CIRCULAR ExTERNANO 00029 PARA: INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD, DIRECCIONES DEPARTAMENTALES DE SALUD Y ENTIDADES MUNICIPALES DE SALUD, NO FRONTERIZAS. DE: MINISTRO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL ASUNTO: —Envio de los datos ai Ministerio de Salud y Proteccién Social del Registro individual de Prestacién de Servicios de Salud - RIPS, de las atenciones realizadas a personas extranjeras en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, FECHA: 16 ACO 2017 Este Ministerio, en desarrollo de lo previsto en el articulo 2°, numeral 23, del Decreto 4107 de 2011, modificado por el Decrato 2562 de 2012, y CONSIDERANDO Que la Ley 1438 de 2011, establecié en su Articulo 114°, la Obligacién de reportar, como “una obligacion de las Entidades Promotoras de Salud, los prestadores de servicios de salud, de las direcciones territoriales do salud, las empresas farmacéuticas, fas cajas de compensacién, las administradoras de riesgos profesionales y los demés agentes del sistema, proveer la informacién solicitada de forma confiable, oportuna y clara dentro de Jos plazos que se establezcan en el regiamento, con el objetivo de elaborar los indicadores, Es deber de los ciudadanos prover informacion veraz y oportuna”, Que en el contexto de esta disposicién, se entiende que los Prestadores de Servicios de Salud habilitados en-el territorio colombiano que atienden poblacién extranjera, deben reportar de forma permanente y directa a este Ministerio, los Registros Individuales de Prestacién de Servicios de Salud — RIPS, de todas las atenciones de salud realizadas a la poblacion antes anotada, con las especificaciones de oportunidad, calidad y cobertura y en la plataforma informatica prevista en la normatividad vigente Que Ja Resolucién 1531 de 2014 expedida por este Ministerio, establecié el mecanismo para la transferencia de datos del Registro Individual de Prestacion de Servicios de Me y Cra, 13 No. 32-76 Boga D ee & PX. (57-1) 3306000 - Linea gratuls O10UI-“1 Wy Fax 5 .16 AGO’ 2017 TODOS PORUN fF) ansacun - 00029: ‘€ nuevopais Salud — RIPS. a'través'dé.la plataforma de Integracién de datos — PISIS del Sistema de Informacion de ia Proteccién Social - SISPRO, y se amplian las entidades obligadas a reportar, mediante la modificacion en tal sentido, de la Resolucién 3374 de 2000, Que se requiere realizar el analisis de la informacion relacionada con la demanda de los servicios de salud en todo el territorio nacional de todas las personas extranjeras, cualquiera sea su nacionalidad, asi como también, la disponibilidad y suficiencia de oferta necesaria, con el fin de complementar la informacion existente en zonas de frontera; se permite INSTRUIR A todas las IPS habiltadas, en el marco del Sistema Obligatorio de Garantia de la Calidad, para que ENVIEN al Ministerio de Salud y Proteccién Social tos Registros Individuales de Prestacién de Servicios de Salud — RIPS, de las personas extranjeras alli atendidas, de acuerdo con la especificacion de! Anexo Técnico No. 1, numeral 2, de a Resolucion 3374 de 2000 a través de la Plataforma PISIS, conforme al siguiente procedimiento: 1. Especificacién para el envio de los archivos RIPS por parte de las IPS a través de la Plataforma PISIS Las IPS deben enviar al Ministerio de Salud y Proteccién Social los datos del Registro Individual de Prestaciones de Salud, correspondientes a las atenciones de las personas extranjeras, por medio de archivos comprimidos, que se vienen reportando conforme a la Resolucién 3374 de 2000, de acuerdo con la siguiente especificacion técnica. 