TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THUYẾT TRÌNH

MÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Đề tài: Lên kế hoạch chuyến đi công tác Trung Quốc của

lãnh đạo Công ty Cổ phần gỗ Đức Thành

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Trần Thị Mỹ Phượng

Nhóm thực hiện: 07
Ca: 1 Thứ: 3

TP. HCM, THÁNG 12 NĂM 2021

 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 07
Mức độ
STT Họ và tên MSSV Công việc hoàn Chữ ký
thành

Nhóm trưởng
Nguyễn Thị Hồng
1 71902022 Nội dung mục 1.1 100%
Dung
và 1.5

Nguyễn Thị Yến Nội dung mục

2 71902036 100%
Nhi 1.3, 1.4 và 2

Tổng hợp báo cáo

Nguyễn Thị Diễm
3 71901457 Nội dung mục 3 100%
Quỳnh
Thuyết trình
Nguyễn Trần Nội dung mục 4
4 71901061 100%
Diễm Quỳnh Thuyết trình
Thuyết tình
Nguyễn Thị Thu
5 71901914 Thiết kế bản trình 100%
Thảo
chiếu
Nội dung mục 1.2
Nguyễn Thị Ngọc
6 71902077 và 1.8 100%
Trân
Thuyết trình

MỤC LỤC
PHẦN NỘI DUNG.......................................................................................................5
1. Lập kế hoạch chuyến đi.........................................................................................5
1.1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác...................................................5
1.2. Giải quyết các thủ tục giấy tờ..............................................................................8
1.3. Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn..................................................................9
1.4. Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc cho đoàn 11
1.5. Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn...................................12
1.6. Chuẩn bị kinh phí..............................................................................................12
1.7 Lên kế hoạch đảm nhận thay thế người đi công tác............................................15
1.8. Kiểm tra chuyến đi phút chót.............................................................................16
2. Trách nhiệm trong thời gian thủ trưởng vắng mặt...........................................17
2.1. Trách nhiệm của thư ký trước khi thủ trưởng đi công tác..................................17
2.2. Trách nhiệm của thư ký trong khi thủ trưởng đi công tác..................................17
3. Trách nhiệm của thư ký khi thủ trưởng trở về..................................................18
4. Kiểm tra kết quả chuyến đi.................................................................................19

TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................21

 4

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Lịch trình dự kiến
Bảng 1.2 Bảng dự trù kinh phí chuyến đi
Bảng 1.3 Kế hoạch cụ thể công việc cần đảm nhận khi lãnh đạo đi công tác
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1 Bản đồ đường đi di chuyển từ công ty tới sân bay Tân Sơn Nhất
Hình 1.2 Chi tiết chuyến bay từ sân bay Tân Sơn Nhất tới sân bay Incheon, Hàn Quốc
Hình 1.3 Chi tiết giá phòng khách sạn đặt cho trợ lý giám đốc và thông dịch viên
Hình 1.4 Chi tiết giá phòng khách sạn đặt cho Tổng giám đốc
 5

PHẦN NỘI DUNG

1. Lập kế hoạch chuyến đi
1.1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
- Mục đích chuyến đi:
 Thăm Ban Giám Đốc của công ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ
Hengrunxiang Thanh Đảo;
 Thăm nhà máy sản xuất của công ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ
Hengrunxiang Thanh Đảo;
 Ký hợp đồng mua máy móc sản xuất gỗ mới: 100 chiếc máy bóc gỗ lạng, 100
chiếc máy ép nhiệt, 50 chiếc máy cưa vòng.
- Số lượng người tham gia: 3 người.
 Tổng giám đốc - Ông Lê Hồng Thắng;
 Trợ lý giám đốc - Bà Trần Ngọc Thảo;
 Thông dịch viên tiếng Trung - Ông Nguyễn Đình An.
- Địa điểm đến: trấn Vương Đài, phó tỉnh Hoàng Đảo, thành phố Thanh Đảo, tỉnh
Sơn Đông, Trung Quốc.
- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc: từ thứ 2 ngày 6/12/2021 đến thứ 4 ngày
8/12/2021.
- Phương tiện đi lại:
 Máy bay đi từ sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất đến sân bay Quốc tế Lưu Đình
Thanh Đảo, Trung Quốc.
 Ô tô được đối tác chuẩn bị có tài xế đưa rước khi di chuyển nội địa nước Trung
Quốc.
- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm:
 Một buổi gặp mặt ăn trưa, một buổi gặp mặt ăn tối với đối tác;
 Một chuyến thăm nhà máy sản xuất của công ty đối tác;
 6

 Một cuộc đàm phán ký kết hợp đồng mới.

