VIỆN ĐÀO TẠO RĂNG HÀM MẶT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CLB SINH VIÊN RĂNG HÀM MẶT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

          
TÀI LIỆU TẬP HUẤN KĨ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

I. Mục đích hoạt động

* Hỗ trợ tổ chức các sự kiện của Viện đào tạo RHM, Đoàn trường ( nếu có ).
* Tổ chức các sự kiện Đối nội, Đối ngoại.
* Quảng bá hình ảnh CLB, sinh viên Răng hàm mặt Đại học Y Hà Nội.
* Xây dựng tình đoàn kết và niềm tự hào của các thành viên đối với CLB.
* Giúp các thành viên trau dồi, hoàn thiện các kĩ năng: Quản lý tổ chức, lập
kế hoạch, quản lý thời gia, khả năng sáng tạo.

II. Tinh thần hoạt động

* Nhiệt tình, trách nhiệm.
* Khiêm tốn.
* Tôn trọng lẫn nhau trong làm việc nhóm:
       - Thành viên phải tôn trọng ý kiến leader.
   - Leader đưa ra quyết định cuối cùng dựa trên sự hợp lý thực tế và ý kiến
của đa số thành viên.
* Chủ động, CÓ TÂM.
* Kỷ luật: Nội quy, đặc biệt về thời gian.

III. Kỹ năng cần trau dồi của người tổ chức sự kiện

 1. Định vị bản thân: Xác định vị trí, vai trò phù hợp.
2. Khả năng giao tiếp.
3. Kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm.
4. Event logicstic: bao hàm việc lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát tốt đồ
đạc, con người, dòng thông tin trước, trong và sau event.
5. Khả năng lập kế hoạch.
6. Kỹ năng quản lý thời gian.
7. Cẩn thận, tỉ mỉ, nhạy bén.
8. Óc sáng tạo và thẩm mỹ:
- Nguyên tắc Sáng Tạo: cũ + cũ = mới.
9. Khả năng viết kịch bản: viết đọc nói.
* Tất cả các kỹ năng trên đều có thể HỌC được.
III. Quy trình tổ chức 1 sự kiện
* Bước 1: Thu nhận thông tin, hình thành ban tổ chức, xác định mục đích
của sự kiện.
* Bước 2: Lên ý tưởng:
- Mục đích
- Quy mô
- Thời gian, địa điểm
- Đối tượng
- Kinh phí
- Concept, Theme (xác định điểm nhấn)
* Bước 3: Dự trù kinh phí.
* Bước 4: Lập kế hoạch + đặt mục tiêu cụ thể ( Nội dung chi tiết từng công
việc kèm timeline cụ thể) :
- Who? What? When? How.
 - SMART:
+ S - Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu.
+ M - Measurable: Đo đếm được.
+ A - Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình.
+ R - Realistic: Thực tế, không viển vông.
+ T - Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.
- Hoạch định + Quản lý rủi ro: thiết lập bối cảnh => xác định rủi ro=> phân
tích đánh giá mức độ rủi ro => Giải quyết => review.
* Bước 5: Phê duyệt của cấp trên. Nguyên tắc win-win.
* Bước 6: Phân công nhiệm vụ.
* Bước 7: Tổ chức thực hiện, Kiểm tra sát sao công việc thường xuyên
- Bình tĩnh.
- Kiên định.
- Tập trung chi tiết.

* Bước 8: Tổng kết đánh giá.: FEEDBACK SAU CHƯƠNG TRÌNH

II. Thành phần của một sự kiện

* Cấu trúc của một sự kiện nói chung gồm các mảng sau đây:
  1. Ban tổ chức
2. Hành chính – Thư ký
      3. Tài chính (dự trù kinh phí và mời tài trợ)
  4. Hậu cần
  5. Truyền thông kĩ thuật
  6. MC
      7. Chạy chương trình
 
