TOPIK 1 WAJ 3131 PERSATUAN

PENGENALAN KONSEP DAN TEORI

Pengenalan

Unit ini bertujuan memberi pengetahuan dan kemahiran asas kepada pelajar
tentang konsep kegiatan kokurikulum persatuan; meningkatkan pengetahuan dan
kefahaman dalam perancangan dan pengurusan kokurikulum persatuan. Unit ini
akan merangkumi aspek definisi, konsep / teori dan etika kokurikulum persatuan

Di samping itu, unit ini juga bertujuan untuk memupuk dan menghayati nilai-nilai
murni di kalangan pelajar.

Hasil Pembelajaran

Di akhir unit ini, anda seharusnya dapat:

i melengkapkan diri dengan pengetahuan, kemahiran dan nilai profesionalisme

keguruan dalam Kokurikulum Persatuan;

ii menguasai kemahiran mengurus dan mentadbir persatuan;

iii memperoleh pengetahuan dan kemahiran asas persatuan;

iv menghayati nilai-nilai murni serta mengamalkan sikap positif secara

berterusan melalui penglibatan aktif dalam aktiviti Kokurikulum Persatuan;

v meningkatkan kreativiti dan keyakinan diri dalam perancangan dan

pengurusan Kokurikulum Persatuan; dan

vi menjadi penasihat persatuan yang berkesan di sekolah kelak.

1.1 Definisi

1
 Kegiatan kokurikulum ertinya apa-apa kegiatan yang dirancang lanjutan daripada
proses pengajaran dan pembelajaran dalam bilik darjah yang memberi murid
peluang untuk menambah, mengukuh dan mangamalkan pengetahuan, kemahiran
dan nilai yang dipelajari di bilik darjah. (Rujuk Peraturan 2 dalam Peraturan-
Peraturan Pendidikan ( Kurikulum Kebangsaan ) 1997. Seperti dalam Warta
Kerajaan, PU (A) 531/97)

Dalam Warta Kerajaan bertarikh 28 Disember 1967, No. 5652 (Peraturan Kursus
Pengajian) Sekolah 1956, kegiatan ini dikenali sebagai "Kegiatan Kumpulan".

Dalam Warta Kerajaan bertarikh 31 Disember 1997, Jld. 41, No. 26, Tambahan No.
94, Perundangan A.P.U. (A) 531, Akta Pendidikan 1996, Peraturan-peraturan
(Kokurikulum Kebangsaan) telah memberi takrif Kokurikulum ialah Kegiatan
kokurikulum di sekolah kerajaan dan bantuan kerajaan akan mengandungi yang
berikut:

1. Penyertaan dalam sukan dan permainan

2. Penyertaan dalam persatuan dan kelab

3. Penyertaan dalam pasukan pakaian seragam

4. Lain-lain kegiatan sebagaimana ditentukan oleh Menteri Pendidikan

1.2 Konsep/Teori/Dasar/Etika

1.2.1 Dasar Utama (1) Kegiatan Kokurikulum Adalah Sebahagian Daripada

Kurikulum

Kebangsaan - Rujuk Seksyen 18, Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

“Kurikulum Kebangsaan ialah suatu program pendidikan yang termasuk kurikulum

dan kegiatan kokurikulum yang merangkumi semua pengetahuan, kemahiran,
norma, nilai, unsur kebudayaan dan kepercayaan untuk membantu perkembangan
seseorang murid dengan sepenuhnya dari segi jasmani, rohani, mental dan emosi
serta untuk menanam dan mempertingkatkan nilai moral yang diingini dan untuk
menyampaikan pengetahuan.” Subperaturan 3(1) Peraturan-Peraturan Pendidikan
(Kurikulum Kebangsaan) 1997 yang diterbitkan sebagai PU(A) 531/97.

Melaksanakan kokurikulum di sekolah adalah WAJIB dimana Seksyen 135 Akta

Pendidikan 1996 (Akta 550 ) menyatakan; kegagalan @ keengganan melaksanakan
kegiatan kokurikulum adalah suatu kesalahan yang jika disabitkan bersalah boleh
dijatuhi hukuman denda atau penjara atau pun kedua-duanya sekali di bawah
penalti am iaitu Seseorang yang melakukan suatu kesalahan di bawah Akta 550 ini
boleh, dalam hal suatu kesalahan yang berterusan, apabila disabitkan, dikenakan
hukuman denda harian yang tidak melebihi lima ratus ringgit sebagai tambahan
kepada apa- apa penalti lain yang boleh dikenakan kepadanya di bawah Akta 550
ini berkenaan dengan kesalahan itu, bagi setiap hari kesalahan itu terus dilakukan.

1.2.2 Dasar Utama (2) Penyertaan Murid Dalam Kegiatan Kokurikulum Adalah
Wajib

“Matlamat gerakerja kokurikulum yang dikehendaki ialah penyertaan setiap orang

pelajar. Setiap pelajar hendaklah mengambil bahagian sekurang-kurangnya dalam
salah satu gerakerja pakaian seragam, satu kegiatan persatuan atau kelab dan
satu kegiatan sukan atau permainan.”

– {Perkara 5.1 Surat Pekeliling ikhtisas Bil 1/1985 KP(BS)8591/Jld. II(29)}

Sekolah mewujudkan peluang yang seluas-luasnya kepada murid menyertai

kegiatan kokurikulum yang mereka minati.

