Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

QUY TRÌNH
KIEÅM SOAÙT TAØI LIEÄU

1. MUÏC ÑÍCH :

Coâng ty Tö vaán xaây döïng thuyû lôïi II thieát laäp, ban haønh vaø duy trì quy
trình kieåm soaùt taøi lieäu nhaèm höôùng daãn vaø quy ñònh traùch nhieäm cho
vieäc kieåm soaùt thoáng nhaát caùc taøi lieäu vaø döõ lieäu lieân quan ñeán Heä
thoáng quaûn lyù chaát löôïng ISO 9001:2000 cuûa Coâng ty, bao goàm caû caùc
taøi lieäu coù nguoàn goác beân ngoaøi.

Vieäc kieåm soaùt taøi lieäu nhaèm ñaûm baûo :

 Caùc taøi lieäu ñöôïc caùc caáp pheâ duyeät thoûa ñaùng tröôùc khi ban
haønh.

 Caùc taøi lieäu ñöôïc xem xeùt, caäp nhaät khi caàn thieát vaø ñöôïc pheâ
duyeät khi thay ñoåi.

 Nhaän bieát caùc thay ñoåi trong taøi lieäu vaø tình traïng söûa ñoåi hieän
haønh.

 Taøi lieäu caàn thieát luoân coù saün ôû nôi söû duïng, roõ raøng vaø deã
nhaän bieát.

 Caùc taøi lieäu coù nguoàn goác beân ngoaøi ñöôïc nhaän bieát vaø ñöôïc
kieåm soaùt trong quaù trình söû duïng.

 Ngaên ngöøa vieäc söû duïng voâ tình caùc taøi lieäu loãi thôøi vaø coù caùc
daáu hieäu thích hôïp ñeå nhaän bieát caùc taøi lieäu loãi thôøi.

2. PHAÏM VI AÙP DUÏNG :

AÙp duïng cho taát caû caùc phoøng ban, boä phaän Coâng ty Tö vaán xaây döïng
thuyû lôïi II.

3. ÑÒNH NGHÓA, KHAÙI NIEÄM :

3.1. Caùc töø vieát taét :

Ban ÑHCL : Ban ñieàu haønh Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng ISO 9001:2000
cuûa Coâng ty Tö vaán xaây döïng thuûy lôïi II.

ÑDLÑ : Ñaïi dieän laõnh ñaïo Coâng ty veà Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng.

3.2 Taøi lieäu quaûn lyù chaát löôïng :

 Laø taøi lieäu do Coâng ty Tö vaán xaây döïng thuyû lôïi II bieân soaïn
vaø ban haønh, bao goàm Soå tay chaát löôïng, caùc quy trình, höôùng daãn,
bieåu maãu, keá hoaïch chaát löôïng, heä thoáng caùc vaên baûn noäi leä vaø
caùc coâng vaên giaáy tôø lieân quan.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 1 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

 Caùc taøi lieäu Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng ISO 9001:2000 cuûa
Coâng ty Tö vaán Xaây döïng Thuyû lôïi II (sau ñaây ñöôïc goïi taét laø
"Taøi lieäu quaûn lyù chaát löôïng") ñöôïc phaân thaønh ba caáp nhö sau :

a) Caáp thöù nhaát : Soå tay chaát löôïng.

b) Caáp thöù hai : Caùc quy trình quaûn lyù chaát löôïng.

c) Caáp thöù ba : Caùc taøi lieäu höôùng daãn (goàm taøi lieäu
noäi boä vaø beân ngoaøi).

 Caùc taøi lieäu noäi boä do Coâng ty ban haønh nhö :

- Caùc daïng taøi lieäu höôùng daãn, chæ daãn coâng vieäc, keá hoaïch
chaát löôïng.

- Caùc bieåu maãu (bao goàm caùc bieåu maãu cuûa caùc hoà sô nhaèm
cung caáp baèng chöùng veà vieäc thieát laäp vaø duy trì söï phuø hôïp
vôùi caùc yeâu caàu tieâu chuaån vaø hoaït ñoäng taùc nghieäp coù hieäu
quaû cuûa Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng).

- Caùc taøi lieääu noäi leä cuûa Coâng ty nhö caùc quy cheá, quy ñònh, noäi
quy, thoâng baùo, coâng vaên noäi boä.

 Caùc taøi lieäu coù nguoàn goác töø beân ngoaøi Coâng ty (khoâng do
Coâng ty ban haønh) ñöôïc aùp duïng taïi Coâng ty nhö :

- Caùc nghò ñònh, quy cheá cuûa Chính phuû, caùc vaên baûn höôùng daãn
thöïc hieän coù lieân quan.

- Caùc vaên baûn quy ñònh vaø höôùng daãn cuûa Boä Noâng nghieäp vaø
phaùt trieån noâng thoân vaø caùc ban ngaønh lieân quan.

- Caùc tieâu chuaån quoác teá, tieâu chuaån nöôùc ngoaøi, tieâu chuaån
Vieät nam, tieâu chuaån ngaønh, quy trình, quy phaïm ñöôïc aùp duïng
trong Coâng ty.

 Caùc taøi lieäu höôùng daãn thöïc hieän coâng vieäc, baûn veõ khaùch
haøng beân ngoaøi thieát keá, cung caáp.

 Caùc taøi lieäu coù nguoàn goác beân ngoaøi khaùc.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 2 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

4. CAÙC TAØI LIEÄU LIEÂN QUAN :

- Tieâu chuaån quoác teá ISO 9001:2000

- Soå tay chaát löôïng, Chính saùch chaát löôïng, Muïc tieâu chaát löôïng.

- Taát caû caùc taøi lieäu lieân quan cuûa Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng
ISO 9001:2000.

- Phaùp leänh baûo veä bí maät Nhaø nöôùc do Hoäi ñoàng nhaø nöôùc (nay laø
Chuû tòch nöôùc) nöôùc Coäng hoaø xaõ hoäi chuû nghóa Vieät nam thoâng
qua ngaøy 28 thaùng 10 naêm 1991.

- Nghò ñònh 142-CP ngaøy 28 thaùng 09 naêm 1963 cuûa Chính phuû quy
ñònh veà löu tröõ vaø baûo quaûn coâng vaên giaáy tôø.

