Case KNZI1

Het Koninklijk Nederlands Zuivel Instituut (KNZI) is een organisatie met twee belangrijke taken:
- Een belangrijke taak is het doen van wetenschappelijk onderzoek naar zuivel en
zuivelverwerking en naar de invloed van verschillende soorten voeding aan (voornamelijk)
koeien op de hoeveelheid en kwaliteit van de zuivel.
- Een andere taak die het KNZI sinds enige tijd heeft gekregen is het uitvoeren van de zuivel-
quotaregeling. Veehouders hebben enkele jaren geleden een bepaald quotum aan zuivel
gekregen en mogen niet meer zuivel (laten) produceren dan hun quotum. Als zij meer zuivel
produceren, dan wordt hen een heffing opgelegd (de zogenaamde ‘Superheffing’).
Dit zuivelquotum is een "economisch goed". Het vertegenwoordigt een bepaalde waarde en kan
door zijn bezitters gekocht of verkocht worden. Wel zijn er bij een dergelijke transactie een
aantal ingewikkelde juridische verordeningen van kracht die eisen aan de verkoop stellen. Zo
mag bijvoorbeeld uitsluitend zuivelquotum worden verkocht als tegelijkertijd een stuk land
wordt overgedragen (maximaal 30.000 liter zuivel per hectare).

Het KNZI is belast met registeren van de quota per veehouder. Zij registreert overdrachten van
quota tussen veehouders en beoordeelt of de overdracht aan de gestelde eisen voldoet. Na elke
mutatie zendt zij de veehouder een kennisgeving van de verwerkte mutatie en de nieuwe
quotumstand. Ook zendt zij een kennisgeving naar de regionale "Inspectie Zuivel Aangelegenheden"
(IZA) die controleert of een veehouder niet meer zuivel produceert dan zijn quotum (overigens
wordt daarbij ook het vetgehalte van de zuivel getoetst). Om deze controle goed te kunnen uitvoeren
is het van groot belang dat de IZA's over goede informatie over de quotumstanden beschikken.

Het KNZI ressorteert onder het Ministerie van Plattelandszaken en Natuuraangelegenheden

(MinPN).

Naar aanleiding een onlangs verschenen bericht in De Critische Courant heeft de Minister van PN
besloten opdracht te verstrekken aan de Auditdienst van het ministerie een audit uit te voeren bij
het KNZI.

Bijgaand treft u het startdossier, waarin de volgende documenten zijn opgenomen:

1. Opdrachtbrief van de Secrecretaris Generaal van het Ministerie van LN
2. Operationeel werkplan KNZI
3. Startdocument ‘Organisatiestructuur en Werkprocessen KNZI’
4. Verslag interview met directeur S. Janssens van uitvoeringsorganisatie Moerskapel

1
Deze case-beschrijving is geheel fictief en heeft geen enkele relatie met de werkelijke situatie rond de
zuivelquota-regeling. Gebruik daarom uitsluitend de in de case gegeven informatie of, indien nodig, maak
vooronderstellingen expliciet.

ACS, 2007 1
Aan: Hoofd Auditdienst

CC:

Betreft: Audit KNZI

De werkzaamheden van het KNZI zijn van groot belang voor de Nederlandse samenleving. Men
heeft ambitieuze doelstellingen voor dit jaar geformuleerd. Deze zijn alleen haalbaar als het
KNZI kan beschikken over een feilloos functionerende organisatie. Vooruitlopend op de ‘in-
control-verklaring’ die de directie van het KNZI over een aantal maanden moet opleveren, heb
ik besloten de Auditdienst het functioneren van de KNZI-organisatie door uw dienst te laten
onderzoeken.

Aanleiding voor dit besluit is het bijgaande artikel uit De Critische Courant. In hoeverre deze
signalen vanuit de gemeente Rudolfsveen zijn gebaseerd op feiten en de geschetste negatieve
invloed op de sector waar is, is mij niet bekend. Ik maak mij echter grote zorgen.

Zoals gezegd heeft het KNZI ambitieuze doelstellingen. Vorig jaar heeft de voorzitter van het
bestuur een bureau ingeschakeld om zijn visie om te zetten in een concrete strategie. De
afgelopen maanden hebben mij van diverse kanten signalen bereikt dat de beleidsconcepten,
zoals ze zijn beschreven in de nieuwe strategie, niet altijd duidelijk zijn en dat invoering van de
concepten op allerlei moeilijkheden stuit. Hoewel er capaciteit beschikbaar is gesteld om de
invoering van de nieuwe strategie te ondersteunen, is daar door de leiding van de
uitvoeringsorganisaties weinig of geen gebruik van gemaakt. In lijn met het besturingsconcept
van integraal management en decentralisatie is besloten het gebruik maken van deze
begeleidingscapaciteit niet dwingend voor te schrijven. Ik heb het vermoeden dat een en ander
heeft geleid tot een grote variatie in de wijze waarop de diverse werkprocessen zijn opgezet
en ingericht.

