‫تمهيــــد‪:‬‬

‫إن نظام المعلومات يلعب دورا هاما و حساسا داخل المؤسسة بص فته منتج ا للمعلوم ات ‪ ،‬فه و يعت بر‬
‫عنصر حيوي ‪ ،‬إذ على أس اس المعلوم ات ال تي ينتجه ا يتم اتخ اذ الق رارات الفوري ة و االس تراتيجية‬
‫للمؤسسة ‪.‬‬

‫هذا ما سنحاول إبرازه في الفص ل األول من ه ذا البحث من خالل تقس يمه إلى مبح ثين ‪ ،‬نع رض في‬
‫األول بعض المف اهيم العام ة ح ول المعلوم ة و النظ ام و مختل ف التع اريف ال تي تم يز به ا نظ ام‬
‫المعلوم ات و توض يح أس باب نش أته و أهم أنواع ه ‪ ،‬أم ا في المبحث الث اني فسنكش ف الض وء على‬
‫وظائف‪ ،‬أهداف و خصائص نظام المعلومات وأهم مصادر تصميمه و تطويره ‪.‬‬

‫المبحث األول ‪:‬مفاهيم حول نظام المعلومات‬

‫المطلب‪ : 1‬مفاهيم عامة حول النظام و المعلومة‬

‫‪ -1‬بعض المفاهيم األساسية للنظم ‪:‬‬

‫أ‪ -‬يمكن تعريف النظم على أنه مجموعة من المكونات المرتبطة و التي تكون معا كيانا واحدا ‪ ،‬وهناك‬
‫العديد من أنواع النظم موجودة في العالم مثال ‪ :‬المجموعة الشمسية ‪ ،‬جسم اإلنسان و غيرها ‪.‬‬

‫* أما مفهوم النظام من منظور نظم المعلومات فهو مجموعة من المكونات المرتبطة و التي تعمل مع ا‬
‫نحو تحقيق هدف واحد عن طريق قبول مدخالت من البيئة و إج راء عملي ات تحويلي ة عليه ا لتحوله ا‬
‫إلى مخرجات ‪.‬‬

‫و يعتبر النظام ديناميكيا في حالة قيامه بالوظائف الثالثة التالية و هي ‪:‬‬

‫‪ -‬اإلدخال ‪ :‬ينطوي على تجميع العناصر الالزمة لتشغيل النظام فمثال البد من تجميع المواد الخ ام ‪ ،‬و‬
‫األفراد و البيانات قبل أن يتم التشغيل ‪.‬‬

‫‪ -‬التش غيل ‪ :‬ينط وي على عملي ة تحوي ل الم دخالت إلى مخرج ات مث ل إج راء عملي ة حس ابية على‬
‫البيانات ‪.‬‬

‫‪ -‬المخرجات ‪ :‬تنطوي على نقل المخرجات الناتجة من عملية التحويل إلى مقرها النهائي ‪ ،‬مثل توزيع‬
‫التقارير على المستخدمين ‪.‬‬

‫و يعتبر النظام قادر على تنظيم نفسه إذا تمت إضافة العنصرين التاليين ‪:‬‬

‫‪1‬‬
‫‪ -‬التغذية المرتدة ‪ :‬و هي تمثل معلومات حول أداء النظ ام مث ل ‪ :‬ص دور معلوم ات ح ول أداء رج ال‬
‫البيع لمدير المبيعات ‪.‬‬

‫‪ -‬الرقابة ‪ :‬تنطوي على متابعة وتق ييم المعلوم ات المرت دة لتحدي د أي انحراف ات للنظ ام عن أهداف ه ‪،‬‬
‫وكذلك اتخاذ اإلجراء الالزم لتعديل مدخالت و عمليات النظام لضمان الوصول إلى مخرجات مالئم ة‬
‫‪ ،‬ك أن يق وم م دير المبيع ات بإع ادة توزي ع رج ال ال بيع على المن اطق البيعي ة بع د تقييم ه للمعلوم ة‬
‫المرتدة ‪.‬‬

‫ب‪ -‬أهم الخصائص التي يتميز بها النظام ‪:‬‬

‫‪ -‬يجب أن يتك ون النظ ام من مجموع ة من األج زاء تتمث ل في الم دخالت و عملي ات التش غيل و‬
‫المخرجات و التغذية العكسية و يمكن توضيح هذه األجزاء من خالل الشكل التالي ‪:‬‬

‫المدخالت عمليات التشغيل المخرجات‬

‫التغذية العكسيـة‬

‫‪ -‬يجب أن تكون هناك عالقة متبادلة و متداخلة بين األجزاء األساسية ‪.‬‬

‫‪ -‬يجب أن تعمل أجزاء النظام من أج ل تحقي ق ه دف مش ترك ق د يك ون في ش كل إنت اج س لعة مادي ة‬

‫ملموسة أو خدمة غير ملموسة أو إتاحة معلومات كما هو الحال بالنسبة لنظام المعلومات ‪.‬‬

‫‪ -2‬بعض المفاهيم األساسية للمعلومة ‪:‬‬

‫أ‪ -‬يمكن تعريف المعلومة على أنها هي المعرفة التي لها معنى و مفي دة في تحقي ق األه داف ‪ ،‬و يجب‬
‫أن تتص ف المعلوم ة بالدق ة في الوص ف و الس رعة في تحض يرها و جلبه ا إض افة إلى تميزه ا‬
‫بالبساطة ‪.‬‬

