ee ff" F * ov Fr fC FF a ee ee Departamento de UNDINAMARCA DT secrstaia General] CONSEJO DEPARTAMENTAL DE ARCHIVOS ACUERDO No. 013 (06 de abril de 2011) “Por el cual se aprueban las Tablas de Retencién Documental de la Empresa Social de Estado Hospital Santa Rosa del municipio de TENJO - Cundinamarca y se dictan otras disposiciones”. EL CONSEJO DEPARTAMENTAL DE ARCHIVOS DE CUNDINAMARCA En uso de sus facultades legales y en especial por las otorgadas en el Decreto Nacional No. 4124 del 10 de diciembre de 2004 y el Decreto Ordenanzal 00260 de 2008 y CONSIDERANDO: Que el articulo 24 de la Ley 594 del 14 de julio de 2000, establece la obligatoriedad de las entidades del Estado para elaborar y adoptar las Tablas de Retencion Documental. Que de acuerdo con el Decreto Nacional No. 4124 de 2004, le corresponde a los Consejos Territoriales aprobar las Tablas de Retencién Documental y las Tablas de Valoracién Documental de las entidades de su correspondiente ente territorial. Que la Empresa Social del Estado Hospital Santa Rosa del municipio de TENJO - Cundinamarca elaboré y presento el proyecto de Tablas de Retencién Documental, acorde con la Organizacién Interna establecida mediante Acuerdo N° 009 de Abril 14 de 2009 y aprobada por Decreto Departamental N° 00117 de Junio 12 de 2009. Que el Comité Evaluador de Documentos en desarrollo de sus funciones analizé y evalud la propuesta de Tablas de Retencion Documental presentadas por la Empresa Social del Estado Hospital Santa Rosa del municipio de TENJO y emitié concepto favorable con fecha 15 de Febrero de 2011, para continuar con el tramite de aprobacién ante el Consejo Departamental de Archivos de Cundinamarca. CUNDINAMARCA o corazén de Colombia ) ‘Sede Administrativa ~ Calle 26 61-63 Torre Central Piso 3 Bogota, 0.C. Te Fax|, 091- 7491809 wow cundinamarca gov.co. | @® Departamento de L NDINAMARCA el - Que en merito de lo anterior, , a ACUERDA: 7 bw ARTICULO PRIMERO. Aprobar las Tablas de Retencién Documental de la Empresa Social de Estado Hospital Santa Rosa del municipio de TENJO - f Cundinamarca, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva. S PARAGRAFO: Las Tablas de Retencién Documental aprobadas por el presente Acuerdo, estan debidamente refrendadas en cada uno de los folios que las componen, mediante sello de aprobacién por parte de! Consejo Departamental de Archivos de Cundinamarca. ARTICULO SEGUNDO: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de ‘su expedicién. r COMUNIQUESE Y CUMPLASE t ' Dado en Bogota, D.C., alos seis (6) dias del mes de abril de 2011. L [ : Qere - C2 Lally Roael, doove r MARTHA PATRICJA INFANTE F NELLY VEL LUQUI Peete welt G>vEDA » Consejo Departamental de Archivos Consejo Departamental de Archivos t CUNDINAMARCA corazon de Colombia ‘Sede Administaiva ~ Calle 26 51-53 Tore Central Piso 3 Bogota, D.C. Te -Fax|. 091- 7491809 wv. cundinamarca gov.0o cr oeco ro so" ee ee ee Ue UUme Umea mlmaelmretmlmre rT” rc Departamento de JNDI NAMARCA GOBERNACION DE CUNDINAMARCA CONSEJO DEPARTAMENTAL DE ARCHIVO COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS CONCEPTO TECNICO SOBRE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL, ENTIDAD: ESE HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO FECHA: Febrero 14 de 2011 LA_ADMINISTRACION Y MODERNIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS PROLOGO. Son obligaciones del Estado, garantizar a los ciudadanos el libre acceso a la informacidn, salvo las excepciones establecidas por la ley. Asi mismo — los documentos constituyen el referente natural de los procesos informativos, elementos fundamentales de la racionalidad de la administracién publica. De conformidad con el articulo cuarto de la ley 594 de 2000, es obligacién del Estado fortalecer la organizacién de sus sistemas de informacién mediante programas eficientes y actualizados de administracién de documentos y archivos, y segin el articulo 12 de la misma ley, la administracién publica es la responsable de la gestién de documentos y de la administracién de sus archivos. Adicionalmente el articulo 16, estipula, como obligacién a los Secretarios Generales © los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquia, pertenecientes a las entidades piiblicas, a cuyo cargo estén los archivos publicos, la obligacién de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y serin responsables de su organizacién y conservaci6n, asi como de la prestacién de los servicios archivisticos. De otra parte, los articulos 36 y 37 de la Ley 489 de 1998, estipulan la obligatoriedad de crear el Sistema General de Informacién Administrativa del Sector Péiblico, el cual deberd estar conformado por los diferentes subsistemas de cada entidad (PGD), los cuales servirdn de soporte al cumplimiento de su misién, objetivos y funciones, darn cuenta del desempefio institucional y facilitardn la evaluacién de la gestién publica a su interior asi como, a la ciudadania en general. CUNDINAMARCA ig corazon de colombia ‘Sede Administraiva — Calle 26 No. 51-53 Torre Central Piso 3 Bogotd, D.C. TelFax. 