Professional Documents
Culture Documents
B 214
B 214
ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ
Павлодар
Кереку
2010
Т.Х. Сматаев
ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ
Павлодар
1
УДК 651. 4/.9:811.512.122 (075.8)
ББК 65. 050. 2 Я73
С 52
Пікірсарапшылар
Т. Әбдіғалиева – ф.ғ.д., профессор. Л. Гумилев атындағы ЕҰУ
А.Ф.Зейнулина – ф.ғ.к., профессор. С. Торайғыров атындағы
ПМУ
Т.Х. Сматаев
С 52 Іс қағаздарын жүргізу : Мемлекеттік тілде іс жүргізу
пәнінен студенттерге арналған оқу құралы /
Т.Х. Сматаев. – Павлодар : Кереку, 2010. – 61 б.
2
Алғы сөз
3
1 Құжаттарды, хаттарды жазарда ескеретін кейбiр
жағдайлар
4
1.7 Сiздiң хатыңыз заңды, мазмұны айқын болуы керек. Бұл
әсiресе қаржы, кадр құжаттарды үшiн мiндеттi.
1.8 Қызметтiк хаттар мүмкiндiгiнше сирек және қысқа жазылуы
керек. Қағаз бен сөздiң көптiгi iстi жылдамдатуға септiгiн тигiзе
қоймайды.
1.9 Хатыңыз көпшiлiкке түсiнiктi тiлмен және ресми түрде
жазылуы керек.
1.10 Қызметтiк құжаттың қай түрiн жазсаңыз да көп ойды аз
сөзбен жеткiзуге тырысыңыз.
1.11 Iс қағаздарын жазарда орныққан сөз тiркестерi мен
қалыптасқан терминдердi қолданыңыз.
1.12 Бастауыш сөйлемнiң басында баяндауыш соңында,
анықтауыш анықталатын сөдiң алдында тұратынын да естен
шығармаңыз.
1.13 Іс қағаздарын жазуда көнерген сөздер, архаизмдер, диалект
сөздер, қазiргi қазақ тiлiнде ескiрiп, айналымнан шыққан тiркестер
қолданылмайды.
1.14 Жазылған құжатты қайтара оқып шығып, сөйлемдегi басы
артық сөздердi алып тастау керек.
1.15 Сөйлем баяндауышы ашық райда (пайдаланылады,
қаралады, қолдануда, жүрiп жатыр, ескертiлдi) немесе бұйрық райда
тұруы керек (орындалсын, шешiлсiн, келiсiлсiн, жеткiзiлсiн, қаралсын
т.б.).
5
Мәтін – құжаттың барысы немесе ісі туралы жазылған
деректеме.
Қолы – құжатты ресімдеген тұлғаның қолтаңбасы.
Тегі – қол қойған тұлғаның қолының тұсына жазылатын (әдетте
тік таяқша ішіне тек тегі ғана жазылуы керек) деректеме
Құжатттың атауы – құжатты анықтаушы бөлігі
Министрліктің атауы – көбінесе мемлекеттік мекемелерде
жазылатын деректеме.
Ұйымның, мекеменің атаулары – министрліктің атауынан
төмен жазылатын атау
Құжаттың тақырыбы – кейбір құжаттарда кездесетін
деректеме. Мысалы: Бұйрықта не туралы деген сұраққа, мінездемеде
кімге деген сұраққа, факсте қандай деген сұрақтарға жауап беретін сөз
тіркестерінен тұратын деректеме.
Құжаттың тіркеу номері – келіп түскен құжаттың немесе
құжаттың реттік санын білдіретін деректеме.
Куәландыру белгілері – тиісті құжатқа заңдылық күші бар
тұлға қоятын деректеме. Негізінен мөр, қолы, тегі, датасынан тұрады.
Кіріспе сөз – сыпайыгершілік мағынада айтылған қаратпа сөз.
Мысалы: құрметті, аса қадірлі, т.б.
Мөр – құжаттарға қойылатын заңдылық күші бар деректеме.
6
3 Құжат түрлері
3.1 Өмірбаян
Өмірбаян – жеке тұлғаның өмірінен алынған мәлімет
жазылатын құжат. Оның құрылымына құжаттың аты, автордың аты-
жөні, тегі, туған жылы, айы, күні, ата-анасы туралы мәлімет, білімі
және жұмыс орны мен қызметі, наградалары мен марапаттаулары,
қоғамдық жұмыстарға қатысуы, отбасы жағдайы және құрамы, мекен-
жайы мен телефоны, жазған күні, айы, жылы, жеке қолы сияқты
деректер кіреді.
Тапсырмалар:
1) Төмендегі үлгі бойынша өз өмірбаяныңызды жазыңыз;
2) Өмірбаяндағы деректемелердің атауларын атаңыз;
3) Өмірбаянның мәтінін қай мәтіннің түріне жатқызуға болады.
Үлгі
Өмірбаян
7
3.2 Түйіндеме
Түйіндеме – белгілі бір тұлғаның қысқаша өмірбаяны, мекен-
жайы (телефон нөмірі), жалпы ақпараттары (туған жылы, айы, күні,
жынысы, отбасы жағдайы, азаматтығы), жұмыс тәжірибесі, білімі
(орта, орта арнаулы, жоғары), мамандығы, жалпы еңбек өтілі, тілдерді
білуі, компьютерді игеруі, кәсіптік шеберлігі, біліктілігі, т.б. деректер
жазылады.
Тапсырмалар:
1) Төмендегі үлгі бойынша түйіндемеңізді жазыңыз;
2) Түйіндеменің мәтінін қандай мәтіннің түріне жатқызуға
болады;
3) Түйіндеменің мәтіні нешінші жақтан баяндалады?
Үлгі
Түйіндеме
8
Компьютерді білуі: PC-Windows 95/2000
3.3 Қолхат
Қолхат – белгілі бір құндылықтардың (құжат, мүлік, бағалы
зат, ақша,т.б.) алынғанын куәландыратын ресми құжаттың бір түрі.
Мұнда алынған заттың аты, көлемі, саны, тізімі, т.б. беруші адамның
толық мәліметтері және заттың қайтарылу мерзімі көрсетіледі.
Деректемелері:
- құжат түрінің атауы;
- мәтіні;
- құжаттың күні;
- қолхат жазған тұлғаның қолы мен тегі;
- куәландыру белгісі;
- куәландырған тұлғаның қолы мен аты-жөні, тегі;
- мөрі;
- күні.
Тапсырмалар:
1) Үлгі бойынша өзіңіздің досыңыздан бағалы зат алғаныңыз
туралы қолхат жазыңыз;
2) Алынған ақшаны келісілген мерзімде қайтаруға байланысты
қолхат жазыңыз;
3) Танысыңыздан қомақты ақша алғаныңыз туралы қолхат
жазыңыз;
4) Жолдасыңыздан ақша алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз;
5) Жұмыс орнынан құжат алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз;
6) Кадрлар бөлімінен керекті құжат алғаныңыз туралы қолхат
жазыңыз.
9
Үлгі
Қолхат
00.00.0000
Қолхат
00.00.0000
3.4 Сенімхат
Сенімхат – сенімді тұлғаға сеніп тапсырушының атынан қандай
да бір іс-әрекеттерді жасауға құқық беретін құжат.
10
Сенімхаттар сеніп тапсырушының атынан жалақы алуға немесе
еңбек қатынастарына қатысты төлемдерді, зейнетақыларды,
стипендияларды, хат-хабарларды, т.б. алуға беріледі.
Деректемелері:
- құжат түрінің атауы;
- мәтіні;
- құжаттың күні;
- сенімхат жазған тұлғаның қолы мен тегі;
- куәландыру белгісі;
- куәландырған тұлғаның қолы мен аты-жөні, тегі;
- мөрі;
- күні.
Тапсырмалар:
1) Почтадан хат-хабарларыңызды алып тұруға байланысты
жақын адамыңызға сенімхат жазыңыз;
2) Жолдасыңыздың автокөлігін уақытша иемденуге байланысты
сенімхат жазыңыз;
3) Еңбекақыңызды алуға байланысты жолдасыңызға сенімхат
жазыңыз;
4) Жолдасыңыздың карточкасын пайдалануға байланысты
сенімхат мәтінін құрасытырыңыз;
5) Пәтеріңізді жолдасыңызға сеніп тапсыру жөнінде сенімхат
жазыңыз;
6) Зейнетақыңызды алуға байланысты сенімхат жазыңыз.
Үлгі
Сенімхат
00.00.0000
11
3.5 Өтініш
Өтініш – мекеме, ұйым, кәсіпорын басшыларының атына жеке
тұлғалардың атынан қолмен жазылатын ресми құжат. Өтініштің
мәтіні қысқа, түсінікті, қарапайым түрде жазылуы керек.
