oom a reac DIRECTIVA INTERNA N& ‘2 -2019-GRHCO/DREHCO/UGEL-HCO/AGA-OCP NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACION DEL INVENTARIO DE BIENES PATRIMONIALES DE LA SEDE ADMINISTRATIVA, INSTITUCIONES EDUCATIVAS PUBLICAS DE EDUCACION BASICA Y TECNICO PRODUCTIVA DE LA JURISDICCION DE LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL DE HUANUCO 1. OBJETIVO Normar el proceso de realizacién de la toma De Inventario de los bienes patrimoniales de la Unidad de Gestion Educativa Local de Hudnuco. 1, FINALIDAD Establecer las normas, orientar y disponer los procedimientos para asegurar el uso correcto y la permanencia de los bienes que constituyen el patrimonio de la Unidad de Gestién Educativa Local de Hudnuco, asimismo, definir los mecanismo y procedimientos mediante los cuales se realiza las acciones relativas a la administracién de los bienes patrimoniales, para ello se levantard el inventario fisico de bienes muebles, mediante sinceramiento de forma progresiva la informfacién real de los bienes con el que cuenta, para el ingreso en el modulo patrimonial SIGA y en el registro del Médulo Muebles del SINABIP, para su reporte al SBN. El Ambito de aplicacién de la presente Directiva Interna es de aplicacién en la Sede de la Unidad de Gestion Educativa Local de Hudnuco, Instituciones Educativas de Educacién Basica Regular y Técnico Productiva. IV. BASE LEGAL 4.1, Ley N° 29151 — Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. 4.2. Decreto Supremo N* 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley N° 29151 y sus modificatorias aprobadas con los Decretos Supremos N° 007-2010-VIVIENDA y N° 013-2012-VIVENDA. 4.3, Resolucién N° 046-2015/SBN, aprueba Directiva N° 001-2015/SBN “Procedimientos de Gestién de los Bienes Muebles Estatales”, 4.4. Resolucién N° 011-2019/SBN, aprueba el Décimo Noveno Fasciculo del Catdlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. 4.5. Resolucién N° 320-2006-CG, Resolucién que aprueba las Normas de Control Interno. ‘oncina oeBGR Oks S = 4.6. Resolucién N2 039-98/SBN que Aprueba “EI Reglamento de Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado y D.S. N2 007-2008-VIVIENDA V. VIGENCIA. La presente Directiva Interna tiene duracién indeterminada que entrar en vigencia a partir del dia siguiente de su aprobacién mediante Resolucién Directoral UGEL Hudnuco. DISPOSICIONES GENERALES. 6.1. De los bienes muebles a inventariarse: 6.1.1 El inventario fisico de los bienes patrimoniales, comprende la relacién detallada y valorizada de los bienes muebles que existen a una determinada fecha y corresponde a la UGEL ~ Hudnuco, de acuerdo al Catélogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. 6.2. La toma de inventario consiste en que la sede administrativa_y las instituciones educativas de educacién basica y técnico productiva, deberdn elaborar el inventario fisico de los bienes patrimoniales sea cual fuere el origen y la modalidad de su adquisicién en formal anual. Dichos inventarios se regirén conforme a las disposiciones contenidas en las normas que para tal efecto dicte la Superintendencia de Bienes Nacionales. 6.3. De la Comisin de Inventario 6.3.1. Sede Administrativa La Oficina de Gestién administrativa constituiré mediante resolucién la comisién de inventario, que estara integrada por los representantes de: a) Unrepresentante del Area de Administracién, quien lo presidir: b) Un representante del Equipo de Contabilidad ©) Unrepresentante del Equipo de Abastecimiento d) Un representante de la Oficina de Control Patrimonial como facilitador. La Comisién, tendra las siguientes funciones: - Coordinar la fecha y elaborar el cronograma de actividades para efectuar el inventario, tramitando la aprobacién de la misma ante el Jefe General de Administracién - __ Levantar el Acta de inicio de toma de inventario con la firma de los miembros que lo conforman.Peete rae Ejecutar el levantamiento del inventario