1. Ban tổ chức
 - Là những người lên ý tưởng cho chương trình, chắc chắn nắm rõ nội dung
chương trình, quản lý, giám sát tiến độ công việc, chịu trách nhiệm toàn bộ chương
trình ( giải tán sau khi sự kiện kết thúc).
- Ban tổ chức bao gồm:
+ 1 trưởng ban tổ chức
+ Phó ban (số lượng dao động tùy chương trình)
+ Ủy viên: thường là các trưởng ban phụ trách các mảng của chương trình
- Yêu cầu với Ban tổ chức
+ Các thành viên trong BTC phải phối hợp ăn ý, nhịp nhàng, thường xuyên
thông tin cho nhau nếu có thay đổi, HỌP ĐỊNH KÌ.
+ Tuân thủ kế hoạch đã đề ra, hoàn thành trách nhiệm của mình một cách
CÓ TÂM.
+ Linh hoạt, nhạy bén trong xử lý các tình huống.
+ Trưởng ban tổ chức có trách nhiệm cao nhất, có quyền quyết định trong
mọi trường hợp, mọi công việc đều phải báo cáo qua trưởng ban tổ chức.
2. Hành chính - thư ký
-  Hoàn thiện các nội dung giấy tờ:
+ Công văn xin tổ chức chương trình có kế hoạch tóm tắt của chương trình
( mục đích ý nghĩa, thời gian, địa điểm, nội dung) và dự trù kinh phí đính
kèm.
+ Mượn giảng đường, hội trường lớn.
+ In ấn các tài liệu.
- Làm thư ký cho các cuộc họp, chương trình.