Ik meen dat er thans onvoldoende inzicht bestaat in de bedrijfsvoering van het KNZI en haar
uitvoeringsorganisaties. Voor mij zijn dit redenen u te vragen dit onderzoek in te stellen.

In verband met de belangen die op het spel staan, is er haast geboden met de uitvoering van de
audit. Daarom wil ik verzoeken het resultaat van uw onderzoek over uiterlijk 2 maanden op te
leveren. Ik ga er van uit dat het management en de medewerkers van het KNZI hun volledige
medewerking zullen verlenen aan dit onderzoek.

Namens de minister,

Drs. R.G. Griffioen

Secretaris Generaal Ministerie van Plattelandszaken en Natuuraangelegenheden

Bijlage: Krantenknipsel uit De Critische Courant

ACS, 2007 2
 De Critische Courant
Onafhankelijk, Onverbloemd & Overzichtelijk
Veel gedupeerden door lange behandeltermijnen KNZI?
Boerenbelang Rudolfsveen klaagt!
Het imago van het Koninklijk
Nederlands Zuivel Instituut (KNZI)
is bij de veehouders van
Rudolfsveen en omstreken de
laatste jaren flink verslechterd.
Sinds 4 jaar is de zogenaamde
zuivel-quotaregeling geldig.
Boerenorganisaties hebben
indertijd fel geprotesteerd tegen
de komst van deze regeling. Men
verwachtte een bureaucratische
uitvoering die alle flexibiliteit in de
sector zou wegnemen.
Aanvankelijk werd het KNZI met
zijn 20 uitvoeringsorganisaties
met veel bombarie gelanceerd.
Een moderne, effectieve en
efficiënt werkende organisatie zou
de regeling namens het Ministerie
van Plattelands Zaken en Natuur-
aangelegenheden uitvoeren.
Nu, enkele jaren later, kan worden
geconcludeerd dat de vrees van
de boeren volledig uitgekomen is.
Alle flexibiliteit is uit de sector
verdwenen. Transacties van land,
dieren en de bijbehorende
zuivelquota zijn nauwelijks meer
mogelijk of alleen binnen
ACS, 2007
dermate lange termijnen dat
zowel de kopende als de
verkopende partij alle interesse
snel verliest. De zuivelquota
werden geïntroduceerd als een
financieel cadeautje aan de
boeren. De quota
vertegenwoordigen immers
economische waarde. Maar nu de
uitvoeringsorganisatie van het
KNZI op hoogtijdagen 8 tot 10
maanden tijd nodig heeft om de
aanvragen te verwerken is het
aan- en verkoopverkeer volledig
stil komen te liggen. Desgevraagd
zei een medewerker van het KNZI:
“ Ach, een voordeel is dat het ons
de gelegenheid geeft onze
achterstanden weg te werken.”
De gevolgen zijn desastreus.
Omdat in veel gevallen een
veehouder niet kan aantonen over
hoeveel quota hij beschikt, wordt
hij geconfronteerd met een
meedogenloos optredende
Inspectie Zuivel Aangelegenheden
(IZA) die de ene na de andere
torenhoge boete oplegt.
“Gevreesd moet worden, aldus
Boerenbelang Rudolfsveen, dat
deze situatie menig boerenbedrijf
de kop zal kosten.”
3
Startdocument ‘Organisatiestructuur en Werkprocessen KNZI’

Dit document beschrijft de organisatiestructuur en de werkprocessen bij de start van het KNZI.

De organisatie

Het KNZI bestaat uit een hoofdkantoor en 20 decentrale uitvoeringsorganisaties. Deze zijn verdeeld
over alle provincies van het land met een lichte concentratie in de landelijke gebieden. De
organisatiestructuur van het hoofdkantoor is in onderstaande figuur weergegeven.

Bestuur
(2)

Management
Sec ret ariaat
ondersteuning
(3)
(4)

Juridis che Informatie & Personeel & F inanciële

Zaken Aut omatisering O rganisat ie Zaken
(10) (5) (4) (6)

Figuur 1. Organisatiestructuur hoofdkantoor

De 20 uitvoeringsorganisaties hebben allemaal dezelfde structuur en zijn ongeveer van gelijke

omvang. In figuur 2 is de structuur van een uitvoeringsorganisatie weergegeven.

Direct eur
(1)

Financiële
S ec ret ariaat
administratie
(2)
(4)

G egevens-
Werkvoorbereiding Validatie
verwerking
(8) (4)
(12)

Figuur 2. Organisatiestructuur uitvoeringsorganisatie

Communicatie- en overlegstructuur

Het Bestuur komt wekelijks bijeen voor overleg en besluitvorming over lopende zaken. Eens per
maand vindt er op het hoofdkantoor stafoverleg plaats. Dit overleg wordt geleid door de voorzitter
van het Bestuur.
Elk kwartaal is er een voortgangsgesprek tussen een directeur van een Uitvoeringsorganisatie en een
lid van het Bestuur aan wie de desbetreffende Uitvoeringsorganisatie is toegewezen.
Tweemaal per jaar komen alle bestuursleden en directeuren van de Uitvoeringsorganisatie voor
overleg bijeen. Het zogenaamde najaarsoverleg is bedoeld als voorbereiding op de begroting voor het
volgende jaar. Het voorjaarsoverleg staat in het teken van ontwikkeling van beleid en strategie van
het KNZI.

