Quy trình Quaûn lyù coâng taùc haønh chính vaø thoâng tin noäi boä QT-03

QUY TRÌNH
QUAÛN LYÙ COÂNG TAÙC HAØNH CHÍNH
VAØ THOÂNG TIN NOÄI BOÄ
1. MUÏC ÑÍCH :

Quy trình nhaèm quaûn lyù coâng taùc haønh chính, quaûn trò vaø ñaûm baûo thoâng
tin noäi boä Coâng ty Tö vaán xaây döïng thuyû lôïi II ñöôïc thieát laäp vaø trao ñoåi
moät caùch hieäu quaû, quaûn lyù cô sôû haï taàng, moâi tröôøng laøm vieäc, phöông
tieän giao thoâng cuûa Coâng ty.

2. PHAÏM VI AÙP DUÏNG :

AÙp duïng cho phoøng Toå chöùc haønh chính vaø caùc phoøng ban, boä phaän
lieân quan trong Coâng ty tö vaán xaây döïng thuyû lôïi II.

3. TRAÙCH NHIEÄM :

 Giaùm ñoác coâng ty/ ngöôøi ñöôïc Giaùm ñoác uûy quyeàn laø ngöôøi quyeát
ñònh xöû lyù caùc vaên baûn vaø thaåm quyeàn löu giöõ hoaëc huûy boû.

 Thö kyù Giaùm ñoác taäp hôïp, phaân loaïi caùc vaên baûn ñeán vaø trình Giaùm
ñoác Coâng ty/ngöôøi ñöôïc Giaùm ñoác uûy quyeàn xöû lyù.

 Phoøng Toå chöùc haønh chính coù traùch nhieäm thöïc hieän caùc coâng vieäc
haønh chính vaø truyeàn ñaït thoâng tin noäi bo trong Coâng ty theo quy ñònh.

 Caùc phoøng ban ñôn vò, caù nhaân lieân quan coù traùch nhieäm xöû lyù vaø
thöïc hieän caùc noäi dung coâng vieäc ñaõ ñöôïc Laõnh ñaïo Coâng ty pheâ
duyeät vaø truyeàn ñaït thoâng qua caùc vaên baûn, giaáy tôø vaø caùc thoâng tin
noäi boä khaùc.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 1 / 10

Quy trình Quaûn lyù coâng taùc haønh chính vaø thoâng tin noäi boä QT-03

4. ÑÒNH NGHÓA :

 Vaên baûn bao goàm caùc giaáy tôø giao dòch giöõa cô quan, ñôn vò, caù nhaân
döôùi daïng thö, coâng vaên, ñieän tín, thö ñieän töû, fax vaø caùc quyeát ñònh
pheâ duyeät cuûa Boä vaø caùc chuû ñaàu tö. v.v.

 Vaên baûn ñeán laø caùc vaên baûn töø beân ngoaøi Coâng ty göûi ñeán qua
ñöôøng böu ñieän hoaëc göûi tay.

 Vaên baûn ñi laø vaên baûn töø Coâng ty chuyeån ra beân ngoaøi hoaëc löu
haønh noäi boä

5. CAÙC TAØI LIEÄU LIEÂN QUAN

Tieâu chuaån ISO 9001:2000

Phaùp leänh löu tröõ quoác gia cuûa UÛy ban thöôøng vuï Quoác hoäi soá
34/2001/PL-UBTVQH 10 ban haønh.

Phaùp leänh baûo veä bí maät Nhaø nöôùc do Hoäi ñoàng nhaø nöôùc (nay laø
Chuû tòch nöôùc) nöôùc Coäng hoaø xaõ hoäi chuû nghóa Vieät nam thoâng qua
ngaøy 28 thaùng 10 naêm 1991.

Nghò ñònh 142-CP ngaøy 28 thaùng 09 naêm 1963 cuûa Chính phuû quy ñònh
veà löu tröõ vaø baûo quaûn coâng vaên giaáy tôø.

Nghò ñònh 62/CP cuûa Chính phuû ban haønh ngaøy 22 thaùng 09 naêm 1993
veà quy ñònh vieäc quaûn lyù vaø söû duïng con daáu.

Ñieàu leä toå chöùc vaø hoaït ñoäng cuûa Coâng ty Tö vaán Xaây döïng Thuûy
lôïi II ban haønh theo quyeát ñònh soá 996 NN-TCCB/QÑ ngaøy 29 thaùng 6
naêm 1996 cuûa Boä tröôûng Boä Noâng nghieäp vaø Phaùt trieån noâng thoân.

