticas y procedimientos especticos, «sem fan que! eso de 49 recursos publicos sen consisnte eo Jas disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, Weonehrdante con las norms relaciosidas con'la est Fubormamontal 09, Elaborar informacion financiera vi fable, presentada con oportunidad. Este objetivo Uae relacon om las poltichs metodo ¥procedllertos dispuestas por la adifinistracién para ase feeeimidn Rarer laterals po Yeenfoble, al gual que sen revelada Jos informs Ute infgmacicn es vida ® operaciones 0. actiigades que ccureron que ene las Condiciones necesarias para ser consklerada come tal; en fanto que una informacion conftable es aquella que brinda confianza a quien la utiliza, ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO 10, Se denomina estructura de control interno al didas, incluyendo la actitud de la direccién de una enti- dad) pare dfrecer seguridad razonable respecto a. que estan lograndose ing objetivos del control interno. El Conceptd moderno del control interno discurre por einco omperentes y dversos elementos, los que se Integran en el proceso de gestion y operan en distintos niveles de Steltividad y- chcencla TR"Esto permite que los dlrectores de Jas entidades se ubiguen en'el nivel de supervisores de los sistemas de GantoL en tant gue les geremtes que son los vervadercs onuthce, se positionen Sara, responsables del iste tha de control interno, a fin de fortalecerlo y drigir los Bie tia ciiee dela ene TE "Bara opsrar a estructura de control interno se requiere la impiementacion de sus componentes. que se Enduentran inkerrelacionados e integrados al proceso saministrative, Los, componentes pueden considerarse oma un conjunto de norma que'son utilizadas para foodie compat into y"dererminar su fetid, os que se" doscben ‘conuinuaclé - Ambiente de Control Interno = Evaluacion del Riesgo ‘Actividades de Control Gerencial = Sistema de informacién y comunicactones ~ Actividades de Monitoreo Ambiente de Control Interno 13, Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule ¢ influeneie Las tareas de las personas con res- pecto al control de sus actividades, Como el personal resulta ser a esencia de cualquier entidad, sus atributas ernstituyn ol motor que la conduc y la base sobre Ta qu todo descansa 14, El ambiente de control tiene gran influencia en ta forma en que son desarrolladas las operaciones. se esta blecen los objetivos y estiman los riesgos. Igualmente tiene relacién con el comportamiento de los sistemas de informacién y con las actividades de monitoreo. Sor elementos del ambiente de control, enitre otros, inte dad y yalores éticos, estructura organica, asignacion d autoridad y responsabilidad y polfticas para la adminis- tracion de” personal. NORMAS LEGALES [aj Pag.161607 iF contol de calidad en el sector publi debe | Evaluacion del riesgo 15, El riesgo se define como la probabilidad de. que un evento 0 acciin afecte adversamente a la entidad. Su euen a lica la identificacién, andlisis y manejo de jos riesgos relacionados con la elaboracion de estados ‘Bhancietus y que pueden incdir en el lagro de los objetives Jel control interno en la entidad. Estos riesgos ineluyen Prentos 0 crcunstanias infers o extemas. que pueden atectar el registro, procesamiento y reporte (fe informa: Gon financieta, est como las representaciones de la geren cia en los estados financieros, Son elomentas de la evalua sign del riesgo, entre otros, cambios en el ambiente opera tivn del trabajo, ingresa de revo personal, implements- von de sistemas cé ‘informacion nueves y ‘reotganizacion 3m la. entidad 16, Li evaluaclén de riesgos debe ser responsabilidad de tori Ios niveles gerenclales involuerados en el logra de abjetivos. Esta actividad de auto-evaluacian que practica la direccién debe ser revisada por los auditores internos para asegurar que los objetivas, enfoque, alcance y proce: imientes han sido apropiadamente realizados. Tambien esta autoevaluacién debe ser revisada por los auditores externas en su examen anual Actividades de control gerencial 17, Se refleren alas acciones que realiza la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con Las funciones asignadas. Son importantes porque en si maismas Implican la forma correcta de haver las casas, asi como tambign pargue el dictado de politicas y procedi: mientos.y la evaluacién de su. cumplimiento, constituyen medios Kdéneos para asegurar el logro de objetivos de la entidad. Son elementos de las actividades de control jgerencial, entre otros, las revisiones del desempeno, el procesamiento