– {Untuk tujuan ini Pengetua/Guru Besar telah diperuntukkan kuasa untuk

menubuhkan kelab/persatuan di sekolah seperti dalam Peraturan 4 Peraturan-
Peraturan Pendidikan (Persatuan Sekolah) 1998 yang diterbitkan sebagai
PU(A)196/98.}

Penyertaan, kehadiran dan pencapaian murid dalam kegiatan kokurikulum

hendaklah direkod dan diberi penilaian.

– {Hal ini ditegaskan dalam Perkara 8.2.1 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 1/1985 dan
Perkara 2.1 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 2/1986)}

1
Ketidakhadiran murid dalam kegiatan kokurikulum yang murid itu telah
mendaftarkan diri untuk menyertainya adalah suatu kesalahan yang menyebabkan
murid tersebut boleh dikenakan tindakan disiplin jika disabitkan bersalah seperti
tindakan ke atas kesalahan ponteng sekolah atau ponteng kelas.

– {Hal ini hendaklah dimaktubkan dalam Buku Undang-Undang dan Peraturan

Sekolah dan perlu diketahui oleh murid-murid dan ibu bapa mereka}

1.2.3 Dasar Utama (3) Penyertaan Semua Guru Adalah Wajib

Penyertaan semua guru sebagai penjawat atau pengkhidmat awam dalam

mengurus, menyelia dan mengelola kegiatan kokurikulum di sekolah adalah wajib.
Penyertaan semua guru adalah dikehendaki bagi mempastikan keberkesanan
pelaksanaan gerakerja kokurikulum di sekolah” (Perkara 5.2 dalam Surat Pekeliling
Ikhtisas Bil. 1/1985.)

Setiap orang guru di sekolah hendaklah, secara bertulis, diberi tugas dan tanggung
jawab yang spesifik, terperinci, dan kuantitatif dalam bidang kokurikulum di sekolah,
seperti yang dilakukan dalam bidang kurikulum.

Keengganan guru melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang telah

diperuntukan adalah suatu kesalahan daripada segi keperluan perkhidmatan atau
kepatuhan dan kebertanggungjawaban penjawat awam atau pun moral dan wibawa
keguruan yang boleh dikenakan tindakan disiplin mengikut “Perintah-perintah Am
Pegawai Awam (Kelakuan dan tatatertib)(Bab D)”.

1.2.4 Dasar Utama (4) Perlaksanaan “Kegiatan Kokurikulum”

“Kegiatan kokurikulum” yang dilaksanakan di sekolah hendaklah merupakan apa-

apa kegiatan yang dirancang lanjutan daripada proses pengajaran dan
pembelajaran (P&P) dalam bilik darjah yang memberikan murid-murid peluang untuk
menambah, mengukuh dan mengamalkan pengetahuan, kemahiran dan nilai-nilai
yang dipelajari di dalam bilik darjah.” {Peraturan 2 dalam Peraturan-Peraturan
Pendidikan (Kurikulum Kebangsaan) 1997}
Setiap kegiatan kokurikulum yang dilaksanakan hendaklah dirancang dengan
maksud mempunyai matlamat, objektif, kaedah pelaksanaan dan kurikulum kegiatan
serta skema penilaian yang pragmatis dan progresif.

Setiap kegiatan kokurikulum yang dilaksanakan hendaklah mengandungi elemen-

elemen pengetahuan, pengalaman dan kemahiran baru serta nilai-nilai murni yang
membantu membangunkan intelek, jasmani, emosi dan rohani murid secara
seimbang.

1.2.5 Dasar Utama (5) Penyertaan “Beramai-Ramai”

Pelaksanaan kegiatan kokurikulum di sekolah hendaklah berasaskan prinsip

penyertaan beramai-ramai tanpa ada unsur-unsur diskriminasi atau paksaan
tetapi menfokus kepada peningkatan perpaduan dan integrasi di kalangan murid-
murid. (Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 17/2000 bertarikh 16 November 2000).

Kegiatan kokurikulum yang dilaksanakan di sekolah hendaklah bersifat merentas

disiplin, bersepadu dan tidak bersifat eksklusif. Penyertaan adalah terbuka kepada
semua pelajar.

1.2.6 Dasar-Dasar Sokongan Dalam Perlaksanaan Kokurikulum Di Sekolah

Sekolah-sekolah khususnya yang kurang kemudahan untuk gerakerja kokurikulum

ini hendaklah menggalakkan pelajar-pelajarnya mengambil bahagian dalam
membuat kerja-kerja amal untuk masyarakat setempat; bergotong royong
memperbaiki kawasan sekolah; gerakerja-gerakerja yang menekankan perpaduan
kaum, ketatanegaraan, moral dan sebagainya yang sesuai bagi pendidikan
menyeluruh dan pembentukan keperibadian.

– {Perkara 5.3 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1985, KP(BS)8591/Jld.((929)}

Kegiatan kokurikulum di sekolah boleh dilaksanakan dengan penglibatan dan

penyertaan anggota masyarakat setempat.
– {Rujuk Subperkara 4.2.1 dan Subperkara 5.2 dalam Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.
4/1985 KP. 8591-11(32) bertajuk “Sekolah Sebagai Institusi Masyarakat”}

Kementerian Pendidikan amat menggalakkan murid-murid bergiat dalam kegiatan

Pasukan Pakaian Seragam yang terdapat di sekolah-sekolah. Selaras dengan dasar
tersebut, guru-guru dan murid-murid juga dibenarkan menyertai aktiviti seperti
perkhemahan, perbarisan dan kursus yang dianjurkan dari semasa ke semasa oleh
agensi-agensi kerajaan atau oleh pertubuhan bukan kerajaan yang berdaftar.(Surat
Pekeliling Ikhtisas Bil. 24/1998).

