LISTA KATEGORIJA DOKUMENTARNOG MATERIJALA SA

ROKOVIMA ČUVANJA

 
Na osnovu odredbe iz člana 14. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl.
glasnik RS", br. _______________) i člana _____ _______________ (naziv akta
privrednog subjekta - statuta, Odluke o osnivanju DOO), ______________ (ime i
prezime direktora, odnosno predsednika upravnog, izvršnog ili nadzornog odbora)
dana __________ donosi sledeću

LISTU KATEGORIJA DOKUMENTARNOG MATERIJALA SA ROKOVIMA

ČUVANJA

Član 1

Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja _______________

(naziv privrednog društva - dalje: Društvo) utvrđuje sledeće kategorije dokumentarnog
materijala sa rokovima čuvanja:

Klasifikaciona
oznaka
(opciono - ovu
Redni Kategorija dokumentarnog kolonu popunjavaju
Rok čuvanja
broj materijala samo stvaraoci koji
koriste
klasifikacione
oznake)

Predmeti koji se odnose na

     
osnivanje i organizaciju Društva

Akt (ugovor članova društva ili Statut

a.d., odluka) o osnivanju, pripajanju i
1
druge statusne promene, akt o
Trajno  
obrazovanju ogranka društva
2 Rešenje o registraciji i svi upisi u Trajno  
registar, evidencija o članovima
 društva - knjiga udela odnosno knjiga
akcija
Prijava nadležnim organima o početku
3
poslovanja
Trajno  

Predmeti u vezi upisa u registar kod

nadležnog organa - Sud, APR (prijava
upisa, promena naziva, promena i
4 proširenje delatnosti, promena lica Trajno  
ovlašćenog za zastupanje, promena i
istupanje osnivača, promena podataka
u registru i dr.)
Odluka o osnivanju privrednog
društva, povezanih društava
(grupacija), poslovnih udruženja i
drugih oblika povezivanja, zapisnici i
5
odluke: skupštine, odbora direktora,
Trajno  
upravnog i nadzornog odbora društva,
zapisnik odbora revizora, njihovi pisani
nalozi i zaključci
Ostali predmeti koji se odnose na
osnivanje i organizaciju poslovanja
(integracije, likvidacije, sanacije,
stečaj, spajanje i sl.), dokumentacija
koja dokazuje svojinu i sva druga
6
prava društva na imovinu, lista
Trajno  
povezanih društava sa podacima o
udelima, odnosno akcijama i drugim
pravima, dokumentacija o prenosu
udela, odnosno akcija,
Rešenje o uknjižbi i korišćenju
7
građevinskog zemljišta
Trajno  

Zahtev i prijava za otvaranje žiro-

8
tekućeg računa
Trajno  

Zahtev i karton deponovanih potpisa

9
ovlašćenih lica
Trajno  

Predlog i rešenja o postavljanju

10
direktora, knjiga odluka,
Trajno  

Zapisnici o izboru i konstituisanju

11
organa upravljanja
Trajno  
 Programi rada i izveštaji organa
12
upravljanja
Trajno  

Zapisnici sa materijalima i odlukama

13 sa sednica Upravnog. Izvršnog i Trajno  
Nadzornog odbora, Skupštine
Izveštaji odbora direktora, odnosno
14
Izvršnog odbora i nadzornog odbora
5 godina  

Evidencije o adresama direktora i

15
članova nadzornog odbora
5 godina  

16 Ostala dokumentacija iz ove oblasti 10 godina  

  Pravni i opšti poslovi    

Ugovori i elaborati o poslovno-

17 tehničkoj saradnji, studije i elaborati o Trajno  
proceni vrednosti kapitala
Godišnji planovi i programi rada,
18
programi razvoja
Trajno  