‫ب‪ -‬نحصل على المعلومات من المصادر التالية ‪:‬‬

‫‪ -‬المص ادر الداخلي ة ‪ :‬ه ذه المص ادر تعطي البيان ات على ش كل رس مي و غ ير رس مي من داخ ل‬
‫المؤسسة و يتم تجميعها لألحداث الواقعة حقيقة ‪ ،‬و بمجرد الحاجة إلى المعلومات يتم تص ميم أس لوب‬
‫لجمعها و استخراج الحقائق منها ‪.‬‬

‫‪ -‬المصادر الخارجية ‪ :‬تتشكل من المعطيات الناتجة عن المحيط الخارجي للمؤسس ة و تش مل أطراف ا‬

‫متعددة فالحكومة مثال تصدر معلومات عن القوانين و السياس ات االقتص ادية ‪ ،‬إض افة إلى ه ذا هن اك‬
‫مصادر أخرى كالموردين والعمالء ‪.‬‬

‫‪ -‬المصادر الشفهية ‪ :‬تعرف على أنها المناقشات التي تجري بين العمال و كذا اللقاءات و االجتماعات‬
‫‪.‬‬

‫‪ -‬المصادر الوثائقية ‪ :‬و تنقسم بدورها إلى مصادر أولية وأخرى ثانوية ‪:‬‬

‫‪2‬‬
‫‪ -‬حيث أن المصادر األولية تتمثل في الدوريات و البحوث الميداني ة و ك ذلك األطروح ات الجامعي ة ‪،‬‬
‫ومن ميزات هذه المصادر أنها وسيلة للوصل إلى الكثير من الناس كما أنها تكون من قبل خبراء ‪.‬‬

‫‪ -‬أم ا المص ادر الثانوي ة فيمكن حص رها في الق وانين و األجه زة الحكومي ة و ك ذا المطبوع ات و‬
‫المنشورات ‪ ،‬ومن ميزة هذه المصادر أنها محددة و جاهزة وتكلفتها رخيصة نس بيا و تق دم حجم كب ير‬
‫من المعلومات ‪.‬‬

‫ج‪ -‬هناك طرق متعددة لجمع المعلومات و يتم اختيار أنس ب طريق ة تبع ا إلى االحتياج ات و فيم ا يلي‬
‫ذكر أهم الطرق ‪:‬‬

‫‪ -‬البحث و فحص الس جالت ‪ :‬و تتم عن طري ق متابع ة الخريط ة التنظيمي ة للملف ات و التق ارير و‬
‫نماذجها ‪ ،‬سجالت العمل ‪ ،‬القرارات ‪ ،‬الشكاوى إضافة إلى المشاكل ال تي س جلت حين إع داد و تنفي ذ‬
‫الخطط و الموازنات و كذلك خرائط المسارات ‪.‬‬

‫‪ -‬أسئلة االستبيان ‪ :‬هي استمارة يتم ملؤها من قبل المستوجب الذي يعتبر سيد القرار ويعتبر االستبيان‬
‫طريقة للكشف عن الحقائق و ميول األفراد ‪.‬‬

‫‪ -‬المقابل ة الشخص ية ‪ :‬هي من أهم الط رق للحص ول على المعطي ات إذ تس اعد في مالحظ ة س وك‬
‫األفراد و الجماعات ومعرفة آرائهم ‪.‬‬

‫‪ -‬المالحظة ‪ :‬تعتمد على إرسال المالحظين لتسجيل الوقائع أثناء العمل على شكل إحص ائيات الرقاب ة‬
‫الموجودة ‪.‬‬

‫‪ -‬العينات ‪ :‬هي عبارة عن أخذ عينة من المدخالت و المخرجات أو عينة من المواقف مث ل عين ة على‬
‫طلبات البيع ‪ ،‬شكاوى العمالء ‪ ،‬الموظفين ‪.‬‬

‫‪ -‬األن ترنت ‪ :‬إن األن ترنت أو م ا يع رف بش بكة الش بكات ‪ ،‬هي من أح دث طريق ة لجم ع المعلوم ات‬
‫ظهرت مع التطور التكنولوجي ‪ ،‬وسببها التفتح العالمي إضافة إلى الخدمات التي توفره ا الش بكة فهي‬
‫تتميز بسهولة االستعمال و تكلفة منخفضة ‪.‬‬

‫المطلب‪ : 2‬تعريف نظام المعلومات و أسباب نشأته‬

‫‪ -1‬تعريف نظام المعلومات ‪ :‬نظ ام المعلوم ات ه و إط ار يتم في ظل ه التنس يق بين الم وارد ( م وارد‬
‫بشرية ‪ ،‬موارد مادية) ‪ ،‬لتحويل الم دخالت ( البيان ات ) إلى مخرج ات ( معلوم ات ) و ذل ك لتحقي ق‬
‫أهداف المشروع ‪.‬‬

‫و لقد تعددت تعاريف و مفاهيم نظام المعلومات و ذلك حسب اختالف وجهات نظر الباحثين فنجد ‪:‬‬

‫أ‪ Robert Reix-‬يعرفه بأنه " مجموعة من الموارد و الوسائل و ال برامج و األف راد و المعطي ات و‬
‫اإلجراءات التي تسمح بجمع و معالجة و إيصال المعلومات على شكل نصوص ‪ ،‬صور ‪ ،‬رموز ‪.....‬‬
‫في المؤسسة " ‪.¹‬‬

