PROSES KERJA

Aktiviti 1.11 : Pengurusan Mesyuarat

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
● PEKELILING
Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
1. PGB GPK/ GAB
panggilan mesyuarat kepada ahli PENTADBIRAN
mesyuarat. AWAM
BIL. 2 TAHUN 2018
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK MyMESYUARAT -
2. PGB EKOSISTEM
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB
PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL
3. GAB Mencatat minit mesyuarat. PGB
● AKTA ARKIB
NEGARA
4. GAB Menyediakan minit mesyuarat. PGB

Mengedarkan minit mesyuarat dan

borang maklum balas dalam tempoh
5. GAB 7 hari bekerja. GAB

Mengambil tindakan hasil keputusan

GPK/ PK
6. PGB mesyuarat yang telah dipersetujui.
Petang/ GAB

Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK

7. GAB
dapatan maklum balas. Petang/

8. GAB Rekod dan dokumentasi PGB

CARTA ALIR

Aktiviti 1.11 : Pengurusan Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

PGB
Edar surat panggilan 240 minit

PGB Laksana mesyuarat

360 minit

GAB Catatan minit mesyuarat.

360 minit

Sedia minit mesyuarat.

GAB 780 minit

PGB Edaran minit dan maklum balas mesyuarat 120 minit

TAMAT

Kumpul dan satukan maklum balas 390 minit

GAB

Mengemaskini Rekod dan Fail.

60 minit
GAB
SENARAI SEMAK

Aktiviti 1.11 : Pengurusan Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Pengedaran Surat panggilan mesyuarat
kepada ahli mesyuarat.
● Agenda, tarikh, masa dan tempat
1.
mesyuarat
● Menentukan kertas kerja/ isu/
program/ laporan (sekiranya ada)
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan
agenda yang ditetapkan
● Rekod kehadiran
2. ● Perkara-perkara yang dibincangkan
● Keputusan-keputusan yang dibuat
● Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil
Mencatat minit mesyuarat.
● Catatan minit
3.
● Keputusan mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat.

4. ● Draf
● Semakan
Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang
Maklum balas dalam tempoh 7 hari
5.
bekerja.
● Rekod penghantaran
Mengambil tindakan hasil keputusan
6. mesyuarat yang telah dipersetujui.
● Rekod tindakan
Mengumpul dan menyatukan dapatan
7.
maklum balas.

8. Mengemaskini Rekod dan Fail.