3. Tài chính
3.1 Trước chương trình : Dự trù tài chính:
Xây dựng 2 bản dự trù:
3.1.1. Dự trù thực chi:
a. Mục đích:
- Giúp người tổ chức sự kiện có hình dung rõ nét nhất về những khoản chi,
tránh những chi phí lãng phí không cần thiết, là cơ sở để tính toán số tiền( vật
phẩm) cần mời tài trợ. Một người tổ chức sự kiện cần biết ngân sách tối thiểu cần
có cho chương trình của mình, cũng như thu xếp đủ những khoản thiếu hụt khi
xuất hiện những chi phí phát sinh.
b.  Cách thực hiện:
+  Bước 1: Hiểu rõ nội dung chương trình để biết ta sẽ có những khoản chi
nào.
+  Bước 2: Dự kiến danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự
kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. NẮM RÕ GIÁ CẢ. Tùy loại hình sự kiện
và nội dung của nó mà chúng ta lên dự trù các hạng mục phù hợp.
* Nếu chưa chắc chắn về giá cả của một khoản chi nào đó có thể tìm hiểu
bằng cách hỏi trực tiếp người cung cấp để lấy giá chính xác, tìm hiểu qua internet,
hoặc cách nhanh nhất là nhờ những người đi trước có kinh nghiệm tư vấn
* Nếu như chi phí dành cho chương trình đã được giới hạn trong một
ngưỡng nhất định mà bản dự trù lại vượt quá chi phí ấy, ta cần rà soát lại một lần
nữa và loại bỏ những khoản chi kém cần thiết hơn.
…………………………………………….
* Mỗi sự kiện sẽ phát sinh những khoản chi mà ta không tính trước được nên
ta luôn cần có chi phí dự phòng. Chi phí phát sinh này thường chiếm 5% - 10% tùy
quy mô, độ phức tạp của sự kiện.
+ Bước 3  : Cuối cùng, cẩn thận hơn, nên tham khảo ý kiến của một người
đã có kinh nghiệm để họ xem lại và góp ý cho bản dự trù thêm hoàn thiện. Nếu là
lần đầu tiên ,việc này có thể có một chút khó khăn, tuy nhiên theo thời gian và kinh
nghiệm được tích lũy dần, việc này sẽ dần dễ dàng hơn vì các sự kiện thường khá
giống nhau ở một số khoản chi.
………………………………………………………
3.1.2. Dự trù cho mời tài trợ
a. Mục đích:
Dự trù khống là bản dự trù trong đó các chi phí sẽ được đội lên nhiều hơn so
với dự kiến để gửi tới nhà tài trợ. Tại sao lại gửi bản dự trù khống mà không phải
là bản dự trù thực chi? có hai lý do chính:
 - Tránh rủi ro không mời được tài trợ toàn phần. Thông thường số tiền xin
tài trợ được từ một tổ chức nào đó sẽ chỉ là một phần trong bản dự trù và có thể sẽ
không đủ kinh phí để tổ chức chương trình. Vì vậy con số trong bản kinh phí gửi đi
luôn dư ra nhiều so với số tiền ta cần để ta luôn đảm bảo được rằng dù nhận một
phần trong số đó thì chương trình vẫn có thể cung ứng đủ để tổ chức.
-  Giả định quy mô sự kiện: mức độ quảng bá của sự kiện. Một chương trình
với quy mô tổ chức lớn sẽ giúp thu hút nhà tài trợ hơn rất nhiều lần. Khi đó nhà tài
trợ sẽ dựa vào kinh phí chúng ta đề xuất để đánh giá quy mô chương trình.
b. Cách thực hiện.
- Bản dự trù khống sẽ được xây dựng dựa trên bản dự trù sát nhất và thông
thường sẽ gấp khoảng 3 lần bản thực. Tùy vào từng khoản chi ta sẽ có cách điều
chỉnh sao cho hợp lí.
3.2 Trong chương trình :
- Thông thường sau khi được duyệt bản dự trù ta chỉ được nhận trước
khoảng 30% kinh phí tổ chức do đó cần phải cân nhắc khoản nào thực sự cần thiết
phải chi trước, khoản nào có thể quyết toán sau chương trình.
- Dựa vào bản kế hoạch của sự kiện và bản phân công công việc để liên hệ,
chi tiêu một cách hợp lí và chú ý theo dõi, nhắc nhở mọi người thống kê một cách
đầy đủ chi tiết nhất các khoản chi.
3.3 Sau chương trình :
- Tổng hợp lại các hóa đơn thu chi, thống kê lại một cách đầy đủ và chi tiết
để nộp lại phòng kế toán, nhận tiền tổ chức chương trình còn thiếu và trả về cho
những người đã ứng tiền.
……………………………………………………………………
* Lưu ý: những hóa đơn, giấy tờ chúng ta thống kê lại khi mua hàng chỉ
chứng minh được giữa người mua và người bán hàng, còn với thuế thì nó không có
giá trị. Do đó để hợp thức hóa những giấy tờ ấy đưa vào chi phí hợp lí và đơn vị
tính thuế thì chúng ta cần làm hóa đơn đỏ ( hóa đơn VAT ). Sau khi thống kê chi
tiết các khoản, nhân viên phòng kế toán sẽ hướng dẫn làm hóa đơn đỏ này.
* Kết hợp chặt chẽ giữa tài chính và các mảng khác để tránh phát sinh phốt
tài chính, giúp tài chính luôn kiểm soát được tình hình*

4. Hậu cần
a.Vai trò:
Làm công tác chuẩn bị, bao gồm con người, trang thiết bị, tất cả các việc trước,
trong và sau chương trình để đảm bảo chương trình chạy trơn tru. Tuy là công việc
sau ánh đèn sân khấu và không được mọi người chú ý nhiều nhưng lại đóng vai trò
rất quan trọng, không thể thiếu cho thành công của chương trình.
b. Nội dung:
- Trước chương trình:
 Liên hệ địa điểm, trang thiết bị cho các buổi duyệt và đêm gala bao gồm cả
sân khấu, âm thanh, ánh sáng. Lưu ý đến trước các buổi duyệt phải liên hệ
lại trước, trước gala phải liên hệ sớm để trang trí.
 Chuẩn bị đồ ăn, nước uống cho ekip các buổi duyệt và gala.
 In và trao, dán poster, banner, banroll, phông chương trình: phải nắm được
số lượng, kích cỡ, thời gian và địa điểm treo, dán.
 Thuê trang phục cho các tiết mục, lễ tân, MC (nếu cần).
 Nhắn tin thông báo, nhắc nhở các đầu công việc trước mỗi buổi duyệt.
- Trong chương trình:
 Trang trí: Treo phông chương trình, trang trí trước chương trình và dọn dẹp
sau chương trình.
 Mua hoa tươi bục phát biểu, hoa để bàn.
 Chuẩn bị thảm, khăn trải bàn, cốc, khay, khăn phủ (nên liên hệ mượn). Mua
nước đại biểu.
-Sau chương trình:
 Dọn dẹp, hạ phông.
 Liên hệ địa điểm liên hoan hậu chương trình.
 Tổng hợp hóa đơn, các khoản chi để thanh toán.