Деректемелері:
- адресат;
- құжаттың атауы;
- мәтіні;
- күні;
- қолы, тегі
Тапсырмалар:
1) Жұмысқа қабылдау туралы өтініш жазыңыз;
2) Кезектен тыс еңбек демалысын беру туралы өтініш жазыңыз;
3) Іссапарға бару туралы өтініш жазыңыз;
4) Өз еркіңізбен жұмыстан босатуға байланысты өтініш
жазыңыз;
5) Жұмыстан босату туралы өтініш жазыңыз;
6) Материалдық көмек сұрап басшыңыздың атына өтініш
жазыңыз;
7) Іссапарға бару туралы өтініш жазыңыз;
8) Отбасы жағдайына байланысты жұмыстан уақытша сұранып
өтініш жазыңыз.
Үлгі
Павлодар қаласының
Абай атындағы №10 жалпы
білім беру мектебінің
директоры А. А. Әбішке
Павлодар қ. Мир к. 10-үй,
11-пәтерде тұратын
азамат А. А. Ахметтен
Өтініш
12
«Арай» ЖШС-ның
директор А. А. Әбішке
бағдарламашы А. А. Ахметтен
Өтініш
«Арай» ААҚ-сының
директоры А. А. Әбішке
жоспарлау бөлімінің
бастығы А. А. Ахметтен
Өтініш
3.6 Бұйрық
Бұйрық – алда тұрған маңызды, ағымдағы, күнделікті немесе
кадрлық мәселелерді шешу мақсатында шығарылатын өкілеттік
құжаттардың бір түрі.
Деректемелері:
- министрліктің атауы;
- мекеме атауы;
- мәтіннің тақырыбы;
- құжаттың номері, атауы;
- күні;
- мәтін;
- қолы, тегі.
Тапсырмалар:
1) Жұмысқа қабылдау туралы бұйрық шығарыңыз;
2) Жұмыстан босату туралы бұйрық шығарыңыз;
3) Кезектен тыс еңбек демалысын беру туралы бұйрық
шығарыңыз;
13
4) Марапаттау туралы бұйрық шығарыңыз;
5) Жұмыстағы кемшіліктерге байланысты сөгіс жариялап
бұйрық шығарыңыз;
6) Материалдық көмек беру туралы бұйрық шығарыңыз;
7) Іссапарға жіберу туралы бұйрық шығарыңыз;
8) Басқа оқу орнына ауыстыру туралы бұйрық шығарыңыз.
Үлгі
«Арай» ЖШС-і
Жұмысқа қабылдау туралы
№1 Бұйрық
«____»________ 20___ ж.
14
«Роса» ААҚ
Жұмыстан босату туралы
№3 Бұйрық
«____»________ 20___ ж.
3.7 Мінездеме
Мінездеме – түрлі мекеме, ұйым, оқу орындарында белгілі бір
адамды өмірбаяндық, біліктілік, кәсіптік, адамшылық тұрғыда
жазбаша сипаттау мақсатында жазылатын құжат.
Мінездеменің көлемі 1 беттен аспауы керек. Мінездеме ресми
стильде, баяндауышы ашық райлы етістіктер арқылы (беріледі,
орындады, көріне білді, т.б.) жазылады.
Деректемелері:
- тақырыбы;
- негізгі мәтін;
- қорытынды;
- мінездеме жазған тұлғаның лауазымы;
- қолы, аты-жөні, тегі;
- мінездеме берілген күні, айы, жылы.
Мінездеменің мәтіні төрт бөлімнен тұрады:
Бірінші бөлімде тұлғаның аты-жөні, тегі, туған жылы, ұлты,
лауазымы, білімі жазылады.
Екінші бөлімде тұлғаның еңбек жолы, мамандығы, қызмет
бабымен өсу жолдары, кәсіптік шеберлігі, жетістіктері, т.б. туралы
баяндалады.
Үшінші бөлімде тұлғаның моральдік-психологиялық, іскерлік,
кәсіптік деңгейі, жұмысқа деген қарым-қатынасы, қоғамдық
тапсырмаларды орындай алатыны, т.б. туралы баяндалады.
Төртінші бөлімде мінездеменің берілу себебі немесе қайда
берілгені туралы жазылады.
Мінездеменің мәтіні ІІІ жақтан баяндалады.
15
Тапсырмалар:
1) Үлгі бойынша өзіңіздің досыңызға сипаттама жазып көріңіз;
2) Мінездеменің мәтінін бөлімдерге бөліңіз;
3) Жұмыскеріңіздің басқа лауазымдық қызметке ауысуына
байланысты мінездеме жазыңыз;
4) Оқуға түсу мақсатында жазылған мінездеме мәтінін
құрастырыңыз;
5) Жұмыскеріңіздің лауазымдық қызметін көтеру мақсатында
мінездеме жазыңыз;
6) Жұмыскеріңіздің сынақтан өтуіне байланысты мінездеме
жазыңыз;
7) Қызметке жоғарылату мақсатында жұмыскеріңізге мінездеме
жазыңыз;
8) Практикадан өткен студентке мінездеме жазыңыз.
Үлгі
Мінездеме
16
Мінездеме А. А. Әбуді Павлодар облыстық Мемлекеттік өртке
қарсы қызметінің №34 өрт сөндіру бөлімінің бастығы қызметіне
ұсыну үшін берілді.
00.00.0000.
Тапсырма:
Өз жеке іс парағыңызды төмендегі үлгі бойынша толтырыңыз.
Үлгі
Жеке іс парағы
1 Аты ______________________________________________________
Әкесінің аты _________________________________________________
Тегі _______________________________________________________
2 Жынысы ________ 3 Туған күні, айы, жылы __________________
4 Туған жері ________________________________________________
5 Ұлты ________ Азаматтығы ____________________________
6 Әлеуметтік тегі ____________________________________________
17
7 Білімі жоғары /орта, орта арнаулы /
Оқу орнының атауы Түскен Бітірген Бітірмесе, қай Қандай Оқу орнын
және оның тұрған жылы немесе курста кетті мамандық бітірген соң
жері шыққан жылы бойынша кім болып
білім алды шықты,
диплом №
көрсету керек
18
3.9 Анықтама
Анықтама – белгілі бір фактіні немесе оқиғаны дәлелдейтін,
растайтын, сипаттайтын құжат түрі.
Деректемелері:
- мекеме, ұйым, кәсіпорын атауы;
- құжаттың номері;
- құжаттың атауы;
- датасы;
- мәтін;
- мекеме басшысының лауазымы;
- мөр;
- қолы, тегі
Тапсырмалар:
1) Жұмыскеріңіздің сынақтан өткенін растап анықтама
жазыңыз;
2) Еңбекақы туралы мәліметті растайтын анықтама жазыңыз;
3) Жұмыс орнынан берілген анықтама мәтінін құрастырыңыз;
4) Дәрігердің ауырғаныңыз туралы мәліметі бар анықтамасын
жазыңыз;
5) Жоғары оқу орнында оқитыныңыз туралы анықтама
жазыңыз;
6) Практикадан өткен студентке анықтама қағазын беріңіз;
7) Жұмыскеріңіздің жұмыс орнын растайтын анықтама жазып
беріңіз.
Үлгі
«АЗАМАТ» ПИК-і
№1 АНЫҚТАМА
19
«АРАЙ» ЖШС-і
№2 АНЫҚТАМА
3.10 Хабарландыру
Хабарландыру – мекемелердiң, ұйымдардың атынан алдағы
болатын iс - шаралар туралы хабарлап жазылатын құжаттың түрi.
Мұнда хабарланып отырған мәселенiң (жиналыс, мәжiлiс,
кездесу, отырыс, т.б. ) айы, күнi, болатын уақыты мен орны
көрсетiледi.
Соңынан хабарландырушы мекеменiң, ұйымның аты
көрсетіледі.
Хабарланатын мәселенiң мазмұны мен мақсатына қарай
хабарландыру түрлi-түрлi көлемiмен, көркемделуiмен ерекшеленедi.
Қазiргi нарық заманында баспасөз беттерiнде жұмысқа шақыру, бос
қызмет орындарына конкурс жариялау үшiн де хабарландырулар
жарияланады. Хабарландыруларда қызметке алынатын кандидатураға
қойылатын талаптар мейлiнше тұжырымды, нақты жазылады.
Деректемелері:
- құжаттың атауы;
- мәтіні;
- ұйымдастырушының атауы
Тапсырмалар:
1) Жұмыскерлерге жиналыс болатыны туралы хабарландыру
жазыңыз;
2) Мәжілістің болуы туралы хабарландыру жазыңыз;
3) Жалпы жиналыстың болатыны туралы хабарландыру
жазыңыз;
4) Жобаларға байқау жариялау туралы хабарландыру жазыңыз;
20
5) Үйірменің кезекті мәжілісі болатыны туралы хабарландыру
жазыңыз;
6) Театрдағы қойылым туралы хабарландыру жазыңыз;
7) Мәжілістің болуы туралы хабарландыру жазыңыз;
8) Мерекелік шара болатыны туралы хабарландыру жазыңыз.