fisico respectivo con el apoyo de los servicios que se hubiera contratado para tal fin: Coordinar supervisar y verificar la toma de inventario. Evaluar la consolidacién realizada por la Oficina de Control Patrimonial del inventario realizado. Contrastar los saldos del inventario del afio anterior con el inventario realizado, a fin de determinar los bienes sobrantes y/o faltantes y las acciones realizadas. Proponer las altas y bajas y/o reparaciones de bienes de acuerdo a lo establecido en el Articulo 102 del Decreto Supremo N2 007-2008-VIVIENDA. Elaborar el informe final de inventario y firmar el acta de Conciliacién Patrimonial —Contable 6.3.2. Instituciones Educativas En las Instituciones Educativas de diferentes niveles y modalidades, estar integrada por: El Director (a) de la Institucién Educativa, quien la presidira. 01 representaste de los Docentes. 01 personal Administrativo. Representante de docentes. Personal de Apoyo. En caso de las Instituciones Educativas Publicas Unidocente, estara integrado por: El Director (a) de la Institucién Educativa, quien la presidira 01 representante de la APAFA En caso de ser necesario, se podrd integrar a la Comisién de Inventario uno o dos integrantes més, teniendo en cuanta la magnitud de los bienes patrimoniales. Funciones de la Direccién de las Instituciones Educativas de educacin basica y técnico productiva en cuanto a la Toma de Inventario. Constituir la comisién de Inventario. Administrar, registrar, controlar, cautelar y fiscalizar el patrimonio de la Institucién Educativa.as wp mas ClElimcChae - Informar a la UGEL sobre los bienes a dar de baja, alta, saneamiento y la disposicién final de los bienes muebles con que cuenta la institucién Educativa dentro de la normatividad vigente. = Remitiran en forma oportunidad a la UGEL- HUANUCO, el Inventario Patrimonial de los bienes Muebles hasta el dia 15 del mes de diciembre de cada afio fiscal bajo responsabilidad funcional. - Elaborar y suscribir: a) El acta de inicio de toma de inventario, conforme al formato contenido en el Anexo N° 12 b) El Acta de Cierre de inventario, Anexo N° 12-A c) Anexo N° 15 Formato de Ficha de levantamiento de Informacion - _ Realizar las demés funciones propias de su Direccisn. VII. PAUTAS PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO Las Instituciones Educativas Publicas de educacién bésica y técnico productiva sin excepcién, estén obligados dentro de los 30 dias de haber recibido el bien sea esta por donacién, transferencia, compras, ete. A efectuar su ingreso correspondiente en el ro de Acta de la institucién, debiendo especificarse las caracteristicas propias del bien, el documento de ingreso, la procedencia, el valor del bien y el nombre de las personas que intervienen en dicho acto, documento que deberd ser comunicado a la UGEL para en merito a los procedimientos establecidos en los dispositivos vigentes proceda a su incorporacién y registro contable (Art. 80° Decreto Supremo N° 004-2006- ED). 7.1 La comisién Central y de las Instituciones educativas y CETPROS, en su labor de inventariar, registraran los bienes de acuerdo a la siguiente clasificacién: * Bienes Activo Fijo: Que por su propia naturaleza tengan una prolongada duracién en condiciones normales de uso; que su valor monetario, unitario 0 de conjunto, sea materia de ajuste 0 actualizacién, que sean materia de depreciacién; y, que su valor monetario, unitario 0 de conjunto, sea igual o mayor al importe equivalente a un cuarto (1/4) de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) vigente a la fecha de su adquisicién, que cuenten con toda la documentacién administrativa materia de la adquisicién y/o donacién (6rdenes de compra, pélizas de entrada, Pecosas de recepcién Resoluciones u otro documento permitido por Ley). * Bienes no depreciables: los bienes adquiridos que redinan las siguientes caracteristicas: Que por su propia naturaleza y materia prima