091- 749-1809 ww. cundinamarca.gov.co= RS es ee eee elmer os ey e* ; L 42 Departamento de JUNDINAMARCA i ae Con el fin de cumplir con las disposiciones descritas anteriormente, el Consejo Departamental de Archivos, contribuye al desarrollo del Plan Archivistico Integral y, busca consolidar el Programa de Gestion Documental-PGD, mediante la revision y aprobacién de las Tablas de Retencién Documental-TRD cuyo resultado es la organizacin de los archivos de gestién, de las Empresas Sociales del Estado de Cundinamarca. Una vez aprobadas las TRD, mediante la expedicién del Acuerdo respectivo, por parte del Consejo Departamental de Archivos, se hace necesario aunar esfuerzos y agilizar los trémites, mediante la organizacién y recuperacién de los archivos de gestién, de la ESE HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO, dando asi cabal cumplimiento a ta Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos). El titulo quinto de la precitada ley, establece que la gestién de documentos se debe desarrollar a través de los procesos archivisticos, formacién de archivos y obligatoriedad de las tablas de retencién, En la primera etapa de Archivos de Gestién, la aplicacién de las TRD se convierte en la herramienta fundamental, que permiten gestionar la informacién de manera normalizada en las Dependencias. Con las TRD asi implementadas, se contribuye a la racionalizacién de la produccién documental; permite que la administracién piblica proporcioné un servicio eficaz y eficiente; también facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de Retencién en ellas estipulados; garantiza la seleccién y conservacién de los documentos que tienen cardcter permanente; regula las transferencias de los documentos en las diferentes fases de los archivos y sirve de apoyo para la nacionalizacién de los procesos administrativos. 1, INTRODUCCION La ESE HOSPITAL SANTA ROSA DE TENIO, aplicé la metodologia establecida, dado que compilé la informacién institucional necesaria, para el andlisis de las tablas de retencién documental, fundamentado en las disposiciones legales relativas a la creacién y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y actos administrativos de Comités, aplicaron la encuesta a los productores de los documentos, con el fin de identificar las unidades documentales que producen y tramitan, Analizaron la produccién y tramite documenta, teniendo en cuenta la estructura identificaron los valores primarios de la documentacién; igualmente conformaron las series y subseries con sus respectivos tipos documentales; establecieron los tiempos de retencidn de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: como son zestién, central e historico, con el propésito de racionalizar la produccién y ; 2 CUNDINAMARCA <— corazon de colombia ‘Sede Administraiva ~ Calle 26 No. 61-53 Tore Central Piso 3 Bogota, D.C. TelFax. 091- 749-1809 wm. cundinamarca.gov.coC C L C [ L [ L ; C C ; ; ; (BP osrramene de NDINAMARCA ie garantizar la proteccién del patrimonio documental de la ESE, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicién final. ‘Asi mismo, mediante la valoracién documental y teniendo en cuenta el uso, 1a frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su produccién, determinaron el destino final de la documentacién inmediatamente para su conservacién total, seleccién o eliminacién. 2. ANEXOS: Los anexos que presenta la ESE HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO, permitieron adelantar el proceso de andlisis Y evaluacién de la Tabla de Retencién Documental, basados en el Decreto Departamental 117 de 2009; al cotejarlo con el organigrama y las tablas de retencién documental sus dependencias coinciden, El Comité de Archivo de la ESE, avalé los ajustes a la tabla y posteriormente fue presentada ante el Consejo Departamental de Archivos de Cundinamarca, asi mismo se cont con el permanente compromiso y asistencia a las reuniones técnicas de trabajo de la gerente doctora Jasmine Lara Diaz, y la Subgerente Administrativa y Financiera doctora Jimena Rueda Trujillo. 3. CONFRONTACION ESTRUCTURA ORGANICA - TRD La estructura orgénica vigente presentada por la ESE HOSPITAL SANTA ROSA DE TENIO, se contrasté con las Tablas de Retencidn Documental presentadas basadas en el Decreto Departamental 117 de 2009, coincidiendo las unidades administrativas con el organigrama, 4, RELACION EXISTENTE ENTRE SERIES Y FUNCIONES Las Series Documentales y Subseries, corresponden con las funciones asignadas a la gerencia, la Subgerencia Administrativa y Financiera y Oficina de Control Intemo, lo cual da origen a la denominacién de las series y subseries, informacién esta de suma importancia para el proceso de evaluacién, toda vez que permite identificar las series dentro de las funciones por dependencias, como se evidencia en el cuadro de clasificacién. 5. DENOMINACION DE SERIES La ESE HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO, designé las series, a partir de las funciones; se definieron denominaciones de las series, plasmadas en la legislacién general y especifica del Sector Salud. Es importante aclarar que las SERIES 0 ; 3 CUNDINAMARCA *—> coraz6n de colombia ‘Sede Administratva ~ Calle 26 No. 51-53 Torre Central Piso 3 Bogota, D.C. TelFax. 091- 749-1809 www. cundinamarca.gov.cot C C L [ C ss F&F" , C ; ; ; ; (ar (Departamento de UNDINAMARCA agrupaciones documentales; son el producto de la gestién administrativa de la ESE, que en desarrollo de sus funciones y caracteristicas homogéneas, se van conformando. 6, CODIFICACION La codificacién usada por la ESE HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO, fue determinada a partir de un esquema general y unificado de identificacién, mediante cédigos, constituyéndose estos como el instrumento de identificacién de cada dependencia reglamentada en la organizacién, con el objeto de facilitar su interrelacién, funcionalidad y gestién documental de las mismas; esta es una numeracién ascendente que refleja un nivel jerarquico, basado en el sistema decimal. 7, TIEMPOS DE RETENCION -TR Establecieron los tiempos y fundamentados en la valoracién documental, a partir de los valores primarios (contables, administrativos, fiscales, legales); la ESE HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO, determin, este tiempo de retencién documental en afios, a partir de la finalizacién del tramite, la frecuencia de consulta, la produccién anual de documentos en los Archivos de Gestié: 8. DISPOSICION FINAL - DF La disposicién final de los documentos, en la ESE HOSPITAL SANTA ROSA DE TENIO, se definié en forma clara y establecié qué los expedientes y/o Unidades Documentales se conservardn permanentemente, dado que por su contenido, informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y politicas de la Entidad, convirtiéndose en testimonio de su actividad del HOSPITAL. 