- Lịch trình dự kiến (ghi chú múi giờ: Giờ Việt Nam GMT+7, Giờ Trung Quốc
CST, giờ Hàn Quốc KST):
Bảng 1.1: Lịch trình dự kiến

Ngày Thời gian Lịch trình di chuyển Lịch trình cuộc hẹn
5/12/202 22h00 - 23h00 Di chuyển ra sân bay Quốc
1 GMT+7 tế Tân Sơn Nhất
00h10 - 4h55 Bay từ sân bay Tân Sơn
GMT+7 (2h10 - 6h55 Nhất sang sân bay Quốc tế
KST) Incheon, Hàn Quốc
Bay từ sân bay Incheon
14h00 - 15h35 KST
6/12/202 sang sân bay Lưu Đình
(13h00 - 14h30 CST)
1 Thanh Đảo
Di chuyển từ sân bay Lưu
Đình về khách sạn
14h30 - 15h30 CST
InterContinental Thanh
Đảo
7/12/202 Di chuyển từ khách sạn
1 đến nhà máy sản xuất xuất
9h00 – 9h45 CST của Công ty Cổ phần Máy
móc sản xuất gỗ
Hengrunxiang Thanh Đảo
10h00 – 12h00 CST Cuộc hẹn thăm nhà
máy sản xuất với Giám
Đốc Sản xuất của Công
ty Cổ phần Máy móc
sản xuất gỗ
Hengrunxiang Thanh
 7

Đảo

Di chuyển từ Nhà máy sản

12h00 – 12h40 CST xuất đến nhà hàng Bei
LvDao Italian MingCai

Ăn trưa với Giám đốc

Sản xuất của Công ty
Cổ phần Máy móc sản
13h00 – 14h30 CST xuất gỗ Hengrunxiang
Thanh Đảo tại nhà
hàng Bei LvDao Italian
MingCai
Di chuyển từ nhà hàng Bei
LvDao Italian MingCai về
14h30 – 15h00 CST
khách sạn InterContinental
Thanh Đảo
Cuộc họp trực tuyến
với Ông Nguyễn Văn
15h30 – 17h00 CST Đức - phó Giám đốc
sản xuất của công ty
Gỗ Đức Thành
Cuộc hẹn dùng bữa tối
với Tổng Giám Đốc
Công ty tại Nhà hàng
19h00 – 21h00 CST
Tian Xia Yi Pin
Chinese  trong khách
sạn  InterContinental
 8

Thanh Đảo
Di chuyển đến Trụ sở
Công ty Cổ phần Máy móc
9h15 – 9h40 CST
sản xuất gỗ Hengrunxiang
Thanh Đảo
Họp đàm phán để ký
10h00 – 11h30 CST
kết hợp đồng
Di chuyển về khách sạn
12h00 – 13h00 CST InterContinental Thanh
Đảo
8/12/202 Di chuyển từ khách sạn ra
1 14h00 - 14h45 CST sân bay Lưu Đình Thanh
Đảo
Chuyến bay từ sân bay Lưu
16h25 - 18h00 CST
Đình Thanh Đảo đến sân
(15h25 - h30 KST)
bay Incheon
18h50 - 22h35 KST Chuyến bay từ sân bay
(16h50 - 21h35 Incheon đến sân bay Tân
GMT+7) Sơn Nhất
21h35 - 22h30 Di chuyển từ sân bay Tân
GMT+7 Sơn Nhất về nhà

1.2. Giải quyết các thủ tục giấy tờ

1.2.1. Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:
- Giấy tờ chuyến đi:
 Hộ chiếu gốc (còn thời hạn tối thiểu 06 tháng và còn trang trống);
 Một bản photo có trang thông tin của hộ chiếu;
 9

 02 ảnh 3.3×4.8cm (nền trắng, nhìn thẳng mặt);

 Chứng minh thư công dân;
 Sổ hộ khẩu (nếu xin visa Trung Quốc lần đầu);
 Tờ khai xin visa Trung Quốc;
 Bản scan giấy Đăng ký kinh doanh của phía công ty đối tác Trung Quốc;
 Thư mời từ phía Trung Quốc bao gồm: thông tin cá nhân người được mời,
thông tin chi tiết bên mời, lịch trình chuyến đi, chữ ký và dấu của bên mời;
 Giấy tờ (CMT, Hộ chiếu, v.v.) của người mời;
- Hồ sơ công việc:
 Giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo nộp thuế 3 tháng gần nhất của Công ty Cổ
Phần Gỗ Đức Thành;
 Hợp đồng lao động, quyết định cử đi công tác của Trợ lý giám đốc - Bà Trần
Ngọc Thảo và Thông dịch viên tiếng Trung - Ông Nguyễn Đình An.