Quy ñònh phaân caáp toå chöùc vaø saûn xuaát kinh doanh cuûa Coâng ty Tö
vaán Xaây döïng Thuûy lôïi II ban haønh theo quyeát ñònh soá 77/TVXD/QÑ
ngaøy 26 thaùng 02 naêm 1997 cuûa Giaùm ñoác Coâng ty.

Caùc taøi lieäu, nghò ñònh, thoâng tö, vaên baûn noäi leä khaùc coù lieân quan
ñeán coâng taùc haønh chính.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 2 / 10

Quy trình Quaûn lyù coâng taùc haønh chính vaø thoâng tin noäi boä QT-03

6. MOÂ TAÛ QUY TRÌNH

6.1 Tieáp nhaän caùc taøi lieäu, coâng vaên, giaáy tôø göûi ñeán Coâng ty :

a. Tieáp nhaän vaø xöû lyù caùc vaên baûn göûi ñeán Coâng ty :

 Khi coù coâng vaên ñeán, Vaên thö thuoäc phoøng Toå chöùc haønh chính Coâng
ty ñoùng daáu “Coâng vaên ñeán”, vaøo “Soå ñaêng kyù vaên baûn ñeán“ theo
bieåu maãu BM-03-01 theo thöù töï thôøi gian, ghi soá coâng vaên ñeán, ngaøy
nhaän coâng vaên vaø trình Giaùm ñoác.

 Vaên thö seõ caên cöù vaøo caùc thoâng tin do Giaùm ñoác ghi treân phieáu “yù
kieán giaûi quyeát” ñeå thöïc hieän vieäc chuyeån phaùt coâng vaên vaø löu tröõ
coâng vaên. Coâng vaên ñeán phaûi ñöôïc chuyeån phaùt trong ngaøy.

 Treân cô sôû yù kieán giaûi quyeát cuûa Giaùm ñoác, vaên thö gaïch cheùo maõ
soá cuûa caùc ñôn vò caàn chuyeån phaùt coâng vaên, khoanh troøn caùc maõ soá
cuûa caùc ñôn vò ñöôïc phaân coâng thöïc hieän hoaêc phuùc ñaùp coâng vaên.
Ñoái vôùi caùc coâng vaên löu chuyeån trong taát caû caùc ñôn vò chæ caàn
khoanh troøn chöõ “chuyeån”.

 Phoøng Toå chöùc haønh chính löu giöõ baûn goác neáu ñöôïc Giaùm ñoác
/ngöôøi ñöôïc Giaùm ñoác uûy quyeàn chæ ñònh, neáu khoâng phaûi löu giöõ 01
baûn photocopy tröôùc khi chuyeån vaên baûn ñeán ngöôøi, ñôn vò ñöôïc chæ
ñònh theo leänh Giaùm ñoác /ngöôøi ñöôïc Giaùm ñoác uûy quyeàn.

b. Tieáp nhaän vaø xöû lyù vaên baûn göûi ñeán caùc Ñôn vò :

 Khi coù caùc coâng vaên, giaáy tôø ñeán caùc ñôn vò, Tröôûng ñôn vò phaûi cöû
ngöôøi chuyeân traùch ghi cheùp vaøo “Soå ñaêng kyù vaên baûn ñeán” cuûa ñôn
vò theo trình töï thôøi gian theo maãu quy ñònh tröôùc khi göûi ñeán ngöôøi coù
traùch nhieäm xöû lyù.

 Maãu coâng vaên ñeán duøng cho caùc ñôn vò trong Coâng ty ñöôïc thöïc hieän
theo phuï luïc 1.

 Caùc vaên baûn xöû lyù töøng coâng vaên ñeán (hoaëc caùc vaên baûn tham
chieáu cuûa töøng coâng vaên ñeán) phaûi ñöôïc vaên thö thöôøng xuyeân caäp
nhaät vaøo soå löu vaø treân chính coâng vaên ñöôïc xöû lyù.