Үлгі
Хабарландыру
Хабарландыру
Мектеп әкімшілігі
21
- адресат;
- құжаттың атауы;
- мәтіні;
- күні;
- қолы, тегі
Тапсырмалар:
1) Студенттің сабақ үлгерімінің төмендігін баяндап, факультет
басшысына баяндау хат жазыңыз;
2) Жұмыс тәртібін бұзғаны жөнінде басшы атына баяндап
баяндау хат жазыңыз;
3) Сабаққа қатыспай жүрген студент туралы факультет
деканының атына баяндау хат жазыңыз;
4) Жұмыскерлердің берген тапсырманы толық орындамағанын
баяндап баяндау хат жазыңыз;
5) Жұмыскерлердің жұмыс орнына үнемі кешігіп жүретіні
туралы баяндау хат жазыңыз;
6) Жұмыскеріңіздің жұмыс тәртібін бұзғаны жөнінде баяндау
хат жазыңыз.
Үлгі
«Рауан» АҚ-ның
бас инженері
С. А. Құлымжанға
Баяндау хат
00.00.0000
22
№1 ЖЭО-ның
бастығы А. Омарға
Баяндау хат
00.00.0000
3.12 Түсініктеме
Түсініктеме – мекеме басшысының атына белгілі бір келеңсіз
жағдайға байланысты себебі баяндалып жазылатын құжат.
Деректемелері:
- адресат;
- құжаттың атауы;
- мәтіні;
- күні;
- қолы, тегі
Тапсырмалар:
1) Жұмысқа келмей қалуыңыздың себебін көрсетіп түсініктеме
жазыңыз;
2) Жүктелген тапсырманын орындалмай қалғаны туралы
түсініктеме жазыңыз;
3) Жоғарыда жазылған баяндау хатқа байланысты түсініктеме
жазыңыз;
4) Жұмыс тәртібін не себептен бұзғаныңыз жөнінде түсініктеме
жазыңыз;
5) Не себептен сабаққа қатыспағаныңызды баяндап түсініктеме
жазыңыз;
6) Жүктелген тапсырманын орындалмай қалғаны туралы
түсініктеме жазыңыз;
7) Жұмысқа кешіккеніңіз туралы түсініктеме жазыңыз;
8) Жұмысқа кешігіп келгеніңізге байланысты түсініктеме
жазыңыз.
23
Үлгі
Павлодар қаласының
№1 жалпы білім беру мектебінің
директоры А.Сыздыққа
Түсініктеме
00.00.0000
№1 ЖЭО-ның
бастығы А. Омарға
Түсініктеме
00.00.0000
3.13 Жеделхат
Жеделхат – телеграф арқылы жіберiлетiн жедел сипатты
құжат.
Деректемелері:
- категориясы мен нөмірі;
- мерзімі, жіберілген уақыты;
- алушының аты-жөні, мекен-жайы;
- мәтіні;
- қолы.
24
Үлгі
Шұғыл
Павлодар қаласы
Бектұров көшесі, 45
Т.Т.Омарға
Қажетті құжаттарды наурыздың бесі күні жібереміз
алғандарыңызды хабарлап айтыңыздар
1213 Қасым
Көкшетау қаласы
Уәлиханов көшесі, 257 «а»
М.И.Қасым
3.14 Телефонхат
Телефонхат – телефон немесе радио арқылы жеткiзiлетiн жедел
сипаттағы құжат.
Деректемелері:
- құжаттың атауы, жіберілген мерзімі, нөмірі;
- алушының аты-жөні;
- негізгі мәтіні;
- жіберушінің аты-жөні;
- жеткізушінің аты-жөні, телефон нөмірі;
- қабылданған мерзімі.
Үлгі
№ 456/1
Университет әкімшілігіне
25
3.15 Факс
Факстің ең құнды жері ол аппарат арқылы тек қана мәтінді
құжаттарды ғана емес, кестелі, кескінді құжаттарды да тез арада
екінші адамға немесе екінші мекемеге жеткізуге болады. Факс арқылы
мәтіннің, кестенің, кескіннің, қол қойылған кез келген құжаттың дәл
сол күйінде қайталанған нұсқасы екінші мекемеге жеткізіледі.
Факстің жеткізу жылдамдығы өте жоғары, себебі факс арқыл
жіберілген кез келген құжат санаулы сағаттардан кейін-ақ адресат
қолына тиеді.
Факс арқылы жіберілген құжат А4формалы бланкіге кейде А5
формалы бланкіге толтырылады. Фотография, сызба, кесте т.б. сияқты
үлкен көлемді құжаттар алдын ала факс аппаратының мүмкіншілігіне
сәйкес келетіндей етіліп кішірейтілуі керек.
Факс арқылы жіберілетін іс қағаздарының құрылымы:
- жіберушінің толық мекен-жайы ұсақ әріппен бланкінің сол
жақтағы бұрышына жоғарылау жазылады;
- жіберуші мекеменің аты бланкінің оң жағына жоғарылау
жазылады;
- бланкінің ортасына «факс арқылы» деп үлкен шрифтілермен
жазылады;
- алушының аты-жөні сол жаққа, барыс септігінде жазылады;
(кімге: Олжас Сағитұлы Алшынбайға).
- жіберушінің аты-жөні оң жаққа шығыс септік тұлғасында
жазылады; (кімнен: Асқар Қаниұлы Досжаннан).
- одан төмен, сол жаққа факс номері жазылады; (факс: 12-01)
- оң жақ шетке, құжат көлемінің неше беттен тұратыны
жазылады; (Көлемі: 7 (жеті) бет).
- факс номерінің төменгі жағына мәлімет немесе ақпарат
жіберілген аппарат номері жазылады; (8-3822-450102)
- оң жаққа, құжат көлемі жөніндегі мәліметтің төменгі жағына
дата, қажет жағдайда жіберілген сағаты көрсетіледі;
- сол жақ шетке, аппарат номерінен төмен, факс арқылы
жіберілетін хабардың тақырыбы жазылады; (3 жарты жылдық есеп).
- оң жаққа, қажет болған жағдайда датадан төмен құжаттың
көшірмесін алушы адамның аты-жөні жазылады; (Көшірмесі: Роза
Жақанқызы Ахметке)
Осыдан кейін бланк көлденең жіңішке сызықпен сызылады да,
сызықтан кейін «Тез қаралуға тиіс», «Құпия», «Қажетті белгілер соғу
үшін» сияқты қосымша ескертулер жазылады. Бұдан кейін де
көлденең жіңішке сызық сызылып, негізгі мәтін жазылады.
26
4 Қызметтік хаттар
Қызметтік хаттар – қандай да бір мәселе туралы мекемелермен,
ұйымдармен және жеке тұлғалармен пікір алмасу, жедел мәселелерді
шешу сияқты түрлі жағдайларға байланысты жазылатын құжат.
Қызметтік хаттар негізінен арнайы бланкіде толтырылады және
оның тақырыбы, адресаттың аты көрсетіліп, қол қойған тұлғаның аты-
жөні, орындаушының аты-жөні мен телефон номері көрсетіледі.
27
Кіріспе сөз. Кіріспе сөз мекеме, ұйымға да, ұйым басшысына
жеке де қарата айтыла береді. Кіріспе сөз азат жолдан бастап
жазылады. Мысалы,
«Құрметті М.С.Ахмет мырза!»
«Құрметті А.Ж.Ахмет ханым!»
«Т.С. Сыздық мырзаға!»
Хаттың жалпы мазмұн, мақсатына нұсқау. Көп жағдайда
негізгі мәтіннен бұрын хаттың жалпы мазмұн, мақсатын білдіру үшін
қысқаша мәлімет жазылады. Бұл кіріспе сөзден кейін бір интервал
жіберіп барып қағаздың оң жақ шетіне жеке жолға жазылады.
Мысалы: «№ 5 тапсырыстың орындалуы жайлы», «Б.Б. Мұқышевтың
ісіне байланысты», «Қысқы сессияның қорытындысы жайлы» т.б.
Негізгі мәтін. Қызметтік хаттардың ең бастысы - негізгі мәтін.
Мәтінде айтылатын деректердің ішкі мазмұны нақты, дәл әрі
тұжырымды болуы керек. Мәтіннің стилі ресми әрі түсінікті болуы
керек. Мәтінде басы артық сөздердің болмағаны дұрыс.
Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілікті сақтау
сөздері. Сыпайыгершілік сақтау сөздері мекемеге де, жеке адамға да
қарата айтыла береді. Хат түріне қарай «Құрметпен...», «Аса
құрметпен...», т.б. сөздер қолданылады.
Жіберушінің қолы. Хаттың бұл бөлігінде жіберушінің ресми
қызметі, аты-жөні жазылады және қолы (факсимале) қойылады.
Жіберушінің қызметі туралы мәліметтер толығымен хаттың басында
келтірілген ұйым туралы мәліметтермен сәйкес болуы керек.
Жіберушінің ресми қызметі, аты-жөні және қолы хатты аяқтай келе
айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздерінен кейін жазылады.
Егер хатқа қол қоятын адам бірнеше болса, олар лауазым
дәрежесіне қарай жазылады. Мысалы,
№ 22 мектептің директоры ________ _________________
қолы (аты-жөні)
№ 22 мектеп директорының орынбасары _______ __________
қолы (аты-жөні)
28
мәліметтен кейін жазылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет
беттің сол жағынан ұсақ әріппен жазылады. Мысалы,
Орындаушы: Б.С. Кертай
Телефоны: 00-00-00
Постскриптум. Латын тілінен аударғанда «хаттың аяқ жағына,
қол қойылғаннан кейін “p.s” таңбаларын қойып тұрып, одан кейін
жазылатын сөз немесе мәтін» деген мағына береді.
Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана
жазылады:
1) адресатқа міндетті түрде жеткізілуі тиіс мәлімет хаттың
негізгі мазмұнында айтылмай қалса, хат дайындалып қол қойылып
қойса, қойылған қолдан кейін “p.s” белгісі қойылып, қосымша
айтылатын мәлімет жазылады. Бұдан кейін қайтадан қол қойылады;
2) хат мазмұнында айтылған ақпарат, мәлімет өзгерген
жағдайда да қойылған қолдан кейін “p.s” белгісі қойылып жаңа
ақпарат жазылады. Ол да қайтадан қойылған қолмен расталады.
Үлгі
29
4.2 Жауап хат
Жауап хат – келіп түскен өтініш хатқа мәселелерді шешу
сипатында жауап қайтару мақсатында жазылатын хат.
Үлгі
Павлодар қ. мемлекеттік
нотариалдық кеңсесі
мемлекеттік нотариус
М. Т. Жанғазыға
00.00.0000
Үлгі
Ақпараттық хат
30
қыркүйектің 15-іне дейін конференцияға деген белгімен ұсынылып
отырған үлгіде қатысуға өтінішті, шет тілде 3,5 дюйм дискетте МS
WORD (6.0 немесе 7.0) редакторында терілген және А4 форматты ақ
қағазға басылған 5 беттен аспайтын мақаланы мына мекен-жайға
жіберу керек: 140008, Павлодар қаласы, Ломов көшесі, 64.
С.Торайғыров атындағы ПМУ, ғылыми шараларды ұйымдастыру
бөлімі.
Байланыс тел.: 8 (7182) 00-00-00, факс: 8 (7182) 00-00-00.
Үлгі
Құрметті ______________________ мырза!
Аса құрметпен,
ҒЗЖ-ның төрағасы қолы М.Н.Уахит
31
Үлгі
Алғыс хат
Аса құрметпен,
Тәрбие ісі жөніндегі проректор қолы М.Н.Уахит
Үлгі
«Ертіс» ЖШС-ның
директоры Н. М. Жайлаубайға
бағдарламашы Р.О.Үкібайдан
00.00.0000.
қолы /тегі/
4.7 Ескерту хат
Ескерту хат – белгілі бір міндеттеменің не жүргізілген іс
шаралардың орындалу мерзімінің жақындағанын немесе өтіп кеткенін
баяндап жазылатын хат.
32
Үлгі
«Ертіс» ЖШС-ның директоры
Н. М. Жексенге
«Тұранбанк» ААҚ
басқармасының төрағасы М.О. қолы Р.Ө. Сейсенбай
00.00.0000.
Орынд. А. Н. Молдабай.
Тел.: 00-00-00
Үлгі
Павлодар облысының
әкімі Т.Д. Айтқазыға
Естай көшесіндегі
82-үй тұрғындарынан
Шағым хат
33
Үй тұрғындарының тізімі қоса берілді. қолдары /тегі/
00.00.0000.
Үлгі
С.Торайғыров атындағы
Павлодар мемлекеттік
университетінің
кітапхана меңгерушісі
С.А.Қасымға
Сұраныс хат
00.00.0000.
Үлгі
С.Торайғыров атындағы
Павлодар мемлекеттік
университетінің ректоры,
проф. С.Т.Жексенге
Ұсыныс хат
34
Филология факультетінің деканаты қазақ тілі кафедрасының аға
оқытушысы, филология ғылымының кандидаты Мақпал Ақанқызы
Жұмағұлды факультет деканының орынбасары қызметіне лайық деп
тауып, осы қызметке алуыңызды сұрайды.
Филология факультетінің
деканы қолы С.Т. Досжан
00.00. 0000.
Үлгі
Қазақстан Республикасы
Білім және ғылым министрлігі
Жоғары және орта кәсіптік
білім департаменті
473000, Астана қ. Республика даңғылы, 1
тел./3172/ 00-00-00, тел.факс 00-00-00
№ 05-4/5754
«__» _______0000 ж.
Орынд. С. А. Нұрахмет
Тел.: 00-00-00
35
4.12 Жолдама хат
Жолдама хат – құжатпен бірге жіберілетін қосымшаның немесе
қосымшалардың құрамы, мазмұны, көлемі, саны туралы ақпарат
берілген хат.
Үлгі
Қазақ мемлекеттiк
ғылыми-техникалық
зерттеу институтының
директоры А.Б.Сүлейменге
5 Ұйымдастыру-басқару құжаттары
5.1 Өкім
Өкім – мекеме, ұйым, кәсіпорын бөлімшелерінің күнделікті
өндірістік-шаруашылық және әкімшілік қызметінің жедел мәселелері
бойынша директор немесе оның орынбасарлары шығаратын құжат.
Үлгі
Қазақстан Республикасы
Білім және ғылым министрлігі
С.Торайғыров атындағы Павлодар
мемлекеттік университеті
Филология, журналистика
36
және өнер факультеті
№ 05-4/5754 ӨКІМ
«___» __________0000 ж.
5.2 Хаттама
Хаттама – мекеменiң, ұйымның, кәсiпорынның жиналысы мен
мәжiлiстерiнде қаралған, талқыланған, қорытындыланған істерді
тiркейтiн ресми құжат.
Қоғамдық тәртiптiң бұзылғаны туралы факт тiркелетiн ресми
құжат. Хаттамада қаралған мәселелер бойынша баяндамашының,
талқылауға қатысқан сөйлеушiлер сөздерiнiң қысқаша мазмұнынан
және алынған нақты қаулылардан тұрады. Хаттамаға мекеме
басшысы, фактiнi тiркеуге жауапты адам және хаттаманы жазған адам
қол қояды, мөр басылады.
Деректемелері:
- мекеменiң, ұйымның, кәсiпорынның атауы;
- құжаттың номері, атауы;
- мекеменің орналасқан жері (қаланың атауы)
- күнi;
- төраға мен хатшының аты-жөні;
- қатысқандар туралы мәлiмет (саны, аты-жөнi, лауазымы);
- күн тәртiбi;
- негізгі мәтіні;
- қабылдаған қаулы;
- төраға мен хатшының қолдары
Тапсырмалар:
1) Жұмыс барысында өткізілген отырыстың хаттамасын
жазыңыз;
2) Күн тәртібінде қарастырылған отырыстың хаттамасын
жазыңыз;
37
3) Күн тәртібінде белгіленген мәселелер бойынша хаттама
құрастырыңыз;
4) Ұжым жиналысының хаттамасын жазыңыз;
5) Хаттама көшірмесін жазыңыз.
Үлгі
Мекеменің атауы
№ Хаттамасы
мекеменің орналасқан жері (қаланың атауы)
00.00.0000
Төраға – А.Ахмет
Хатшы – Н.Омар
Қатысқандар: 15 адам /тізім қоса берілді/
Күн тәртібінде:
1. 2007 жылдың бірінші жартысында атқарылған жұмыстардың есебін
талқылау туралы.
2. 2007 жылдың екінші жартысында атқарылатын жұмыстардың
жоспарын бекіту туралы.
1.ТЫҢДАЛДЫ: ______________________________________________
(баяндаманың мәтіні ІІІ жақтан жазылады)
СӨЙЛЕГЕНДЕР: _____________________________________________
(баяндаманың мәтіні ІІІ жақтан жазылады)
ҚАБЫЛДАНҒАН ҚАУЛЫ: ____________________________________
2. ТЫҢДАЛДЫ: _____________________________________________
СӨЙЛЕГЕНДЕР: _____________________________________________
5.3 Қаулы
38
Қаулы – алқалылық негiзiнде жұмыс iстейтiн мекемелерде
шешiмдердi, ұйғарымдарды жинақтайтын ресми құжат. Қаулы
мәжiлiстерде, жиналыстарда талқыланатын мәселелер бойынша
қабылданады. Онда көрсетiлген шаралардың орындалуы мiндеттеледi.
Iрi мекемелерде, министрлiктер мен ведомстволарда ең
маңыздымәселелер бойынша алдын-ала анықтама және анықтама
бойынша қаулының, шешiмнiң жобасы әзiрленедi. Қаулы мен шешiм
тiлдiк құрылымы жағынан ұқсас болып келеді.
5.4 Жарғы
Жарғы – ұйымның, мекеменің, кәсіпорынның және жеке
адамдардың қызметін, сондай-ақ, олардың басқа мекемелермен, жеке
адамдармен қарым-қатынасын реттейтін, жеке тұлғалар мен заңды
тұлғалардың құқықтарын және міндеттерін белгілейтін ережелер
жинағы. Жарғыны мемлекеттік өкімет және басқару органдары
бекітеді, қоғамдық ұйымдардың жарғыларын съезд қабылдайды және
бекітеді.