utilizada en su fabricacién ‘tengan una corta duracién en condiciones normales de uso; que su valor monetari. Zl elarcrn, ORs ~@ bts unitario o de conjunto, no sea materia de ajuste o de actualizacién; que no sea materia de depreciacién; y que su valor monetario, unitario o de conjunto, sea menor al importe equivalente a un (1/4) de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) vigente del momento de su adquisicién. * Bienes Culturales: Conformado por conjunto de libros y textos como culturales, intelectuales, de consulta profesional y otros, pinturas y éleos; objetos de cerdmica y de museo; y otros bienes adquiridos por las entidades, como laminas, para uso de los trabajadores. No tiene cédigo SBN, pero deben codificarse internamente. 7.2. Identificacién de los Bienes Patrimoniales. La identificacién es el simbolo material mediante el cual se consiga en un bien el nombre de la entidad a la que pertenece y/o siglas y el cédigo correspondiente, el cual debe estar ubicado en un lugar visible de la bien dicha identificacién podra realizarse de las siguientes formas: a) Escribiendo con tinta indeleble. b) Grabando directamente en el bien. ¢) Adhiriendo placas, laminas o etiquetas. 4) Cualquier otra forma que observe las caracteristicas exigidas en las normas vigentes sobre la materia Ejemplo de Bienes que no deben inventariar - Parlantes multimedia - Ratén electrénico (mouse) = Camara web Caracteristicas de los Bienes que no se incluyen en el Catalogo ~ Accesorios, herramientas, repuestos - Material de vidrio y ceramica para ensayo - Objetos empotrados (parte integrante de otro bien) - Set de instrumental quirtirgico ~ Animales menores e insectos ~Ropas = Marcas, titulos valores, licencias y Software = Bienes intangibles. ~ Bienes fungibles - Bienes culturales, obras de arte ~ libros textos aieeh nN ORe Ea = Aquellos que por su naturaleza no es posible identificarlos con etiquetas y tintas DETALLE TECNICO Equipos y maquinas Marca, modelo, tipo, color, serie, otros Mobiliario Marca, modelo, tipo, color, dimensiones (largo, ancho, altura), otros. 7.3. Codificacién de los Bienes Patrimoniales. Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario tendrd una codificacién permanente que los diferencie de otro bien, de acuerdo al Catélogo Nacional de Muebles del Estado, aprobado por la Superintendencia Nacional de Bienes Nacionales. Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario tendrén una codificacin permanente que los diferencie de cualquier otro bien. La codificacién se realiza asignando y aplicando al bien un grupo de doce (12) nimeros a través del cual se clasificara e identificara, conforme al Catélogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y al Software Inventario Mobiliario Institucional. La codificacion que corresponde a bienes dados de baja no debe ser utilizada para nuevos bienes. CATALOGO NACIONAL DE BIENES MUEBLES DEL ESTADO CRITERIOS CONCURRENTES PARA LA CODIFICACION DE UN BIEN PATRIMONIAL - Que sea propiedad de la entidad = Que tenga una vida ttil estimada mayor de un afio ~ Que no esté sujeto a operaciones de venta = Que sea objeto de acciones de mantenimiento = Debe clasificar como activo fijo 0 bien no depreciable = Que sea un bien tangible = Que sea susceptible de ser inventarlado - Que sea materia de un acto de disposicién final DISPOCISIONES ESPECIFICAS En las disposiciones especificas se describirén las acciones a realizar para el levantamiento de inventario final: 8.1 Programacién de Inventario El drea de Gestién Administrativa dispondré la oportunidad en que deba realizarse el inventario general, que de preferencia deberd ejecutarse la quincena del mes dea: SE diciembre de cada afio. En funcién al plazo establecido fijaré el cronograma de inventario para todas. La UGEL- HUANUCO a través de Ia Oficina General de Administracién, dotaré a la Comisién de Inventario de los recursos econémicos, técnicos, humanos y tecnolégicos necesarios para el cumplimiento de las funciones encomendadas. 