 Vaên thö ñôn vò phaûi thöôøng xuyeân kieåm tra tình hình giaûi quyeát coâng
vaên ñeán, thoáng keâ vieäc xöû lyù coâng vaên, baùo caùo kòp thôøi vôùi Laõnh
ñaïo ñôn vò ñeå traùnh tình traïng giaûi quyeát coâng vaên chaäm treã.

c. Ñoái vôùi caùc coâng vaên, giaáy tôø ñeán töø ñöôøng fax :

 Maùy fax ñaët taïi phoøng Toå chöùc haønh chính, caùn boä ñöôïc phaân coâng
phuï traùch maùy fax coù traùch nhieäm baûo quaûn vaø vaän haønh an toaøn.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 3 / 10

Quy trình Quaûn lyù coâng taùc haønh chính vaø thoâng tin noäi boä QT-03

 Caùc baûn fax ñeán phoøng Toå chöùc haønh chính photocopy 01 baûn ñeå löu vaø
vaøo soå fax ñeán ñoái vôùi caùc vaên baûn thay cho coâng vaên, quyeát ñònh
chính thöùc, caùc yeâu caàu cuûa chuû ñaàu tö, caùc phaûn aûnh cuûa khaùch
haøng, coøn baûn chính chuyeån cho thö kyù Giaùm ñoác ñeå phaân loaïi vaø trình
Giaùm ñoác/ngöôøi ñöôïc Giaùm ñoác uûy quyeàn ñeå xöû lyù. Thö kyù Giaùm
ñoác chuyeån ñeán ñòa chæ ngöôøi, ñôn vò thöïc hieän theo leänh cuûa Giaùm
ñoác/ngöôøi ñöôïc Giaùm ñoác uûy quyeàn.
 Caùc baûn fax khaùc khoâng caàn löu ñöôïc chuyeån thaúng ñeán ngöôøi, ñôn vò
nhaän.

d. Ñoái vôùi coâng vaên cuûa caù nhaân hoaëc toå chöùc nöôùc ngoaøi göûi ñeán cho
Coâng ty :

 Vieäc kieåm soaùt vaø phaân phoái seõ ñöôïc thöïc hieän theo quy trình quaûn lyù
caùc loaïi coâng vaên hôïp taùc quoác teá cuûa Giaùm ñoác Coâng ty.

 Phoøng Toå chöùc haønh chính coù traùch nhieäm caäp nhaät vaø laøm thuû tuïc
trình Ban laõnh ñaïo Coâng ty giaûi quyeát, chuyeån coâng vaên ñeán cho caùc
boä phaän xöû lyù.

6.2. Chuaån bò vaø göûi caùc taøi lieäu, coâng vaên, giaáy tôø cuûa Coâng ty ra
ngoaøi :

a. Chuaån bò caùc vaên baûn do Coâng ty soaïn thaûo vaø göûi ñi :

 Vieäc soaïn thaûo coâng vaên ñi seõ do moät caù nhaân ñöôïc Laõnh ñaïo chæ
ñònh ñaûm nhieäm. Trong tröôøng hôïp coâng vaên ñi traû lôøi cho moät coâng
vaên ñeán tröôùc ñoù thì khi soaïn thaûo coâng vaên ñi, ngöôøi ñöôïc giao nhieäm
vuï soaïn thaûo caàn ghi roõ baèng buùt chì soá coâng vaên ñeán tham chieáu vaøo
goùc treân beân traùi cuûa coâng vaên ñi ñeå vaên thö cuûa ñôn vò tieän theo doõi
vaø caäp nhaät.

 Coâng vaên ñi cuûa caùc ñôn vò phaûi ñöôïc Laõnh ñaïo ñôn vò kyù nhaùy tröôùc
khi trình leân Giaùm ñoác kyù vaø phoøng Toå chöùc haønh chính Coâng ty
ñoùng daáu.

 Thö kyù Giaùm ñoác phaân loaïi, trình Giaùm ñoác /ngöôøi ñöôïc Giaùm ñoác uûy
quyeàn ñeå xöû lyù.

 Soá löôïng coâng vaên ñi ñöôïc ñoùng daáu ñoû ñöôïc chuaån bò baèng soá löôïng
caùc baûn coâng vaên caàn göûi cho caùc ñôn vò coù lieân quan, coäng theâm hai
baûn ñeå löu.