- Ñieàu leä toå chöùc vaø hoaït ñoäng cuûa Coâng ty Tö vaán xaây döïng thuûy
lôïi II ban haønh theo quyeát ñònh soá 996 NN-TCCB/QÑ ngaøy 29 thaùng 6
naêm 1996 cuûa Boä tröôûng Boä Noâng nghieäp vaø Phaùt trieån noâng
thoân.

- Quy ñònh phaân caáp toå chöùc vaø saûn xuaát kinh doanh cuûa Coâng ty Tö
vaán xaây döïng thuûy lôïi II ban haønh theo quyeát ñònh soá 77/TVXD/QÑ
ngaøy 26 thaùng 02 naêm 1997 cuûa Giaùm ñoác Coâng ty.

- Caùc taøi lieäu, nghò ñònh, thoâng tö, vaên baûn noäi leä khaùc coù lieân
quan.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 3 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

5. MOÂ TAÛ QUY TRÌNH :

A. Kieåm soaùt quaù trình soaïn thaûo, ban haønh, phaân phaùt caùc taøi lieäu
noäi boä thuoäc Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng :

5.1 Löu ñoà :

Traùch Tieán trình Moâ taû coâng vieäc

nhieäm
Taát caû moïi Khi thaáy vieäc soaïn thaûo,
thaønh vieân Ñeà nghò soaïn /söûa hoaëc söûa taøi lieäu laø caàn
cuûa HEC II ñoåi thieát,
yeâu caàu theo bieåu BM-01-
04
Xem xeùt Giaùm ñoác, Ban ÑHCL,
Tröôûng ñeà nghò Tröôûng boä phaän xem xeùt
phoøng/ ñeà xuaát soaïn thaûo, chænh
Ban ÑHCL Khoâng söûa taøi lieäu ñöôïc chuyeån
Giaùm ñoác ñeán.
Phaân
Caàn coâng vieát
thieát Ban ÑHCL phaân coâng ñôn
Tröôûng vò/caù nhaân vieát hoaëc söûa
phoøng/ ñoåi taøi lieäu khi xeùt thaáy
Ban ÑHCL caàn thieát
Vieát vaø tham khaûo yù
Ngöôøi ñöôïc phaân coâng
kieán
Ngöôøi ñöôïc coù traùch nhieäm vieát
phaân coâng hoaëc söûa chöõa taøi lieäu
theo yeâu caàu
Kieåm Khoâng ñaït
Tröôûng tra
phoøng/ Kieåm tra caáp phoøng ban
Ban ÑHCL

ÑDLÑ/ Pheâ Kieåm tra caáp Laõnh ñaïo

Giaùm ñoác duyeät Coâng ty
Cty
Ñoùng daáu kieåm soaùt
Danh muïc taøi lieäu ñöôïc
vaø löu tröõ taøi lieäu
Ban ÑHCL caäp nhaät theo BM-01-01

Phaân phaùt taøi lieäu, Phaân phaùt taøi lieäu cho

thu hoài taøi lieäu cuõ caùc phoøng ban lieân quan
Ban ÑHCL loãi thôøi vaø vaøo soå theo doõi theo
BM-01-02
Caäp nhaät baûn môùi, Caäp nhaät BM-01-05 danh
Ban ÑHCL löu baûn goác loãi thôøi muïc loãi thôøi vaø löu baûn
goác

Ban ÑHCL Keát thuùc Löu hoà sô theo phaàn 6

Tröôûng ñôn
vò

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 4 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

5.2 Moâ taû noäi dung :

5.2.1 Soaïn thaûo, ban haønh, phaân phaùt caùc taøi lieäu noäi boä :

 Ñoái vôùi Soå tay chaát löôïng :

a) Vieäc soaïn thaûo Soå tay chaát löôïng do Giaùm ñoác Coâng ty hoaëc
Tröôûng ban ISO tröïc tieáp hoaëc giao nhieäm vuï soaïn thaûo.

 Ñoái vôùi caùc taøi lieäu khaùc cuûa Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng :

a) Laõnh ñaïo Coâng ty giao nhieäm vuï cho töøng ngöôøi coù traùch nhieäm
lieân quan thöïc hieän.

b) Ngöôøi ñöôïc giao nhieäm vuï tieán haønh soaïn thaûo, xaây döïng, thay ñoåi,
boå sung taøi lieäu. Taøi lieäu phaûi moâ taû caùc phöông phaùp laøm vieäc
ñaõ ñöôïc xaùc laäp trong phaïm vi quy trình soaïn thaûo, coù theå minh hoïa
baèng caùc sô ñoà, bieåu ñoà ñeå ngöôøi ñoïc deã nhaän bieát, noäi dung ñöôïc
saép xeáp theo trình töï cuûa moät quaù trình coâng vieäc, trình baøy roõ
raøng, haønh vaên söû duïng ngaén goïn, ñôn giaûn, caùc töø phaûi roõ nghóa
vaø thoâng duïng.

c) Ngoaøi Ñaïi dieän laõnh ñaïo kieåm tra taøi lieäu khi hoaøn chænh, nhöõng
ngöôøi kieåm tra khaùc coù theå laø caùc Tröôûng caùc phoøng ban, Giaùm ñoác
caùc xí nghieäp hoaëc nhöõng ngöôøi coù kinh nghieäm ñöôïc Laõnh ñaïo coâng
ty giao nhieäm vuï. Coâng taùc kieåm tra phaûi ñaûm baûo tính phuø hôïp, thoáng
nhaát caû veà hình thöùc vaø noäi dung.

d) Giaùm ñoác hoaëc ngöôøi ñöôïc uyû quyeàn pheâ duyeät taøi lieäu ñeå ban
haønh.

