Management Information Systems

Chapter (6): Enhancing Decision Making

(Part 17)
 1

Management Information Systems

(Part 17)

♣ What we are going to discuss in this part is:

1. Types Of Decisions & The Decision Making Process.
2. Managerial Activities.

1. TYPES OF DECISIONS & THE DECISION MAKING

PROCESS.

♣ Decisions are classified as:

1. Unstructured Decisions.
2. Structured Decisions.
3. Semi-Structured Decisions.

1- Unstructured Decisions:
- are those in which the decision maker must provide judgment, evaluation, and
insight to solve the problem.
- Each of these decisions is novel, important, and non-routine, and there is no
well-understood or agreed-on procedure for making them.

.‫تصنف القرارات إلي قرارات مهيكلة ونصف مهيكلة وغير مهيكلة‬

‫ والقرارات‬،‫ هي القرارات التي يعطي فيها صانع القرار حكم أو تقييم أو رؤية لحل المشكلة‬:‫ القرارات غير المهيكلة‬-1
‫ ومفيش أي إجراءات محددة سابقة للقرارات دي‬،)‫دي بتكون جديدة ومهمة وغير روتينية (يعني مش بنقابلها كل يوم‬
.)‫(يعني مفيش خطوات محددة للقرارات دي ازاي نعملها او نعمل ايه فيها‬

MR. KH. A. DREAM BOOKSHOP

 2

2- Structured Decisions:
- are repetitive and routine, and they involve a definite procedure for handling
them so that they do not have to be treated each time as if they were new.

‫ بتتضمن خطوات واجراءات محددة للتعامل معها‬،)‫ هي قرارات مكررة وروتينية (بنقابلها كل يوم‬:‫ القرارات المهيكلة‬-2
‫ ما هو الراجل اللي قاعد علي الخزنه بيجيله كل يوم ايصال بيسجله وبياخد‬.. ‫(زي لما تروح تدفع ايصال الخزنة‬
.)‫ روتينية‬... ‫ فدي قرارات مكررة وليها اجراءات وخطوات معينة لعملها‬..‫الفلوس‬

3- Semi-structured Decisions:
- where only part of the problem has a clear-cut answer provided by an accepted
procedure.

‫ حيث أن جزء‬،‫ هي قرارات تجمع بين خصائص القرارات المهيكلة والقرارات غير المهيكلة‬:‫ القرارات نصف المهيكلة‬-3
‫من المشكلة يكون له اجراءات واجابة محددة وواضحة بإجراءات معروفة والجزء اآلخر يعتمد علي الحكم الشخصي‬
.)‫والتقييم لصاحب القرار (ليس له إجراءات محددة‬

Managerial Levels & Types Of Decisions:

1. Senior Managers:
- Senior executives face many unstructured decision situations.
- For Example: establishing the firm’s 5- or 10-year goals or deciding new
markets to enter.

2. Middle Managers:
- Middle managers face more structured decision scenarios, but their decisions
may include unstructured components.
- For Example: “Why is the reported order fulfillment report showing a
decline over the past six months at a distribution center in Minneapolis?”

MR. KH. A. DREAM BOOKSHOP

 3

3. Operational management and rank-and-file employees:

- Operational management and rank-and-file employees tend to make more
structured decisions.
- For example: a supervisor on an assembly line has to decide whether an
hourly paid worker is entitled to overtime pay

.)‫االدارة العليا تميل أنها تعمل القرارات الغير مهيكلة (الغير روتينية‬
.‫االدارة الوسطي تميل انها تعمل القرارات نصف المهيكلة‬
.)‫االدارة الدنيا تميل انها تعمل القرارات المهيكلة (اللي ليها اجراءات محددة‬

MR. KH. A. DREAM BOOKSHOP

 4

The Decision Making Process:

♣ Simon (1960) described four different stages in decision making:

1. Intelligence: consists of discovering, identifying, and understanding the

problems occurring in the organization—why a problem exists, where, and what
effects it is having on the firm.

2. Design: involves identifying and exploring various solutions to the problem.

3. Choice: consists of choosing among solution alternatives.

4. Implement: involves making the chosen alternative work and continuing

to monitor how well the solution is working.

:‫عملية صنع القرار تتكون من أربع مراحل‬

.)‫ وهي تتكون من اكتشاف والتعرف وفهم المشكلة (أسباب حدوثها؟ أين توجد؟ وما تأثيرها؟‬:‫ االستخبارات‬-1
.‫ يتضمن التعرف علي واستكشاف الحلول المختلفة للمشكلة‬:‫ التصميم‬-2
.‫ وهو االختيار من بين الحلول المختلفة للمشكلة‬:‫ االختيار‬-3
.‫ ويتضمن تنفيذ الحل الذي تم اختياره والرقابة عليه حين تنفيذه‬:‫ التطبيق‬-4

MR. KH. A. DREAM BOOKSHOP

 5

2. MANAGERIAL ACTIVITIES.

♣ The basic managerial activities can be grouped into four basic roles:
1. Managerial Roles.
2. Interpersonal Roles.
3. Informational Roles.
4. Decisional Roles.