Kementerian Pendidikan membenarkan pihak sekolah menganjurkan program

lawatan pendidikan murid semasa waktu persekolahan secara terancang.
Kementerian juga menggalakkan penglibatan ibu bapa yang berminat untuk
menyertai lawatan-lawatan tersebut. (Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 12/2000).

Sesuai dengan matlamat Falsafah Pendidikan Negara, Kementerian Pendidikan

ingin menegaskan bahawa murid-murid di sekolah perlu diberi ruang untuk
mengembangkan potensi mereka secara menyeluruh dan bersepadu agar mereka
menjadi insan yang seimbang dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani. (Surat
Pekeliling Ikhtisas Bil. 18/2000).

Sekolah hendaklah memberi penghargaan kepada guru-guru dan pelajar-pelajar

atau orang perseorangan (atas penyertaan, penglibatan dan pencapaian masing-
masing dalam bidang kokurikulum di sekolah). Penghargaan tidak hanya terbatas
kepada kejayaan / kemenangan semata-mata, tetapi hendaklah juga diberi kepada
pelajar-pelajar yang mempunyai sifat disiplin yang baik. (Subperkara 8.2.4 Surat
Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1985).

Sekolah mewujudkan peluang kepada murid-murid mengembangkan bakat dan

potensi diri masing-masing dalam bidang-bidang kokurikulum yang mereka minati
ke peringkat yang lebih tinggi sehinggalah ke peringkat antarabangsa.

Murid-murid juga sebaik-baiknya diberi peluang memperagakan bakat dan

kecemerlangan masing-masing kepada masyarakat awam.
TOPIK 2
PENGURUSAN PERSAT UAN

Pengenalan
Persatuan merupakan salah satu komponen Gerak Kerja Kokurikulum yang
diwajibkan di sekolah dan Institut Pendidikan Guru Malaysia. Ia berkaitan dengan
aktiviti berpersatuan seperti lawatan sambil belajar, pameran dan pertandingan,
yang menyokong kurikulum yang disampaikan kepada murid-murid melalui mata
pelajaran akademik. Aktiviti persatuan dapat memupuk nilai-nilai murni dan ciri-ciri
kepemimpinan di kalangan murid.

Hasil Pembelajaran
Pada akhir tajuk ini, anda seharusnya dapat:

i mengenali kokurikulum persatuan;

ii memahami konsep pengurusan persatuan;
iii mengetahui dan memahami keperluan perancangan dan
aktiviti persatuan; dan
iii menghayati nilai-nilai murni yang berkaitan

Matlamat, Objektif dan Arah tuju persatuan

Matlamat utama kokurikulum Persatuan di sekolah ialah untuk mengeluarkan murid-

murid yang berkeyakinan tinggi; berkreatif; yang mempunyai ciri-ciri kepimpinan; dan
yang dapat menghayati nilai-nilai murni. Murid-murid yang mempunyai kesemua sifat
yang tersebut akan menjadi warganegara yang berguna dan berproduktif. Untuk
mencapai matlamat ini, setiap aktiviti yang dirancang dan dikelolakan haruslah
mempunyai objektif khusus yang boleh membawa kepada pencapaian matlamat
utama. Sehubungan itu semua aktiviti persatuan yang dirancang mestilah
mempunyai arah tuju yang spesifik yang menuju kepada pencapaian matlamat pada
akhirnya.

Persatuan yang dikendalikan di sekolah merangkumi semua subjek major dan

 minor. Secara kasar jenis persatuan boleh dikategorikan seperti berikut:

• Persatuan Bahasa
• Persatuan Budaya
• Persatuan Subjek major
• Persatuan Subjek minor

2.1 Pengurusan Persatuan

Pengurusan adalah satu kemahiran yang perlu dipelajari melalui pengalaman.
Namun begitu, beberapa langkah perlu diambil untuk mengurus persatuan
sistematik merangkumi penguasaan ilmu pengetahuan yang merangkumi aspek-
aspek berikut:

2.1.1 Penubuhan persatuan

a. Adakan Mesyuarat Penaja

b. Tulis Surat permohonan penubuhan dari Guru penasihat kepada PENDAFTAR
(Pengetua).
2.1.2 Perlembagaan
c. Terima Surat Kelulusan Penubuhan dari Pengetua
d. Terima Surat Perlantikan dari PENGETUA kepada Guru Penasihat
Perlembagaan merupakan satu dokumen yang mengandungi semua susunan
peraturan dan undang-undang dasar yang dianggap penting bagi pentadbiran
sesebuah persatuan. Perlembagaan berperanan menentukan bidang kuasa J/kuasa,
peraturan, syarat, dan sebagainya.
Sebagai contoh; Pada mematuhi Subperaturan 5 {(1)(a)} dalam Peraturan-peraturan
Pendidikan (Persatuan Sekolah) 1998, Akta Pendidikan 1996 seperti dalam Warta
Kerajaan Malaysia Jilid 42, No. 11, Tambahan No. 41, Perundangan (A): P.U. (A)
196 bertarikh 21hb Mei 1998, maka berikut ini dikemukakan Peraturan-peraturan
(Perlembagaan) (Nama Pertubuhan dan alamat) yang selepas ini disebut sebagai
”persatuan” sahaja.
Perlembagaan juga ialah suatu kumpulan undang-undang dasar yang menentukan
cara pentadbiran sesebuah persatuan itu dijalankan. Perlembagaan menerangkan
kuasa-kuasa yang dipunyai oleh ahli J/Kuasa, hak-hak yang dipunyai oleh ahli dan
perhubungan antara Pimpinan J/kuasa dengan ahli.