 Quy ñònh thaåm quyeàn veà vieäc bieân soaïn, kieåm tra, pheâ duyeät caùc caáp
taøi lieäu :

Teân taøi lieäu Bieân soaïn Kieåm tra Pheâ

duyeät
Soå tay chaát löôïng Tröôûng Ban ISO Tröôûng ban ÑHCL GÑ/ÑDLÑ
Phoù giaùm ñoác

Quy trình Tröôûng phoøng, Tröôûng ban ÑHCL GÑ/ÑDLÑ

GÑXN, chuyeân Phoù giaùm ñoác
vieân

Caùc höôùng daãn Ngöôøi ñöôïc giao Tröôûng ban ÑHCL GÑ/ÑDLÑ
nhieäm vuï Tröôûng ñôn vò

Quy ñònh, vaên Ngöôøi ñöôïc giao Ngöôøi ñöôïc GÑ GÑ

baûn noäi boä nhieäm vuï uyû quyeàn

Bieåu maãu ñöôïc thöïc hieän theo caùc quy trình, höôùng daãn lieân quan

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 5 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

5.2.2 Söûa ñoåi, chænh lyù, boå sung taøi lieäu :

 Trong quaù trình aùp duïng, thöïc hieän Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng, neáu
coù nhu caàu caàn thieát thay ñoåi, boå sung, chænh lyù caùc taøi lieäu cuûa Heä
thoáng quaûn lyù chaát löôïng, caùc phoøng ban, ñôn vò, caù nhaân söû duïng
bieåu maãu BM-01-04 "Yeâu caàu soaïn thaûo/ söûa ñoåi taøi lieäu" ñeà xuaát vaø
chuyeån Tröôûng ban ISO ñeå xem xeùt.

 Caùc yeâu caàu veà boå sung, chænh lyù, söûa ñoåi cuõng coù theå töø caùc ñôït
ñaùnh giaù noäi boä hoaëc ñaùnh giaù beân ngoaøi.

 Ñaïi dieän laõnh ñaïo tieán haønh xem xeùt ñeà nghò. Neáu xeùt thaáy chöa caàn
thieát phaûi söûa ñoåi, chænh lyù, boå sung hoaëc caàn phaûi coù thôøi gian ñeå
xem xeùt, nghieân cöùu thì baùo cho ngöôøi ñeà nghò bieát.

 Caùc böôùc söûa ñoåi, chænh lyù, boå sung taøi lieäu ñöôïc thöïc hieän nhö ñoái
vôùi soaïn thaûo, ban haønh phaân phaùt taøi lieäu ñöôïc quy ñònh taïi muïc 5.2.1

5.2.3 Quy ñònh ñaùnh maõ hieäu vaø laàn ban haønh caùc taøi lieäu Heä thoáng
quaûn lyù chaát löôïng ISO 9001:2000

Trong quaù trình soaïn thaûo caùc taøi lieäu cuûa Heä thoáng quaûn lyù chaát
löôïng, caùch thöùc ñaùnh kyù maõ hieäu vaø laàn ban haønh ñöôïc quy ñònh nhö
sau :

 Kyù maõ hieäu :

a) Ñoái vôùi Soå tay chaát löôïng söû duïng kyù maõ hieäu : STCL

Trong ñoù :
STCL laø vieát taét caùc töø "Soå tay chaát löôïng".

b) Ñoái vôùi caùc quy trình/quy cheá/quy ñònh söû duïng kyù maõ hieäu :
Quy trình : QT-AA
Quy cheá : QC-AA
Quy ñònh : QÑ-AA

Trong ñoù :
QT/QC/QÑ laø caùc chöõ vieát taét cuûa caùc töø “ Quy trình/ Quy cheá/ Quy
ñònh”;
AA laø soá thöù töï baét ñaàu töø soá 01, 02... ñöôïc ñaùnh soá chung cho
toaøn boä taøi lieäu Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng bao goàm caû Quy
trình, Quy cheá vaø Quy ñònh.
Vieäc ñaùnh soá ñaûm baûo khoâng coù quy trình, quy cheá, quy ñònh khaùc
nhau trong heä thoáng laïi coù soá thöù töï AA truøng nhau.

c) Caùc bieåu maãu lieân quan ñeán moät quy trình/quy cheá/quy ñònh naøo ñoù
söû duïng kyù maõ hieäu : BM-AA-BB.

Trong ñoù :
BM laø vieát taét töø "bieåu maãu”;
AA laø maõ soá lieân quan ñeán quy trình hoaëc quy cheá, quy ñònh QT-
AA/QC-AA/QÑ-AA.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 6 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

BB laø soá thöù töï caùc bieåu maãu ñöôïc ñaùnh soá thöù töï töø 01, 02...
ñöôïc aùp duïng taïi caùc quy trình, quy cheá, quy ñònh AA ñoù.
Ví duï :
BM-01-03 laø kyù hieäu bieåu maãu soá 03 thuoäc quy trình QT-01.

d) Caùc höôùng daãn lieân quan ñeán moät quy trình/ quy cheá/ quy ñònh naøo
ñoù söû duïng kyù maõ hieäu: HD-AA-BB.

Trong ñoù :
HD laø vieát taét cuûa töø "Höôùng daãn".
AA, BB coù yù nghóa nhö treân.

e) Baûn veõ thieát keá vaø caùc taøi lieäu kyõ thuaät :

Theo quy ñònh cuûa Coâng ty veà trình baøy hoà sô kyõ thuaät vaø baûn veõ
(Noäi leä cuûa Coâng ty).

f) Caùc taøi lieäu baèng tieáng nöôùc ngoaøi :

Caùc taøi lieäu baèng tieáng nöôùc ngoaøi coù maõ hieäu nhö taøi lieäu tieáng
Vieät, chæ theâm vaøo ñaàu maõ hieäu ñoù ngoân ngöõ cuûa taøi lieäu.

Ví duï :

E BM.AA.BB : Bieåu maãu baèng tieáng Anh

R HD.AA.BB : Höôùng daãn baèng tieáng Nga

 Laàn ban haønh, ngaøy hieäu löïc :

a) Taát caû caùc taøi lieäu thuoäc Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng ñeàu phaûi
ghi roõ laàn ban haønh.

b) Laàn ban haønh cuûa Soå tay chaát löôïng ñöôïc ghi ôû ñaàu trang. Laàn ban
haønh cuûa quy trình ñöôïc ghi ôû cuoái trang. Laàn ban haønh cuûa bieåu
maãu ñöôïc ghi ôû goùc phaûi phía treân cuûa bieåu maãu. Khi caàn thieát
bieåu maãu coù theå khoâng caàn ghi laàn ban haønh.

c) Soá thöù töï laàn ban haønh ñöôïc ñaùnh töø 01 trôû ñi.

d) Ngaøy ban haønh ñoàng thôøi laø ngaøy hieäu löïc cuûa caùc taøi lieäu (vieát
taét : ngaøy) ñöôïc ghi ôû ñaàu trang hoaëc cuoái trang.

e) Ñoái vôùi caùc bieåu maãu chæ caàn ghi laàn ban haønh, khoâng caàn ghi
ngaøy ban haønh vaø hieäu löïc.