 Coâng vaên goác coù chöõ kyù töôi cuûa Giaùm ñoác do Vaên phoøng Coâng ty
löu vaøo “soå löu coâng vaên ñi” ñoàng thôøi, taïi Ñôn vò phaùt haønh coâng
vaên, vaên thö ñôn vò löu 01 baûn sao coù daáu ñoû.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 4 / 10

Quy trình Quaûn lyù coâng taùc haønh chính vaø thoâng tin noäi boä QT-03

 Ñoái vôùi caùc vaên baûn chöa hoaøn thieän : Thö kyù Giaùm ñoác chuyeån laïi
cho ñôn vò, caù nhaân ñaõ soaïn thaûo ñeå söûa chöõa boå sung. Sau khi ñaït yeâu
caàu, Thuû tröôûng ñôn vò kyù nhaùy sau ñoù chuyeån laïi cho Thö kyù Giaùm
ñoác trình kyù.
 Nhöõng vaên baûn ñaõ ñöôïc Giaùm ñoác /ngöôøi ñöôïc Giaùm ñoác uûy quyeàn
kyù, Thö kyù Giaùm ñoác chuyeån cho caùc ñôn vò ñöôïc giao soaïn thaûo vaên
baûn ñeå chuyeån cho phoøng Toå chöùc haønh chính vaøo “Soå ñaêng kyù vaên
baûn ñi” theo bieåu maãu BM-03-02, laáy soá, ñoùng daáu, löu giöõ 01 baûn
chính.

 Rieâng ñoái vôùi caùc vaên baûn ñi töø phoøng Taøi chính keá toaùn ñöôïc laáy
soá cuûa phoøng Taøi chính keá toaùn vaø löu ôû ñoù, phoøng Toå chöùc haønh
chính khoâng phaûi löu.

 Phoøng Toå chöùc haønh chính boá trí göûi caùc vaên baûn ñi vôùi thôøi haïn
sôùm nhaát.

 Baûn löu coâng vaên ñi taïi ñôn vò phaùt haønh coâng vaên seõ ñöôïc ñoùng daáu
“Coâng vaên ñi”, ghi caùc thoâng tin caàn thieát, löu vaøo soå löu coâng vaên ñi.
Vieäc photocopy theâm vaø chuyeån phaùt baûn löu coâng vaên taïi ñôn vò phaùt
haønh coâng vaên seõ theo quy ñònh rieâng cuûa töøng ñôn vò. Baûn löu coâng
vaên ñi taïi caùc ñôn vò seõ ñöôïc quaûn lyù theo thöù töï coâng vaên ñi, vaø phaûi
ñöôïc caäp nhaät caùc thoâng tin veà caùc coâng vaên tham chieáu ñeán noù.

 Vaên thö phaûi thoáng keâ coâng vaên ñi, thieát laäp moái quan heä coâng vaên ñi
– ñeán ñeå ñaûm baûo coâng vieäc ñöôïc giaûi quyeát ñuùng thôøi haïn mong
muoán. Taïi vaên thö haønh chính Coâng ty, vieäc chuyeån phaùt coâng vaên ñi
trong noäi boä Coâng ty seõ ñöôïc ghi nhaän taïi “Soå chuyeån phaùt coâng vaên
ñi” vaø söû duïng maãu coâng vaên ñi theo maãu trong phuï luïc 2.

Löu yù :
a) Vaøo ngaøy 15 haøng thaùng, phoøng Toå chöùc haønh chính chöøa laïi 03
soá coâng vaên ñeå döï tröõ cho caùc vaên baûn lieân quan ñeán hôïp ñoàng,
giaáy uûy quyeàn, baùo giaù, nghieäm thu, thanh toaùn cuûa phoøng Kinh
doanh do phaûi thöông thaûo boå sung vôùi Chuû ñaàu tö maø khoâng kòp
laáy soá.
Trong tröôøng hôïp khoâng ñuû soá coù theå duøng chæ soá A, B, C … tuøy
theo laø laàn göûi thöù maáy vaø phoøng Toå chöùc haønh chính vaãn ñoùng
daáu göûi ñi.
b) Tröôøng hôïp caùc hôïp ñoàng kinh teá vaø nghieäm thu thanh quyeát toaùn
ñöôïc laáy soá theo cô quan giao thaàu (khaùch haøng), phoøng Toå chöùc
haønh chính ñoùng daáu vaø löu 01 baûn photocopy.

b. Quaûn lyù caùc vaên baûn do caùc Xí nghieäp phaùt haønh :