2.1.3 Garis panduan

Garis panduan juga merupakan dokumen yang di bina dan di rujuk oleh ahli
persatuan yang merangkumi peraturan, perancangan aktiviti tahunan, tatacara
perlaksanaan, sasaran dan sebagainya yang lebih terperinci dan menjadi rujukan
utama dalam pengurusan persatuan.

2.1.4 Kewangan
Kewangan merupakan faktor utama dan pemangkin untuk menggerakkan persatuan
dimana melalui sumber kewangan yang cukup persatuan dapat melaksanakan
aktiviti dengan berkesan. Persatuan boleh mendapat sumber kewangannya melalui
yuran masuk, yuran bulanan / tahunan, derma atau aktiviti keusahawanan. Sumber
kewangan persatuan adalah di uruskan oleh Bendahari. Bendahari yang perlu
membuat penyata kewangan dengan rapi , teratur dan sistematik.

2.1.5 Protokol
Ia merujuk kepada norma atau Peraturan-peraturan yang telah diterima oleh semua
pihak, dalam hubungan hariannya dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat
atau situasi atau majlis yang rasmi dan yang bukan rasmi.
Bertujuan mengamalkan sopan santun, memudahkan pengurusan & pengendalian,
serta memberi penghormatan yang sewajarnya kepada pihak lain.
Melalui persatuan, protokol dapat diaplikasikan dalam banyak perkara yang
melibatkan pihak kedua atau ketiga seperti protokol dalam surat menyurat,
pengendalian mesyuarat dan sebagainya.

2.1.6 Surat menyurat

Dalam melaksanakan aktiviti persatuan, surat menyurat merupakan elemen penting
yang perlu diberi perhatian. Surat bertindak sebagai alat komunikasi, rekod
 persatuan dan bahan bukti perlaksanaan aktiviti yang dirancangkan.
Surat boleh diklasifikasikan kepada TERBUKA, TERHAD, SULIT, RAHSIA, RAHSIA
BESAR atau PERSENDIRIAN.
Surat boleh dibuat dalam format atau bentuk SURAT RASMI, SURAT TIDAK RASMI
atau MEMO.
Kesemua Format dan Klasifikasi surat yang dinyatakan di atas mempunyai tatacara
dan peraturan penulisan tertentu yang perlu dipatuhi. Didalam persatuan, Ia
biasanya menjadi tugas dan tanggungjawab Setiausaha.

2.1.7 Sistem fail

Sistem Fail merujuk kepada Proses Mengklasifikasi, Menyusun, Menyimpan Dan
Menyelenggara Fail-Fail Bagi Memudahkan Pengurusannya Apabila Diperlukan.
Pengurusan sistem fail secara sistematik perlu dipelajari dengan tujuan:
• meningkatkan kefahaman dan kesedaran pelaksanaan sistem rekod dan fail yang
yang betul dan
• Memahami dan memahirkan pengendalian penyimpanan, pelupusan rekod dan fail
yang kemas kini dan sistematik.
• Memahami untuk menulis dan merekod surat rasmi dengan menggunakan teknik
yang

2.1.8 Pengurusan mesyuarat

Mesyuarat merujuk kepada Perbincangan di antara 2 pihak atau lebih untuk
mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. Pengendalian dan tatacara
mensyuarat adalah berbeza di antara satu sama lain mengikut keahlian, organisasi,
objektif dan agenda.
Untuk melaksanakan sesebuah mesyuarat,beberapa langkah perlu dilakuan seperti
membentuk dan menyusun agenda mesyuarat yang meliputi Perutusan pengerusi,
Pengesahan minit mesyuarat yang lalu, Perkara-perkara berbangkit, Senarai
perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan, Pembentangan kertas kerja (jika
perlu), Hal-hal lain dan Penutup.
Setiausaha bersama pengerusi hendak bersama-sama membentuk agenda
mesyuarat yang dirancangkan.

10
 2.1.9 Peranan dan tanggungjawab AJK persatuan
• Pengerusi
o Mempengerusikan semua mesyuarat dan bertanggungjawab atas kesempurnaan
semua mesyuarat
o Meneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala keputusan yang
diputuskan diambil tindakan yang
sewajarnya.
o Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke
semasa.
• Timbalan Pengerusi
o Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab yang diberi
dan boleh membuat keputusan jika perlu.
o Memangku tugas pengerusi semasa ketiadaan pengerusi.
o Mempengerusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi.
o Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari semasa ke
semasa.

• Naib Pengerusi
o Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab yang diberi.
o Mempengurusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi.
o Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke
semasa.

• Setiausaha
o Menguruskan hal-hal surat
menyurat.
o Mencatat dan menandatangani minit mesyuarat/laporan kegiatan-kegiatan.
o Mencatat kehadiran ahli
o Menyimpan dokumen yang berkaitan dengan persatuan.
o Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke
semasa.
• Penolong Setiausaha
o Membantu setiausaha dalam menjalankan segala tugas dan
tanggungjawabnya.
o Menjalankan tugas Setiausaha sewaktu ketiadaan Setiausaha.
o menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke
semasa.

1
• Bendahari
o Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Persatuan
o Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan dan
bertanggungjawab di atas kesahihannya.
o menyediakan Penyata Kira-Kira bulanan dan tahunan serta menandatanganinya.
o Melaporkan kedudukan kewangan sekiranya diminta di dalam mesyuarat ahli
jawatankuasa.
o Menyediakan Laporan Kewangan untuk di audit dan dibentangkan dalam
Mesyuarat Agung.
o Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke
semasa.

• Penolong Bendahari
o Menjalankan tugas-tugas Bendahari sewaktu ketiadaan Bendahari.
o Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke
semasa.