 Quy ñònh rieâng ñoái vôùi bieåu maãu :

a) Caùc bieåu maãu ñöôïc kieåm soaùt baèng kyù maõ hieäu vaø laàn ban haønh.

b) Khi caàn thieát, caùc bieåu maãu coù theå ñöôïc ñôn vò, boä phaän söû duïng
khoâng caàn coù kyù maõ hieäu vaø laàn ban haønh, hoaëc thay ñoåi kieåu

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 7 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

chöõ, hình thöùc cho phuø hôïp, nhöng vaãn phaûi ñaûm baûo giöõ caùc noäi
dung chính cuûa bieåu maãu quy ñònh hieän haønh.

5.2.4 Caùc thuû tuïc ñaêng kyù vaø ñoùng daáu kieåm soaùt taøi lieäu Heä thoáng
quaûn lyù chaát löôïng tröôùc khi ban haønh aùp duïng :

Caùc taøi lieäu Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng sau khi ñöôïc Giaùm ñoác
hoaëc ngöôøi ñöôïc uyû quyeàn pheâ duyeät ñöôïc giao cho Ban ISO ñaêng kyù
theo bieåu maãu BM-01-01 "Danh muïc hieän haønh caùc taøi lieäu Heä thoáng
QLCL".

Vieäc ñaêng kyù cuõng ñöôïc aùp duïng ñoái vôùi caùc taøi lieäu sau khi söûa
ñoåi, boå sung ñöôïc pheâ duyeät.

Sau khi caùc taøi lieäu ñöôïc ñaêng kyù, Ban ISO coù traùch nhieäm ñoùng daáu
kieåm soaùt, vieäc ban haønh nhö sau :

 Taøi lieäu goác coù chöõ kyù goác ñöôïc löu taïi Ban ISO, khoâng caàn ñoùng
daáu.

 Ñoái vôùi taøi lieäu laø baûn photocopy ñeå phaân phaùt vaø ban haønh ñöôïc
ñoùng daáu ñoû “CONTROLLED – TAØI LIEÄU KIEÅM SOAÙT” treân trang
bìa.

 Tröôûng ban ISO coù traùch nhieäm kieåm tra caùc kyù maõ hieäu nhaän bieát
vaø kieåm soaùt taøi lieäu tröôùc khi ban haønh.

 Caùc kyù maõ hieäu nhaän bieát vaø kieåm soaùt phaûi bao goàm : teân goïi
cuûa taøi lieäu; kyù maõ hieäu taøi lieäu; laàn ban haønh; ngaøy ban haønh; soá
trang; toång soá trang; ngöôøi bieân soaïn; kieåm tra; pheâ duyeät.

 Kyù maõ hieäu cuûa bieåu maãu nhö quy ñònh taïi muïc 5.2.3.

Maãu con daáu kieåm soaùt caùc taøi lieäu hieän haønh cuûa Heä thoáng quaûn lyù
chaát löôïng vaø phaân bieät caùc baûn taøi lieäu loãi thôøi :

 Con daáu kieåm soaùt taøi lieäu hieän haønh vaø baûn loãi thôøi ñöôïc söû
duïng ñeå phaân bieät caùc taøi lieäu hieän haønh vaø caùc baûn loãi thôøi.

 Maãu con daáu kieåm soaùt taøi lieäu hieän haønh vaø baûn loãi thôøi ñöôïc
höôùng daãn nhö sau :

COÂNG TY TÖ VAÙÂN COÂNG TY TÖ VAÁN HEC

HEC II II
HEÄ THOÁNG ISO 9001:2000
OBSOLETE
CONTROLLED COPY BAÛN LOÃI THÔØI
TAØI LIEÄU KIEÅM
SOAÙT

Baûn No...........

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 8 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

Ghi chuù : Coù theå thay ñoåi kieåu chöõ, kích côõ, caùch trình baøy so vôùi
maãu treân.

5.2.5 Ban haønh vaø phaân phaùt taøi lieäu Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng :

 Ban ÑHCL coù traùch nhieäm kieåm soaùt toaøn boä baûn goác caùc taøi lieäu
hieän haønh (baûn goác môùi nhaát ñöôïc ban haønh ñang coù hieäu löïc söû
duïng) thuoäc Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng cuûa Coâng ty HEC II nhö
Soå tay chaát löôïng, Chính saùch chaát löôïng vaø caùc muïc tieâu chaát
löôïng, caùc quy trình quaûn lyù chaát löôïng, caùc höôùng daãn, phuï luïc,
bieåu maãu.

 Toaøn boä baûn goác Soå tay chaát löôïng, caùc quy trình, höôùng daãn, phuï
luïc, bieåu maãu ñöôïc löu tröõ taïi Ban ñieàu haønh chaát löôïng trong danh
muïc taøi lieäu hieän haønh theo maãu BM-01-01 “Danh muïc hieän haønh
caùc taøi lieäu Heä thoáng QLCL”. Ban ÑHCL coù traùch nhieäm caäp nhaät
khi thay ñoåi.

 Vieäc photocopy nhaân baûn taøi lieäu vaø danh saùch phaân phaùt taøi lieäu
seõ do Giaùm ñoác /Ñaïi dieän laõnh ñaïo quyeát ñònh. Ban ÑHCL coù traùch
nhieäm thöïc hieän caùc thuû tuïc ban haønh vaø phaân phaùt taøi lieäu heä
thoáng quaûn lyù chaát löôïng ñeán caùc boä phaän coù lieân quan theo danh
saùch.

 Moãi phoøng ban, boä phaän trong Coâng ty ñöôïc phaân phaùt moät boä taøi
lieäâu Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng ISO 9001:2000 coù daáu kieåm soaùt
“CONTROLLED DOCUMENT – TAØI LIEÄU KIEÅM SOAÙT” coù ghi
soá hieäu baûn kieåm soaùt (Baûn No…).

 Quy öôùc soá hieäu baûn taøi lieäu heä thoáng ñöôïc kieåm soaùt (Baûn
No…..) ghi treân daáu kieåm soaùt ñöôïc thöïc hieän theo Phuï luïc 1. Khi
phaân phaùt, Ban ÑHCL phaûi ghi baûn No... theo quy öôùc naøy ñeå phaân
bieät, traùnh nhaàm laãn baûn kieåm soaùt cuûa caùc ñôn vò khaùc nhau.

