泛微协同办公平台（e-cology）

非标准功能——公文交换
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公文交换

1、实现 e-cology 系统与多个外部系统间的公文交换；

2、为 e-cology 系统设定可与外部系统交换的公文流程，当设定流程到达归档节点，由
系统自动或专人将公文的正文及附件发送到外部单位的 FTP 服务器目录；
3、外部系统在对接收到公文后，对公文进行处理，并返回状态给 e-cology 系统。外部
系统可能拒收或退回公文；
4、e-cology 系统对于接收到的公文交换状态，如果是拒收或退回的，可重新选择外部
单位后发送；
5、e-cology 系统也可接收来自外部系统的新交换公文。对新接收到的公文交换，系统
可使用接收的公文来创建指定流程，并返回状态给外部系统。对于接收到的公文也可做拒收
或退回处理。

1 公文交换设置

选择【系统设置】→【设置中心】→【公文交换设置】菜单，进入（图 1-1）所示页面，
进行相关设置后，右键菜单中点击“保存”即可。

（图 1-1）

【说明】1．公文交换的自动发送功能，是将已启动交换配置的流程，到达归档后自动发送
到指定交换地址，勾选“自动发送”复选框将启动自动发送功能，并且设置“发送间隔”会
按照时间间隔进行检测是否有公文并自动发送；
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2．公文交换的自动接受功能，可设置自动接收来自外部单位的公文，勾选“自动接受”复
选框将启动自动接收功能，并且设置“接受间隔”会按照时间间隔进行检测是否有公文并自
动接收；设置“文件存放目录”用于存放接收的公文；
3．勾选“流程字段交换”是指同时会交换流程的字段值；
4．设置公文交换的 FTP 服务器的地址、端口号、用户名和密码，公文交换时只能使用一台
FTP 服务器做为中间交换服务器。

2 公文交换流程设置

选择【系统设置】→【工作流程】→【公文交换流程设置】菜单，进入（图 2-1）所示
页面，该页面列表中显示了已经设置的公文交换流程记录。

（图 2-1）

添加公文交换流程：
1．在（图 2-1）所示页面中，右键菜单中点击“添加”，显示如（图 2-2）所示
页面，该页面显示的是设置了“流程创建文档”的流程；

（图 2-2）

2．点击流程类型前的 号显示该类型下的设置了“流程创建文档”的流程，勾
选流程前的复选框，右键菜单中点击“保存”即会在（图 2-1）所示页面中
增加记录，选择几个流程就会增加几条记录；

3．如果同时还需要交换公文字段，可以点击公文交换流程记录后面的 图标，
显示如（图 2-3）所示页面，勾选需要交换的字段对应的“是否交换”复选
框；如果需要指定公文的交换目录，可勾选需要指定为交换单位的字段对应
的“是否交换单位”复选框，右键菜单中点击“保存”。

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 （图 2-3）

删除公文交换流程：
在（图 2-1）所示页面中勾选记录前的复选框，右键菜单中点击“删除”在出现
的确认删除提示框中点击“确定”按钮即可。

3 收（发）文单位

选择【知识管理】→【收文发文】→【收（发）文单位】菜单，打开的页面中左侧目录
树中显示了所有分部和已经为分部设立的收发文单位，选择一个分部，右侧页面中就会显示
该分部的已设立的收/发文单位，如（图 3-1）所示。

（图 3-1）

新增功能：
1．在（图 3-1）所示页面的左边的目录树中选择需要新建收/发文单位的分部，
右键菜单中点击“新建” ，显示如（图 3-2）所示页面；
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 或在目录树中选择收/发文单位，右键菜单中点击“新建下级单位”或“新建
同级单位”
，显示如（图 3-2）所示页面，“单位类型”默认为“内部单位”
；