‫‪3‬‬
‫ب‪ -‬و يعرف ه عب د اله ادي مس لم " على أن ه مجموع ة من اإلج راءات ال تي يتم من خالله ا تجمي ع أو‬
‫استخراج ‪ ،‬تشغيل ‪ ،‬تخزين و نشر المعلومات ‪ ،‬بغرض دعم عمليات وض ع الق رار و تحقي ق الرقاب ة‬
‫داخل المؤسسة " ‪. ²‬‬

‫ج‪ -‬أما أحمد رجب فقد عرف نظام المعلومات على أنه " نشاط المشروع الذي ينط وي على تجمي ع و‬
‫تصنيف و تبويب و توزيع البيانات " ‪. ³‬‬

‫‪.Robert Reix " Traitement des informations " édition vubret , 2001 , P165 ¹‬‬

‫‪ ²‬عبد الهادي مسلم " م ذكرة في نظم المعلوم ات اإلداري ة – المب ادئ و التطبيق ات ‪ " -‬مرك ز التنمي ة‬
‫الدراسية مصر ‪ ، 1994 ،‬ص ‪. 16‬‬

‫‪ ³‬أحمد رجب عب د الع الي " المعاص رة في الآلمحاس بة اإلداري ة " ال دار الجامعي ة للطباع ة والنش ر‪،‬‬
‫بيروت ‪ 1992،‬ص‪. 13‬‬

‫‪ -2‬أسباب نشوء نظم المعلومات ‪ :‬تعددت األسباب حول استخدام نظم المعلوم ات ه ذه األس باب يمكن‬
‫حصرها في العوامل التالية ‪:‬‬

‫‪ -2-1‬المشكلة اإلدارية ‪ :‬إن جوهر المشكلة اإلدارية يتمثل في اتخاذ القرارات التي تحدد كيفية توزي ع‬
‫الموارد المحدودة على أوجه االستخدام الغير محدود ‪ ،‬حيث أن اإلدارة الغ ير الس ليمة ال تمل ك الق درة‬
‫للسيطرة على العوامل الخارجية التي تتأثر بها لكن تستطيع أن تخفف من أثرها السلبي ‪ ،‬كم ا أن تل ك‬
‫القرارات تتخذ في ظروف تتصف بنقص المعلومات و عدم التأكد وص عوبة الرؤي ة المس تقبلية و ه ذا‬
‫كله يتطلب نظام معلومات فعال يساعد اإلدارة على تقدير االحتم االت المس تقبلية بص ورة ص حيحة و‬
‫اتخاذ القرارات السليمة ‪.‬‬

‫‪ -2-2‬تقسيم العمل ‪ :‬إن تقسيم العم ل أدى إلى ظه ور تب ادل المعلوم ات ‪ ،‬فالمؤسس ة تنقس م الي وم إلى‬
‫العديد من اإلدارات المختلفة ( المشتريات ‪ ،‬اإلنت اج ‪ ،‬التس ويق ‪ ).....‬و ح تى يتم أداء األنش طة بش كل‬
‫فعال يجب أن تتم عملية تب ادل المعلوم ات بين ه ذه اإلدارات و األقس ام بش كل أفقي بين اإلدارات في‬
‫المستوى الواحد ‪ ،‬و عمودي بين اإلدارات في المستويات المختلفة من أجل تحقيق األهداف المرسومة‬
‫‪ ،‬و منه نقول أنه كلما زاد التقسيم الوظيفي للعمل زادت أهمية تبادل المعلومات بين اإلدارات المختلفة‬
‫و بالتالي تنشأ الحاجة إلى نظم المعلومات ‪.‬‬

‫‪ -2-3‬التق دم العملي والف ني ‪ :‬إن التط ورات العلمي ة و التقني ة لإلنت اج تجع ل العملي ة اإلنتاجي ة أك ثر‬
‫تعقيدا ‪ ،‬فالمشروعات أصبحت كبيرة الحجم ‪ ،‬و تحت اج إلى تموي ل كب ير‪ ،‬ك ل ه ذه العوام ل أدت إلى‬
‫صعوبة اتخاذ القرار ‪ ،‬إذ أن كل قرار خاطئ يعود بخسارة كبيرة ‪ ،‬و بالتالي فالمؤسسة تحت اج إلى كم‬
‫هائ ل من المعلوم ات الص حيحة المفي دة و المؤك دة ال تي يجب أن تت دفق بش كل منتظم بين المراك ز‬
‫اإلدارية المتعددة في المؤسسة ‪.‬‬

‫‪ -2-4‬المنافسة الدولية و المحلية ‪ :‬إن االقتصاديات المعاصرة تتسم باالنفتاح على العالم أي تق وم على‬
‫اقتصاد السوق ‪ ،‬حيث توجد مؤسسات عديدة منافسة على الصعيد الدولي و المحلي ‪.‬‬

‫‪4‬‬
‫‪ -2-5‬العرض ‪ :‬نقصد به العرض الذي يتطلب على المؤسسة ضمان بقائه ا في الس وق و اس تمرارها‬
‫في العمل في ظل جميع الظروف ‪ ،‬و هذا يتطلب جمع بيان ات هام ة تس اعد المؤسس ة على التح دي و‬
‫متابعة كل التغيرات ‪.‬‬

‫المطلب‪ : 3‬أنواع و موارد نظم المعلومات‬

‫‪ -1‬أنواع نظم المعلومات ‪ : ¹‬من أهم أنواع نظم المعلومات ما يلي ‪:‬‬

‫‪ -1-1‬نظام معلومات اإلنتاج ‪ :‬تختص وظيفة اإلنتاج بتحويل مجموعة من المدخالت إلى مجموعة من‬
‫المخرجات في شكل سلع و خدمات ‪ ،‬فمثال في نظام ص ناعي مث ل ص ناعة الس يارات ـ تق وم وظيف ة‬
‫اإلنتاج بتحويل مجموعة من المدخالت متمثلة في الموارد المتاحة من عمالة و رأس مال إلى منتج ات‬
‫نهائية في شكل سيارات ‪.‬‬