 Tröôøng hôïp ñaëc bieät, khi caùc phoøng ban coù nhu caàu caàn thieát phaûi
söû duïng theâm boä taøi lieäu Heä thoáng ngoaøi boä ñaõ ñöôïc phaân phaùt,
Tröôûng phoøng laäp phieáu yeâu caàu phaân phaùt taøi lieäu boå sung göûi
Giaùm ñoác Coâng ty xem xeùt. Neáu ñöôïc ñoàng yù, Ban ÑHCL seõ phaân
phaùt boå sung soá löôïng baûn caàn thieát. Khi phaân phaùt, Ban ÑHCL phaûi
ghi baûn No... theo quy öôùc vaø soá baûn phaân phaùt boå sung cho ñôn vò
ñoù ñeå phaân bieät, traùnh nhaàm laãn baûn kieåm soaùt cuûa caùc ñôn vò
khaùc nhau.
Ví duï : Treân daáu taøi lieäu kieåm soaùt coù ghi "Baûn No. 05/02"
Ñaây laø baûn taøi lieäu boå sung soá 2 ñöôïc phaân phaùt cho phoøng Giaùm
ñònh chaát löôïng & TVKT.

 Taát caû caùc baûn taøi lieäu ñöôïc Ban ÑHCL Coâng ty phaân phaùt, keå caû
caùc baûn phaân phaùt boå sung ñeàu ñöôïc kieåm soaùt nhö nhau, ñöôïc
ñoùng daáu taøi lieäu kieåm soaùt vaø ñeàu phaûi caäp nhaät khi coù söï thay
ñoåi môùi hoaëc thu hoài khi khoâng coøn hieäu löïc.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 9 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

 Nghieâm caám vieäc caùc phoøng ban, ñôn vò töï yù photocopy ñeå phaân
phaùt cho caùc nhaân vieân maø khoâng ñöôïc kieåm soaùt cuûa Ban ÑHCL
ñeå ñaûm baûo caùc nhaân vieân khoâng ñöôïc söû duïng nhaàm caùc taøi lieäu
ñaõ loãi thôøi vaø khoâng ñöôïc kieåm soaùt.

 Tröôûng ban ÑHCL cuûa Coâng ty xaùc ñònh danh muïc caùc taøi lieäu hieän
haønh phaân phaùt cho caùc phoøng, ban ñôn vò Coâng ty theo bieåu maãu BM-
01-02 "Soå phaân phaùt vaø thu hoài taøi lieäu Heä thoáng QLCL”

 Vieäc phaân phaùt taøi lieäu phaûi ñöôïc ghi vaøo Soå phaân phaùt vaø phaûi
coù chöõ kyù cuûa ngöôøi nhaän. Soå phaân phaùt ñöôïc Ban ÑHCL löu giöõ.

 Taát caû caùc baûn taøi lieäu hieän haønh cuûa Heä thoáng ñeàu phaûi ñöôïc
daáu kieåm soaùt “CONTROLLED DOCUMENT – TAØI LIEÄU KIEÅM
SOAÙT”. Caùc baûn photocopy khoâng coù daáu hieäu taøi lieäu kieåm soaùt
hoaëc ñöôïc ñoùng daáu "baûn loãi thôøi" laø baûn chæ ñeå tham khaûo,
khoâng coù giaù trò söû duïng.

5.2.6 Thu hoài caùc taøi lieäu ñaõ loãi thôøi :

 Ban ÑHCL khi phaân phaùt, caäp nhaät caùc taøi lieäu môùi ban haønh coù
traùch nhieäm thu hoài hoaëc coù daáu hieäu nhaän bieát caùc taøi lieäu ñaõ
loãi thôøi, neáu coù.

 Ban ÑHCL löu giöõ baûn goác taøi lieäu loãi thôøi taïi caëp hoà sô taøi lieäu
loãi thôøi vaø ghi vaøo danh muïc theo bieåu maãu BM-01-05 "Danh muïc
caùc taøi lieäu loãi thôøi, heát haïn söû duïng". Caùc baûn naøy ñöôïc ñoùng
daáu "OBSOLETE - BAÛN LOÃI THÔØI”.

 Ban ÑHCL coù traùch nhieäm huûy boû hoaëc giaùm saùt vieäc huûy boû caùc
taøi lieäu loãi thôøi taïi caùc phoøng ban, ñôn vò.

 Tröôøng hôïp caùc ñôn vò caàn giöõ caùc taøi lieäu ñaõ loãi thôøi vì muïc ñích
tham khaûo, caùc baûn loãi thôøi naøy phaûi ñöôïc ñoùng daáu “OBSOLETE -
BAÛN LOÃI THÔØI” treân trang bìa, ñoàng thôøi gaïch cheùo treân daáu
“CONTROLLED DOCUMENT - TAØI LIEÄU KIEÅM SOAÙT” ñeå nhaän
bieát.

 Tröôûng caùc boä phaän chòu traùch nhieäm kieåm soaùt ngaên ngöøa vieäc
söû duïng voâ tình vaø sai muïc ñích caùc taøi lieäu ñaõ loãi thôøi.

5.2.7 Caùch thöùc söûa ñoåi nhoû caùc taøi lieäu heä thoáng vaø theo doõi vieäc
söûa ñoåi :

 Ñoái vôùi vieäc söûa ñoåi caùc loãi nhoû cuûa taøi lieäu, Coâng ty khoâng
tieán haønh ban haønh laïi taøi lieäu maø chæ thoâng baùo baèng vaên baûn,
neâu roõ teân, kyù maõ hieäu vaên baûn vaø noäi dung caàn boå sung, chænh
söûa ñeå caùc caáp thöïc hieän.

 Thoâng baùo naøy ñöôïc kyù giao nhaän theo bieåu maãu BM-01-02 “Soå
phaân phaùt vaø thu hoài taøi lieäu Heä thoáng QLCL”.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 10 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

 Ngoaøi ra, tuøy theo nhu caàu, caùc taøi lieäu ñöôïc boå sung, söûa ñoåi nhoû
coù theå ñöôïc boå sung söûa ñoåi tröïc tieáp treân taøi lieäu hieän haønh vaø
ngöôøi pheâ duyeät söûa ñoåi phaûi kyù pheâ duyeät vaø ghi ngaøy pheâ duyeät
söûa ñoåi beân caïnh noäi dung söûa ñoåi.