Деректемелері:
- мекеменің (кәсіпорынның, ұйымның) атауы;
- құжаттың түрі;
- индексі, күні, жасалған грифі;
- мәтіні;
- кәсіпорын басшысының қолы.
Мәтіннің құрылымы төмендегідей тәртіппен жазылады:
- жалпы ережелер;
- негізгі міндеттер;
- атқаратын қызметі;
- құқықтары мен міндеттері;
- басшылық;
- қарым-қатынас, байланыс;
- өндірістік-шаруашылық қызмет;
- мүлік және құралдар;
- қызметті бақылау, тексеру жүргізу;
- қайта құру және жою.
Заң құжаттары: жарғы, ереже, тұжырымдама, кодекс құрылымы,
қажетті деректемелері, қолданылатын тілдік құралдары жағынан бір-
біріне ұқсас келеді.
6 Бақылау тапсырмалары
39
№ 1-нұсқаның тапсырмалары
1. Өмірбаян
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
2. Түйіндеме
(Үлгі бойынша құрастырыңыз )
3. Қолхат
(Жолдасыңыздан бағалы зат алғаныңыз туралы қолхат
жазыңыз)
4. Сенімхат
(Жолдасыңыздың автокөлігін уақытша иемденуге байланысты
сенімхат жазыңыз)
5. Өтініш
(Жұмысқа қабылдау туралы өтініш жазыңыз)
6. Бұйрық
(Жұмысқа қабылдау туралы бұйрық шығарыңыз)
7. Мінездеме
(Жұмыскеріңіздің лауазымдық қызметін көтеру мақсатында
мінездеме жазыңыз)
8. Хаттама
(Жұмыс барысында өткізілген отырыстың хаттамасын жазыңыз)
9. Кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы
(Үлгі бойынша толтырыңыз)
10. Анықтама
(Жұмыскеріңіздің жұмыс орнын растайтын анықтама жазып
беріңіз)
11. Баяндау хат
(Жұмыскеріңіздің жұмыс тәртібін бұзғаны жөнінде баяндау хат
жазыңыз)
12. Түсініктеме
(Жұмысқа кешігіп келгеніңізге байланысты түсініктеме
жазыңыз)
13. Хабарландыру
(Жұмыскерлерге жиналыс болатыны туралы хабарландыру
жазыңыз)
14. Қызметтік хат
(Кәсіпорын басшысының атына өтініш хат жазыңыз)
15. Құрастырған құжаттарыңыз бойынша қысқаша сөздік
(термин сөздер бойынша) жасаңыз
№ 2-нұсқаның тапсырмалары
40
1. Өмірбаян
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
2. Түйіндеме
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
3. Қолхат
(Жолдасыңыздан ақша алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз)
4. Сенімхат
(Еңбекақыңызды алуға байланысты жолдасыңызға сенімхат
жазыңыз)
5. Өтініш
(Жұмыстан босату туралы өтініш жазыңыз)
6. Бұйрық
(Жұмыстан босату туралы бұйрық шығарыңыз)
7. Мінездеме
(Жұмыскеріңіздің басқа лауазымдық қызметке ауысуына
байланысты мінездеме жазыңыз)
8. Хаттама
(Жұмыс барысында өткізілген отырыстың хаттамасын жазыңыз)
9. Кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы
(Үлгі бойынша толтырыңыз)
10. Анықтама
(Жұмыскеріңіздің тұрғылықты мекен-жайы бойынша жазылған
анықтама мәтінін құрастырыңыз)
11. Баяндау хат
(Жұмыскеріңіздің берілген тапсырманы орындамағаны туралы
баяндау хат жазыңыз)
12. Түсініктеме
(Жұмысқа келмей қалуыңыздың себебін көрсетіп түсініктеме
жазыңыз)
13. Хабарландыру
(Мерекелік шараға байланысты хабарландыру жазыңыз)
14. Қызметтік хат
(Кәсіпорын басшысының атына жауап хат жазыңыз)
15. Құрастырған құжаттарыңыз бойынша қысқаша сөздік
(термин сөздер бойынша) жасаңыз
№ 3-нұсқаның тапсырмалары
41
1. Өмірбаян
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
2. Түйіндеме
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
3. Қолхат
(Жұмыс орнынан құжат алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз)
4. Сенімхат
(Почтадан хат-хабарларыңызды алып тұруға байланысты жақын
адамыңызға сенімхат жазыңыз)
5. Өтініш
(Кезектен тыс еңбек демалысын беру туралы өтініш жазыңыз)
6. Бұйрық
(Кезектен тыс еңбек демалысын беру туралы бұйрық
шығарыңыз)
7. Мінездеме
(Жұмыскеріңіздің сынақтан өтуіне байланысты мінездеме
жазыңыз)
8. Хаттама
(Жұмыс барысында өткізілген жиналыстың хаттамасын
жазыңыз)
9. Кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы
(Үлгі бойынша толтырыңыз)
10. Анықтама
(Жұмыскеріңіздің сынақтан өткенін растап анықтама жазыңыз)
11. Баяндау хат
(Жұмыскерлердің берген тапсырманы толық орындамағанын
баяндап баяндау хат жазыңыз)
12. Түсініктеме
(Жүктелген тапсырманын орындалмай қалғаны туралы
түсініктеме жазыңыз)
13. Хабарландыру
(Мәжілістің болу туралы хабарландыру жазыңыз)
14. Қызметтік хат
(Конференция өткізілуіне байланысты ақпараттық хат мәтінін
құрастырыңыз)
15. Құрастырған құжаттарыңыз бойынша қысқаша сөздік
(термин сөздер бойынша) жасаңыз
№ 4-нұсқаның тапсырмалары
42
1. Өмірбаян
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
2. Түйіндеме
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
3. Қолхат
(Қарызға ақша алу туралы қолхат жазыңыз)
4. Сенімхат
(Пәтеріңізді жолдасыңызға сеніп тапсыру жөнінде сенімхат
жазыңыз)
5. Өтініш
(Іссапарға бару туралы өтініш жазыңыз)
6. Бұйрық
(Іссапарға жіберу туралы бұйрық шығарыңыз)
7. Мінездеме
(Қызметке жоғарылату мақсатында мінездеме жазыңыз)
8. Хаттама
(Ұжым жиналысының хаттамасын жазыңыз)
9. Кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы
(Үлгі бойынша толтырыңыз)
10. Анықтама
(Жоғары оқу орнында оқитыныңыз туралы анықтама жазыңыз)
11. Баяндау хат
(Жұмыскерлердің берген тапсырманы толық орындамағанын
баяндап баяндау хат жазыңыз)
12. Түсініктеме
(Жүктелген тапсырманын орындалмай қалғаны туралы
түсініктеме жазыңыз)
13. Хабарландыру
(Мәжілістің болуы туралы хабарландыру жазыңыз)
14. Қызметтік хат
(Өткізілетін шараға байланысты шақырылатын құрметті тұлғаға
шақыру хат жіберіңіз)
15. Құрастырған құжаттарыңыз бойынша қысқаша сөздік
(термин сөздер бойынша) жасаңыз
№ 5-нұсқаның тапсырмалары
43
1. Өмірбаян
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
2. Түйіндеме
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
3. Қолхат
( Алынған ақшаны келісілген мерзімде қайтаруға байланысты
қолхат жазыңыз)
4. Сенімхат
(Зейнетақыңызды алуға байланысты сенімхат жазыңыз)
5. Өтініш
(Материалдық көмек сұрау туралы өтініш жазыңыз)
6. Бұйрық
(Материалдық көмек беру туралы бұйрық шығарыңыз)
7. Мінездеме
(Оқуға түсу мақсатында жазылған мінездеме мәтінін
құрастырыңыз)
8. Хаттама
(Хаттама көшірмесін жазыңыз)
9. Кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы
(Үлгі бойынша толтырыңыз)
10. Анықтама - Справка
(Еңбекақы туралы мәліметті растайтын анықтама жазыңыз)
11. Баяндау хат
(Жұмыскерлердің берген тапсырманы толық орындамағанын
баяндап баяндау хат жазыңыз)
12. Түсініктеме
(Жүктелген тапсырманын орындалмай қалғаны туралы
түсініктеме жазыңыз)
13. Хабарландыру
(Жалпы жиналыстың болатыны туралы хабарландыру жазыңыз)
14. Қызметтік хат
(Берілген тапсырманы уақытында орындамаған мекемеге немесе
жеке тұлғаға ескертіп ескерту хат жазыңыз)
15. Құрастырған құжаттарыңыз бойынша қысқаша сөздік
(термин сөздер бойынша) жасаңыз.
