Professional Documents
Culture Documents
KLTN Nhân Viên Căn Phòng
KLTN Nhân Viên Căn Phòng
1
4.1. Đối với công việc Đăng tin tuyển dụng: ............................................ 8
4.2. Đối với công việc Gọi điện thoại và gọi ứng viên bổ sung hồ sơ
thiếu. .......................................................................................................... 8
4.3. Đối với công việc Soạn, sắp xếp hồ sơ nhân viên mới. ..................... 9
5. Rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân. ............................... 9
5.1. Bài học kinh nghiệm về cách thực hiện công việc............................. 9
5.2. Bài học kinh nghiệm về kỹ năng, kiến thức..................................... 10
5.3. Bài học kinh nghiệm về thái độ. ...................................................... 11
III. KẾT LUẬN ............................................................................................. 11
IV. XÁC NHẬN CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH NGHỀ
NGHIỆP ......................................................................................................... 13
2
I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Giới thiệu về cơ quan thực hành nghề nghiệp.
Tên công ty: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CHẾ BIẾN THỰC
PHẨM XUẤT NHẬP KHẨU – THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ THƯỢNG CAO
Trụ sở chính: Khu công nghiệp Thuận Yên, Phường Hòa Thuận, Thành phố
Tam Kỳ, Tỉnh Quảng Nam, Việt Nam
Mã số doanh nghiệp: 4000393012 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Nam
cấp ngày 28/11/2012
Vốn điều lệ: 4.702.000.000 đồng
Người đại diện theo pháp luật của công ty : Giám đốc Tăng Thượng Lâm
3
1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành của công ty
2.1. Họ tên, chức vụ của cán bộ hướng dẫn thực hành nghề nghiệp
2.2. Mô tả vị trí công việc của cán bộ hướng dẫn thực hành nghề nghiệp
− Giải quyết các vấn đề liên quan đến hồ sơ, thủ tục, chế tài, chính sách
của doanh nghiệp (các công việc hành chính tổng hợp).
− Tham gia các hoạt động liên quan đến nhân sự.
− Lên kế hoạch và tham mưu cho Ban Giám đốc hoặc cấp trên các quy
định, chế tài có liên quan đến lĩnh vực hành chính của doanh nghiệp
2.3. Mô tả chi tiết các công việc thường xuyên của cán bộ hướng dẫn thực hành
nghề nghiệp
− Giải quyết các chế độ cho nhân viên, phụ trách các vấn đề liên quan đến
BHYT, BHXH, phúc lợi
− Tổ chức khen thưởng, kỷ luật, mở các lớp đào tạo nhằm nâng cao trình
độ cho nhân viên. Ngoài ra cũng đảm bảo mọi quyền lợi cho người lao
động.
4
− Chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức các hoạt động, sự kiện trong
và ngoài của công ty.
− Phối hợp với bộ phận, đơn vị khác có liên quan cùng quản lý và theo dõi
việc thực hiện, tuân thủ các quy định, nội quy từ phía nhân viên.
− Thực hiện soạn thảo các văn bản, công văn và quản lý các biểu mẫu, văn
thư được lưu hành nội bộ doanh nghiệp.
− Hỗ trợ phòng nhân sự tìm kiếm các ứng viên tiềm năng thông qua các
kênh tuyển dụng, các trang mạng xã hội,... liên hệ ứng viên và gửi thư
phỏng vấn.
− Phân công công việc, theo dõi, nhắc nhở nhân viên trong phòng hoàn
thành công việc đã được giao.
− Đảm bảo về trang thiết bị, máy móc và tài sản chung của công ty, môi
trường làm việc cũng như môi trường văn hóa cho toàn bộ công nhân
viên của doanh nghiệp, công ty.
− Theo dõi và quản lý chi tiêu từng tháng của các bộ phận trong công ty.
− Lên kế hoạch và chiến lược cụ thể để tham mưu với Ban Giám đốc về
các vấn đề có liên quan đến mảng hành chính văn phòng của doanh
nghiệp.
Trong tuần đầu tiên thực tập, tôi đã có cơ hội tìm hiểu và trải nghiệm vị trí nhân
viên hành chính.
Mô tả công việc của nhân viên hành chính
Quản lý hồ sơ, giấy tờ
5
Nhân viên hành chính có nhiệm vụ tiếp nhận các loại giấy tờ, hồ sơ, công văn,…
được gửi đến công ty. Sau đó chuyển đến các bộ phận có liên quan khác.