9, PROCEDIMIENTO. El HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO, determiné los procedimientos con elementos reglamentarios y sus valores administrativos basados en las normas legales vigentes; asi mismo en el cuadro de clasificacién, se complementé, con la definicién de la Funcién del Hospital y sustentan el porcentaje de la produceién anual, para seleccionar o para eliminar. 10. CONCLUSIONES ‘© En la Introduccién determinaron detalladamente las fases descritas en la metodologia para la elaboracién, aplicacién, ajustes y actualizacién de las tablas. 4 CUNDINAMARCA © corazon de colombia ‘Sede Administrativa — Calle 26 No. 1- §3 Torre Central Piso 3 Bogoté, D.C. Tel-Fax. 091- 749-1809 vwwvn.cundinamarca.gov.corcv fF, FC FTF FP F* r oN Ue rT, fF * ; ; ; wT. * i. Departamento de UNDINAMARCA Se us6 el formato establecido (Nombre del Hospital, Municipio, ete.), y la entidad productora; el encabezado, cuerpo principal y pie de pagina. En el cuadro de clasificacién, al incluir 1a columna de la funcién con su nimero de pégina que da origen a la series/subseries, facilité el andlisi estudio de las tablas. La ESE envid, en soporte fisico, copia de las TRD con sus anexos relacionados con los actos administrativos, relatives a la creacién y funcionamiento del Hospital. RECOMENDACIONES DURANTE LA APLICACION Se ratifica que la microfilmacién sera una alternativa de reprografia en los Hospitales en la medida que tengan recursos. Una vez aprobada la TRD por el Consejo Departamental de Archivo, esta debe ser adoptada al interior del Hospital mediante un acto administrative y aplicada de acuerdo a las estrategias establecidas para tal fin, dando asi cumplimiento a lo establecido en la Ley No. 594 de 2000 y el Acuerdo No. 039 de octubre 31 de 2002. Los evaluadores abajo firmantes, integrantes del Comité Evaluador de Documentos del Departamento de Cundinamarca, deciden presentar para su aprobacién, ante el Consejo Departamental de Archivos, la Tabla de Retencién Documental del HOSPITAL SANTA ROSA DE TENIO, pero advirtiendo que se efectien las recomendaciones durante el proceso de aplicacién de la misma. CUNDINAMARCA coraz6n de colombia ‘Sede Administratva — Calle 26 No. 51-53 Torte Central Piso 3 Bogota, D.C. Tel-Fax. 091- 749-1809 ww. cundinamarca gov.cocr cr co ~ fF, 7 Ss ee ee ee ee ee ee Ue Uma Uma Umraelmrele tt * Departamento de UNDINAMARCA MARTHA LILIANA MARTINEZ AMAYA Evaluadora ‘ALICIA HINCAPIE BORDA Evaluadora SE Epa ¢vaue. NELLY KYLALIA POVEDA LUQUE Evaluadora ELVIA [A SOLER OLARTE ‘Anilisis y elaboracién del concepto CUNDINAMARCA iy corazon de colombia ‘Sede Administrativa — Calle 26 No, 51-53 Torre Central Piso 3 Bogotd, D.C. TelFax. 091-749-1809 vn.cundinamarca.gov.coon eO ae 4 E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA . 4 DE TENJO NIT. 860.037.592 ~ 9 Tenjo, Febrero 15 de 2011 Doctoras: a tw NELLY POVEDA LUQUE ou ELVIA SOLER OLARTE Direccién al Ciudadano y Gestion Documental Gobemacién de Cundinamarca Calle 26 No. 51 ~ 53 Torre Central Piso 3 REF: Informe TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Respetadas Doctoras Por medio de la presente se adjunta carpeta con la siguiente informacion de las TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO: 1. Introduccion 2. Tablas de Retencién Documental 3. Decreto Departamental No. 117 de 2009 senrny XIMENA POVEDA TRUJILLO Subgererte Administrativo y Financiera Anexo: (101) folios Bus [CALLE 3. N°6 - 31. TELEFONOS: 8646000 / 8654118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. Correo Electrénico: hospitaltenjo@yahoo.es oP BR 2011)DE TENJO “a E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA . NIT. 860.037.592 - 9 mrad One 7. INTRODUCCION NagEPTToL SANTA re. es es ee Previo al conocimiento integral de la normatividad sobre la Gestion Documental, se realizaron los primeros avances en materia de Archivo, para lo cual con Resolucién No. 018 de febrero de 2007 se constituyo el comité de Archivos cuyo objeto principal era orientar los procesos administrativos y técnicos relacionados con la administracion documental de la entidad y delineaban las primeras pautas para los desarrollos posteriores de la Gestion Documental. Generada la necesidad de implementar la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000, en la E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO y las normas complementarias, se dispuso de estrategias para dar cumplimiento a la normatividad. Como base de las estrategias a desarrollar y como servidores pblicos responsables de la organizacién, conservacién, uso y manejo de los documentos: Se generan en la E.S.E. espacios de capacitacién, garantizando y facilitando de esta forma la efectividad e importancia para la administracion por cuanto permite la toma de decisiones basadas en antecedentes y culturalmente puede constituirse potencialmente en patrimonio e identidad institucional. El Hospital Santa Rosa nacié en 1944 con el Acuerdo 08 del Concejo municipal; creando una comisién de salud encargada de formar la Institucién Prestadora de Salud (IPS) que llevaria como nombre Hospital Santa Rosa en honor a la Virgen Santa Rosa de Lima. La tierra en que se construyd el Hospital fue donada por familias del pueblo. \ W os, ee, Ss Se eS & ee eT Ue hUhe Uhre A CALLE 3. N° 6 - 31. Teléfonos: 8654163 / 4118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. Correo Electrénico: hospitaltenjo@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.esie A Cer wre re me eT ee Ne eT E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO NIT. 860.037.592 - 9 Losey Oe En el afio 1970 el Ministerio de Justicia