№ 6-нұсқаның тапсырмалары
44
1. Өмірбаян
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
2. Түйіндеме
(Үлгі бойынша құрастырыңыз )
3. Қолхат
(Танысыңыздан қомақты ақша алғаныңыз туралы қолхат
жазыңыз)
4. Сенімхат
(Жолдасыңыздың автокөлігін уақытша иемденуге байланысты
сенімхат жазыңыз)
5. Өтініш
(Өз еркіңізбен жұмыстан босатуға байланысты өтініш жазыңыз)
6. Бұйрық
(Марапаттау туралы бұйрық шығарыңыз)
7. Мінездеме
(Жұмыскеріңіздің лауазымдық қызметін көтеру мақсатында
мінездеме жазыңыз)
8. Хаттама
(Жұмыс барысында өткізілген отырыстың хаттамасын жазыңыз)
9. Кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы
(Үлгі бойынша толтырыңыз)
10. Анықтама
(Жұмыс орныңыздан берілген анықтама мәтінін құрастырыңыз)
11. Баяндау хат
(Студенттің сабақ үлгерімінің төмендігін баяндап, факультет
басшысына баяндау хат жазыңыз)
12. Түсініктеме
(Жоғарыда жазылған баяндау хатқа байланысты түсініктеме
жазыңыз)
13. Хабарландыру
(Жобаларға байқау жариялау туралы хабарландыру жазыңыз)
14. Қызметтік хат
(Тапсырма беру мақсатында бөлім қызметкерлеріне өкім хат
жазыңыз)
15. Құрастырған құжаттарыңыз бойынша қысқаша сөздік
(термин сөздер бойынша) жасаңыз
№ 7-нұсқаның тапсырмалары
45
1. Өмірбаян
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
2. Түйіндеме
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
3. Қолхат
(Жолдасыңыздан ақша алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз)
4. Сенімхат
(Еңбекақыңызды алуға байланысты жолдасыңызға сенімхат
жазыңыз)
5. Өтініш
(Жұмыстан босату туралы өтініш жазыңыз)
6. Бұйрық
(Жұмыстағы кемшіліктерге байланысты сөгіс жариялап бұйрық
шығарыңыз)
7. Мінездеме
(Жұмыскеріңізге мінездеме жазыңыз)
8. Хаттама
(Күн тәртібінде қарастырылған отырыстың хаттамасын
жазыңыз)
9. Кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы
(Үлгі бойынша толтырыңыз)
10. Анықтама
(Жұмыс орнынан берілген анықтама мәтінін құрастырыңыз)
11. Баяндау хат
(Жұмыс тәртібін бұзғаны жөнінде басшы атына баяндап
баяндау хат жазыңыз)
12. Түсініктеме
(Жұмыс тәртібін не себептен бұзғаныңыз жөнінде түсініктеме
жазыңыз)
13. Хабарландыру
(Үйірменің кезекті мәжілісі болатыны туралы хабарландыру
жазыңыз)
14. Қызметтік хат
(Лауазымдық бос орынға ұсыну мақсатында мекеме
басшысының атына ұсыныс хат жазыңыз)
15. Құрастырған құжаттарыңыз бойынша қысқаша сөздік
(термин сөздер бойынша) жасаңыз
№ 8-нұсқаның тапсырмалары
46
1. Өмірбаян
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
2. Түйіндеме
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
3. Қолхат
(Жұмыс орнынан құжат алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз)
4. Сенімхат
(Жолдасыңыздың карточкасын пайдалануға байланысты
сенімхат мәтінін құрасытырыңыз)
5. Өтініш
(Материалдық көмек сұрап басшыңыздың атына өтініш
жазыңыз)
6. Бұйрық
(Материалдық көмек беру туралы бұйрық шығарыңыз)
7. Мінездеме
(Жұмыскеріңіздің сынақтан өтуіне байланысты мінездеме
жазыңыз)
8. Хаттама
(Күн тәртібінде белгіленген мәселелер бойынша хаттама
құрастырыңыз)
9. Кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы
(Үлгі бойынша толтырыңыз)
10. Анықтама
(Дәрігердің ауырғаныңыз туралы мәліметі бар анықтамасын
жазыңыз)
11. Баяндау хат
(Сабаққа қатыспай жүрген студент туралы факультет
деканының атына баяндау хат жазыңыз)
12. Түсініктеме
(Не себептен сабаққа қатыспағаныңызды баяндап түсініктеме
жазыңыз)
13. Хабарландыру
(Театрдағы қойылым туралы хабарландыру жазыңыз)
14. Қызметтік хат
(Мекемеге қажет құжаттарды сұрау мақсатында басқа бір
мекеме басшысының атына сұраныс хат жазыңыз)
15. Құрастырған құжаттарыңыз бойынша қысқаша сөздік
(термин сөздер бойынша) жасаңыз
№ 9-нұсқаның тапсырмалары
47
1. Өмірбаян
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
2. Түйіндеме
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
3. Қолхат
(Кадрлар бөлімінен керекті құжат алғаныңыз туралы қолхат
жазыңыз)
4. Сенімхат
(Пәтеріңізді жолдасыңызға сеніп тапсыру жөнінде сенімхат
жазыңыз)
5. Өтініш
(Іссапарға бару туралы өтініш жазыңыз)
6. Бұйрық
(Іссапарға жіберу туралы бұйрық шығарыңыз)
7. Мінездеме
(Қызметке жоғарылату мақсатында жұмыскеріңізге мінездеме
жазыңыз)
8. Хаттама
(Ұжым жиналысының хаттамасын жазыңыз)
9. Кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы
(Үлгі бойынша толтырыңыз)
10. Анықтама
(Жоғары оқу орнында оқитыныңыз туралы анықтама жазыңыз)
11. Баяндау хат
(Жұмыскерлердің берген тапсырманы толық орындамағанын
баяндап баяндау хат жазыңыз)
12. Түсініктеме
(Жүктелген тапсырманын орындалмай қалғаны туралы
түсініктеме жазыңыз)
13. Хабарландыру
(Мәжілістің болуы туралы хабарландыру жазыңыз)
14. Қызметтік хат
(Өз мәселеңізге байланысты мекеме басшысының атына жеке
хат жазыңыз)
15. Құрастырған құжаттарыңыз бойынша қысқаша сөздік
(термин сөздер бойынша) жасаңыз
№ 10-нұсқаның тапсырмалары
48
1. Өмірбаян
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
2. Түйіндеме
(Үлгі бойынша құрастырыңыз)
3. Қолхат
(Алынған ақшаны келісілген мерзімде қайтаруға байланысты
қолхат жазыңыз)
4. Сенімхат
(Зейнетақыңызды алуға байланысты сенімхат жазыңыз)
5. Өтініш
(Отбасы жағдайына байланысты жұмыстан уақытша сұранып
өтініш жазыңыз)
6. Бұйрық
(Басқа оқу орнына ауыстыру туралы бұйрық шығарыңыз)
7. Мінездеме
(Практикадан өткен студентке мінездеме жазыңыз)
8. Хаттама
(Хаттама көшірмесін жазыңыз)
9. Кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы
(Үлгі бойынша толтырыңыз)
10. Анықтама
(Практикадан өткен студентке анықтама қағазын беріңіз)
11. Баяндау хат
(Жұмыскерлердің жұмыс орнына үнемі кешігіп жүретіні туралы
баяндау хат жазыңыз)
12. Түсініктеме
(Жұмысқа кешіккеніңіз туралы түсініктеме жазыңыз)
13. Хабарландыру
(Мерекелік шара болатыны туралы хабарландыру жазыңыз)
14. Қызметтік хат
(Іскерлік қарым-қатынас орнату мақсатында басқа бір мекеме,
кәсіпорын басшыларының атына ресми хат жолдаңыз)
15. Құрастырған құжаттарыңыз бойынша қысқаша сөздік
(термин сөздер бойынша) жасаңыз
49
АББРЕВИАТУРА – 1) сөздердiң жазуда шартты түрде
қысқартылуы 2) eкi немесе бiрнеше сөздердiң бiрiншi буындарының
қысқартылуы арқылы жасaлған сөз, және eкi немесе бiрнеше
сөздердiң алғашқы әрiптерiнiң қысқартылуы, мысалы: АҚ
(акционерлiк қoғaм).
АДРЕС, МЕКЕНЖАЙ – 1) хатта немесе сәлемдемеде алушы
мен оның мекенжайы көрсетiлген жазу; 2) бiреудiң, бiрдененiң
орналасқан, тұратын жерi және орналасқан, тұратын жердiң белгiсi,
атауы.
АЙЛЫҚАҚЫ – жұмыскерге бір айда белгілі бір жұмыс көлемі
үшін төленетін еңбекақының көлемі.
АЙЫППҰЛ – жалпыға ортақ нормаларды, ережелерді,
заңдарды бұзған үшін тұлғаларды ақша төлету арқылы жазалау.
АКЦИОНЕРЛІК ҚОҒАМ – ҚР азаматтық кодексі бойынша,
жарғылық капиталы акциялардың белгілі санына бөлінген қоғам.
АҚПАРАТ – қандай да бір саладағы істің жағдайы, қандай да
бір оқиғалар туралы хабар.
АҢДАТПА – кiтаптың, мақаланың т. б. қысқаша баяндалған
мазмұны.
АТАҚ – қызметтің бір саласында біреудің сіңірген еңбегінің
көлемін, қызмет дәрежесін, біліктілік деңгейін танытатын ресми түрде
берілетін атау.
АХАЖ – азаматтық хал актілерінің жазбасы тіркесінің
қысқарған түрі.
ӘКІМШІЛІК – 1) мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның
басқарушы органы; 2) мекемені, ұйымды, кәсіпорынды басқарушы
лауазым иелері.