‫ويتكون نموذج معلومات اإلنتاج من المكونات التالية ‪:‬‬

‫* تخطيط االحتياجات من الموارد ‪.‬‬

‫* العمليات التحويلية ( تحويل فعلي إلى منتجات و خدمات ) ‪.‬‬

‫* الهندسة الصناعية ( تعمل على اتصال وثيق مع التسويق عند تصميم المنتوج ) ‪.‬‬

‫* الشحن و االستالم ( العمالء و الموردين ) ‪.‬‬

‫* المشتريات ‪.‬‬

‫* رقابة الجودة ‪.‬‬

‫‪ -1-2‬نظام معلومات التسويق ‪ :‬من ذ ع ام ‪ 1950‬ب دأت وظيف ة التس ويق ت زداد و تنم و أهميته ا و في‬
‫بعض المؤسسات تتضمن وظيفة التسويق إدارة المخزون و التوزيع المادي للمنتجات النهائية ‪.‬‬

‫و يتكون نموذج معلومات التسويق من المكونات التالية ‪:‬‬

‫* بحوث التسويق ( دراسة السوق )‪.‬‬

‫* التسعير ( تحديد السعر الصحيح ) ‪.‬‬

‫* الترويج ‪.‬‬

‫* إدارة المبيعات ( نجاح أو فشل التسويق ينسب لقوة رجال البيع ) ‪.‬‬

‫‪ ¹‬سونيا محمد البكري و إبراهيم س لطان " نظم المعلوم ات اإلداري ة " دار النش ر الجامعي ة الجدي دة ‪،‬‬
‫‪ 2002‬ص ‪. 254‬‬

‫‪5‬‬
‫‪ -1-3‬نظام معلومات التمويل ‪:‬إن نظام معلومات التمويل يتضمن وظائف محاسبية و تتمثل المكون ات‬
‫األساسية لهذا النظام في ‪:‬‬

‫* الميزانية ( تعد أداة رقابية لكل الموارد المالية ) ‪.‬‬

‫* محاسبة التكاليف ‪.‬‬

‫* إدارة األموال ( الغرض هو التأكد من أن األموال متاحة لمواجه ة االلتزام ات المالي ة للتنظيم و في‬
‫نفس الوقت تنظم العائد على األموال المتاحة لالستثمار ) ‪.‬‬

‫* المحاسبة المالية ‪.‬‬

‫* التحصيل ‪.‬‬

‫* حسابات القبض ( تعتبر امتداد منطقي للتحصيل )‪.‬‬

‫* حسابات الدفع ( الدفع للموردين ) ‪.‬‬

‫‪ -1-4‬نظام معلومات األفراد ‪ :‬إن نظام معلومات األفراد لم يلق االهتمام المناسب و ق د يرج ع الس بب‬
‫في هذا إلى أن تطبيقات األفراد عادة ما تكون روتينية مثل أنشطة حفظ السجالت ‪ ،‬وبسبب آخر يرجع‬
‫إلى أنه ما لم يكن عدد الموظفين كبير فان سجالت األفراد من السهل المحافظة عليها يدويا ‪.‬‬

‫و يتكون نموذج معلومات األفراد من المكونات التالية ‪:‬‬

‫* عالقات العمل (يمثل التداخل مع نقابات العمال و غيرها من التنظيمات العمالية ) ‪.‬‬

‫* شؤون األفراد ( المحافظة على سجالت األفراد ) ‪.‬‬

‫*التدريب ( يعتبر نشاط غير محدد ويجب أن يتم تحديده وفقا لميزانية معينة )‪.‬‬

‫* المرتبات و األجور ‪.‬‬

‫‪ -1-5‬نظام المعلومات المحاسبي ‪ :‬هو نظام معلوماتي منهجي ‪ ،‬فهو يش مل على خص ائص مص درها‬
‫طبيعة المحاسبة ‪ ،‬التي تتعلق بالتأثير االقتصادي لألحداث التي تأثر على أنشطة المشروع ‪.‬‬

‫يقبل نظام المعلومات المحاسبي البيانات االقتصادية الناتجة من األح داث الخارجي ة و يتم التعب ير عن‬
‫معظم هذه العناصر من البيانات في شكل مالي مثل كمية المبيعات للعميل ‪ ،‬و لكنها تح ول إلى بيان ات‬
‫كمية في النهاية مثل إجمالي المبلغ المسدد للعميل ‪.‬‬

‫ومن جانب المخرجات ينتج نظام المعلومات المحاس بي المس تندات و الق وائم و غيره ا من معلوم ات‬
‫المخرجات التي يتم التعبير عن محتواها بشكل مالي ‪،‬هذه المعلومات تساعد على اتخاذ القرار ‪.‬‬

‫‪6‬‬
‫‪ -2‬م وارد نظم المعلوم ات ‪ :‬هن اك ‪ 5‬م وارد أساس ية يتم اس تخدامها في اس تقبال م وارد البيان ات و‬
‫تحويلها إلى منتجات معلوماتية ‪ ،‬وهذه الموارد هي ‪:‬‬