1.2.2. Địa điểm đăng ký

Trung tâm dịch vụ Visa Trung Quốc CVS: Tầng 16 Tòa nhà Trung tâm thương
mại Sài Gòn (SAIGON TRADE CENTER), số 37 Tôn Đức Thắng, phường Bến Nghé,
Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh.

1.3. Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn

- Di chuyển từ công ty đến Sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất: Sử dụng xe ô tô 4 chỗ
của công ty, tài xế là người của công ty. Quãng đường: 8.9km, thời gian di
chuyển dự kiến 15 phút.
 10

Hình 1.1. Bản đồ đường đi di chuyển từ công ty tới sân bay Tân Sơn Nhất

- Di chuyển giữa Sân bay Tân Sơn Nhất và Sân bay Lưu Đình: Máy bay. Vì
không có tuyến bay thẳng từ Sân bay Tân Sơn Nhất đến Sân bay Lưu Đình nên
tuyến bay bao gồm thêm một tuyến phụ nằm ở Sân bay Quốc tế Incheon, thành
phố Seoul, Hàn Quốc.
 11

Hình 1.2: Chi tiết chuyến bay từ sân bay Tân Sơn Nhất tới sân bay Incheon, Hàn Quốc

 Chuyến đi vào ngày 06/12/2021: Di chuyển từ Sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất
đến Sân bay Incheon bằng máy bay của hãng Asiana Airlines, thời gian bay
dự kiến hết từ 00h10 GMT+7 đến 6h55 KST (4 tiếng 45 phút). Di chuyển từ
Sân bay Quốc tế Incheon đến Sân bay Quốc tế Lưu Đình Thanh Đảo bằng
máy bay của hãng Shandong Airline, thời gian bay dự kiến từ 14h00 KST đến
14h35 CST (1 tiếng 35 phút).

 Chuyến về vào ngày 08/12/2021: Di chuyển từ Sân bay Quốc tế Lưu Đình
Thanh Đảo đến Sân bay Quốc tế Incheon bằng máy bay của hãng Shandong
Airline, thời gian bay dự kiến từ 16h25 CST đến 19h00 KST (1 tiếng 35
phút). Di chuyển từ Sân bay Quốc tế Incheon đến Sân bay Quốc tế Tân Sơn
Nhất bằng máy bay của hãng Asiana Airlines, thời gian bay dự kiến từ 20h50
KST đến 23h35 GMT +7 (4 tiếng 45 phút).

- Di chuyển từ Sân bay Lưu Đình đến nơi ở và công ty đối tác cũng như lưu thông
trong nội địa Trung Quốc: Thuê xe ô tô 4 chỗ (được phía công ty đối tác đặt
giúp).
 Đoàn sẽ nghỉ ngơi tại Khách sạn InterContinental Qingdao cách sân bay Lưu
Đình 54km (dự kiến 46 phút) và cách trụ sở Công ty Cổ phần Máy móc sản
xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo 2km (dự kiến 5 phút).
 Nhà hàng Bei LvDao Italian MingCai Restaurant cách Khách sạn 6.4km (dự
kiến 15 phút).
 Nhà máy sản xuất của công ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang
Thanh Đảo cách khách sạn 36km (dự kiến 35 phút).
 Nhà hàng Tian Xia Yi Pin Chinese nằm trong khu khách sạn đoàn công tác ở
nên đoàn tự di chuyển.
 12

