POY XUNTA DE GALICIA SERVIZO PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIONES DE PRODUCTOS A PROVEEDORES DESDE LA PLATAFORMA LOGISTICA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD Version 2015.07 RESPONSABLE REVISION RESPONSABLE APROBACION © XEFE DE SERVIZO DE A SUBDIRECTORA XERAL DE COMPRAS | APROVISJONAMENTOSERVIZO ALICIA ee emcee 7] GALEGO : de SAUDE INDICE: 1. Objetivo. Alcance 2. Tipologia de devoluciones 3. Descripcién del procedimiento 4. ComunicacionXUNTA DE GALICIA KL seRviZO ? GALEGO 1. OBJETIVOS. ALCANCE * Definir un mecanismo de actuacién, conocido, valido y Unico, para realizar las devoluciones de material a proveedor. Se debera minimizar el numero de las devoluciones realizadas ya que no aportan valor alguno a la cadena de suministro y transporte, suponiendo un coste innecesario. + El procedimiento aplica a todas las devoluciones que se generan en la Plataforma, ya sean derivadas del proceso de recepcién o estén cargadas Por los centros en Logas 2, TIPOLOGIA DE DEVOLUCIONES La logistica inversa es el conjunto de procesos, gestién y control de la recogida de producto desde el cliente hasta el fabricante, centro logistico © gestor de residuos. Se puede realizar la siguiente clasificacion de las devoluciones: + Entrega de mas material del solicitado + Entrega de material no solicitado + Alerta del sistema de vigilancia + Producto defectuoso/en mal estado + Producto deteriorado en el transporte + Material deteriorado en la UC + Producto sin uso en la actualidad en el centro + Producto sin uso en la actualidad en esa UC + Producto en exceso de stock + Producto caducado + Producto de pronta caducidadXUNTA DE GALICIA x eae CONSELLERIA DE SANIDADE de SAUDE + Condiciones incorrectas de conservacién/almacenaje + Material sustituido + Nose ajusta a sus necesidades + Error en la peticion + Confusién del cddigo en la peticién + Referencia erronea + Pedido duplicado 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 3.1 Consideraciénes generales + Una devolucién tiene que ser validada por el Servicio de Suministros del centro 0 por otro personal designado expresamente. + El tiempo maximo para la toma de decision sera de 3 dias laborables. «Desde la Plataforma se realizara la parte operativa del proceso segin proceda: 1) Recogida de la mercancia en la UC, 2) Transporte del material a la Plataforma 3) Confirmacién de la entrada de la mercancia en la Plataforma 4) Almacenamiento, 5) Entrega a proveedor. 3.2 Devolucién ordinaria de productos al proveedor. + Cuando la mercancia esté preparada se enviara, desde la Plataforma, correo electrénico a la EOXI para que avise al proveedor. En el correo se indicaré la siguiente informacién: 1) No de pedido de entrada (si se trata de una incidencia de recepcién)XUNTA DE GALICIA x SERVIZO CONSELLERIA DE SANIDADE Lake 2) Ne de devolucién 3) Articulo/s a devolver 4) Cantidad a devolver 5) Motivo de la devolucion 6) Cualquier observacién relevante para identificar la mercancia + La EOXI realizara al proveedor el aviso de la devolucién mediante la COMUNICACION 1 que aparece en el apartado 4 de este Procedimiento, con copia a la Plataforma. * El proveedor, desde el dia en que recibe la comunicacién, dispondra de un plazo maximo de 10 dias naturales para realizar la recogida, a su cargo. + El proveedor deberé comunicar a la Plataforma, con un dia de antelacién, que pasara a retirar la mercancia. Debera aportar, como minimo, la informacién que se envid desde la Plataforma: a) N° de pedido de entrada (si se trata de una incidencia de recepcion) b) N@ de devolucién ¢) Articulo/s a devolver d) Cantidad a devolver e) Motivo de la devolucion ) Cualquier observacién relevante para identificar la mercanciaXUNTA DE GALICIA SERVIZO ee CONSELLERIA DE SANIDADE wa GALEGO: de SAUDE NOTA: Si no aporta ninguna informacién de la indicada anteriormente, se entregard toda la mercancia que dicho proveedor tenga pendiente de retirar en devoluciones. Una vez retirada la mercancia, por parte del proveedor, la Plataforma lo pondré en conocimiento de la EOX! 3.3 Supuesto de falta de atencién por parte del proveedor Como medida de contingencia y, para evitar que se acumule material en la Plataforma, se seguira el siguiente procedimiento: SM informara a cada EOX! de todo lo que tienen pendiente de cada proveedor con més de 14 dias naturales de antiguedad, desde que se haya producido un aviso de devolucién no atendido. Cada EOXI enviar un aviso final a los proveedores para que en un plazo de 7 dias naturales para que recojan esta mercancia, con copia a la Plataforma, mediante el modelo que més abajo figura como COMUNICACION 2. En el caso de que este iltimo aviso sea también desatendido, la Plataforma se lo comunicara a la EOXI. Esta le comunicara a la Plataforma, en un plazo de una semana, la disposicién que tenga que hacer de la mercancia, que entre otras acciones pueden ser: co Ordenar su tratamiento como residuo © Devolver a portes debidos los productos al proveedor. © Facturar el almacenaje al proveedor. © Cualquier otra accién que conlleve que la mercancia a devolver deje de estar almacenada en la Plataforma Logistica.BGyy XUNTA DE GALICIA mw SERVIZO = ; GALEGO 4, COMUNICACION: COMUNICACION 1: Desde el centro se enviara un primer correo al proveedor con copia a la Plataforma informando de que debe realizar la retirada del material. El modelo sera el siguiente: Estimados sefiores: Por parte del Servicio de Compras de la EOXi de se pretende la devolucién a su empresa de unidades del articulo con referencia por el siguiente motivo: El cédigo de la devolucién/pedido de compra es /. Dicho material se encuentra a su disposicién en la Plataforma Logistica Sanitaria de Galicia (Parque empresarial de Negreira ~ Parcelas 1 y 2. Lugar de Covas. 15830 A Corufia), para que procedan a recogerlo a su cargo, en el plazo maximo de 10 dias naturales desde que reciban esta comunicacién. En el momento de la recogida, y para facilitar la misma, deberén justificar en Ia plataforma los siguientes datos: 1) N2 de pedido de entrada (si se trata de una incidencia de recepcién) 2) N? de devolucién 3) Articulo/s a devolver 4) Cantidad a devolver 5) Motivo de fa devolucién 6) Cualquier observacién relevonte para identificar la mercancia En cualquier caso, deberén comunicar a la propia Plataforma la fecha de la recogida con un minimo de 1 dia de antelacién, a a direccién de correo: devoluciones.pla@serviciomovil.com, 0, alternativamente, al siguiente fax / n? teléfono: Para cualquier aclaracién, sirvanse dirigirse. a a cuenta de correo devoluciones.pla@serviciomovil.com. Atentamente,EP] XUNTA DE GALICIA A peri $4 CONSELLERIA DE SANIDADE ¢ 3 de SAUDE COMUNICACION 2: Desde el centro se enviara un segundo correo al proveedor con copia a la Plataforma, reclaméndole la retirada del material cuando éste no hubo atendido el primer aviso, como medida de contingencia. El modelo seria el siguiente: Estimados sefiores Por parte del Servicio de Compras de a EOX! de se les remitié e! correo que mas abajo figura, soliciténdoles la recogida de material que pretendemos devolveries. Transcurrido el plazo habilitado para la recogida por parte de su empresa sin que se haya producida ésta, les instamos por segunda vez a que procedan a la misma, en el plazo improrrogable de 7 dias naturales, y por el mismo procedimiento de nuestro anterior aviso. Una vez vencido este plazo, se remitiré a portes debidos y, sila devolucién es rechazada, se procederé al oportuno descuento del coste del transporte y clmacenaje en las facturas adeudadas.