Quy trình Kieåm soaùt hoà sô QT-02

QUY TRÌNH
KIEÅM SOAÙT HOÀ SÔ

1. MUÏC ÑÍCH :

Ñeå kieåm soaùt vieäc nhaän bieát, baûo quaûn, söû duïng hoà sô, xaùc ñònh thôøi
haïn löu tröõ hoà sô vaø huyû boû hoà sô heát haïn löu tröõ.

Nhaèm ñaûm baûo caùc hoà sô roõ raøng, deã nhaän bieát, deã söû duïng, luoân coù
saün khi caàn thieát söû duïng vaø cung caáp baèng chöùng veà söï phuø hôïp vôùi
caùc yeâu caàu ñaõ ñònh, phuø hôïp vôùi caùc hoaït ñoäng taùc nghieäp coù hieäu
quaû cuûa Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng ISO 9001:2000 taïi Coâng ty tö vaán
xaây döïng Thuûy lôïi II.

2. PHAÏM VI AÙP DUÏNG :

AÙp duïng cho taát caû caùc phoøng ban, boä phaän trong Coâng ty tö vaán xaây döïng
Thuûy lôïi II.

3. CAÙC TAØI LIEÄU LIEÂN QUAN :

Tieâu chuaån ISO 9001:2000.

Taát caû caùc quy trình cuûa Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng ISO 9001:2000 coù
quy ñònh vaø yeâu caàu löu tröõ hoà sô.

Phaùp leänh baûo veä taøi lieäu löu tröõ quoác gia ban haønh ngaøy 30 thaùng 11
naêm 1982.

Cheá ñoä löu tröõ taøi lieäu keá toaùn theo Quyeát ñònh soá 218/2000/QÑ-BTC cuûa
Boä Taøi Chính ban haønh ngaøy 29 thaùng 12 naêm 2000.

Caùc vaên baûn quy ñònh veà löu tröõ hoà sô khaùc.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 1 / 6

Quy trình Kieåm soaùt hoà sô QT-02

4. ÑÒNH NGHÓA, KHAÙI NIEÄM :

Hoà sô chaát löôïng :

 Laø daïng vaên baûn ghi laïi caùc keát quaû ñaït ñöôïc hoaëc cung caáp baèng
chöùng veà caùc hoaït ñoäng ñaõ ñöôïc thöïc hieän.

Hoà sô döï aùn, coâng vieäc :

 Bao goàm caùc hoà sô, bieân baûn, ghi cheùp chöùng minh keát quaû ñaït ñöôïc
ñaùp öùng yeâu caàu quaûn lyù chaát löôïng cuûa döï aùn, coâng vieäc nhö : caùc
hôïp ñoàng kinh teá, bieân baûn laøm vieäc, caùc phieáu kieåm tra ñoái chieáu,
phieáu giaùm ñònh kyõ thuaät, caùc baùo caùo, caùc coâng vaên, thö töø trao ñoåi,
phuùc ñaùp coù lieân quan ñeán döï aùn, caùc quyeát ñònh pheâ duyeät döï aùn,
hoà sô döï aùn (baûn veõ, thuyeát minh, tính toaùn kyõ thuaät, tieân löôïng) vaø
caùc vaên baûn nghieäm thu, thanh toaùn saûn phaåm ñöôïc quy ñònh trong caùc
quy trình quaûn lyù chaát löôïng, caùc höôùng daãn, bieåu maãu.

5. TRAÙCH NHIEÄM :

5.1. Giaùm ñoác :

Laø ngöôøi coù thaåm quyeàn quy ñònh thôøi gian löu tröõ Hoà sô chaát löôïng vaø
huûy boû hoà sô naøy khi khoâng coøn hieäu löïc trong toaøn Coâng ty.

5.2. Phuï traùch caùc ñôn vò :

Coù traùch nhieäm ñoân ñoác, thu thaäp, phaân loaïi, kieåm tra vieäc giao noäp,
ñaûm baûo raèng taát caû caùc hoà sô chaát löôïng ñöôïc löu giöõ, quaûn lyù ñaùp
öùng ñöôïc yeâu caàu deã nhaän bieát, deã khai thaùc söû duïng vaø ñeà nghò Giaùm
ñoác coâng ty huûy boû hoà sô thuoäc phaïm vi mình phuï traùch khi khoâng coøn
phuø hôïp.

5.3. Chuû nhieäm ñoà aùn vaø caùc thaønh vieân trong nhoùm ñoà aùn coù traùch nhieäm
toång hôïp, phaân loaïi caùc hoà sô chaát löôïng caàn ñöôïc löu giöõ lieân quan ñeán
döï aùn vôùi yeâu caàu deã nhaän bieát, deã kieåm tra, deã söû duïng.