8,2 Preparacién del Inventai a) La Oficina General de Administracién comunicara mediante Memorandum a todas las dependencias de la UGEL - HUANUCO, a fecha de inicio de la ejecucién del inventario, asi como las demés instrucciones necesarias. b) El Responsable de la Oficina de Control Patrimonial adoptaré las acciones pertinentes para contar con medios adecuados para la realizacién eficiente del inventari ©) La Comisién de inventario y los jefes de equipo se reunir con el personal que efectuard la toma de inventario y explicara los mecanismos, procedimientos y demas instrucciones necesarias para efectuar la labor debiendo absolver las dudas que pudiera tener el equipo de inventario. En esta reunién previa se determinard la estrategia y la forma de efectuar el inventario en los lugares indicados. Se entregard asimismo el material de trabajo necesario para la labor de campo a realizar. 8.3 Ejecucién del Inventario a) Enel diay lugar sefialados se reuniran el jefe de equipo con el personal a su cargo presentandose ante el responsable del lugar a inventariar, con el objeto de efectuar la labor sin ningtin tipo de complicaciones. b) Se colocard la etiqueta en todos los bienes de acuerdo al tipo de bien segin sea su naturaleza y caracteristicas propias, adhiriéndolo en un lugar apropiado y visible del mismo. ©) El Inventario se practicara verificando de extremo a extremo, al barrer todos los bienes patrimoniales (depreciables y no depreciables) existentes en las oficinas de la sede y las ILEE. d) La verificacién fisica de los bienes comprendera todos los Bienes Patrimoniales de propiedad de la UGEL - HUANUCO segtin su naturaleza, forma de obtencién, tenencia, etc., de: + Maquinarias y equipos. + Muebles y enseres de Oficina, + Equipos de Oficina. ‘+ Equipos de transporte (automéviles, camionetas, camién, 6mnibus, motocicleta, ete.).pon atop eNO e) Verificar la presencia fisica del bien, su ubicacién, estado de conservacién, condiciones de utilizacién, condiciones de seguridad y funcionarios responsables de los bienes en uso, para lo cual debe tenerse en cuenta las siguientes consideraciones: + Bueno: Aquellos bienes que se encuentran operativos y que reciben mantenimiento permanente, igualmente aquellos que s6lo requieren de un proceso ordinario de mantenimiento para recuperar su valor de mercado. ‘+ Regular: Aquellos bienes que presentan deterioros del son subsanables mec jo al uso normal, pero que inte un proceso de mantenimiento y repara + Malo Aquellos bienes que presenten signos de deterioro y que se encuentren inoperativos totalmente inutilizados y cuyo tinico valor es el residual es decir el valor de los materiales recuperables (partes y/o componentes). Debe considerarse en esta clasificacién a los bienes, maquinarias y equipos que han quedado técnicamente inutilizables como consecuencia del avance tecnolégico. Este estado solo debe ser utilizado para los bienes propuestos para baj f) Concluido el Inventario por cada usuario, el personal inventariador suscribira todas las hojas de trabajo procediendo a entregar el jefe de equipo dichos documentos. El jefe de equipo podré ir requiriendo hojas de trabajo terminadas a medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir adelantando su trabajo de centralizacién de datos. 8.4, Resultado de Inventario Alconcluir su encargo la Comisién de Inventario presentaré al Jefe de la Oficina Gestion Administrativa el informe final, en caso de las IEE y CETPROS deberdn remitir directamente a la Oficina de Control Patrimonial, conteniendo lo siguiente: * Relacién de bienes patrimoniales existentes en la entidad, contenidas en el propio inventario fisico general * Relacion de bienes sobrantes. * Relacién de bienes adquiridos por encargo. Relacién de bienes por Usuario. Relacién de bienes propuestos para baja, de ser el caso. Relacién de bienes patrimoniales _perdidos, sustraidos y/o siniestrados por iversas causas. Relacién de bienes No Depreciables. Relacién de bienes culturales y/o artisticos. + Base de datos en CD, de la toma del inventario fisico y conci conteniendo informacion de los reportes antes sefialados. cién_contable, ‘+ Base de datos en CD, del registro de la Informacion de los bienes conciliadosaioe at pan EE teas ‘* Hojas de Trabajo del Inventario. © Acta de y de cierre del inventario. * Observaciones y Recomendaciones. 