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  • Ordenanza 002 Del 04 de Febrero de 2011

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    REPUBLICA DE COLOMBIA GOBERNACION DEL CAQUETA poi- 000686 Florencia, 19 FEB 2011 ASAMBLEA DPTAL. DEL CAQUE) Doctor recising por: Poloet (\0: CESAR AUGUSTO TRUJILLO BARRETO recwa: 10-02-20] Hor: 0 Any | Presidente ranicaco;_ OSG Asamblea Departamental del Caqueta Florencia Respetado Doctor Trujillo: De manera atenta remito para su conocimiento y demds fines pertinentes debidamente sancionada por e! Sefior Goberador del Departamento, Doctor Germén Medina Trivifio, original de la Ordenanza No. 002 del 04 de febrero de 2011, “POR MEDIO DE LA CUAL SE CREA EL ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO Y SE MODIFICA LA ESTRUCTURA DE LA GOBERNACION DEL CAQUETA’. EDITH LUCIA BUITRAGOGARCIA Secretaria Privada Avera: 5 os Transents: Amparo P Gobierno de Grandey Decisiones Calle 15 Carrera 13 Esquina €-mal: gobemador@caqueta.gov.co \worw.cequata gov.co ~ Taléfonos: 435 3220 - 435 1488 Florencia - Caquetd - Colombia REPUBLICA DE COLOMBIA GOBERNACION DE CAQUETA Day CONSTANGIA: Florencia, nueve (09) de febrero del dos mil once (2011), en la fecha recibo la Ordenanza 002 del 04 de febrero del 2011, procedente de la Asamblea Departamental del Caqueté, POR MEDIO DE LA CUAL SE CREA EL ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO Y SE MODIFICA LA ESTRUCTURA DE LA GOBERNACION DEL CAQUETA’ queda radicada bajo el numero 042 folio 13 del libro radicador de asuntos civiles y administrativos del Departamento. Pasa al despacho del Jefe del Departamento Juridico para lo de su cargo. oF 2. Casntons ene EMILSE GERGUERA LAISECA Secretaria DEPARTAMENTO JURIDICO Florencia, nueve (09) de febrero del dos mil Ordenanza en mencién, se encuentra jus Gobernador para su sancién. 1ce (2011), revisada en debida forma la la a der Pasa al Despacho del ANA MARIA RO! :Z PINTO Jefe Departamento Juridico Encargada DESPACHO DEL GOBERNADOR Florencia, nueve (09) de febrero del dos mil once (2071), cumplida la revision por el Departamento Juridico, procedo a SANCIONAR la presente Ordenanza por no encontrar motives de inconstitucionalidad, ilegalidad o inconveniencia conforme al Articulo 305 numeral 9 de la Constituci6n Nacional ‘SANCIONESE La Ordenanza 002 de! 04 de febrero del 2017, ‘POR MEDIO DE LA CUAL SE CREA EL. ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO Y SE MODIFICA LA ESTRUCTURA DE LA GOBERNACION DEL CAQUETA” PUBLIQUESE, AN Gobernadof del Dep: Gobierno De Grandes Decisioney Calle 15 Carrera 13 Esq, Teléfono: (098) 4 35 32 20; Fax 4 36 17 04 ‘wwa-caqueta gav.co REPUBLICA DE COLOMBIA _ DEPARTAMENTO DEL CAQUETA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL ‘FLORENCIA Nit, 828002531-2 ORDENANZA No 002 DEL 2011 (04 de febrero de 2011) POR MEDIO DE LA CUAL SE CREA EL ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO Y SE MODIFICA LA ESTRUCTURA DE LA GOBERNACION DEL CAQUETA. LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DEL CAQUETA En uso de sus atribuciones legales Y constitucionales y en especial las que le confiere ef Articulo 300, numeral 9 de la Constitucién Nacional y el Articulo 60 del Decreto 1222 de 1986 y la Ley 594 de 2000 ORDENA: ARTICULO PRIMERO. Créase la Dependencia denominada Archivo General de! Departamento, dentro de la actual estructura orgénica y administrativa del Departamento del Caqueta, adscrita a Ja Secretaria General, cuyas funciones, ademas de las sefialadas en el articulo 4° del Decreto 4124 de 2004, son las siguientes: 1. Coadyuvar en la aplicacion de los principios archivisticos consagrados en la Ley y en e! desarrollo de las politicas trazadas por el Archivo General de la Nacién a través del Sistema Nacional de Archivos. 2 Colaborar con los Consejos departamentales, municipales y/o distritales de archivos y demas érganos asesores de! Sistema Nacional de Archivos en la aplicacién de las normas archivisticas para el fortalecimiento de-fos archivos 3. Planear y dirigir, de acuerdo con la normatividad vigente, las labores de organizacién, manejo y conservaci6n de los archivos de gestion, central e historico de los municipios. 4. Controlar la recepcién, radicacion, distribucién y envio de la correspondencia que se genere como consecuencia de la actividad administrativa del departamento y de los municipios y ejercer fa vigilancia para que dichas funciones se cumplan con la debida reserva, oportunidad y el respectivo orden. 5. Atender la prestacién de los servicios archivisticos y velar por la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad y reserva de fa informacion contenida en los documentos de archivo en los casos que la Ley sefiale; velar por la adecuada utilizacién de los mismos. 6. Participar en el disefio y adaptacién de métodos para la modernizacion de ta labor archivistica y la agil prestaci6n de servicios. 