Izveštaji o izvršenju planova i

19
programa
Trajno  

20 Godišnji statistički izveštaj Trajno  

Izveštaji o broju radnika i rukovodećem
21
kadru
Trajno  

Rešenja o novčanim nagradama i

22
pismenim pohvalama
Trajno  

23 Naredbe i odluke direktora Trajno  

10 godina od
24 Ugovori o zakupu poslovnih prostorija
isteka zakupa
 

25 Materijali u vezi sanacije Trajno  

Rešenja o otvaranju stečaja, prinudnoj
26
upravi
Trajno  

27 Rešenja o prinudnoj upravi Trajno  

Materijali o posetama stranih
28
delegacija
Trajno  
 Godišnji plan obezbeđenja i
29
protivpožarne zaštite
Trajno  

Odobrenje nadležne inspekcije rada za

30
prekovremeni rad
5 godina  

10 godina (po
31 Parnični predmeti okončanju  
predmeta)
32 Akta o osiguranju lica i imovine 10 godina  
Akta - ovlašćenja za potpisivanje
33
polise osiguranja
5 godina  

34 Akta doneta u upravnom postupku 5 godina  

5 godina po
35 Tužbe u vezi sa radnim sporom okončanju  
predmeta
Ugovori o delu, o autorskom honoraru,
36
o građansko-pravnom odnosu i drugi
5 godina  

37 Raspisi, obaveštenja, zahtevi 3 godine  

  Pravilnici i drugi opšti akti    

38 Statut Trajno  
Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji
39
poslova i radnih zadataka
Trajno  

40 Pravilnik o radnim odnosima Trajno  

Kolektivni ugovori (opšti, posebni,
41
pojedinačni)
Trajno  

Pravilnik o sticanju i raspodeli dohotka

42
i zarada
Trajno  

Normativni akti društva, poslovnici o

43 radu Upravnog odbora, Nadzornog Trajno  
odbora, i ostali pravilnici

Predmeti iz oblasti radnih

     
odnosa
44 Matična knjiga radnika Trajno  
45 Personalna dosijea radnika Trajno  
Evidencija o prijavama i odjavama
radnika Obrasci:

M1 - prijava na osiguranje; M1/S3 -

Prijava na osiguranje;

M2 - Odjava osiguranja; M2/S3 -

Odjava osiguranja;

M1K - Odjava - prijava osiguranja za

više lica, M3 - Prijava promena u toku
osiguranja; M3/S3 - Prijava podataka
za utvrđivanje staža, M4 - Prijava
podataka za utvrđivanje staža
osiguranja i zarade, odnosno osnovica
osiguranja;

M4/S3 - Prijava podataka za

46 utvrđivanje staža osiguranja i zarade, Trajno  
odnosno osnovica osiguranja; M4K -
Prijava podataka za utvrđivanje staža
osiguranja za više lica; M6 - Prijava
podataka za utvrđivanje staža
osiguranja i zarade, odnosno osnovica
osiguranja i zarade, odnosno osnovica
osiguranja za više lica;

M7/PS - Prijava podataka o utvrđenom

penzijskom stažu;

M8 - Prijava promene podataka za

utvrđivanje staža osiguranja i zarade,
odnosno osnovice; M10 - Prijava
promene podataka za utvrđivanje
staža osiguranja i zarade ostvarene
primanjem novčanih naknada po
osnovu invalidskog osiguranja
Utvrđivanje radnih mesta sa
47
beneficiranim radnim stažom
Trajno  

48 Rešenja iz radnog odnosa (drugi 5 godina  

 primerci)
Ostala prepiska vezana za
49 ostvarivanje prava iz socijalnog i 5 godina  
invalidskog i penzijskog osiguranja
Ostale personalne evidencije
50
(izostanci, zakašnjenja, bolovanja itd.)
5 godina  