‫‪ -2-1‬الموارد البشرية ‪ :‬إن وجود األفراد ضروري لعمل أي نظام معلوماتي و هناك نوعين أساس يين‬
‫من الموارد البشرية و هما المستخدمين النهائيين و األخصائيون في نظم المعلومات ‪.‬‬

‫‪ -2-2‬الموارد المادية " المعدات " ‪ :‬تتضمن جميع األجهزة المادية و الم وارد المس تخدمة في تش غيل‬
‫المعلومات و هي تشمل الحاسوب و هي وحدة التش غيل المركزي ة ‪ ،‬و األجه زة المكمل ة و نقص د به ا‬
‫مكونات الحاسوب و الوسائط و هي جميع األشياء الملموسة و التي يتم تسجيل البيانات عليها ‪.‬‬

‫‪ -2-3‬موارد البرمجيات ‪ :‬تشمل جميع أنواع تعليمات تشغيل البيانات من برنامج و إجراءات ‪.‬‬

‫‪-2-4‬موارد البيانات ‪ :‬يتم االحتفاظ بالبيانات داخل قواع د البيان ات ‪ ،‬و ال تي تتك ون من مجموع ة من‬
‫الملفات و السجالت المرتبطة بطريقة منطقية ‪.‬‬

‫‪ -2-5‬موارد الشبكات ‪ :‬و يستخدم هذا المورد في حالة نظم المعلومات اآللي ة ‪،‬حيث أص بحت ش بكات‬
‫االتصال ض رورية لقي ام المؤسس ة بالتج ارة و األعم ال االلكتروني ة في جمي ع المؤسس ات وفي نظم‬
‫المعلومات ‪.‬‬

‫المبحث الثاني ‪ :‬وظائف و مصادر تصميم نظم المعلومات‬

‫إن نظام المعلومات الفعال هو الذي يسعى إلى تحقيق عدة أهداف من خالل الوظائف ال تي يق وم به ا ‪،‬‬
‫و بتعدد الوظائف التي يقوم بها نظام المعلومات تعددت الخصائص و الدعائم التي يتميز بها ‪ ،‬و ح تى‬
‫يبقى نظام المعلومات دائما يتالئم مع استراتيجيات المؤسسة وجب عليه أن يتم يز بمص ادر تط وير و‬
‫تصميم خاصة به ‪.‬‬

‫المطلب‪ : 1‬وظائف و أهداف نظم المعلومات‬

‫‪ -1‬وظائف نظم المعلومات ‪ :‬هناك أربعة وظائف رئيسية موضحة كما يلي ‪:‬‬

‫‪ -1-1‬وظيفة اإلعالم ‪:‬هي وظيفة الحصول على البيانات و تتضمن تحديد كل البيان ات الالزم ة س واء‬
‫داخل المؤسسة أو من خارجها ‪ ،‬في ضوء احتياج ات المس تويات اإلداري ة في المؤسس ة و الملخص ة‬
‫كما يلي ‪:‬‬

‫أ‪ -‬اإلدارة العليا ‪ :‬تحت اج اإلدارة العلي ا إلى المعلوم ات الالزم ة لتحدي د األه داف و السياس ات العام ة‬
‫للمؤسسة ‪ ،‬ووضع الخطط االستراتيجية التي تمتد لعدة سنوات ‪.‬‬

‫ب‪ -‬اإلدارة التنفيذي ة ‪ :‬تختص اإلدارة التنفيذي ة بوض ع الخط ط القص يرة األج ل و تحدي د اإلج راءات‬
‫الالزمة لتنفيذها ومن ثم تحتاج إلى المعلومات التالية ‪:‬‬

‫معلومات عن سوق توزيع المنتجات و سوق المواد المستخدمة في اإلنتاج ‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫معلومات عن سوق التوزيع الفعلي للمنتجات و التوزيع المستهدف ‪.‬‬

‫معلومات عن تكاليف العمل و عن مستويات المخزون ‪...‬الخ ‪.‬‬

‫‪ -1-2‬وظيفة المعالج ة ‪ :‬إن معالج ة البيان ات هي مجموع ة متباين ة من العملي ات ال تي تس مح بتغي ير‬
‫المدخالت إلى مخرجات و هي ‪:‬‬

‫أ‪ -‬إعداد التعليمات الخاصة بتشغيل البيانات ‪ :‬تتحدد هذه التعليمات في ضوء االعتبارات التالية ‪:‬‬

‫االستخدام ‪ :‬يحدد طبيعة استخدام المعلومات و ثم طريقة معالجة البيانات ‪.‬‬

‫الخبرات المتخصصة ‪ :‬يش ترك متخصص ون في وض ع تعليم ات و ب رامج التش غيل الالزم ة إلع داد‬
‫التقارير المطلوبة ‪.‬‬

‫تكنولوجيا المعلومات ‪ :‬تحديد التكنولوجيا و اإلجراءات الفنية المستخدمة ‪.‬‬

‫ب‪ -‬تجمي ع و تحلي ل وتلخيص البيان ات ‪ :‬تتض من ه ذه الوظيف ة تق ييم البيان ات للتأك د من ص حتها و‬
‫مناسبتها للغرض التي تستعمل فيه‪ ،‬و يتم تشغيل البيانات بهدف إعداد المعلومات ‪.‬‬

‫‪ -1-3‬وظيفة التخزين ‪ :‬و تسمى أيضا بتصنيف المعلومات في ملفات ‪ ،‬حيث تحتفظ بجميع المعلومات‬
‫المتحصل عليها ‪ ،‬بطريقة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة و هذا وفقا للتكنولوجيا المتاحة ‪.‬‬