（图 3-2）

2．当“单位类型”为“内部单位”时，需要输入“收（发）文单位”，选择“收
（发）文员”，选择“是否可启动收文流程”；
当“单位类型”选择为“外部单位”时，页面显示如（图 3-3）所示，需要
输入“收（发）文单位”、
“公文交换目录”，选择“是否主办方”、“是否可启
动收文流程”；

（图 3-3）

4．右键菜单中点击“保存”即可保存收/发文单位。

【说明】a．
“单位类型”分为“外部单位”和“内部单位”。“内部单位”公文流程在内部流
转，到达节点后会随流程会流转到收（发）文单位指定的收（发）文员处。“外部单位”是
指当公文流程达到归档结点后，可将此公文与附件发送到指定的外部单位 FTP 服务器目录，
实现公文交换；
“是否可启动收文流程”中选择“是”则在收文单位收到发文单位公文时会使用收文流程；
b．
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选择“否”则收文单位收到发文单位公文时不使用收文流程；
“公文交换目录”是进行两个个系统间公文交换的唯一标识，即 FTP 上的文件夹名称（见
c．
图 3-4）。后台交换时使用此标识做为文件前辍，只能输入 A-Z 英文、0~9 数字以及“-”字符
组成；
d．“所属机构”是指收发文单位归属机构；“上级单位”是指收发文单位的上级单位，必须
为所属机构的部门；
“是否主送方”分为“接收方”和“主送方”，表示对于当前 E-cology 系统，该外部单位
e．
是主送方还是接收方。“主送方”可以发送公文，而“接收方”主要是用于接收公文。对于
一个外部单位在公文交换中一个系统中是接收方，在另外一个系统中就要指定为发送方，这
样公文才能交换成功。

（图 3-4）

编辑功能：
“右键菜
1．在（图 3-1）所示页面左边的目录树中选择需要编辑的收/发文单位，
单中点击“编辑” ，打开收/发文单位的编辑页面；
2．修改信息后，右键菜单中点击“保存”即可保存修改信息。
删除功能：
“右键菜
1．在（图 3-1）所示页面左边的目录树中选择需要编辑的收/发文单位，
单中点击“编辑” ，打开收/发文单位的编辑页面；
2．右键菜单中点击“删除”，在出现的确认删除提示框中点击“确定”按钮即可
删除该收/发文单位。

4 发送公文

公文的发送可以由手动发送与系统自动检测发送。选择【我的流程】→【发送公文】菜
单，进入如（图 4-1）所示页面，页面列表中默认显示了“待发送”状态的公文。
发送的状态分为：待发送、已发送、被拒收、被退回四种。
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  待发送：启用了公文交换的流程达到归档结点后，在公文发送列表中状态为“待发
送”，可以使用发送功能开始公文交换。
 被拒收：公文交换时被收（发）文单位拒收的。
 被退回：公文交换时被收（发）文单位退回的。
 已发送：开始公文交换后，说明公文目前已到达收（发）文单位指定服务器目录中。

（图 4-1）

查询功能：
在（图 4-1）所示页面中输入查询条件，右键菜单中点击“搜索”即可查询出符
合条件的记录。

发送公文：
在（图 4-1）所示页面中勾选“待发送”状态的记录前的复选框，右键菜单中点
击“发送”在出现的确认公文发送完成提示框中点击“确定”按钮，即将公文发
送至指定 FTP 服务器中。当成功发送后，FTP 服务器文件夹中会有一个 xml 文
件，如（图 4-2）所示，命名规则见（图 4-3）；
如果发送失败，也会出现出错信息提示框。

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 （图 4-2）

（图 4-3）

5 接收公文

公文的接收也可以由手动接收与系统自动检测接收。选择【我的流程】→【发送公文】
菜单，进入如（图 5-1）所示页面，页面列表中默认显示了“未签收”状态的公文。
接收的状态分为：未签收、已签收、被拒收、被退回四种。
 未签收：已接收交换的公文，但未做任何动作，相应的操作可以是“拒收” 、
“退回”
与“创建流程” 。
 已签收：当使用交换公文创建流程后，状态由“未签收”变更为“已签收” 。
 被拒收：当交换公文被拒收后，状态变更为被拒收。
 被退回：当交换公文被退回后，状态变更为被退回。