• Ahli Jawatankuasa
o Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang
dilaksanakan.
o Mempengerusikan biro sekiranya dilantik.
o Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke
semasa

• Pemeriksa Kira-Kira
o Memeriksa, menyemak serta mengesahkan Laporan Kewangan tahunan dan
bertangungjawab keatasnya.
o Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan betul

2.2 Prosedur Penubuhan Persatuan

2.2.1 Mewujudkan/Penubuhan Jawatankuasa Penaja (Minimum 7 org Ahli)
2.2.2 Mengadakan ‘Mesyuarat JK Penaja’- Bincang Persediaan Penubuhan.
2.2.3 Membina dan menyediakan Draf Perlembagaan Persatuan dan Peraturan
Persatuan Kelab/Persatuan.
 2.2.4 Draf Aktiviti Tahunan.
2.2.5 Mengadakan Majlis perjumpaan / ‘Mesyuarat Agung Penajaan’ dgn ahli
2.2.6 Surat Permohonan Penubuhan Persatuan (Penaja).
2.2.7 Surat Kelulusan Penubuhan oleh Pendaftar Kelab dan Persatuan
(Pengarah/Pengetua/Guru Besar) institusi masing-masing.
2.2.8 Pengendalian Mesyuarat Agung (Tjwb Jawatankuasa Penaja):
2.2.8.1 Notis Mesyuarat Agung, Edar borang Usul
2.2.8.2 Surat Jemputan Mesyuarat
2.2.8.3 Mesyuarat Agung:
Pelantikan pengerusi dan AJK
2.2.8.3.2 Perbincangan Perlembagaan (persetujuan/pindaan)
Peraturan-peraturan
Sumber Kewangan Persatuan
Cadangan Aktiviti
Hal-hal lain
Mencatat Minit
2.2.9 Pengurusan, Pelaksanaan aktiviti persatuan dan Pemantauan(T/Jwb AJK
persatuan)
2.2.10 Dokumentasi dan sistem fail
2.2.11 Pengauditan.
TOPIK 3
PELAKSANAAN PROJEK PERSAT UAN

Pengenalan

Unit ini bertujuan memberi pengetahuan dan kemahiran asas kepada

pelajar
tentang mengadakan mesyuarat dan melantik ahli jawatankuasa, membincang
peranan dan tanggungjawab setiap AJK dan ahli, merancang aktiviti dan
melaksanakannya dan Menilai aktiviti yang dijalankan dan membuat pelaporan
dokumentasi. Disamping itu pelajar di dedahkan juga berkaitan logo, moto dan
lagu persatuan serta refleksi terhadap apayang telah mereka laksanakan

Hasil Pembelajaran

Pada akhir tajuk ini, anda seharusnya

dapat:
1. Membentuk logo, moto dan lagu persatuan;

2. Merancang, melaksana dan mengendalikan mesyuarat;

3. Menghasilkan sebuah kertas kerja projek, surat menyurat, penubuhan AJK

pengelola, anggaran perbelanjaan, aturcara pentadbiran, buku program;

4. Membuat persembahan projek yang dirancangkan

5. mengetahui dan memahami keperluan perancangan dan pengendalian

aktiviti persatuan; dan

6. menghayati nilai-nilai murni yang berkaitan

7. membuat
refleksi

3.1 Logo, motto dan lagu

persatuan
3.1.1 Logo
 Perkataan logo ialah singkatan daripada Logogram. Logo merupakan satu
gubahan ringkas yang membawa makna dan mesej tertentu serta fungsi
yang
tertentu. Pada masa kini istilah logo telah digunakan bagi menggambarkan
isyarat, emblem, coat of arms, simbol dan juga bendera. Logo adalah
singkatan perkataan logogram iaitu gubah ringkasan sesuatu bentuk. Logo
berfungsi sebagai satu simbol atau tanda pengenalan bagi:

– Pertubuhan

– Persatuan

– Kelab

– Barangan komersial

– Syarikat

– Perkhidmatan

– Kempen

– Pameran

Sumber Ilham untuk penciptaan Logo boleh di perolehi dari Flora dan
Fauna,
manusia, Objek ciptaan manusia, Huruf, Angka dan juga bentuk Geometri.

Terdapat 3 kumpulan jenis logo iaitu:

A. Logo Huruf

• Logo huruf dikenal sebagai logotype atau alphagram

• Dicipta berdasarkan rupa bentuk satu huruf atau angka sahaja, beberapa
huruf yang digabungjalinkan atau beberapa huruf dalam satu
perkataan.
• Singkatan (initial) yang mewakili sesuatu pertubuhan dipilih untuk gubahan
logo pertubuhan itu.
 B. Logo
Representasi
• Dikenali sebagai pictogram

• Dicipta berdasarkan rupabentuk objek-objek di alam sekeliling.

• Bentuk asal dan gambar objek dipermudahkan untuk menghasilkan imej

visual yang ringkas tetapi masih mengekalkan sifat-sifat asal objek itu.

• Gubahan logo yang mudah, ringkas dan berkesan dapat menyampaikan

mesej dengan jelas tanpa sebarang penerangan.

C. Logo
Simbol
• Merupakan tanda yang dikenal antarabangsa kerana dapat menyampaikan
mesej yang jelas tanpa mengira bahasa dan
bangsa.
• Biasanya menggunakan rupa mudah sesuatu objek untuk mewakili
perkara-
perkara yang ada perkaitan dengannya.