MR. KH. A. DREAM BOOKSHOP

 6

1- Managerial Roles:
• We are able to better understand managerial functions and roles by examining
classical and contemporary models of managerial behavior.

(1) The Classical Model Of Management:

• Henri Fayol and other early writers first described the five classical functions
of managers as planning, organizing, coordinating, deciding, and
controlling.
– The classical model describes formal managerial functions but does not
address exactly what managers do when they plan, decide things, and control
the work of others.

.‫هنقدر نفهم وظائف االدار وأدوارها كويس لو فهمنا النماذج (النظريات) الكالسيكية والمعاصرة للسلوك االداري‬
‫ النظرية دي اخترعها هنري فايول (أبو االدارة) وقال ان وظاف المديرين‬:‫) النظرية الكالسيكية للسلوك االداري‬1(
.‫ الرقابة‬-5 .‫ القرار‬-4 .‫ التنسيق‬-3 .‫ التنظيم‬-2 .‫ التخطيط‬-1 :‫خمسة‬
‫وبالتالي فإن النظرية دي بتوصف الوظائف االدارية الرسمية ولكنها ال تحدد ماذا يفعل المديرين حينما يخططون او‬
.‫يقررون او يراقبون‬
‫ سنة هي النظرية المسيطرة) وبعدين ظهرت النظرية‬70 ‫النظرية دي هيمنت لفترة كبيييييرة جدا من الزمن (تقريبا قعدت‬
.‫السلوكية المعاصرة‬

(2) More contemporary behavioral models:

– Behavioral models argue that the actual behavior of managers appears to be
less systematic, more informal, less reflective, more reactive, and less well
organized than in classical model.

‫ وأقل‬،‫ وأكثر غير رسمية‬،‫ وهي بتقول أن السلوك الفعلي للمديرين بيكون أقل منهجية‬:‫النماذج السلوكية المعاصرة‬
.‫ واقل تنظيم من النماذج الكالسيكية‬،‫ واكثر تفاعليه‬،‫انعكاس‬

• Analyzing managers’ day-to-day behavior, Henry Mintzberg found that it

could be classified into 10 managerial roles (Mintzberg, 1971).

• Managerial roles: are expectations of the activities that managers should

perform in an organization.

MR. KH. A. DREAM BOOKSHOP

 7

• Mintzberg found that these managerial roles fell into three categories:
– interpersonal,
– informational, and
– decisional.

.‫ أدوار إدارية‬10 ‫ وجد مينتزبرج أنه يمكن تقسيمه الي‬،‫بتحليل سلوك المديرين اليومي‬
.‫ هي توقعات لألنشطة التي يجب أن يؤديها المدير في المنظمة‬:‫االدوار االدارية‬
:‫مينتزبرج وجد أن االدوار االدارية تقع في ثالث مجموعات‬
.‫ االدوار القرارية‬-3 .‫ االدوار المعلوماتية‬-2 .‫ االدوار الشخصية‬-1

2- Interpersonal Roles:
In their Interpersonal roles, Managers act as:

• Figurehead: when they represent their companies to the outside world and
perform symbolic duties, such as giving out employee awards.

• Leader: when they attempt to motivate, counsel, and support subordinates.

• Liaisons: between various organizational levels; within each of these levels,

they serve as liaisons among the members of the management team.

:‫المديرين بيتعاملوا كـ‬

.‫ لما بيمثلوا شركتهم قدام العالم الخارجي وبيأدوا واجبات رمزية زي أنهم يدوا للموظفين مكافآت‬:‫ صورة ممثلة‬-1
.‫ لما بيحاولوا يحفزوا ويستشيروا ويدعموا المرؤوسين‬:‫ قادة‬-2
.‫ وسيط بين المستويات المنظمية المختلفة أو داخل كل مستوي منظمي عشان يخدموا كوسيط بين اعضائها‬-3

MR. KH. A. DREAM BOOKSHOP

 8

3- Informational Roles:
In their Informational roles, Managers act as:

• Nerve Center: Receiving the most concrete, up-to-date information and

redistributing it to those who need to be aware of it.
► Managers are therefore information disseminators and spokespersons
for their organizations.

‫ حيث أنهم بيستقبلوا معظم المعلومات الحديثة والدقيقة وبيوزعوها‬:‫المديرين بيؤدوا دورهم كمركز عصب في المنظمة‬
.‫ وبالتالي المديرين بيشتغلوا كموزعين للمعلومات وناشرين ليها‬.‫لالدارات اللي محتاجاها‬

4- Decisional Roles:
In their decisional roles, Managers act as:

– Entrepreneur: initiating new kinds of activities.

– Disturbance handler: handle disturbances arising in the organization.
– Resource allocator: allocate resources to staff members who need them.
– Negotiator: negotiate conflicts and mediate between conflicting groups.