de informacion computarizada, los contr 5 relatives a la proteccion y conservacion de los. activos, isi como la divisiin de funciones y responsabilic Sistema de Informacién y Comunicacién 18. Estd constituide por los métodos y jimientos establecidos para registrar, "resumit e informer sobre las operaciones financieras de una entidad. La alldad de Ta informacién que brinda el sistema afecta Ta caparidad de la gerencla para adoptar cecisiones adceua. dis que_permitan cmtolar tas actividades de lentigo 19. En el sector publica el sistema integraco de infor- ‘macién fnanciera debe propender al uso de una base ce datas central y unica, sopottada por tecnologia informati cay felecomuricaciones. accesible para todos los usuarios de as areas de presupuesto, tesorczia, enceudariente piblico y contabilidad gubernamental, en el nivel central ‘yen el rivel operativo y, para’ los ddrimistradores guber- hamentales. 20. La comunicacién implica proporclonar un apropia do entendimiento sobre los roles y responsabilidades individuales Involucradas en el control interno de la inlarmacion financiera dentro de una entidad Actividades de Monitoreo 21, Representan al proceso que evahia la calidad del coniroi interno en el tiempo y permite al sistema reaccio nar en forma dinamica, cambiando cuando las elreunstan- clas asf lo requieran. Se orienta a la identificacion de controles debiles, insuficientes 0 innecesarios %. promue- ve su reforzamiento 22. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: (a) durante le realizacion de actvidades diarias en los distin- tos niveles de la entidad: (b) de manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecucion Ge las actividades, incluidas las de control; y, (©) mediante la combinacién de ambas modalidades. RESPO! )DELA DIRECCIONENLA IMPLEMENTACION DEL CONTROL INTERNO 3 El control interno es efectuado por div Ja uno de ellos con responsabilidades. in [Las cirectivos, la gerencia y los auditores intemos y ov funcionarios de menor nivel contribuyen para que sistema de contral interno funcione con efectividad, efi- orsos nivePag. 161608 €f Peruano ETT 24, Una estructura sélida del control interno es funda nntal para promover el logro de sus objetivos y la éficienciay economia en las operaciones de cacia entided Por ello, fa direccién es responsable de la aplicacién y supervision del control interno. 25. La legislacion puede establecer la definicion del control interno y sus objetivos, asi como prescribir las politicas que se deben aplicar para supervisar la estructt Fa de contro! interno ¢ informar sobre su idoneidad. 26. La direccidn de una entidad gubernamental debe adoptar una actitud positiva frente & los controles inter nos, que le permita tener una seguridad razonable, en cuanto a que los objetivos del control interno an side Jogrados, Para contribuir al fortalecimiento cel control interno en el sector piiblico, la direccién debe asumir el compromiso de implementar los criterios que se enume- ana continuacién = Apoyo institucional a los controles internos: * Respondabilidad sobre la gestion: “lima de confianza en el trabajo: Transparencia en la gestion gubernamental: y. ~ Seguridad razonable sobre el logro de los objectives del control interno Apoyo Institucional a los Controles Internos 27. Los directivos y todo el personal de la entidad deben mostrar y manterter una actitud positiva y de apoyo a los controles internos, La actitud es una caracteristica Ue la alta direccién de cada entidad y se refleja en todos los aspectos relatives a su actuacion. Su participaciin y ‘apoyo favorece la existencia de una actitud. positiva Ya, Esta actitud puede lograrse mediante el compro. miso de la direccién por implementar controles internos ‘apropiadas en la entidad y asignarles Ja debida prioridad, Los directivos deben deriiostrar su apoyo a los controle internos efectivos, destacando a importancia de una auditoria interna dbjetiva e independiente, que identifica las areas en que puede mejorarse el rendimiento y, reac- ionando favorablemente ante la informacién que incluye sus, informes. 