8.5 Remisién del Inventario La UGEL- HUANUCO remitirS bajo responsabilidad, el inventario fisico en CD y documentos impresos a la Superintendencia de Bienes Nacionales, conforme al Médulo de SINABIP. Dicha entrega deberd realizarse anualmente. Asimismo, los Directores de las Instituciones Educativas deben remitir la informacion de su Inventario Fisico y virtual bajo Responsabilidad Funcional hasta el 15 de diciembre de cada afio fiscal directamente a Oficina de Control Patrimonial, a fin de ser consolidados y remitidos al Ministerio de Educacién y ala SBN. El Director de la Institucién Educativa que al 15 de diciembre de cada afio que no haya presentado al Inventario del Mobiliario institucional, incumplimiento dicha obligacién estara registrado como omiso y no cumpliendo con los deberes funcionales que se les asigne, las mismas que son posibles de sancién administrativa regidos dentro de la Ley N° 29944 Ley de la Reforma Magisterial y a la vez sera informado a las autoridades competentes de la Sede Institucional, de la Direccién Regional de Educacién, Ministerio de Educacién, asi como a la Superintendencia de Bienes Nacionales; para que se determine su grado de responsabilidad. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS. 9.1 La Sede Administrativa de la UGEL - HCO, Las instituciones educativas en todos sus niveles y CETPROS, as{ como programas, y todas las dependencias, que no presenten en los plazos establecidos, seran declarados omisos a dicha obligacién, Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado; Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales; Decreto Supremo No. 007-2008-VIVIENDA, que aprueba la Ley 29151; asimismo, Ley y N2 29944, Ley de Reforma Magisterial; Decreto Supremo N* 004-2013-ED Que aprueba el Reglamento de la Ley N° 29944 Ley de Reforma Magisterial y Faltas de Caracter Disciplinario, 9.2 La Comisién Central y La Oficina de Control Patrimonial de la UGEL - HUANUCO, efectuars inspecciones en base a muestreos a las Instituciones Educativas, y a todas las dependencias, a efectos de verificar la presencia fisica, uso y estado de los bienes muebles de propiedad estatal; y estos deberdn brindar a los funcionarios de la Sede institucional, las facilidades y medios que se requieran para la ejecucién de acciones de control en el menor tiempo posible, bajo responsabilidad. 9.3 Para una adecuada presentacién de Inventario los formatos de bienes muebles, bienes culturales, de vehiculos, etc., catdlogo de bienes, como la presente directiva, y demés documentos, se encuentran disponibles en la Oficina de Control Patrimonial.MY coRIERNO REG a : ae soc, GRE imo e 5.4 Los directores, docentes y administrativos de las II.EE y los funcionarios 0 servidores de la Sede institucional, que va a dejar de desempefiar un cargo en forma temporal 0 definitiva en los siguientes casos: fin de contrato, licencias, renuncias, cese, destitucién, jubilacién, _reasignacién, rotacién, ascenso, promocidn, permuta, destaque, encargo de funciones, reubicacién, etc., estén obligados a hacer Entrega de Cargo a su reemplazante, al director 0 jefe inmediato superior, formalizandola bajo acta y luego remitir inmediatamente a Ia Oficina de Administracién y a la Oficina de Control Patrimonial de la UGEL — Hudnuco. RESPONSABILIDAD. El Area de Gestién Administrativa es el érgano responsable del registro, administraci6n y disposicién de sus bienes muebles de La