Hành chính văn phòng là bộ phận lưu trữ các loại giấy tờ, thủ tục quan trọng
của công ty.
Các báo cáo về tình trạng của nhân viên như đau ốm, thai sản, nghỉ phép,…
đều được đưa đến hành chính văn phòng tiếp nhận và xử lý.
Lập các văn bản theo yêu cầu của ban lãnh đạo cũng như các phòng ban trong
công ty và in ấn, phát hành khi cần thiết.
Công tác lễ tân
Nhân viên hành chính có nhiệm vụ nhận các cuộc gọi đến và chuyển sang bộ
phận có liên quan. Cũng như đón tiếp khách hàng, đối tác,… đến làm việc tại
công ty.
Các cuộc hội, họp sẽ do bộ phận hành chính văn phòng chuẩn bị tài liệu, giấy
tờ, nước uống,… theo yêu cầu.
Tổ chức các sự kiện với khách hàng, sự kiện cho nhân viên trong công ty,…
theo những chỉ thị từ ban lãnh đạo.
Công tác quản lý tài sản, thiết bị
Lập danh sách theo dõi, lên kế hoạch mua, tu sửa các trang thiết bị, tài sản của
công ty phù hợp với tình hình, yêu cầu thực tế, đảm bảo cho quá trình làm việc
tốt nhất của nhân viên.
Lập danh sách, kế hoạch mua các thiết bị văn phòng phẩm kịp thời phục vụ quá
trình làm việc của công ty.
2. Mô tả các công việc đã được giao thực hiện và kết quả thực hiện.
6
Đăng tin tuyển dụng là hình thức công ty thông tin đến ứng viên những vị trí
công việc mà công ty đang cần tuyển dụng. Đây được xem là công việc rất quan
trọng, tạo nguồn tuyển dụng cho công ty. Việc đăng tin sẽ giúp ứng viên tiếp
cận được với thông tin tuyển dụng của công ty, giúp họ có được quyết định ứng
tuyển vào vị trí phù hợp nhất.
Đây là bước thực hiện sau phỏng vấn vòng 1. Những hồ sơ đạt sẽ được duyệt
“Đồng ý” trở thành trạng thái Chờ phỏng vấn để thuận lợi cho công việc Tạo
lịch phỏng vấn. Hồ sơ không đạt sẽ được duyệt “Không đồng ý” trở thành trạng
thái “Không phù hợp” để tránh mời phỏng vấn lại gây mất thời gian của Chuyên
viên tuyển dụng cũng như ứng viên.
2.3. Gọi điện thoại cho ứng viên lên lịch phỏng vấn và gọi ứng viên bổ sung hồ
sơ thiếu.
Đối với những ứng viên có kết quả đạt sẽ được gọi điện thoại để hẹn phỏng vấn
Nội dung cuộc điện thoại sẽ thống nhất về thời gian và địa điểm phỏng vấn với
ứng viên.
Sau khi ứng viên đã đậu phỏng vấn và tiến hành nhận việc sau khi kiểm tra hồ
sơ nào thiếu thì sẽ gọi cho ứng viên để bổ sung hồ sơ.
Những nhân viên mới sau khi ký hợp đồng nhận việc sẽ nộp lại cho Phòng
Nhân sự một bộ hồ sơ. Việc sắp xếp và kiểm tra hồ sơ là để đảm bảo hồ sơ đầy
đủ rõ ràng theo đúng yêu cầu của phòng Nhân sự.
Kiểm tra và nhập data hồ sơ của nhân viên đăng ký giảm trừ gia cảnh và thông
tin trên giấy ủy quyền
7
2.6. Đăng ký mã số thuế cho nhân viên mới.
3. Đánh giá sự phù hợp của năng lực bản thân trong việc thực hiện các
công việc được giao.
Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH một thành viên chế biến thực phẩm
xuất nhập khẩu – thương mại & dịch vụ Thượng Cao, với môi trường làm việc
chuyên nghiệp và sự hướng dẫn tận tình của các anh/chị nhân viên, bản thân tôi
đã có cơ hội thực hành các kiến thức đã học ở trường và tiếp cận với nhiều
mảng công việc hết sức hữu ích cho công việc sau này.
Tôi được giao các công việc liên quan đến gọi điện thoại thông báo lịch phỏng
vấn tới ứng viên, sắp xếp hồ sơ nhân viên … và rất nhiều công việc liên quan
khác nữa.