5. Truyền thông kỹ thuật

5.1.Các phương pháp truyền thông
a. Truyền thông trực tiếp:
- Là hình thức cung cấp thông tin nhờ sự tiếp xúc trực tiếp giữa tuyên truyền
viên với đối tượng cần truyền thông.
- Cụ thể: Tuyên truyền giảng đường:
  + Yêu cầu: 1-2 tuyên truyền viên nói chính; 10 - 20 thành viên mặc đồng
phục CLB phân bố đều khắp phòng để phát catalog hay thiệp mời tùy từng chương
trình, hoạt náo, trả lời những thắc mắc tại chỗ của đối tượng.
  + Chuẩn bị: Bài nói, video hoặc các công cụ hỗ trợ khác, minigame để
khuấy động không khí.
  + Chú ý: Không nói  lan man, tập trung  vào thông báo nội dung chính, thời
gian, địa điểm diễn ra sự kiện. Giải thích những thắc mắc và  mời tham gia chương
trình.
* Ứng dụng kĩ năng thuyết trình:
b. Truyền thông gián tiếp:
- Là kênh truyền thông không có sự tiếp xúc mặt đối mặt mà thông qua các
phương tiên thông tin đại chúng, mạng xã hội…
b1. Áp phích (poster), băng rôn:
- Treo trước khi diễn ra chương trình 7 ngày ( ít nhất là 5 ngày trong những
trường hợp gấp gáp), ở những nơi đông người qua lại, nơi quang đãng không bị
che khuất, treo cao vừa tầm mắt người nhìn.
…………………………………………
  - Tên, thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện phải được làm nổi bật, hấp dẫn sự
chú ý của mọi người.
b2. Truyền thông online:
  - Trên các fanpage chính thống của Viện và CLB, khuyến khích lập thêm
event cho mỗi sự kiện.
 - Lên kế hoạch cụ thể chi tiết cho từng event. Lưu ý: tần suất bài đăng phải
phù hợp,  tránh tình trạng quá ít bài gây đứt quãng giảm hứng thú hoặc qúa nhiều
sẽ loãng gây khó chịu vì các thông báo.
5.3.K ỹ thuật
-Chạy âm thanh, ánh sáng: Phối hợp với các bộ phận khác để điều chỉnh,
quản lý hệ thống âm thanh, đèn chiếu khi thực hiện các event.
-Biết sử dụng máy ảnh, các phần mềm chỉnh sửa, ảnh, làm clip: AI, corel,..

6. MC
a. MC là gì?
 * Người dẫn chương trình (còn gọi là em-xi - MC, do gọi tắt từ tiếng Anh:
Master of Ceremonies) theo nghĩa thông thường trong tiếng Việt được hiểu là
người dẫn chương trình, người điều khiển chương trình có vai trò quan trọng trong
việc tạo nên thành công cho chương trình.
b. Một số kĩ năng của MC
- Kỹ năng thuyết trình.
-  Kỹ năng phỏng vấn và xử lý tình huống.
- Biên tập nội dung kịch bản và lời dẫn:
 + Viết lời dẫn theo kịch bản, timeline chương trình. MC phải hiểu rõ nội
dung chương trình để tránh các lỗi khi dẫn.
 + Biên tập câu chữ ,các lỗi chính tả ,lỗi lặp từ nếu có.
-  Kỹ năng hoạt náo và cuốn hút khán giả (ngoài trời/ dã ngoại/ picnic).
7. Chạy chương trình
* Chạy chương trình là vận hành chương trình diễn ra một cách trơn tru,
suôn sẻ. Để có được điều đó thì đội ngũ chạy chương trình phải phối hợp ăn ý,
nhịp nhàng với nhau.
* Chạy chương trình bao gồm 5 thành phần chính:
1. Liên hệ tiết mục.
2. Cánh gà.
3. Kĩ thuật.
4. Hậu cần- Lễ tân.
5. Thông tin.
Liên Cánh gà Kĩ Hậu Thông
hệ tiết thuật cần- Lễ tin
mục tân
Thư kí Chạy Chạy Leader
MC Mic đạo
cụ
Số 2-3 1 người. 1 người 3-4 1 2 Tùy vào 1-2
lượng người (có thể ngườ người người quy mô người
(tùy tăng lên i chương
theo tùy quy ( tùy trình.
khối mô khố
 lượng chương lượn
tiết trình). g
mục). công
việc).