5.4. Tröôûng chæ huy coâng tröôøng thu thaäp toaøn boä caùc hoà sô chaát löôïng hoaøn
coâng cuûa coâng trình mình phuï traùch vôùi yeâu caàu deã nhaän bieát, deã kieåm
tra, deã söû duïng.

5.5. Caùc toå tröôûng saûn xuaát, caùc toå ñòa hình ñòa chaát caàn thu thaäp caùc taøi
lieäu ño ñaïc ngoaøi hieän tröôøng hay trong vaên phoøng phoøng Thí nghieäm laäp
thaønh hoà sô chaát löôïng deã nhaän bieát, deã kieåm tra, deã söû duïng.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 2 / 6

Quy trình Kieåm soaùt hoà sô QT-02

6. MOÂ TAÛ QUY TRÌNH :

6.1. Thu thaäp hoà sô :

Caùc coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän töø khi baét ñaàu cho ñeán khi keát thuùc ñeàu
phaûi tieán haønh theo caùc böôùc ñaõ quy ñònh trong caùc quy trình cuûa Heä
thoáng quaûn lyù chaát löôïng ISO 9001:2000 vaø löu tröõ hoà sô, baèng chöùng
moät caùch thích hôïp ñeå chöùng minh cho söï phuø hôïp vôùi caùc yeâu caàu ñeà ra
cuõng nhö ñaûm baûo caùc hoaït ñoäng taùc nghieäp cuûa caùc phoøng ban, boä
phaän trong Coâng ty ñöôïc tieán haønh moät caùch phuø hôïp vaø hieäu quaû.

Caùc hoà sô ñöôïc kieåm soaùt vaø löu tröõ taïi Coâng ty bao goàm caùc hoà sô,
bieân baûn chöùng minh keát quaû ñaït ñöôïc ñaùp öùng yeâu caàu quaûn lyù chaát
löôïng cuûa döï aùn, coâng vieäc nhö :

Caùc hôïp ñoàng, cam keát, thoaû thuaän, bieân baûn laøm vieäc vôùi khaùch
haøng.

Caùc phieáu kieåm tra ñoái chieáu chaát löôïng saûn phaåm, phieáu giaùm ñònh
kyõ thuaät, baûn veõ, thuyeát minh, tính toaùn kyõ thuaät, tieân löôïng, nghieäm
thu saûn phaåm.

Caùc hoà sô baèng chöùng veà thöïc hieän vaø kieåm soaùt quaù trình saûn xuaát
kinh doanh, tö vaán xaây döïng, khaûo saùt, thí nghieäm... cuûa caùc phoøng ban,
xí nghieäp, ñôn vò Coâng ty.

Caùc hoà sô veà kieåm soaùt saûn phaåm khoâng phuø hôïp.

Hoà sô veà vieäc thöïc hieän caùc haønh ñoäng, khaéc phuïc, phoøng ngöøa, caûi
tieán ñoái vôùi saûn phaåm taïi caùc coâng ñoaïn, ñoái vôùi quaù trình saûn xuaát
kinh doanh vaø ñoái vôùi Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng.

Caùc baùo caùo, coâng vaên, thö töø, ñieän baùo, trao ñoåi thoâng tin.

Caùc hoà sô veà toå chöùc nhaân söï, ñaøo taïo, tuyeån duïng.

Caùc hoà sô veà kieåm soaùt maùy moùc, thieát bò, duïng cuï.

Caùc hoà sô veà kieåm soaùt thieát bò ño, phaàn meàm tính toaùn.

Caùc hoà sô baèng chöùng cuûa vieäc quaûn lyù, thöïc hieän vaø ñaùp öùng caùc
quy trình heä thoáng cuûa Tieâu chuaån ISO 9001:2000.

Caùc hoà sô veà xem xeùt cuûa Giaùm ñoác ñoái vôùi Heä thoáng quaûn lyù
chaát löôïng.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 3 / 6

Quy trình Kieåm soaùt hoà sô QT-02

6.2. Quy ñònh quaûn lyù hoà sô taïi caùc phoøng ban ñôn vò :

 Caùc tröôûng phoøng ban, ñôn vò coù traùch nhieäm laäp danh muïc caùc caëp
hoà sô ñang löu tröõ taïi phoøng ban, ñôn vò mình quaûn lyù theo bieåu maãu
BM-02-01 “Danh muïc caùc caëp hoà sô chaát löôïng”.

 Tuøy theo lónh vöïc hoaït ñoäng maø caùc tröôûng phoøng ban, ñôn vò ñaët teân
ñeå nhaän bieát cho töøng caëp hoà sô moät caùch thích hôïp.