4.1. Especificacién del nombre de los archivos. Et nombre de los archivos debe cumplir con el siguiente estandar: COMPONENTE VALORES DESCRIPCION CONGITUD FIJA] REQUERIDO DEL NOMBRE] PERMITIDOS G DEARCHIVO| FORMATO Mocule de | RIP Tdenificador del modulo de 3a sl informacion | informacion: RIPS Tipo oe Fuente | 165 Fuente de la Informacion: Institucion 3 SI prestadora de servicios de salud - te Ips. Tema de RPS Conjunto de archivos de prestaciones a SI de salud AAAANNMDD | Deve corresponder al atime dia 8 SI calendarie del periodo de informacion reportada Por ejemplo: 20160831. 13No 37-7 Bogota D.C @ € Sek oa UHRGHee thay Fax, (57-1) 3309080 www. minsalud.gov.co aaa0S PORUN @ansnwo + COORD 16 AD 2017 gr sereemmey COMPONENTE VALORES DESCRIPCION CONGITUD FAT REQUERIDO DEL NOMBRE] PERMITIDOS d DEARCHIVO| FORMATO. Tipo de ci “ipo de Weniicadion dete entaad a \dentficacion teportadora dela informactén, fa Entidad Numero de Identifcacion Triputaia ‘eportante (wit) Nimero de | S909GOGUGIGS | Nomero de Weniiicasen dela WS) ~~ 12 Sr identifieacion que envia los archivos, de acuerdo on el tipo de identifcacién del campo reportante anterior. ndmero de NIT, sin digito de verificacién Se debe usar el caracter CERO de relleno a la l2quierda, si es necesario para completar el tamafo del campo. Por Ejemplo: 000860990123 . Eviension del a Extensi DAT Extensin del archivo. Lot Nombres de archivos comprimidos: Tongitud] Nombre del Tipo de Archivo Ejemplos de Nombres de Archivo del Anexo Técnico re notre Regisiros maiiduaies de Regios inahiuaes 42] _RIPIESRIPS RIP 165RIPSAAAAMMODNIKKXXXKXXXXXX.DAT] 36 1,2Contenido del archivo comprimido. El archivo comprimido debe cumplir con las siguientes caracteristicas: DAT. Debe ser un archivo comprimido mediante el formato ZIP. con extensién cambiada a Cada archivo comprimido debe contener los siguientes archivos planos, cuyas estructuras son las descritas en el Anexo Técnico 1, numeral 2, de la Resolucion 3374 de 2000, asi: Nombre Tipo de Archivo | amt Periodo del archivo CTMMAAAA | CT Archivo de control | Ei nombre del archivo contiene el mes y aflo de reporte, 5 USMIMAARA _|US Archivo Ge usuarios |" “AEMMAARA "| AF Archivo de MM; mes AAAA: ano Transacelones (Facturas) APNIMAARA [AP Archivo de El mes y aflo de estos archivos debe ser coherente con ¥ Cra. 13. No 32-76 Bocuse is PBX (57-1) 3305000 - Linea gratuita 016963 «x ae amee16 AGO 2017, . _ 7 i. TODOS PORUN einen UD C029 '€. Nuevo pais “Nombis Tipo de Archivo ; Archivo Plano Periodo del archivo arocadimTantos Gland y mes dea Techa de core del nombre del atanno _| comprimido que los contiene ACM: AC Archive de consultas Elempl AHMMAAAA AH Archive de Nombre del archive comprimido: ee _|rosotaizacon RIP BSRIPS20 16083 1NIXKKXXXXXXKKK DAT AUWIIARAA ~ ~TAU Aronive de Uigencas Eas aN reo ge Tever 6, asso cetera os aguante aches “ees [nacido ’ mawvinnn Rn vets de tsoszore nt medicamentos AF002018 bt [oTaaRaA-— [OT Naw ae aos | 80082026 Servicios AU082018 txt AANOB20%8 tt AM082016,txt ATOE2016 tt 2. Periodo de reporte y plazo Los RIPS de las personas extranjeras atendidas en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud no fronterizas, se deben reportar as: Periodo a reportar Fecha de reporte a través de PISIS Reporte iniciel Del ide marzo al 31 de octubre de | De 1 al 18 de noviembre de 2017 | 2017 Repoite perisdico Apart del mes de noviembre de 2017 | Durante los primeros 18 dias calendario del mes siguiente Lo 1 3. Consideraciones para el reporte de los RIPS 3.1. Entidades a quienes se debe reportar : Los reportes de las atenciones de personas extranjeras deberan enviarse tanto al Ministerio de Salud y Proteccidn Social, como a la Direccion Departamental o Distrital de Salud respectiva, para su propia gestion Las demas atenciones realizadas por las IPS deben seguirse reportando en RIPS al pagador respectivo, de acuerdo con la normatividad vigente. wv