mediante resolucion No. 3332 en su articulo primero reconoce la Personeria Juridica Del Hospital y en el articulo segundo se aprueban los estatutos. El 18 de Diciembre de 2007 bajo la Ordenanza 024 de la Asamblea de Cundinamarca, se crea la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO Hospital Santa Rosa. El HOSPITAL SANTA ROSA funciona como Hospital de baja complejidad y se encuentra habilitado mediante CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES DE HABILITACION N° 0227-05 Y REGISTRO ESPECIAL DE PRESTADORES N° 257990005601, cuya expedicién fue del 30 de diciembre del afio 2005 y renovacién. Los servicios habilitados en el nivel ambulatorio de baja complejidad son: medicina general, odontologia, enfermeria, fisioterapia, nutricion y dietética, optometria, terapia respiratoria, vacunacién, urgencias, transporte asistencial basico, radiologia e imagenes diagnésticas y farmacia. Los servicios ambulatorios de mediana complejidad son: anestesia, cirugla general, cirugia pediatrica, dermatologia, medicina interna, ortopedia, pediatria y laboratorio clinico. Los servicios ambulatorios y Hospitalarios de mediana complejidad son: cirugia general, cirugia ginecol6gica, cirugia ortopédica, cirugia oftalmolégica y cirugia pediattrica. Los servicios Hospitalarios habilitados corresponden a baja complejidad en General Adultos, General Pediatrica y Obstetricia. EI 17 de Abril de 2007, se da la viabilidad para apertura del servicio de Psicologia teniendo en cuenta que es un servicio basico. Para dar mas claridad y acercamos a la normatividad, partiendo de la obligatoriedad para las entidades publicas de construir el Modelo Estandar de Control Interno — MECI y el Sistema de Gestion de la Calidad de la E.S.E. Hospital Santa Rosa de Tenjo realizamos el siguiente grafico que nos sitta dentro del contexto de la Norma General de Archivos. CALLE 3. N°6 - 31. Teléfonos: 8654163 / 4118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. Correo Electrénico: hospitaltenjo@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.es[ E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO C NIT. 860.037.592 - 9 cords Oto [ SUsSISTEMA > oe ; COMPONENTE SEMNB> INFORMACION ~~ INFORMACION es SECUNDARIA TABLAS DE Prooucro > RETENCION DOCUMENTAL re APLICACION DE LAS TABLAS DE evioencin iS RETENCION DOCUMENTAL Grafica No. 1 MISION La ESE HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO, es una instituci6n publica que presta servicios de salud con énfasis en la atencién del paciente de baja ‘complejidad, priorizando sus servicios en las areas de prevencién, promocién y salud publica, Realiza su tarea con sentido humano, enfoque integral, calidad y ética, destina su esfuerzo en la satisfaccién del cliente externo en pro del bienestar de la comunidad a nivel local y regional. co ev res ev eT ell eee 4 CALLE 3. N°6 - 31. Teléfonos: 8654163 / 4118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. Correo Electrénico: hospitaltenjo@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.esCoe esses ese vcr re en re eee eee DE TENJO oA | /.\) E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA mu. NIT. 860.037.592 - 9 VISION En el afio 2015 la ESE HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO, sera reconocido por su impacto social en laa prestacién de servicios en las areas de prevencion, promoci6n y salud publica enmarcado en el modelo de responsabilidad en las organizaciones de salud. VALORES INSTITUCIONALES CALIDEZ: La amabilidad, la sonrisa y cortesia para los clientes 0 usuarios RESPONSABILIDAD: Es un valor que la conciencia de la persona, permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en pro del mejoramiento laboral, social, cultural y natural COMPROMISO: Cumple con sus obligaciones haciendo un poco mas de lo esperado al grado de sorprendemos, porque vive, piensa y suefia con sacar adelante a su familia, su trabajo, su estudio y todo aquello en lo que ha empentado su palabra SOLIDARIDAD: Colaboracién mutua en la personas, como aquel sentimiento que mantiene a las personas unidas en todo momento, sobre todo cuando se vivencia experiencias dificiles de las que no resulta facil salir. 1.4. ORGANIGRAMA Y SOPORTES LEGALES Seguin Decreto Departamental 117 de 2009 por la cual se aprueban los acuerdos 09, 010 y 011 la la organizacién interna sera la : a) Area de Direccion: La Direccién de la Empresa Social del Estado Hospital Santa Rosa de Tenjo, estara conformada por la Junta Directiva que es la maxima autoridad de la entidad y el gerente quien es el representante legal, quienes tienen a su cargo, mantener la unidad de objetivos e intereses de la organizacién en toro a la misién y objetivos empresariales, identificar las necesidades y expectativas de los usuarios, determinar los mercados a atender, definir la estrategia del servicio, asignar recursos, adoptar y adaptar normas de eficiencia y calidad controlando su aplicacién en la gestion institucional, sin perjuicio de las demas funciones de direccién que exija el normal desarrollo de la Empresa CALLE 3. N°6 - 31, Teléfonos: 8654163 / 4118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. Correo Electrénico: hospitaltenjo@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.es h» D.ABR. 20nt) omen ta E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO NIT. 860.037.592 - 9 {nerdy Ofer b) Area de Atencién al Usuario: Estard conformada por el conjunto de unidades organico - funcionales encargadas de todo el proceso de produccién y prestacién de servicios de salud, con sus respectivos procedimientos y actividades, incluyendo la atencién administrativa demandada por el usuario. Comprende la definicién de politicas institucionales de atencién, el tipo de recursos necesarios para el efecto, las formas y caracteristicas de la atencién, y la direccion y prestacién del