Prigovori na žalbe na rešenja o

51
raspoređivanju na radna mesta
5 godina  

Dokumentacija u vezi sprovođenja

52
konkursa za slobodna radna mesta:
3 godine  

Rešenja o prekovremenom -
53
skraćenom radnom vremenu
3 godine  

Molbe i rešenja o korišćenju godišnjeg

54
odmora
3 godine  

Molbe i rešenja o plaćenom i

55
neplaćenom odsustvu
3 godine  

Rešenja o korišćenju porodiljskog

56
odsustva - nege deteta
3 godine  

Ostala rešenja iz radnih odnosa

57
(potvrde, uverenja)
3 godine  

Predmeti koji se odnose na

  investicije, izgradnju i    
adaptaciju objekata

Elaborati, planovi i programi o

58
planiranju i investiranju
Trajno  

Tehnička dokumentacija (odluke o

izgradnji, urbanističko tehnički uslovi,
projekti sa svim pratećim materijalima,
saglasnost nadležnih organa na
59
projekat, upotrebna dozvola sa
Trajno  
zapisnikom o tehničkom pregledu
objekta, tehnička dokumentacija svih
objekata)
Dokumenta o pravu korišćenja
60
zemljišta za izgradnju objekta
Trajno  
61 Ugovor o projektovanju Trajno  
62 Ugovor o gradnji - izvođenju radova Trajno  
Rešenja o uknjižbi i korišćenju
63
gradskog zemljišta
Trajno  

Projekti prepravki i dogradnje sa svim

64
materijalima
Trajno  

65 Investicioni krediti Trajno  

Atesti - uverenja o ispitivanju
66 materijala 10 godina  
Građevinske knjige
Materijali u vezi popravke, adaptacije i
održavanje zgrade i objekata (ponude,
67
situacije, ugovori o radu, zapisnici o
10 godina  
prijemu radova i ostala prepiska)
68 Ponude izvođača radova 5 godina  
69 Dnevnici rada 10 godina  
Materijali u vezi održavanja i popravka
elektroinstalacije, vodovodnih
70
instalacija, instalacija grejanja,
10 godina  
telefonske instalacije
Materijali u vezi održavanja i popravki
71
liftova
3 godine  

Stambena dokumentacija (građevinske

72
dozvole, izgradnja, otkup, dodela, itd)
Trajno  

Kancelarijsko i arhivsko
     
poslovanje

73 Pravilnik o kancelarijskom poslovanju Trajno  

74 Delovodnici (obični, skraćeni) Trajno  
75 Arhivska knjiga Trajno  
Lista kategorija registraturskog
76
materijala sa rokovima čuvanja
Trajno  
 Dokumenta o odabiranju arhivske
77 građe i uništavanju bezvrednog Trajno  
dokumentarnog materijala
78 Zapisnici o pregledu arhivske građe Trajno  
79 Spisak štambilja i pečata Trajno  
80 Zapisnici o primopredaji dužnosti Trajno  
Rešenja o određivanju plana arhivskih
81 oznaka za arhiviranje svršenih Trajno  
predmeta
82 Prepiska po delovodniku (prečišćena) 5 godina  
83 Kontrolnik poštarine 5 godine  
84 Interna dostavna knjiga 5 godine  
85 Dostavna knjiga za mesto 3 godine  
86 Knjiga ekspedovane pošte 3 godine  
87 Ostale pomoćne evidencije 3 godine  
Reversi na primljene materijale iz
88
arhive
3 godine  

Punomoćja i ovlašćenja za podizanje

poštanskih pošiljki, za preuzimanje
89
izvoda i drugih materijala od banke, za
3 godine  
nabavke i sl.
Razne kopije potvrda, uverenja i
90
rešenja
2 godine  

Dokumentacija osnovne
     
delatnosti

  U ovom odeljku bi trebalo nabrojati    

kategorije i rokove čuvanja za
dokumentaciju koja je specifična za
osnovnu delatnost određenog društva
(npr. dokumentacija gradilišta kod
građevinskih preduzeća, ili
dokumentacija mehanizacije i
transporta kod društava koja se bave
 transportom robe ili putnika)

Finansijsko-materijalno
     
poslovanje

Isplatne liste (platni spiskovi) ili

91
analitičke evidencije (kartoni) zarada
Trajno  

Evidencija o obračunatoj i isplaćenoj

92
zaradi
Trajno  

Prijave podataka za utvrđivanje staža -

93
Obrazac M-4, M-UN, M-UNK,
Trajno  

Početni bilansi koji se rade prilikom

94 osnivanja, spajanja, pripajanja i podele Trajno  
preduzeća
Završni račun sa prilozima, finansijski
95
izveštaji i izveštaji o izvršenoj reviziji
20 godina  