 Taát caû caùc hoà sô phaûi roõ raøng, deã ñoïc, deã nhaän bieát, deã söû duïng
vaø ñöôïc quaûn lyù theo caùch thöùc thích hôïp nhö ghi muïc luïc, daùn nhaõn,
phaân loaïi, ghi treân thö muïc maùy vi tính… ñeå giuùp cho vieäc söû duïng,
nhaän bieát, tra cöùu vaø laáy ra söû duïng deã daøng.

 Caùc hoà sô chaát löôïng ñöôïc laäp trong quaù trình thöïc hieän döï aùn, coâng
vieäc, taïi nhöõng thôøi ñieåm maø quy trình hoaëc höôùng daãn coâng vieäc quy
ñònh, theo yeâu caàu cuûa heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng cuûa Coâng ty
hoaëc theo yeâu caàu cuûa caùc beân lieân quan. Hoà sô chaát löôïng cuûa caùc
döï aùn phaûi ghi roõ teân döï aùn, ngaøy laäp, ñaùnh soá trang vaø coù ñuû caùc
yeáu toá phaùp lyù theo yeâu caàu töông öùng.

 Khi coù theå, ngöôøi ñöôïc phaân coâng chòu traùch nhieäm löu giöõ caùc caëp
hoà sô ghi danh muïc taát caû caùc hoà sô coù trong caëp vaø caäp nhaät danh
muïc khi coù thay ñoåi hoaëc boå sung hoà sô môùi.

Danh muïc hoà sô trong caëp coù theå laäp vaø caäp nhaät theo bieåu maãu BM-
02-02 “Muïc luïc hoà sô trong töøng caëp hoà sô” hay muïc luïc thích hôïp khaùc.

6.3. Quy ñònh veà caùch thöùc nhaän bieát hoà sô :

 Hoà sô chaát löôïng phaûi laäp theo tieán trình thöïc hieän döï aùn, taïi nhöõng
thôøi ñieåm maø quy trình hoaëc höôùng daãn coâng vieäc quy ñònh, theo yeâu
caàu cuûa Heä thoáng ñaûm baûo chaát löôïng cuûa Coâng ty hoaëc yeâu caàu
cuûa caùc beân lieân quan. Hoà sô ñöôïc löu trong caëp taøi lieäu coù keøm danh
muïc caùc hoà sô trong caëp theo bieåu maãu BM-02-02 “Muïc luïc hoà sô chaát
löôïng trong caëp” hoaëc danh muïc hoà sô döï aùn hay moät muïc luïc khaùc
thích hôïp.

 Hoà sô ñöa vaøo löu tröõ taïi boä phaän löu tröõ phaûi ñaûm baûo saép xeáp caån
thaän, khoa hoïc ñeå khi caàn duøng ñeán khoâng maát thôøi gian tìm kieám.

6.4. Caùch thöùc löu tröõ vaø baûo veä hoà sô taïi boä phaän löu tröõ cuûa Coâng
ty :

 Hoà sô ñöôïc löu tröõ taïi boä phaän löu tröõ Coâng ty ñöôïc phaân thaønh töøng
loaïi vaø saép xeáp theo thöù töï deã tra cöùu, söû duïng.

 Nhaân vieân löu tröõ coù traùch nhieäm baûo quaûn hoà sô moät caùch thích hôïp
trong suoát thôøi gian löu tröõ.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 4 / 6

Quy trình Kieåm soaùt hoà sô QT-02

 Caùc hoà sô löu tröõ döôùi daïng giaáy tôø phaûi ñaûm baûo caùc yeâu caàu veà
choáng muïc naùt do aåm öôùt, choáng taùc ñoäng phaù hoaïi cuûa coân truøng
(giaùn, moái, moït...) vaø thôøi gian.

6.5. Löu giöõ vaø baûo veä hoà sô saûn phaåm khaûo saùt thieát keá taïi ñôn vò thöïc
hieän :

 Phuï traùch caùc ñôn vò coù traùch nhieäm kieåm soaùt, baûo quaûn vaø löu giöõ
hoà sô chaát löôïng cuûa ñôn vò mình.

 Trong tröôøng hôïp caàn löu tröõ laâu daøi, hoà sô coù theå ñöôïc göûi taïi kho
löu tröõ cuûa Coâng ty vaø phaûi tuaân theo caùc quy ñònh cuûa quy trình QT-24
“Löu tröõ caùc hoà sô, saûn phaåm khaûo saùt, thieát keá, thí nghieäm”.