29. Los funcionarios y empleados de la entidad deben aplicar los controles internos y adoptar medidas que promuevan su efectividad, EI respaldo de la alta direccion Sobre los controles internos repercute sobre el nivel de rendimiento y favorece la calidad de estos. Respondabilidad 30. Respondabilidad (accountability), se entiende como cl deber de los funcionarios 0 empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el publico por los fondos 6 bienes pablicos a su cargo y/o por una misién u objetivo encargado y aceptado, Este proceso se sub-divide en respondabilidad financiera y respondabilidad geren- cial 31. La respondabilidad financiera, ¢s aquella obliga: én gue asume una persona gue maneja foros 0 bienes piiblieos de responder ante su superior y publicamente ‘ante otras, sobre la manera cémo desempend sus funcio nes, La respondabilidad gerencial, se refiere @ las accio- nes de informar que realizan los funcionarios y empleados sobre cémo gastaron los fondos o marisacon Io bless ublics, st Tograron los objetivos previstos yt tos fueron cumplidos con eficiencla y economia, 32, Corresponde a la direccidni de cada entidad promo- ver el procest de respondabjlidad institucional, Para su implementacién se requlere de la existencia de una admi- nistracién financiera moderna, acompaiiada de una es- tructura de control interno. sélida. Clima de confianza en el trabajo La direccién y gerencia deben fomentar un apro piado clima de confianza que asegure el adecuado flujo de informacion entre los empleados de la entidad. La con: fianza tiene su base en la seguridad en otras personas y en su integridad y competencia, cuyo entorno las anima a conocer los aspectos propios de sti responsabilidad 34, La conflanza mutua entre empleados crea las condiciones para gue exista un buen control interno. La confianza apcya el flujo de informacién que los empleados necesitan para tomar decisiones, asf como también la cooperacion y la delegacion de funciones contribuyen al logro efectivo de los objetivos de la entidad. Jima, jueves 2 de juliode 1998 35. La comunicacion abierta depende del nivel de conflanza existente dentro de la entidad. Un alto nivel de confianza anima a las personas a tener la seguridad de conocer toda lo que sea de su competencia, Compartir tales informaciones refuerza el control, ai reducit la dependeneia y la presencia continuada, respecto de una persona con buen juicio y habilidad, 36, La fluidez de las comunicaciones entre los servido: res y la voluntad para delogar funciones. son inudicadores del nivel de confianza existente entre ellos. Los cambios, en [a entidad tales como su reorganizacién indefinida 0 reduecion de personal en forma perkédica? puece impac- tar sobre una’ atmésfera de confianza, particularmente, tales cambios son implementados de manera inconsisten- te con los valores de’ la organizacion 37. Corresponde a la direccion y gerencia de cada entidad establecer les mecanismos que fomenten un clima de canfianza que asegure el adecuado flujo de informacion entre las unidades y los servidores de su entidad ‘Transparencia en la Gestion Gubernamental 38. La demanda de mayor informacién sobre el funcio namiento de las entidades, programas. proyectos y otros servicios gubernamentales es calla vez mas notoria. Tan- to los legislacores, como los gerentes gubernamentales y fl puiblien en general, tienen interés en conocer si lo5 fondos fiscales. se aiministran correctamente, de acuerdo a ley y, si los fines para los cuales fueron autorizacos los recursos se estan cumpliendo 39, La transparencia on Ja gestién de los recursos. del Estado cimprerae, de un lado, fa obligacién de Ta entidad publica de divulgar informacién sobre las actividades Gjecutadas relacionadas con el cumplimiento de sus fines y. de otro lado, Ja facultad del publico de acceder sin estrieciones tal informacion, para conocer y evaluar en su integridad, el desemperio y la forma de coreluecidn de 16 gestion gubernamenta f0, Corresponle a la direccién de cada entidad estable cer pics generales para. promover la transparencia en la gestidn de los recursos publicos y permitir el acceso del piiblico 2 las informaciones que genere, Igualmente, co Fresponde a los organos del Sistema Nacional de Control examninar ¢ informar sobre ia calidad de la informacién que las entidades publicas brindan al. public. Seguridad razonable sobre el logro de los Obje- tivos del Control Interno 41, La estructura de control intemo debe proporcionar seguridad razonable de que los objetivos del control inter: no han sido logrados. La seguridad razonable se reflere a que el casto del control interno, no debe exceder el bene: ficio que se espera obtener de él, La direccion de cada entidad debe identificar los riesgos que implican las ope raciones y, estimar el margen de riesgo aceptable en terminos cuantitativos y cualitatives, de acuerdo con las circunstancias, 42. Establecer controles internos rentables que pern tan minimizar el riesgo, requiere de una adecuada