 Ñoái vôùi söûa ñoåi boå sung ñeå ban haønh môùi coù theå thöïc hieän baát
kyø luùc naøo khi coù nhu caàu, khoâng caàn thieát phaûi coù caùc laàn boå
sung, söûa ñoåi nhoû.

 Tröôøng hôïp taøi lieäu ñöôïc ñieàu chænh, boå sung vaø xuaát baûn laïi thì
laàn ban haønh taêng leân 01 ñôn vò. Caùc noäi dung thay ñoåi so vôùi laàn
ban haønh tröôùc ñöôïc in treân neàn boâi ñaäm ñeå deã nhaän bieát.

 Vôùi caùc phuï luïc : Khi caàn thay ñoåi thì ñöôc thay baèng phuï luïc khaùc
vaø ñöôïc kieåm soaùt baèng ngaøy ban haønh. Phuï luïc coù theå ñöôïc thay
theá maø khoâng nhaát thieát phaûi thay ñoåi caùc quy trình. Ban ÑHCL caäp
nhaät phaân phoái phuï luïc duøng ñeå thay theá nhö ñoái vôùi caùc quy trình.

 Caùc thay ñoåi caäp nhaät vôùi caùc taøi lieäu cuûa heä thoáng ñeàu ñöôïc
thöïc hieän theo sô ñoà trình baøy trong phaàn 5.1.

5.2.8 Quy ñònh baûo maät caùc taøi lieäu Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng cuûa
Coâng ty :

 Moïi taøi lieäu lieân quan ñeán Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng ISO
9001:2000 cuûa Coâng ty ñeàu ñöôïc baûo maät, nghieâm caám sao cheùp, cung
caáp ra beân ngoaøi neáu khoâng ñöôïc söï cho pheùp cuûa Laõnh ñaïo Coâng
ty.

 Tröôøng hôïp coù yeâu caàu, baûn photocopy khoâng kieåm soaùt cuûa Soå tay
chaát löôïng seõ ñöôïc cung caáp cho khaùch haøng hoaëc Toå chöùc chöùng
nhaän, caùc beân lieân quan khaùc, nhöng phaûi ñöôïc söï ñoàng yù cuûa Laõnh
ñaïo Coâng ty.

 Nhöõng taøi lieäu noäi boä, taøi lieäu vaø coâng vaên ñeán coù nguoàn goác
beân ngoaøi, ñaõ ñöôïc ñoùng daáu baûo maät seõ ñöôïc löu ôû heä thoáng
baûo maät cuûa Coâng ty. Khai thaùc taøi lieäu hoà sô naøy phaûi ñöôïc
Giaùm ñoác cho pheùp.

 Nhöõng taøi lieäu noäi boä vaø nhöõng taøi lieäu coù nguoàn goác beân
ngoaøi khoâng ñoùng daáu baûo maät löu tröõ taïi ñôn vò seõ ñöôïc Ban
Giaùm ñoác vaø Hoäi ñoàng khoa hoïc Coâng ty nghieân cöùu quy ñònh ñoái
töôïng khai thaùc thích hôïp. Caùn boä kyõ thuaät, caùn boä nghieäp vuï
quaûn lyù ñöôïc tham khaûo, sao cheùp nhöõng taøi lieäu löu tröõ cuûa Coâng
ty. Ngöôøi ngoaøi ñôn vò coù ñuùng chöùc danh ngheà nghieäp caàn tham
khaûo taøi lieäu löu tröõ phaûi ñöôïc söï ñoàng yù cuûa Ban Gaùm ñoác (chæ
ñöôïc tham khaûo, khoâng ñöôïc mang ra khoûi löu tröõ).

5.2.9 Kieåm soaùt chung caùc taøi lieäu Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng cuûa
Coâng ty :

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 11 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

 Tröôûng Ban ñieàu haønh chaát löôïng Coâng ty coù traùch nhieäm quaûn lyù
chung caùc taøi lieäu Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng ISO 9001:2000 cuûa
Coâng ty.

 Thöôøng tröïc Ban ÑHCL coù traùch nhieäm theo doõi, thöïc hieän vieäc
kieåm soaùt caùc taøi lieäu trong quaù trình soaïn thaûo, caäp nhaät, chænh
söûa, boå sung, thay ñoåi, thu hoài, huyû boû.

5.2.10. Kieåm soaùt caùc döõ lieäu vaø thoâng tin :

 Caùc döõ lieäu, thoâng tin khaùc khi ñöôïc söû duïng ñeàu ñöôïc kieåm soaùt
ñeå ñaûm baûo chæ coù nhöõng döõ lieäu thoâng tin hieän haønh ñöôïc söû
duïng.

 Vieäc kieåm soaùt caùc döõ lieäu, thoâng tin do caùc Tröôûng phoøng ban,
ñôn vò thöïc hieän theo töøng tröôøng hôïp cuï theå.

5.2.11. Kieåm soaùt caùc vaên baûn noäi leä cuûa Coâng ty :

 Ñoái vôùi caùc vaên baûn noäi leä cuûa Coâng ty ñöôïc ban haønh vaø pheâ
duyeät tröôùc khi ban haønh aùp duïng Heä thoáng ISO 9001:2000 (nhö Ñieàu
leä toå chöùc vaø hoaït ñoäng cuûa Coâng ty, Quy ñònh phaân caáp quaûn lyù
toå chöùc vaø saûn xuaát kinh doanh…) ñöôïc giöõ nguyeân giaù trò phaùp
lyù trong heä thoáng quaûn lyù hieän haønh cuûa Coâng ty.

 Caùc vaên baûn noäi leä chæ caàn ñöôïc tham chieáu töø Heä thoáng quaûn
lyù chaát löôïng, khoâng caàn phaûi ñoùng daáu taøi lieäu kieåm soaùt.