 Caùc Xí nghieäp, ñôn vò ñöôïc Coâng ty phaân caáp vaø coù con daáu rieâng
ñöôïc göûi vaên baûn ra beân ngoaøi ñuùng thaåm quyeàn cuûa mình.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 5 / 10

Quy trình Quaûn lyù coâng taùc haønh chính vaø thoâng tin noäi boä QT-03

 Phoøng Toång hôïp /Toå toång hôïp taïi caùc ñôn vò coù traùch nhieäm giaûi
quyeát caùc vaên baûn ñi, ñeán töông töï nhö phoøng Toå chöùc haønh chính
cuûa Coâng ty.

c. Quaûn lyù caùc vaên baûn göûi ñi baèng fax :

 Caùc baûn fax ñi soaïn thaûo tröôùc khi göûi ñi phaûi chuyeån cho Thö kyù
Giaùm ñoác phaân loaïi, trình Giaùm ñoác/ngöôøi ñöôïc Giaùm ñoác uûy quyeàn
ñeå xöû lyù.

 Ñôn vò caù nhaân vieát fax söûa chöõa, boå sung vaø ñöa laïi baûn fax ñeå
Giaùm ñoác/ngöôøi ñöôïc Giaùm ñoác uûy quyeàn kyù, sau ñoù phoøng Toå
chöùc haønh chính ñoùng daáu treân baûn fax neáu coù leänh, chuyeån baûn fax
naøy ñeán phoøng Kinh doanh.

 Phoøng Kinh doanh cho chuyeån fax ngay sau khi nhaän ñöôïc baûn ñaõ hoaøn
thieän.

6.3 Trao ñoåi thoâng tin giöõa caùc phoøng ban, ñôn vò cuûa Coâng ty :

Vieäc trao ñoåi thoâng tin noäi boä trong Coâng ty nhaèm phoå bieán moät caùch
hieäu quûa caùc quyeát ñònh, chuû tröông, keá hoaïch cuûa Coâng ty, yeâu caàu cuûa
khaùch haøng trong toaøn Coâng ty.

Trao ñoåi thoâng tin giöõa caùc phoøng ban, ñoäi, toå trong Coâng ty ñöôïc thöïc
hieän döôùi caùc hình thöùc sau :

 Trao ñoåi tröïc tieáp.

 Hoïp giao ban ñaàu tuaàn.

 Hoäi yù.

 Thoâng baùo treân baûng tin.

 Baèng ñieän thoaïi noäi boä.

 Coâng vaên...

6.4 Hoïp giao ban thöôøng kyø, hoïp ñoät xuaát, hoïp khaån :

 Coâng ty thöïc hieän caùc cuoäc hoïp giao ban thöôøng kyø, hoïp ñoät xuaát ñeå
ñieàu haønh hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh, ñaûm baûo caùc coâng vieäc ñöôïc
trao ñoåi chæ ñaïo, coù söï phoái hôïp thoâng suoát trong toaøn Coâng ty.

 Khi coù thoâng baùo hoïp, phoøng Toå chöùc haønh chính chuaån bò phoøng hoïp
vaø tieán haønh thoâng baùo môøi hoïp tôùi töøng caù nhaân theo soå ghi môøi hoïp

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 6 / 10

Quy trình Quaûn lyù coâng taùc haønh chính vaø thoâng tin noäi boä QT-03

veà ngaøy, giôø, ñòa ñieåm hoïp. Soå môøi hoïp bao goàm caùc noäi dung : noäi
dung cuoäc hoïp, ñòa ñieåm, thôøi gian, thaønh phaàn tham döï.

 Noäi dung vaø caùc quyeát ñònh caùc cuoäc hoïp do Laõnh ñaïo Coâng ty trieäu taäp
ñöôïc ghi thaønh bieân baûn cuoäc hoïp göûi cho caùc ñôn vò coù lieân quan.

6.5 Coâng taùc quaûn lyù xe, quaûn lyù ñieän thoaïi, quaûn lyù con daáu :

 Phoøng Toå chöùc haønh chính coù traùch nhieäm quaûn lyù nhaø laøm vieäc truï
sôû cô quan vaø caùc cô sôû haï taàng thuoäc quyeàn söû duïng cuûa Coâng ty, laäp
keá hoaïch söûa chöõa khi bò hö hoûng.