1.4. Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc cho đoàn
- Gọi điện thông báo nội dung, hẹn và xác nhận ngày giờ làm việc với đối tác
trước 23h59 ngày 30/11/2021.
- Thư ký liên hệ đối tác để nhận thông tin nơi về dịch vụ thuê xe 4 chỗ đối tác hỗ
trợ, liên hệ với nơi nghỉ ngơi do đối tác giới thiệu để xác nhận lại thông tin và
đặt chỗ.
 Đặt phòng khách sạn: Đặt 3 phòng đơn 3 ngày 2 đêm tại Khách sạn
InterContinental Thanh Đảo (394R+MJ Shinan, Thanh Đảo, Sơn Đông,
Trung Quốc) thông qua nền tảng www.booking.com.
 Thông tin tài xế xe 4 chỗ để di chuyển tại Thanh Đảo do đối tác thuê: Li Bei
Qi (+86 221 9583 7901).
- Ghi nhận thông tin các nhà hàng, công ty đoàn công tác sẽ đến trong quá trình
đi:
 Nhà hàng Tian Xia Yi Pin Chinese, Tầng 2 khách sạn InterContinental Thanh
Đảo, 394R+MJ Shinan, Thanh Đảo, Sơn Đông, Trung Quốc (+86 532 6656
7662).
 Nhà hàng Bei LvDao Italian MingCai, 67 đường Zhangzhou, Shinan, Thanh
Đảo, Sơn Đông, Trung Quốc (+86 532 8589 8530).
 Nhà máy sản xuất của công ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang
Thanh Đảo, 59PX+FV Lý Thương, Thanh Đảo, Sơn Đông, Trung Quốc.
 Trụ sở công ty Cổ phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo,
67VT+MT Vương Đài, Hoàng Đảo, Thanh Đảo, Sơn Đông, Trung Quốc.
- Sau khi đạt được các thỏa thuận, thư ký phải thông báo cụ thể cho đối tác về
thời điểm đến, danh sách người đến trước 23h59 ngày 03/12/2021.

1.5. Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
- Hợp đồng mua bán hàng hóa đã được soạn sẵn: 5 bản giấy;
 13

- Tài liệu thông số kỹ thuật của các loại máy móc mà Công ty Cổ phần Máy móc
sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo hiện đang sản xuất: 1 bản giấy.
- Báo cáo thường niên, Báo cáo tài chính năm 10 năm gần nhất của Công ty Cổ
phần Máy móc sản xuất gỗ Hengrunxiang Thanh Đảo bản mềm;
- Công ước CISG 1980, Bộ luật dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005 bản mềm;
- Máy tính xách tay, iPad, điện thoại di động, wifi di động, pin dự phòng
15000mAh, tai nghe không dây, USB 5GB chứa những tài liệu trên để dự
phòng.

1.6. Chuẩn bị kinh phí

Dự trù chi phí dựa trên kế hoạch công tác bao gồm các khoản:
- Vé máy bay khứ hồi dành cho ba người đi từ sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất
thành phố Hồ Chí Minh, quá cảnh ở sân bay Quốc tế Incheon, Hàn Quốc đến
sân bay Quốc tế Lưu Đình Thanh Đảo, Trung Quốc.
 Ghế hạng nhất: Ông Lê Hồng Thắng và bà Trần Ngọc Thảo (Giá vé khứ hồi:
54,726,200 VND/người).
 Ghế Phổ thông đặc biệt: Ông Nguyễn Đình An (Giá vé khứ hồi: 34,981,600
VND/người).
 Do đó, Tổng giá vé máy bay khứ hồi của 3 người: 144,434,000 VND.
- Chi phí ăn uống:
 Tổng giám đốc: 7.000.000 đồng/ngày;
 Trợ lý tổng giám đốc và thông dịch viên: 3.000.000 đồng/người/ngày;
 Ăn tối với Tổng Giám Đốc công ty Hengrunxiang tại nhà hàng Tian Xia Yi
Pin Chinese Restaurant: 10.000.000 đồng;
- Khách sạn InterContinental Qingdao sẽ ở trong suốt chuyến công tác (3 phòng
đơn 3 ngày 2 đêm):
 14

 Đối với trợ lý giám đốc và thông dịch viên sẽ ở phòng Deluxe có giường cỡ
King giá 3.775.000 đồng/người/2 đêm;
 Đối với Tổng giám đốc sẽ ở phòng Executive có giường cỡ King giá
6.629.000 đồng/người/2 đêm.

Hình 1.3. Chi tiết giá phòng khách sạn đặt cho trợ lý giám đốc và thông dịch viên

Hình 1.4. Chi tiết giá phòng khách sạn đặt cho Tổng giám đốc
 15

- Lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính: 5.000.000 đồng.
- Chi phí thuốc men, các chi phí dự trù liên quan đến sức khỏe của đoàn công tác:
5.000.000 đồng.
- Kinh phí dự phòng: 10% tổng kinh phí.