‫‪ -1-4‬وظيفة االتصال ‪ :‬إن الوظيفة الحيوية في نظم المعلومات هي إيصال المعلومات إلى مس تخدمها‬
‫النهائي ‪ ،‬و قد يتطلب ذلك نقلها من مكان معالجتها إلى مكان استخدامها باستعمال عدة وسائل ‪:‬‬

‫أ‪ -‬استخراج المعلومات وفقا لحاجة مستخدميها ‪ :‬بع د تش غيل البيان ات يتم اس تخراج المخرج ات ال تي‬
‫تحقق الهدف و بعد حفظ نسخة من كل المعلوم ات‪ ،‬تع د منه ا نس خة لترس ل إلى األش خاص المعن يين‬
‫بها ‪.‬‬

‫ب‪ -‬توص يل المعلوم ات إلى مس تخدميها ‪ :‬ليس للمعلوم ة أي قيم ة إذ لم يتم اس تخدامها ل ذلك وجب‬
‫توصيلها بالشكل المطلوب ‪ ،‬و في الوقت المناسب ‪ ،‬و ال تقتصر وظيفة االتص ال في نظم المعلوم ات‬
‫على مجرد توصيل المعلومات بل البد أن يكون هناك اتصال مزدوج من أجل التأكد من فهم للمعلوم ة‬
‫المطلوبة و يمكن أن يكون االتصال على عدة أشكال مثل أن يكون شفهيا ‪ ،‬مرئيا على شاشة الحاسوب‬
‫‪ ،‬مستنديا ‪.‬‬

‫‪ -2‬أهداف وضع نظم المعلومات في المؤسسة ‪:‬‬

‫* إنتاج معلومة مفيدة ‪.‬‬

‫* تقديم وصف دقيق للمؤسسة ‪.‬‬

‫* تسهيل وضع التقديرات ‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫* توضيح القرارات الضرورية الواجب اتخاذها ‪.‬‬

‫* استخراج االنحرافات بين التقديرات و اإلنجازات ‪ ،‬وإمكانية تحديد أسبابها و تقليصها ‪.‬‬

‫* يسمح بوضع إجراءات تصحيحية مفيدة لحركة المؤسسة ‪.‬‬

‫* ينبه المؤسسة قبل وقوع الخطأ (نظام تنبئي )‪.‬‬

‫* يساعد المسيرين و العاملين في تحديد المشاكل ‪ ،‬و تطوير المنتجات و إنشاء منتجات جديدة ‪.‬‬

‫المطلب‪ : 2‬خصائص و دعائم نظم المعلومات‬

‫‪ -1‬خصائص نظم المعلومات ‪:‬يمكن إجمال خصائص نظم المعلومات في العناصر التالية ‪:‬‬

‫‪ -1-1‬شبكة االتصال ‪ :‬يشبه نظام المعلومات حالة شبكة االتص ال في أن ه ي زود بمس ارات معلوماتي ة‬
‫إلى الكثير من النقاط ‪ ،‬و هو يساعد المعلومات على التدفق في كل مكان بالمشروع و ربما إلى أم اكن‬
‫خارج المشروع ‪.‬‬

‫‪ -1-2‬مراحل تحويل و توظيف البيانات ‪ :‬تقوم نظم المعلومات بتحوي ل الم دخالت إلى مخرج ات ‪ ،‬و‬
‫هنا توجد ثالثة مراحل أساس ية في ه ذا التحوي ل و هي مرحل ة اإلدخ ال و مرحل ة التش غيل و مرحل ة‬
‫اإلخراج ‪ ،‬وترتبط بهذه المراحل عدة وظائف هي تجميع البيانات و تشغيلها و إنتاج المعلومات ‪ ،‬كم ا‬
‫يتم تنفيذ وظائف أخرى هي رقابة و إدارة البيانات ‪.‬‬

‫‪ -1-3‬إدخ ال البيان ات و إخ راج المعلوم ات ‪ :‬يتم إدخ ال البيان ات خالل مرحل ة اإلدخ ال بينم ا يتم‬
‫الحصول على المعلومات خالل مرحلة المخرجات ‪ ،‬وعليه فان البيانات هي الخامات التي تتحول إلى‬
‫منتجات معلوماتية ‪ ،‬كما تنتج المعلومات لمختلف األهداف و المستخدمين ‪.‬‬

‫‪-1-4‬مستخدموا المعلومات ‪ :‬يتم إنتاج المعلومات من نظام المعلومات بالمشروع وذلك الستخدامه من‬
‫طرف المستخدم الداخلي أو الخارجي ‪ ،‬و يشمل المستخدم الداخلي المديرين و الموظفين بالمش روع ‪،‬‬
‫أما المستخدم الخارجي فيشمل كافة الجهات المهتمة خارج المشروع مثل الدائنين و الموردين و حمل ة‬
‫األسهم و أغلب المنظمات و المؤسس ات يتم إيص ال المعلوم ات الض رورية بمس اعدة تق ارير دوري ة‬
‫كجداول المبيع ات ‪ ،‬الموازن ات الش هرية االنحراف ات و في أغلب * التوص يات ح ول تع ديل أه داف‬
‫النظام المفتوح ‪.‬‬

‫حيث يقدم هذا التقرير إلى إدارة المؤسسة و يناقش معها حتى يتم اتخ اذ الق رار بش أن اس تبدال النظ ام‬
‫القائم أو تعديله ‪.‬‬