 Ñoái vôùi caùc noäi dung thay ñoåi veà toå chöùc hoaëc quaûn lyù cuûa
Coâng ty ñöôïc aùp duïng theo caùc taøi lieäu hieän haønh cuûa Heä thoáng
quaûn lyù chaát löôïng.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 12 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

B. Kieåm soaùt caùc taøi lieäu coù nguoàn goác beân ngoaøi :

5.3. Löu ñoà :

Traùch Sô ñoà Moâ taû coâng vieäc

nhieäm
Kieåm soaùt caùc taøi lieäu beân ngoaøi
Ban Kieåm soaùt taøi lieäu beân cuûa toaøn Coâng ty theo danh muïc BM-
ÑHCL ngoaøi cuûa Coâng ty 01-03 vaø ñoùng daáu taøi lieäu kieåm soaùt

Tröôûng Kieåm soaùt caùc taøi lieäu beân ngoaøi

ñôn vò cuûa töøng ñôn vò theo danh muïc BM-01-
Ban Kieåm soaùt taøi lieäu beân 03 vaø yeâu caàu Ban ÑHCL ñoùng daáu
ÑHCL ngoaøi cuûa töøng Ñôn vò taøi lieäu kieåm soaùt

CNÑA Laäp danh muïc caùc taøi lieäu ñaàu vaøo

Tröôûng Kieåm soaùt taøi lieäu döï döï aùn theo BM-01-06
ñv aùn
BÑHCL
CNDA Löu hoà sô Löu hoà sô theo quy ñònh taïi muïc 4

Caùc taøi lieäu coù nguoàn goác töø beân ngoaøi Coâng ty goàm :

Caùc nghò ñònh, quy cheá cuûa Chính phuû, caùc vaên baûn höôùng daãn thöïc hieän
coù lieân quan.

Caùc vaên baûn quy ñònh vaø höôùng daãn cuûa Boä Noâng nghieäp vaø phaùt trieån
noâng thoân vaø caùc ban ngaønh lieân quan.

Caùc tieâu chuaån quoác teá, tieâu chuaån nöôùc ngoaøi, tieâu chuaån Vieät nam,
tieâu chuaån ngaønh, quy trình, quy phaïm ñöôïc aùp duïng trong Coâng ty.

Caùc taøi lieäu höôùng daãn thöïc hieän coâng vieäc, baûn veõ khaùch haøng beân
ngoaøi thieát keá, cung caáp.

Caùc taøi lieäu coù nguoàn goác beân ngoaøi khaùc.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 13 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

5.4 Moâ taû noäi dung :

5.4.1. Kieåm soaùt caùc nghò ñònh, quy cheá, vaên baûn, tieâu chuaån, quy trình,
quy phaïm, taøi lieäu coù nguoàn goác beân ngoaøi cuûa toaøn Coâng ty :

 Ñoái vôùi caùc taøi lieäu beân ngoaøi ñöôïc Coâng ty kieåm soaùt vaø söû duïng
cho toaøn Coâng ty (nhö caùc nghò ñònh, quy cheá cuûa Chính phuû, caùc vaên
baûn höôùng daãn thöïc hieän, caùc vaên baûn quy ñònh vaø höôùng daãn cuûa
Boä Noâng nghieäp vaø phaùt trieån noâng thoân, caùc ban ngaønh lieân quan,
caùc tieâu chuaån quoác teá, tieâu chuaån nöôùc ngoaøi, tieâu chuaån Vieät nam,
tieâu chuaån ngaønh, quy trình, quy phaïm), Ban ÑHCL laäp danh muïc toaøn boä
caùc taøi lieäu vaø ñoùng daáu “CONTROLLED DOCUMENT – TAØI LIEÄU
KIEÅM SOAÙT” coù ghi soá hieäu baûn kieåm soaùt (Baûn No…).

 Danh muïc kieåm soaùt taøi lieäu ñöôïc laäp theo bieåu maãu BM-01-03 "Danh
muïc caùc nghò ñònh, quy cheá, vaên baûn, tieâu chuaån, quy trình, quy phaïm, taøi
lieäu coù nguoàn goác beân ngoaøi".

 Quy öôùc soá hieäu baûn soá taøi lieäu beân ngoaøi ñöôïc kieåm soaùt (Baûn
No…..) ghi treân daáu kieåm soaùt ñöôïc thöïc hieän theo soá thöù töï ghi trong
Danh muïc bieåu maãu BM-01-03.

5.4.2. Kieåm soaùt caùc nghò ñònh, quy cheá, vaên baûn, tieâu chuaån, quy trình,
quy phaïm, taøi lieäu coù nguoàn goác beân ngoaøi ñöôïc söû duïng taïi töøng phoøng
ban, xí nghieäp, ñôn vò :

 Ñoái vôùi caùc taøi lieäu beân ngoaøi ñöôïc töøng phoøng ban, Xí nghieäp, ñôn
vò söû duïng ngoaøi danh muïc cuûa Coâng ty kieåm soaùt theo quy ñònh taïi
phaàn 5.4.1 (nhö caùc nghò ñònh, quy cheá, vaên baûn quy ñònh, höôùng daãn,
caùc tieâu chuaån quoác teá, tieâu chuaån nöôùc ngoaøi, tieâu chuaån Vieät nam,
tieâu chuaån ngaønh, quy trình, quy phaïm….), Tröôûng caùc phoøng ban, Xí
nghieäp, ñôn vò söû duïng coù traùch nhieäm laäp danh muïc toaøn boä caùc taøi
lieäu vaø yeâu caàu Ban ÑHCL ñoùng daáu “CONTROLLED DOCUMENT –
TAØI LIEÄU KIEÅM SOAÙT” coù ghi soá hieäu baûn kieåm soaùt (Baûn
No…) cuûa rieâng phoøng ban, xí nghieäp, ñôn vò mình.

 Danh muïc kieåm soaùt taøi lieäu ñöôïc Tröôûng phoøng ban, Xí nghieäp, ñôn vò
söû duïng laäp theo bieåu maãu BM-01-03 "Danh muïc caùc nghò ñònh, quy cheá,
vaên baûn, tieâu chuaån, quy trình, quy phaïm, taøi lieäu coù nguoàn goác beân
ngoaøi" cuûa rieâng phoøng ban, xí nghieäp, ñôn vò mình.

 Quy öôùc soá hieäu baûn soá taøi lieäu beân ngoaøi ñöôïc kieåm soaùt (Baûn
No…..) ghi treân daáu kieåm soaùt ñöôïc thöïc hieän theo soá thöù töï trong Danh
muïc bieåu maãu BM-01-03 cuûa rieâng phoøng ban, xí nghieäp, ñôn vò mình.