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 （图 5-1）

查询功能：
在（图 5-1）所示页面中输入查询条件，右键菜单中点击“搜索”即可查询出符
合条件的记录。

接收公文：
在（图 5-1）所示页面中，右键菜单中点击“接收”在出现的确认接收公文完成
提示框中点击“确定”按钮，即将 FTP 服务器文件夹中会的 xml 文件解析为系
统文件，在（图 5-1）页面的列表中显示为状态“未签收”的公文记录，并删除
服务器上解析成功的 xml 文件。

签收公文：
在（图 5-1）所示页面中勾选“未签收”状态的记录前的复选框，右键菜单中点
击“签收”在出现的确认公文签收完成提示框中点击“确定”按钮，即将公文的
状态改为“已签收” ，FTP 会返回一个处理状态的 xml 文件，如（图 5-2）所示，
命名规则见（图 4-3）；

拒收公文：
在（图 5-1）所示页面中勾选“未签收”状态的记录前的复选框，右键菜单中点
击“拒收” ，显示如（图 5-3）所示页面，输入“签字意见” ，右键菜单中点击“确
定”在出现的确认公已被拒收提示框中点击“确定”按钮，即将公文的状态改为
“已拒收” ，FTP 会返回一个处理状态的 xml 文件，如（图 5-2）所示，命名规
则见（图 4-3）；

退回公文：
在（图 5-1）所示页面中勾选“未签收”状态的记录前的复选框，右键菜单中点
击“退回” ，显示如（图 5-4）所示页面，输入“签字意见”
，右键菜单中点击“确
定”在出现的确认公已被退回提示框中点击“确定”按钮，即将公文的状态改为
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 “已退回”，FTP 会返回一个处理状态的 xml 文件，如（图 5-2）所示，命名规
则见（图 4-3）；

（图 5-2）

（图 5-3）

（图 5-4）

创建流程：
在（图 5-1）所示页面中“当前状态”选择“已签收”，右键菜单中点击“搜索”
，
列表中显示“已签收”的公文记录，页面如（图 5-5）所示；选择记录前的单选
框，右键菜单中点击“创建流程”，打开（图 5-6）所示窗口，显示的是所有公
文流程类型，点击一个流程在出现的提示流程创建完成提示框中点击“确定”按
钮即可创建一条流程。
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 选择【我的流程】→【我的请求】菜单，在页面中点击在（图 5-6）中选择的流
程名称，进入（图 5-7）所示的页面，该页面列表中会显示刚刚创建的公文流程。

（图 5-5）

（图 5-6）

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 （图 5-7）

6 后台公文交换

公文的均使用 XML 文件形式交换。对正文和附件的内容经过 BASE64 的加密方式转换

成字符串形式存放在 XML 文件中，再由接收方解码后得到文件内容。
Ecology 系统作为公文发送方，后台公文的处理过程如（图 6-1）所示：
1、 由 ecology 系统将公文发送至指定 FTP 服务器目录；
2、 外部系统定时接收在 FTP 服务器目录中的公文；
3、 外部系统将接收的公文处理结果发送至 FTP 服务器目录；
4、 ecology 系统定时接收公文的处理状态，在系统中更新公文发送状态。

【说明】在实际操作中，如要获取发送的公文的状态，需要到“接收公文”处，再执行一次
接收操作，用于获取状态。

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 （图 6-1）

Ecology 系统作为公文接收方，则后台公文的处理过程为：
1、 由外部系统将公文发送至指定 FTP 服务器目录；
2、 ecology 系统定时接收在 FTP 服务器目录中的公文；
3、 ecology 系统将接收的公文处理结果发送至 FTP 服务器目录；
4、 外部系统定时接收公文的处理状态，在系统中更新公文发送状态。

Weaver Software
2010-09

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