servicio. ©) Area de Logistica: Esta area comprenderd las unidades funcionales encargadas de ejecutar, en coordinacién con las demas areas, los procesos de planeacién, adquisicién, manejo, utilizacién, optimizacién y control de los recursos humanos, financieros, fisicos y de informacion, necesarios para alcanzar y desarrollar los objetivos de la Empresa, realizar el mantenimiento de la planta fisica y su dotacién. , ee JUNTA DIRECTIVA GERENCIA ORGANOS DE ASESORIA Y | COORDINACION SUBGERENCIA SUBRERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Siendo la Tabla de Retencion Documental el listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una dependencia \ CALLE 3. N° 6 - 31. Teléfonos: 8654163 / 4118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. Correo Electrénico: hospitaltenjo@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.es orca es ru ete roe eee 4NO GEES on mirc. 7 Ff A et E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO NIT. 860.037.592 - 9 en cumplimiento de sus funciones, determinadas en el Manual de Funciones Competencias, aprobado por Acuerdo No. 011 de abril de 2009 expedido por la Junta Directiva de la E.S:E. y aprobado por Decreto Departamental No. 0117 de 2009, a los cuales se asigno el tiempo o permanencia en cada fase del archivo y hacen referencia a los documentos caracteristicos de la E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO. La TRD se presenta con base en la estructura organico-funcional de la Empresa Social de! estado Santa Rosa de Tenjo, como organismo del orden Departamental descentralizado del sector Salud. La asignaci6n de las series documentales a la seccién y/o subseccién (dependencia), se deriva de dos consideraciones basicas: + La conservacién de la Serie Documental responde al desarrollo y perfeccionamiento de una funcién asignada mediante acto administrativo (Resolucién u otra). + La dependencia a la cual se le asigna la Serie Documental conserva el original. 4.2, METODOLOGIA APLICADA EN —SU___ ELABORACION, PROCEDIMIENTOS, FORMATOS Y TIEMPOS DE ELABORACION En la elaboracién de las Tablas de Retencién Documental de la E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO se tuvieron en cuenta las etapas descritas por el Archivo General de la Nacién en el Acuerdo No. 039 de Octubre de 2002, por el cual se regula el procedimiento y aplicacién de las tablas de retencién documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000 para su ejecucién y desarrollo, * Valores Primarios Son aquellos que tienen los documentos mientras sirven al Hospital o al iniciador destinatario 0 beneficiario de los mismos, es decir a los involucrados en el tema o asunto. Los valores primarios también son llamados inmediatos, los cuales son propios de los documentos en tramite y/o vigentes. A su vez se puede subdividir en administrativo, legal, fiscal y contable. El valor administrativo tiene que ver con la facultad de rendir testimonio de las actividades ejecutadas por el Hospital. Por su parte el legal se relaciona con la funcion de testimonio que cumplen los documentos frente a situaciones de Ley, dentro de las cuales se pueden contar las disciplinarias, civiles y penales. De igual CALLE 3. N° 6 - 31, Teléfonos: 8654163 / 4118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. Correo Electrénico: hospitaltenio@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.esC0 EES A cnr em vt FT eT eT FE UlULhL UhmLraemraeemlmre lm E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO NIT. 860.037.592 - 9 Aisne On forma él valor fiscal relaciona la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro 0 la hacienda publica. Asi mismo, el valor contable hacer referencia a la utiidad aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econémicos de una entidad pliblica o privada. Teniendo en cuenta lo anterior, a importancia que tienen los aspectos juridicos en el valor primario, tomé como base el fundamento contenido en las normas legales sobre los aspectos administrativos, fiscales y contables, quedando de la siguiente manera: Legal administrativo y disciplinario: El tiempo de permanencia en el archivo central puede ser 5 afios. Aunque precausionalmente se deben dejar 12 afios especialmente procesos fallados por faltas graves y gravisimas. Esta callficacion se establece con fundamento en la Ley 734 de 2002 Cédigo Unico Disciplinario articulo 30 “Prescripcion de la accién Disciplinaria’, y se debe dar a las Series de caracter Administrativo. Legal contable y fiscal: El tiempo de conservacién en el archivo central debe ser de 20 afios para documentos contables. Las series documentales relacionadas con prescripcién fiscal vencen a los 5 afios. Legal penal y civil: El tiempo de conservacién en el Archivo Central puede ser de 20 afios. Esta calificacion se establece con fundamento en Cédigo Civil y de procedimiento Civil, Cédigo Penal y de Procedimiento Penal, Cédigo de lo Contencioso Administrativo, Cédigo de Comercio, Codigo Laboral, Manual de funciones, Reglamento de Distribuidores (Resolucion No. 000406 de 2004), la Ley 594 de 2000, Ley antitramites, Resoluciones de Junta Directiva del Hospital, reglamentacion interna y disposiciones legales y reglamentarias vigentes. * Valores Secundarios Los valores secundarios son aquellos que interesan a los investigadores de informacion retrospectiva y surgen una vez agotados los valores primarios. Los valores secundarios 0 mediatos, son propios de los documentos que son utiles para la investigacion y hacen parte del patrimonio cultural del Hospital y del Departamento de Cundinamarca. También se puede subdividir en histérico, cientifico y cultural. CALLE 3. N°6 - 31. Teléfonos: 8654163 / 4118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. Correo Electrénico: hospitaltenjo@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.esOEE