t 1.2 13No 327-76 Bogota D.C & yo CIBC TAH) Fan, (67-1) 2208050 wow minsalud gov comrmr—esTODOS PORUN @rnsuvo «9029 +6 aso 17 _NUEVOP 3.2. Determinacién del tipo de identificacion Cuando la persona de nacionalidad extranjera posea un documento de identificacién equivalente se permiten los siguientes tipos de identificacin: PA=Pasaporte, CD=Caré diplomatico, S¥=Salvoconducto o CE=Cédula de extranjeria, PE =Permiso Especial de Permanencia’ Cuando la persona de nacionalidad extranjera no posea un documento de identificacion equivalente, se deben utilizar los siguientes tipos de identificacion: AS = Adulto sin identificar, MS = Menor sin identificar. 3.3. Determinacién del numero de identificacion Se debe incluir en el numero de identificacién el cédigo de pais seguin el estandar ISO 3166-1 a tres (3) caracleres, que se adjunta a la presente circular y forma parte de la misma, seguido dei numero de identificacion presentado por el usuario de los servicios de salud, 0 del consecutive asignado por la IPS cuando este no tiene ninguna identificacion. Se incluye en el Anexo No. 1, la Tabla de codificacion de paises. Cuando el usuario no cuenta con documento de su pais, la IPS debe generar por cada persona atendida, un consecutivo de seis (6) digitos, iniciando con el 000001 Por ejemplo: La identificacién debe diligenciarse, asi: * BRA000001 para nacionales Brasilefios sin documento de identificacion * BRA123457686970 para nacionales Brasilefios con documento de identificacién del pais 4. Plataforma para el envio de la informacién. El Ministerio de Salud y Proteccién Social dispone de la Plataforma de Intercambio de Informacion (PISIS) del Sistema Integral de Informacién de la Proteccion Social ~ SISPRO, para que jas entidades reporten la informacién desde sus instalaciones. Si eb reportante aun no cuenta con usuario, debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Sitio Web del SISPRO, utiizando los links anotados a continuacién Registrar entidad: hitp://web.sispro.qov.coWebPublico/Entidades/RegistrarEntidad aspx Registrar solicitud de usuario: | httpu/web.sispro.gov.co/Sequridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx * Conforme a la Resolucién 5797 de 2017, Ministerio de Retaciones Exteriores de Colombia, ge ge Cra. 13 No. 32-76 Bogeta 0 © PBX: (57-1) 3305000 - Linea gratuita Q1B000 "0097 Fax Te © nae &16 AGO 2017 . 90029 NUEVO Pals 5. Control de calidad de la informacion. La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados segin la estructura determinada en la presente Circular y realiza el proceso de validacién, asi: + Primera validacién: corresponde a la revision de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepcion al reportante. + Segunda validacién: Una vez realizada en forma exitosa la primera validacién, se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado. Se entiende cumplida la obligacién de este reporte una vez la sequnda validacién sea exitosa 6. Tratamiento de la informacion. Las entidades que participen en el flujo y consolidacién de la informacién, seran responsables del cumplimiento del regimen de proteccién de datos y demas aspectos relacionados con el tratamiento de informacion, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014, el capitulo 25 del Titulo 2 de la parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virlud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la informacién suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso. 7. Seguridad y veracidad de lo reportado. Para garantizar la seguridad y veracidad de la informacién reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los mismos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente. 8 Mesa de ayuda Con el propésite