Sede Admit de igual forma en las Instituciones Educativas los Directores son los responsables directos del correcto registro, administracién y disposicién de los bienes patrimoniales, La Oficina de Control Patrimonial efectuara el monitoreo y la supervision de la toma de inventario comunicando, de ser el caso, las ocurrencias y/o los hechos a la Oficina General de Administracién para que adopte las medidas necesarias y asi mismo, realizaré con la Oficina de Contabilidad la conciliacién contable y patrimonial respectiva El desconocimiento de las normas establecidas en la presente directiva, NO EXIME DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA a los Directores, Docentes y Personal Administrativo designado mediante resolucién. X. ANEXOS. Se deberdn utilizar los formatos de los Anexos de {a Directiva N° 001-2015/SBN “Procedimientos de Gestién de los Bienes Muebles Estatales” Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, que a continuacién se describe © Anexo 12 Formato de Acta de Inicio de Toma de Inventario, © Anexo12-A Formato de Acta de cierre de Toma de Inventario. © Anexo 15 Formato de Ficha del levantamiento de informacion. Huanuco, 25 de noviembre de 2019 HeMc/o.UGELH ‘OMAO/IAGA vevifoce, concina oe PATEMONa= GREE ANEXO N° 12 FORMATO DE ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO En las instalaciones de (nombre de la entidad), ubicada en (anotar la direccién exacta), del distrito de , provincia de Y departamento de... siendo las horas del dia .... de 20_, se reunieron los siguientes integrantes de la comision de inventario 20__, designada mediante Resolucién N° Presidente) (Miembro) (Miembro) Existiendo el quorum reglamento, el Presidente da por validamente instalada de comi de inventario y luego de deliberar toman los siguientes acuerdos. ACUERDOS (Indicar, conformacién de equipos de trabajo, delegacién de funciones, materiales a utilizarse plazos para la entrega de la informacién comunicaciones a las distintas unidades orgénicas, etc.) No existiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura a los acuerdos se levanta la sesién, siendo las horas del mismo dia, procediendo los participantes a suscribir la presente acta en sefial de conformidad. Presidente Miembro Miembrolmtp OBE = [GOBIERNO REGIONAL eee ‘OFEINADE coe EE a canes © = ANEXO N° 12-8 4 je} ACTA DE CIERRE DE TOMA DE INVENTARIO \ En las instalaciones de (nombre de la entidad), ubicadas en (anotar la direccién exacta), del distrito de provincia de y departamento de. ., siendo las. Horas del dia .. del 20......, se reunieron los integrantes de la Comision de inventario 20..., designados mediante Resolucién Directoral .. Ne de fecha ue de... del 20.....; en virtud de sus funciones y atribuciones sefialadas en la Directiva N°. owes UE fecha... aw para efectuar el cierre de las actividades del proceso de inventarios conforme al cronograma establecido y en cumplimiento Art. 121° del D.S. 007-2008- VIVIENDA: (Presidente) . (Miembro) (Miembro) ACUERDOS (Indicar: locales o ambientes verificados, hecho producidos: etiquetado, dificultades, procesamiento de informacién, resultados: especificar la cantidad de los bienes sobrantes, faltantes y las acciones a seguir, otros.) No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la sesién siendo a las horas del dia v.vnn De Del 20...., procediendo los participantes a firmar en seftal de conformidad. Presidente Miembro Miembroa= nna sos0usiap souorsensns‘sepIpiad vein ered os ___BoowrnansANrNOSHEs ‘Tiaysnoasay orswnsn __ (wow (aluviness (8) ONane (anv) oNNS Ane FONSI No;wnwasno> | || 3a00wss sawosnawuic | ~ ONIN ‘o51a0> beeen Twinowniiva ‘051003 n=. QR Ok roain3 ssauawon Asoomaay ‘OGVIEVINSANT TWNOSUIA ‘winownsivs ORVINIANI NoTiwiniosNt30 OLNAINWANWAST 30 Vis NODVINNOINI 3G OLNSIVINVATI 30 VHDId 30 OLVWHOS st.woxany ()svo (49 () ontwno1onns :avanvaow ‘viowaaN3430, :sauBWONASOGTTIaEY, Havsnoasay oLNWnsn Co “OWGLNG |