96 Finansijski plan (godišnji i višegodišnji) 20 godina  

Knjiga evidencije i kartice osnovnih
97
sredstava
20 godina  

Poreska prijava o godišnjem obračunu

98 akcize - Obrazac PPOAK (od 2018. u 10 godina  
elektronskom obliku)
Poreska prijava za utvrđivanje poreza
99 na dobit Obrasci PB 1 PDP i PDPO 10 godina  
(od 2016. u elektronskom obliku)
Poreska prijava za porez na imovinu -
100 Obrazac PPI-1 (od 2019. u 10 godina  
elektronskom obliku)
Poreske prijave za PDV - Obrasci
101 EPPDV, POPDV, PP PDV (od 2014. u 10 godina  
elektronskom obliku
Obračuni i evidencije o isplaćenim
zaradama i drugim primanjima koja ne
102
čine zaradu zaposlenih - Obrazac PP
10 godina  
OPJ (od 2014. u elektronskom obliku)
103 Zapisnici Poreske uprave i drugih 10 godina  
nadležnih organa u vezi finansijskog
 poslovanja
104 Glavna knjiga 10 godina  
105 Dnevnik glavne knjige 10 godina  
Knjiga kontrolnika za izvoz robe i
106
knjiga kontrolnika za uvoz robe
10 godina  

Knjiga izlaznih računa, Izlazni računi

107
(za obveznike PDV)
10 godina  

Knjiga ulaznih računa, Ulazni računi

108
(za obveznike PDV)
10 godina  

109 Trgovačka knjiga 10 godina  

Knjiga evidencije prometa i usluga
(obrazac KEPU knjiga), dokumentacija
110
na osnovu koje se vrše knjiženja u
5 godina  
obrascu KEPU
111 Analitika kupaca 5 godina  
112 Analitika dobavljača 5 godina  
113 Ostale analitike 5 godina  
114 Izvodi iz banke - dinarski, devizni 5 godina  
Prepiska sa bankom u vezi korišćenja
115
raspoloživih deviznih sredstava
5 godina  

116 Blagajna - dinarska i devizna 5 godina  

117 Dnevnik blagajne 5 godina  
Nalozi za knjiženje sa prilozima
118
(primanote)
5 godina  

119 Nalozi za obračun 5 godina  

120 Nalozi za isplatu 5 godina  
121 Nalozi za naplatu potraživanja 5 godina  
122 Nalozi veleprodaje 5 godina  
Nalozi i zahtevi za refundaciju zarada,
123
naknadu zarada i bolovanje
5 godina  

124 Plaćanje virmanom (nalozi i sl.) 5 godina  

125 Knjiga izlaznih računa, Izlazni računi, 5 godina  
126 Knjiga ulaznih računa, Ulazni računi 5 godina  
127 Putni računi 5 godina  
128 Računi konsignacije 5 godina  
129 Računi unutrašnjeg prometa 5 godina  
130 Računi usluga - servisa 5 godina  
131 Računi tranzita 5 godina  
132 Gotovinski računi 5 godina  
133 Storno računi 5 godina  
134 Radni nalozi 5 godina  
135 Potrošački krediti (rešenja, zabrane) 5 godina  
136 Robno materijalno knjigovodstvo 5 godina  
137 Materijalne kartice 5 godina  
138 Kartice inventara i alata 5 godina  
139 Kartice potrošnog materijala 5 godina  
140 Kartice stanja zaliha 5 godina  
141 Zbirne kartice magacina 5 godina  
142 Robni dnevnici (materijali) 5 godina  
143 Evidencija rashodovanog materijala 5 godina  
Popisne liste sirovina, materijala i
144
sitnog inventara
5 godina  