7. Facllitar fa incorporacién de tecnologias de avanzada en la administracién y conservacion de los archivos que se encuentren bajo su custodia, empleando cualquier medio técnico, electrénico, informatico, éptico o telematico, siempre y cuando se asegure la organizacion archivistica de los documentos y la realizacién de estudios tecnicos para asegurar la conservacién fisica de los mismos, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccién de la informacién contenido en fos soportes utilizados, asi como ef normal funcionamiento del sistema empleado. 8. Implementar un programa de Gestién Documental, entendido como ef conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificacién, manejo y organizacién de la documentacion producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su, \, destino final, con e! objeto ce facilitar su utilizacién y conservaci6n. 4, OV? EER REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL CAQUETA ‘ASAMBLEA DEPARTAMENTAL FLORENCIA wit, €28002531-2 Continuacién, Ordenanza No. 002. 9. Formular propuestas y colaborar en el desarrollo de programas de capacitacién archivistica dirigidas a los funcionarios de ta administracién departamental y municipal y, a la comunidad en general. 10.Organizar los Fondos Documentales Acumulados, atendiendo Jos principios y recomendaciones dados por ef Archivo General de la Nacién. 11.Establecer los criterios necesarios para la adopcion de! Plan de Aseguramiento Archivistico y Documental para la debida planificacién, manejo y organizacién de los archivos de las entidades de! Sistema Nacional de Archivos. 12, Coordinar la elaboracion de las Tablas de Retencién Documental de la Administracién Municipal y su consiguiente aplicacién. 13. implementar un sistema integrado de conservacién en cada una de las fases del ciclo vital de fos documentos, asi como mantener los documentos de archivos en soportes de comprobada durabilidad y calidad, en concordancia con las normas nacionales 0 internacionales que para el efecto sean acogidas por ef Archivo General de la Nacién. 14, Verificar que los edificios y locales destinados como sedes de archivos cumplan con las condiciones de edificacion, almacenamiento, medio ambiental, seguridad y mantenimiento que garanticen la adecuada conservacién de los acervos documentales, 15. Presentar al Gobernador, al Secretario General, a la Asamblea y al Consejo Departamental, los informes periédicos de su gesti6n y los que le fueren solicitados. ARTICULO SEGUNDO. Como consecuencia de la decisién tomada en el articulo precedente, modifiquese la estructura de la Gobernacién del Caqueta, la cual quedara asi: SRANSMABENaAdS 9.4, Despacho del Gobernador. . Departamento Juridico. Oficina de Recursos Humanos y Bienestar Social. Secretaria de Gobierno. Secretaria de Hacienda. Direcci6n Tributaria. Secretaria de Transporte, Transito e Infraestructura. Secretaria de Agricultura, Secretaria de Educacion Secretaria General . Archivo General de! Departamento Secretaria de Planeacion. Organismos de Asesoria y Coordinacién. Consejo de Gobierno. Consejo Departamental de Seguridad. Consejo Departmental de Planeacion. Consejo Departamental de Politica Fiscal 9.5, Comision de Personal. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL CAQUETA ‘ASAMBLEA DEPARTAMENTAL FLORENCIA Nit. 828002531-2 Continuacién, Ordenanza No. 002. ARTICULO TERCERO. Personal. Correspondera al Gobernador en el marco de sus competencias, la definicién de fa planta de personal requerida para el funcionamiento de la dependencia Archivo General del Departamento con ef talento humano de la actual planta global. Para el efecto, modificard el respectivo manual de funciones, requisitos y competencias laborales. ARTICULO CUARTO. La seleccién del personal que se designe a esta dependencia debera hacerse siguiendo los procedimientos y requisitos establecidos en las Leyes 594 de 2000, 909 de 2004, y demas normas concordantes y complementarias y el manual de funciones, requisites y competencias. ARTICULO QUINTO. La presente ordenanza rige a partir de fa fecha de su sanci6n y publicacion y deroga las disposiciones que le sean contrarias. COMUNIQUESE, PUBLIQUESE Y CUMPLASE: Dada en Florencia, Caqueta, Recinto Angel Ricardo Acosta de la Asamblea Departamental, a los cuatro (04) dias del mes de febrero de gos mil once (2011). aoe f— Z baditpia Oo ‘CESAR AUGUS: MARIA'ROCIO PASTRANA ORDONEZ Presidente Secretaria General (e) REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL CAQUETA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL FLORENCIA it, §28002531-2 LA SECRETARIA GENERAL (E) DE LA HONORABLE ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DEL CAQUETA CERTIFICA Que fa Ordenanza No. 002 del 04 de febrero de 2011, “POR MEDIO DE LA CUAL SE CREA EL ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO Y SE MODIFICA LA ESTRUCTURA DE LA GOBERNACION DEL CAQUETA“, fue considerada y aprobada en sus tres (3) debates reglamentarios, asi: PRIMER DEBATE 11 DE NOVIEMBRE DE 2010 SEGUNDO DEBATE 30 DE NOVIEMBRE DE 2010 TERCER DEBATE 04 DE FEBRERO DE 2011 Dada en Florencia Caqueta, Recinto Angel Ricardo Acosta de la Asamblea Departamental, a los seis (04) dias de! mes de febrero de dos mil once (2011). MA Ke Pehiwe

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