De Uitvoeringsorganisaties zijn zelf verantwoordelijk voor de opzet van hun communicatie- en

overlegstructuur. (...)

ACS, 2007 4
Verslag interview directeur S. Janssens Uitvoeringsorganisatie
Moerskapel2

Vraag: Hoe zijn de strategie en de doelstellingen voor dit jaar tot stand gekomen?

Antwoord: Het is een goed document geworden waarin de doelstellingen van onze organisatie duidelijk
worden neergezet. Je kan merken dat het is opgesteld door iemand met visie.

Vraag: Wie is dat dan?

Antwoord: De voorzitter van het bestuur. Een echte visionair. Dat heeft natuurlijk ook een
keerzijde.

Vraag: Hoezo?

Antwoord: Nou ja…….uuuh………je kan je afvragen hoe realistisch een en ander is.

Vraag: Kunt u dat toelichten?

Antwoord: Kijk, we zijn een organisatie die nog niet zo lang bestaat. Feitelijk staan we nog in de
kinderschoenen. We hebben veel tegenslag gehad. Zo was het moeilijk om mensen aan te trekken met
de juiste opleiding en houding. Voorwal die houding is belangrijk. We worden overladen met
telefoontjes van boze boeren. Ik weet niet of je je daarbij iets kan voorstellen, maar ik zeg je dat
het ontzettend moeilijk is om tijdens die scheldpartijen vriendelijk te blijven.

Vraag: Waarom zijn die boeren boos?

Antwoord: Ze waren natuurlijk al tegen de invoering van de regeling. Ze hebben indertijd fel
geprotesteerd. De regeling is ze eigelijk door de strot geduwd.

Vraag: Oké, maar daar zijn ze nu toch niet meer boos over.

Antwoord: Nee, ze vinden dat we er te lang over doen. De tijd dat hun aanvraag bij ons ligt voor
behandeling kunnen ze niet handelen. Daar maakt een aantal van hen zich ontzettend druk over.

Vraag: Waarom duurt het zo lang?

Antwoord: Tja, dat weet ik ook niet precies. Het duurt in ieder geval veel langer dan is
voorgeschreven in de wet. Dus die boeren hebben daar wel een punt. Wij doen er 5 tot 7 maanden
over. Ik heb gehoord dat er uitvoeringsorganisaties zijn waar in piektijden 8 tot 10 maanden eerder
regel is dan uitzondering. "Maar ja", denk ik dan, "kwaliteit heeft tijd nodig, en onze organisatie
staat in ieder geval bekend om zijn accurate en zeer nauwkeurige verwerking van mutaties. En gezien
de grote financiële en politieke belangen is juistheid van gegevens hier belangrijker dan een paar
extra maandjes wachttijd."

2
Dit interviewverslag maakt onderdeel uit van het onderzoek naar het functioneren van managementteams van
de Uitvoeringsorganisaties van het KNZI. Hoe dit verslag in het dossier is gekomen, is niet bekend.

ACS, 2007 5
Vraag; Zou de nieuwe strategie deze problemen op kunnen lossen?

Antwoord: Volgens de voorzitter wel. Hij denkt door de organisatiestructuur meer op de doelgroep
te richten en met autonome werkgroepen te gaan werken de problemen aangepakt kunnen worden.

Vraag: Daar zit toch wat in?

Antwoord: Wel in een gewone organisatie, maar bij ons zou dat alleen maar leiden tot meer fouten,
denk ik. Bovendien, maar dat geldt niet voor mij hoor, zijn er managers bij de uitvoeringsorganisaties
die de autonome werkgroepen helemaal niet zien zitten. Ze zijn bang een deel van hun zeggenschap
kwijt te raken.

Vraag: U hebt het zo nadrukkelijk over de voorzitter van het bestuur. Wilt u daarmee zeggen dat de
andere leden van het bestuur minder betrokken zijn bij de nieuwe strategie?

Antwoord: Nou ja, het is toch algemeen bekend dat de voorzitter dit soort dingen wel vaker op een
autoritaire wijze aanpakt. Hij heeft de strategie samen met een door hem ingehuurd bureau
ontwikkeld. In mijn voortgangsgesprek, vorige week, zei Karelsen (lid van het Bestuur KNZI, red.)
zelf dat de leden niet of nauwelijks betrokken zijn bij de totstandkoming van de strategie.
Bovendien, zo gaf hij in vertrouwen aan, twijfelt hij ook aan de haalbaarheid ervan.

(...)

ACS, 2007 6