EEE EES oo rcv ft rt Ft eT E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO — NIT. 860.037.592 - 9 Arad) Clee Ei valor historico hace referencia a la utllidad que representa el documento para la reconstruccion de hechos vividos en el pasado, independientemente del punto de vista desde el cual se quiera abordar. Por su parte el cientifico hace referencia a la Utilidad que representa el documento para la investigacion de hechos observados actuales 0 pasados, que pueden ser utilizados en procedimientos cientificos tendientes a conocer y controlar las causas de determinados fenémenos. De igual forma el valor cultural hace referencia a la utilidad que representa el documento para el reconocimiento de valores y tradiciones de una sociedad en una época determinada, brindando asi elementos que contribuyen al fortalecimiento de la identidad cultural regional y nacional. Establecimiento de Criterios para la estructuracién de series documentales y disposicién final de los documentos. Con base en lo anterior y con el dnimo de fijar criterios de retencion en el archivo central, y su respectiva disposicion final, se tuvo en cuenta aquellos documentos que ain mantienen vigencia administrativa y aun no han cumplido la presoripcion de acciones disciplinarias, civiles y penales enunciadas en el item relativo al valor primario. Conceptualmente la disposicion final es la “seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservacion temporal, permanente o.asu eliminacion” . Implica la decision de destruir fisicamente los documentos (E) ‘© conservarlos con todos sus anexos (CT) bien sea toda la serie o una muestra de ella en una época determinada. En este orden, lo que importa estudiar para la disposicién final, es la determinacién de los documentos que se pueden conservar totalmente (CT), con miras a lograr una vision integral de lo que fue la oficina o la Loteria, en el marco de una época definida. Decidir sobre cules documentos deben conservarse por su utilidad para la investigacion La decision para seleccionar(S), los documentos que se van a conservar permanentemente, implica tener en cuenta unos criterios preliminares, a partir de los cuales se puedan definir otros de caracter especificos apropiados para la valoracién documenta. CALLE 3. N°6 - 31. Teléfonos: 8654163 / 4118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. \ Correo Electrénico: hospitaltenjo@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.esEEE IEEE EERIE ES E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO NIT. 860.037.592 - 9 Aimed Clee En la investigacion preliminar se recogieron en forma magnética y fisica los Decretos, Acuerdos de creacién y determinacién de la Estructura organica de la E.S.E.; las modificaciones y cambios relacionados con estructura organica de la entidad. Decreto Ordenanzal No. 256 de octubre 2008, por el cual el Hospital Santa Rosa de Tenjo se transforma en una Empresa Social del Estado del orden Departamental. Decreto Departamental No. 117 de junio de 2009, por el cual se aprueban los Acuerdos numeros 009, 010 y 011 de abril de 2009, expedidos por la Junta Directiva de la una Empresa Social de! Estado Hospital Santa Rosa de Tenjo, Decreto Departamental No. 00132 de julio de 2009, por el cual se aprueba el Acuerdo No. 012 de junio de 2009. ‘Acuerdo No. 006 de enero de 2009 de la Junta Directiva, por medio del cual se adopta el Estatuto de Contratacién de la E.S.E. Hospital Santa Rosa de Tenjo, Acuerdo No. 009 de abril de 2009 de la Junta Directiva, por el cual se establece la Organizacion Interna de la E.S.E. Hospital Santa Rosa de Tenjo y se dictan otras disposiciones. ‘Acuerdo No. 010 de abril de 2009 de la Junta Directiva, por el cual se establece la Planta de Empleos publicos de la E.S.E. Hospital Santa Rosa de Tenjo y se dictan otras disposiciones. Acuerdo No. 011 de abril de 2009 de la Junta Directiva, por el cual se establece el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los diferentes Empleos Publicos de la Planta de la E.S.E. Hospital Santa Rosa de Tenjo y se dictan otras disposiciones. ‘Acuerdo No. 012 de abril de 2009 de la Junta Directiva, por el cual se modifica la Planta de Empleos Publicos y el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales de la E.S.£. Hospital Santa Rosa de Tenjo y se dictan otras disposiciones. Resolucién No. 244 de noviembre de 2004 de! Hospital Santa Rosa de Tenjo, por la cual se adopta el Modelo Estandar de Control Interno MECI y se promueve la adopcién de un enfoque de operaciones basado en procesos. Resolucion No. 245 de noviembre de 2004 del Hospital Santa Rosa de Tenjo, por la cual se adoptan los subsistemas, elementos y componentes. rv fT, fe FS FF UE CALLE 3. N° 6 - 31. Teléfonos: 8654163 / 4118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. Correo Electronico: hospitaltenjo@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.es. K\CEES A row rou ew re eee llama E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO NIT. 860.037.592 - 9 mrad Ol + Resolucién No. 237 de diciembre de 2009, por la cual se crea el comité de Gestin Documental de la E.S.E. Hospital Santa Rosa de Tenjo. + Resolucién No. 241 de diciembre de 2009, por la cual se adopta el Mapa de Procesos de la E.S.E. Hospital Santa Rosa de Tenjo. + Resolucién No. 243 de diciembre de 2009, por la cual se adopta las series documentales. Entrevista con los productores de los documentos de la institucién, se realizo de forma individual la socializacién de las encuestas documentales de los formatos de encuestas documentales y el diligenciamiento de las encuestas de identificacién y unidad documental para la construccién de las Tablas de Retencién Documental con la participacién de los servidores piiblicos, cada dependencia productores de informacién y responsables de la organizacién y administracién de los