com- prensién por parte de la direccién de los objetivos que ‘desea lograr, en vista que podrian diseharse sistemas con controles extesivos en Areas concretas, con el consecuen- te efecto negative sobre otras. operaciones, LIMITACIONES DE LA EFECTMDAD DEL CONTROL INTERNO 43. Ninguna estructura de control interno, por muy 6ptima que sea, puede garantizar por si misma, una hstion clectiva y eficente. ast come, registros e infra: Gidn financiera integra, exacta y confable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes, espectalmen- te, cuando aquellas tareas competen a cargos de confian- za. Los controles internos que dependen dela segregacion de funciones, podrian resultar no efectivos si cxistiera colusién entre'los empleados. Los controles de autoriza cisn podrian ser objeto de abuso por Ja misma persona que adopla la decision de implementarlis mantenerlos ‘44. Como en ciertas casos. la propia direcciin podria no observar los controles interncs que élla misma ha estable cido, mantener una estructura de control interno que elimine cualquier riesgo de perdida, error, irregularidad 0 fraude, resultaria um objetivo imposible y, es probable que, mis véstoso que los beneficios que se ésperan obtener,Lima, eves 2 dejo de 198 CLINE El Peruano Pag. 161609 esta razén, la direccién debe evaluar periodicamente 100-02 INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS bios que se implementen y, dar un buen ejemplo a todos La direccién debe promover la adopcion: respetandolas de politicas que fomenten la integridad y los valores éticos en los funcionarios y 100 ~NORMAS GENERALES DE CONTROL empleados que contribuyan al desemperio NORMS crea te celoes helped, incarno que connammeris con el marco general G28 | oy 15 wuegedad corstltiye una calded de persona eae ea ae ae Se PUN DESD:| ac amraucen ries mbrales sills yet cn Un enticades del sector estructura de control ‘iblico para implantar y fortalecer la interno en sus diferéntes activid generales han sido redactadas teniendo fen cuenta Ics conceptas modernos que sobre control inter ni publicado diversos organismos profesionales , Fecogen Tundamentalmente, aquellos principios y practi nas de control interno de aplicacion general utiliza das para promover la administracién eficiente de los recursos. puiblicos CONTENIDO 100-01 Objetives _generales del control interne. 100-02 Integridad y valores éticos. 100-03 Estructura orgénica de ta entidad 100-04 Asignacién de autoridad y responsabilidad 100-05 —Segregacién de funciones. 100.06 Sistema de autorizacion y ejecucion de ape raciones. 100-07 Integracign de las operaciones de adminis- trocién financiera _gubernamental 100-08 | Monitoreo de controles_internos. 100-09 Auditoria anual en tas entidades pablicas, 100-10 Respondabilidad (Accountability). 100-11 Control ce ta celiciad ce servicios brindados. 1012 Funcén de auditoria Interna en les enti: jes. 100.01 OBJETIVOSGENERALESDELCONTROL INTERNO. La direccién debe establecer, aprobar y divulgar los objetivos del contre! interno para las distintas actividades que desa- | rrolla fa entidad. Comentario: Ol. Corresponde a la alta direcciém determinar. apro bar y éivulgar los objetivos del control interno, los que deben ser apropiados. completos. razonables y estar inte grades con los objetivos generales de la entidad. Los Shjetivos constituyen los puntos finales cue la direcion intenta lograr y deben adecuarse a le naturaleza de sus operaciones. 02. Los objetivos cel control interno son los siguientes: = promover Ta efectividad. eficiencia y economia en las operactones 7, calidad en los servicios que debe brindar cada. en = proteger y conservar los recursos contra cualquier ptdida,despilfarro, uso Indebido. rregularidad 0 acto } al "= cumplir las leyes, reglamentos y normas guberna- mentales. y. marco de valores. La'ética esta conformada por valores morales que permiten a Ia persona adostar decisiones tener un comportamienta correcto en las actividades que Je corresponde cumplir en la entidad. (02, Las politicas son guias generales de accion adapta. das por los niveles de diréccion ¥ gerencta para orlentar el trabajo de las empleadss. La direccién de la entidad debe Gicta® politicas que rinimicen la ocurrencia de comporta- lentes. no esperados en el uso de los recursos piiblicas, Ups servres pueden compromeerse an actos regula: res 0 ilegales. si sus propias entidades les otorgan incen tives 0 tentaciones que facilitan su realizacisn, en perjul io del interés publico. La actitud vigilante. la revision de Controles y el andlisis