:‫المديرين بيؤدوا دورهم‬

.‫ عن طريق انهم بيبدأوا أنواع جديدة من االنشطة‬:‫ كرواد أعمال‬-1
.‫ بيحلوا المشاكل اللي بتحصل في المنظمة‬:‫ محتوين للمشاكل‬-2
.‫ بيوزعوا الموارد علي اعضاء الفريق اللي محتاجاها‬:‫ موزعين موارد‬-3
.‫ بيتفاوضوا لما بيحصل نزاع وبيدخلوا كوسطاء بين االطراف المتنازعة‬:‫ مفاوضين‬-4

MR. KH. A. DREAM BOOKSHOP

 9

Real-World Decision Making

• We now see that information systems are not helpful for all managerial roles.
• And in those managerial roles where information systems might improve
decisions, investments in information technology do not always produce
positive results. There are three main reasons:
1) Information Quality.
2) Management Filters.
3) Organizational Culture.

decisional roles ‫هتالحظ من الجدول اللي فوق ان مش كل االدوار االدارية ليها نظام معلومات يدعمها (زي في ال‬
None exist ‫ هتالقي قدامها‬disturbance handler ‫ او ك‬negotiator ‫ او ك‬entrepreneur ‫دور المدير ك‬
.‫ دي معناها ان مفيش نظام معلومات بيدعهمها‬..
‫ ليه؟؟‬..‫ قالي مش دايما بتنتج نتائج ايجابية‬.. ‫طيب االدوار االدارية التانية اللي ليها نظم معلومات بتدعمها‬
:‫ أسباب للموضوع دا‬3 ‫قالي في‬
.‫ ثقافة المنظمة‬-3 .‫ فلترة االدارة‬-2 .‫ جودة المعلومات‬-1

MR. KH. A. DREAM BOOKSHOP

 10

1) Information Quality:
• High-quality decisions require high-quality information.
• If the output of information systems does not meet the following quality
criteria, decision making will suffer.

.‫ لو عاوز تعمل قرار عالي الجودة الزم تجمعله معلومات عالية الجودة‬:‫جودة المعلومات‬
.‫ فإن صناعة القرار ستعانش بشدة‬،‫لو ناتج نظام المعلومات مش بيقابل الخصائص التالية للمعلومات‬

2) Management Filters.
• Managers have selective attention and have variety of biases that reject
information that does not conform to prior conceptions.

.‫المديرين عندهم انتباه انتقائي وبيتحيزوا انهم بيرفضوا المعلومات اللي متمشيش مع اهتماماتهم او افكارهم‬

3) Organizational Inertia and Politics

• When environments change and businesses need to adopt new business
models to survive, strong forces within organizations resist making decisions
calling for major change.

‫لما البيئة المحيطة بالمنظمة تتغير والمنظمة تحتاج انها تتبني نماذج عمل جديدة عشان تنجو وتستمر في السوق‬
.‫ بتظهر قوي قوية في المنظمة بتقاوم القرارات اللي بتدعو للتغير دي‬،)‫(المنظمة محتاجة تغيير‬

MR. KH. A. DREAM BOOKSHOP

 11

High-Velocity Automated Decision Making.

• Today, many decisions made by organizations are not made by managers—or
any humans.
• In high-velocity decision environments, the intelligence, design, choice, and
implementation parts of the decision-making process are captured by the
software’s algorithms to make a highly structured decision.
• For example: High-speed computer trading programs
– Trades executed in 30 milliseconds.

‫ بقي في برامج بتقوم بمراحل القرار االربعة من استخبارات وتصميم واختيار‬،‫النهاردا مش محتاجين انسان يقوم بالقرار‬
.‫وتطبيق عشان تعملي قرار منظم‬

PRACTICE QUESTIONS

1) When there is no well-understood or agreed-on procedure for making a decision, it is

said to be:
A) undocumented.
B) unstructured.
C) documented.
D) semi-structured.
E) random

2) Which type of decision is calculating gross pay for hourly workers?

A) Semi-structured
B) Procedural
C) Structured
D) Unstructured
E) Ad hoc

3) The decision to approve a capital budget is an example of a(n) ________ decision.

A) structured
B) analytic
C) semi-structured
D) undocumented
E) unstructured

MR. KH. A. DREAM BOOKSHOP

 12

4) The ________ phase of decision making involves identifying and exploring various
solutions to a problem.
A) choice
B) design
C) implementation
D) analysis
E) intelligence

5) Which of the following is not one of the Simon's four stages of decision making?
A) Implementation
B) Intelligence
C) Prediction
D) Choice
E) Design

6) The role of spokesperson falls into which of Mintzberg's managerial classifications?

A) Decisional
B) Informational
C) Interpersonal
D) Symbolic
E) Leading

7) According to Mintzberg, managers in their informational role act as:

A) figureheads for the organization.
B) leaders.
C) nerve centers of the organization.
D) negotiators.
E) liaisons.

MR. KH. A. DREAM BOOKSHOP