Bảng 1.2: Bảng dự trù kinh phí chuyến đi

Khoản mục Chi phí

Vé máy bay khứ hồi 144.434.000 đồng

30.000.000 đồng
Chi phí ăn uống
10.000.000 đồng
Phòng khách sạn 14.179.000 đồng

Thủ tục hành chính 5.000.000 đồng

Chi phí thuốc men 5.000.000 đồng

Kinh phí dự phòng (10%) 19.861.300 đồng

Tổng chi phí 228.474.300 đồng

1.7 Lên kế hoạch đảm nhận thay thế người đi công tác
- Trong thời gian Tổng giám đốc vắng mặt, Phó tổng giám đốc Nguyễn Hà Ngọc
Diệp sẽ được ủy quyền thay mặt Tổng giám đốc xử lý các công việc của công
ty.
- Các công việc thường ngày của trợ lý giám đốc bà Trần Ngọc Thảo sẽ được
chuyển sang phụ trách bởi thư ký Lưu Mỹ Yến.
- Kế hoạch cụ thể:
Bảng 1.3: Kế hoạch cụ thể công việc cần đảm nhận khi lãnh đạo đi công tác

Thời gian Công việc

 16

Ngày Phòng Hành Chính lên thông báo cụ thể về thời gian vắng mặt của
4/12/2021 Tổng giám đốc công ty từ thứ hai ngày 6/12/2021 đến thứ tư ngày
8/12/2021 do chuyến công tác đến Thanh Đảo Trung Quốc

Ngày Trợ lý giám đốc bà Trần Ngọc Thảo lập Giấy ủy nhiệm bàn giao công
5/12/2021 việc và trình cho Tổng giám đốc duyệt trước 20 giờ 00 cùng ngày

Ngày Cuộc họp bàn kế hoạch chiến lược kinh doanh cho chi nhánh mới sẽ
6/12/2021 được dời lại đến ngày 10/12/2021 sau khi Tổng giám đốc đã trở về.

Ngày Lịch hẹn ăn tối của Tổng giám đốc với đối tác của công đồ gỗ gia dụng
7/12/2021 Cát Tường vào 19 giờ 30 sẽ bị hủy bỏ và dời sang tuần kế tiếp

Ngày Việc đàm phán hợp đồng với Công ty nội thất AA Corporation sẽ được
8/12/2021 chuyển sang phụ trách bởi Phó tổng giám đốc Nguyễn Hà Ngọc Diệp
và phó giám đốc sản xuất ông Chế Đồng Khánh

1.8. Kiểm tra chuyến đi phút chót

- Vé máy bay;

- Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên nhận đặt chỗ;
- Passport, Visa;
- Thẻ tín dụng doanh nghiệp dành cho người đi công tác; tiền mặt (3000 Nhân
dân tệ) được đổi trước;
- Tài liệu chuyên môn và thiết bị nghe nhìn;
- Lộ trình chuyến đi;
- Bản đồ đi đường;
- Kiểm tra thời tiết trong 3 ngày công tác;
- Thuốc chống say tàu xe, thuốc chống dị ứng, thuốc tiêu hóa, thuốc giảm đau…;
 17

- Các hướng dẫn của khách sạn;

- Các phong tục, văn hóa cần lưu ý:
 Không nên bắt tay quá chặt;
 Khi chào hỏi nên chào người có chức quyền cao nhất trước;
 Không dùng ngón tay trỏ chỉ về phía người mình muốn giới thiệu;
 Người Trung Quốc kiêng số 4, không nên tặng bất cứ thứ gì liên quan con số
này;
 Không tặng đồng hồ vì theo người Trung Quốc nó có nghĩa là đi dự 1 đám
tang;
 Ẩm thực Sơn Đông là một trong tám nền ẩm thực của Trung Hoa và là một
trong những bốn nền ẩm thực truyền thống.