‫‪ -3‬تصميم النظام ‪ :‬من خالل هذه المرحلة يتم إعداد المخطط الع ام للنظ ام بش كل كام ل و يتم تص ميم‬
‫النظام على شكل تدريجي من الع ام إلى الخ اص حس ب م دخل النظم حيث يجب أوال تحدي د األه داف‬
‫ووظائف النظام و تتضمن هذه المرحلة ‪ 3‬خطوات و هي ‪:‬‬

‫‪9‬‬
‫أ‪ -‬تحديد بدائل التصميم ‪ :‬يمكن أن نحل مشكلة النظام القائم بعدة طرق لذلك يقوم مصمم النظ ام بجم ع‬
‫كل البدائل من الحلول أو اإلمكانيات الممكن ة لتص ميم النظ ام الجدي د و تش جيع المش اركة على زي ادة‬
‫االلتزام بالتغير‪.‬‬

‫زيادة معرفة المشاركين بالتغيير و تنمية مهاراتهم و قدرتهم على الرقابة و السيطرة ‪.‬‬

‫ب‪ -‬الفجوة بين مصممي النظام و مستخدميه من أهم األسباب التي تقابل تطبيق و تنفيذ نظم المعلومات‬
‫‪.‬‬

‫ج‪ -‬دعم اإلدارة ‪ :‬إذا حص ل مش روع نظم المعلوم ات على المس اندة والت دعيم من كاف ة المس تويات‬
‫اإلدارية فهذا يؤدي إلى توليد اتجاهات ايجابية نحو النظام ‪.‬‬

‫د‪ -‬مستوى التعقيد و المخاطرة ‪ :‬قد تفشل بعض مشروعات النظم نتيجة لما تتضمنه من مستوى مرتفع‬
‫من المخاطرة و يتأثر مستوى المخاطرة بالعناصر التالية ( حجم المشروع ال ذي يق اس إم ا بتكلفت ه أو‬
‫بعدد األفراد أو الوقت الالزم لتنفيذه ‪ ،‬هيكل المشروع ‪ ،‬الخبرة السابقة مع التكنولوجيا )‬

‫و‪ -‬وفرة المعلومات التي يبنى عليها النظام ‪.‬‬

‫ي‪ -‬وف رة األدوات المناس بة إلمكاني ة تخ زين المعلوم ات و التعام ل معه ا بالتحلي ل و الق درة على‬
‫استرجاعها عند الضرورة ‪.‬‬

‫‪ -2‬مشاكل نظم المعلومات ‪ :‬ترجع مشاكل نظم المعلومات إلى المصادر التالية ‪:‬‬

‫أ‪ -‬التصميم ‪ :‬يفشل التصميم إذا لم يكن متوافقا مع القيم و الثقافة و األهداف التنظيمية أو إذا كان معق دا‬
‫بدرجة ال تسمح للمستخدم غير الفني باستخدامه ‪.‬‬

‫ب‪ -‬البيانات ‪ :‬إذا كانت البيانات التي يتم االعتماد عليها في إنتاج المعلومات غير دقيقة و غ ير منس قة‬
‫هذا يؤدي إلى غموض المعلومات الناتجة عن النظام ‪.‬‬

‫ج‪ -‬التكاليف ‪:‬قد يعمل النظام بصورة فعالة ‪ ،‬إال أن تكلفة تنفيذه و تشغيله قد تكون مكلفة عما هو مقدر‬
‫له في الموازنة المخصصة له ‪.‬‬

‫د‪ -‬التشغيل ‪ :‬في هذه الحالة ال يعمل النظام بصورة جيدة كأن تصل المعلوم ات مت أخرة نتيج ة لفق دان‬
‫بعض البيانات مثال ‪.‬‬

‫المبحث الثاني ‪ :‬دور نظم المعلومات في مراقبة التسيير و اتخاذ القرار‬

‫تعد المعلومة الوسيلة الفعالة و المدعمة التخاذ القرارات في جميع المستويات اإلداري ة و مراقب ة تل ك‬
‫القرارات ‪ ،‬هذه المعلومة يتم تنظيمها في إطار ما يسمى بنظم المعلومات الخاص ة باتخ اذ لق رارات و‬
‫مراقبتها ‪.‬‬

‫‪10‬‬
‫لهذا وجب أن نضع خط ا أحم را للعالق ة الموج ودة بين نظم المعلوم ات و مراقب ة التس يير ثم عالقت ه‬
‫باتخاذ القرارات و ترشيدها ‪ ،‬لذا ارتأينا إلى تقسيم هذا المبحث إلى ‪:‬‬

‫الخطوات األساسية لمراقبة التسيير و خصائص نظام الرقبة الفعال ‪.‬‬

‫عالقة نظم المعلومات بمراقبة التسيير ‪.‬‬

‫عالقة نظم المعلومات باتخاذ القرارات ‪.‬‬

‫المطلب‪ : 1‬الخطوات األساسية لمراقبة التسيير و خصائص نظام الرقابة الفعال‬

‫‪ -1‬تعريف مراقبة التسيير ‪ :‬هي عملية مس تمرة لمقارن ة اإلنج ازات الفعلي ة بالعملي ات المخطط ة ‪ ،‬و‬
‫الحد من االنحرافات الحاصلة في األداء التنفيذي ووض ع التص حيحات الالزم ة لتحقي ق األه داف ‪ ،‬و‬
‫تعتبر مراقبة التسيير مجموعة من التقنيات الكمية و الكيفي ة ال تي يمكن اس تعمالها لمس اعدة المس ؤول‬
‫عن التسيير من أجل تحقيق األهداف إضافة إلى ذلك فإنها تعد العملية التي تسمح للمسيرين بالتأك د من‬
‫أن الموارد المادية و البشرية قد استخدمت بفعالية من أجل الوصل إلى الهدف ‪.‬‬