de desviaciones a las politicas son una barrera de contencién para la ocurrencta de tales actos, (03. Uno de los caminos mas efectives para transmitir un mensaje de comportamiento ético en Ia entidad es e! buen sjemplo que deben brindar los responsables de la direccion. Otro camino es esiableciendo un cddigo de conducta para los servidores. Este cédiga debe regular aspectas diversos Tales. como, integridad, conflicto de intereses, inapropiados, aceptacién de obsequios 0 beneficigs'no autorizadas, civalgacion de informacion confidencial, y, el pago o recepcion de comisiones 0, cual- quier otra acto de’ corrupeién. (U4, Les tentaciones cue viabilizan la participacion de servidores en actos irregulares o ilegales pueden ser de diversa naturaleza; dentro de elas pueden referirse: a) ontroles existentes que ofrecen una deliciente segrega- tion de furciones en areas sensitives relacionadas con el manejo de recursos, 0 simplemente, los controles no existen, son débiles o no funcionan, b) desconcentracion de Gecisiones que deja a ta alta gerencia sin conocimiento de Las accones adaptedas por 105 niveles.intermedios: y. ©) sanciones disciplinarias benignas.por_comportamientos impropios, las cuales pierden su valor disuasivo 100.03 ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD Cada entidad debe disefar su organiza- cign en base al criterio de racionalidad, de acuerde ala naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones. Comentario: OL. Se denomina organizacion ala estructura formali- zada mediante la cual sé identifican y grafican actividades Y funcione, se doterminan los cargos, les correspancien- tes lineas de autoridad, responsabilidad y coordinacion. Elorganigrama describe la estructura formal de la enti- dad. 02. La organizacién de una entided proporciona el armazén que define las actividades que seran planeadas, Sleculgdes' controlacas y-monioreadas, Invelueraaspec tos tales como: a) detertninacion de funciones y activida-Pag. 161610 €{ Peruano (LTT 1 2 de juliode 1998 6 a jes fundamentales ‘ntidad; b) integracio: idades organi ad, de man or la division de la de las funciones y actividades 2 que los grup je func amente y enmarcados en clai sabilidad: y, d) ide tr 5 factor + La organizacion debe ser flexible como para permitir sincronizar los cambios en su estructura, resultantes de modificaciones. en. los. objetivos, planes y ‘politicas, + Ia estructura de la organizacién debe ser lo mas simple posible. El establecer una division, demasiado precisa de los deberes y obigaclones, puede generar un atrasa en el procesamiento de las operaciones Las unidades orgénicas deben diseharse con cl fin de obtener el maximo de efectividad con el menor costo posible 04. Corresponde a cada entidad publica organizarse internamente de acuerdo con sus fines, las disposiciones legales y auminisrativas existent y os principles gene rales de organizacion: todo lo cual debe materializarse en el Reglamento ce Organizacion y Funciones y el organi grama estructural correspondiente 100-04 ASIGNACION DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD La direccion de cada entidad debe definir con claridad las lineas de autoridady res. ponsabilidad funcional de los servidores que presten servicios en ella. Comentario: OL, Autoridad es la relacién existente en cargos orga- nizacionales donde una persona -administrador- tiene Fesponsabilidad de las actividades que efecttian otras personas -subordinadas-). La autoridad es inherente al cargo funcional y ejerce discrecionalidad al adoptar deci slones que afecien a los servidores bajo su mando. Ello implica el eJercicio de un tipo de poder legitimo, pero circunscrito al ambito de una. organizacién 02. EI titular de la entidad debe fijar con claridad las distintas tines de autoridad as! como los dstints ive les de mando y responsabilidad funcional. Los. funciona- 1a earn regoreaciiiel Rusia es hg, nnecesaria a los niveles inferiores para que puedan adop- tar decisiones en les procesos de operacion y cumplir con las responsabilidades. asignadas. 