Tuy có những thuận lợi và khó khăn riêng đối với mỗi công việc và còn nhiều
thiếu sót trong quá trình thực tập nhưng tôi cũng đã nhân thấy bản thân mình
có đầy đủ kiến thức cũng như là năng lực để hoàn tốt được những yêu cầu công
việc mà các anh/chị trong công ty giao phó, tích lũy những kinh nghiệm quý
báu từ những bài học thực tế để có thể phát triển nghề nghiệp bản thân trong
tương lai.
4. Nêu những thuận lợi, khó khăn khi thực hiện các công việc được giao.
Thuận lợi: Trước khi thực hiện công việc đều được các anh chị chỉ dẫn rất chi
tiết và nhiệt tình.
Khó khăn: Trong quá trình đăng bài phải đăng một lượng lớn thông tin nên dễ
bị nhầm lẫn và sai sót.
4.2. Đối với công việc Gọi điện thoại và gọi ứng viên bổ sung hồ sơ thiếu.
8
Thuận lợi: Được sự chỉ dẫn tẫn tình của anh chị trong phòng Hành chính nên
đã cải thiện được cách gọi điện thoại, xử lý tình huống..
Khó khăn: Do kinh nghiệm còn ít nên một số tình huống phát sinh ngoài còn
chưa giải quyết được, phải nhờ đến sự giúp đỡ của Chuyên viên tuyển dụng gọi
lại gây mất thời gian, gây phiền toái cho ứng viên.
4.3. Đối với công việc Soạn, sắp xếp hồ sơ nhân viên mới.
Thuận lợi: Trước khi sắp xếp hồ sơ đã được các anh/chị nhân viên hướng dẫn
về cách sắp xếp nên công việc giải quyết khá thuận lợi. Thứ tự sắp xếp hồ sơ
cũng có sẵn trên mỗi tờ khai hồ sơ nên dễ dàng theo dõi hơn.
Khó khăn: Khi số lượng hồ sơ nhiều dễ bị thất lạc, mất thời gian tìm kiếm.
Nhiều vị trí công việc có hồ sơ khác nhau dễ gây nhầm lẫn trong quá trình sắp
xếp.
Để làm tốt công việc được giao thì điều cần thiết không chỉ có kiến thức lý
thuyết mà cần phải có thêm kinh nghiệm thực tế. Ở đây không chỉ là kinh
nghiệm về ngành học của mình mà cần phải có thêm các kỹ năng mềm như kỹ
năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm. Qua thời gian thực tập Công ty TNHH
một thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập khẩu – thương mại & dịch vụ
Thượng Cao, tôi đã có cái nhìn sâu rộng hơn về ngành học mà mình đang theo
đuổi, học hỏi thêm nhiều điều bổ ích cho công việc tương lai sau khi tốt nghiệp.
Bên cạnh đó, thông qua quá trình thực tập giúp tôi biết thêm những kiến thức
mình còn thiếu sót, đưa ra cách thức áp dụng các kiến thức từ lý luận vào thực
tiễn.
5.1. Bài học kinh nghiệm về cách thực hiện công việc
9
Khi thực hiện các công việc được giao phó phải làm việc có khoa học và logic,
luôn có trách nhiệm trong công việc và luôn hoàn thành các nhiệm vụ.
Cần linh hoạt trong việc áp dụng các kiến thức, không áp dụng một cách máy
móc những kiến thức được học trong trường vào thực tế vì nó còn phụ thuộc
vào tình hình cụ thể tại công ty.
Luôn lắng nghe, quan sát và học hỏi cách thức thực hiện các công việc từ những
người đi trước, có kinh nghiệm, nắm rõ mục đích công việc trước khi làm, nhìn
nhận vấn đề từ nhiều mặt, giải quyết công việc một cách có sáng tạo nhưng
không làm ảnh hưởng đến kết quả.
Chủ động làm quen với mọi người, chủ động tìm hiểu công việc tại nơi thực
tập, chủ động đề xuất và cùng làm việc với mọi người giúp tôi hòa nhập nhanh
chóng trong môi trường mới.
Kỹ năng mềm, đó là điều bất kể sinh viên nào cũng mong muốn có được để
thêm tự tin khi ra trường và bắt đầu với những công việc đầu tiên của mình. Và
sau thời gian thực tập, trong môi trường thực tế tôi đã học được những kĩ năng
cần thiết để làm nghề, để giao tiếp và xử lý những tình huống xảy ra.
