ONLINE COURSE FAECAL SLUDGE MANAGEMENT

DEVELOPED BY UNESCO-IHE AND SANDEC

JANUARY 2016

Key note 5.1: Operation and Maintenance of Faecal Sludge

Key note speaker David Robbins
Treatment Plants
Faecal Sludge Management Specialist
dmrobbins10@gmail.com

Related course material Chapter 11 in the FSM book;

Presentation
Assignment

www.fsm-e-learning.net
Presentation Outline

I. Plant Layout
II. Asset management
III. Monitoring and Reporting
IV. Operator Health and safety
V. Staffing and human resources
VI. Site security
Plant layout
Process flow and hydraulic profile
Plant layout and process description

Plant layout of the Baliwag, Philippines  Provides workers with 
septage treatment facility.  The diagram  information on each step in 
shows: the treatment train.  
• Automated septage receiving station Includes
• Maceration and primary screening ‐ Written description
• Thickening and dewatering ‐ Operating requirements
• Biological treatment using the SBR  ‐ Technical specifications
technology
• Disinfection Useful for orienting new 
• Storage of the treated effluent for reuse  workers and as a reference 
activities guide for seasoned staff.
 Hydraulic profile
100.5 100.5
100.25 berm 100.25
100 grade 100
99.75 99.75
99.5 99.5
99.25 99.25
99 99
berm 98.75 Reactor tank outlet 98.5 98.75
98.5 98.5
            Sand filter inlet 98.25 98.25 98.25
98
97.75
97.5
ABR Inlet 97 97.25
97  
Outlet 96.75 Sand filter outlet 97.25 96.75
96.5
Wetlands 96.25
96
95.75
95.5
95.25
95

The Hydraulic profile helps with the 
visualization of the flow pattern 
within the plant from one 
component to the next.  It is useful 
for contractors during the layout and 
construction phase to ensure proper 
depths of tank holes, and can be 
useful in troubleshooting operational 
problems.  

Lime stabilization septage treatment plant, Tacloban City Philippines.
Asset management
Operations and maintenance planning, routine and 
emergency repairs, financing for replacement equipment.
Asset management

Infrastructure asset management is the combination of management, financial, 
economic, engineering, and other practices applied to physical assets with the 
objective of providing the required level of service in the most cost‐effective 
manner. It includes the management of the entire lifecycle of physical and 
infrastructure assets including:

‐ Design Maximizes long term 
‐ Construction effectiveness of the 
‐ Commissioning
treatment plant at the 
‐ Operating and maintaining
‐ Repairing, modifying, replacing lowest possible cost.
‐ Decommissioning/disposal.

Asset management considers:
• Asset Inventory
• Level of Service
• Critical Assets
• Life Cycle Costing
• Long term funding strategy
Operators maintain records of each asset (piece 
of equipment) and determines what tasks will be 
need to operate and maintain the equipment 
cost effectively.  Consideration of the life of the 
equipment is made as well as a plan for replacing 
critical equipment before its useful life is over.
Asset management for critical equipment
Plan (start here) Acquire
‐ Cost/benefit analysis ‐ Sustainable financing
‐ Select equipment ‐ Bids and awards
‐ Design specifications ‐ Receive, inspect and 
‐ Plan for emergency  approve
operations if unit fails.

Update 
plan based  Deploy
on lessons  ‐ Installation
learned ‐ Start up
‐ Commission
‐ Test and certify
Replace
‐ Spare parts on hand
‐ Financing available for  Example of process 
repairs or replacement critical unit – screw press 
‐ Trained staff on  for Baliwag system Manage
installation of 
‐ Routine and preventative 
replacement 
maintenance
equipment
‐ Staff training
‐ Emergency repairs as needed
Equipment warrantee and special requirements
Some septage 
treatment equipment 
may be highly 
specialized and 
expensive.  Make sure 
to follow all 
manufacturer’s 
recommendations to 
meet all warrantee 
requirements.  Spare 
parts and replacement 
financing should be in 
place if critical 
mechanized equipment 
is utilized.