2. Trách nhiệm trong thời gian thủ trưởng vắng mặt

2.1. Trách nhiệm của thư ký trước khi thủ trưởng đi công tác
- Làm công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi:
 Lên kế hoạch chuẩn bị cho chuyến đi.
 Nắm giữ lịch trình và nhắc nhở Giám đốc đúng thời điểm.
 Liên hệ đối tác để xác nhận các thông tin nơi ở, vấn đề thuê xe và xếp lịch
hẹn.
- Tham dự buổi họp bàn giao công việc của Giám đốc cho người được ủy nhiệm
-Phó Giám đốc. Ghi chép, lưu trữ biên bản và nắm vững nội dung công việc đã
được bàn giao cho Phó Giám đốc.
- Nắm rõ những công việc Giám đốc ủy quyền giải quyết và mức độ thẩm quyền
cụ thể.

2.2. Trách nhiệm của thư ký trong khi thủ trưởng đi công tác
- Thực hiện công tác kiểm tra công việc thông qua làm việc với người được ủy
nhiệm - Phó Giám đốc để xem công việc được ủy thác đang tiến hành như thế
 18

nào, đã được thực hiện chưa, kết quả thực hiện như thế nào, ghi chép và lưu giữ
thông tin tiến trình cụ thể.
- Nếu có phát sinh tình huống khẩn cấp cần liên hệ ngay với người được ủy
nhiệm hoặc mức độ khẩn cấp quá cao thì liên hệ trực tiếp với Giám đốc để đưa
ra quyết định.
- Lưu trữ, tổng hợp các thông tin, vấn đề xuất hiện trong quá trình Giám đốc vắng
mặt, cập nhật thường xuyên cho Giám đốc.
- Theo dõi các hoạt động, hội, họp trong công ty, nắm nội dung và giữ biên bản
(nếu có) để cập nhật lại với Giám đốc sau khi quay về.
- Đối với công tác thư tín, phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn
hoặc hồ sơ những việc cần phải làm để chung vào một hồ sơ; bìa “Để thông
báo” trong một hồ sơ; những việc mà thư ký hoặc người nào khác đã thực hiện
để vào hồ sơ “Để đọc khi có thời gian”.
- Chuyển các văn thư trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý. Cần phải xem
qua các loại thư từ mặc dù Giám đốc mới là người duy nhất trả lời thư đó. Trong
trường hợp cần thiết, phải viết thư trả lời cho đối phương biết rằng Giám đốc đã
đi công tác, thư sẽ được chuyển tiếp và sẽ trả lời khi Giám đốc về.
- Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm tắt thư
tín và sổ nhật ký các hoạt động cần lưu ý. Nhật ký các hoạt động cần bao gồm
một bản tóm tắt các hoạt động hành chính tổng quát, để giúp Giám đốc cập nhật
hóa thông tin một cách nhanh chóng lúc trở về.

3. Trách nhiệm của thư ký khi thủ trưởng trở về

- Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong doanh nghiệp:
 Báo cáo những công việc đã được xử lý;
 Báo cáo những công việc còn tồn đọng, chờ giám đốc về xử lý (các cuộc họp
bị dời lại, các giấy tờ chưa được ký…).
 19

- Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng: thư ký tập hợp các
thông tin về công văn, sách báo, thư từ trong quá trình sếp đi công tác một cách
rõ ràng, riêng biệt và có thể trình bày tóm tắt cho giám đốc khi trở về sau
chuyến công tác;
- Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật ký các hoạt động hành chính;
- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác từ trưởng đoàn công tác để làm thủ tục
thanh toán:
 Liên hệ với người phụ trách thu chi của đoàn công tác.
 Thu thập các hóa đơn, chứng từ để thanh quyết toán chi phí sau chuyến đi,
đánh giá quá trình tạm ứng và thu chi để quyết toán chính xác.
- Soạn thảo các thư cám ơn những người đã tiếp và giúp đỡ tạo điều kiện thuận
lợi trong chuyến đi.
 Thay mặt cảm ơn đơn vị tổ chức chuyến đi (kèm theo Cc cho giám đốc).
 Nội dung các mẫu thư cần thể hiện tôn trọng, lịch sự và biết ơn chân thành
gửi đến những nhà tài trợ. Đồng thời thể hiện mong muốn được hợp tác, giúp
đỡ trong thời gian tiếp theo.
- Lưu trữ các tài liệu, hồ sơ của chuyến đi
 Việc lưu trữ cần được tiến hành cẩn thận nhằm tránh thất lạc các giấy tờ
 Lưu trữ các minh chứng hóa đơn để phục vụ cho việc quyết toán trở nên rõ
ràng
 Việc lưu trữ các tài liệu, hồ sơ của chuyến đi cũng nhằm giúp cho công ty dễ
dàng giải quyết khi nộp thuế doanh nghiệp, đồng thời cũng là một yêu cầu để
công ty đáp ứng tiêu chuẩn ISO của một doanh nghiệp…