de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demds temas relacionados, el Ministerio de Salud y Proteccién Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace http ispro.gov.cohrecursosapp/Pages/Mesa_Ayudas.aspx x gr » 13 No. 32-76 Bogota D.C ra, 01890 9°0097 Fax (67-1) 3305050 ww minsalud.gov.cosyg>@umsaiuo —- @NO62IN6 ACO 201%" NUEVOPAIS Adicionaimente, se dispone de documentacién para el uso de la plataforma PISIS en el : siguiente enlace: htto://web.sispro.gov.coWebPublico/Soporte/F AQ/FAQ. aspx Se aclara que el no reporte de la informacion, en las condiciones contenidas en el articulo 116 de la Ley 1438 de 2011, generara en el obligado la responsabilidad alli prevista. PUBLIQUESE Y CUMPLASE Dado en BogotaD.C..alos 16 ACO 2017 EJANDRO ee stro de SAly VIRIA URIBE Proteccion Social J fe @ Cra. 13 No. 32-76 Bogota D.C PBX. (67-1) 3308000 - Linea gratuitar O18000-910007 Fax fo, TRIS yan en Gey came@unswe —. O9VEZIT§ Aco soir ROSES Anexo No. 1. Tabla de codificacién de paises (ISO 3166-1 tres caracteres) Nombre Pais Gédigo Pais [__ Nombre Pais GBdigo Pais | __ Nombre Pais Aighanistan evr yous KGz Keyrayestan Albania eae Czech Repub AO Laos Aigeria ONK ‘Benmanc TWA Tawa | Andorra Du Djbout LEN Lebaron ‘aracia on Domine 180) Lesotho. ‘Antigua and Barbed ‘DO ‘Dominican Repue CBR Teer ‘Argentina Eu ‘Ecuador iy ya ‘Armenia EGY Eqyot UE Lechiersiens ‘Asta aw EtSaWvedor LT. ‘uthuenia Ausiia eu} Equatorial Guinea Lox. Toxembourg Azorei Ea Erte’ rc} tascedonie [ Banamas, The EST Estonia ‘Mos ‘Madagascar ‘Bahan ETH Emiopia ww Mave [Bangladesh Ful Fy ys. Mataysia Barbados FIN Fintan MoV Makaves: Belarus FRA France ul Mal Batgiun ‘GAs ‘Gaten mT Mata Belze GME__> | Gambia, The MHL Marshal Islands [Benin ‘GEO (Goo'gla RT Mauritania ~TBnutar EU Germany Mus Maurtus Bola ‘GHA Ghana ex Mexico Bsns 368 ERC ‘Greece Faw Wicronesia _| Herzegovina ‘GRD ‘Grenada MOA Moldova [Botswana om ‘Guatemala co Nonsc0, Beas aN Guires. ING ‘Mongais | Brunei GNE ‘Guinea Bissau EINE Montenes> Bulgaria GUY Guyana MAR [Morocco im Pai hoz |Mocanooa RO ona ta yar up Cambodia ran | Nat far Cameroon 1st lecland NRU ‘Nauru Cenada IND India NPL ‘Nepal ae ee iB ine Ri Thana cous iat i Nz. [We enon we 7a wis argue die fone Ta rt mex [Wee ang et, Pai 1S ise NGA [Woe Repeal iia tay nos [Noma }COM Comoros. JAN Jamaica MN Oman cop Kone - JPN Japan PAK Pakistan nso Jak fles uw [Ps coo |e tar [rasan aN [aa CRI [costa Rice KEN Kenya PNG Papua New Guinea ae Wake TO ik ba prey Taras Sox nn Co PER [Pers Com OR Seah Pa [pris wT [Rowe POL [Poin Ga 13 No. 32-76 Bogota D.C sy cdg! dita, O1BOU0-91097 Fax. (57-1) 3306050 www minsalud.gov.co.ee ~ ‘TODOS PORUN © minsawuo Coce29 16 ACO 201% nuEvoPais Cédigo Pais ‘Nombre Pais Codigo Pais Nombre Pais, Codigo Pais | Nombre Pais PRT | Porupal URY | usioy | ~ [as eater ze ean mz aati ROU ——|omana wut vant Se Hnisat RUS [Rossa vat vas |e a WA | wana Wen | verevues Seni vcene——] ANA |SanttisandWevs) [Vt | etna four agit LCA Saint Lucia YEM. Yemen | Sar stands Ss int Cans Mer suet een ane S| ans — [Par en ‘Sronadines WE Fintabie | Person tera WS Sano GEO ‘Abkhazia Aslan SUR nacho hina Hopubicof Busia Rica Se sao Tore mdPmcre| [TN | onan ‘ansiebr SOROS say [Sw abe AEE | Na Karabar inate SEN |Seroaa CYP | yor ee she [seria ox setae Td a So | seta wh __| rans Ser rd Ste Seve Leone Sherer AT EO | Seah ova SGP | Sspore Souh Ossi ‘eager Sa |store aus |e i ary a Sv [Stren Ceara ae [arava tra 55 Selrmon Kiards oR oces Keeing) Banas] [UM Patryia Not ‘sou Somalia ‘AUS, Gora Sea stands Ws. vgn tana ar Soa Aca aa ade [a ese | sean medal sas tng Keng car _|feet WR [Nota Hong ono Sow [soe ACL New Ca Fe ads ‘SUR ‘Surname PvE French Polynesia Greeniand ‘SWZ [Swariland MT. 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