This is an image of a screw press in use at Manila Water’s South Septage Treatment 
Plant.  It requires infrequent but critical maintenance as well as cleaning and 
lubrication.  Not shown is the polymer tank (helps increase dewatering) and the 
chemical feed equipment.  Procedures for servicing the equipment and mixing the 
polymer are detailed in the plan O&M manual.
Equipment warrantee and special requirements

This is a multimedia filter used at 
Manila Water’s South Septage 
Treatment plant.  It has an 
automatic backwash cycle that is 
controlled by electrical solenoid 
valves.  Valves and mechanisms 
require routine cleaning and 
adjustment. Operators also must 
check the media and replenish as 
needed.  

Pressure gauges are provided so 
that the operator can determine 
when the media is getting plugged.  
Good operators record pressure 
readings in the log book so they can 
be used as reference points that 
indicate when service is required.
Operations
Regular, scheduled and proactive tasks that keep the system 
running as designed.
Operation and Maintenance Plan

A written document that 
workers can refer to that 
includes:
• Plant layout and process 
description
• Preventative 
maintenance and asset 
management
• Routine scheduled tasks
• Staffing and job 
Primary goal: To assure long term  descriptions
functionality of the treatment system 
• Emergency operations 
while avoiding and mitigating the 
consequences of system breakdown or  procedures
failure. • Monitoring & evaluation
Receiving The manifest form is a 
written record of the 
fecal sludge delivery.  It 
tracks the waste from the 
origin to the treatment 
plant requiring a 
signature from the 
homeowner or 
regulatory official at the 
source.  It specifies:
‐ Source location
‐ Type of waste
‐ Volume
‐ Information related to 
the desludger

Operators at the plant should review the form carefully before accepting the load.  They 
can spot check by drawing a sample and checking for excess grease, color and odors 
indicating chemical contamination.
Receiving Automated septage 
receiving station
Records:
‐ Driver/operator
‐ Date and time of 
discharge
‐ Volume of waste 
discharged
‐ Source of waste.

Driver uses unique 
identifier code and enters 
data through a key pad 
interface.

Automated receiving stations simplify paperwork and help ensure accuracy of the data 
collected.
Recordkeeping

The operators’ log book is a permanent record of all activities at the 
plant.  It contains summaries of the daily receiving and operations 
records, visitors, deliveries and incidents.  Use a bound logbook with 
sequentially numbered pages.  It is considered a legal record and must 
be kept for a minimum of 5 years.
Routine tasks
Lime mixing station in Tacloban 
City, Philippines.  For this 
septage treatment system, they 
use the lime stabilization 
process.  For each batch of 
septage to treat, operators 
weigh and mix hydrated lime 
into a slurry and mix it into the 
septage using paddles.  It is 
then thoroughly mixed using 
coarse bubble aeration 
equipment.

Hydrated lime is an irritant and must be 
handled appropriately.  For this task, workers 
should wear:
‐ Rubber gloves
‐ Long sleeve protective shirts
‐ Eye protection
‐ Dust mask
Routine tasks
Lime stabilization works by raising the 
pH of the septage through the addition 
of hydrated lime.  pH 12 is maintained 
for between 30 minutes and 2 hours 
depending upon the end use of the 
biosolids.  
Keeping track of the pH is a necessary 
operational requirement.  This is done 
through a hand held pH meter. 

Workers use standard pH solutions to 
periodically calibrate the pH meter.  Proper 
care of the meter is required and is another 
routine task for the operators.  They:

‐ Clean the meter after each use
‐ Remove the batteries when not in use
‐ Replace the sensor bulb when needed
Routine tasks

The image shows a septage receiving station with primary screen and grit 
chamber.  Routine maintenance includes cleaning the screens and 
removing the accumulated grit.  
Screenings should be collected and stored in covered containers and 
disposed as solid waste.  Grit should be sent to the drying beds where it 
can be dewatered, dried and landfilled.
Routine maintenance

Screening system and grit chamber for  The same screening system, full of sludge and 
septage management plant when newly  neglected.  When maintenance is performed 
constructed. routinely, it is simplified. 
Routine tasks
Biosolid management may 
be the biggest expense and 
most time consuming task.
When sand drying beds are 
used, operators must:
‐ Properly load the beds in 
10 cm – 20 cm lifts
‐ Monitor % moisture (often 
done by visual 
assessment)
‐ Remove biosolids when 
dry enough to shovel 
(usually about 2‐3 weeks 
in tropical climates)
‐ Provide secondary 
treatment such as 
compositing or stockpiling
‐ Rake the sand and replace 
when depleted or clogged.
Routine tasks

Constructed wetlands used for effluent treatment at the Dumaguete 
City Septage Treatment plant.  Routine maintenance includes removing 
the dead leaves, and periodically flushing out the solids by raising the 
water level at the outlet structure.
Worksheets and toolkits

Worksheets and toolkits help 
operators verify initial design 
parameters.  This is useful 
when troubleshooting 
operational problems as the 
operator can verify if current 
loading meets or exceeds 
design parameters.