Ví duï :
Treân daáu taøi lieäu beân ngoaøi ñöôïc kieåm soaùt coù ghi "Baûn No. 05" :
Ñaây laø baûn taøi lieäu beân ngoaøi soá thöù töï 5 theo danh saùch ñöôïc
Coâng ty (Ban ÑHCL) kieåm soaùt..
Treân daáu taøi lieäu beân ngoaøi ñöôïc kieåm soaùt coù ghi "Baûn No. 05/04" :
Ñaây laø baûn taøi lieäu beân ngoaøi soá thöù töï 4 theo danh saùch ñöôïc
phoøng Giaùm ñònh chaát löôïng & TVKT kieåm soaùt.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 14 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

5.4.3. Kieåm soaùt caùc vaên baûn, baûn veõ, taøi lieäu kyõ thuaät phuïc vuï saûn
xuaát kinh doanh cho töøng döï aùn, coâng trình taïi caùc phoøng ban, xí nghieäp,
ñôn vò :

 Ñoái vôùi töøng döï aùn, coâng trình, caùc Chuû nhieäm ñoà aùn phaûi laäp danh
muïc caùc baûn veõ, taøi lieäu kyõ thuaät, vaên baûn ñaàu vaøo phuïc vuï saûn
xuaát kinh doanh cho döï aùn, coâng trình ñoù.

 Danh muïc ñöôïc laäp theo bieåu maãu BM-01-06 "Danh muïc caùc baûn veõ,
taøi lieäu kyõ thuaät, vaên baûn ñaàu vaøo cho döï aùn".

 Caùc taøi lieäu naøy chæ caàn kieåm soaùt baèng danh muïc, khoâng caàn ñoùng
daáu "taøi lieäu kieåm soaùt".

5.4.4 Kieåm soaùt caùc coâng vaên giaáy tôø :

 Caùc coâng vaên giaáy tôø taïi Coâng ty ñöôïc kieåm soaùt theo quy trình QT-03
“Quaûn lyù coâng taùc haønh chính vaø thoâng tin noäi boä”.

 Caùc coâng vaên giaáy tôø naøy khoâng phaûi ñoùng daáu taøi lieäu kieåm soaùt.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 15 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

6. LÖU TRÖÕ HOÀ SÔ :

Thöôøng tröïc Ban ÑHCL Coâng ty coù traùch nhieäm löu giöõ caùc hoà sô lieân quan
ñeán kieåm soaùt taøi lieäu sau :

- Danh muïc hieän haønh caùc taøi lieäu Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng ISO
9001:2000

- Baûn goác taát caùc taøi lieäu hieän haønh ñang aùp duïng taïi Coâng ty.

- Soå phaân phaùt vaø thu hoài caùc taøi lieäu heä thoáng coù chöõ kyù cuûa
ngöôøi nhaän.

- Danh muïc caùc taøi lieäu coù nguoàn goác beân ngoaøi cuûa toaøn Coâng ty.

- Danh muïc caùc taøi lieäu loãi thôøi, heát haïn söû duïng ñaõ ñöôïc thu hoài.

- Baûn goác caùc taøi lieäu ñaõ loãi thôøi, heát haïn söû duïng ñöôïc ñoùng daáu
"baûn loãi thôøi".

Tröôûng caùc phoøng ban, xí nghieäp, boä phaän coù traùch nhieäm löu giöõ caùc hoà sô
lieân quan ñeán kieåm soaùt taøi lieäu sau :

- Danh muïc hieän haønh caùc taøi lieäu beân ngoaøi cuûa ñôn vò mình (theo BM-
01-03).

- Danh muïc caùc baûn veõ, taøi lieäu kyõ thuaät, vaên baûn ñaàu vaøo cho töøng
döï aùn.

Thôøi gian löu tröõ : 3 naêm neáu khoâng coù quy ñònh naøo khaùc.

7. CAÙC BIEÅU MAÃU :

- Bieåu maãu Danh muïc hieän haønh caùc taøi lieäu Heä thoáng QLCL BM-
01-01

- Bieåu maãu Soå phaân phoái vaø thu hoài taøi lieäu Heä thoáng QLCL BM-
01-02

- Bieåu maãu Danh muïc caùc nghò ñònh, quy cheá vaên baûn, tieâu chuaån,
quy trình, quy phaïm, taøi lieäu coù nguoàn goác beân ngoaøi BM-
01-03

- Bieåu maãu Phieáu yeâu caàu soaïn thaûo, söûa ñoåi, boå sung taøi lieäu
BM-01-04

- Bieåu maãu Danh muïc caùc taøi lieäu loãi thôøi, heát haïn söû duïng BM-
01-05

- Danh muïc caùc baûn veõ, taøi lieäu kyõ thuaät, vaên baûn ñaàu vaøo döï aùn BM-
01-06

8. PHUÏ LUÏC :

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 16 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

Quy öôùc “ Baûn No.” baûn taøi lieäu phaân phaùt trong Coâng ty Phuï luïc 1

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 17 / 18

Quy trình Kieåm soaùt taøi lieäu QT-01

Phuï luïc 1:
QUY ÖÔÙC “BAÛN No.” CAÙC TAØI LIEÄU
PHAÂN PHAÙT CHO CAÙC ÑÔN VÒ, CAÙ NHAÂN TRONG COÂNG TY
HECII

TT Baûn ÑÔN VÒ VAØ CAÙC NHAÂN ÑÖÔÏC CAÁP GHI

Teân goïi chöùc danh, ñôn vò Vieát taét CHUÙ
No.
1 No. A Giaùm ñoác GÑ
2 No. B Phoù giaùm ñoác phuï traùch CTNÑ PGÑ
3 No. C Phoù giaùm ñoác phuï traùch CTMT PGÑ
4 No. D Phoù giaùm ñoác phuï traùch khaûo PGÑ
saùt
5 No. E Thö kyù giaùm ñoác TK BGÑ
6 No. 01 Phoøng Kinh doanh P.01
7 No. 02 Phoøng Toå chöùc - haønh chính P.02
8 No. 03 Phoøng Taøi chính - keá toaùn P.03
9 No. 04 Phoøng Khoa hoïc CN & HTQT P.04
10 No. 05 Phoøng Giaùm ñònh CL & TVKT P.05
11 No. 06 Phoøng Thí nghieäm ñòa chaát P.06
12 No. 07 Xí nghieäp Thieát keá 1 XN.01
13 No. 08 Xí nghieäp Thieát keá 2 XN.02
14 No. 09 Xí nghieäp Khaûo saùt ñòa chaát XN.03
15 No. 10 Xí nghieäp Khaûo saùt ñòa hình XN.04
16 No. 11 Trung taâm CGCN & KTMT TT

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 18 / 18