БАСШЫ – мекемені, кәсіпорынды, ұйымды басқарушы тұлға.
БАЯНДАМА – қызмет жағдайы туралы бастыққа жазбаша
немесе ауызша жасалатын хабар.
БЛАНК – негiзiнен А4 немесе А5 форматты, құжатты
құрастырушы заңды тұлғаның аты, алдын-ала жазылған қағаздың таза
бетi. Кәсiпорынның бланкiсi типографиялық жолымен немесе
компьютердiң көмегімен дайындалады. Кәсiпорының бланкiсi eкi
түрлi болады: кәсiпорының өз iшiнде қозғалатын құжаттарға арнaлған
бланкi (жалпы бланкi); кәсiпорынан шығатын құжаттарға арналған
бланкi (хат, факстерге арналған). Реквизиттердiң бланкiде
орналасуының негiзгi eкi түpi қолданылады; opтaғa және бұрышқа
орналастыру.
50
БІЛІКТІЛІК – 1. еңбектің бір түріне жарамдылық дәрежесі,
дайындық деңгейі; 2. қызмет саласы.
ГРИФ – 1. Қолдың белгісі бар мөрқалып, осындай
мөрқалыптың белгісі. 2. Кітаптар мен құжаттардағы арнайы жазу.
ДАТА – 1. Қандай да бір оқиғаның күнтізбелік мерзімі. 2.
Бірдеңенің жазылған уақытын (жыл, ай, күн) көрсетуші белгі.
ДӘЙЕКСӨЗ – бір мәтіннен алынған дәл, нақты сөздер.
ДЕРЕКТЕМЕ – құжаттың түрін анықтауға мүмкіндік беретін
ақпараттық бөлігі.
ДЕРЕКТЕР – белгілі бір шешімге, қорытындыға қажетті
мәліметтер.
ЕҢБЕКАҚЫ – жұмыс берушінің жұмыскерге жұмысы үшін
беретін ақысы, уақытқа немесе тапсырмаға сәйкес төлейтін ақшалай
сыйақысы.
ЕСЕП – лауазым иесінің өзінің атқарған жұмыстары немесе
басқа әрекеттері туралы хабарламасы немесе баяндамасы.
ЖАЛАҚЫ – қызметі, жұмысы үшін ақшалай берілетін ақы.
ЖАУАПКЕРШІЛІК – тұлғаға, ұжымға, қоғамға артылған
талаптардың жүзеге асуындағы нақты тарихи, объективті сипаттама.
ЖӘРДЕМАҚЫ – көбіне ақшалай берілетін көмек.
ЖЕКЕ ТҰЛҒА – азаматтық құқықтар мен міндеттерге ие тұлға.
ЖЕҢІЛДІК – жеке немесе заңды тұлғалардың заңмен
белгіленген жалпыға ортақ ережелерді сақтаудан, қандай да бір
міндеттерді орындаудан толық немесе жартылай босатылуы.
ЖИНАЛЫС – қандайда бір ұйым мүшелерінің түрлі
мәселелерді талқылауы үшін өткізетін мәжілісі.
ЖОБА – 1) ғимараттың немесе құрылымның жоспары; 2)
қандай да құжаттың алдын-ала дайындалған мәтіні.
ЖОҒАРЫ БІЛІКТІ – белгілі бір салада көлемді білімі бар
маман.
ЖОЛАРАЛЫҚ – бір-бірінен бірдей қалып отыратын
қозғалыстағы немесе қозғалмайтын нәрселердің арасындағы
қашықтық.
ЖҮКТЕМЕ – 1. жұмыстың көлемі, қандай да бір жұмыспен
айналысудың дәрежесі; 2. біреуге жүктелген, біреудің атқаратын,
орындайтын жұмысы.
ЗАҢ – мемлекеттік өкіметтің жоғарғы органының белгіленген
тәртіппен қабылданған және жоғары заңдылық күшке ие нормативтік
актісі.
ЗАҢГЕР – заң мәселелерінің, заң ғалымдарының маманы.
51
ЗАҢДЫ ТҰЛҒА – азаматтық құқықтар мен міндеттерге ие
мекеме, кәсіпорын, ұйым.
ЗЕЙНЕТАҚЫ – азаматтардың қызмет атқарған жылдары үшін,
мүгедектікке байланысты, жұмысқа жарамсыздық жағдайда т.б.
мемлекет тарапынан ақшалай қамтамасыз етілулері.
КЕҢСЕ – мекеменің іс жүргізу жұмысын басқаратын бөлім
және осы бөлімнің орны.
КЕПІЛАҚЫ – міндеттің толық орндалуын қамтамасыз ету
үшін алдын-ала берілген ақша.
КЕПІЛГЕР – біреуге немесе бірдеңеге кепіл болатын жеке,
заңды тұлға немесе мемлекет.
КӨШІРМЕ – түпнұсқаның ешбір өзгеріссіз нұсқасы.
КУӘЛАНДЫРУ – мөрмен және қолмен құжаттың дұрыстығын,
шындығын растау.
КҮН ТӘРТІБІ – алқалық органның мәжілісінде талқыланатын
сұрақтар тізбесі.
КІРІС НӨМІРІ – мекемеге түскен құжаттардың реттік саны.
ҚОЛДАУХАТ – тұлғаның біреуді, бірдеңені қолдаған ресми
өтініші.
ҚОЛЖАЗБА – қолмен жазылған немесе жазу машинасына, я
компьютерге көшірілген мәтіннің түпнұсқасы немесе көшірмесі.
ҚОРЫТЫНДЫ – қандайда бір мәселеге, құжатқа байланысты
комиссияның, маманның, лауазым иесінің пікірі жазылған құжат.
ҚОСА АТҚАРУШЫ – бір жұмыс орнындағы жұмысымен
қатар екінші бір орында жұмыс істейтін лауазым иесі.
ҚОСЫМША – құжаттың негізгі мәтінін толықтыру үшін
берілетін түрлі ресми және анықтамалық материалдар (фотосуреттер,
схемалар, кестелер, құжаттар).
ҚУЫНЫМ – сотқа азаматтық құқықтарды қорғауды талап етіп
өтініш жасау.
ҚҰЖАТТЫҢ КІРІСПЕ БӨЛІМІ – эмблема, кәсіпорынның
атауы, анықтамалық деректер, құжат түрінің атауы, дата, келіп түскен
құжаттардың нөмірі мен датасына сілтеме деректемелерінің
жиынтығы.
ҚҰЗЫРЕТТІ, БІЛІКТІ – бір салада жеткілікті хабардар,
білімді лауазым иесі.
ҚҰПИЯ – жарияланбайтын, жасырын ұсталатын ақпарат.
ҚҰРЫЛТАЙШЫ – қоғамдық ұйымдардың, қорлардың
құрушысы болып табылатын заңды тұлға.
ҚЫЗМЕТТІК ХАТТАР – лауазым иелерімен, мекемелермен,
ұйымдармен, кәсіпорындармен және жекелеген тұлғалармен
52
байланысудың құралы болып табылатын түрлі мазмұндағы басқару
құжаттарының үлкен тобының жалпы атауы.
ҚЫЗМЕТ, ЛАУАЗЫМ – қызметтік міндет, қызметтік орын.
ЛАУАЗЫМДЫҚ НҰСҚАУ – кәсіпорын қызметкерлерінің
функцияларын, құқықтары мен міндеттерін белгілейтін құжат.
ЛАУАЗЫМДЫҚ НҰСҚАУЛАР – кәсіпорынның
қызметкерінің қызметін, құқықтары мен міндеттерін белгілейтін
құжат.
МАҒЛҰМАТ – 1) қандай да бір сала бойынша алынған білім; 2)
қандай да бір іс туралы хабар, дерек.
МӘЛІМЕТ – қандай да бір деректердің, мағлұматтардың
жиынтығы болып табылатын құжат, жазба.
МӘМІЛЕ – бірдеңені орындау туралы екіжақты келісім.
МӘСЛИХАТ – бір мәселені талқылауға арналған мәжіліс.
МӘТІННІҢ ТАҚЫРЫБЫ – құрастырылған құжат мәтінінің
негізгі мазмұны қысқаша баяндалып жазылған деректеме. Ол құжат
атауымен грамматикалық байланыста болуы керек.
MҰРАҒАТ – 1) eскі құжаттарды, бұрынғыдан қaлған жазба
және графикалық eскepткiштepдi сақтайтын, жүйеге келтipeтiн,
тiзiмдейтiн арнаулы мекеме; 2) мекеменiң eскі құжаттар сақталатын
бөлiмi; 3) қандай да бiр мекеменің, тұлғаның қызметiне қатысты
хаттардың, қолжазбалардың т. б. жинағы.
НЕГІЗДЕМЕ – белгілі бір нәрсеге, тұрмысқа, танымға, ойға, іс-
әрекетке жеткілікті және маңызды шарт.
НҰСҚАУ – бірдеңенің жүзеге асырылуының жолы мен тәртібін
белгілейтін ережелер жиынтығы.