Periodični obračuni i drugi privremeni

145
obračuni
5 godina  

146 Prilozi za periodične obračune 5 godina  

147 Sumnjiva i sporna potraživanja 5 godina  
148 Specifikacije 5 godina  
149 Kompenzacije 5 godina  
150 Naplate i uplate kupaca 5 godina  
 Evidencije prevoza radnika, toplog
151
obroka, reprezentacije
5 godina  

152 Evidencija štete od osiguranja 5 godina  

Polise osiguranja imovine i motornih
153
vozila
5 godina  

Finansijska prepiska sa kupcima i

154
dobavljačima
5 godina  

155 Privremene i konačne situacije 5 godina  

156 Obračuni kamate 5 godina  
157 Obračuni troškova (putnih i drugih) 5 godina  
158 Obračuni akreditiva 5 godina  
159 Obračuni amortizacije 5 godina  
160 Kratkoročni zajmovi (ugovori i dr.) 5 godina  
Zapisnici o sravnjivanju poslovnih
161
knjiga
5 godina  

162 Povraćaj sredstava kupaca 5 godina  

163 Zaduženja i odobrenja 5 godina  
164 Razduženja 5 godina  
165 Revalorizacije 5 godina  
166 Tovarni listovi 5 godina  
167 Kontrolni listovi 5 godina  
168 Zaključnice 5 godina  
169 Prijemnice 5 godina  
170 Porudžbenice i izjave 5 godina  
171 Povratnice 5 godina  
172 Dostavnice 5 godina  
173 Otpremnice 5 godina  
174 Radne liste 5 godina  
175 Trebovanja materijala 5 godina  
176 Opomene kupaca i dobavljača 5 godina  
177 Menice (avalirane, indosinirane i sl.) 5 godina  
178 Čekovi, kreditne uplate i priznanice 5 godina  
179 Kreditna pisma 5 godina  
180 Garantna pisma 5 godina  
Knjižna pisma (izveštaji o knjiženju i
181
sl.)
5 godina  

182 Avansi 5 godina  

183 Takse, povraćaj, žalbe na takse i sl.) 5 godina  
184 Eskonti 5 godina  
185 Akontacija zarada 5 godina  
Izveštaji o utrošku goriva i potrošnog
186
materijala
5 godina  

187 Izveštaji sa službenog puta u zemlji 5 godina  

188 Stanje kupaca i dobavljača 5 godina  
189 Fiskalni računi 3 godine  
190 Knjige fiskalnih računa 3 godine  
191 Knjiga dnevnih izveštaja 3 godine  
192 Kasa blokovi, paragon blokovi 3 godine  
193 Interna zaduženja 3 godine  
194 Interni nalozi 3 godine  
195 Eksterni nalozi 3 godine  
196 Putni nalozi za vozila 3 godine  
Nalozi za nabavku potrošnog
197
materijala i sl.
3 godine  

198 Nalozi za kopiranje 3 godine  

199 Nalozi magacinu 3 godine  
200 Reklame i oglasi 3 godine  
201 Izjave kupaca i dobavljača 3 godine  
Izvodi otvorenih stavki (IOS);
202
saglasnost salda
3 godine  

203 Rekapitulacija računa i dostavnice i sl. 3 godine  

204 Evidencija izdatih bonova za gorivo 3 godine  
205 Izlaznice 2 godine  
206 Blok priznanice i trebovanja 2 godine  

Dokumentacija informacionih
     
sistema (IS)

Program i plan razvoja informacionog

207
sistema
Trajno  

208 Projektna dokumentacija za IS Trajno  

209 Uputstva za rad na projektima IS-a Trajno  
Materijali (rešenja, programi, obuka,
210 predavanja, priručnici) za obuku i Trajno  
osposobljavanje radnika iz oblasti IS-a
Projektna i programska dokumentacija
211
po poslovima i eksploataciji
Trajno  

