Naziv: POJAM ARHIVSKE GRAĐE, ROKOVI ČUVANJA I OBAVEZA DOSTAVLJANJA ARHIVSKE

KNJIGE (ČL. 2., 9. I 14. ZAKONA O ARHIVSKOJ GRAĐI I ARHIVSKOJ DELATNOSTI)

POJAM ARHIVSKE GRAĐE, ROKOVI ČUVANJA I OBAVEZA

DOSTAVLJANJA ARHIVSKE KNJIGE (ČL. 2., 9., 14. I 22.
ZAKONA O ARHIVSKOJ GRAĐI I ARHIVSKOJ
DELATNOSTI)

Stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala je pravno ili fizičko

lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal
(član 2. tačka 10. Zakona) a imalac arhivske građe i dokumentarnog
materijala nosilac prava na arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu
(vlasnik, odnosno imalac drugog stvarnog prava ili strana u obligacionom
odnosu) ili svako drugo (pravno ili fizičko) lice koje, na bilo koji način i po
bilo kojem osnovu ima državinu nad njom (član 2. tačka 11. Zakona).

Stvaraoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, kao pravna ili

fizička lica čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni
materijal, stvaraju dve vrste dokumenata. Prvo, to je dokumentacija koja
se naziva dokumentarni materijal. Drugo, to je dokumentacija koja se
naziva arhivska građa. Dokumentarni materijal, kako je utvrđeno u članu
2. tačka 5) Zakona, predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili
primljenih delovanjem i radom subjekata iz tačke 3) istog člana kojom je
definisana arhivska građa, u izvornom ili reprodukovanom obliku
dokumenta, bez obzira na formu i format beleženja, kao i propisane
evidencije o njemu. To znači da je dokumentarni materijal celina
dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata
iz tačke 3) istog člana kojom je definisana arhivska građa, među kojima
su navedena i javna preduzeća, privredna društva, preduzetnici i druga
pravna lica.

Arhivska građa, je dokumentarni materijal koji se trajno čuva, kako je

utvrđeno u članu 2. tačka 3) Zakona.

Dakle, arhivska građa je samo onaj dokumentarni materijal koji se trajno

čuva, a rokove čuvanja svake kategorije dokumenata utvrđuje stvaralac i
imalac (osim fizičkih lica) listom kategorija arhivske građe i
dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, na koju nadležni javni
arhiv daje saglasnost (član 14. Zakona).

Članom 14. Zakona utvrđeno je da su stvaraoci i imaoci arhivske građe i

dokumentarnog materijala, osim fizičkih lica, dužni da donesu: opšti akt o
načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i
dokumentarnog materijala; listu kategorija arhivske građe i
dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja; opšti akt o načinu
evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata, kao i da
nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i
dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Za određene vrste dokumenata koje nastaju radom privrednih društava,

odnosno mikro, malih i srednjih preduzeća koja navodite u dopisu,
predviđeno je da se čuvaju trajno i to na osnovu drugih zakona.

Povodom Vašeg navoda da pored "pogodnosti koje Zakon donosi, takođe

uvode se i određene obaveze, koje zahtevaju znatno obimniju evidenciju,
dodatno angažovanje radnika, troškove arhiviranja", napominjemo da su
obaveze organa, ustanova, preduzeća i drugih pravnih lica u toku čijeg
rada nastaje registraturski materijal i arhivska građa bile predviđene i
Zakonom o kulturnim dobrima ("Sl. glasnik RS", br. 71/94, 52/2011 - dr.
zakoni, 99/2011 - dr. zakon, 6/2020 - dr. zakon i 35/2021- dr. zakon)
odredbama čl. 37-41.

Potrebno je naglasiti da javni arhivi, u skladu članom 22. stav 1. tačka 4)

Zakona, pružaju stručnu pomoć stvaraocu i imaocu dokumentarnog
materijala i arhivske građe u izradi opštih akata o upravljanju arhivskom
građom i dokumentarnim materijalom.

U vezi sa pitanjem i iskazanom nedoumicom u vašem dopisu koja se

odnosi na obavezu stvaraoca i imaoca dostavljanja prepisa arhivske
knjige nadležnom arhivu, s obzirom na to da se shodno članu 9. stav 2.
tačka 7) Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti obaveza odnosi na
dostavljanje nadležnom arhivu prepisa arhivske knjige najkasnije do 30.
aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj
godini, a da je Zakon u primeni od 2. februara 2021. godine, od kada se
odnosi i na dokumentarnu građu u nastajanju, mišljenja smo da obaveza
dostavljanja prepisa arhivske knjige nadležnom arhivu za privredna
društva nastaje 2022. godine.

(Mišljenje Ministarstva kulture i informisanja, br. 011-00-71/2021-02 od

29. aprila 2021. god.)

Ovaj tekst je preuzet iz pravne baze programskog paketa Propis Soft-a