Q106 Chuck payroll system a

Control deficiencies Recommendations Test of control

There is no monitoring of The company should install
clocking in/out system. a camera system to monitor
The employees may ask the clocking in/out process.
their colleage to clocking There should be additional
in/out on their behalf. controls of time worked of
Employees who are employees in each
absent from work may department in addition to
not be identified. clocking in/out.
Salaries expense
recorded may be higher
than actual hours worked
The calculation of wages The calculation should be
by the system is not checked by a supervisor on
checked by anyone. a sample basis.
Errors in calculation may
happen and not detected.
Wage increases were Wage increases should be
determined by HR and approved by appropriate
notified to payroll management level, and
department verbally. documented in writing.
It is not clear whether Communication between
wage increases are departments should be in
approved by high level writing to ensure accuracy
management. of information.
Verbal notification may
result in errors.
Pay packets for night Payroll staff should present
shift workers are given to during night shift to
factory supervisors to distribute wages. Wages of
distribute. Wages of absent employees should be
absent workers are return to payroll department
returned to payroll in the same day.
department on Monday Wages to all employees
morning. should all be paid by bank
There is a risk of cash transfers.
wages may be lost or
stolen.
New joiner information HR department should
is not provided to payroll ensure that changes to
department on a timely employees information
basis, causing wages to should be informed to
be calculated incorrectly payroll department on a
because HR staff was on timely basis.
holidays. In case of employee absent
on holidays or other
reasons, job responsibilities
 should be rearranged to
ensure proper operation of
the department.
Overtime worked is not All overtime should be Review the
authorised prior to being authorised by a responsible overtime report for
paid. The information per official prior to the payment evidence of
employee is collated and being processed by the authorisation and
submitted to payroll by a payroll department. This note the date this
production clerk, but not authorisation should be occurred to ensure
authorised. The evidenced in writing that this was
production director is . undertaken prior to
only informed about Tất cả thời gian làm thêm the payment of the
overtime levels via phải được một quan chức có overtime.
quarterly reports. trách nhiệm cho phép trước Xem lại báo cáo
khi bộ phận tính lương xử làm thêm giờ để có
These reports are lý khoản thanh toán. Việc bằng chứng về
reviewed sometime after ủy quyền này phải được việc ủy quyền và
the payments have been chứng minh bằng văn bản. ghi lại ngày điều
made which could result này xảy ra để đảm
in unauthorised overtime bảo rằng việc này
or amounts being paid đã được thực hiện
incorrectly and Freesia trước khi thanh
Co’s payroll cost toán vượt mức
increasing.

Làm thêm giờ không

được phép trước khi
được trả lương. Thông
tin về mỗi nhân viên
được đối chiếu và nộp
vào bảng lương bởi thư
ký sản xuất, nhưng
không được ủy quyền.
Giám đốc sản xuất chỉ
được thông báo về mức
tăng ca qua các báo cáo
hàng quý. Các báo cáo
này được xem xét đôi khi
sau khi các khoản thanh
toán đã được thực hiện,
điều này có thể dẫn đến
việc làm thêm giờ trái
phép hoặc số tiền được
thanh toán không chính
xác và chi phí trả lương
của Freesia Co tăng lên.
Obtain a sample of
payments lists and
review for
The finance director, when signature by the
The finance director
compares the total of the
list of bank transfers with
the total to be paid per
the payroll records.
There could be
employees omitted or
fictitious employees
added to the payment
listing so that, although
the total payments list
agrees to payroll totals,
there could be fraudulent
or erroneous payments
being made
Giám đốc tài chính so
sánh tổng của danh sách
chuyển khoản ngân hàng
với tổng số phải trả trên
hồ sơ bảng lương. Có thể
có nhân viên bị bỏ sót
hoặc nhân viên hư cấu
được thêm vào danh sách
thanh toán để, mặc dù
tổng danh sách thanh
toán đồng ý với tổng số
tiền lương, có thể có các
khoản thanh toán gian
lận hoặc sai sót được
thực hiện
During the year, Peony
Co outsourced its payroll
function to an external
service organisation. A
detection risk arises as to
whether sufficient and
appropriate evidence is
available at Peony Co to
confirm the completeness
and accuracy of controls
over the payroll cycle
and liabilities at the year
end.
Trong năm, Peony Co đã
authorising the payments, finance director as
should on a sample basis evidence that the
perform checks from the control is
human resource operating correctly
department’s staff records
to payment list and vice Lấy mẫu danh
versa to confirm that sách thanh toán và
payments are complete and được giám đốc tài
only made to bona fide chính xem xét để
employees. có chữ ký làm
bằng chứng cho
The finance director should thấy việc kiểm
sign the payments list as soát đang hoạt
evidence that these checks động chính xác
have been undertaken.
Giám đốc tài chính, khi ủy
quyền các khoản thanh
toán, trên cơ sở mẫu phải
thực hiện kiểm tra từ hồ sơ
nhân viên của bộ phận nhân
sự đến danh sách thanh toán
và ngược lại để xác nhận
rằng các khoản thanh toán
đã hoàn tất và chỉ được thực
hiện cho những nhân viên
chân chính. Giám đốc tài
chính nên ký vào danh sách
thanh toán để làm bằng
chứng cho thấy những việc
kiểm tra này đã được thực
hiện.
Discuss with
management the
extent of records
maintained at
Peony Co for the
period since
January 20X9 and
any monitoring of
controls which has
been undertaken
by management
over payroll.
Consideration
should be given to
thuê ngoài chức năng trả contacting the
lương của mình cho một service
tổ chức dịch vụ bên organisation’s
ngoài. Rủi ro phát hiện auditor to confirm
nảy sinh về việc liệu the level of
Peony Co có sẵn bằng controls in place, a
chứng thích hợp và đầy type 1 or type 2
đủ để xác nhận tính đầy report could be
đủ và chính xác của các requested.
kiểm soát đối với chu kỳ Thảo luận với ban
tính lương và các khoản giám đốc về mức
nợ phải trả vào cuối năm độ lưu giữ hồ sơ
hay không. tại Peony Co trong
khoảng thời gian
kể từ tháng 1 năm
20X9 và bất kỳ
hoạt động giám sát
kiểm soát nào
được thực hiện bởi
ban quản lý đối
với bảng lương.
Cần xem xét việc
liên hệ với kiểm
toán viên của tổ
chức cung cấp
dịch vụ để xác
nhận mức độ kiểm
soát tại chỗ, có thể
yêu cầu báo cáo
loại 1 hoặc loại 2.

The payroll function was Discuss with

transferred to the service management the
organisation from 1 transfer process
undertaken and
January 20X9, which is
any controls which
five months prior to the were put in place
year end. If any errors to ensure the
occurred during the completeness and
transfer process, these accuracy of the
could result in wages and data.
salaries being
Where possible,
under/overstated.
undertake tests of
Chức năng trả lương controls to confirm
được chuyển sang tổ the effectiveness
chức dịch vụ từ ngày 1 of the transfer
tháng 1 năm 20X9, tức là controls.
năm tháng trước khi kết
In addition,
thúc năm. Nếu có bất kỳ perform
sai sót nào xảy ra trong substantive testing
quá trình điều chuyển, on the transfer of
những sai sót này có thể information from
dẫn đến tiền lương và the old to the new
tiền công bị thấp hơn / system.
quá mức.