Kỹ năng giao tiếp: Môi trường tại Công ty TNHH một thành viên chế biến thực
phẩm xuất nhập khẩu – thương mại & dịch vụ Thượng Cao rất thân thiện, phòng
Hành chính luôn sẵn sàng hỗ trợ sinh viên thực tập nên tôi có thể dễ dàng thích
nghi. Bên cạnh đó tôi còn được học cách giao tiếp tại nơi công sở, với các đồng
nghiệp, với các sinh viên thực tập chung với mình và với các ứng viên như thế
nào thì tạo được phong cách chuyên nghiệp.
Kỹ năng làm việc nhóm: tinh thần đội nhóm rất được đề cao tại Công ty TNHH
một thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập khẩu – thương mại & dịch vụ
10
Thượng Cao và đó cũng là một trong sáu giá trị cốt lõi mà công ty đặt ra. Qua
đó, khả năng làm việc nhóm, kết hợp nhuần nhuyễn giữa các vị trí trong công
ty cũng được nâng cao.
Kỹ năng gọi điện thoại: công việc bắt buộc phải giao tiếp với ứng viên qua điện
thoại thường xuyên giúp tôi học được cách ứng xử sao cho phù hợp, tạo được
thiện cảm đối với ứng viên, nâng cao hình ảnh của công ty.
Trong đợt thực tập, bản thân luôn chấp hành tốt các nội quy, quy định của công
ty, có thái độ làm việc, học tập nghiêm túc, đi làm đúng giờ theo quy định.
Khi làm việc luôn tạo cho mình một sự nhiệt huyết, năng nổ, chăm chỉ và luôn
phải có trách nhiệm với công việc mà mình được giao. Sẵn sàng nỗ lực hết
mình vì công việc thì mới mang lại hiệu quả cao.
Phải luôn tập trung vào công việc, làm việc một cách bài bản, có kỹ thuật và
nghiêm túc, không dễ dàng bị phân tán tư tưởng thì mức độ sai sót sẽ giảm
xuống.
Biết lắng nghe góp ý từ các anh chị chuyên viên phỏng vấn.
Thân thiện hòa nhã với mọi người trong công ty.
11
Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH một thành viên chế biến thực phẩm
xuất nhập khẩu – thương mại & dịch vụ Thượng Cao cũng như thực hiện bài
báo cáo này, tôi đã hiểu rõ được công tác tuyển dụng luôn đóng một vai trò
quan trọng đối với một doanh nghiệp, thấy được doanh nghiệp mong muốn
những gì từ người lao động, cũng như để tìm được một ứng viên phù hợp phải
trải qua các bước như thế nào.
Thêm vào đó, việc vận dụng những kiến thức đã được học tại trường kết hợp
với việc tiếp xúc thực tế trong quá trình thực tập, tôi đã rút ra được những bài
học kinh nghiêm cho bản thân, biết được những điểm tương đồng khác biệt
giữa lý thuyết và thực tế.
12
IV. XÁC NHẬN CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH NGHỀ
NGHIỆP
Xác nhận thời gian thực hành: Từ 4/10/2021 đến 31/10/2021
13
11 18/10/2021 Gọi điện thoại xác nhận với ứng
viên
Tôi là: Nguyễn Thị Diệp xác nhận sinh viên: Nguyễn Thị Minh Trà đã thực
hành nghề nghiệp 1 tổng số 20 buổi.
14
Xác nhận nội dung Báo cáo thực hành nghề nghiệp
Tôi là: Nguyễn Thị Diệp xác nhận các nội dung trình bày trong Báo cáo thực
hành nghề nghiệp 1 của sinh viên: Nguyễn Thị Minh Trà là trung thực, đúng
với các nội dung công việc đã giao cho sinh viên thực hiện trong thời gian thực
hành nghề nghiệp 1 tại Công ty TNHH một thành viên chế biến thực phẩm xuất
nhập khẩu – thương mại & dịch vụ Thượng Cao
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN Quảng Nam, ngày 2 tháng 11 năm 2021
(Kí tên và đóng dấu) NGƯỜI XÁC NHẬN
(Kí và ghi rõ họ tên)
15
Đánh giá kết quả thực hành nghề nghiệp 1
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
16
17