6.6. Caùch thöùc löu giöõ vaø baûo veä hoà sô trong maùy tính vaø löu giöõ treân
ñóa CD :

 Ñoái vôùi caùc hoà sô kyõ thuaät, caùc baûn veõ ñöôïc löu trong maùy tính thì
phaûi laäp caây thö muïc cho töøng döï aùn, trong töøng thö muïc cho caùc file
cuï theå.

 Caùc vaên baûn lieân quan khaùc cuûa töøng daïng coâng vieäc thì laäp thö muïc
rieâng cho töøng loaïi nhö : coâng vaên, hôïp ñoàng kinh teá, quyeát ñònh...

 Ngöôøi söû duïng phaûi thöôøng xuyeân back-up hoaëc ghi ra ñóa meàm caùc
döõ lieäu caàn thieát ñeå ñeà phoøng söï coá maùy tính.

6.7 Söû duïng hoà sô, möôïn hoà sô :

 Caùn boä coâng nhaân vieân coù lieân quan cuûa phoøng Kyõ thuaät, phoøng Thí
nghieäm, phoøng Keá hoaïch, caùc Ñoäi ñöôïc möôïn ñoïc ñeå phuïc vuï coâng
vieäc cuûa Coâng ty ñoái vôùi caùc hoà sô taïi boä phaän löu tröõ cuûa Coâng ty.

 Neáu coù nhu caàu mang ra khoûi kho löu tröõ, ngöôøi möôïn phaûi laäp phieáu
möôïn hoà sô theo quy ñònh cuûa Coâng ty.

 Ñoái vôùi ngöôøi ngoaøi Coâng ty thì phieáu möôïn hoà sô phaûi ñöôïc Ban
Giaùm ñoác duyeät vaø boä phaän löu tröõ phaûi thoâng qua phoøng quaûn lyù.
Nhaân vieân quaûn lyù löu tröõ phaûi ghi nhaän vaøo soå theo doõi.

 Hoà sô taïi caùc ñôn vò thì caùc nhaân vieân trong ñôn vò ñöôïc pheùp söû duïng
hoà sô cuûa ñôn vò mình, caùc ñôn vò khaùc neáu muoán söû duïng phaûi ñöôïc
söï ñoàng yù cuûa ñôn vò quaûn lyù hoà sô.

6.8 Quy ñònh chung veà thôøi haïn löu tröõ hoà sô :

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 5 / 6

Quy trình Kieåm soaùt hoà sô QT-02

 Caùc hoà sô ñöôïc löu tröõ theo yeâu caàu cuûa luaät ñònh thì phaûi tuaân thuû
thôøi gian löu tröõ theo caùc yeâu caàu luaät ñònh (ví duï ñoái vôùi caùc hoà sô
taøi chính keá toaùn).

 Caùc hoà sô coù quy ñònh khaùc cuï theå thì thôøi haïn löu tröõ theo caùc quy ñònh
cuï theå ñoù.

 Neáu khoâng coù quy ñònh cuï theå, thôøi gian löu tröõ caùc hoà sô taùc nghieäp,
hoà sô saûn phaåm ñöôïc quy ñònh chung laø 10 naêm.

 Thôøi gian löu tröõ caùc hoà sô, baèng chöùng cuûa vieäc quaûn lyù, thöïc hieän
vaø ñaùp öùng caùc vaên baûn Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng ISO 9001:
2000 ñöôïc quy ñònh chung laø 3 naêm.

 Moät soá hoà sô coù theå ñöôïc löu tröõ laâu hôn thôøi haïn treân neáu boä phaän,
ngöôøi quaûn lyù hoà sô muoán löu tröõ ñeå söû duïng tham khaûo.

6.9 Caùch huûy boû hoà sô sau khi heát haïn löu tröõ :

 Khi heát haïn löu tröõ hoà sô, Tröôûng boä phaän hoaëc nhaân vieân löu tröõ
thoáng keâ nhöõng hoà sô caàn huyû sau ñoù trình Giaùm ñoác hoaëc ngöôøi coù
thaåm quyeàn quyeát ñònh huyû.

 Tieán haønh huyû hoà sô sau khi ñöôïc quyeát ñònh.

 Hình thöùc tieâu huûy phuø hôïp, khoâng gaây aûnh höôûng tôùi moâi tröôøng
xung quanh.

7. LÖU TRÖÕ HOÀ SÔ :

Vieäc löu tröõ hoà sô ñöôïc thöïc hieän taïi caùc phoøng ban, boä phaän trong Coâng
ty theo quy ñònh taïi caùc quy trình quaûn lyù chaát löôïng.

8. CAÙC BIEÅU MAÃU :

Bieåu maãu Danh muïc caùc caëp hoà sô chaát löôïng BM-02-01

Bieåu maãu Muïc luïc hoà sô trong töøng caëp hoà sô BM-02-02

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 6 / 6