3.1.2 Motto

Motto adalah sebuah logan singkat yang mudah ingat untuk dijadikan
pedoman sehingga mampu memotivasi dan mendorong untuk lebih
maju.
3.1.3 Contoh Logo, Motto dan
Lagu

3.1.3.1 Logo MRSM

Huraian Logo MRSM

1. Roda Bergigi - Setiap gigi mewakili negeri dalam Malaysia di mana

MARA
memberi perkhidmatannya secara terus dan juga jaringan aktiviti
keusahawanan yang diterokai oleh Bumiputera. Mewakili 14 buah negeri
di
Malaysia.
2. Teleskop dan Alatan Sains - Melambangkan sains dan teknologi masa kini.

3. Slogan - BERDISPLIN BERILMU DAN

BERAMAL
Pada logo tersebut mewakili sahsiah terpuji yang diterapkan pada pelajar.
Konsep utama MRSM iaitu pendidikan sains dan teknologi
diketengahkan,
ketakwaan dijana dan keusahawanan disemai. Pelajar-pelajar MRSM
ini
seterusnya dicanai agar menjadi pelajar serba boleh, berjiwa patriotik, kental
dan mampu bersaing pada bila-bila masa dan di mana jua mereka
berada.
4. HITAM - Sebagai lambang keutuhan dan kekukuhan semangat untuk
membantu secara berterusan golongan Bumiputera

5. MERAH - Melambangkan keberanian untuk mara ke hadapan menerokai

peluang-peluang baru

3.1.3.2 Motto - KOMITMEN KE ARAH KECEMERLANGAN

3.1.3.3 Lagu MRSM

Wahai putera puteri bangsaku

ayuh segera menuju

mengikut gerak langkah maju

bersatu mencari ilmu

Di zaman sains dan

teknologi
negara perlukan jasamu

janganlah rasa malas lagi

bersama memegang teraju

Di Maktab Rendah Sains

MARA
tuntut ilmu jangan jemu
tingkat taat setia pada guru

berdisiplin selalu

Hari ini hari mulanya

hari esok berjaya

tingkatkan segala yang ada

ke kuliah kita segera

itu;

TOPIK 4
PENGENDALIAN MESYUARAT

MESYUARAT

1. Definisi
Definisi dan konsep mesyuarat :
Perbincangan formal yang melibatkan sekurang-kurangnya tiga orang;
Untuk mengumpul idea-idea atau penyatuan fikiran;
Menggunakan agenda tertentu untuk mencapai objektif, keputusan bersama atau
mencapai sesuatu keputusan; dan
Melalui proses komunikasi.
Definisi dan konsep minit mesyuarat :
Suatu catatan ringkas, peringatan atau laporan tentang sesuatu perkara atau
agenda yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat;
Gambaran satu kesatuan idea yang memperlihatkan pertalian fikiran di antara satu
perkara dengan perkara lain dalam rangka memenuhi konsep organisasi.
Dicatat dengan baik dan mengikut prosedur tertentu serta format yang
telah
ditetapkan;
Menjadi rujukan dan tindakan susulan AJK tertentu selepas mesyuarat; dan
Sebagai maklum balas dan rujukan pada mesyuarat berikutnya.

2. Tujuan/Fungsi
Fungsi mesyuarat :
Wadah untuk menyelesaikan tugasan dan masalah berkaitan organisasi atau
persatuan;
Mengemukakan perbincangan idea dalam kumpulan untuk mencapai kata sepakat
bagi memperoleh kerjasama dan melancarkan perjalanan aktiviti yang telah
dirancang;
Menekankan keputusan-keputusan yang diambil dan tindakan selanjutnya sesudah
Menilai dan mengawal aktiviti dan kewangan organisasi dari semasa ke semasa;
Membincang dan menyelaras bidang tugas jawatankuasa;
Menyebar maklumat dan rancangan/aktiviti baru;
Mengetahui sokongan,kerjasama, tindak balas dan sambutan terhadap sesuatu isu
atau aktiviti;
Membuat keputusan penting berkaitan organisasi mengikut peruntukan
perlembagaan dan undang-undang;
dan
Merancang sesuatu strategi atau program serta mendapat idea-idea baru bagi
melaksanakan aktiviti organisasi.

Fungsi minit mesyuarat

:Peringatan kepada anggota-anggota yang menghadiri mesyuarat untuk bertindak
terhadap keputusan mesyuarat;
Menjadi landasan bagi perjalanan mesyuarat yang seterusnya;
Keberkesanan minit mesyuarat bergantung pada kecekapan pencatat;
Pencatat perlu mempunyai kemahiran menulis minit mesyuarat.

3. Jenis-jenis Mesyuarat
Mesyuarat Tetap;
Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar;
Mesyuarat Jawatankuasa Kerja;
Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro; dan
Mesyuarat Jawatankuasa Sementara ( ad-hoc ).

Mesyuarat Tetap:
Diadakan dari semasa ke semasa oleh jawatankuasa atau lembaga sesebuah
organisasi;
Bertujuan untuk merancang, melaksanakan dan menilai dasar-dasar, projek atau
aktiviti berkaitan organisasi;
Judul maklumat mesyuarat perlu dicatatkan bilangan mesyuarat. Contohnya :

20
Minit Mesyuarat
Jabatan Ko-Kurikulum
Institut Pendidikan Guru Malaysia, Kampus Kota
Bilangan 3/2009

Mesyuarat Jawatankuasa:
Fungsi mesyuarat sama seperti mesyuarat tetap;
Justeru, judul maklumat mesyuarat juga perlu dicatatkan bilangan mesyuarat.
Contohnya :
Minit Mesyuarat Jawatankuasa Induk
KEJOHANAN OLAHRAGA TAHUNAN
Institut Pendidikan Guru Malaysia, Kampus Kota
Bilangan 3/2013