documentos.1 Se identificaron las funciones y unidades documentales de cada dependencia y/o oficina. Se definieron los tiempos de permanencia y la tradicién documental de las respectivas unidades documentales. Se tuvieron encuentra los procesos transversales de las dependencias. Se identificaron los valores primarios de cada una de las unidades documentales descritas en las respectivas encuestas. Para la elaboracion de las encuestas se tuvo en cuenta el manual de funciones y competencias de la E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO. + La socializacién, el diligenciamiento de las encuestas de identificacion de documentos para la construccién de las tablas documentales se realizo en las siguientes oficinas y personas: Subgerencia Administrativa y Financiera, Subgerencia Cientifica, Secretaria Ejecutiva, Juridica, Saneamiento central de Facturacién, Modulo de Consulta extema, Tesoreria, presupuesto, Contratacién, Almacén, Archivo Clinico, Sistemas, Informacién, Consulta Externa, Vacunacién, Consulta Externa Consultorios, farmacia, SIAU. CALLE 3. N° 6 - 31. Teléfonos: 8654163 / 4118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. Correo Electrénico: hospitaltenjo@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.esC0 IES ‘ ea ort eee SU ele Sele r . E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO NIT. 860.037.592 - 9 El Analisis e Interpretacion de la Informacion Recolectada se realiza con base en la informacién recogida de las Encuestas Documentales, los decretos departamentales, los Acuerdos de la Junta Directiva, las Resoluciones del Hospital Santa Rosa de Tenjo y/o de la E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO, los Manuales y normativa externa relacionada con la elaboracién de TRD; se conformaron las series y subseries con sus respectivas unidades documentales, se codificaron y se elaboro el Cuadro General de Clasificacion Documental de la E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO. De acuerdo con la normatividad de la E.S.E. se genero el presente mapa: Fondo E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO. Secciones JUNTA DIRECTIVA GERENCIA SUBGERENCIA SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA CIENTIFICA Y FINANCIERA 4.3. EXPLICACION DEL FORMATO DE LA TABLA El formato de las Tablas de Retencién Documental- TRD- esté compuesto por los siguientes campos: = Entidad Productora: Nombre de la Entidad. Debera colocarse el nombre de la E.S.E HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO. = Oficina Productora: Nombre de la Seccién que conserva la documentacion CALLE 3. N° 6 - 31. Teléfonos: 8654163 / 4118, FAX: Ext. 218 TENJO CUND. L. Correo Electronico: hospitaltenjo@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.esCO EEE ES v~ reo re oN eee lllhLr meee lm E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO NIT. 860.037.592 - 9 meaty On tramitada en ejercicio de sus funciones determinadas por Acto Administrativo. Cédigo. Este campo esta conformado por: El numero asignado al fondo, de un digito * Cédigo de la seccién: Establecido en base al organigrama, de un Digito Cédigo de la subseccién: Se determina en 0 Cédigo de serie: Indica el numero de serie de acuerdo a la resolucién N° 243 de 2009, Conformado por dos digitos. * Cédigo de una subserie, de acuerdo con la descripcién establecida en el Cuadro de Clasificacién. Series, Subseries y Unidades Documentales: Constituido por el nombre de la respectiva serie, subserie u unidad documental, de acuerdo con lo establecido en el cuadro de clasificacién y en las Tabla de Retencion Documental Retencién: Este campo esta constituido, por: Archivo de Gestién: Es aquel donde se retine la documentacion en Tramite en busca de solucion a los asuntos iniciados, sometida a continua utiizacién y consulta administrativa por las mismas secciones u otras que lo soliciten. Determina el tiempo de permanencia de los documentos y/o unidades documentales en su fase administrativa y de gestion. Este tiempo esta determinado en afios. Archivo central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestién de la ESE, una vez finalizado su tramite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las secciones y los usuarios externos en general Determina el tiempo de permanencia de los documentos y/o unidades documentales una vez cumplidos los valores primarios y secundarios de la informacién. Disposicion Final: Determina el tratamiento que se le debe dar a cada serie, subserie y unidad documental, como ultima etapa del ciclo vital de los documentos; este campo esta constituido por: CT: Conservacién Total. Establece que expedientes y/o unidades documentales se conservaran permanentemente, los que lo tienen por disposicion legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y politicas de la entidad, convirtiéndose en testimonio e su actividad y trascendencia y se convertiran en patrimonio documental de la E.S.E. para la investigacion, la ciencia, la tecnologia y la memoria historica. CALLE 3. N° 6 - 31. Teléfonos: 8654163 / 4118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. Correo Electrénico: hospitaltenjo@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.es hC00 OE ereTcre ee es erT leTeeee A E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO NIT. 860.037.592 - 9 M: Microfilmacion y/o digitacion. Técnica de reproduccién de informacion que se realizara a los documentos, que conforme al andlisis documental deben quedar como soporte para la investigacién, la ciencia y la cultura, al tiempo que se van a conservar, preservar y asegurar como patrimonio documental de la E.S.E. S: Seleccién. Indica la disposicién que se le concede u otorga al expediente bien sea para su eliminacién o su conservacién total o parcial. E: Eliminacion. Sefiala qué expediente se destruira, por perder su valor primario