ОТЫРЫС – қандайда бір ұйымның, ұжымның белгілі бір
мәселелерді талқылау мақсатында жиналуы.
ӨСИЕТНАМА – біреудің өзінің өлгенінен кейін мүлкін кімге
тапсыратыны туралы өкімінен тұратын ресми құжат.
ӨТЕМАҚЫ – мүліктерді бөлу немесе айырбастау кезінде
мәмілеге негіз болған мүліктердің құнын немесе үлестерін теңестіру
мақсатында бір жақтың екінші жаққа беретін ақшалай сомасы.
ӨТІЛ – қандай да бір саладағы қызметтің жалғастығы.Еңбек
өтілі.
ПІКІР – бірдеңе немесе біреу туралы ой, пікір жазылған құжат.
РЕСІМДЕУ – белгілі бір құжаттарды толтыру, құрастыру
РҰҚСАТНАМА – бір жерге кіру немесе басқа жаққа бару үшін
берілетін рұқсат қағаз, куәлік
САЛЫҚ – міндетті, өтеусіз төлем, салық ұйымдармен түрлі
салалардан меншік құқық ережесі бойынша алынады, мемлекет
53
тарапына шаруашылық жұмыстарын жүргізу, қауырт жұмыстар
ұсталатын ақшалай қаражат түрі.
САУАЛНАМА – 1) жұмыскерлер жұмысқа орналасқанда
құрастыратын құжат. Сауалнамада көрсетiлген жазбалар тиiстi
құжаттармен расталады. Бұны кадрлар қызметiнiң жұмыскерлерi
тексерiп, қол мен мөр қойып растаулары керек. Сауалнама
жұмыскердiң жеке iciнiң құрамдас бөлiмi; 2) қандай да бiр деректердi
енгiзуге арналған сауал қағаз.
СЕРІКТЕСТІК – тең құқықты қатысушылардан тұратын
өндірістік, сауда, т.б. ұйымы.
СЫЙАҚЫ – орындалған жұмыс көлемі үшін берілетін ақшалай
немесе материалдық сыйлық.
СІЛТЕМЕ – негізгі мәтіннен бөлек, беттің ең төменгі жағына
жазылатын, негізгі құжаттың мәтініне түсінік, ескерту берілетін мәтін.
ТАҒАЙЫНДАУ – 1. құжаттың орындалу мерзімін белгілеу,
анықтау; 2. бір лауазымға, жұмысқа т.б. жіберу, алу; 3. шешім
жазылған құжат.
ТАҚЫРЫП – құжаттың атауы немесе құжаттың бір бөлігінің
атауы.
ТӘРКІЛЕУ – мүлік немесе ақшаның мемлекет меншігіне
еріксіз алынуы.
ТЕЛҚҰЖАТ – құжаттың түпнұсқамен заңдылық күші бірдей
екінші нұсқасы.
ТӨЛҚҰЖАТ – иесінің жеке басын куәландыратын ресми
құжат.
ТӨЛНҰСҚА – құжаттың мекемеде қалатын көшірмесі
ТҰЛҒА – қоғамдағы жеке адам; индивидуум.
ТҮПНҰСҚА – 1. құжаттың алғашқы жасалынған нұсқасы,
көшірме емес. 2. қолжазба.
ТІРКЕУ ОРНЫ – 1. мекеменің тұлғаларды тіркейтін бөлімі; 2.
индекс қойып және құжатты тіркеу туралы мәліметтерді жазып,
құжаттың жасалғанын немесе түскен фактісін тіркеу.
ҰЛЫҚТАУ – жаңа сайланған мемлекет басшысының ант
қабылдап, өз қызметіне аяқ басу кезінде өткізілетін салтанатты
мәжіліс.
ҮЗІНДІ КӨШІРМЕ – қандай да бір мәтіннен, құжаттан
жасалған көшірме.
ҮЛГІ – құжаттың негізге, басшылыққа алуға, еліктеуге болатын
нұсқасы.
54
ҮМІТКЕР, КАНДИДАТ – 1. бір орынға сайлануы,
тағайындалуы немесе қабылдануы мүмкін тұлға; 2. кіші, алғашқы
ғылыми дәрежесі бар тұлға.
ҮСТЕМЕ – еңбекақыға қосылған, қосымша сома.
ХАТШЫ – іскери хат алмасу құжатын жүргізетін, жеке
адамдардың немесе мекеменің ағымдағы істерін жүргізетін жұмыскер.
ШАРТ – өзара міндеттемелер туралы, әдетте жазбаша
жасалатын келісім.
ІС – 1. Жұмыс, қызмет. 2. Кәсіпорын. 3. Сот процесі.
4. Қандай да бір тұлғаға немесе фактіге қатысты құжаттар жиынтығы.
ІС ЖҮРГІЗУШІ – кеңсе істерін жүргізетін қызметші.
ІССАПАР – қызметтік тапсырманы орындау мақсатында басқа
жаққа сапар шегу.
55
8 Құжаттардың атаулары
Алғыс хат – Благодарственное письмо
Аннотация – Аннотация
Анықтама – Справка
Акт – Кесім
Ақпараттық хат – Информационное письмо
Аттестат – Аттестат
Ашық хат – Открытое письмо
Бағдарлама – Программа
Баяндама – Доклад
Баяндау хат – Докладное письмо
Бұйрық – Приказ
Визит карточкасы – Визитная карточка
Диплом – Диплом
Еңбек кітапшасы – Трудовая книжка
Есеп – Отчет
Ескерту хат – Письмо напоминание
Ереже – Положение
Жарғы – Устав
Жарлық – Указ
Жарнама – Реклама
Жауап хат – Ответное письмо
Жеделхат – Телеграмма
Жеке еңбек келісімі – Индивидуальное трудовое соглашение
Жеке куәлік – Удостоверение личности
Жеке хат – Личное письмо
Жеке іс парағы – Личный листок
Жоба – Проект
Жолдама – Направление
Жолдама хат – Сопроводительное письмо
Жоспар – План
Келісім – Соглашение
Келісімшарт – Договор
Кепіл хат – Гарантийное письмо
Кесте – Расписание
Көшірме – Копия
Куәлік – Свидетельство
Қаулы – Постановление
Қолдау хат – Ходатайство
Қолхат – Расписка
Қорытынды – Заключение
56
Құттықтау хат – Поздравительное письмо
Қызметтік хат – Служебное письмо
Қызметтік нұсқау – Должностная инструкция
Мәлімдеме – Рапорт
Мінездеме – Характеристика
Нұсқау – Инструкция
Оқырман билеті – Читательский билет
Ордер – Ордер
Өкім – Распоряжение
Өмірбаян – Автобиография
Өсиетнама – Завещание
Өтініш – Заявление
Өтініш хат – Письмо просьбы
Пікір – Отзыв
Пікірсарап – Рецензия
Ресми хат – Официальное письмо
Рұқсатнама – Виза
Рұқсаттама – Пропуск
Сауалнама – Анкета
Сенімхат – Доверенность
Сұраныс хат – Запрос
Сынақ кітапшасы – Зачетная книжка
Талап арыз – Исковое заявление
Тапсырыс – Заявка
Телефонхат – Телефонограмма
Телқұжат – Дубликат
Төлқұжат – Паспорт
Төлнұсқа – Отпуск документа
Тұжырымдама – Концепция
Түбіртек – Квитанция
Түйіндеме – Резюме
Түпнұсқа – Оригинал
Түсініктеме – Обьяснительная записка
Тізімдеме – Ведомость
Тізім – Список
Тіркеу карточкасы – Регистрационная карточка
Ұсыныс хат – Рекомендательное письмо
Үзінді – Выписка
Үкім – Приговор
Факс – Факс
Хабарлама – Сообщение
57
Хабарландыру – Обьявление
Хаттама – Протокол
Шағымхат – Жалоба
Шақыру хат – Пригласительное письмо
Шарт – Контракт
Шешім – Решение
Штат кестесі – Штатное расписание
Іссапар куәлігі – Командировочное удостоверение
58
Әдебиеттер
59
Мазмұны
60
5.1 Өкім ......................................................................................... 36
5.2 Хаттама .................................................................................... 37
5.3 Қаулы ....................................................................................... 39
5.4 Жарғы ...................................................................................... 39
6 Бақылау тапсырмалары ........................................................... 40
№ 1-нұсқаның тапсырмалары ................................................. 40
№ 2-нұсқаның тапсырмалары ................................................. 41
№ 3-нұсқаның тапсырмалары ................................................. 42
№ 4-нұсқаның тапсырмалары ................................................. 43
№ 5-нұсқаның тапсырмалары ................................................. 44
№ 6-нұсқаның тапсырмалары ................................................. 45
№ 7-нұсқаның тапсырмалары ................................................. 46
№ 8-нұсқаның тапсырмалары ................................................. 47
№ 9-нұсқаның тапсырмалары ................................................. 48
№ 10-нұсқаның тапсырмалары ............................................... 49
7 Іс жүргізуге қатысты қысқаша
түсіндірме сөздік ..................................................................... 50
8 Құжаттардың атаулары ........................................................... 56
Әдебиеттер ............................................................................... 59
61