 Xe con cuûa Xí nghieäp chôû caùn boä ñi coâng taùc do phoøng Toå chöùc haønh
chính ñieàu haønh. Caùc ñôn vò, caù nhaân khi coù yeâu caàu boá trí xe coâng taùc
vieát phieáu xin xe.

 Phoøng Toå chöùc haønh chính quaûn lyù vaø thanh toaùn cöôùc phí toång ñaøi caùc
ñieän thoaïi ñöôøng daøi cuûa caùc phoøng laøm vieäc.

 Con daáu cuûa Coâng ty ñöôïc giao cho nhaân vieân vaên thö thuoäc phoøng Toå
chöùc haønh chính quaûn lyù vaø ñoùng daáu. Nhaân vieân naøy phaûi chòu traùch
nhieäm tröôùc phaùp luaät neáu ñoùng daáu khoâng ñöôïc söï kyù duyeät cuûa
nhöõng ngöôøi coù thaåm quyeàn.

6.6 Quaûn lyù mua saém, söûa chöõa ñoà duøng phuïc vuï haønh chính :

 Nhöõng ñoà duøng haønh chính coù giaù trò thaáp, mau hoûng ñöôïc giao cho
phoøng Toå chöùc haønh chính mua saém.

 Khi ñoà duøng bò hö hoûng, phoøng Toå chöùc haønh chính laøm giaáy ñeà nghò
söûa chöõa hoaëc thay theá trình laõnh ñaïo Coâng ty hoaëc coù giaáy baùo hoûng
xin söûa chöõa.

 Vieäc mua saém trang bò chung cho toaøn Coâng ty ñöôïc tieán haønh haøng naêm.

6.7. Quaûn lyù caùc thieát bò duïng cuï vaên phoøng taïi caùc Xí nghieäp, phoøng
ban :

 Toaøn boä caùc thieát bò, duïng cuï vaên phoøng taïi Xí nghieäp do caùc Xí nghieäp
quaûn lyù.

 Thieát bò duïng cuï vaên phoøng nhö maùy tính maùy in, ñieän thoaïi baøn thuoäc
phoøng naøo phoøng ñoù quaûn lyù söû duïng.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 7 / 10

Quy trình Quaûn lyù coâng taùc haønh chính vaø thoâng tin noäi boä QT-03

7. HOÀ SÔ LÖU TRÖÕ :

 Löu tröõ caùc vaên baûn ñeán cuûa Coâng ty :

a) Baûn goác thuoäc caùc vaên baûn ñeán veà coâng taùc kinh teá keá hoaïch,
caùc quyeát ñònh pheâ duyeät coâng trình, döï toaùn, caùc khieáu naïi cuûa
khaùch haøng löu taïi phoøng Kinh doanh. Sau ñoù caùc quyeát ñònh veà
pheâ duyeät coâng trình baûn chính phaûi ñöa veà löu hoà sô coâng trình taïi
Boä phaän löu tröõ.

b) Baûn goác thuoäc veà coâng taùc toå chöùc caùn boä, nhaân söï löu taïi
phoøng Toå chöùc haønh chính.

c) Baûn goác veà caùc quyeát ñònh cuûa caùc Chuû ñaàu tö veà caùc hôïp ñoàng
khaûo saùt thieát keá löu taïi phoøng Kinh doanh.

d) Caùc baûn goác coøn laïi vaø taát caû caùc baûn photocopy cho caùc loaïi
noùi treân ñöôïc löu taïi phoøng Toå chöùc haønh chính.

Thôøi haïn löu tröõ caùc loaïi vaên baûn veà döï aùn vaø toå chöùc caùn boä, kinh
doanh, taøi vuï keá toaùn laø khoâng thôøi haïn. Caùc vaên baûn coøn laïi laø 05
naêm.

 Löu tröõ caùc vaên baûn ñi cuûa Coâng ty :

Taát caû caùc vaên baûn ñi löu giöõ 01 baûn taïi phoøng Toå chöùc haønh chính,
ngoaïi tröø vaên baûn göûi ñi cuûa phoøng Taøi chính keá toaùn.

 Löu tröõ caùc vaên baûn ñi cuûa caùc Ñôn vò :

Baûn chính vaên baûn cuûa Ñôn vò naøo phaùt haønh ñöôïc löu giöõ taïi Ñôn vò
ñoù.
Thôøi gian löu tröõ 05 naêm sau khi keát thuùc coâng vieäc.