y secundario, debido a que no poseen valor histérico. Procedimiento, observaciones y/o anotaciones: En esta columna aparecen consignados los procesos aplicados en la modalidad de seleccién, muestreo, microfilmacién , digitalizacién, eliminacién, 0 conservacion, 10 mismo que las observaciones, anotaciones, los valores y el marco legal. Responsable: Se registra el nombre y la firma del responsable de la seccién. Hoja_/_: Se registra el codigo y la seccién y el consecutivo de paginacion de esa tabla de retencién. Q Ug SIGLAS Y CONVENCIONES: Se determina con criterios alfabéticos, numéricos, _cronolégicos, topograficos, tematicos, entre otros; con el fin de conservarse permanentemente. AG: Archivo de Gestion AC: Archivo Central ORIG: Original COP! Copia ct: Conservacién Total M Microfilmacion ylo digitalizacion. s: Seleccion E: Eliminacion 1.4 SUSTENTACION Y CRITERIOS EMPLEADOSPARA LA RETENCION Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS Juridicamente en la sustentacién del procedimiento de la Retencién, disposicion final se tuvo en cuenta los mandatos constitucionales referentes a la conservacion y salvaguarda del Patrimonio cultural de la Naci6n, el derecho a la intimidad, el derecho de peticion, el derecho a la informacion y el libre acceso a los CALLE 3, N° 6 - 31, Teléfonos: 8654163 / 4118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. Correo Electrénico: hospitaltenio@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.es o> 2 I,in on em er reese eee eee DE TENJO. E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA a NIT. 860.037.592 - 9 Uoerad Ot documentos publics, entre otros, son pilares de la normatividad aplicada a los documentos y el fundamento de la Politica Archivistica en el pais. En la elaboracién de las Tablas de Retencién Documental de la E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO se tuvieron en cuenta las etapas descritas por el Archivo General de la Nacién en el Acuerdo No. 039 de Octubre de 2002, donde se regula el procedimiento y aplicacién de las Tablas de Retencién Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000 para su ejecucién y desarrollo. En la investigacion preliminar se recogieron en forma magnética y fisica los Decretos, Acuerdos de creacion y determinacién de la Estructura organica de la E.S.E.; las modificaciones y cambios relacionados con estructura organica de la entidad. Basado en las Encuestas se determinaron los tiempos de permanencia_para la documentacién analizada, se definieron los procedimientos finales y se elaboraron las Tablas de Retencién Documental de cada una de secciones de la E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO, teniendo en cuenta las Series y Subseries que tramita y administra cada una de las secciones A continuacion como requisito para la presentacion de las Tablas de Retencion Documental de la E.S.E. Hospital Santa Rosa de Tenjo se _explican cada uno de los componentes del formato para la elaboracién de las TRD instrumento metodolégico “Tabla de Retencién Documental” Para la estructuracion y codificacién de las TRD y conforme la normatividad se tuvo en cuenta todos los actos administrativos de la E.S.E., el organigrama, el Mapa de procesos, el Manual de Funciones y competencias, las entrevistas y demas herramientas que permite la metodologia para la construcci6n de las TRD. 4. Retencién: Determina el tiempo en afios, que deben permanecer los documentos en las dos primeras fases del archivo, (Archivo de Gestion y Archivo Central) basados en la valoracién que posee, de la normatividad que lo regula y de la consulta que es objeto. L ARCHIVO DE GESTION | ARCHIVO CENTRAL OS CALLE 3. N°6 - 31. Teléfonos: 8654163 / 4118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. Correo Electronico: hospitaltenjo@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.es vial rena 20C0 reo om rt rset eT Ue eee 4 Cc ~ E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO NIT. 860.037.592 - 9 Lose Olen 2. _ Disposicién Final: En esta columna se determina el mecanismo a utilizar con las series documentales, una vez los tiempos de —_Retenci6n en el Archivo Central se cumplan teniendo en cuenta sus valoraciones primarias y secundarias. DISPOSICION FINAL cr M s E amo a Microfimacién | Seleccion | Eliminacién x x I 4.5 RESPONSABILIDADES FRENTE A LA APLICACION DE LAS TRD PARA LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y SECUNDARIAS Con la implementacién de las Tablas de Retencion Documental (TRO) de la E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO se pretende agilizar y racionalizar los procedimientos de produccién, tramité, organizacion y consulta de documentos permitiendo a la Administracién el cumplimiento de sus objetivos institucionales, sus planes estratégicos, su misién, su vision y su portafolio de servicios, plasmados en el direccionamiento estratégico. Determinada la Gestion Documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificacién, manejo y organizacién de a documentacién producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final; con el objeto de facilitar su utilizacion y conservacion. Es de interés esencial para la E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO dar cumplimiento a los terminos de la normatividad en materia archivistica. Este instrumento esté compuesto por series documentales, aprobadas por la Resolucion No. 243 de Septiembre de 2009, las cuales son el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de los mismos productores como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. La E.S.E. HOSPITAL SANTA ROSA DE TENJO se beneficia con la elaboracion de las Tablas de Retencién Documental, en los siguientes aspectos: [CALLE 3. N°6 - 31. Teléfonos: 8654163 / 4118. FAX: Ext. 218 TENJO CUND. Correo Electrénico: hospitaltenjo@Hotmail.com / hospitaltenjo@yahoo.es yh