‫بصفة مختصرة يمكن تعريف مراقبة التسيير بأنها التحكم في التسيير ‪ ،‬و أن الخط وات أألساس ية له ا‬
‫تكمن في ‪:‬‬

‫تحديد الهدف بدقة مسبقا ‪.‬‬

‫قياس مستوى األداء ‪.‬‬

‫تخصيص االنحرافات و تصحيحيها ‪.‬‬

‫‪ -2‬شروط مراقبة التسيير ‪ :‬من بين الشروط نذكر منها ‪:‬‬

‫* وجود أهداف دقيقة في جميع المستويات و قابلة للتحقيق و محفزة ‪.‬‬

‫* وجود التنظيم ألنه يسمح بتحديد المهام و توزيع الصالحيات بشكل واضح ‪.‬‬

‫* التنسيق ‪.‬‬

‫* يعمل مراقب التسيير بمنهجية اإلدارة االستثنائية ( أي يتدخل في االنحرافات الكبيرة الغير مقبول ة )‬
‫‪.‬‬

‫* وجود نظام معلومات حيث أن مراقبة التسيير تتطلب استعمال مؤشرات مالية وغير مالي ة نتحص ل‬
‫عليها من عدة مص ادر في المؤسس ة ( محاس بة عام ة ‪ ،‬مالي ة مراقب ة المخ زون ) وعلى أس اس ه ذه‬
‫المعلومات يتم متابع ة أنش طة المؤسس ة و اتخ اذ التص حيحات المناس بة في حال ة وج ود انحراف ات و‬
‫تحديد المسؤوليات في إطار مراقبة التسيير ‪.‬‬

‫‪11‬‬
‫‪ -3‬خصائص نظ ام الرقاب ة الفع ال ‪ :‬لوج ود نظ ام رقاب ة واض ح يمكن المؤسس ة من تحقي ق أه دافها‬
‫بفعالية فال بد من توفر الخصائص التالية ‪:‬‬

‫أ‪ -‬الوضوح ‪ :‬يجب أن يكون نظام الرقابة واضحا و سهل الفهم من جميع المسؤولين على تطبيقه ‪.‬‬

‫ب‪ -‬انخفاض التكاليف ‪ :‬مردودية نظام الرقابة البد أن تكون منافعه أكثر من تكاليفه ‪.‬‬

‫ج‪ -‬المرونة ‪ :‬نظام الرقابة البد عليه أن يتكيف مع التغيرات الحاصلة داخل المؤسسة و خارجها ‪.‬‬

‫د‪ -‬سرعة اإلبالغ عن االنحرافات ‪ :‬و ذلك قبل وقوعها لتصحيحها ‪.‬‬

‫و‪ -‬إمكاني ة تص حيح االنحراف ات ‪ :‬تظه ر فعالي ة و كف اءة نظ ام الرقاب ة من خالل إمكاني ة تص حيح‬
‫االنحرافات بعد تحديد األسباب التي أدت إليها ‪.‬‬

‫المطلب‪ : 2‬عالقة نظم المعلومات بمراقبة التسيير‬

‫يتدخل كل نوع من أنظمة المعلومات في الرقابة على الوظيف ة ال تي أنش أ من أجله ا و س نتطرق إليه ا‬
‫باختصار كما يلي ‪:‬‬

‫‪ -1‬فيما يخص نظام المعلومات التسويقي ‪ :‬انه يلعب دورا هاما في تدعيم أنشطة الرقابة على العمليات‬
‫التسويقية كالتالي ‪:¹‬‬

‫* جمع و تسجيل البيان ات و المعلوم ات ال تي تعكس مس توى األداء الفعلي لألنش طة التس ويقية داخ ل‬
‫المؤسسة ‪.‬‬

‫* مقارنة األداء الفعلي باألداء المعياري و تحديد االنحرافات و تحديد أسباب حدوثها ‪.‬‬

‫* إعداد التقارير التي تمكن في تدعيم الرقابة ‪.‬‬

‫* تحديد أهداف و خطط نمطية تسويقية للمؤسسة ‪.‬‬

‫و من أهم مخرجات نظام المعلومات التسويقي تتمل في التقارير التالية ‪:²‬‬

‫* تقارير تقييم كفاءة المؤسسة في استغالل الفرص التسويقية على مستوى السوق و المنتج و الزبون ‪.‬‬

‫* تقارير بمعدل ربحية كل سلعة ‪ ،‬عميل ‪ ،‬منطقة بيع ‪ ،‬منطقة التوزيع ‪....‬الخ ‪.‬‬

‫* تقارير كفاءة النظم التسويقية بالمؤسسة ‪.‬‬

‫* تقارير تقييم كفاءة اإلطار التنظيمي المسؤول عن وظيفة التسويق داخل المؤسسة ‪.‬‬

‫* تقارير كفاءة اإلنفاق التسويقي ‪.‬‬

‫‪12‬‬
‫* تقارير تقييم األنش طة التس ويقية من خالل توض يح األنش طة ال واجب ت دعيمها أو التخلص منه ا أو‬
‫إعادة النظر فيها ‪.‬‬

‫* قرارات تصحيحية لتعديل الخطط التسويقية مستقبال ‪.‬‬

‫‪13‬‬