Mesyuarat Khas:
Bertujuan untuk membincangkan sesuatu isu khusus yang tidak meliputi agenda
yang menyeluruh, iaitu tidak menyemak dan meluluskan minit mesyuarat yang lalu;
Tidak menyentuh perkara-perkara yang lain daripada isu yang menyebabkan
mesyuarat itu diadakan.
Judul maklumat mesyuarat khas tidak perlu dicatatkan bilangan mesyuarat.
Contohnya :
Minit Mesyuarat Khas
Lawatan Pengarah Bahagian Pendidikan Guru
Ke Institut Pendidikan Guru Malaysia, Kampus Kota

Mesyuarat Agung:
Ada dua, iaitu
:Bersifat tahunan;
Bersifat boleh diadakan pada bila-bila masa.
Bersifat tahunan :
untuk melaporkan kegiatan dan kedudukan kewangan; dan
untuk memilih jawatankuasa baru, jika tempoh tamat.
Judul perlu dicatatkan bilangan mesyuarat. Contohnya :

1
Minit Mesyuarat Agung Tahunan
Kelab Staf Akademik
Institut Pendidikan Guru Malaysia, Kampus Kota
Kali Ke-14
Bersifat boleh diadakan pada bila-bila masa :
diadakan atas permohonan sejumlah anggota tertentu atau jawatankuasa kerja
menurut perlembagaan pertubuhan;
dikenali sebagai Mesyuarat Agung Luar Biasa;
dikenali juga sebagai Mesyuarat Agung Tergempar.
Judul tidak perlu dicatatkan bilangan mesyuarat. Contohnya :
Minit Mesyuarat Agung Luar Biasa
Persatuan Guru-Guru KDC
Institut Pendidikan Guru Malaysia, Kampus Kota
Bharu
4. Agenda Mesyuarat

Perutusan Pengerusi;
Sah minit yang
lalu;
Perkara berbangkit:
Tajuk :
Mesyuarat mengambil maklum.
Mesyuarat mengambil keputusan.
Perkara baru untuk
perbincangan:
Pembentangan Kertas Kerja :
Intipati kertas kerja.
Mesyuarat mengambil maklum.
Mesyuarat membuat keputusan.
Hal-hal lain;
Penutupan.

5. Pengendalian Mesyuarat
Komponen mesyuarat :
Kandungan:
Maklumat, pengetahuan, pengalaman, pendapat, idea, sikap, dan harapan
anggota.
Interaksi:
Cara memproses kandungan mesyuarat – Kerjasama, mendengar, meluahkan isi
hati, melibatkan, mempercayai.
Struktur:
Cara maklumat dan peserta mesyuarat diurus untuk mencapai objektif.
5W’s tentang mesyuarat :
Why ( Kenapa
)Kenapa perlunya mesyuarat?
What ( Apa
)Apa yang perlu dicapai?
Who ( Siapa
)Siapa yang perlu menghadiri?
Where ( Di mana
)Di mana perlu diadakan?
When ( Bila
)Bila perlu diadakan?
Asas mesyuarat berkualiti :
Ada agenda dan objektif
nyata;
Apa yang perlu dicapai;
Keanggotaan yang pakar;
Fizikal yang
kondusif;
Notis awal / betul;
Pengerusi dan Setiausaha yang berkesan;
Perbincangan positif;
Ketepatan minit; dan
Tindakan susulan yang berkesan.
Asas mesyuarat tidak berkualiti :
Lewat diberitahu;
Agenda tidak
tersusun;
Lewat mula dan meleret-leret;
Pengerusi dan Setiausaha lemah;
Pengerusi dan Setiausaha tidak tetap;
Ramai pakar tidak hadir;
Minit lewat dan tidak lengkap; dan
Tiada follow-up.
Peranan Pengerusi Mesyuarat :
Penggerak, pengacara, pemandu, dan pengadil.
Sebelum mesyuarat:
Kenapa perlunya mesyuarat?;
Isi dan
keutamaan;
Apakah keputusan yang ingin dicapai?;
dan
Keahlian, tarikh, dan tempat.
Semasa mesyuarat:
Datang awal ( rappor
);
Tepati masa;
Nyatakan tujuan mesyuarat;
Prosedur dan struktur mesyuarat;
Perbincangan :
Sah minit;
Perkara berbangkit;
Perbincangan :
Kemukakan isu dan masalah;
Minta pandangan / penjelasan;
Galakkan penyertaan ahli; dan
Mengawal perbincangan
Akhir mesyuarat:
Ulas isu-isu;
Maklumkan keputusan;
Maklumkan tindakan susulan;
Nyatakan mesyuarat akan datang;
Penghargaan; dan
Penangguhan mesyuarat.
Peranan Setiausaha :
Sebelum mesyuarat:
Hantar notis dan dokumen mesyuarat;
Agenda yang betul;
Persiapan mesyuarat – Hospitality; dan
Senarai semak yang tepat.
Semasa mesyuarat:
Catat/edar kehadiran ahli;
Catat minit;
Jelaskan isu kepada mesyuarat; dan
Tugas pentadbiran / house-keeping.
Selepas mesyuarat:
Sediakan deraf minit mesyuarat;
Edar minit;
Tindakan susulan; dan
Simpan rekod / dokumen.
6. Tatacara / Tatasusila Mesyuarat
Jangan tiba atau datang
lewat;
Elakkan gangguan;
Jangan meninggalkan mesyuarat;
Duduk dengan bersopan;
Pendengar berkesan / berminat; dan
Berikan sumbangan membina.