8. CAÙC BIEÅU MAÃU :

- Bieåu maãu Soå ñaêng kyù vaên baûn ñeán

BM-03-01

- Bieåu maãu Soå ñaêng kyù vaên baûn ñi BM-03-02

9. CAÙC PHUÏ LUÏC :

- Maãu daáu coâng vaên ñeán duøng cho caùc ñôn vò trong Coâng ty
Phuï luïc 1

- Maãu Coâng vaên ñi

Phuï luïc 2

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 8 / 10

Quy trình Quaûn lyù coâng taùc haønh chính vaø thoâng tin noäi boä QT-03

Phuï luïc 1 :

MAÃU DAÁU COÂNG VAÊN ÑEÁN

Duøng cho caùc ñôn vò trong Coâng ty

Soá CV ñeán: Ngaøy CV ñeán:

Chuyeån

Tham chieáu CV soá CV traû lôøi soá:

Thôøi haïn xöû lyù: Ngaøy: (1) (2) (3)

Ghi chuù :

a) Taïi phaàn “chuyeån”, tuøy theo quy ñònh cuûa töøng ñôn vò, coù theå söû duïng
caùc soá thöù töï töø 1 ñeán 30 laø maõ soá cuûa caùc nhaân vieân trong töøng
ñôn vò (do caùc ñôn vò quy ñònh) hoaëc ñeå oâ troáng ñeå laõnh ñaïo phoøng ghi
thaúng teân nhaân vieân vaøo. Trong tröôøng hôïp söû duïng maõ soá nhaân
vieân, laõnh ñaïo phoøng seõ gaïch cheùo maõ soá cuûa caùc nhaân vieân caàn
ñöôïc chuyeån phaùt coâng vaên, maõ soá cuûa nhaân vieân ñöôïc phaân coâng
xöû lyù seõ ñöôïc khoanh troøn.

b) Ñoái vôùi caùc coâng vaên caàn ñöôïc löu chuyeån trong toaøn ñôn vò, laõnh
ñaïo phoøng khoanh troøn chöõ “chuyeån”. Thôøi haïn giaûi quyeát coâng vaên
ñöôïc ghi roõ trong oâ “Thôøi haïn xöû lyù”.

c) Muïc “Coâng vaên traû lôøi soá” vaø “Ngaøy” ñöôïc caäp nhaät ngay sau khi coù
coâng vaên xöû lyù caùc vaán ñeà ñöôïc neâu trong coâng vaên ñeán.

d) 3 oâ vuoâng ñöôïc ñaùnh soá 1, 2, 3 seõ ñöôïc ñieàn caùc thoâng tin sau :
(1) Ngöôøi soaïn vaên baûn traû lôøi
(2) Laõnh ñaïo phoøng kyù nhaùy
(3) Giaùm ñoác Coâng ty kyù coâng vaên ñi.

Rieâng caùc coâng vaên caàn phoå bieán trong toaøn ñôn vò ñeå tham khaûo,
moät baûn sao seõ ñöôïc luaân chuyeån cho caùc nhaân vieân vaø caùc nhaân
vieân seõ töï ghi teân mình vaøo phaàn beân phaûi oâ “chuyeån” ñeå xaùc nhaän
sau khi ñaõ xem.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 9 / 10

Quy trình Quaûn lyù coâng taùc haønh chính vaø thoâng tin noäi boä QT-03

Phuï luïc 2 :

MAÃU DAÁU COÂNG VAÊN ÑI

Duøng cho caùc ñôn vò trong Coâng ty

Soaïn thaûo: Tröôûng ñôn vò kyù:

Tham chieáu CV soá: CV ñeán tieáp theo:

Ngaøy: Ngaøy:

Ghi chuù :

a) Khi löu coâng vaên, vaên thö caùc ñôn vò phaûi caäp nhaät caùc thoâng tin
neâu treân vaøo “Soå löu tröõ coâng vaên ñi” vaøo caùc oâ treân daáu “Coâng
vaên ñi” cuûa baûn löu cuûa coâng vaên ñi.

b) Trong ñoù, taïi muïc “ CV tieáp ñeán theo” seõ ñöôïc caäp nhaät neáu coù
coâng vaên môùi phuùc ñaùp laïi coâng vaên ñang ñöôïc löu tröõ.

Laàn ban haønh : 01 Ngaøy ban haønh : 02.02.2004 Trang 10 / 10