Uputstvo za rad po projektima u

212
eksploataciji
Trajno  

213 Tehnička dokumentacija IS Trajno  

Dokumentacija sistemskog i
214
aplikativnog softvera
Trajno  

Sigurnosne datoteke po projektima u

215
eksploataciji
Trajno  

Godišnji programi i izveštaji

216 organizacionih delova iz oblasti 5 godina  
informatike
     
Evidencija iz oblasti
bezbednosti i zaštite na radu
(BZR), zaštite od požara (ZOP) i
 zaštite životne sredine (ZŽS)

217 Program mera zaštite na radu Trajno  

218 Akt o proceni rizika Trajno  
Pravilnik o pravima, obavezama i
219 odgovornosti u oblasti bezbednosti i Trajno  
zdravlja na radu
Program o osposobljavanju zaposlenih
220
za bezbedan i zdrav rad
Trajno  

Zapisnici, rešenja, odluke i drugi akti

221 inspekcijskih i nadležnih organa iz Trajno  
oblasti BZR
Sporazumi o ostvarivanju saradnje u
primeni propisanih mera BZR između
222
poslodavaca koji privremeno dele
20 godina  
radni prostor
Izjave o upoznatosti sa planom
223
preventivnih mera
20 godina  

Evidencije BZR obrazaca 1, 2, 3, 4, 5,

224
6, 11, 12, 13 i 14
40 godina  

6 godina od
dana
prestanka
225 Evidencije BZR obrazaca 8, 9 i 10
važenja
 
stručnog
nalaza
3 godine od
dana
prestanka
226 Evidencije BZR obrazaca 7
korišćenja
 
opasne
materije
Izveštaji o lekarskim pregledima
227
zaposlenih
40 godina  

228 Stručni nalazi o pregledu mašina, 6 godina od  

opreme, instalacija i ispitivanja radne dana
okoline prestanka
 važenja
stručnog
nalaza
Pojedinačna akta lica za bezbednost i
229
zaštitu na radu iz oblasti BZR
20 godina  

Uverenja o osposobljenosti zaposlenih

230
za pružanje prve pomoći
5 godina  

Zapisnici o redovnim i vanrednim

231
pregledima stanja zaštite na radu
10 godina  

Materijali u vezi obuke radnika za

232 rukovanje protivpožarnim i drugim 5 godina  
aparatima
Ostale prepiske vezane za oblast
233
zaštite na radu
5 godina  

234 Plan i pravila zaštite od požara Trajno  

Program osnovne obuke zaposlenih iz
235
oblasti zaštite od požara
Trajno  

Zapisnici, rešenja, odluke i drugi akti

236 inspekcijskih i nadležnih organa iz Trajno  
oblasti ZOP
Pojedinačna akta lica za bezbednost i
237
zaštitu na radu iz oblasti ZOP
20 godina  

238 Plan upravljanja otpadom Trajno  

Zapisnici, rešenja, odluke i drugi akti
239 inspekcijskih i nadležnih organa iz Trajno  
oblasti ZŽS
Dokumenti o kretanju opasnog i
240
neopasnog otpada
Trajno  

241 Izveštaj o ispitivanju otpada 20 godina  

242 Obuke iz oblasti zaštite životne sredine Trajno  
     
Dokumentacija sistema kvaliteta
prema zahtevima standarda
SRPS ISO 9000 (ako privredno
 društvo poseduje sertifikat)

243 Zapisnici o radu Odbora za kvalitet Trajno  

244 Poslovnik o kvalitetu Trajno  
245 Procedure sistema kvaliteta Trajno  
Uputstva sistema kvaliteta, Plan
246
kvaliteta
Trajno  

Član 2

Ova lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja primenjivaće se

na arhivsku građu i dokumentarni materijal nastao radom Društva, od osnivanja do
dana stupanja ove liste na snagu, kao i na dokumentarni materijal koji će ubuduće
nastajati.

Član 3

Izmene i dopune Liste vrše se na isti način kao pri postupku za njeno donošenje.

Član 4

Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja stupa na snagu

kada se na nju dobije saglasnost _______________ (naziv nadležnog arhiva).

   DIREKTOR / PREDSEDNIK
UO/IO/NO
   ____________________