7. Minit Mesyuarat
Binaan Minit Mesyuarat :
Memerlukan tiga struktur asas :
judul maklumat mesyuarat;
badan minit; dan
Perkara Y

penangguhan.
Contoh binaan minit mesyuarat :

JUDUL MAKLUMAT
MESYUARAT
( Mesyuarat Tetap, Mesyuarat Jawatankuasa, Mesyuarat Khas,
Mesyuarat Agung )

BADAN MINIT
( Butiran Am, Agenda, Perbincangan, Keputusan dan Tindakan )

PENANGGUHAN
MESYUARAT
( Mesyuarat ditangguhkan pada jam … )

Badan Minit Mesyuarat :

Perlu dicatatkan perbincangan dan keputusan yang diambil tentang sesuatu
perkara secara ringkas tetapi jelas;
Setiap perkara dibahagi berdasarkan subjudul tertentu menurut agenda mesyuarat;
Terdiri daripada :
Ucapan Pengerusi
Menyemak dan Mengesahkan minit mesyuarat lalu
Perkara-perkara berbangkit
Membentang dan mengesahkan laporan kewangan ( jika perlu )
Perkara-perkara berbangkit ( berkaitan laporan kewangan – jika perlu )
Perkara X

Hal-hal lain
Penangguhan
FORMAT MINIT
(1) JUDUL MINIT
MESYUARAT
(2) BUTIRAN AM
i. Tarikh :
ii. Masa
iii. Tempat :
iv. Kehadiran : ( catatkan anggota yang tidak hadir juga )

(3) AGENDA ( jika perlu dicatatkan )

i. Ucapan Pengerusi
ii. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat lalu
iii. Perkara-perkara berbangkit
iv. Membincangkan isu
v. Membincangkan isu
vi. Hal-hal lain

(4) KETERANGAN AGENDA

Isi perbincangan agenda dicatat oleh pencatat minit mesyuarat.

(5) TINDAKAN
Siapakah yang bertanggungjawab?

(6) UCAPAN PENANGGUHAN

Ucapan penangguhan oleh Pengerusi. Dicatat juga masa mesyuarat ditamatkan.

(7) PENCATAT
Dicatatkan nama orang yang mencatat minit mesyuarat.

(8) PENGESAHAN PENGERUSI

Pengerusi menandatangi minit mesyuarat tanda pengesahan.

Format Penulisan Badan Minit Mesyuarat :

Perlu ada Agenda, Perkara dan Tindakan :

Agenda Perkara
1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

6.0 Ucapan Pengerusi:

1.1 ……………………………………………….
1.2 ……………………………………………….
Tindakan : Makluman
Menyemak dan Mengesahkan Minit Mesyuarat yang Lalu :
2.1 ……………………………………………….
2.2 ……………………………………………….
Tindakan : Setiausaha
Perkara-Perkara Berbangkit :
3.0 ……………………………………………….
3.1 ……………………………………………….
Tindakan : Makluman
Perkara X ( Projek, Masalah, dsb. ) :
4.1 …….…………………………………………
4.2 ……………………………………………….
Tindakan : Semua AJK
Perkara Y ( Projek, Masalah, dsb. ) :
5.0 ……………………………………………….
5.1 ……………………………………………….
Tindakan : JK Kebajikan
Hal-Hal Lain :
6.1 ……………………………………………….
6.2 ……………………………………………….

Format penulisan minit mesyuarat :

Minit Mesyuarat Jawatankuasa

Angkatan Sasterawan Muda Kali Ke-2, 2009
Institut Pendidikan Guru Malaysia, Kampus Kota
Bharu

Tarikh :
Masa
:Tempat :
Kehadiran : ( hadir dan tidak hadir )

Agenda Perkara
1.0
2.0
3.0

4.0

5.0

6.0 Ucapan Pengerusi:

Menyemak dan Mengesahkan Minit Mesyuarat yang Lalu :
Perkara-Perkara Berbangkit :
Tindakan : Semua AJK
Perkara X ( Projek, Masalah, dsb. ) :
Tindakan : Pengerusi JK Seminar
Perkara Y ( Projek, Masalah, dsb. ) :
Tindakan : JK Sukan dan Permainan
Hal-Hal Lain :

Penangguhan :
Ucapan penangguhan oleh pengerusi.
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.45 tengah hari.

Dicatat oleh / Yang menjalankan tugas :

(Nama Pencatat)
Jawatan Pencatat
Contoh 1 : Format Penulisan Minit Mesyuarat

Minit Mesyuarat Jawatankuasa

Angkatan Sasterawan Muda
Institut Pendidikan Guru Malaysia, Kampus Kota
Bharu
Bil.2/2009

Tarikh :
Masa
Tempat :

30
Kehadiran : ( hadir dan tidak hadir )

1.0 Ucapan Pengerusi:

2.0 Menyemak dan Mengesahkan Minit Mesyuarat yang Lalu :
3.0 Perkara-Perkara Berbangkit :
Tindakan : Semua AJK
4.0 Perkara X ( Projek, Masalah, dsb. )
Tindakan : Pengerusi JK Seminar
5.0 Perkara Y ( Projek, Masalah, dsb. )
:Tindakan : JK Sukan dan Permainan
6.0 Hal-Hal Lain :
Penangguhan:
Ucapan penangguhan oleh pengerusi.
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.45 tengah hari.

Dicatat oleh : Disahkan oleh

:(Nama Pencatat) (Nama )
Jawatan Pencatat Jawatan (Pengerusi)
(Setiausaha/AJK)

31