4. Kiểm tra kết quả chuyến đi

- Về mục đích của chuyến đi:
 20

 Đã đi thăm Ban giám đốc của công ty Cổ phần máy móc và sản xuất gỗ
Hengrunxiang Thanh Đảo vào 10 giờ ngày 7/12/2021.
 Cùng thời điểm đoàn công tác cũng đã tham quan được nhà máy sản xuất gỗ
của công ty Hengrunxiang.
 Đã ký được hợp đồng mua máy móc sản xuất gỗ bao gồm: 100 chiếc máy
bóc gỗ lạng, 100 chiếc máy ép nhiệt, 50 chiếc máy cưa vòng vào 11 giờ
ngày 8/12/2021.
- Về lịch trình của chuyến công tác:
 Tất cả các hoạt động có trong lịch trình dự kiến của chuyến công tác đều
được thực hiện đầy đủ và đúng với thời gian đã đặt ra.
 Đầu tháng 12 không nằm trong cao điểm mùa du lịch ở Thanh Đảo nên việc
đi lại khá thuận lợi, không có tình trạng kẹt xe.
 Lịch trình các cuộc hẹn với ban lãnh đạo của công ty Hengrunxiang đều
được triển khai và hoàn thành. Cụ thể: Ăn trưa với Giám đốc sản xuất
(13h30 7/12/2021), ăn tối với Tổng giám đốc (19h cùng ngày).
- Về các vấn đề thủ tục giấy tờ.
 Các giấy tờ có liên quan đến chuyến đi được chuẩn bị đầy đủ trong suốt quá
trình di chuyển và làm việc.
 Thời gian giải quyết các thủ tục giấy tờ sau khi hoàn tất hợp đồng diễn ra
nhanh chóng và đã kết thúc thuận lợi.
- Về phương tiện di chuyển trong suốt thời gian công tác:
 Thời gian di chuyển giữa hai nước khá lâu do không có chuyến bay trực tiếp
từ Thành phố Hồ Chí Minh đến Thanh Đảo nên phải quá cảnh ở Seoul, Hàn
Quốc.
 Di chuyển tại Thanh Đảo được công ty Hengrunxiang sắp xếp. Tài xế là
người địa phương thông thạo đường xá nên không mất quá nhiều thời gian
đi lại.
 21

- Về vấn đề ăn uống, nghỉ ngơi và làm việc của đoàn công tác:
 Các địa điểm ăn uống được sắp xếp khá gần với nơi nghỉ ngơi của đoàn nên
rất thuận tiện cho việc di chuyển.
 Khách sạn đoàn công tác ở có đầy đủ các tiện nghi phục vụ rất tốt cho việc
nghỉ ngơi và làm việc của đoàn.
- Về các tài liệu chuyên môn, nghe nhìn và làm việc: các tài liệu được chuẩn bị
đầy đủ và hỗ trợ rất nhiều trong quá trình làm việc của đoàn công tác.
- Về dự trù kinh phí của chuyến công tác:
 Đạt dự toán đã đề ra;
 Tổng chi phí đã sử dụng trong chuyến công tác: 185.500.000 đồng (thấp hơn
so với dự toán 32.974.300 đồng).
 TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Chinese Visa Application Service Center, 2021, truy cập ngày 9/12/2021, truy xuất
từ https://bio.visaforchina.org/SGN2_EN/.

2. Google Maps, 2021, truy cập ngày 10/12/2021, truy xuất từ https://www.google.
com/maps.

3. Quingdao Hengrun Xiang Woodworking Machinery, truy cập ngày 10/08/2021, truy
xuất từ https://www.supplierss.com/qingdao_hengrun_xiang_woodworking _
machinery_e385303.html>.

4. Quy định về công tác phí mới nhất, 2021, truy cập ngày 08/12/2021, truy
xuất từ https://qatax.vn/blogs/quy-dinh-luat-lien-quan/quy-dinh-ve-cong-
tac-phi-nam-2021

5. Vương Thị Kim Thanh, 2009, Quản trị hành chính văn phòng, NXB
Thống Kê, Hà Nội.