03. En toda entidad debe establecerse en forma clara ¥ por escrito, para cada nivel, las correspondientes func: nes y responsabilidades del personal y unidades organi cas dependientes, las que son presentadas en los mana les de organizacién y Tunciones que deben ser aprobacos por su titular 04, Algunos factores a considerar en la asignacién de ‘autoridad''y responsabilidad son los siguientes Cada funcionario debe estar autorizado para adoptar decisiones oportunas y necesarias. de lo contrario existi- rrén feleclones. demoras ¢ inercia en Ta éntidad - St las responsabilidades se encuentran claramente definidas, no existe el riesgo de que pueda ser evadida o excedida ‘por alglin funcionario 0 empleado. Su definicion evita culpar a otros por fallas en la accion 0 por acciones inapropiadas. + Si se delega autorided a lox empleados, el funcionario debe tener un medio efectiva de control, para establecer ¢] cumplimiento de las tareas asignadas. Por su parte tao empleado debe estar bligado a informar a su supe: ror sobre las tareas ejecttadas y los resuiltadas obtentdos, fen funcién a lo que espera lograr = Debe evitarse la duplicacion 0 conflicto de labores al asignar funciones y responsabilidades. 05. Ninguna persona debe ejercer autoridad dentro de una organizacion publica, sin haber sido designado pre- viamente en un cargo funcional, de conformidad con las isposicionesestablecidas por ley. ni desempefiar Funxio- rnes que io ke han sido confiadas oficialmente. SEGREGACION DE FUNCIONES La direccion de las entidades deben limi tar las tareas de sus unidades y servido- res, de modo que exista independencia y separacién entre funciones incompatibles. Comentario: OL EL titular de la entidad debe tener cuidady et definir las tareas de las unidades y sus servidores, de manera que existe independencia y separacién de funcio- res incompatibles que. entre otras. son: autorizacién, ejecucion, registro. custodia de fondos. valores y bienes Ye control de las operaciones, Debe promoverse y exigirse también cl pertodo vacacional anual de los servidores para ayudar a reducir riesgos. especialmente, en el caso del personal que maneja fordos o valores. 12. Por lo tanto, es conveniente evitar que todos los axpectos. fundamentales de una transaccién. u operacion se concentren en manos de una sola persona 0 unidad operativa, dado que por tratarse de funciones incompatl- bles. existe un alto riesgo de que pueda ineurrirse en cerrores. despilfarros. actos irregulares 0 ilicitos, 03. Las lunctones y responsabilidades deben distri buitse sistematicamente a varias personas para asogurar lun equilibrio eficaz entre los paderes y facultades delega das. Entre las funciones clave figuran la autorizacion yet registro de las transacciones, la emision de planillas y documentos de remuneraciones. Sin embargo. la colusién puede reducir 0 eiminar a efectvidad de esta practica de Control interno, (4. Una entidad pequeiia puede que no tenga suficien- te personal empleado para aplicar la segrepacion de funciones plenamente. En tal caso. la direccion debe ser consciente del riesgo que ello implica y compensar el defecto con otros controles. La rotacién del personal contribuye a que los aspectos centrales de las transaccio nes 0 hechos contables, no se concentren en una sola persona por un espacio de tiempo. prolongado. 100.06 SISTEMA DE AUTORIZACION Y EJECUCION DE OPERACIONES: Las operaciones y actos administrativos deben ser autorizados y ejecutados por aquellas personas que actuen dentro de su campo de competencia funcional. Comentario: 01. La autorizacién es la forma de asegurar que silo se efectian operaciones y acias administrativos validos, y de acuerdo con To previsto por la direccién. La autorizacion debe estar documentada’ y ser comunicada directamente fa los funcionarios y empleados.involucrados, incluyendo Ios terminosy condiciones, ajo las cuales se concede Ia autorizacion 02. La conformidad con tos, terminos y condiciones de tuna sutorizacion implica que las tareas que deben desa. rrollar los empleados y que le han sido asignadas dentro de sus respectivas competencias, se adecuena las dispo siciones emanadas por la direccidn en concordancia con el marco legal vigente. 03. El acceso a los fondos y registros contables debe limitarse alas personas autorizadas, quienes estan obli- gedas. a rendir cuenta de la custodia y su utilizacién, Le restriccién del acceso a los recursos permite reducir el riesgo de una ultilizacion no autorizada 0 pérdida, contr buyendo al cumplimiento de las politicas dictadas, por ta direccion, El acceso a documentos vulnerables y las res- ponsabilidades inherentes. como en el caso de los cheques fn blanco, puede restringirse mediante politicas que obit futon @ mantener los fondos o valores eft una caja fuerte, prenumerando los documentos © encargancio. su custodia personas isables, (04 Ta direccidn es responsable de adoptar las decisio nes que condueen 2 la transferencia. asignacidn y utiliza ridn de fondos para atender actividades especificas de la