Nhiệ -Liên -Thông -Quản -Đưa - Chịu - Chạy -Chuẩn -Liên

m vụ hệ, tập báo cho lý đạo trách máy bị đồ lạc giữa
trung MC về micro, cụ nhiệm -Chạy ăn, các
nhân sự thứ tự phát biểu trong âm nước nhóm
chuẩn tiết mục micro diễn buổi thanh uống trong
bị tham , tiết cho từ chạy. - Chạy cho đội đội
gia các mục người cánh -Phân ánh chạy. chạy
tiết tiếp biểu gà ra công sáng -Chuẩn chương
mục theo diễn, ngoài nhiệm bị trang trình.
(trước _ Thông biểu sân vụ cho trí sân
2-4 tiết báo cho diễn khấu. các vị khấu,
mục) ở MC về xong - Đưa trí phụ sạch sẽ,
sau sân khách thu về. đạo trách. đảm
khấu. mời, số cụ từ - Chỉ bảo chỗ
- Tập liệu, sân đạo sự ngồi
trung giải khấu thay của đại
xong thưởng. vào đổi khi biểu
tiết cánh cần -Chuẩn
mục gà, thiết. bị khăn
bàn dọn trải bàn,
giao lại dẹp nước
với bên sân cho đại
cánh khấu biểu,
gà, liên nếu hoa,
hệ tiết cần quà
mục thiết. tặng,
tiếp giấy
theo. khen,..
-Đón
tiếp đại
biểu.
Sắp xếp
chỗ
ngồi
cho đại
 biểu.
- Liên
hệ đại
biểu:
báo
trước
với thư
kí MC.
Yêu Thường - -Nắm rõ - -Nắm Trước -Chuẩn - Đảm
cầu xuyên Thường số Mặc được khi bị chu bảo các
kiểm xuyên lượng đồ tối rõ nội chạy, đáo, nhóm
tra lại kiểm tra micro màu, dung cần tránh chạy
nội lại cần chỉ đi chương kiểm thiếu chương
dung thông thiết ra trình. tra lại sót. trình sẽ
chương tin, nếu cho mỗi sân -Luôn beat - Phối cập nhật
trình có thay tiết khâu quan nhạc, hợp ăn được sự
với bên đổi phải mục, khi sát âm ý nhịp thay đổi
thông báo cần đèn theo thanh nhàng nhanh
tin để ngay lại chân đã dõi để ánh với nhất.
tránh với MC. mic, tắt. điều sáng nhau.
lỗi phát dây line tiết xem có
sinh. (nối với chương sự cố
nhạc trình. nào
cụ) hay xảy ra
không? không.
-Luôn Nếu có
kiểm tra lỗi phát
micro sinh
để đảm cần
bảo báo
micro ngay
hoạt để giải
động quyết.
tốt. Nhận
- Tiếp thông
nhận tin,
thông biết rõ
tin để thứ tự
điều tiết
chỉnh mục,
 nếu có yêu
thay cầu âm
đổi. thanh
ánh
sáng
như thế
nào để
chuẩn
bị.
Ngay
trước
khi vào
một
tiết
mục,
cần
trao
đổi lại
yêu
cầu của
tiết
mục đó
để thực
hiện
cho
đúng.

8.