Praca biurowa – poprawa

Dokumentacja i korespondencja w biurze

1. W związku z dużą ilością informacji, w każdym biurze rozróżnia się:
dokumenty biurowe
akta sprawy
dokumentację biurową
2. Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie
liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.
3. Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej
sprawy:
• akta spraw bieżących obejmują sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące na
załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia.
• akta spraw załatwionych obejmują sprawa zamknięte, załatwione.
4. Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi,
rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp. Wśród
dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma.
5. Wymiana pism między nadawcą, a odbiorcą oraz wszelkie czynności mające na celu
ich sporządzenie, wysłanie czy odebranie nazywamy korespondencją (tradycyjna i
elektroniczna).
Rodzaje pism
1. Pismo w ścisłym tego słowa znaczeniu to myśl lub zespół myśli, wyrażonych za
pomocą znaków pisarskich.
Kryterium informacyjne Rodzaje pism Przykłady pism
treść pisma przekonujące reklamacja, oferta
- informacyjne notatka, zaświadczenie
notatki służbowe
nadawca i adresat wewnętrzne i zewnętrzne (przychodzące i
służbowe)
2. Ze względu na sposób przesyłania pisma:
a) pocztą zwykłą
b) jako polecone
c) pocztą ekspresową
d) pocztą lotniczą
e) W postaci telefonogramów i telefaksów

Układ blokowy i a’linea pism

1. Podczas redagowania pisma należy pamiętać, aby myśli w nim wyrażane były
ułożone w przejrzysty i logiczny sposób. Dlatego też poszczególne zagadnienia
ujmować trzeba w oddzielonych częściach tekstu (akapity, bloki).
2. Wyróżnia się dwa podstawowe układy treści pisma:
• układ blokowy
• układ a’linea
 3. Układ blokowy pisma (asmetryczny) stosuje się obowiązkowo w treści pism
pomiędzy jednostkami organizacyjnymi (urzędami, przedsiębiorstwami, instytucjami,
firmami) charakteryzuje się tym, że:
• tekst zaczyna się równo z lewym marginesem
• odstęp pojedynczy
• bloki oddzielamy zwiększonym odstępem
• tytuły od lewego marginesu
• numerację wielostopniową
4. Układ a’linea (z wcięciem) stosuje się zawsze w treści pisma skierowanego do osoby
fizycznej, niezależnie od tego, kto jest nadawcą pisma. Stosuję się go także przy
redagowaniu tekstów specjalnych takich jak referaty lub przemówienia.
Charakteryzuje się tym, że:

• każdą nową myśl zaczynamy od wcięcia

• odstęp równy 1,5
• tytuły (wyśrodkujemy je)
• numerację wielostopniową, punkty i podpunkty pisane są od wcięcia
5. Wśród układów specjalnych wyróżniamy:
• francuski
• angielski
• niemiecki
• amerykański

Charakterystyka elementów pisma

1. Podstawowe elementy pisma to:
• nagłówek - pole nadawcy
• nazwa i adres odbiorcy – adresat
• miejscowość i data
• numer pisma (znaki powoławcze)
• zwięzłe określenie treści, tzw. Sprawa
• treść pisma
• podpisy
• załączniki
• rozdzielnik