There are a variety of toolkits 
and worksheets specific to 
septage treatment facilities.  
Check the website listed 
below for some popular 
examples.

https://www.pca.state.mn.us/water/wastewater‐worksheets‐and‐spreadsheets‐operators
Monitoring
Sampling, testing, evaluating and reporting
 Y N
There is a written sampling plan
The number of samples, the analytical tests, and the sampling locations have been 
identified in the plan.
The laboratory that will do the analysis has been contacted, procedures have been 
reviewed, and services have been scheduled.
All sampling bottles, sample preservatives, labels, ice chests, and Chain of Custody 
forms have been received.
The person(s) who will conduct the sampling has been trained in proper 
procedures.
Health and safety training, as well as the required personal protective equipment, 
has been provided.
Access to the sampling locations is open and unrestricted.
Transport of the samples to the laboratory has been arranged and will be done 
within the required hold times.
The laboratory is licensed to conduct the required work and that they have a QA/QC 
plan.
Monitoring
Management may hire a 
contract laboratory for 
sampling and analysis or 
perform this duty in house if 
properly equipped and 
staffed.
This image shows the field 
preservation of an effluent 
sample that will be tested for 
chemical oxygen demand 
(COD).  
In this case, 2 ml of sulfuric 
acid is added per liter of 
sample to retard the growth 
of microorganisms. Sulfuric 
acid is hazardous.  Gloves 
and (unlike this technician) 
eye protection is required 
and should always be worn.
Monitoring

Sludge Volume Index test being run at Manila Water’s South 
Septage Treatment Plant, as a means of monitoring the activated 
sludge process in use.
 HiAdvance Philippines
3rd Floor Maga Centre
CHAIN-OF-CUSTODY / Analytical Request Document
San Antonio St. Paseo de Magallanes The Chain-of-Custody is a LEGAL DOCUMENT. All relevant fields must be completed accurately.
Makati City, 1232
Phone No. (632) 854-8365
Fax No. (632) 729-4327

Section A Section B Section C

Page: of
Required Client Inform ation: Required Project Inform ation: Invoice Inform ation:

Company: Report To: Attention:

Address: Copy To: Company Name: REGULATORY AGENCY

Address: EFFLUENT GROUND WATER DRINKING

Purchase HA Quo te
Email To: Reference: UST WASTE OTHER
Order No.:
HA P ro ject
Phone: Fax: Project Name: M anager: Site
Project Number:
Location:
Requested Due Date/TAT: HA P ro file #:

Requested Analysis Filtered (Y/N)

Section D Valid Matrix Codes
COLLECTED Preservatives

Y/ N
SAMPLE TEMP AT COLLECTION
R e quire d Client Info rmatio n M A TRIX CODE

# OF CONTAINERS
DRINKING WATER DW

Residual Chlorine (Y/N)

WATER WT

Analysis Test
WASTE WATER WW
PRODUCT P COMPOSITE COMPOSITE
START END/GRAB
SOIL/SOLID SL
SAMPLE ID OIL
WIPE
OL
WP

Unpreserved
(A-Z, 0-9 / ,-) AIR AR
Sample IDs MUST BE UNIQUE

Methanol
OTHER OT

Na2 S 2 O 3
TISSUE TS

H2 SO 4
ITEM #

NaOH
HNO 3

Other
HCI
DATE TIME DATE TIME HiAdvance Project
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
ADDITIONAL COMMENTS RELINQUISHED BY / AFFILIATION DATE TIME ACCEPTED BY / AFFILIATION DATE TIME SAMPLE CONDITIO

Temp in °C
M P -SP L-013-F01 SAMPLER NAME AND SIGNATURE

Received

Custody
Sealed
Cooler
on Ice
(Y/N)

(Y/N)
Rev. 1; 01Jun 2013 PRINT Nam e of SAMPLER:
DATE Signed
SIGNATURE of SAMPLER:
(MM/DD/YY):
Worksheets and toolkits

Worksheets and toolkits help 
operators verify initial design 
parameters.  This is useful 
when troubleshooting 
operational problems as the 
operator can verify if current 
loading meets or exceeds 
design parameters.

There are a variety of toolkits 
and worksheets specific to 
septage treatment facilities.  
Check the website listed 
below for some popular 
examples.

https://www.pca.state.mn.us/water/wastewater‐worksheets‐and‐spreadsheets‐operators
Operator health & safety
Personal protective equipment, immunizations, safety 
practices.
Operator Health and Safety

No Smoking sign at 
Dumaguete City septage 
treatment plant.  Smoking 
is always prohibited at 
septage plants as:
‐ Hand to mouth contact 
can transmit disease
‐ Some flammable 
chemicals may be in 
use
‐ Methane may 
accumulate in low 
areas or tanks that may 
be in use 

Well operated septage treatment facilities take operator health and safety seriously.  
Not only is it the right thing to do, it saves money as well.  Lost time due to injury or 
illness increases operations costs and decreases program efficiency.  
Personal protective equipment
Eye protection –
goggles for splash 
protection

Face mask

Splash proof clothing

Rubber gloves

Rubber boots

No hard hat?  Should 
be required.
Immunizations, health and safety

Health and Safety Plan
Septage is infectious material.  
Each plant should have a 
written health and safety plan 
with training for all personnel. 
The plan should include 
information on:
‐ Hand washing stations 
located throughout the 
facility
‐ Emergency showers and eye 
wash stations
‐ Emergency equipment such 
as buoys with rope for 
Septage workers should be immunized for: lagoon systems
‐ Tetanus ‐ Personal protective 
‐ Hepatitis A equipment
‐ Hepatitis B ‐ First aid equipment
‐ Diphtheria ‐ Emergency contact numbers
Electrical safety Lock‐Out Tag‐Out Electrical Safety program
‐ Breakers for the equipment to be 
serviced are turned off and locked in the 
off position
‐ A tag is affixed to the breaker indicating 
it is turned off for service
‐ The tag is dated and signed by the 
mechanic
‐ Only the mechanic who signs to tag may 
remove it

Electrical safety must be taken 
seriously by senior management.  
Often high voltage equipment is 
utilized which can be deadly.  Only 
trained and authorized electricians 
should be allowed to work on 
electrical equipment.
Confined space entry permit program
All confined spaces should be 
identified at the plant.  Any time 
a worker needs to enter the 
confined space, a permit from 
the senior operator is required.  
The permit:
‐ Is entered into the operators 
log book
‐ The time and date the work 
will begin is noted
‐ A minimum of two people are 
required to work together for 
safety
‐ Personal protective 
equipment is utilized

Workers may never enter a confined space unless:  i) it is absolutely necessary, ii) they are 
working with a buddy who can assist in case of an emergency (the buddy assists from 
outside the confined space), iii) they wear a safety harness and other personal protective 
equipment, iv) they check the atmosphere first, and v) inform senior management through 
a permit.
Staffing and human 
resources
Organizational chart, job descriptions, roles and 
responsibilities.
Organizational chart

This is a typical org chart for a public utility for a city or municipality.  It is useful to 
describe the lines of communication and inform employees where they fit in the overall 
organization.
Job descriptions Job descriptions:

Prepare a written description 
of each job at the plant.  
Include:

‐ Job title
‐ Examples of typical duties
‐ Minimum qualifications
‐ Knowledge required
‐ Abilities
‐ Reporting structure

Job descriptions inform the 
employee about their specific 
role in the organization and 
what is expected of them.  New 
employees sign the job 
description as a condition of 
employment verifying that they 
understand their role and 
responsibilities
Security
Septage treatment facilities as critical infrastructure
Security

Physical security measures for 
septage treatment plants may 
include:
• Barriers, fencing and gates
• Security lighting
• Re‐keying doors and locks
• Motion detectors, alarms 
or cameras
• Smoke and chemical 
detection systems
• Emergency back‐up 
Septage treatment plants may be considered  generators
an attractive nuisance.  Fencing helps keep  • Locking manhole covers in 
trespassers out and to keep workers safe.   critical areas
Additional security measures as mentioned  • Secured lift stations
are in place to keep facilities operational  • Personal safety equipment
during adverse conditions.   • Computer firewalls